Может ли руководитель подписать документ без виз будет ли такой документ иметь законную силу

Обновлено: 02.07.2024

Локально-нормативными актами организации может быть установлено, что работодатель подписывает некоторые кадровые документы (например, приказ об отпуске) квалифицированной электронной подписью, а сотрудники для этих целей используют простую электронную подпись. Является ли такая норма нарушением Трудового кодекса РФ? Какую электронную подпись необходимо использовать для подписания кадровой документации?

Какие кадровые документы можно вести в электронном виде

Законодательством предусмотрена возможность ведения некоторых кадровых документов в электронном формате. Так, например, Федеральный закон от 16 декабря 2019 года № 436-ФЗ разрешает вести электронные трудовые книжки. Лист нетрудоспособности может быть сформирован в электронном виде, согласно ст. 2 Федерального закона от 1 мая 2017 года № 86-ФЗ. Кроме того, электронными могут быть договоры с сотрудниками, работающими в дистанционном режиме, а также оформленными по соглашению гражданско-правового характера. Это прописано в ст. 312.2 Трудового кодекса РФ и п. 2 ст.160 Гражданского кодекса РФ.

Какая электронная подпись нужна для подписания кадровых документов

Законом об электронной подписи (ЭП) предусмотрено применение двух видов подписи: простой и усиленной.

Простая ЭП по факту является комбинацией логина и пароля, которая позволяет подтвердить, что действие (например, отправка электронного заявления) выполнено конкретным человеком. Чаще всего простая ЭП применяется при работе с госпорталами. Это наименее защищённый вид электронной подписи.

Усиленная электронная подпись формируется в результате криптопреобразования данных с использованием ключа ЭП. Разделяется на неквалифицированную и квалифицированную.

Неквалифицированная электронная подпись, помимо идентификации владельца, подтверждает, что в документ с момента подписания не вносилось никаких изменений.

Квалифицированная ЭП применяется в целях электронного документооборота в кадровых процессах, а также для подписания внешних документов, сдачи электронной отчётности и участия в электронных торгах.

С помощью КЭП подписывают следующие документы:

трудовые договоры,
договоры о материальной ответственности,
ученические договоры,
дополнительные соглашения,
должностные инструкции,
приказы о приёме и увольнении,
соглашения о расторжении договоров и др.

Специалистам, отвечающим за кадровый учёт персонала в организации (например, начальнику отдела кадров, руководителю HR-отдела или главному бухгалтеру), для подписания документов необходима именно квалифицированная ЭП. Она необходима для передачи данных по электронным листам нетрудоспособности в Фонд социального страхования РФ, а также кадровой отчётности в Пенсионный фонд России и Федеральную службу государственной статистики.

Прочие сотрудники для подписания электронных документов могут использовать как квалифицированную, так и неквалифицированную ЭП — в зависимости от типа документа. Для подписания внутренних документов (например, приказов, служебных записок, инструкций и др.) можно использовать неквалифицированную электронную подпись. При этом с работником необходимо заключить допсоглашение, чтобы его подпись считалась действительной (п. 2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ).

В каком случае кадровые документы можно подписывать простой электронной подписью

Может ли сотрудник подписывать кадровые документы простой электронной подписью? Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо обратиться к положениям закона об электронной подписи.

Согласно п. 2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ, электронные документы, которые подписаны простой электронной подписью, признаются равнозначными бумажному документу с собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. При этом указанные нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия должны соответствовать требованиям ст. 9 вышеуказанного Федерального закона.

Таким образом, для применения простой электронной подписи в кадровом документообороте внутри компании необходимо утвердить её действительность соответствующими локальными нормативными актами. На это указал Роструд , отвечая на вопрос в специальном разделе своего сайта.

В случае принятия таких ЛНА (сотрудники должны быть ознакомлены с ними), кадровая документация, подписанная простой ЭП сотрудника, будет считаться равнозначной документам на бумаге.

В число наиболее популярных кадровых процессов, которые подписываются с помощью простой ЭП, входят:

оформление отпусков и формирование графика отпусков;
командировки (согласование, приказ о направлении и тому подобное);
привлечение к дополнительной работе в выходные и праздничные дни;
ознакомление приказами, внутренними инструкциями, планом работы и другими ЛНА;
согласие на обработку личных данных;
различные уведомления (изменение условий труда, сокращения штата и другие);
привлечение к дисциплинарной ответственности;
выплаты (расчётные листы, матпомощь) и другие.

Если соответствующего локального нормативного акта нет, подписывать кадровые документы простой ЭП нельзя — это будет нарушением.

Читайте также: