Курсовая автоматизация заполнения договоров

Обновлено: 19.05.2024

Интересует вопрос, как осуществляются управления договорами – его автоматизация и опыт крупных компаний в этом вопросе.

Ответы

Добрый день.
Я занимаюсь автоматизацией на базе 1С.Могу Вам посоветовать 1С:Документооборот, как пример одного из продуктов, который можно рассматривать для процесса управления договорами.
Готовы помочь,проконсультировать а так же провести презентацию.

Лобанов

Мы у себя в холдинге внедрили систему согласования и переход из этой чистив в систему планирования и учёта. Существенно облегчает задачу разработка типовых форм. Но все равно, на мой взгляд, самым эффективными методами снятия разногласий при согласовании остаются два приёма: "приделать к документу ноги" и "банный день", когда по пятницам все что осталось не согласованным обсуждается живьём согласующими, и они не идут домой пока не договорятся.

Самошенков

Добрый день!
На самом деле последние два года тренд автоматизации Договорной работы сменился - если раньше считалось, что договор - это юридически значимый документ, то последнее время во всем мире считается, что договор - в первую очередь, финансово значимый документ, так как из 100% договоров в компании - 95% участвуют в финансовых взаиморасчетах как с контрагентами так и по расчетам налогов (кроме рамочных например), а в юридическую плоскость уходит максимум 10% (претензионно-исковая работа), при этом такой высокий процент только у компаний работающих на массовом рынке (много покупателей-поставщиков или с гражданами), а по факту - не более 3%.
Таким образом, автоматизацию договорной работы в последнее время автоматизируют внутри систем для Управления Финансами. Как связующее ядро в процессе финансового управления: Бюджеты-Закупки-Договоры-Акты(УУ)-Казначейство.

Кантарович

Поход к принятию решения о документообороте в целом и о договорной работе в частности - это в первую очередь Методологическая задача и только во вторую - техническая! Именно поэтому Вам отвечают - смотрите на 1С:Документооборот или на Первую форму, но никто не говорит про цели и задачи :)

Кантарович

Согласна , что автоматизация договоров должна быть связана с Уу, цель - контроль за затратами , т.к. Договора проходят через тендерную комиссию , и фин. Риски по минимуму, будут интересны предложения по автоматизации

Шевлякова

Любая успешная автоматизация - это всегда методология, опыт и командная работа с заказчиком.
Инструмент(например программа) может быть любым.Я сторонник прагматичного подхода поэтому всегда в проекте предлагаю сосредоточиться на одно главной цели, а не стараться охватить все сразу.
Это позволяет закончить проект в обозримые сроки,четким результатом и безболезненно перейти к следующему этапу.

Лобанов

Ставил всю договорную работу в 1с:документооборот. Пришлось местами переписывать стандартную конфигурацию, зато результат был отличный

Жихарев

На рынке 1С есть всего две системы, в которых без программирования можно внедрить Управление договорами в полном объеме, то есть включая взаиморасчеты по всем финансовым условиям договоров (мониторинг исполнения) и ни одна система документооборота этого не умеет, сколько бы ее не дорабатывать. А настроить процесс подготовки-согласования-визирования-сканирования-архивирования - это самое элементарное в договорной работе.

Кантарович

В каком продукте делать согласование не сильно принципиально, главное его правильно под себя настроить и распределить роли. У нас процесс согласования договора укладывается в два дня, согласование платежа в 6 часов.

Казанов

Исполнитель обязуется по заданию Заказчика совершить определенные действия (услуги), а Заказчик обязан оплатить эти услуги. Исполнитель обязан оказать услуги лично. Договор может быть возмездным либо безвозмездным. Заказчик вправе в одностороннем порядке отказаться от исполнения договора в любое время, оплатив Исполнителю фактически понесенные им расходы.

ДОГОВОР

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.2. В объем сопровождения включаются следующие услуги:

1.2.1. настройки основных параметров ПП;

1.2.2. модификация, настройка и доработка ПП применительно к потребностям Заказчика;

1.2.3. обновление релизов конфигураций и программных файлов ПП;

1.2.4. консультации по работе с ПП с выездом Исполнителя на территорию Заказчика;

1.2.5. удаленное сопровождение (без выезда на территорию Заказчика);

2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.1. Исполнитель обязуется оказывать услуги в соответствии с перечнем, предусмотренным п.1.2 настоящего Договора. Указанные услуги оказываются Исполнителем только при соблюдении Заказчиком всех требований Лицензионного соглашения по ПП, указанного в п.1.1 настоящего Договора.

2.2. Стороны обязаны согласовывать дату и время выездов специалиста Исполнителя к Заказчику не менее, чем за рабочих дня до выезда.

2.3. Специалист Исполнителя обязан прибыть к Заказчику в назначенный день и время.

2.4. В случае необходимости переноса даты и/или времени встречи Стороны обязаны сообщить об этом друг другу не позднее, чем за рабочий день до назначенной встречи.

2.5. Исполнитель обязуется оказывать услуги, предусмотренные настоящим договором, в будние дни, с понедельника по пятницу, в период с 10ч до 20ч, но не более 8 (восьми) часов. Часы, выходящие за указанные рамки, считаются сверхурочными. В случае появления у Заказчика необходимости оказания Исполнителем услуг в сверхурочное время, а также в выходные и праздничные дни, оплата осуществляется по повышенным ставкам согласно п.4.6 настоящего Договора.

2.6. Заказчик обязуется своевременно принять и оплатить оказанные Исполнителем услуги в размере и сроки, предусмотренные в разделе 4 настоящего Договора.

2.7. Исполнитель имеет право приостановить оказание услуг по настоящему Договору при невыполнении Заказчиком условий оплаты (см. раздел 4 настоящего Договора).

2.8. Исполнитель имеет право самостоятельно определять формы и методы оказания услуг, исходя из условий настоящего Договора и условий, созданных Заказчиком для оказания услуг Исполнителем. По усмотрению Исполнителя оказание услуг по Договору могут осуществляться вне территории Заказчика.

2.9. В случае выезда Исполнителя на территорию Заказчика, Заказчик обязуется обеспечить Исполнителю одно оборудованное компьютером рабочее место, необходимое для оказания услуг, предусмотренных настоящим Договором. Компьютер должен иметь доступ к сопровождаемым ПП и следующую конфигурацию: .

2.10. Заказчик вправе в любое время проверять ход и качество оказываемых Исполнителем услуг, непосредственно не вмешиваясь в его деятельность.

2.11. Заказчик обязуется подписывать Исполнителю Листы учета рабочего времени по мере их предоставления Исполнителем.

2.12. В процессе эксплуатации ПП Заказчик обязан ежедневно создавать архивную копию базы данных и журнала регистрации, указанных ПП, с тем, чтобы исключить потерю данных по независящим от Сторон причинам.

2.13. Архивная копия, указанная в п.2.12 настоящего Договора, создается и хранится Заказчиком на магнитном носителе, отличном от носителя рабочей базы данных.

2.14. Заказчик не должен осуществлять действия, направленные на привлечение специалистов Исполнителя к работе у Заказчика с переходом к ним на работу, как штатным сотрудником, так и совместителем.

3. УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ И ОКАЗАННЫХ УСЛУГ

3.1. Учет рабочего времени и оказанных услуг, указанных в п.1.2 настоящего Договора, ведется Сторонами путем составления Листов учета рабочего времени (далее ЛУРВ).

• дату оказания услуг;
• фамилию специалиста Исполнителя, оказавшего услуги;
• перечень оказанных услуг, включая удаленное консультирование;
• количество затраченного рабочего времени;
• замечания о недостатках по оказанным услугам.

3.3. Наличие подписи Заказчика в ЛУРВе означает приемку Заказчиком оказанных Исполнителем услуг и подтверждает затраченный на оказание услуг объем рабочего времени Исполнителя, подлежащего оплате Заказчиком. При указании продолжительности времени работы специалиста Исполнителя в ЛУРВах округление производится до 0,5-го часа в большую сторону.

3.4. По окончании календарного месяца Стороны составляют Акт сдачи-приемки оказанных услуг (далее – Акт), в котором на основании Листов учета рабочего времени отражаются все оказанные услуги, количество затраченного рабочего времени и стоимость оказанных услуг, определенная в порядке, зафиксированном в разделе 4 настоящего Договора.

• перечень оказанных услуг в отчетном месяце;
• перечень услуг, перенесенных на следующий месяц;

3.6. При наличии претензий к Исполнителю Заказчик обязан в течение рабочих дней с момента получения Акта предоставить Исполнителю письменный мотивированный отказ от приемки оказанных услуг. Основанием для отказа от приемки оказанных услуг по настоящему Договору могут являться невыполнение требований, непосредственно указанных в Заявке, а также имеющиеся в ЛУРВах замечания о недостатках по оказанным услугам. После получения письменного мотивированного отказа Заказчика от приемки оказанных услуг Заказчик и Исполнитель составляют в согласованные Сторонами сроки Акт с перечнем необходимых доработок и сроков их выполнения или Исполнитель предоставляет Заказчику обоснование невозможности устранения указанных недостатков.

3.7. В случае непредоставления Заказчиком в срок, указанный в п.3.6 настоящего Договора, письменного мотивированного отказа от подписания Акта и невыполнения им требований п.3.4. настоящего Договора, считается, что Исполнитель сдал, а Заказчик принял оказанные услуги согласно Акту в полном объеме без претензий, и Заказчик обязан не позднее рабочих дней с даты получения Акта произвести с Исполнителем окончательные расчеты.

3.8. Заказчик, обнаруживший в течение дней после приемки услуг Исполнителя отступления от условий настоящего Договора или иные недостатки, которые не могли быть установлены при приемке (скрытые недостатки), обязан известить об этом Исполнителя.

3.9. При обоснованности претензий Заказчика Исполнитель обязан своими силами и за свой счет устранить недоделки и недостатки оказанных услуг.

4. СТОИМОСТЬ УСЛУГ, ПОРЯДОК И СРОКИ РАСЧЕТОВ

4.1. Фактическая стоимость оказанных в течение календарного месяца услуг по настоящему Договору определяется на основании подписываемых Сторонами Листов учета рабочего времени.

4.2. Стоимость одного часа рабочего времени специалиста Исполнителя составляет рублей. Сумма НДС не облагается (на основании ст.346.12 и 346.13 главы 26.2 НК РФ).

4.3. Расчеты между Заказчиком и Исполнителем производятся в рублях, на основании счетов, выставляемых Заказчику Исполнителем по завершению календарного месяца.

4.4. Оплата счетов производится Заказчиком в течение рабочих дней со дня выставления счета Исполнителем путем безналичного перечисления денежных средств на расчетный счет Исполнителя. Обязательство по оплате считается надлежаще исполненным в момент зачисления суммы оплаты на расчетный счет Исполнителя.

4.5. Размер ставки за сверхурочные часы (п.2.5), за услуги, оказанные Исполнителем в выходные и праздничные дни по требованию и по согласованию с Заказчиком, а также за экстренные вызовы равен: .

4.6. Изменение стоимости рабочего часа специалиста Исполнителя согласовывается с Заказчиком и фиксируется в подписываемом обеими Сторонами Дополнительном соглашении к настоящему Договору.

5. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА

5.2. Настоящий Договор автоматически пролонгируется на следующий год, если ни одна из Сторон письменно не заявила о намерении прекратить или ограничить срок действия Договора.

5.3. Настоящий Договор может быть расторгнут по взаимному согласованию Сторон с письменным уведомлением не менее, чем за дней, либо в порядке, установленном действующим гражданским законодательством РФ.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

6.1. При условии, что Заказчик выполняет принятые на себя обязательства, Исполнитель несет ответственность за профессиональное и качественное оказание услуг, предусмотренных настоящим Договором.

6.2. Исполнитель гарантирует Заказчику, что, в течение срока действия настоящего Договора, в случае сбоя в созданных Исполнителем настройках ПП в процессе их эксплуатации все услуги по восстановлению работоспособности программы будут выполнены силами и за счет Исполнителя. Основанием является подтверждение сбоя через повторную демонстрацию аналогичной ситуации Исполнителю на восстановленной из архивной копии базе данных.

6.3. Исполнитель не несет ответственности за сбой в работе ПП в части, не подвергавшейся настройке Исполнителем. В данном случае все услуги по диагностике и восстановлению работоспособности программного продукта выполняются за счет Заказчика.

6.4. Исполнитель не несет ответственности за невосстановимое разрушение баз данных на компьютерах Заказчика, возникшее в результате сбоев электропитания, оборудования, невыполнения пользовательских инструкций (далее ПИ), созданных Исполнителем, или изложенных в руководстве пользователей, указанному в п.1.1 настоящего Договора, а также за невыполнение Заказчиком архивного копирования баз данных или журнала регистрации.

7. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ

7.1. Стороны обязуются не разглашать сведения конфиденциального характера друг о друге и об их хозяйственной деятельности, технических наработках, а также не использовать во вред друг другу информацию, полученную в рамках выполнения настоящего Договора, как во время действия, так и после завершения или прекращения действия настоящего Договора. Конфиденциальной считается любая информация относительно финансового, коммерческого, технического (в т.ч. нормативно- технического) положения Сторон или информация, которая прямо названа Сторонами конфиденциальной и указана в предоставляемом другой Стороне Перечне конфиденциальных документов.

7.2. Стороны несут ответственность друг перед другом в рамках действующего законодательства за несанкционированную передачу третьим лицам конфиденциальной информации, определенной в п.7.1 настоящего Договора.

8. ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНАЯ СОБСТВЕННОСТЬ

8.1. Стороны соглашаются о том, что с момента подписания настоящего Договора, все права в отношении методик, алгоритмов, программного кода, способов и приемов, разработанных и применяемых Исполнителем для получения результатов работ по настоящему Договору, принадлежат Исполнителю без ограничения сроков и территории.

9. ОБСТОЯТЕЛЬСТВА НЕПРЕОДОЛИМОЙ СИЛЫ

9.1. Стороны освобождаются от ответственности за частичное или полное неисполнение своих обязательств по настоящему Договору, если их исполнению препятствует чрезвычайное и непреодолимое при данных условиях обстоятельство (непреодолимая сила).

9.2. Под обстоятельствами непреодолимой силы Стороны понимают такие обстоятельства как: землетрясения, пожары, наводнения, прочие стихийные бедствия, эпидемии, аварии, взрывы, военные действия, а также изменения законодательства, повлекшие за собой невозможность выполнения Сторонами своих обязательств по Договору.

9.3. При возникновении обстоятельств непреодолимой силы, препятствующих исполнению обязательств по настоящему Договору одной из Сторон, она обязана оповестить другую Сторону незамедлительно после возникновения таких обстоятельств, при этом срок выполнения обязательств по настоящему Договору переносится соразмерно времени, в течение которого действовали такие обстоятельства.

9.4. Если обстоятельства непреодолимой силы действуют на протяжении последовательных месяцев и не обнаруживают признаков прекращения, настоящий Договор может быть расторгнут Заказчиком и Исполнителем путем направления уведомления другой Стороне.

10. РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ

10.1. Все споры и разногласия, которые могут возникнуть между Сторонами по вопросам, не нашедшим своего разрешения в тексте данного Договора, будут разрешаться путем дополнительных переговоров по взаимному согласию Сторон.

10.2. При невозможности урегулирования в процессе переговоров спорных вопросов, споры разрешаются в Арбитражном суде в порядке, установленном законодательством РФ.

Работа с договорами и сопутствующими документами отражает саму суть деятельности любой компании. Тут не о чем спорить. Мы находим клиентов, поставщиков и прочих партнеров, устанавливаем с ними отношения таким образом, чтобы получать взаимную выгоду. Именно эти действия и отражаются в многочисленных манипуляциях с договорами, соглашениями, счетами и актами.

Однако нет компании, в которой эта работа пользовалась бы любовью.

Более того, нет компании, в недрах которой не хранились бы страшные тайны (о них новичкам рассказывают шепотом) о потерянных договорах, трагических ошибках в документах, которые привели компанию в суд, а потом и к колоссальным убыткам и уволенным сотрудникам.

Ошибки, пропущенные сроки исполнения, недополученные деньги, невыносимо длинные сроки согласования и потерявшие терпение контрагенты — это знакомо каждой компании.

Решить проблемы грозными приказами, штрафами, дополнительным персоналом или отдельными усовершенствованиями — невозможно: слишком много участников, слишком много деталей и процедур, которые должны быть согласованы друг с другом. Если не подойти к процессу целостно и системно, он будет тормозить, сбоить и тянуть компанию на дно.

• Сократится срок создания договоров.
• Сократится время согласования документов.
• Перестанут быть проблемой невозвращенные от контрагентов договоры.
• Продление договоров перейдет под автоматическое управление.
• При необходимости настраивается контроль прохождения этапов договоров.
• Сможете контролировать наличие и статус не только договоров, но и других сопроводительных документов: актов, накладных, счетов и т. д.

Перед тем, как углубиться в подробности, хочется заметить, что процесс автоматизации сам по себе упорядочивает работу в компании. Хотите вы или нет, но придется:

• четко разделить обязанности, права и ответственность по всему процессу управления документами;
• определить сроки выполнения каждого действия так, чтобы система могла сигнализировать о просрочке;
• привести в порядок библиотеку шаблонов документов;
• сегментировать клиентов и сделки так, чтобы определить разные сценарии работы с ними.

Вы непременно это услышите.

Но беспорядок и запутанность процессов, к которым привыкли ветераны и даже сами их создали, мешают компании развиваться: принимать новых людей, создавать новые подразделения и открывать новые направления деятельности. Потому что новички бегут из компании, не в силах разобраться с рабочими процессами, а все силы сотрудников уходят на преодоление привычного и ежедневного беспорядка, который кажется нормой.

Но это вовсе не так!

Создание договора

Что же, на этой стадии особых чудес не ждите. Хотя для кого как!

Есть карточка договора, в которой обязательные поля для заполнения невозможно пропустить. Но, самое главное, у вас есть библиотека шаблонов рамочных договоров (да, ее надо создать самим), благодаря которой создание договоров для типовых сделок и контрагентов занимает гораздо меньше времени.

Во-вторых, к карточке договора прикрепляются любые сопутствующие документы:

• черновики,
• коммерческие предложения,
• файлы расчетов,

и, что мне нравится больше всего — тут же в форме форума можно провести обсуждение спорных моментов договора, если таковые возникли.

Согласование договора

Вот здесь есть, чем вас удивить! Согласование — не только договора, а чего угодно — самый тяжелый процесс в любой компании: он тормозит работу, съедает кучу времени, рождает кучу конфликтов.

Очень часто в компании царит путаница:

• кто,
• в какой очередности,
• какие документы,

должен и может согласовывать.

Поэтому компанию бросает из крайности в крайность: от согласования у первых лиц самой ничтожной бумажки на покупку скрепок до заключения миллионных контрактов с визой отставной козы барабанщика.

• по объему контракта,
• по типу контрагента,
• по условиям сделки (например, кредит выше, чем определенная сумма),

и по любым другим критериям, которые вам важны.

Для каждой группы вы можете определить свой маршрут согласования:

• список лиц,
• их приоритет,
• и очередность.

Согласование может быть очередным, параллельным или смешанным. Например, сначала параллельно ставят визу генеральный и главный бухгалтер, потом в любом порядке — юрист и руководитель отдела продаж.

Если кто-то из цепочки высказал замечания, то после их учета, процесс согласования повторяется, но только для тех, кто не согласовал договор на первом круге. Хотя вы можете повторить согласование и в полном составе.

Контроль наличия договоров и сопроводительных документов

Еще один бич всех без исключения компаний. Бумажный договор отправился на подпись к контрагенту и пропал там. Работы по договору уже в разгаре, но идут они, если подойти к вопросу строго, без всяких на то оснований. Иногда еще и в кредит.

Никого этот факт особо не тревожит, пока не случается конфликт. И тут обе стороны хотят соблюдения всех формальностей, а не тут-то было…

Наладить контроль возврата подписанных договоров без специальных инструментов практически невозможно — много раз доказано на практике.

В системе ставится отметка о передаче и возврате договора. Так что в любой момент вы можете построить список договоров, по которым отсутствует подписанный контрагентом экземпляр.

Можно настроить планируемую дату возврата или установить типовой срок возврата договоров, тогда система будет сигнализировать о просрочке возврата.

Ну, и, конечно, система учитывает наличие необходимых сопроводительных документов: актов, накладных и прочих.

Сроки и этапы договоров

Для таких договоров настраивается автоматическое продление.

Однако возможен и другой вариант, когда система подает сигнал о завершении срока действия договора и пользователю нужно принять самостоятельное решение о дальнейшем продлении.

Иногда — это в большей степени касается проектных договоров — важно отслеживать плановое окончание этапов выполнения договора. В этом случае возникает необходимость в оформлении дополнительных документов — счетов, актов, накладных.

В некоторых обстоятельствах может идти речь о корректирующих действиях. Предположим, работы не закончены в срок, необходимо заключить дополнительное соглашение или запустить процесс взыскания пени и так далее.

Так система страхует вас от ошибок исполнителей, от загнивания проблем до наступления непоправимых последствий, которые наступают редко, но оставляют после себя воспоминания, а иногда и убытки, которые трудно забыть и компенсировать.

Расторжение договоров

Жизнь непредсказуема и неисчерпаема в своих неприятных сюрпризах. Иногда договоры расторгаются. Компании важно вести статистику причин расторжения. Для этого предусмотрены поля, в которых вы можете отметить причину расторжения, и отчет для анализа.

Аналитика может вестись по всем аспектам договорной работы, которые мы обсудили.

Можем построить отчеты:

• по динамике заключения договоров, включая сезонный эффект;
• по договорам без бумажных копий документов;
• по договорам с истекающим сроком действия.

Вишенка на торте ABBYY Comparator

ABBYY Comparator — это сервис (вы платите абонентскую плату за использование) для сравнения разных версий документов.

Представьте, нет, лучше вспомните последний случай, когда партнер прислал исправленную версию вашего же договора.

Может быть, он великодушен и даже выделил свои исправления (хотя так бывает далеко не всегда), но если вы — бывалый боец, то не будете полагаться на чужую доброту и сличите тексты полностью.

Как? Ну, как, положите рядом два текста и прочешете их параллельно, проклиная все на свете.

Все, хватит, теперь не надо. Загружаете документ в ABBYY Comparator, и через пару минуту все расхождения перед вами. Похоже на волшебство, хотя и совсем простой фокус.

Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.

Оперативные консультации по 1С:Документооборот без предоплаты. Первая консультация бесплатно.

Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.

Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С

Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.

Одна из самых важных задач для компании любого масштаба – правильная организация договорной работы. Этот процесс включает в себя согласование и подписание договоров, внесение в них изменений, контроль соблюдения сроков и нормативов, хранение сопровождающих договорных документов, а также реализация быстрого поиска и просмотра истории работы. Сделать это быстро, правильно и удобно можно в системе электронного документооборота 1С:Документооборот.

Для начала автоматизации договорной деятельности необходимо определить основные требования к договорным документам, и классифицировать их по видам.

Рис.1 Виды документов

Не стоит делать очень детальную классификацию, поскольку в большом числе видов документов легко запутаться. Для повседневной работы обычно бывает достаточно выделить не более 10 видов договорных документов. Виды документов должны отличаться друг от друга настройками, составом реквизитов, а возможно и нумераторами, иначе выделять отдельный вид документа не следует.

Также необходимо разработать и настроить структуру папок хранение внутренних документов.

Рис.2 Структура папок хранения документов

При настройке папок сразу же нужно разработать и настроить матрицу разграничения доступа по папкам.

Рис.3 Права доступа к папкам

Рис.4 Установка признака документа

Рис.5 Установка флагов для разграничения прав

Рис.6 Настройка нумераторов

Рис.7 Присвоение номера документа

Рис.8 Вкладка Нумераторы

Настройка нумератора для документов производится с помощью удобного конструктора номеров с возможностью использования множества динамических предопределенных элементов.

Рис.9 Настройка нумератора

Для каждого нумератора можно указать виды документов, для которых он будет использоваться, причем и в разрезе множества аналитик.

Рис.10 Указание вида документа

Для нумератора необходимо установить его периодичность, а также определить, по каким аналитикам вести независимую нумерацию.

Рис.11 Периодичность нумератора

Настроив автоматическую нумерацию договорных документов, можно значительно повысить эффективность работы с документами, четко систематизировать их для контроля и быстрого поиска.

Следующим необходимым шагом в подготовке работы с договорными документами является настройка шаблонов по каждому виду документа.

Рис.12 Настройка шаблона нумератора

Для каждого вида документа можно определить несколько шаблонов с различными настройками реквизитов и шаблонами файлов.

Рис.13 Назначение шаблонов для документов

Настройки шаблона документа включают в себя определение ограничений для документов, подготовленных по этому шаблону, а также доступность шаблона для пользователей системы.

Рис.14 Определение ограничений для документов

На следующей вкладке настраиваются предопределенные для данного шаблона реквизиты документа.

Рис.15 Настройка реквизитов документов

Название документов можно формировать из конструктора предопределенных реквизитов документа, что также вносит весомый вклад в систематизацию и упорядочение договорной деятельности компании.

Рис.16 Название документа

Рис.17 Формирование наименования документа

Теперь можно не сомневаться, что все доходные договоры будут называться строго по определенным правилам.

Рис.18 Добавление шаблонов документа

Также в шаблоне документа можно предопределить список согласующих и обязательный состав рабочей группы документа для строгого разграничения прав доступа к документу.

Рис.19 Список согласующих

Рис.20 Рабочая группа документа

Рис.21 Настройка доступности по состоянию

Рис.22 Настройка доступности по состоянию

Рис.23 Редактирование настройки доступности по состоянию

В этой настройке устанавливается доступность полей в зависимости от состояния документа.

Рис.24 Установка доступности полей

Далее – для кого установлены данные настройки…

Рис.25 Выбор пользователей для настройки доступности

…и на какие виды документов они распространяются.

Рис.26 Определение видов документов для доступа

В результате установки всех необходимых настроек у нас получился готовый к работе шаблон договорного документа.

Рис.27 Готовый шаблон договорного документа

Рис.28 Реквизиты договора

Рис.29 Добавление контрагента

Рис.30 Вкладка договора с реквизитами

Все предустановленные нами в шаблоне договора реквизиты автоматически заполнились в новом договоре, соответственно, время на их заполнение тратить больше не нужно. Также из шаблона создан файл договора, заполнились обязательные данные о согласовании договора и рабочей группе.

Рис.31 Общая сводка по документу

Меня зовут Михаил Закошанский, я руковожу юридической компанией и преподаю в Вышке. Один из моих клиентов – digital-агентство – заключает свыше 50 типовых договоров в месяц. Меняются даты, сроки заданий, исполнители, стоимость, но суть соглашений всегда одинакова. Я нашел способ, как сэкономить время, упростить документооборот и рассылку договоров с помощью Google Forms. Делюсь с Вами на примере соглашения о конфиденциальности.

Максимально коротко способ выглядит так:

1. Заполняете анкету. Указываете реквизиты договора и сведения о подписантах. В зависимости от вида договора анкетирование может занять от 3 до 10 минут. Пример формы можно посмотреть тут.

1. Получаете на почту готовый документ вPDF. Можно даже с изображением подписи и печати. Конечно, это не электронная подпись, но для большинства случаев будет работать как отсканированная копия.

Более детально работа строится следующим образом:

1. Заполняете анкету;
2. Анкета передает данные в Google-табличку;
3. Данные из Google-таблички встают на место > в Google-документе;
4. Google-документ конвертирует текст в PDF;
5. Договор в PDF отправляется с вашего почтового ящика на адрес, указанный в анкете.

Как это работает? Обо всем подробно расскажу ниже.

Подготовка

Вам потребуются: любимый шаблон договора, учетные записи Google и Integromat. Если с договорами и Google все кажется понятным, я остановлюсь на последнем. Коротко говоря, задача Integromat – выстроить из нескольких интернет-сервисов одну работающую последовательность. Эти связки возможно установить между почтовыми клиентами, CRM-системами, соцсетями, мессенджерами. Использование ограничивается, по большей части, только фантазией.

Google Docs

Копируете имеющийся шаблон договора в Google Docs и вставляете изменяемые от сделки к сделке условия в качестве переменных: данные исполнителей, размер вознаграждения или дату завершения работ. Пример текста с переменными можно посмотреть здесь.

Google Forms

Cоздаете новую форму для сбора данных. Вы уже знаете, что вопросы вашей анкеты – это будущие условия договора. Поэтому вопросы необходимо задавать с расчетом на падеж ответа, чтобы итоговый текст был согласован.

Integromat

Шаг 2. Подключаете к модулю Google Forms соответствующую учетную запись Google и выбираете табличку, в которую собираются данные.

Шаг 3. В модуле Google Docs выбираете документ, в котором хранятся ваши переменные. Если в документе существует текст в >, то Integromat автоматически предложит вставить на их место данныx из таблицы.

Шаг 4. Настраиваете, что именно должен сделать Google Docs после внесения данных. Я выбираю конвертацию в PDF, хотя вы можете остановиться на формате DOC, например.

Шаг 6. Готово!

Если все работает верно, при каждой отправке Google-формы в табличке будут появляться новые строки, данные из которых переносятся в ваш договор, а текст отправляется по почте. Больше никаких путанных дат, номеров актов или поехавшего форматирования!

Это точно бесплатно?

Как быть с персональными данными или коммерческой тайной?

Когда мы собираем данные как юридическая компания, мы просим дать согласие на обработку персональных данных – информация оседает на наших учетных записях. Естественно, мы не используем такие решения в документах с повышенной чувствительностью к режиму конфиденциальности. А типовые договоры подряда или NDA подходят идеально.

Надеюсь, что в Новом году вы сможете упростить свой документооборот и сконцентрироваться на более важных задачах, чем рутинные договоры. Если у вас будут вопросы по работе сервисов, напишите мне в Facebook.

Читайте также:

  
• Какие правовые документы легли в основу присоединения трех прибалтийских государств к ссср
  
• Назовите документы содержащие правовые нормы которые изучали в курсе истории
  
• Через сколько готов паспорт рф после подачи документов в днр
  
• Как выглядит справка об отсутствии стафилококка
  
• Справка об условиях для получения образования обучающимися с овз