Кто организует упорядочение архивных документов ликвидируемой в результате банкротства организации

Обновлено: 15.05.2024

Функции ликвидационной комиссии

После принятия в установленном порядке решения о ликвидации юридического лица создается ликвидационная комиссия или назначается конкурсный управляющий, которые принимают меры по обеспечению сохранности архивных документов постоянного хранения и по личному составу. В состав ликвидационной комиссии рекомендуется включать сотрудника соответствующего государственного или муниципального архива, который будет контролировать проведение работ по подготовке и передаче документов на государственное или муниципальное хранение.

Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий отвечают за подготовку и передачу на дальнейшее хранение архивных документов ликвидируемой организации.

В целях проведения работ по упорядочению документов и передачи их на хранение в архивные учреждения в смету расходов на ликвидацию организации включается статья, предусматривающая расходы на проведение экспертизы ценности и обработки документов. Подготовка архивных документов к передаче в архивные учреждения и их транспортировка осуществляются за счет средств организации.

Упорядочение документов, передаваемых на государственное или муниципальное хранение, проводится собственными силами или с помощью привлечения организаций, имеющих лицензию на проведение данного вида работ, согласно Основным Правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий может заключить договор с соответствующим государственным или муниципальным архивом на оказание услуг по экспертизе ценности и упорядочению документов.

Обратите внимание. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа, а затем утверждаются председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим. При ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, на согласование соответствующего архивного органа представляются описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Кто должен хранить документы ликвидируемой организации?

Документы ликвидируемой организации, имеющей правопреемника или вышестоящую организацию, передаются на хранение правопреемнику, а при его отсутствии – вышестоящей организации в упорядоченном состоянии.

В случае отсутствия правопреемника и вышестоящей организации документы постоянного хранения, документы по личному составу временного хранения (75 лет) и документы временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, передаются в соответствующий государственный (муниципальный) архив в упорядоченном состоянии. При этом негосударственные организации передают свои документы по договору.

Документы с неистекшими сроками временного хранения могут быть переданы в соответствующий государственный (муниципальный) архив при наличии в архиве свободных площадей и по согласованию с ним на платной основе.

Подготовка документов к передаче на государственное или муниципальное хранение включает в себя:

• проведение экспертизы ценности документов;

• составление описей и научно-справочного аппарата к нему.

Экспертиза ценности документов

При проведении экспертизы ценности документов сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003; далее – Типовой перечень).

К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:

• распорядительные документы (приказы; распоряжения; записки, заменяющие приказы по личному составу; постановления и др.);

• списки личного состава, в т.ч. списки работающих на производстве с вредными условиями труда;

• карточки по учету личного состава, в т.ч. временных работников (форма Т-2);

• лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

• акты о несчастных случаях, связанных с производством;

• табели и наряды работников вредных профессий;

• трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;

• протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;

• протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;

• документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;

• списки работников, уходящих на льготную пенсию;

• книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

Срок хранения указанных документов в соответствии с Типовым перечнем – в основном, 75 лет. Исключения составляют:

• акты о несчастных случаях, связанных с производством – хранятся 45 лет;

• тарификационные ведомости – 25 лет;

• протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет – 15 лет;

• протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий – 15 лет;

• списки работников, уходящих на льготную пенсию, – 50 лет.

Отбор документов для дальнейшего хранения проводится путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние, копийные экземпляры документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; проверяется правильность оформления документов.

Обратите внимание. В соответствии со ст. 6б Типового перечня приказы, распоряжения по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, распоряжениям по личному составу, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы, распоряжения о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках.

К приказам, распоряжениям, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы, распоряжения о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взыскания, краткосрочных командировках.

На государственное (муниципальное) хранение отбираются приказы, распоряжения, имеющие 75-летний срок хранения. Приказы, распоряжения с 5-летним сроком хранения включаются в акт на уничтожение при условии истечения сроков их хранения по перечню.

Оформление дел

Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.

Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.

По хронологическому принципу проводится также систематизация документов в делах, содержащих акты несчастных случаев, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры (соглашения), тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий.

Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, листы-заверители в делах не оставлять.

Переплет, подшивка сформированных дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения проводится только после завершения экспертизы ценности документов. Документы, имеющие временный (до 10 лет включительно) срок хранения, допускается не переплетать, не подшивать, а хранить в скоросшивателе до истечения срока их хранения по перечню.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. Учитывая интенсивность использования документов по личному составу по исполнению запросов социально-правого характера, при выполнении переплетных работ, подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста.

При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело.

Составление описей дел

Внутренняя опись к документам дела составляется в исключительных случаях, как правило, к личным делам.

В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце – лист-заверитель по установленной форме. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, в необходимых случаях проставляется количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.

По результатам экспертизы ценности и упорядочения документов составляются описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного (75 лет) хранения, описи дел временного (до 10 лет) хранения и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

В зависимости от объема, состава документов, сроков их хранения, формата дел по личному составу, а также в целях оперативного поиска необходимых сведений для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы могут составляться отдельно описи дел по личному составу:

● личные дела уволенных;

● личные карточки уволенных;

● лицевые счета по заработной плате;

● расчетно-платежные ведомости по начислению заработной платы;

● невостребованные личные документы (трудовые книжки, удостоверения и др.);

● акты несчастных случаев, связанных с производством, и др.

Управленческие документы организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, используемые для исполнения запросов социально-правового характера, включаются либо в отдельную опись, либо (при незначительных объемах передаваемых документов) в опись дел по личному составу временного (75 лет) срока хранения.

Описи дел и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа для утверждения и согласования.

Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения и согласования описей дел с архивным органом передаются на переработку (утилизацию) с соответствующим оформлением приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата, вес бумажной макулатуры.

Сколько стоит хранение?

Государственные органы и организации, в т.ч. унитарные, передают свои документы в государственные архивы без оплаты услуг за хранение. То же касается органов местного самоуправления и муниципальных организаций.

Ликвидированные негосударственные организации, как являющиеся, так и не являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, передают свои документы на государственное (муниципальное) хранение по договору.

Если в ликвидируемой негосударственной организации имеются документы, образованные в делопроизводстве организации-предшественника с государственной формой собственности, плата за хранение этих документов не взимается.

Документы передаются в государственные (муниципальные) архивы в упорядоченном состоянии по описям, утвержденным или согласованным экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа.

Прием-передача документов на хранение проводится сотрудниками государственного (муниципального) архива и представителем ликвидируемой организации. В процессе приема-передачи проверяется наличие дел, указанных в описях. Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах, который утверждается конкурсным управляющим (председателем ликвидационной комиссии) и руководителем архивного учреждения. Вместе с документами на хранение в государственный (муниципальный) архив передаются три экземпляра каждой описи и научно-справочный аппарат к ним (историческая справка к архивному фонду, предисловие к описи, указатели, список сокращенных слов и др.). Четвертый экземпляр описей и один экземпляр акта приема-передачи документов на хранение в государственный (муниципальный) архив передается конкурсному управляющему (председателю ликвидационной комиссии).

1.1. В соответствии с подпунктом 10 пункта 3 ст. 50.21 Федерального закона от 25 февраля 1999 г. N 40-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве) кредитных организаций" конкурсный управляющий обязан передать документы, образовавшиеся в процессе деятельности кредитной организации, на хранение в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, в соответствии с перечнем документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения, который утверждается уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти и Банком России.

Деятельность конкурсных управляющих (ликвидаторов) по упорядочению и подготовке к передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы документов ликвидированных кредитных организаций регламентируется Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральным законом от 2 декабря 1990 г. N 395-1 "О банках и банковской деятельности", Федеральным законом от 26 октября 2002 г. N 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)", Федеральным законом от 25 февраля 1999 г. N 40-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве) кредитных организаций", нормативными актами Банка России, Минкультуры России и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, в том числе устанавливающими состав и сроки хранения документов, образующихся в деятельности организаций, в том числе в кредитных организациях .

1.2. Основное назначение Методических рекомендаций: оптимизация работы конкурсных управляющих (ликвидаторов) по упорядочению и подготовке к передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы документов ликвидированных кредитных организаций.

Основные задачи Методических рекомендаций:

- раскрыть последовательность (этапы) работы конкурсных управляющих (ликвидаторов) по упорядочению и подготовке к передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы документов ликвидированных кредитных организаций;

- указать итоговые документы, образующиеся на каждом этапе;

- описать содержание работ по упорядочению и подготовке к передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы документов ликвидированных кредитных организаций.

1.3. Методические рекомендации предназначены для конкурсных управляющих (ликвидаторов) и могут быть использованы специалистами государственных (муниципальных) архивов, в том числе специализированных архивов документов по личному составу.

1.4. Методические рекомендации состоят из четырех разделов: общих положений; организации работы конкурсных управляющих (ликвидаторов) по упорядочению и подготовке к передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы документов ликвидированных кредитных организаций; упорядочения и подготовки к передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы документов ликвидированных кредитных организаций; порядка передачи документов на хранение и приложения.

2. Организация работы конкурсных управляющих (ликвидаторов)

по упорядочению и подготовке к передаче на хранение

в государственные (муниципальные) архивы документов

ликвидированных кредитных организаций

2.1. Работа по упорядочению и подготовке к передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы документов ликвидированных кредитных организаций включает следующие этапы:

1. Прием конкурсным управляющим (ликвидатором) от временной администрации документов, образовавшихся в деятельности кредитной организации.

2. Установление контактов с государственным (муниципальным) архивом, источником комплектования которого являлась ранее кредитная организация.

3. Установление контактов с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, затем с соответствующими государственными (муниципальными) архивами на предмет определения места дальнейшего хранения документов ликвидированной кредитной организации, не являвшейся ранее источником, исходя из принципа ее территориального месторасположения.

4. Проведение работ по упорядочению документов (экспертиза ценности, формирование дел, оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению).

5. Передача документов на хранение.

2.1.1. На первом этапе конкурсный управляющий (ликвидатор) принимает от временной администрации документы, образовавшиеся в деятельности ликвидированной кредитной организации. Перед приемом конкурсный управляющий (ликвидатор) совместно с временной администрацией определяет количество документов, их хронологические рамки, их физическое, техническое и санитарно-гигиеническое состояние; определяет наличие нормативных и учетных документов (номенклатур дел, описей дел, положений, договоров и др.).

2.1.2. На втором, третьем этапах конкурсный управляющий (ликвидатор) устанавливает, являлась или нет ликвидируемая кредитная организация источником комплектования какого-либо государственного (муниципального) архива. При этом используются сведения документов служб делопроизводства и архива кредитной организации (прежде всего, договоры с определенным архивом).

Если организация являлась источником комплектования государственного (муниципального) архива, то устанавливаются контакты с этим архивом. Изучаются положения ранее заключенных договоров с архивом и составляется план совместных действий по упорядочению и подготовке к передаче на хранение в государственный (муниципальный) архив документов ликвидируемой кредитной организации (исполнители, сроки и порядок проведения работы).

Если организация не являлась источником комплектования государственного (муниципального) архива, то устанавливаются контакты с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела и с соответствующим архивом, находящимся на той же территории, что и кредитная организация, для получения консультаций и возможной дальнейшей совместной работы.

2.1.3. На четвертом этапе конкурсный управляющий (ликвидатор) организует работу по упорядочению архивных документов. Эта работа может быть осуществлена путем проведения отбора специализированных организаций на право оказания услуг по упорядочению архивных документов ликвидированных кредитных организаций. Порядок проведения отбора специализированных организаций устанавливается Государственной корпорацией "Агентство по страхованию вкладов".

По результатам конкурсного отбора конкурсный управляющий (ликвидатор) заключает договор с выбранной специализированной организацией.

В договорах на упорядочение документов ликвидированных кредитных организаций указывается, что результатом работы по исполнению договора являются:

- экспертиза ценности документов, формирование и описание дел;

- подготовка описи дел постоянного хранения (по полной или выборочной формам приема документов от кредитных организаций, являвшихся и не являвшихся источниками комплектования соответствующих архивов);

- подготовка описи дел по личному составу;

- подготовка акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

- составление перечня документов с неистекшими сроками временного хранения.

2.1.4. На пятом этапе проводится: заключение договора на хранение документов ликвидированной кредитной организации, утверждение описи дел постоянного срока хранении, согласование описи дел по личному составу и утверждение актов о выделении документов к уничтожению в соответствии с установленными правилами. В договорах о передаче документов ликвидированных кредитных организаций в государственные или муниципальные архивы указывается, что документы, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, передаются в собственность субъекта Российской Федерации (в случае передачи документов в государственные архивы) или муниципальную собственность (в случае передачи документов в муниципальные архивы).

Описи дел постоянного хранения и акты о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению, представляются на рассмотрение ЭПК соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или федерального архива. После утверждения описей дел постоянного хранения на ЭПК они утверждаются конкурсным управляющим (ликвидатором). Описи дел по личному составу согласовываются с ЭПК или с государственным (муниципальным) архивом (в случае предоставления им соответствующих полномочий), после чего также утверждаются конкурсным управляющим (ликвидатором).

3. Упорядочение и подготовка к передаче на хранение

в государственные (муниципальные) архивы документов

ликвидированных кредитных организаций

3.1. Работа по упорядочению и подготовке к передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы документов ликвидированных кредитных организаций включает:

1. Экспертизу ценности документов.

2. Формирование дел, подшивку дел, нумерацию листов, оформление дел, составление листа-заверителя, в случае необходимости - внутренней описи.

3. Составление описей дел и актов о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению.

3.1.1. В ходе экспертизы ценности документов ликвидированной кредитной организации проводится:

- отбор документов постоянного срока хранения;

- отбор документов долговременного срока хранения;

- отбор документов, сроки хранения которых истекли;

- составление перечня документов с неистекшими сроками временного хранения (до 10 лет).

При этом используются соответствующие перечни документов со сроками хранения , номенклатуры дел кредитных организаций.

3.1.1.1. Документы постоянного срока хранения, образовавшиеся в деятельности кредитной организации до ее ликвидации, включают управленческие и банковские документы.

Документы постоянного срока хранения ликвидированных кредитных организаций, являвшихся и не являвшихся ранее источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, могут быть переданы в соответствующий архив по полной или выборочной формам приема.

В состав документов, передаваемых в государственные (муниципальные) архивы, могут быть включены: правоустанавливающие документы; документы по имущественным правам кредитной организации; нормативные документы; распорядительные документы; документы по взаимоотношениям с клиентами (частично); документы по труду и кадровому обеспечению; сводные планово-отчетные документы; документы по истории организации .

3.1.1.2. Документы долговременного срока хранения, образовавшиеся в деятельности кредитной организации до ее ликвидации, включают управленческие и банковские документы.

Для ликвидированных кредитных организаций часть документов долговременного и временного сроков хранения с отметкой "ЭПК", "ЭК (ЭПК)" может быть после проведения экспертизы ценности принята на хранение государственными (муниципальными) архивами .

Документы ликвидированных кредитных организаций долговременного и временного сроков хранения, кроме документов по личному составу, по истечении сроков их хранения и проведения экспертизы ценности документов включаются в акт о выделении документов к уничтожению.

Документы по личному составу ликвидированных кредитных организаций в соответствии с действующими правилами в обязательном порядке передаются на хранение в государственные (муниципальные) архивы, в том числе в специализированные архивы документов по личному составу.

3.1.1.3. Документы временного срока хранения, образовавшиеся в деятельности кредитной организации до ее ликвидации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, а также, как правило, первичные плановые, отчетные, бухгалтерские, финансовые документы, не включенные в Приложение N 2, независимо от того, истек ли срок их хранения, включаются в акт о выделении документов к уничтожению.

3.1.2. Формирование дел, подшивка дел, нумерация листов, оформление обложек дел, составление листа-заверителя и в случае необходимости - внутренней описи проводится в соответствии с установленными правилами.

Документы кредитных организаций формируются в дела в соответствии с установленным порядком. Основные признаки формирования дел: в дело помещаются документы одного хронологического периода (года); в дело помещаются документы по одному вопросу; в дело помещаются документы одного срока хранения. Объем документов в деле не может превышать 250 листов толщиной в четыре сантиметра. Большие по объему дела разбиваются на тома (части).

При формировании дел необходимо проверить правильность их оформления: наличия номера, даты, подписи и других обязательных реквизитов.

Оформление дел представляет собой комплекс работ по их технической обработке, включающий: подшивку (переплет) дел, нумерацию листов дела, составление заверительной надписи, составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела, оформление обложки дела. Оформление дел проводится для документов постоянного и долговременного сроков хранения.

Дела подшиваются в 4 прокола в твердую обложку, из дела удаляются все посторонние предметы (скрепки, закладки и др.). В конце дела подшивается бланк заверительной надписи. В необходимых случаях для учета документов, вызванного спецификой данных документов (конфиденциальность, особая ценность и др.), в начале дела подшивается бланк внутренней описи документов, где перечисляются виды документов и страницы, на которых находятся документы.

Все листы дела, кроме бланка листов внутренней описи и листа заверительной надписи, нумеруются в развернутом виде в правом верхнем углу арабскими цифрами графитным карандашом или нумератором. Подшитые в дело конверты также нумеруются (сначала конверт, потом по порядку все включения).

Заверительная надпись составляется только на отдельном листе-заверителе по установленной форме. Запрещается выносить ее на оборот последнего документа или обложку дела. Она включает сведения о количественных параметрах дела и их особенностях (литеры, пропущенные листы, листы с оборотом, конверты).

Внутренняя опись составляется для личных дел, каждое из которых формируется отдельно, и содержит сведения о порядковых номерах документов в ней, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположены эти документы.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замене их копиями) изменения отражаются в графе "Примечание" со сноской на номера внутренней описи. Может быть составлена и особая опись этих изменений.

Обложка дела содержит следующие реквизиты:

- наименование организации, наименование структурного подразделения;

- архивный шифр дела;

- крайние даты дела;

- количество листов дела;

- срок хранения дела.

При этом наименование организации указывается полностью в именительном падеже. Если организация имеет официально принятое сокращение наименования, то они указываются в скобках после полного наименования.

3.1.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел, документов и акты о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению.

Систематизация заголовков дел в описи, как правило, осуществляется в соответствии с хронологически-структурной схемой построения, при которой разделами описи являются годы, а подразделами - названия структурных подразделений, где образовались или отложились документы.

Заголовки дел в описи дел располагаются по номинальному признаку и значимости.

К описи дел в обязательном порядке составляется предисловие, оглавление, списки сокращенных слов.

На документы постоянного срока хранения, долговременного срока хранения, документы по личному составу составляются отдельные описи.

Составление актов о выделении документов (дел) к уничтожению является заключительным этапом экспертизы ценности документов.

Акты составляются только после проведения описания документов, включения документов в соответствующие описи дел и их утверждения (согласования).

Акты составляются, как правило, на все документы, отложившиеся в различных структурных подразделениях организации или направлениях деятельности (кадры, бухгалтерия, охрана труда и т.д.) и внесенные в ранее составленные описи.

Название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения (подраздела описи). Заголовки однородных дел могут вноситься в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Дела (документы) включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется по форме, установленной Правилами.

Три экземпляра описей дел и акт о выделении дел к уничтожению передаются конкурсным управляющим (ликвидатором) в государственный (муниципальный) архив, архив документов по личному составу. Экземпляр описей и акт о выделении дел к уничтожению прикладываются к отчету конкурсного управляющего (ликвидатора).

3.2. Весь комплекс документов по процедуре банкротства кредитной организации отнесен нормативными документами к постоянному сроку хранения и хранится у конкурсных управляющих (ликвидаторов), т.е. отдельно от документов ликвидированной кредитной организации.

4. Порядок передачи документов ликвидированной кредитной

организации на хранение в соответствующий государственный

4.1.1. После проведения работ по упорядочению архивных документов и утверждения (согласования) описей дел постоянного хранения, описей дел по личному составу в установленном порядке конкурсный управляющий (ликвидатор) передает документы ликвидированной кредитной организации на хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив.

Документы передаются по акту приема-передачи вместе с соответствующими описями дел, актами о выделении документов к уничтожению, перечнями документов с неистекшими сроками временного хранения.

4.1.2. Конкурсный управляющий (ликвидатор) организует транспортировку документов в соответствующий государственный (муниципальный) архив в соответствии с планом-графиком приема-передачи документов.

Гражданский кодекс Российской Федерации. Ч. 1 - 4. М., 2009.

Федеральный закон от 2 декабря 1990 г. N 395-1 "О банках и банковской деятельности" // Ведомости съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР. 1990. N 52 (ред. от 30.09.2013 N 266-ФЗ).

Федеральный закон от 25 февраля 1999 г. N 40-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве) кредитных организаций" // Собрание законодательства Российской Федерации. 1999. N 9 (ред. от 21.07.2014 N 189-ФЗ).

Федеральный закон от 26 октября 2002 г. N 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)" // Собрание законодательства Российской Федерации. 2002. N 43 (ред. от 10.01.2014 N 419-ФЗ).

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" // Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. N 43 (ред. от 11.02.2013 N 10-ФЗ).

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утверждены приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г., N 19. М., 2007.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000.

Сдача документов на хранение в государственный архив при ликвидации негосударственных организаций, а так же в результате банкротства, является основной деятельностью нашей компании. Большой опыт работы архивистов нашей компании, в том числе благодаря налаженным контактам в ведомственных и муниципальных архивах, позволяет нам сдавать в архив документы оперативно и на выгодных для наших клиентов условиях!

По договору с ЦГАТО г. Москвы, стоимость приёма на хранение документов по личному составу от ликвидированных негосударственных организаций составляет 310 рублей за 1 ед. хранения (1 дело). Плата за прием документов Советского периода не взымается.

Особые условия для конкурсных управляющих, звоните!

Как сдать документы в архив на государственное хранение

1. Позвонить нам для определения стоимости услуг по сдаче документов в архив.

2. Заключить с нами договор.

3. Определить дату и время начала работ.

Какие документы Вы получаете после сдачи документов в государственный архив?

1. Договор на оказание работ по архивной обработке и сдаче документов на государственное хранение в архив.

2. Договор с государственным архивом о приеме-передаче документов на государственное хранение.

3. Акт о приеме-передачи документов в архив на государственное хранение (акт выдается государственным архивом, осуществившим прием документов на хранение).

4. Документ, подтверждающий оплату государственной пошлины за прием документов на хранение.

5. Акт выполненных работ.

Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации

1. Учредительные документы (свидетельство о регистрации или документы о создании, устав или положение, документ о ликвидации, приказы и / или распоряжения о создании, переименованиях, документы о ликвидации);
2. Подпись руководителей организации, либо председателя ликвидационной комиссии;
3. Свидетельство о ликвидации организации;
4. Решение организации о ликвидации;
5. Приказы и / или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве).
6. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда.
7. Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работников).
8. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).
9. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы. Примечание: при отсутствии лицевых счетов — ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.
10. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках);
11. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).
12. Акты о несчастных случаях.
13. Штатные расписания.
14. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан.
15. Табели и наряды работников вредных профессий;
16. Список вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологических процессов. Примечание: при наличии таковых на предприятии

Вместе с документами в архив передаются:

1. Опись дел по личному составу (согласованная с государственным архивом) в 3 экземплярах + электронный экземпляр;
2. Историческая справка в 1 экземпляре.

На хранение в государственный архив сдаются кадровые документы и бухгалтерские документы отображающие начисление заработной платы (ведомости либо лицевые счета по заработной плате сотрудников).

Порядок передачи документов на государственное хранение при ликвидации организации

Функции ликвидационной комиссии

Обращаем Ваше внимание! При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа, а затем утверждаются председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

При ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, на согласование соответствующего архивного органа представляются описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Кто должен хранить документы ликвидируемой организации

Подготовка документов к передаче на государственное или муниципальное хранение включает в себя:

• проведение экспертизы ценности документов;

• составление описей и научно-справочного аппарата к нему.

Экспертиза ценности документов

К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:

• списки личного состава, в т.ч. списки работающих на производстве с вредными условиями труда;

• карточки по учету личного состава, в т.ч. временных работников (форма Т-2);

• лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

• акты о несчастных случаях, связанных с производством;

• табели и наряды работников вредных профессий;

• трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;

• протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;

• протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;

• списки работников, уходящих на льготную пенсию;

• книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

• акты о несчастных случаях, связанных с производством – хранятся 45 лет;

• тарификационные ведомости – 25 лет;

• протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет – 15 лет;

• протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий – 15 лет;

• списки работников, уходящих на льготную пенсию, – 50 лет.

Обращаем Ваше внимание! В соответствии со ст. 66 Типового перечня приказы, распоряжения по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

Оформление дел подлежащих передаче на хранение в государственный архив

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

Составление описей дел подлежащих передаче в архив на государственное хранение

Внутренняя опись к документам дела составляется в исключительных случаях, как правило, к личным делам.

приказы;
личные дела уволенных;
личные карточки уволенных;
лицевые счета по заработной плате;
расчетно-платежные ведомости по начислению заработной платы;
невостребованные личные документы (трудовые книжки, удостоверения и др.);
акты несчастных случаев, связанных с производством, и др.

Министерство культуры Российской Федерации
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

от 11 декабря 2014 года N 2/2342-А

[О передаче архивных документов на хранение в государственные и муниципальные архивы ]

Федеральное архивное агентство рассмотрело вопросы, поставленные в обращении, и сообщает следующее.

1. Заключение договора о передаче архивных документов на хранение в государственный или муниципальный архив является обязательным как для ликвидационной комиссии (ликвидатора) или конкурсного управляющего, так и для государственного или муниципального архива. Если организация, передающая документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, до принятия решения о ее ликвидации не являлась источником комплектования соответствующего архива, конкурсный управляющий или ликвидационная комиссия (ликвидатор) обязаны заключить договор с архивом с момента начала процедуры ликвидации.

Положениями ч.1 ст.17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон об архивном деле) установлено, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ч.3 ст.6 и ч.1 ст.23 Закона об архивном деле.

Обязанность обеспечить сохранность архивных документов возлагается на ликвидационную комиссию (ликвидатора), конкурсного управляющего, т.к. с момента их назначения и к ним переходят полномочия по управлению делами юридического лица.

В соответствии с абзацем 10 п.2 ст.129 Федерального закона от 26.10.2002 N 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)" конкурсный управляющий обязан передавать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. Порядок и условия передачи документов должника на хранение устанавливаются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

2. Общество с ограниченной ответственностью не может передать документы в архив без заключения договора. В государственные и муниципальные архивы поступают на постоянное хранение, как правило, документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной и муниципальной собственности, а также организаций, являющихся источниками комплектования указанных архивов.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы на основании договоров между этими архивами и собственниками указанных документов.

В соответствии с ч.1 ст.20 Закона об архивном деле государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.

Частью 2 указанной статьи установлено, что государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора. Заявление о включении в указанный список направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив и рассматривается экспертно-проверочной комиссией архива, которая принимает решение о включении или невключении негосударственной организации в указанный список.

Критерием служит состав документов, образующихся в деятельности организации и представляющих для общества и государства историческую, научную и культурную ценность.

В случае ликвидации негосударственных организаций конкурсный управляющий или ликвидационная комиссия (ликвидатор) обязаны заключить договор о передаче архивных документов с соответствующим государственным или муниципальным архивом.

Это требование положений части 10 ст.23 Закона об архивном деле, которой установлено, что при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Если негосударственная организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, архив не обязан принимать на хранение образующиеся в ее деятельности архивные документы.

Однако в случае ликвидации негосударственной организации на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим архив принимает на хранение образовавшиеся в процессе деятельности указанных организаций и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли.

3. В соответствии с ч.3 ст.21 Закона об архивном деле документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, организациями Российской академии наук и собственниками указанных документов.

Положениями ч.4 ст.18 Закона об архивном деле установлено, что документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив. При этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами с соблюдением норм указанного Федерального закона.

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства (ч.10 ст.23 Закона об архивном деле).

В соответствии с п.4.5 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18.01.2007 N 19, архивные документы с неистекшими сроками временного хранения, принятые архивом от ликвидированной организации, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения. Архивные документы, имеющие в соответствии с типовыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой "ЭПК", выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности и отбора на постоянное хранение.

4. Порядок передачи документов в архив, предусмотренный постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс, в отношении обществ с ограниченной ответственностью применен быть не может.

В соответствии с п.1.2 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ его действие распространяется на документы только открытых и закрытых акционерных обществ. Положение определяет порядок, сроки хранения и виды документов, которые акционерное общество обязано хранить.

Читайте также: