Кто имеет право снимать документы с контроля

Обновлено: 25.06.2024

Вчера мы рассказали, какие сведения управляющие организации должны предоставлять собственникам. Это информация, указанная в договоре управления МКД и перечисленная в Стандарте раскрытия информации.

Но что делать, если к вам поступают нетипичные просьбы, на которые вроде бы и отказать невежливо. Разбираемся, какие данные управляющие организации не обязаны предоставлять собственникам. И ничего им за это не будет.

Дайте мне протокол ОСС

разместить результаты ОСС на информационном стенде,
донести решение собрания до каждого собственника под подпись,
назначить место и время для ознакомления собственников с протоколом и решениями собрания.

То есть можно поступить точно так же, как это обычно делается с материалами повестки дня ОСС – назначаются адрес и время, когда каждый собственник может прийти и ознакомиться с документами.

Иногда этого собственникам мало, они просят предоставить им копии протокола и решений каждому лично в руки. Вы не можете отказать, но можете сделать копии за отдельную плату. Всё же в офисе у вас не стоит копировальный аппарат с бесплатными чернилами и безлимитной бумагой.

Не собственнику помещения в данном МКД предоставлять протокол ОСС не нужно.

Хочу копию документа

Разберитесь, кто у вас просит документ. Управляющие организации раскрывают информацию по формам Минстроя РФ по письменному запросу потребителя (п. 21 ПП РФ № 731). Потребители – физические и юридические лица, являющиеся собственниками (нанимателями) помещений в МКД (п. 6 ПП РФ № 731).

Делаем вывод: просить у управляющей компании предоставить определённую информацию могут только собственники или наниматели жилых помещений. Другим жителям МКД управляющая компании имеет право отказать в выдаче документов.

При этом ничьи права УО не нарушает: для неограниченного круга лиц информация о деятельности компании представлена на её официальном сайте, на информационных стендах в офисах управляющих компаний и досках объявлений в подъездах МКД. Потребители не могут требовать с УО оригиналов или копий документов, не перечисленных в Стандарте раскрытия информации, если иное не указано в договоре управления МКД.

Уточните, какие документы хочет получить потребитель.

Проверьте, чтобы запрос соответствовал перечню из Стандарта раскрытия информации и № 152-ФЗ. Помните, что, согласно ст. 19 № 152-ФЗ, УО имеет право защищать персональные данные.

Поэтому ознакомление потребителя с документацией управляющей организации можно зарегистрировать в специальном журнале, снять на фото или видео, чтобы у потребителя не было возможности похитить, уничтожить или испортить оригиналы документов.

Стандарт раскрытия информации говорит, что УО должна предоставлять собственникам информацию о финансово-хозяйственной деятельности. Но вот копии таких документов направлять не обязана. Об этом есть апелляционное определение Саратовского областного суда от 17.12.2014 № 33-7126/2014.

Расскажите о себестоимости работ

Вы провели ремонтные работы в доме, председатель Совета МКД или уполномоченное ОСС лицо не хотят подписывать акт приёмки выполненных работ и требуют предоставить им данные о цене материалов и себестоимости работ.

Если иное не предусмотрено договором управления, управляющая организация может отказать в такой просьбе, потому что потребитель не может проверять стоимость выполненных работ и оказанных услуг, включая цену на стройматериалы, указанные в акте.

Потребитель может следить за ходом и качеством выполняемых работ, соблюдение сроков, качеством материалов (ст. 748 ГК РФ, ПП РФ № 491). Но даже на этом этапе не имеет права требовать информации о стоимости материалов.

В акте приёмки выполненных работ указывается фактическая стоимость работ. Эту информацию собственники и потребители ЖКУ могут посмотреть на сайте УО, портале Реформа ЖКХ и в ГИС ЖХ. В печатном виде данные УО представляет на информационных стендах в офисе и на досках объявлений в подъездах МКД.

Запоминаем: собственники не могут принудить управляющую организацию предоставить им по запросу желаемую информацию, если иное не предусмотрено в договоре управления.

Скажите-ка, сколько получает ваш бухгалтер

По правилам этикета задавать вопросы о заработной плате невежливо. Но кого это обычно останавливает. Собственники помещений МКД требуют рассказать им, сколько получают сотрудники УО, и показать штатное расписание.

Согласно постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 штатное расписание нужно для оформления структуры, численности и состава штата организации в соответствии с ее Уставом. Для штатного расписания есть унифицированная форма № Т-3. Она не обязательна для применения, носит рекомендательный характер, поэтому управляющая организация или ТСЖ может разработать свою форму штатного расписания.

В трудовом договоре указывается трудовая функция – работа по должности в соответствии со штатным расписанием (ст. 57 ТК РФ). Работодатель не обязан при приёме на работу знакомить работника со штатным расписанием (письмо Федеральной службы по труду и занятости от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

В очередной раз напомним, что УО раскрывает информацию в соответствии со Стандартом раскрытия информации (п. 10 ст. 161 ЖК РФ). Исчерпывающий перечень информации для раскрытия представлен в п. 3 Стандарта.

Если в договоре управления МКД или уставе ТСЖ (ТСН, ЖСК) не указана обязанность представлять по запросам собственников дополнительные документы к тем, которые прописаны в Стандарте, на запрос потребителя можно ответить отказом.

Мне нужен мобильный телефон вашего сотрудника

Таких сведений вполне достаточно, чтобы связаться с нужным специалистом. На просьбы дать мобильный номер бухгалтера, электрика или директора можете отвечать отказом, если только этот мобильный номер не рабочий или сотрудник сам не против пообщаться с жителями.

Что нужно запомнить

Управляющие организации предоставляют потребителям информацию, предусмотренную Стандартом раскрытия информации и договором управления МКД.
Если потребитель запрашивает у УО данные, не указанные в перечисленных документах, она имеет право ему отказать.
Предоставления информации у УО может требовать только собственник помещения в МКД.
Сведения для неограниченного круга лиц представлены на информационных стендах в подъездах МКД и офисе компании, на официальном сайте УО, в Реформе ЖКХ и открытой части ГИС ЖКХ.
Законодательство не предусматривает, что УО должна заверять оригиналы и копии документов.
УО не обязана предоставлять потребителям личные данные своих сотрудников: номера мобильных телефонов, сведения о заработной плате.
УО не должны делать копии документов для потребителей за свой счёт, можно установить в договоре фиксированную плату.
Если потребитель хочет ознакомиться с документацией УО, она имеет право зарегистрировать его в специальном журнале, снять на фото или видео, чтобы у потребителя не было возможности похитить, уничтожить или испортить оригиналы документов.

О полномочиях сотрудников ГИБДД и УГАДН в области тахографии ходит множество слухов. Кто-то уверен, что проверяющие обязательно должны иметь карту контролёра, а другие утверждают, что Росттранснадзор не имеет права останавливать грузовики.

О контроле рабочего времени и оснащения ТС тахографами рассказывает автор блога Dalnoboi.pro.

Давайте разберёмся, кто и как может проверять работу тахографов и соблюдение норм Режима Труда и Отдыха водителей на дорогах.

Кто и где может останавливать транспортные средства для проверки тахографов и РТО

Сначала о том, кто и где может останавливать транспортные средства для проверки тахографов и РТО.

Во-первых, в Правилах Дорожного Движения написано:

Пункт 2.4. Право остановки транспортных средств предоставлено регулировщикам

Где именно сотрудник ГИБДД может останавливать — не определено, так что это может происходить не только на постах, но и на дорогах.

Правда, в списке оснований для остановки, перечисленных в 84-ом пункте Административного регламента МВД № 664, нет ни проверки тахографов, ни проверки РТО, то есть конкретно для этих действий он не вправе останавливать транспортное средство.

Читаем дальше пункт 2.4.

Право остановки транспортных средств предоставлено также:
уполномоченным должностным лицам Федеральной службы по надзору в сфере транспорта в отношении остановки грузовых автомобилей и автобусов в специально обозначенных дорожным знаком 7.14 пунктах транспортного контроля;

Уполномоченные должностные лица Федеральной службы по надзору в сфере транспорта должны быть в форменной одежде и использовать для остановки транспортного средства диск с красным сигналом либо со световозвращателем. Для привлечения внимания водителей транспортных средств указанные уполномоченные должностные лица могут пользоваться сигналом-свистком.

То есть останавливать могут ещё и сотрудники РосТрансНадзора, точнее — ГосАвтоДорНадзора, ещё по-другому УГАДН, ещё по-другому Транспортной инспекции. Причём делать это они могут только в пунктах транспортного контроля обозначенных дорожным знаком 7.14.

И заканчивается пункт 2.4. так:

Лица, обладающие правом остановки транспортного средства, обязаны предъявлять по требованию водителя служебное удостоверение.

Теперь о том, могут ли сотрудники ГИБДД и АвтоДорНадзора на трассе или на постах проверять тахографы и Режим Труда и Отдыха, то есть те нормы, за нарушение которых предусмотрены штрафы в статье 11.23 КоАП.

Некоторые утверждают, что не могут, поскольку в документах регламентирующих действия этих служб нет ничего конкретного ни про тахографы, ни про РТО.

Это прежде всего Административный регламент МВД по надзору за соблюдением участниками дорожного движения требований в области безопасности дорожного движения (приказ МВД № 664) и Административный регламент Федеральной службы по надзору в сфере транспорта по контролю (надзору) за соблюдением юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями законодательства Российской Федерации в сфере автомобильного транспорта (приказ МинТранса № 542).

Могут ли сотрудники ГИБДД проверять тахографы и РТО на трассе

Возьмём пункт 66 упомянутого Регламента МВД по надзору за Безопасностью Дорожного Движения:

66. При осуществлении надзора за дорожным движением принимаются меры по:

выявлению и пресечению нарушений правил дорожного движения участниками дорожного движения;

Является ли нарушение РТО нарушением Правил Дорожного Движения? Да, является, поскольку в ПДД есть пункт 2.7.

2.7. Водителю запрещается:

управлять транспортным средством с нарушением режима труда и отдыха, установленного уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, а при осуществлении международных автомобильных перевозок - международными договорами Российской Федерации;

Ещё есть Федеральный Закон № 196 о Безопасности Дорожного Движения, в пункте 1 статьи 20 которого написано:

Юридические лица, индивидуальные предприниматели, осуществляющие эксплуатацию транспортных средств, обязаны:

соблюдать установленный законодательством Российской Федерации режим труда и отдыха водителей;

оснащать транспортные средства тахографами.

Контроль за соблюдением этого закона также входит в компетенцию ГИБДД. А конкретно о проверке тахографов можно прочитать в ещё одном Регламенте МВД — № 727, в пункте 98:

98. В рамках проверки технического состояния проводятся:

снятие информации с имеющегося тахографа;

То есть ГИБДД может проверять на дороге и Режим Труда и Отдыха водителей, и правильность использования тахографа.

А что же РосТрансНадзор, он же ГАДН? Здесь разобраться сложнее.

Могут ли сотрудники УГАДН проверять тахографы и РТО на трассе

Однако прочитаем эту норму в самом Положении о федеральном государственном транспортном надзоре (Постановление Правительства № 236):

То есть касательно внутрироссийских перевозок никаких мер по контролю РТО и тахографов на дороге на постах Положением Постановления № 236 не предусмотрено. Да и на предприятиях, согласно этому пункту, транспортники должны проверять не соблюдение норм РТО, а то, как организована работа водителей в целях соблюдения РТО для обеспечения БДД, то есть составляются ли графики, имеются ли тахографы, снимаются ли с них данные.

Читаем упомянутый только что Приказ МинТранса № 542 про плановые рейдовые осмотры:

68. Предметом плановых (рейдовых) осмотров, обследований транспортных средств автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта является контроль за выполнением обязательных требований законодательства Российской Федерации в сфере автомобильного транспорта.

То есть опять ничего ни про РТО и тахографы, ни про Безопасность Дорожного Движения. А только лишь про автомобильный транспорт.

Читаем ещё один документ — Постановление Правительства № 409

Тоже ничего по поводу проверок Режима Труда и Отдыха и тахографов при внутрироссийских перевозках.

I. Общие положения
1. Федеральная служба по надзору в сфере транспорта (Ространснадзор) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по контролю (надзору) в сфере автомобильного и городского наземного электрического транспорта (кроме вопросов безопасности дорожного движения)

И это уже прямое ограничение компетенции сотрудников РосТрансНадзора.

Вывод после изучения этих четырёх(!) документов такой: из того, что касается Режима Труда и Отдыха, а также тахографов, на дороге, точнее в пунктах транспортного контроля обозначенных дорожным знаком 7.14., инспекторы ГосАвтоДорНадзора могут проверять только соблюдение норм ЕСТР, и только у тех, кто осуществляет конкретную международную перевозку.

Что и кому должен предоставлять для контроля водитель

Теперь зайдём, так сказать, с другой стороны и посмотрим, что и кому должен предоставлять водитель для контроля на дороге из того, что касается тахографа и Режима Труда и Отдыха.

Статья 30. Федеральный государственный надзор в области безопасности дорожного движения
2.1. В целях осуществления контроля за оснащением транспортных средств тахографами и соблюдением водителями норм времени управления транспортным средством и отдыха, а также режима труда и отдыха должностные лица органов государственного надзора имеют право доступа к тахографу, установленному на транспортном средстве.

Поскольку федеральный государственный надзор в области БДД осуществляют органы МВД, здесь идёт речь о сотрудниках ГИБДД.

Читаем ещё один документ — тот самый Приказ № 36, регламентирующий практически всё что касается тахографов:

Приложение 3
9. Водители транспортных средств обязаны:

4) по требованию представителей контрольных органов предоставлять доступ к тахографу и карте водителя, а также осуществлять по их требованию вывод на печать информации в виде соответствующих распечаток;

Зачем инспектору залезать в кабину [в грязных сапожищах]

Две приведённые только что нормы дают понять, что все слухи про то, что сотрудник ГИБДД не имеет права залезать в кабину для проверки тахографа или должен предоставлять водителю карту контролёра — не более чем слухи.

Но тут надо задаться вопросом: а нужно ли ему вообще забираться в кабину, тем более что это опасно — с непривычки можно навернуться, особенно зимой, да и инфекции погуливают.

Так вот, зачем, собственно, инспектору может потребоваться доступ к тахографу при контроле на дороге? Либо для проверки правильности эксплуатации самого устройства (тахографа), либо для получения информации о Режиме Труда и Отдыха водителя.

Точно так же можно взять распечатки и с информацией о Режиме Труда и Отдыха, или снять информацию непосредственно с карты водителя при помощи считывающего устройства.

В кабину же инспектору есть смысл забираться только при наличии у него карты контролёра и программного комплекса, помогающего работать со снятыми с тахографа данными. Видимо от этого и пошёл миф о том, что сотрудник ГИБДД не имеет права залезать в кабину без карты контролёра. Но, как видно из разобранных законов, право такое он имеет, просто без карты в этом нет никакого смысла, так как водитель и так обязан сделать распечатки и передать их ему, либо предоставить водительскую карту для считывания.

Если же у инспектора есть карта контролёра, он может снять с тахографа данные не только на бумажный, но и на электронный носитель, а затем на посту или в патрульной машине поискать нарушения с помощью специального программного обеспечения, что гораздо проще, чем рассматривать распечатанные чеки.

Однако, во-первых, такие комплексы — пока ещё редкость, а во-вторых, если инспектор воспользуется своей картой, это будет зафиксировано как самой картой, так и тахографом, и ему придётся более тщательно фиксировать нарушения, так как информация о, так сказать, качестве его контроля останется на данных носителях и теоретически может быть проверена более высоко стоящими контролирующими органами. Поэтому с практической точки зрения сотруднику ГИБДД лучше просто уметь читать сделанные водителями распечатки, чем лазать по кабинам с картой контролёра.

Ну ещё может быть ситуация, когда сотрудник ДПС может попросить доступ в кабину чтобы посмотреть данные о Режиме Труда и Отдыха на экранчике тахографа в случае, если водитель не может сделать распечатку, из-за отсутствия бумаги, например. Однако в таком случае он вряд ли станет это делать, поскольку уже и так можно выписывать штраф, причём существенно бóльший, чем за нарушение РТО.

За какой срок инспектор может проверять тахограф и РТО на трассе

Следующий вопрос — за какой срок инспектор может проверять на трассе правильность эксплуатации тахографа и соблюдение РТО, и выписывать штрафы за нарушения.

Начнём с бóльшего — с Кодекса об административных правонарушениях.

Статья 4.4. Назначение административных наказаний за совершение нескольких административных правонарушений
1. При совершении лицом двух и более административных правонарушений административное наказание назначается за каждое совершенное административное правонарушение.

Статья 4.5. Давность привлечения к административной ответственности
1. Постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено по истечении двух месяцев со дня совершения административного правонарушения

Статья 4.1. Общие правила назначения административного наказания
5. Никто не может нести административную ответственность дважды за одно и то же административное правонарушение.

Теперь смотрим в 36-м приказе, сколько времени должна сохраняться информация в тахографе и на карте водителя.

20. Тахограф обеспечивает хранение в течение не менее 365 суток, в том числе и при отсутствии внешнего электропитания данных о:
2190 циклах ввода и извлечения карт водителя;
93440 случаях изменения деятельности водителей.

Находящиеся в тахографе записи могут касаться не только того водителя, который в данный момент управляет автомобилем, но и других водителей, которые управляли этим автомобилем, поэтому эти записи нужны больше для контроля работы предприятия, а не конкретного водителя.

Так что посмотрим (опять же в 36-м приказе), что можно считать не из памяти тахографа, а с карты водителя, который в данный момент управляет транспортным средством.

59. Карта водителя обеспечивает хранение за последние 28 дней данных о каждом календарном дне, в течение которого используется данная карта или в течение которого водитель внес вручную данные о своей деятельности:

На карте сохраняются данные не только о Режиме Труда и Отдыха водителя, но и о правильности эксплуатации тахографа, а также запись о последнем контроле, проведённом с использованием карты контролёра.

Итак, при контроле на трассе могут быть проверены данные за любые дни из 28, имеющиеся на карте водителя.

Единственное чем может быть ограничена проверка — это наличие на карте электронной записи о предыдущем контроле. В этом случае должен проверяться только период после последнего контроля — чтобы избежать наложения штрафов за одни и те же нарушения.

А если имеется распечатка за одну смену с подписью контролёра? В этом случае не должна проводиться повторная проверка только за эту смену.

А что на практике?

Ну а на практике в настоящее время проверка на трассе заключается в основном в контроле за правильностью использования устройства и за временем управления за последние сутки, для чего, с учётом привязки тахографа ко Всемирному координированному времени, достаточно двух 24-х часовых распечаток.

А тратить время на то, чтобы вникать в нарушения за две недели или за месяц — контролёру совершенно нет резона, так как за время проверки мимо него пронесутся несколько десятков водителей, из которых мало кто заморачивается соблюдением РТО, предпочитая решать вопрос небольшой взяткой.

Помимо выездных налоговых проверок и визитов представителей внебюджетных фондов в компанию может нагрянуть с проверкой полиция. Мероприятие малоприятное. Тем более, что проверяющие данной категории используют эффект неожиданности и часто являются в офис без каких-либо предварительных звонков и запросов. Более того, никто никогда не знает, придет в компанию полиция с проверкой или нет – подобная информация является строго конфиденциальной. Все это исключает возможность быть готовым к подобному визиту.

Давайте рассмотрим, в каких случаях в компанию приходит полиция, какие действия и в каких случаях может предпринять, как грамотно вести себя в ходе такой проверки, а также возможные способы оградить компанию и ее должностных лиц от возможных негативных последствий проверки.

К кому чаще всего приходит полиция?

Чаще всего полиция наведывается в компании с большим оборотом налички – торговля (особенно если есть алкоголь), АЗС. Также в зоне риска крупные компании, где нарушения достаточно легко найти из-за множества операций. Но это если рассуждать с точки зрения закона.

Так, например, в апреле 2016 года только в одном среднестатистическом городе Московской области было как минимум два подобных визита полиции. Первый – в сеть косметических салонов, который приглянулся (с точки зрения изъятия) жене мэра города. В данном случае проверку инициировали с целью вынудить продать бизнес за бесценок (визит полиции – способ уменьшения цены).

Второй – в автомойку, совмещенную с авторемонтом, где арендатор мойки не сошелся в отдельных вопросах с хозяином помещений. И все началось с примитивного заявления об использовании краденого оборудования (все это не подтвердилось, но нервы потрепали изрядно).

Когда в компанию может прийти полиция

Оснований для полицейской проверки достаточно много. Но мы рассмотрим самые распространенные ситуации, когда полиция может оказаться на пороге офиса компании.

1. Проведение доследственной проверки

Такая проверка возможна в случае:

Случай из практики

К нашему клиенту под видом посетителей прибыли два оперативных сотрудника. В то время как один из сотрудников вел беседу с руководителем компании, второй убедил одного из работников передать ему документы, содержащие конфиденциальную информацию. После получения необходимой информации оба сотрудника ушли. При обращении к нам клиент не знал данные о лицах, приходивших к нему, а также основания их нахождения в офисе, так как никаких документов сотрудники оперативных служб не предъявили. Данная история закончилась определенными финансовыми потерями для клиента, а также потерей деловой репутации и определенного количества нервных клеток для директора компании.

Важно!

Если ранее решение вопроса о возбуждении уголовного дела по налоговым преступлениям было возможным лишь после вступления в законную силу решения налоговой инспекции о привлечении к ответственности, то сейчас для проведения следственных, а также проверочных действий достаточно любой, в том числе оперативной информации о наличии в действиях должностных лиц компании признаков состава налогового преступления.

2. В рамках выездной налоговой проверки

В настоящее более 90% всех выездных налоговых проверок проводится с участием сотрудников полиции.

3. При расследовании уже возбужденного уголовного дела

В данном случае у полиции есть полномочия проводить обыски в офисе, в доме директора, а также личные досмотры сотрудников и должностных лиц компании. При этом проверяющие обязаны предъявить уполномоченному представителю компании постановление на обыск, подписанное следователем.

Что позволено полиции в ходе проверки компании

Обратите внимание, что действия сотрудников полиции в ходе проверки не безграничны – они могут проверять только в рамках предмета проверки, указанного в постановлении о ее проведении, и производить только те действия, на которые у них есть соответствующие полномочия, описанные в постановлении.

Осмотр или обследование помещений проводится в рамках доследственной проверки. При обследовании полиция имеет право осматривать только те вещи, которые лежат на поверхностях – на столах, тумбочках, полках шкафов. Открывать кабинеты, сейфы или выдвигать ящики столов проверяющие самостоятельно не имеют права, однако вправе требовать это сделать кого-нибудь из числа работников проверяемой компании (но они в свою очередь не обязаны выполнять данное требование, если считают его незаконным). Кроме того, в ходе обследования работники компании могут общаться, свободно передвигаться по офису и даже покинуть его, и полицейские не вправе их в этом ограничить.

Важно!

Если в ходе осмотра проверяющие просят открыть сейф, то исполнять это требование не обязательно, пусть даже полиция угрожает его изъятием. Полицейским можно сообщить, что действия полицейских в ходе изъятия будут зафиксированы и затем обжалованы как незаконные.

Обыск возможен исключительно в рамках расследования уже возбужденного уголовного дела. При обыске полицейские имеют право вскрывать и обыскивать любые помещения, включая кабинет руководителя и главного бухгалтера компании, а также сейфы, закрытые на ключ шкафы, ящики стола и т. д., если владелец отказывается открыть их добровольно.

В отличие от осмотра, при обыске сотрудники полиции вправе запретить всем присутствующим покидать помещение, переговариваться друг с другом и общаться по телефону до окончания следственных действий.

Важно!

Лучше не препятствовать полиции, так как это может служить основанием для привлечения как к административной, так и к уголовной ответственности!

Обыск и осмотр помещений – только с двумя понятыми!

Для проведения обыска или осмотра помещения в обязательном порядке должны присутствовать двое понятых. Полицейские либо приводят их с собой, либо просят выступить в их роли кого-то из присутствующих. В том, что понятыми будут сотрудники проверяемой компании, есть свои плюсы – при свидетелях полиция вряд ли будет предпринимать какие-либо незаконные действия.

Важно!

В ходе оперативно-розыскных мероприятий при доследственной проверке обыск сотрудников, досмотр их личных вещей – сумок, портфелей, столов и др. – не допустим, как и изъятие этих предметов, за исключением случаев совершения сотрудником компании административного правонарушения или преступления.

Выемка документов, изъятие предметов

При проведении обследования помещений полицейские имеют право изъять документы и предметы, в том числе электронные носители информации. Однако изыматься могут только документы и предметы, имеющие непосредственное отношение к основаниям, указанным в распоряжении о проведении обследования. Изъятие документов производится только по описи, подписанной обеими сторонами.

Важно понимать, что на стадии доследственной проверки (т.е. до возбуждения уголовного дела) опрос – это оперативно-розыскное мероприятие, которое проводится только с согласия участвующего в нем лица, то есть опрашиваемого. Сотрудники полиции вправе задавать вопросы, но у представителя компании отсутствует обязанность на них отвечать, если он не желает этого делать. Поэтому на данном этапе общение с представителями полиции желательно свести к минимуму.

Во всех случаях проверяющие желают провести опрос представителей бухгалтерской службы компании. Помимо главбуха опрашивают рядовых сотрудников бухгалтерии, которые отвечают за тот или иной участок. Опасность в том, что самого наемного бухгалтера к уголовной ответственности не привлекают – его заставляют дать показания на генерального директора и отпускают.

Важно!

Как грамотно вести себя в ходе опроса и защититься от уловок сотрудников полиции, мы расскажем в одной из ближайших публикаций.

Цели контроля исполнения документов — содействие качественному и своевременному выполнению решений руководства организации и структурных подразделений, а также получение информации для оценки эффективности деятельности должностных лиц и подразделений организации.

Для чего необходим контроль за исполнением документов?

Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.

Как осуществляется контроль за исполнением документов?

Контроль исполнения документов — это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, а также получение информации об уровне исполнительской дисциплины структурных подразделений и сотрудников.

Какая служба контролирует прохождение и исполнение документов?

Контроль за исполнением документов

контроль за сроками исполнения документов — ведет служба документационного обеспечения управления или в небольшой фирме — секретарь.

Кто и как осуществляет у вас контроль за исполнением документов?

Общий контроль за исполнением документов и поручений в структурных подразделениях суда осуществляют руководители этих подразделений, а текущий контроль - специалисты делопроизводства подразделений, на которых распоряжением руководителя возложена такая обязанность.

Что такое контроль за исполнением документов?

Контроль за исполнением документов осуществляется в целях обеспечения своевременного и качественного их исполнения, укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности структурных подразделений и должностных лиц Судебного департамента.

Каковы преимущества автоматизированной системы контроля за исполнением документов?

Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. Так как машина фиксирует все задержки исполнения документов, программу контроля можно увязать с премированием сотрудников.

Как проводится контроль за сроками исполнения документов?

постановка документации на контроль;
проверка сроков доведения до ответственных лиц;
предварительная проверка хода работ и его регулирование;
снятие поручения с контроля;
распределение документации в дела;
анализ результатов, учет и обобщение полученной в ходе выполнения информации;

Когда документ считается исполненным?

Как определить сроки исполнения документов?

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших — с даты поступления, которая содержится в отметке о поступлении (регистрационном штампе входящих документов).

Кто контролирует в организации качественное и своевременное исполнение документов?

5.1.1. Общий контроль за своевременным и качественным исполнением приказов, распоряжений, поручений председателя суда, планов работы, а также других документов, находящихся на исполнении и подлежащих контролю, осуществляет администратор суда.

Что такое исполнить документ?

Как правильно поставить резолюцию на документах?

Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Кто отвечает за качество исполнения документов?

Контроль исполнения документов и поручений (по срокам и по существу) осуществляет служба делопроизводства или специально создаваемая контрольная служба (служба административного контроля), под руководством которой этот вид контроля реализуют руководители подразделений (по существу принятых решений), их помощники и .

Кто имеет право устанавливать сроки контроля исполнения документов?

Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его. Продление срока исполнения документа должно быть серьезно обосновано, что входит в обязанности ответственного исполнителя.

Кто имеет право снять документ с контроля?

Когда в компанию приходит проверка, важно быть готовым и знать, какие документы показать инспекторам, где могут быть нарушения и как защититься от штрафов. С экспертами Контур.Школы разберёмся, как самостоятельно провести аудит кадровых документов и подготовиться к приходу ГИТ.

Обязательные документы для проверки

К обязательным документам для аудита относятся следующие:

Устав организации

Что в нём смотреть:

полное и сокращённое название организации;
место расположения организации;
наличие филиалов и представительств и их правильные названия;
полномочия исполнительного органа организации;
место хранения документов.

Когда мы начнём проверять другие документы, зная точные формулировки в уставе, сможем понять, легитимны ли локальные нормативные акты, уполномоченными ли лицами подписаны трудовые договоры, графики работ, сменности, отпусков и пр. На практике документы часто утверждают неуполномоченные лица. Например, всё подписывает гендиректор, а формулировка в уставе за ним этих полномочий не предусматривает.

Правила внутреннего трудового распорядка

Минимум, который должен быть прописан в них по закону (ст. 189 ТК РФ): права и обязанности работника и работодателя, действующие режимы работы в организации, порядок предоставления отпусков, ответственность сторон, меры поощрения и применения дисциплинарных взысканий.

Локальные нормативные акты по работе с персональными данными

Если у вас их несколько (по защите персональных данных, по обработке, по установлению доступа), то включайте в аудит все.

Проверять имеет смысл только те, которые относятся к работникам. Например, локальный нормативный акт, который определяет порядок работы в информационных системах, ГИТ смотреть не будет, он больше интересен Роскомнадзору.

Трудовой договор

При проверке ГИТ трудовой договор в зоне риска. Его инспекторы всегда пристально изучают, чтобы привлечь работодателя к административной ответственности за каждый некорректно составленный документ. Правила составления даны в ст. 56, 57, 67, 136 ТК РФ.

Ещё один риск по трудовым договорам — споры с сотрудниками. Если работник не согласен с требованиями и условиями работодателя, то может подать жалобу на нарушение своих прав в ГИТ, суд и другие инстанции. Тогда работодателю придётся отвечать за то, что написано в трудовом.

Штатное расписание

Его надо проверить на возможную дискриминацию, потому что инспекторы всегда обращают на это внимание (ст. 57 ТК РФ). Сотрудникам, которые занимают одну и ту же должность, выполняют одну и ту же функцию по трудовому договору или должностной инструкции, нельзя платить разные оклады. Зарплаты можно, а оклады нельзя. Это связано с тем, что по ТК РФ за труд равной квалификации положена равная оплата труда.

График отпусков

График отпусков надо утверждать не позднее чем за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ). Можно использовать унифицированную форму или свою. ГИТ проверяет, все ли работники есть в графике, по каждому ли указаны даты отпусков и нет ли нарушений в количестве дней отпуска, положенных по закону.

Минимальная продолжительность отпуска — 28 календарных дней в год, у кого-то есть допотпуска. Если у работника и основной ежегодный отпуск, и дополнительный, то в график включается оба вида.

Табель учёта рабочего времени

Табель определяет фактическое количество часов, отработанных каждым работником (ст. 91, 99 ТК РФ). На аудите его сверяют с другими документами. Например, посмотрев на табель и зная, какой режим времени установлен работнику по правилам внутреннего трудового распорядка или трудовому договору, можно увидеть, есть ли превышения по норме часов (исходя из установленного работнику режима), правильно ли произведена оплата.

График сменности

Обязательный документ, если в компании есть сменный режим работы (ст. 103 ТК РФ). К графикам есть важное требование — при любом режиме у сотрудника должно быть не менее 42 часов непрерывного отдыха (ст. 110 ТК РФ). Проверяющие следят за выполнением этого правила.

На практике работодатели его часто нарушают: при определении нормы закладывают в графики больше часов, чем положено. Проверяющие легко это выявляют по табелю учёта рабочего времени и графикам сменности, так как в них видно, какое количество часов запланировано, а сколько по факту люди отработали.

Инструкции по охране труда

Инструкции больше относятся к охране труда, чем к кадровому делопроизводству, но тем не менее они должны быть в организации. Если у вас эти документы есть, проверьте, соответствуют ли они законодательству (ст. 212 ТК РФ, Постановление Минтруда от 13.01.2003).

Личные карточки Т-2

Карточка Т-2 почти у всех оформлена неправильно, и данные туда вносятся не совсем корректно (Постановление Правительства от 16.04.2003 № 225). Это маленький документ, по которому несерьезные штрафы, но очень много требований. Тем более показываем мы карточки не только ГИТ, но и Роскомнадзору, который следит за работой с персональным данными, Министерству культуры, которое контролирует соблюдение требований архивного законодательства.

От того, что написано в карточке Т-2, какие данные внесены, вклеена или не вклеена фотография, есть замазывания, затёртости или какие-то исправления, будет зависеть итог любой из проверок контрольных органов. Поэтому проверять карточки надо, но можно чуть менее тщательно, чем другие документы. Исключать их из аудита совсем ни в коем случае не следует.

Расчётный листок

ГИТ проверяет, как работодатели оформляют расчётный листок, сколько раз в месяц выдают его сотрудникам, что в нём указывают, утверждена ли форма листка в соответствии с требованиями ст. 136 ТК РФ.

Заявления об увольнении по собственному желанию, отпусках

Заявления делятся на обязательные и не обязательные по закону (ст. 80, 127, 128, 255, 256 ТК РФ). Распределить их помогут ваши юристы, которых стоит включить в состав комиссии. Например, заявление об увольнении работника по собственному желанию обязательно по ст. 80 ТК РФ. Все обязательные заявления проверяйте на наличие и правильность оформления.

Уведомления от работодателя

Это уведомления об изменении условий трудового договора, о прекращении срока действия трудового, о предоставлении ежегодного отпуска в соответствии с графиком, об увольнении в связи с сокращением штата и пр. Их тоже следует делить на обязательные и необязательные. Необязательные можно вообще не оформлять, заменить на другой документ или ознакомить с ними сотрудников по электронной почте.

Приказы работодателя

Это приказы о приёме или увольнении, о назначении дисциплинарного взыскания, о привлечении к работе в выходные и праздники, о направлении в командировку. Они обязательны и должны быть. Остальные, например, на сверхурочную работу, о переводе на другую работу, о привлечении к дополнительным видам работ, на отпуск законом не установлены.

Трудовая книжка

Книги по трудовым книжкам

Сюда входит две книги:

книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним — ведётся в структурном подразделении, которое отвечает за кадры;
приходно-расходная книга по учёту движения бланков трудовых книжек и вкладышей к ним — ведётся в бухгалтерии, потому что она отвечает за бланки строгой отчетности, бланки трудовых книжек и вкладышей к ним.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.

Журналы инструктажей по охране труда и учёта движения путевых листов

Журнал инструктажей по охране труда обязателен по закону. Журнал учёта движения путевых листов тоже, если у вас есть водители. А вот всевозможные журналы приказов, больничных листов, личных карточек Т-2, трудовых договоров по закону не являются обязательными, и от них можно избавиться или перевести в электронный формат.

Необязательные документы для проверки

Есть необязательные локальные нормативные акты, которые в определённых обстоятельствах тоже могут стать обязательными.

К факультативным относятся следующие документы:

Положение об оплате труда. Оно нужно, если у вас кроме окладов работникам установлены доплаты, надбавки, стимулирующие выплаты, разные виды премий (ежемесячные, квартальные, годовые) (ст. 135 ТК РФ).
Положение по командировкам. Если вы часто отправляете работников в командировки, у вас должен быть локальный нормативный акт, в котором закреплён порядок возмещения расходов.
Положение по предоставлению отпуска. Необязательный локальный акт, но имеет место, если у вас есть сложности с предоставлением отпуска, и вы хотите разработать отдельный документ.
Коллективный договор. Если работник или работодатель изъявит желание о заключении такого документа, то другая сторона обязана его заключить.
Положение по аттестации, по установлению прохождения испытательного срока. Они понадобятся, если вы хотите увольнять людей из-за непрохождения испытательного срока или аттестации. Потому что при увольнении работника по этим основаниям такие документы должны быть по закону.

Оценка рисков при проверке ГИТ

Нарушения в обязательных по закону документах можно разделить на три группы риска: допустимый риск, высокий риск и контролируемый риск. Задача работодателя — не допускать высокий риск. Потому что с ним практически нет шансов получить какой-то минимальный административный штраф, так как нарушений очень много или они критичные.

Тип риска	Документы с нарушениями	Санкции
Допустимый	Приказы, трудовые книжки, личные карточки Т-2, графики отпусков, графики сменности. Нарушение процедур приёма, перевода, увольнения, отпуска и т.д.	Административный штраф до 50 000 рублей
Контролируемый	Приказы, трудовые книжки, личные карточки Т-2, графики отпусков, графики сменности, разовые нарушения по трудовым договорам*, несущественные нарушения по оплате труда	Административный штраф до 100 000 рублей
Высокий	Трудовые договоры, нарушения по оплате труда	Административная ответственность за каждый документ/случай, штраф от 100 000 рублей.

* Разовые нарушения по трудовым договорам — контролируемый риск, потому что инспекторы вправе применить штраф до 50 000 рублей за каждый договор с нарушениями в содержании или составлении.

Как оформить результаты кадрового аудита

Результаты кадрового аудита можно оформить на выбор в виде акта или заключения, в котором указаны нарушения, выявленные при проверке. Далее действуйте по желанию: издайте приказ с перечнем нарушений, которые будут устранять или исправлять должностные лица, и приложением к нему или отдельным документом составьте план исправления.

Не забывайте о сроке давности. Для норм трудового законодательства он равен году (ст 4.5 КоАП РФ). Это означает, что работодателя могут привлечь к ответственности только в течение года с момента, когда совершено нарушение. Если же проврека придёт к вам в течение этого года, когда нарушение ещё не устранено, инспекторы не имеют права назначить максимальный административный штраф. Зафиксировать дату, когда вы исправляли эти нарушения, поможет план исправления и приказ, в котором прописана дата обнаружения нарушения.

Автор Вебинара — Мария Финатова, эксперт по трудовому законодательству, преподаватель по трудовому праву

Редактор — Елизавета Кобрина

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Читайте также: