Копии каких документов может заверить работодатель

Обновлено: 28.06.2024

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Работник, которому работодатель выдал трудовую книжку в соответствии с частью первой настоящей статьи, обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 настоящего Кодекса) у данного работодателя предоставляются работнику в порядке, установленном статьями 66.1 и 84.1 настоящего Кодекса.

Комментарий к ст. 62 ТК РФ

1. Часть 1 ст. 62 обязывает работодателя по письменному заявлению работника выдавать ему копии документов, связанных с работой, в т.ч. и документов о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование. При этом работодатель не вправе требовать от работника объяснения причины, по которой копия того или иного документа ему необходима.

Перечень документов (копий документов), перечисленных в ч. 1 ст. 62, не является исчерпывающим. Помимо названных, работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему и другие документы, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав. Например, работодатель обязан выдать работнику характеристику, если она необходима ему для участия в конкурсе.

Все выдаваемые работнику по его просьбе документы (копии документов) должны быть надлежащим образом оформлены. Они должны быть заверены подписью руководителя или уполномоченного им лица и печатью организации. На документе должны быть указаны номер и дата его выдачи. Если выдается копия документа (например, копия приказа о приеме на работу или об увольнении), то на нем должна быть сделана отметка о том, что подлинник находится в данной организации.

Работник должен обратиться к работодателю с требованием о выдаче документов, связанных с работой, в письменной форме, т.е. путем подачи заявления.

По требованию работника работодатель обязан выдать необходимые ему документы не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления о выдаче документов.

2. Общий порядок выдачи и свидетельствования копий документов установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-х "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан".

В соответствии с названным Указом организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

В таком же порядке организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данной организации.

Организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

Отв. ред. Ю.П. Орловский "КОММЕНТАРИЙ К ТРУДОВОМУ КОДЕКСУ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ", изд.6-е АКТУАЛИЗАЦИЯ

ОРЛОВСКИЙ Ю.П., ЧИКАНОВА Л.А., НУРТДИНОВА А.Ф., КОРШУНОВА Т.Ю., СЕРЕГИНА Л.В., ГАВРИЛИНА А.К., БОЧАРНИКОВА М.А., ВИНОГРАДОВА З.Д., 2014

2. Статья 4.1 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством". Права и обязанности страхователей

3. Статья 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". Документирование информации

4. Статья 13.2. Федерального закона от 25 июля 2002 г. N 115-ФЗ "О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации"

5. Указ Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан"

6. Раздел II Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Ведение трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225)

7. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) (утв. и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299)

8. Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации (утв. постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1)

9. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76)

10. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)

1. Справка о среднем заработке для определения размера пособия по безработице (стипендии) (утв. Письмом Министерства труда и социальной защиты РФ от 15 августа 2016 г. N 16-5/В-421)

2. Примерная форма справки, уточняющей особый характер работы или условий труда за периоды работы, которые засчитываются в стаж, дающий право на досрочное назначение трудовой пенсии (подготовлено экспертами компании "Гарант")

3. Справка о средней заработной плате (денежном довольствии) для определения размера пособия по безработице (стипендии) ("Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение")

4. Личное дело ("Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения")

5. Образец заполнения приказа (распоряжение) о приеме работника на работу (Унифицированная форма N Т-1) ("Кадровик. Кадровое делопроизводство")

6. Образец заполнения личной карточки работника (Унифицированная форма Т-2) ("Кадровая служба и управление персоналом предприятия")

7. Образец заполнения штатного расписания (Унифицированная форма N Т-3) ("Кадровик. Кадровое делопроизводство")

8. Образец заполнения приказа (распоряжение) о переводе работника на другую работу (Унифицированная форма N Т-5) ("Кадровик. Кадровое делопроизводство")

9. Образец заполнения приказа (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (Унифицированная форма N Т-6) ("Кадровик. Кадровое делопроизводство")

10. Образец заполнения графика отпусков (Унифицированная форма N Т-7) ("Кадровик. Кадровое делопроизводство")

11. Образец заполнения приказа об увольнении (Унифицированная форма Т-8) "Нормирование и оплата труда на автомобильном транспорте")

12. Образец заполнения приказа (распоряжение) о направлении работника в командировку (Унифицированная форма N Т-9) ("Кадровик. Кадровое делопроизводство")

13. Образец заполнения приказа (распоряжение) о поощрении работника (Унифицированная форма N Т-11) ("Кадровик. Кадровое делопроизводство")

14. Образец заполнения табеля учета рабочего времени (Унифицированная форма N T-13) ("Зарплата")

15. Образец заявления о внесении изменений в учетные документы ("Кадровик.ру")

16. Образец выписки из трудовой книжки ("Отдел кадров коммерческой организации")

17. Заявление о выдаче заверенных копий документов ("Кадровая служба и управление персоналом предприятия")

18. Внутренняя опись документов личного дела ("Отдел кадров коммерческой организации")

19. Образец оформления листа-заверителя личного дела ("Руководитель бюджетной организации")

20. Табель форм документов по учету и сопровождению кадров ("Кадровик. Кадровое делопроизводство")

1. Письмо Фонда социального страхования РФ от 24 июля 2013 г. N 15-02-01/12-5174л "О порядке заполнения и выдачи справки о сумме заработной платы"

2. Разъяснения Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2013 г. "Об условиях и порядке признания гражданина безработным"

3. Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 14 февраля 2013 г. N ПГ/1487-6-1 "О требованиях к оформлению первичных документов"

3. Как заверить копии документов? (журнал "Делопроизводство", N 4, октябрь-декабрь 2016 г.)

4. Выдача отделом кадров архивных справок, копий, выписок (журнал "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 4, апрель 2016 г.)

5. Справки по требованию работников (журнал "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 1, январь 2016 г.)

6. Порядок заполнения справки о среднем заработке уволенного работника для службы занятости (журнал "Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, июнь 2015 г.)

7. Утверждаем локальный нормативный акт ("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 2, февраль 2015 г.)

8. Документы, предоставляемые работнику работодателем ("Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 1, январь 2014 г.)

9. Работник пришел за справкой ("Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 2, февраль 2013 г.)

12. Акты в кадровом делопроизводстве: составляем правильно ("Отдел кадров коммерческой организации", N 4, апрель 2012 г.)

13. Приказы: форма, нумерация, исправления ("Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 3, март 2012 г.)

Решения практических ситуаций

Ситуация 1: Обязан ли работодатель уничтожить копии документов, на основании которых заполнялась карточка формы N Т-2, после увольнения работника (копия паспорта, ИНН, СНИЛС, диплом и прочее), или они могут храниться вместе с карточкой формы N Т-2 (с работника было получено согласие на обработку персональных данных, которое не отозвано)? Обязан ли работодатель выдать копии этих документов по заявлению работника и в какой срок? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2017 г.)

Ситуация 2: В трудовом договоре установлены должностные обязанности работника. Должностная инструкция не является частью трудового договора, а представляет собой локальный нормативный акт. Трудовой договор выдан работнику. С должностной инструкцией он ознакомлен. Необходимо ли предоставить работнику заверенную копию должностной инструкции? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2014 г.)

Ситуация 3: Обязан ли работодатель выдавать копию приказа о дисциплинарном взыскании лицу, к которому это взыскание было применено? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2012 г.)

Ситуация 4: Сотрудник уволен из организации месяц назад по собственному желанию. Сейчас он обратился с заявлением о выдаче ему копий всех приказов за трехлетний период работы и копии коллективного договора. Обязан ли работодатель выдать копии указанных документов именно бывшему сотруднику, если ст. 62 ТК РФ предусматривает выдачу документов сотруднику, состоящему в трудовых отношениях с организацией? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, декабрь 2009 г.)

Ситуация 5: Сотрудник, находящийся на испытательном сроке, отработав несколько дней, запросил копию положения о командировках. Обязан ли работодатель удовлетворить просьбу? (журнал "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 4, апрель 2017 г.)

Ситуация 6: Если сотрудник сформирует кадровый электронный документ (например, заявление на отпуск) и поставит на нем свою электронную подпись, отвечающую требованиям Закона N 63-ФЗ, то будет ли такой документ равносилен бумажному заявлению, подписанному сотрудником собственноручно? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.)

Ситуация 7: Кто должен заверять копии документов по кадровому производству (трудовые книжки, приказы по личному составу, трудовые договоры)? Каким образом лучше оформить такие полномочия - приказом или доверенностью? ("Кадровик.ру", N 3, март 2012 г.)

Ситуация 8: Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" предусмотрены унифицированные формы приказов (о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и пр.) с литерой "а". Однако мне эти формы неудобно заполнять, да и бухгалтерская программа не дает такой возможности, поэтому мне легче составить и оформить два-три аналогичных приказа от одного числа, чем один с литерой "а". Является ли это ошибкой или нарушением? ("Кадровик.ру", N 2, февраль 2012 г.)

Ситуация 9: Работник организации, с которым в установленном порядке прекращен трудовой договор, обратился к организации с письменным заявлением о представлении ему копии приказа о приеме на работу. Обязан ли бывший работодатель предоставить указанному лицу такую копию в день обращения? ("Бухгалтер и закон", N 6, июнь 2011 г.)

Ситуация 10: В какой срок организация должна выдать работнику справку по форме 2-НДФЛ? Нужно ли для этого взять заявление от физического лица? Или достаточно его устной просьбы? ("ЭЖ Вопрос-Ответ", N 11, ноябрь 2011 г.)

1. Определение Верховного Суда РФ от 16 декабря 2016 г. N 307-ЭС16-15862 (об отказе в передаче жалобы в Судебную коллегию Верховного Суда Российской Федерации)

2. Решение Верховного Суда РФ от 10 ноября 2011 г. N ГКПИ11-1719 (об отказе в признании недействующим пункта 13 Перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с Федеральными законами "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" и "О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации", утв. постановлением Минтруда РФ и ПФР от 27 февраля 2002 г. N 16/19па)

Консультации по "1С:Зарплате и управлению персоналом 8"

1. Вопрос: Формирование справки о среднем заработке сотрудника для определения размера пособия по безработице? (журнал "БУХ.1С", N 4, апрель 2017 г.)

2. Вопрос: Как в программе указать, что сотрудник работает территориально удаленно, но эта территория не является самостоятельным подразделением организации? (журнал "БУХ.1С", N 4, апрель 2017 г.)

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Путеводитель по кадровому делу

Подготовлен экспертами компании "Гарант"

Путеводитель по кадровому делу включает тематические подборки правовых норм, судебной практики, разъяснений государственных органов власти, аналитических материалов, практических ситуаций, а также форм документов и образцов их заполнения.

Быстро разобраться с кадровым вопросом Вам помогут:

- одновременное наличие различных видов информации по интересующей проблеме,

Вышел новый стандарт заверения документов, в том числе описывающий и порядок заверения копии трудовой книжки, стандарт действует в 2021 году. Поэтому заверять трудовую книжку в 2021 году надо по-новому.

В связи с чем появились новые правила заверения трудовых книжек в 2021 года

Уже достаточно долго для верного заверения трудовой книжки работодатели руководствуются нормами, описанными в ГОСТ Р 6.30-2003.

Изменений не так много, но одно существенное все же есть. Нужно указывать место хранения оригинала трудовой книжки в заверительной надписи, если копия предназначается для другой организации.

Для чего необходимо заверение копии

За копией трудовой книжки может обратиться сам сотрудник. Для этих целей он пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать заверенную в должном порядке копию трудовой книжки. При этом работник не обязан пояснять причину, по которой ему понадобился документ. Часто такой документ предоставляется в банки для получения кредитов или в органы соцзащиты для получения некоторых льгот или пособий. Обо всех этих причинах сотрудник имеет право умолчать.

Заверить трудовую книжку и выдать копию на руки сотруднику необходимо в течение трех рабочих дней с момента его обращения. Такой срок предусмотрен в ст. 62 ТК РФ.

Также заверенная копия трудовой книжки может понадобиться и самому работодателю – при подаче документов в соцстрах на возмещение расходов по выплаченным пособиям. По данным из трудовой подтверждается стаж, который используется для расчета пособий.

Обратите внимание, что существует судебная практика, указывающая на возможность не подтверждать стаж уволенных сотрудников копиями их трудовых книжек при подаче документов в ФСС на возмещение пособий (например, Определение ВС РФ от 08.11.2017 № 302-КГ17-16190). Тем не менее, для того, чтобы не пришлось доказывать свою правоту в суде, лучше подстраховаться и оставлять копии трудовых книжек увольняющегося персонала.

На какие данные обратить внимание перед тем, как заверить копию трудовой

Перед тем как заверить копию трудовой книжки, надо проверить полномочия лица, который планирует подписать документ.

Кроме того, необходимо свериться с кадровыми документами, чтобы убедиться, что все записи о переводах, изменении подразделения и иных подобных нюансах были внесены в трудовую. Дописывать такие сведения на уже сделанной копии недопустимо.

Как заверить трудовую книжку в 2021 году: основные правила

Правила заверения трудовой книжки, как уже сказано, пока применяются те, что прописаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Они требуют, чтобы заверительная надпись содержала такие обязательные пункты:

должность лица-представителя работодателя, который заверил копию трудовой;

подпись и расшифровка подписи;

дата заверения копии документа.

Желательно еще внести запись о том, что работник трудоустроен по сегодняшний день. Конечно, только если это соответствует действительности и нет информации о том, что в ближайшие дни сотрудник будет уволен.

Для того чтобы заверять трудовые книжки по новым правилам 2021 года, необходимо дополнительно делать запись о том, где хранится подлинник трудовой, если копия предоставляется в другую организацию.

Место хранения подлинника

Новый порядок заверения документов подразумевает указание места хранения подлинника трудовой книжки. Формулировка данной записи приведена в п. 5.26 ГОСТа Р 7.0.97-2016. Руководствуясь данным пунктом необходимо прописать не только наименование организации-работодателя, но и реквизиты дела, в котором хранится документ.

Правда, в большинстве предприятий малого и среднего бизнеса, где штат не настолько велик, трудовые книжки хранятся просто в сейфе, металлическом противопожарном шкафу или ином месте, способном обеспечить безопасность хранения документов. В таком случае достаточно указания наименования организации, которая ответственна за хранение трудовых книжек.

Образец заверения трудовой книжки по-новому Исходя из действующих правил, так должна выглядеть запись для заверенной копии трудовой книжки:

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Акция

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

Между тем нередки ситуации, когда человеку требуется копия указанной книжки для предоставления в ту или иную инстанцию. Как ее получить, если книжка находится не у вас, а у работодателя? Кроме того, простая копия будет недействительной, она обязательно должна быть определенным образом заверена.

Рассмотрим, как правильно осуществить эту процедуру и не допустить некоторых распространенных ошибок, чтобы полученная копия действительно была актуальной по месту предоставления.

Зачем может понадобиться копия трудовой

Документ, свидетельствующий о последовательной официальной занятости человека, может понадобиться ему не только при трудоустройстве на основное место работы. Перечень причин необходимости получить копию может быть весьма обширным:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Закон не ограничивает ситуации, в которых то или иное учреждение может потребовать у человека копию его трудовой. Все зависит от конкретной ситуации и цели.

Кто вправе заверять трудовую книжку

Далеко не любое должностное лицо имеет право производить эту процедуру. Ответственность за хранение и выдачу трудовой книжки законодательно лежит на работодателе, поэтому без его подписи и официальной печати, проставленных на каждой странице, копия не будет действительной. На некоторых предприятиях эти полномочия могут быть делегированы главному бухгалтеру или специально уполномоченному руководителем кадровому сотруднику.

Алгоритм заверения трудовой: шаг за шагом

Чтобы произвести процедуру заверения копии трудовой, не отклоняясь от требований Трудового Кодекса РФ, а также, чтобы копия была гарантированно принята в нужной инстанции, необходимо соблюдать ряд важных нюансов.

Обращение за заверением. Закон не предусматривает письменной просьбы – заявления о предоставлении требуемой копии. Достаточно устного обращения в отдел кадров, в бухгалтерию или прямо к руководству. Но в крупных компаниях с разветвленной структурой может быть принят порядок письменного обращения. В этом случае его нужно адресовать на имя начальника отдела кадров либо же генерального директора. Копию должны выдать не позже, чем в трехдневный срок.
Подготовка копии. Не имеет значения, каким образом будет снята копия с документа. Чаще всего используется ксерокс, но можно применить сканер, фотографию или распечатать текст из книжки на компьютере. Последний способ особенно удобен тогда, когда записи в книжке сделаны не вполне разборчивым почерком или не получается качественный ксерокс. Разрешается даже сделать выписку от руки.

ВНИМАНИЕ! Не всегда нужно копировать каждую страницу книжки, ведь иногда требуется информация лишь об определенном периоде трудоустройства. Тем не менее копия титульного листа с личными данными сотрудника обязательна во всех случаях.

ВАЖНО! Получив на руки копию, сотрудник должен убедиться в правильности заверения (наличии отметки, подписи и печати на каждой странице либо наличие шнуровки и нумерации страниц), чтобы при необходимости своевременно внести корректировки. Несмотря на максимально отведенный срок в три дня, в большинстве организаций принято заверять копии трудовой прямо при работнике.

Отказ работодателя предоставить заверенную копию или допущенные отклонения от формы являются законодательными нарушениями.

Альтернативный способ заверения копии

Можно воспользоваться еще одним вариантом заверения, разрешенным законом. Он не требует специальных отметок на каждом листе копии, а только на последнем. При этом дубликат должен быть сброшюрован (прошит), а каждый его лист пронумерован. На шнуровку, выведенную на последнюю страницу, наклеивается прямоугольник из белой бумаги, на котором и ставится подпись и печать уполномоченного лица (печать должна затрагивать и часть листа копии), а также наносится информация о количестве сброшюрованных листов.

Для такого варианта заверения копию нужно выполнить на листах формата А4, причем каждая страница оригинала должна занимать отдельный лист.

К СВЕДЕНИЮ! В некоторых организациях, например, в банках, может существовать свой порядок, требуемый для удостоверения подлинности дубликатов. Рекомендуем сначала обратиться за инструкциями и образцом в учреждение, куда будет предоставляться копия документа.

Где заверить копию трудовой неработающим

у последнего нанимателя, если тот согласен (в конце копии уполномоченное лицо укажет причину, по которой человек больше не является сотрудником данной организации);
у любого нотариуса (они уполномочены удостоверять копии любых документов при наличии оригинала, содержание при этом не проверяется).

Не допускайте этих ошибок

Самые распространенные ошибки, могущие свести на нет действительность заверенного дубликата или выписки из трудовой книжки:

ВНИМАНИЕ! Копия станет недействительной спустя месяц после выдачи, а также в том случае, если в оригинал в течение этого месяца были внесены дополнительные записи. Исключение составляет нотариально заверенная копия – ее срок действия неограничен.

Читайте также: