Контроль сроков исполнения документов поручений включает в себя

Обновлено: 18.05.2024

Исполнительская дисциплина – это точное выполнение каждым работником или коллективом постановлений, решений, распоряжений, поручений, принятых на более высоком уровне управления.

Контроль - это проверка качества управленческой деятельности посредством сопоставления фактически достигнутого уровня промежуточных или конечных результатов и уровня, установленного решениями, постановлениями, нормами и другими нормативными документами.

Руководство формирует поручения подчинённым с четкой постановкой цели и критерия, по которым будет выполнено и оценено задание. Затем определяются сроки, необходимые исполнителю для реализации поручения и уровень важности, срочности по сравнению с текущей работой. Поручение должно быть понятным для непосредственного исполнителя, а именно: конкретное, измеримое, достижимое, уместное, согласованное по времени.

Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительный контроль, предупредительный контроль, аналитический контроль, снятие документа с контроля.

Виды поручений. Поручения по документам и поручения (указания) общего характера

Поручения – это прямые указания руководства для подчинённых. Поручения могут выдаваться по исполнению конкретного документа, либо носить общий характер указаний.

на этапе работы с проектом документа (как указания о подготовке или корректировке документа);
до выдачи указаний по исполнению документа, находящегося на рассмотрении или утверждении (например, для запроса дополнительной информации у автора или планируемого исполнителя документа);
одновременно с любыми выданными заданиями, но не в связи с исполнением содержания документа (например, о создании дела по документам данного вопроса; о включении сведений из документа в другие отчётные документы и т.п.).

Оформление поручений. Поручения, оформленные документами и поручения-задания

в распорядительных документах;
резолюциями на входящих и внутренних документах.

Документ (резолюция или пункты содержания) может содержать одно или несколько поручений одному или группе исполнителей. Учёт и контроль поручений, выданных распорядительным документом - должен производиться организацией в установленном порядке, уполномоченными на это сотрудниками. Каждое самостоятельное поручение должно контролироваться в такой системе учёта отдельно. Централизованному учёту и контролю в секретариате могут подвергаться только распорядительные документы (и резолюции) руководителя организации, и его заместителей.

Допускается оформление резолюций (указаний по исполнению документа) отдельным документом-приложением. Лист с резолюцией является неотъемлемой частью рассматриваемого документа и на нём в обязательном порядке должны указываться регистрационный номер и дата рассматриваемого документа, а сам он должен прикрепляться к документу. После исполнения лист с резолюцией должен подшиваться в дело вместе с документом.

Поручения могут выдаваться руководством на бездокументной основе, в виде самостоятельных заданий (без оформления распорядительных документов и резолюций), но только:

в рамках исполнения других документов – с целью детализации или разъяснения заданий подчинённым;
в рамках установленного функционального взаимодействия, закреплённого в Положениях о подразделениях или Положениях о функциях, Регламентах и т.п.

Ответственность за исполнение поручений-заданий возможна для сотрудника организации, только если данное поручение оформлено установленным порядком.

Оформление поручений-заданий в организации должно производиться в специальных формах учёта и контроля исполнения поручений (журналах) уполномоченными сотрудниками организации:

по прямому указанию руководителей, выдавших поручения;
по докладу исполнителей, о выдаче им таких поручений.

руководством в отношении подчинённых - самостоятельно;
уполномоченными сотрудниками, от имени руководителей, выдавших поручение.

Комплекс действий по контролю исполнения. Постановка документов на контроль

Документы на исполнении (документы с активными заданиями по их исполнению), а также поручения по документам и поручения общего характера возможны к постановке на контроль, при котором будет осуществляться необходимый комплекс контрольных действий назначенным на контроль сотрудником. Постановка на контроль осуществляется руководителем – инициатором поручений, с назначением сотрудника-контролёра.

Для отдельных видов документов – постановка на контроль является обязательной, не требует дополнительных указаний от инициаторов поручений и должна производиться контролёрами этих видов документов автоматически. Контроль таких документов осуществляется централизованно, специально назначенными сотрудниками (секретариатом). К таким документам относятся:

все виды распорядительных документов по основной деятельности;
все документы с поручениями руководителя организации, по которым требуется ответный доклад руководителю;
все документы с поручениями руководителя организации, по которым требуется подготовка документа (внутреннего или исходящего).

учет всех поставленных на контроль документов, поручений до срока окончания исполнения;
корректировка массива хранимой контролируемой информации при изменении сроков исполнения, состава специалистов, работающих с документом, и движении документов в процессе работы с ним;
информирование руководителей и отдельных категорий сотрудников о состоянии и ходе исполнения документов, осуществление оперативного поиска сведений о документах по запросам;
напоминание руководителям, специалистам о наличии неисполненных документов и поручений;
фиксирование фактов исполнения или неисполнения контролируемых документов и поручений;
анализ уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

Виды и порядок контроля

Организация контроля исполнения включает четыре основных, последовательно выполняемых этапа: постановка документов на контроль, ведение контроля, снятие документов с контроля, анализ исполнительской дисциплины.

контроль по существу решения вопроса;
контроль сроков решения вопроса.

Контроль сроков решения вопроса включает в себя как контроль сроков собственно исполнения поручения, так и контроль сроков проверки результата (контролёром по существу). Таким образом, контроль по срокам включает в себя весь комплекс действий по отработке поручения – контроль сроков принятия исполнителем поручения в работу, его исполнение, проверка исполнения, а также необходимые повторные корректировки и проверки.

Контроль по существу решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное/назначенное лицо. Такой контролёр назначается по отдельным поручениям

Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль по существу также может осуществляться на соответствие требованиям оформления подготовленных в ходе исполнения документов.

Ответственность за конечный результат Контролёр по существу вопроса разделяет совместно с Ответственным исполнителем документа (если он назначен).

Контролёр по существу - имеет право по итогам своей проверки обоснованно отклонить результат, предъявленный для контроля Исполнителем.

Контроль сроков исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов и поручений. Контроль исполнения отдельных документов осуществляется централизованно, секретариатом. В остальных случаях – индивидуально назначаемыми сотрудниками.

Снятие документа или поручения с контроля

Документ снимается с контроля, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

Передача документов на исполнение другим сотрудникам (делегирование) не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения для первоначально назначенного на исполнение сотрудника.

Если контролёр по существу устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию - он возвращает документ на доработку без продления сроков исполнения.

Анализ исполнительской дисциплины

Данные о ходе и результатах контроля исполнительской дисциплины должны учитываться и периодически обобщаться - анализироваться. Сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде отчётов, по утверждённой форме.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

В 1С:Документооборот есть отчет "Справка об исполнительской дисциплине". Этот отчет можно формировать в СЭД или настроить регулярную отправку на электронную почту.

Во многих компаниях есть проблема с организацией работы персонала. Поручения руководителей не выполняются в срок или выполняются не полностью. Из-за задержек с исполнением поручений организация теряет прибыль. Как контролировать поручения, должен знать руководитель любого уровня: от генерального директора компании до менеджеров.

Правила формулировки поручений

Поручения следует грамотно составлять. Эффективность исполнения определяется точностью донесения информации. Четкие формулировки помогают организации в управлении персоналом.

Формулируйте поручения по методу SMART. Информация должна соответствовать 5 критериям:

Конкретность. Указание содержит ясное, точное описание результатов. Назначен работник, ответственный за реализацию. Двусмысленное толкование исполнителем недопустимо.
Измеримость. Формулировка содержит критерии оценки результата. Контроль поручений проводится по установленным критериям.
Достижимость. Срок выполнения указаний соответствует их сложности. Нельзя поставить заранее невыполнимое указание: это снижает мотивацию у персонала. Нельзя оставлять указания без ограничений дедлайна.
Адекватность. Поручение руководителя соответствует компетенции работника. Запрещено ставить задачи, не относящиеся к рабочему процессу: это нарушение корпоративной этики.
Ограниченность. Установлен срок реализации. Дедлайн соответствует важности. Заданный дедлайн не переносится. Нельзя называть дела срочными, проверяя результат 1−2 недели: снижается мотивация быстрого исполнения.

Кто должен управлять исполнением, на каких этапах?

Контроль поручений является многоуровневым процессом. Цепочка передачи поручений бывает длинной или короткой. Примеры видов цепочек по передаче ответственности:

Генеральный директор организации — руководитель отдела — помощник руководителя — менеджер — стажер.
Заказчик дизайна — менеджер креативного агентства — дизайнер.

Цепочку нет смысла рассматривать единым целым. Директор и помощник руководителя в крупных компаниях не взаимодействуют с линейным персоналом: это в компетенции менеджеров. Работа корпораций основана на пирамидальной структуре и праве делегирования.

Цепочку передачи стоит рассмотреть по звеньям: высшее руководство — руководитель среднего звена — подчиненные. Организация контроля происходит по единым принципам на всех уровнях пирамиды:

Руководитель подразделения получает задачи высшего руководства. Формулировка задач происходит устно, по телефону, рабочей почте. Определяется срок исполнения поручения. Если поручение непонятно, он обязан выяснить детали, прежде чем передавать указание.
Руководитель подразделения заносит новое поручение в систему контроля. Фиксирует срок выполнения. Планирует занятость подчиненных, доносит правила реализации задачи, срок исполнения. Разграничивает зоны ответственности подчиненных.
Руководитель проводит проверку сроков исполнения поручения, качества сданной работы. Взаимодействует с персоналом, отвечает на вопросы, проводит решение проблем.
При несоблюдении дедлайнов руководитель подразделения применяет регулирующие меры. Мотивирует сотрудников работать сверхурочно или информирует о лишении премии за просрочку.
Руководитель составляет отчеты, доносит сведения вышестоящему начальнику. Проверка включает регулярную отчетность или отчетность по реперным точкам (часто применяются оба правила отчетности).

Этапы сдачи крупных заданий называются реперными точками. Любые реперные точки должны формулироваться по методике SMART. Проверка реперных точек позволяет не затягивать работу над долгосрочными инициативами.

Регулярные отчеты проводятся в установленное время. Например, руководитель компании может проводить еженедельные совещания по понедельникам. На совещаниях проводится обсуждение и распределение нагрузки, сбор отчетности за прошедшую неделю.

Распространенной практикой департаментов продаж является почасовая отчетность. Например, работники заполняют отчеты о выполнении дневного плана продаж в 12:00, 15:00, в конце смены. Начальник проверяет записи подчиненных, реагирует на снижение продаж, выясняет причины.

Работа удаленных сотрудников: добиваемся порядка и дисциплины

Удаленный персонал должен чувствовать присутствие начальства. Надомная работа располагает к прокрастинации, отвлечению, откладыванию дел. Контроль поручений удаленным работникам проводится дистанционно. Неправильная организация вызывает потери времени. Уменьшается мотивация персонала к продуктивному труду.

Эффективным решением для надзора за удаленной работой является установка приложений. Специальные приложения мониторят занятость персонала, передают отчетность начальству.

ТОП-5 программных решений для дисциплины контролируемых исполнителей:

Непрерывная запись экрана. Перехват нажатий клавиш. Отслеживание переписки в мессенджерах. Запись поисковых запросов, посещенных страниц. Запись микрофона, камеры. Мониторинг портов, защита от утечки корпоративной тайны. Проверка запущенных приложений.

Просмотр движений на мониторе в онлайн режиме. Запись начала и окончания смены. Отслеживание активности и простаивания ПК. Статистика эффективности работника. Запись посещенных сайтов, активных приложений. Отслеживание посещений развлекательных порталов. Ведение рабочего календаря.

Запись начала и окончания смены. Проверка присутствия работника за ПК. Отправка уведомлений о нарушении регламента. Регулярные скриншоты экрана. Ведение табеля для расчета заработной платы. Сравнение продуктивности коллег. Проверка использования рабочего принтера.

Отслеживание продуктивного труда, непродуктивных занятий. Снимки экрана. Составление докладов о продуктивности. Проверка геолокации на мобильном устройстве. Мониторинг посещенных страниц, активных приложений. Настройка платежных ведомостей. Интеграция с CRM.

Трекер отработанных часов. Мониторинг запущенных приложений, открытых страниц. Проверка отвлечений, посторонних занятий. Проверка отчетности по приказам. Проведение онлайн совещаний.

Начинайте смену сбором удаленных исполнителей на видеоконференцию. Проводите совещание, чтобы обсудить итоги труда, поставить задачи на смену. Для координации действий удаленных и офисных исполнителей создавайте корпоративные чаты, документы с общим доступом

Инструменты контроля поручений: автоматизация процедуры

Бумажный контроль исполнения поручений неэффективен. Оформление документов, организация документооборота вызывает потерю времени. Бумаги захламляют стол исполнителя, теряются и портятся. Систему стоит организовывать в электронной форме. Компьютерная система наглядно показывает список указаний с дедлайнами.

Google документы

Для управления персоналом удобно использовать таблицы Google Docs c общим доступом. Вести онлайн-таблицу удобнее, чем заполнять файлы Excel. Число столбцов определяется спецификой деятельности компании.

Минимальный стандарт оформления столбцов:

Порядковый номер.
Текст: описание сути указания.
ФИО отвечающего сотрудника.
ФИО соисполнителей
Установленный дедлайн.
Дата промежуточной отчетности.

Сроки исполнения в документе фиксируются отдельным столбцом. Выполнив сортировку по сроку исполнения, дате отчетности, можно определить приоритеты. Преимущества Google документов — возможность доступа с любого устройства, бесплатная регистрация.

CRM

CRM — это программа для управления персоналом, отслеживания взаимодействий с клиентами.

Популярные CRM для контроля поручений:

Битрикс 24
Мегаплан
Простой Бизнес
Brizo.
ClientBase

Для каждого указания начальник создает и заполняет карточку CRM. К карточке прикрепляется ответственный исполнитель, соисполнители. Подчиненные видят описание поставленного задания в учетной записи.

Сроки исполнения в документе указывает его создатель. Ответственные видят срок исполнения задачи в календаре. Некоторые CRM показывают отсчет установленного дедлайна. В документе фиксируются этапы реализации, проводится переписка сотрудников.

Trello

Система проверки исполнения Trello основана на методике Kanban. Вопросы к исполнению в Trello оформляются списками и карточками. Для каждого проекта создается отдельная доска карточек. В карточках начальник указывает промежуточные этапы, сроки исполнения поручений. Доступ к доске планирования открывается для группы специалистов. В документах можно комментировать содержимое, переписываться с коллегами.

Gantt Pro

Система проверки исполнения Gantt Pro помогает организовать взаимодействие. Интерактивная утилита позволяет мониторить реализацию поручений любой сложности. Для планирования используется вид диаграммы Ганта.

Предусмотрена разбивка целей на подзадачи, составление схемы зависимостей. Можно ставить дедлайны методом календарного планирования. Достоинством является наглядная визуализация целей и результатов.

Организация контроля поручений позволяет работать эффективно, развивать и расширять бизнес. Создание системы контроля начните правильной постановкой задач по методу SMART. Задачам присваивайте ФИО отвечающего работника, срок исполнения. Используйте системы для проверки исполнения, чтобы автоматизировать управление персоналом

Эффективная система контроля исполнений поручений (СКИП) – это неотъемлемая часть организации. Независимо от того, внедрено ли в компании проектное управление, контроль поручений в том или ином виде есть абсолютно везде. Даже Agile команды в условиях самой бирюзовой холократии бессильны перед срочными требованиями пожарной инспекции, которые должны быть выполнены к 7 ноября. Команде поручается выполнить требования, отчет о выполнении приложить. Компании крайне важно контролировать, что требования выполнены или она получит штраф.

Контроль распространяется на поручения операционные и стратегические.

Операционные поручения – это незначительные действия, которые должны быть сделаны подразделениями.

Стратегические поручения – наоборот, распоряжения с самого верха, например, распоряжения генерального директора. Стратегические поручения могут быть крайне важны, потому что это задачи, которые ставит рынок, и ответ на которые должен быть получен быстро. То есть нет времени стартовать целый проект: если на рынок внезапно вышел западный конкурент, нужно срочно подготовить ответ – понизить цену, зайти с новым маркетинговой кампанией и т.п. Ответить конкуренту нужно сегодня, завтра будет уже поздно.

Важной частью системы исполнения поручений является контур поручений для проектов. У проектов есть план-график или же спринты, содержащие задачи. Тем не менее, по проекту постоянно проходят совещания и формируются какие-то задачи за пределами основных работ. Сложные работы вносятся в план-график. Но для простых действий, вносить которые в план сложнее, чем их сделать, реализуется контур управления поручениями. На поручения выделяется небольшой резерв трудового ресурса.

Из практики, 90% поручений возникают не спонтанно: они рождаются в рамках совещаний, где та или иная сторона берет на себя обязательство что-то сделать. Хорошо отлаженный процесс постановки поручений должен внедряться в цикл проведения совещаний, давая им автоматизированную поддержку и упрощая работу секретаря.

Контроль исполнения поручений для подразделений

В рамках подразделений в непроектной организации все задачи сотрудникам ставятся в форме поручений. Сотрудник выполняет работу, цель которой поставлена руководителем. Срок и содержание этой работы и составляют суть поручения.

В современных реалиях уже установлено, что лучшим средством контроля поручений внутри подразделения являются разные варианты Kanban. Для случаев, когда задачи подразделений не требуют доски, есть удобные инструменты, позволяющие закрыть контур постановки поручений: например, в системе ADVANTA инструменты простые и надежные – поставил задачу, принял результат.

Рис.1. Панель поручений в системе ADVANTA

Рис.2. Форма сбора факта по поручениям из системы

Контроль исполнения поручений генерального директора

Поручения генерального директора – это, в сущности, самые обычные поручения, только для их исполнения требуется существенно более ответственное отношение на всех уровнях управления. В примере, приведенном выше, если не выполнить поручение генерального директора и не дать ответ конкуренту, или не подготовиться к налоговой проверке, на зарплату денег может уже не хватить.

Сам по себе механизм постановки и контроля поручений в ADVANTA такой же, как у поручений для подразделений: есть ряд действий, как поставить поручение, выставить приоритет, и есть определенная последовательность, как его контролировать.

Рис.3. Рейтинг исполнителей поручений в ADVANTA

Контроль исполнения поручений проектов

В итоге контроль поручений становится не менее важной задачей управления проектом, чем контроль плана-графика проекта: если договоренности участников проектной команды не будут выполнены в срок, гарантированно сорвется какая-то задача проекта. Поэтому поручения контролируются в проектах рядом с основным планом-графиком. В ADVANTA возможно даже указывать влияние поручения на выполнение задачи.

Рис.4. Пример поручений по проектам в системе

Контроль исполнения поручений протоколов

Почти любое совещание генерирует поручения. Участники совещания собираются, чтобы о чём-то договориться. Договоренности бывают дух основных типов:

выработанные правила (не требуют действий);
задачи для участников совещания.

Если в компании установлена ADVANTA, она может сделать весь цикл постановки поручений по итогам совещания эффективнее: система может автоматически формировать протокол на основе введенной повестки и выставленных поручений. Поручения по протоколу автоматически войдут в контур контроля поручений и будут отслеживаться в рамках всех возможностей системы – их не нужно заводить отдельно в системе и для протокола.

Рис. 5. Печатная форма протокола совещаний в системе ADVANTA

Создание эффективной цифровой СКИП

В статье рассмотрены подходы ADVANTA к контролю поручений. Для повышения эффективности работы все эти подходы могут быть представлены в единой системе, дающей все преимущества цифровых процессов управления:

Поручения ставятся в ADVANTA как едином источнике правды о существующих поручениях.
Контроль исполнения поручений ведется в рамках цикла контроля исполнения, когда сотрудники регулярно отчитываются о результатах в электронной форме.
Отчет о выполнении поручения может содержать множество деталей, включая фото/видео информацию, которые можно вводить в дороге с мобильных устройств.
Протоколы и другие документы формируются автоматически: секретарь совещания и/или администратор проекта не тратит время на их подготовку.
Результативность и дисциплина исполнения поручений сотрудниками выводится на Дашборд (панель управления для руководителя).

Как любая цифровая система, электронная online система контроля исполнения поручений (СКИП) позволит экономить много времени, сил и нервов участникам процесса.

Если Вам необходима система, которая обеспечит 100%-ный контроль исполнения Ваших бизнес-процессов, задач, поручений, и позволит привести компанию к запланированным результатам в проектах, ознакомьтесь с обновленной демоверсией нашего решения.

Спасибо, Вы подписаны на рассылку!

С этого дня Вы будете регулярно получать полезные и исключительно практичные материалы по проектному управлению.

Станьте частью проектного сообщества!

Так же будет интересно:

Цель контроля — содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Контроль исполнения включает в себя несколько последовательных этапов:

- постановку документов на контроль;

- проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях:

- формализованный контроль своевременного исполнения;

- контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;

- контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;

- контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;

- контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;

Разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами.

Основными задачами подразделения (группы) контроля являются:

- отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;

- обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процессе и результатов исполнения, и доведение этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

- выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

По решению руководства организации контроль за сроками исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ.

Информация о результатах контроля исполнения должна поступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля конкретных документов и сроки их исполнения.

Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных системах управления и организациях, устанавливаются сроки их исполнения.

Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или в ходе рассмотрения установлен быть не может, устанавливается условный срок исполнения, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например при контроле исполнения исходящих документов.

На левом поле документа на уровне заголовков в ГОСТ Р 6-30-2003 предусмотрено место для простановки специальной отметки о контроле исполнения (реквизит 19).

Проверку хода исполнения в соответствии с УСОРД и ГСДОУ рекомендуется осуществлять в следующие сроки:

- задания последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц;

- задания текущего месяца — каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.

Согласно ГСДОУ снять документы с контроля может лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий.

Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно

В сводках, представляемых руководству, указываются:

- общее количество документов, находящихся в работе у исполнителя;

- количество (процент) выполненных с опережением установленных сроков;

- количество (процент) не выполненных или выполненных позднее установленных сроков;

- задержки исполнения в рабочих днях;

- причины задержек исполнения документов.

Технологическое обеспечение контроля осуществляет секретарь-делопроизводитель.

Ответственным за организацию контроля исполнения документов является директор организации.

Контроль исполнениясекретарем-делопроизводителем включает:

• постановку документа на контроль;

• проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;

Можно выделить контроль по существу решения вопроса, контроль над качеством исполнения документа и контроль над сроками правильного и своевременного исполнения документов.

Контроль за сроками исполнения документов в небольшой фирме ведет секретарь, а в крупном учреждении – служба документационного обеспечения управления, в составе которой может быть специальный отдел контроля или выделенный работник.

Технологию ведения контроля за сроками исполнения документов можно разбить на следующие процедуры:

· фиксацию всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства (проводится в процессе регистрации);

· проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

· напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;

· информирование руководителей о состоянии и ходе исполнения документов;

· осуществление оперативного поиска сведений о документах по запросам;

· внесение данных об исполнении документов;

· анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.Для распорядительных документов предметом контроля являются содержащиеся в нем решения. Соответственно на контроль ставится каждый пункт, каждое задание или поручение

На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции..

Можно выделить текущий, предупредительный и итоговый контроль.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает завтра или уже сегодня, путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом.

В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня. Если при получении документа либо в ходе выполнения документа исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю подразделения (тому руководителю, резолюция которого имеется на документе или который дал задание исполнителю и который имеет право на перенос срока исполнения документа). Если руководитель продляет срок исполнения, секретарь в соответствии с его указанием вносит в регистрационную карточку новый срок исполнения.

Читайте также: