Код формы приказ о распределении обязанностей между руководством организации по окуд

Обновлено: 25.05.2024

Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками — это документ, необходимый для делегирования полномочий руководителя иным работникам. У него нет специальной формы, но тем сложнее кадровикам понять, как его составить. Кроме того, при определенных обстоятельствах издать приказ будет недостаточно, нужны иные мероприятия, в том числе изменение должностных инструкций. Статья поможет разобраться, как правильно оформить распределение полномочий.

Суть распределения и перераспределения обязанностей

В небольших организациях, где мало подразделений и трудится один бухгалтер и один кадровик, нет смысла издавать распоряжение о распределении обязанностей между сотрудниками. Такой документ понадобится в случаях, когда компания крупная, у нее большой штат, в отделе кадров, бухгалтерии или ином отделе взаимодействуют по нескольку специалистов. Чтобы разделить, кто чем занимается и за какой участок работы отвечает, руководитель распределяет функции и полномочия между подчиненными. К примеру, если в бухгалтерии трудятся главбух, экономист и кассир, одному поручают ведение учета и документации, другому — планирование и отчетность, третьему — контроль за выдачей подотчетных сумм и начисление зарплаты. Таким образом, приказ о распределении функциональных обязанностей не только разграничивает деятельность работников, но и:

повышает согласованность действий между работниками подразделения;
упрощает и совершенствует процесс управления производственными процессами и персоналом.

Распределять полномочия руководитель может не только внутри одного подразделения, но и между руководителями разных отделов. Например, для выполнения требований по охране труда начальник может определить, чем занимается каждое из существующих в организации подразделений: кто проводит инструктажи, кто обеспечивает саму безопасность на разных участках, кто занимается подготовкой внутренней документации и проверкой ее соответствия законодательству. В этом случае тоже придется составить приказ о распределении обязанностей (на строительном объекте, в школе, на заводе, в офисе, иной организации).

Если в компании появляется новое подразделение и сотрудник, который будет заниматься, например, той же охраной труда, надо оформить перераспределение полномочий и часть работы от других сотрудников передать ему. К такому методу прибегают также, если:

работник уволился (ушел в декретный отпуск, на длительный больничный), на его место пока не нашли другого специалиста, но выполнять работу надо;
один сотрудник более загружен, чем другой;
появились иные лица, которые будут заниматься определенной деятельностью.

Как оформить распределение и перераспределение полномочий

Работник обязан выполнять трудовые функции в оговоренных трудовым договором и должностной инструкцией рамках. Если начальник распределяет (перераспределяет) полномочия, не меняя трудовой функции, ничего, кроме соответствующего распоряжения, кадровику делать не надо.

Приказ о распределении обязанностей в бухгалтерии, отделе кадров или между подразделениями всегда составляют в свободной форме, но с учетом общих правил, применяемых к структуре. Стандартный документ будет содержать:

шапку с наименованием организации, ее регистрационными данными;
название, дату составления и регистрационный номер;
вводную и распорядительную части — для чего издается, какие правила принимаются;
заключительную часть — кто контролирует исполнение поручений, кто подписал приказ.

Пример (для бухгалтерии)

В обоих случаях с приказами надо знакомить лиц, на которых они распространяются.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью ЕСКК технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. ОКУД предназначен для решения следующих задач:

регистрации форм документов;
упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;
сокращения количества применяемых форм;
исключения из обращения неунифицированных форм документов;
обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;
контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;
рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Система ведения ОКУД предусматривает взаимодействие ВНИИКИ Госстандарта России с организациями (подразделениями) министерств и ведомств России, ответственных за разработку и утверждение унифицированных систем документации (УСД).

Принципы организации

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками УСД. В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в УСД.

Код унифицированной формы документов (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ). В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями. Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

блока идентификации;
блока наименований объекта классификации.

Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию.

Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД представлена на рис. 1.

Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД приведен на рис. 2.

Пример кодового обозначения унифицированной формы документа "09010046 Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд" по ОКУД

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак - контрольное число.

Блок наименований объекта классификации представляет собой запись наименования конкретной унифицированной формы документа.

В унифицированной системе отчетно-статистической документации (06 класс) помимо кодового обозначения унифицированной формы документа, контрольного числа и наименования формы содержатся также "индекс" и "периодичность" представления в связи с необходимостью обеспечения преемственности обозначений, сложившихся в органах государственной статистики.

Коды ОКУД подлежат простановке в унифицированных формах документов.

Особенности использования

Классы с 60 по 79 включительно, не приведенные в ОКУД, выделены для унифицированных систем документации Вооруженных Сил Российской Федерации. Регистрацию унифицированных форм документов этих систем осуществляет Генеральный штаб Вооруженных Сил Российской Федерации в установленном им порядке.

Вновь разработанные унифицированные формы документов, входящие в УСД, подлежат регистрации во ВНИИКИ Госстандарта России путем включения их в ОКУД.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

Общероссийский классификатор управленческой документации разработан взамен Общесоюзного классификатора управленческой документации (1 89 012) на территории Российской Федерации.

ОКУД предназначен для решения следующих задач:

регистрации форм документов;
упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;
сокращения количества применяемых форм;
исключения из обращения неунифицированных форм документов;
обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;
контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;
рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.

Код унифицированной формы документов (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.

Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

блока идентификации;
блока наименований объекта классификации.

Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию.

Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:

Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:

Коды ОКУД подлежат простановке в унифицированных формах документов.

Классы с 60 по 79 включ., не приведенные в ОКУД, выделены для унифицированных систем документации Вооруженных Сил Российской Федерации. Регистрацию унифицированных форм документов этих систем осуществляет Генеральный штаб Вооруженных Сил Российской Федерации в установленном им порядке.

prikaz_o_raspredelenii_obyazannostey_mezhdu_sotrudnikami.jpg

Когда нужен приказ о распределении обязанностей

Данный документ потребуется, если у руководителя организации возникла необходимость в перераспределении объема порученной сотрудникам работы, но при этом их трудовая функция остается прежней. Например, перераспределение полномочий и их передача от одних сотрудников другим потребуется в следующих ситуациях:

В организации создано новое подразделение, и часть трудовой функций перешла к его сотрудникам.
Сотрудник уходит в отпуск, и его обязанности на время необходимо распределить между остальными работниками отдела.
Один сотрудник чрезмерно загружен, в то время как у других такой загруженности нет.

Если же нужно изменить должностные обязанности сотрудника, предусмотренные должностной инструкцией (трудовым договором), издания одного приказа будет недостаточно - придется получить письменное согласие работника и заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Какие задачи выполняет приказ о распределении обязанностей между работниками:

оптимальное распределение задач между сотрудниками организации;
разграничение зон ответственности (кто и за какой участок отвечает);
конкретизация трудовой функции каждого работника;
уточнение перечня лиц, ответственных за определенные виды работ;
обеспечение согласованности действий и взаимодействия между структурными подразделениями;
обеспечение оперативного управления производственными процессами и персоналом в разных ситуациях.

Объем выполняемых работником обязанностей зависит от специфики конкретного рабочего места, квалификации и опыта работы исполнителя. Трудовые обязанности указывают в тексте приказа или в приложении к нему. Лиц, перечисленных в распорядительном документе, необходимо ознакомить с ним под подпись. Трудовые обязанности можно распределять между работниками внутри одного подразделения, а также между руководителями разных отделов.

Обязательно ли издавать такой приказ? Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками, образец заполнения которого можно найти далее, не является обязательным документом в организациях с небольшим штатом сотрудников. Но в крупных компаниях с большим количеством работников без этого документа зачастую не обойтись.

Как правильно составить приказ о распределении обязанностей

Приказ составляется в свободной форме, но с учетом требований к документации такого типа, приведенных в госстандартах и методических рекомендациях. Рекомендуется придерживаться следующей структуры:

При составлении распорядительного документа необходимо проконтролировать, чтобы он содержал все требуемые реквизиты, придающие ему юридическую силу. Перечень таких реквизитов приведен, например, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст) (ред. от 14.05.2018). Так как данный приказ относится к документам по основной деятельности и содержит управленческие и административные решения руководства, его необходимо хранить в архиве организации постоянно.

Для примера приведем приказ о распределении обязанностей между сотрудниками школы, который вы можете скачать ниже.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Читайте также: