Какие законодательные акты регулируют организацию делопроизводства в нашей стране

Обновлено: 15.05.2024

Понятие и сущность термина "делопроизводство", его состав и структура. Нормативно-правовые основы организации делопроизводства в России. Нормы, регулирующие использование языка в делопроизводстве, унифицированные формы документов, нормативные акты.

Рубрика	Менеджмент и трудовые отношения
Вид	контрольная работа
Язык	русский
Дата добавления	19.06.2014
Размер файла	27,9 K

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Введение

1. Нормативно-правовые основы организации делопроизводства в России
2. Унифицированная система документации (УСД)
Заключение
Список используемых источников

Введение

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Основной объект делопроизводства - документ.

Документ - материальный объект, являющийся носителем определенной информации и предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Этот объект содержит в себе другие объекты: тексты, рисунки, таблицы, графики и т. д.

С документации начинается и ею заканчиваются практически все операции и процессы управления. На составление, оформление, согласование, обработку документов и содержащейся в них информации работники управления расходуют значительную часть бюджета своего рабочего времени. Задача делопроизводства - оформление документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности организации.

В последнее время объем управленческой информации, необходимой для принятия оптимальных управленческих решений значительно возрос, при этом происходят качественные изменения в документировании и документационном обслуживании деятельности аппарата управления.

Цель данной работы: изучение нормативно-правовых основ организации делопроизводства в России.

Работа состоит из введения, двух глав основной части, заключения и списка используемых источников.

1. Нормативно-правовые основы организации делопроизводства в России

Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления. Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. Именно нормативная база делопроизводства устанавливает данные правила.

Нормативная база делопроизводства представляет собой совокупность законов и нормативных правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации.

В настоящее время в Российской Федерации существует достаточно обширная нормативно-правовая и методическая база документационного обеспечения управления, которая одновременно является и важнейшим источником для исследования документоведческих проблем.

Нормативно-правовая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов, методических документов, государственных стандартов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штатную численность, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

В ее состав входят:

- правовые акты, издаваемые высшими органами государственной власти и управления;

- правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти: министерствами, комитетами, ведомствами как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

- правовые акты, издаваемые органами законодательной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по документационному обеспечению управления, издаваемые руководством предприятий и организаций.

Документирование информации (создание документов) осуществляется на основе правил, устанавливаемых органами различных уровней управления. Нормативную базу, регламентирующую подготовку и оформление документов, составляют правовые акты, полностью посвященные этим вопросам, а также отдельные положения нормативных актов, имеющих более широкую сферу действия (например, вопросам информатизации, законотворчества, деятельности коммерческих структур, построения систем делопроизводства и т.д.).

Нормативными актами РФ и субъектов РФ утверждены основные правила документирования информации, требования к отдельным видам документации, многие формы управленческих документов. Документы, используемые в конкретных управленческих ситуациях, создаются в соответствии с утвержденными образцами - типовыми и примерными формами или, если такие формы не приняты, на основе правил оформления документов. Требования к оформлению документов могут носить универсальный характер или относиться только к отдельным видам документов, их формам, бланкам, реквизитам.

Нормативные акты, устанавливающие требования к оформлению документов, можно условно разделить на ряд групп.

1. Законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации.

2. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область ДОУ.

Государственное регулирование делопроизводства осуществляет Федеральная архивная служба России (Росархив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Положением о Федеральной архивной службе России.

Федеральная служба Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.

В законодательстве содержатся нормы, определяющие правила оформления различных групп документов. Так, основные правила заключения, изменения и расторжения гражданско-правовых договоров, а также их оформления изложены в ГК РФ. Оформление ряда документов по кадрам регламентирует Постановление Госкомстата России от 5.01.2005 № 1, которым утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Геральдические знаки - эмблемы федеральных структур (Вооруженных Сил РФ, организаций федеральной почтовой связи, МЧС России, МВД России и др.) утверждаются указами Президента страны и используются при оформлении документов.

Законодательство субъектов Российской Федерации также содержит правила изображения их символики на бланках и печатях.

Важную часть нормативной базы подготовки и оформления документации составляют нормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые федеральными органами исполнительной власти.

Положения ГСДОУ получили развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (1993), которая Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68 была заменена на новую Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти.

Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Под стандартизацией в Законе понимается деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения. Одной из целей стандартизации является достижение технической и информационной совместимости. В нормативных документах по стандартизации закреплены требования к построению, изложению и оформлению различных видов документации, проведению унификации документов и применению унифицированных систем документации; созданию и использованию классификаторов технико-экономической и социальной информации; автоматизации информационных процессов в сфере управления, техническим средствам обработки информации; применяемой в области работы с документами терминологии.

Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, а также унифицированные формы документов. Методологические и организационные основы проведения работ по классификации и кодированию информации, унификации документации установлены в нормативах:

1) Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК).

2) унифицированных систем документации (УСД).

ЕСКК представляет собой систему, включающую: общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, а также нормативные и методические документы, регламентирующие разработку, ведение и применение общероссийских классификаторов.

Порядок разработки, принятия, введения в действие, ведения и применения общероссийских классификаторов в социально-экономической области устанавливается Правительством Российской Федерации.

УСД состоит из совокупности взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах экономической деятельности; средств их ведения; нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Унификация обеспечивает установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Основой для систематизации унифицированных форм документов в информационно-поисковых системах служит Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 30.01.1993 № 299. Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД. Разделы ОКУД ведутся с различной оперативностью и полнотой. Формы документов, указанные в ОКУД, приводятся в альбомах унифицированных форм документов.

В организациях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методической база - документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб ДОУ, подразделений и сотрудников.

Подготовка нормативных актов, регламентирующих оформление документов в организации, осуществляется в соответствии с действующим законодательством, на основе типовых и примерных инструкций, правил, унифицированных форм и других нормативных и методических разработок, с учетом особенностей сложившейся в организации системы делопроизводства.

В зависимости от состава и содержания этих нормативных актов и распределения положений по делопроизводству между ними, в организации может быть принят весь комплекс перечисленных нормативных актов или отдельные из них. Количество, наименования и последовательность разделов, степень детализации, характер примеров, состав приложений определяются их разработчиками.

Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения законодательных актов к документированию организаций различных направлений деятельности, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста.

2. Унифицированная система документации (УСД)

Среди действующих в настоящее время УСД центральное место занимает Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Основные требования к составлению и оформлению организационно-распорядительных документов установлены стандартом ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов..

Стандарт регулирует вопросы методологии проектирования и внедрения систем управления документами, а также прекращения их применения. Приведены и раскрыты характеристики систем управления документами: надежность, целостность, комплексность и т.д. Один из разделов стандарта посвящен процессам управления документами и контролю за ними. Функции контроля делятся здесь на контроль за действиями, совершаемые с документом, и контроль его местонахождения, что подчеркивает тесную связь стандарта с системами электронного документооборота.

Стандарт стал основным в сфере ДОУ и распространяется на систему менеджмента качества, выстраиваемую по международным стандартам ИСО.

Правилами установлен единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти теперь осуществляется в соответствии с этими Правилами, за исключением работы с документами, содержащими государственную тайну. Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

Ha основе указанных Правил, федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству. Однако этот документ не отменил Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8.11.2005 № 536), которая в отличие от Правил содержит подробные рекомендации по всем направлениям работы с документами.

Таким образом, нормативно-правовую базу делопроизводства составляют совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

- законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

- указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

- государственные стандарты на документацию;

- унифицированные системы документации;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

- Государственную систему документационного обеспечения управления.

Список используемых источников

2. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учеб.-практ. пособие. - М.: КноРус, 2007. - 248 с.

3. Березина Н.М. Современное делопроизводство / Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко. - СПб.: Питер, 2006. - 272 с.

4. Делопроизводство: учебник / под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 364 с.

5. Квеско С.Б. Документоведение и делопроизводство: учеб. пособие / С.Б. Квеско, В.Е. Киреенко. - Томск: Изд-во ТПУ, 2005. - 112 с.

6. Пташинский В.С. Эффективное делопроизводство / В.С. Пташинский, И.В. Клоков. - СПб.: Питер, 2008. - 224 с.

7. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству / М.Ю. Рогожин. - М.: Юстицинформ, 2005.- 192 с.

Подобные документы

Понятие и значение делопроизводства. Возникновение делопроизводства в России. Приказное делопроизводство, система коллежского делопроизводства. Система министерского делопроизводства XIX-начала XX вв., рационализация управления и делопроизводства.

курсовая работа [49,7 K], добавлен 29.04.2014

Законодательное регулирование делопроизводства и архивного дела. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства. Правовые основы стандартизации в Российской Федерации. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

реферат [28,4 K], добавлен 08.10.2014

Состав нормативно-методической базы делопроизводства: законы и правовые акты Президента, Правительства и федеральных органов исполнительной власти в области документационного обеспечения. Классификаторы технико-экономической и социальной информации.

контрольная работа [23,6 K], добавлен 10.10.2011

Сущность, понятие и основные характеристики делопроизводства. Столбцовое (приказное) делопроизводство, коллежское делопроизводство и исполнительное делопроизводство. История создания и развития делопроизводства. Характеристика профессии деловодов.

курсовая работа [35,0 K], добавлен 18.02.2009

Общая характеристика видов деятельности ООО "Безопасный город", знакомство с проблемами и методами организации делопроизводства. Знакомство со структурой нормативно-правовой базы делопроизводства. Анализ функций документационного обеспечения управления.

Нормативные документы делопроизводство были изменены в соответствии с новыми реалиями и требованиями ГОСТа , вступившего в силу в 2018 году.

Нестерова И.А. Нормативные документы делопроизводства // Энциклопедия Нестеровых

Нормативно-методическая база делопроизводства

В свете вступления в силу 1 июня 2018 года нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 следует рассмотреть нормативно-методическое регулирование делопроизводства.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты [1].

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя следующее:

законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;
указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;
нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
унифицированные системы документации; – нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

Структура нормативно-правовой базы делопроизводства

Нормативная база делопроизводства в РФ основана на Федеральном законодательстве и ГОСТ. Последние являются основой для ведения делопроизводства в организациях.

Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции РФ записано: "Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом. " [2]. Это положение развито в важнейшем правовом акте – Федеральном законе "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ [3]. Не менее важны положения федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации".

Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица. Кодексом РФ об административных нарушениях предусматриваются административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Уголовный кодекс РФ установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией. Ряд законодательных актов Российской Федерации (Законы "О Государственном гербе Российской Федерации", "Об электронной цифровой подписи", "О коммерческой тайне", "Об архивном деле в Российской Федерации", "О бухгалтерском учете" и др.) содержит нормы, которые должны учитываться при составлении, оформлении и хранении деловых документов.

Действующим законодательством регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, в том числе электронной почты, Интернета, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности) и т. д.

Указы Президента РФ относятся к числу нормативных актор регламентирующих делопроизводства. Перечислим ключевые Указы имеющие отношение к регламентации делопроизводства в РФ:

Указ "Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ";
Указ "Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне".

Постановления Правительства РФ, регламентирующие делопроизводства регулирую различные аспекты документооборота. Самыми важными постановлениями правительства РФ в этой сфере являются:

"Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи";
"Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности";
"О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации".

Особенности ГОСТ Р 7.0.97-2016

Вступивший в силу в 1 июля 2018 года ГОСТ имеет ряд особенностей, которые необходимо рассмотреть подробно. Итак, новый ГОСТ вступил силу согласно Приказу Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст "О внесении изменений в Приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации".

Новый ГОСТ направлен на регламентацию следующих аспектов документооборота:

состав реквизитов документов и бланков;
правила их оформления реквизитов документов и бланков;
виды и образцы бланков, схемы расположения реквизитов на деловых бумагах;
правила создания документов.

Требования к документам и работе с ними по ГОСТ 7.0.97-2016

Новшества ГОСТ 7.0.97-2016

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют

Некоторые реквизиты, которые были в предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003, в новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 не включены.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа

Появились новые реквизиты, в числе которых: наименование структурного подразделения – автора документа и наименование должности лица – автора документа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны

Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman N 13, 14; Arial N 12, 13; Verdana N 12, 13; Calibri N 14 и приближенные к ним

Абзацный отступ текста документа – 1,25 см

Текст документа печатается через 1 – 1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала

Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см

Может быть предусмотрено выделение реквизитов "адресат", "заголовок к тексту" или "подпись", а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом

Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

Разработка нормативных документов по ДОУ

Грамотно документировать информацию и эффективно вести работу с документами можно только при нормативной регламентации технологических процессов работы с документами внутри организации.

Основным нормативным документом по делопроизводству в организации является инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению управления), устанавливающая единые правила составления, оформления документов и работы с ними. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении.

Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечь их них полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с документами в конкретной организации. Создавая такую инструкцию, можно воспользоваться Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и взять из нее структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Затрагивая структуру инструкции по делопроизводству можно сказать, что она как минимум должна состоять из трех частей: общие положения, документирование управленческой деятельности, организация работы с документами, – а также содержать приложения.

Кроме инструкции по делопроизводству в организации должны быть также утверждены положение о службе документационного обеспечения управления, устанавливающее статус, функции, права, обязанность и ответственность данного структурного подразделения, и должные инструкции.

Порядок систематизации документов закрепляется в номенклатуре дел, которая используется при формировании дел, проведении экспертизы их ценности, передачи на архивное хранение, и является обязательным документом для любой организации.

Также в организации могут применяться и другие документы, регламентирующие работу в сфере документационного обеспечения управления. Как правило, отдельной инструкцией устанавливаются правила работы с документами ограниченного доступа. Требования к составлению и оформлению документов, к текстам документов могут устанавливаться отдельными документом – правилами составления и оформления документов.

Читайте также: