Какие условия должны соблюдаться в помещение архива для обеспечения длительного хранения документов

Обновлено: 15.05.2024

Обеспечение сохранности архивных документов играет немаловажную роль и предлагает целую систему различных мероприятий, которые включают в себя рациональное размещение всех документов, обеспечивает контроль движения и позволяет копировать их с целью создания страхового фонда и восстановления. Чтобы не допустить неправильного хранения бумаг, обязательно должны выполняться определенные нормы по хранению. В противном случае лицо, которое несет ответственность, будет привлечено к административной, а в некоторых особых случаях к уголовной ответственности.

Как осуществляется сохранность документов в архиве?

Чтобы обеспечить сохранность документов, осуществляются следующие меры:

В первую очередь учитывается специальный комплекс мер для обеспечения хранения, который предусматривает создание материальной и технической базы.
Принимается комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий, то есть учитывается температура, влажность, режим.

Система мер по обеспечению сохранности архивных документов играет важную роль не только в хранении, но и при передаче документов на хранение.

Как сберегаются документы

При хранении документов соблюдаются такие нормы:

Учитывается температурно-влажностной режим.
Световой режим.
Санитарно-гигиенический.
Охранный.

Для того чтобы обеспечить оптимальные условия хранения документов, учитываются дополнительно следующие моменты:

Строится или реконструируется специальное помещение для архива.
Архивохранилище должно быть оборудовано средствами для пожаротушения и сигнализацией.
Правила сохранности архивного хранения документов предусматривают применение технических средств для создания специальных нормативных условий температуры и влажности.
При перемещении документов также используются специальные средства.

Если все меры предосторожности будут выполнены, то никаких проблем с хранением не произойдет.

Какие требования к зданиям, где располагается архив

Для того чтобы документы хранились правильно, обязательно подбирается соответствующее здание. Оно должно соответствовать таким нормативам:

Архив должен располагаться в отдельном помещении, которое проходит проверку специальной экспертной комиссией. В эту комиссию входят все представители архива, представители пожарной и охранной служб. По окончании проверки составляется акт, в котором указано, принимается помещение или нет.
Учет и обеспечение сохранности архивных документов не могут производиться в здании, которое не было принято в эксплуатацию из-за нарушения режима хранения документов.
В архиве должны быть охранная сигнализация, решетки на окнах, если он располагается на нижнем этаже.
Архив должен включать в себя несколько помещений, среди них выделяют помещения для отдельных видов документов, например, это могут быть бумаги, которые требуют временного хранения, читальный зал, комната для сотрудников. Если это государственный архив, то комнат там будет намного больше.
Система мер по обеспечению сохранности архивных документов, которые несут особую важность, включает в себя отдельные изолированные помещения с железными дверями и распашными решетками на окнах.
В архиве ни в коем случае не должны прокладываться трубы водоснабжения и канализации. Обязательно должен отсутствовать газопровод или открытая система электропроводки.
Хранилище оборудуется таким образом, чтобы не было большого скопления пыли и само по себе помещение хорошо проветривалось.
Как правило, окна здания, где хранятся бумаги, должны выходить на север, это необходимо для того, чтобы защитить бумаги от прямых попаданий солнечных лучей.
Особое внимание уделяется именно пожарной безопасности, поэтому в здании предусматривается не только внутренняя сигнализация, но и запасной выход.
Вне рабочее время двери хранилища и окна подлежат опечатыванию. Обеспечение сохранности архивных документов подразумевает то, что ключи находятся у одного ответственного за это лица.
В помещении с бумагами курение строго запрещается. Нельзя использовать также водонагревательные и взрывоопасные предметы, хранить продукты.

Надо учитывать и тот факт, что попасть в хранилище может далеко не каждый человек. Доступ имеют сотрудники, которые там работают, а посторонние лица туда не допускаются.

Роль светового режима

Архивное хранение и обеспечение сохранности документов обязательно подразумевают учет светового режима, который включает в себя следующие моменты:

Если документы хранятся долгое время, то они обязательно должны находиться в полной темноте.
Конечно, в хранилище может использоваться освещение, но чаще всего это искусственный свет, в большинстве случаев его стараются сделать рассеянным.
Когда используется исключительно естественное освещение, то на окнах должны быть в наличии специальные светорассеиватели. Если освещение искусственное, то разрешено применять в архиве только лампы накаливания в плафоне, который будет со всех сторон закрыт, с гладкой наружной поверхностью.
Существуют специальные нормы освещенности, например, ни в коем случае нельзя, чтобы уровень освещенности превышал на вертикальной поверхности стеллажа на высоте метра от пола 20-50 лк, на рабочих столах - 100 лк.

В самом архиве не допускается проникновение и попадание на документы прямых солнечных лучей, так как это может навредить важным бумагам.

Влияние температуры

Обеспечение сохранности архивных документов обязательно подразумевает соблюдение определенного температурно-влажностного режима:

Важные документы не могут храниться в местах, где нет регулируемого климата. Как правило, в архиве температура воздуха должна быть 17-19 градусов. Также особое внимание уделяется и влажности воздуха, она не может превышать 60 %. Если в помещении регулировать климат нет возможности, тогда поддерживается температура 20 градусов и влажность 60 %.
Для важных документов могут быть опасными резкие колебания температуры влажности воздуха.
Помещения, которые имеют нерегулируемый климат, должны иметь установленные приборы для осушения или, наоборот, увлажнения воздуха.
Организация обеспечения сохранности архивных документов включает в себя установку в таких помещениях градусников, психрометров, гигрометров. Эти меры необходимы для того, чтобы фиксировать температуру и влажность воздуха.
В архиве происходит постоянный контроль, поэтому там, где климат можно регулировать, проверка осуществляется раз в неделю, там, где не регулируется, – два раза. В случае если фиксируется нарушение температурного режима, контроль должен осуществляться ежедневно.

Стоит отметить, что любой архив, где хранятся важные документы, имеет специальный журнал, в который заносятся все данные о температурном режиме.

Санитарные нормы

Технология сохранности архивных документов осуществляется с учетом санитарно-гигиенических норм, которые стоит рассмотреть подробнее:

Хранилища, где размещается архив, в обязательном порядке содержатся в чистоте и порядке. Ни в коем случае нельзя, чтобы завелись насекомые, грызуны, плесень или было много пыли.
Каждую неделю проводится влажная уборка и обеспыливание, для этого допускается использование водных растворов с определенным количеством антисептиков.
В хранилище никто не имеет право заходить в верхней одежде, также не допускается, чтобы вещи были мокрыми, а обувь - грязной.
Обеспечение сохранности документов архивного фонда осуществляется за счет циркуляции воздуха, поэтому непроветриваемых зон не должно быть.
Запрещается располагать документы на полу, подоконниках и в кипах.
В теплое время года на окна надеваются специальные сетки, при этом вентиляция может осуществляться путем проветривания.

Каждый год дополнительно создается специальная комиссия, которая в самом начале и конце отопительного сезона проверяет хранилище на выявление насекомых, плесени. Если обнаруживают отклонения, то принимаются специальные меры по дезинфекции и дезинсекции.

Как оборудуется архив

Обеспечение сохранности документов архивного фонда РФ обязательно осуществляется при помощи охранного режима:

В первую очередь осуществляется техническая укрепленность архива, организовывается охранная система, устанавливается сигнализация, есть пропускной режим, который обеспечивает порядок доступа в хранилище. Если требуется, то помещение может быть опечатанным или опломбированным.
Выносить документы из архива разрешено исключительно сотрудникам по пропускам и в установленном порядке.
Для хранения документации используются металлические и деревянные стеллажи, которые дополнительно оборудуют противопожарной сигнализацией. Особо важные документы хранятся в металлических шкафах, сейфах, специальных отсеках – боксах.
Все оборудование должно размещаться с учетом всех особенностей помещения, например, стеллажи устанавливаются перпендикулярно стенам и проемам окон.
Нельзя ставить стеллажи к наружным стенам и источникам тепла, расстояние должно составлять не меньше полуметра.
Между рядами стеллажей обязательно должно быть выдержано расстояние в 120 см.

Особое внимание стоит уделить и размещению документов, они должны находиться в определенном порядке:

Документы располагаются таким образом, чтобы можно было их не только комплексно хранить, но и оперативно отыскать.
Все бумаги располагаются на стеллажах с учетом того, что в дальнейшем при поступлении дополнительных документов, останется резерв для их размещения.
Документы, которые рассчитаны на долговременное хранение, и бумаги кратковременного хранения должны размещаться отдельно.
Отдельно могут храниться документы, которые идут под грифом "секретно" или имеют в оформлении драгоценные металлы.
Документы учета должны находиться отдельно в архиве.
В ведомственном архиве документы обязательно хранятся в специальных коробках или папках. Долгосрочные бумаги находятся в связках.
Коробки на стеллажах размещаются таким образом, чтобы зазор не превышал 5 сантиметров.
Документы не могут выходить за пределы стеллажей.
Одна связка с бумагами не может быть больше чем 20 сантиметров толщиной.
Коробки должны находиться на стеллажах в вертикальном положении, это важно при правильных условиях хранения.
Каждая коробка или связка должна иметь ярлыки, на которых пишется название и номер фонда, указывается номер описи.

Именно такое обеспечение сохранности архивных документов позволяет быстро отыскать бумагу, которая требуется.

Что такое топографические указатели?

Топографические указатели используются для того, чтобы можно было легче отыскать необходимые бумаги. Рассмотрим, как именно их размещают в хранилище:

Каждое помещение архива, стеллаж и полка нумеруется. Важно отметить, что для обозначения помещения используются буквы, для стеллажей и полок – цифры.
Комнаты архива нумеруются слева направо от входа.
Стеллажи и полки обозначаются от входа в архив слева направо.
Круговые стеллажи отмечаются по кругу.
Чтобы закрепить место хранения документов, дополнительно могут составляться пофондовые и постеллажные указатели.
Карточка, которая находится на стеллаже, помогает быстро определить место документа, так как она специально составляется на каждый стеллаж. Такие карты должны располагаться по порядку и действовать только в одном, определенном помещении.
Карточка фонда может помочь найти документ быстро только благодаря тому, что ее главным реквизитом является именно номер фонда. Такие карточки располагаются в пределах одного архива.
Учет сохранности архивных документов при помощи топографических указателей считается единым, что помогает быстро определить местонахождение бумаг.

Учитывая все эти нюансы, любой сотрудник архива, используя специальное разрешение, быстро сможет отыскать нужную ценную бумагу.

Сохранность документов при чрезвычайных ситуациях

Существуют определенные оговорки в законе, в которых четко прописываются моменты, когда архив может не всегда выполнить возложенные на него обязанности, например, если есть угроза жизни и здоровью людей. Рассмотрим, как именно осуществляется обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях.

К таким чрезвычайным ситуациям относятся:

Объявление о подготовке к гражданской обороне, если это происходит на государственном уровне.
Введение в действие плана гражданской обороны.
Если в районе было объявлено чрезвычайное положение, такое распоряжение может дать районная администрация.
Когда имеется угроза техногенной катастрофы или любого другого стихийного бедствия, которое может повлиять на сохранность архива.
К чрезвычайной ситуации можно отнести и порчу архивных бумаг, например хищение в результате проникновения неизвестных людей или же порчу документов из-за проблем с системой водоснабжения или отопления.
В случае когда в здании архива произошла авария или была снята охранная сигнализация.
Дополнительно существуют и другие обстоятельства, которые могут вынудить руководство архива принимать меры, влияющие на работу. Но принимать решения без ведома государственных органов не стоит.

Учитывая все возможные необычные ситуации, руководство архива обязано разработать план, чтобы предусмотреть обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях. Все планы мобилизации разрабатываются в определенном порядке, который устанавливается государством. Все мероприятия архива на случай особенной ситуации согласовываются с учетом организационных и распорядительных документов. Каждый сотрудник должен знать, как действовать в таких ситуациях, и выполнять все требования, особенно по отношению к бумагам, которые содержат государственную тайну.

Сроки хранения и ответственность

Организация сохранности архивных документов подразумевает полную их защиту от несанкционированных действий. Если в документы вносятся, какие-то исправления, то обязательно все должно подтверждаться подписью лица, которое их вносит, при этом указывается дата. Особое внимание уделяется оформлению и хранению первичных документов, которые могут содержать в себе важные сведения и иногда даже государственную тайну. Надо отметить, что если не будут выполняться все нормы РФ, то лицо, которое нарушает правило, будет обязательно наказано.

Ответственность за сохранность архивных документов полностью ложится на плечи самого руководителя, также ответственность будет нести должностное лицо, которое отвечает за сохранность ценных бумаг. Если в учреждении имеется стационарный архив, то в нем могут храниться бумаги с длительным сроком, например на 10 лет. Такой архив может представлять собой комнату, где есть стеллажи с подшитыми папками, которые стоят в хронологическом порядке.

Важно помнить, что все документы не могут храниться вечность, поэтому для некоторых бумаг существуют определенные сроки сберегания. Существует определенный перечень типовых управленческих документов архива, которые были образованы в процессе деятельности органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков для хранения. Есть не только ответственность за сохранность архивных документов, но и правила их уничтожения, после того как срок их действия истечет. Минфином СССР с 1983 года утверждено положение о документах, в котором четко прописаны сроки хранения первичных бумаг. Руководитель может нести ответственность в том случае, если документы пропали или были испорчены.

Важно помнить, что уполномоченный орган, который исполнял функции учредителя, должен будет создать комиссию, которая станет заниматься расследованием дела о причинах, послуживших для порчи документов. Если учредитель считает нужным в комиссию включить следственные органы, то он без всяких проблем сможет привлечь даже охрану и государственный пожарный надзор. Комиссия обязательно составит акт как результат своей работы.

Все это подшивается в папку, которая считается делом и хранится. Надо отметить, что если администрацией учреждения было соблюдено достойное обеспечение сохранности архивных документов, то применить меры ответственности к самому руководителю или работникам архива оснований никаких не будет. Но при этом каждый сотрудник должен выполнять свои обязанности: формировать списки, принимать документы от различных организаций, внимательно вести учет всех важных бумаг, давать всю необходимую информацию руководителям, которые отдали на хранение бумаги, принимать участие в экспертизах, создавать рекомендации для заполнения бумаг.

В основном все документы хранятся десять лет, но есть и такие, которые через пять лет уничтожаются. Самые важные и ценные бумаги могут храниться от пятидесяти до семидесяти пяти лет. Такие документы хранятся в специальных сейфах, и доступ к ним имеет определенный круг лиц. Стоит учитывать, что если сотрудник архива недостаточно хорошо выполняет свои обязанности, то за нарушение при проверке ему может даже грозить уголовная ответственность.

Срок хранения документов в архиве организации напрямую зависит от вида документации. Одни документы хранятся временно и затем уничтожаются, для других предусмотрены длительные и даже постоянные сроки хранения. Подробнее в этом разберемся в данной статье.

Архивное хранение документов и дел — обязанность каждой организации

Свод сроков хранения также можно найти в приказе Росархива России от 20.12.2019 № 236.

Внимание! Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558, регламентировавший сроки хранения до 2020 года, утратил силу с 18.02.2020. Подробности см. здесь.

С 17.03.2021 в НК РФ внесены поправки, согласно которым хранить данные налогового и бухгалтерского учета нужно не менее 5 лет. Ранне срок составлял 4 года. Подробности см. в этом материале.

Чтобы вам легче было разобраться со сроками хранения документов в архиве, мы составили укрупненную таблицу по основной документации, которая возникает в процессе работы любой организации.

Сроки хранения документов в архиве организации: таблица

Срок хранения, лет (минимальный)

Документы по личному составу:

Эти сроки, в частности, касаются:

личных дел работников;
приказов по личному составу;
трудовых договоров и др.

Иные документы по кадрам (табели, списки, командировочные документы).

Какие кадровые документы обязательно проверят контролеры при проведении проверки, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ и переходите в путеводитель по кадровым вопросам. Это бесплатно.

Охрана труда и техника безопасности (ОТ и ТБ)

Списки и табели работающих в особых условиях труда (вредных, опасных, тяжелых)

Акты о профзаболеваниях, материалы расследований

Документация по несчастным случаям (акты, регистрационные журналы, материалы расследований)

Журналы профилактических работ и инструктажа по ТБ

Ведомости выдачи спецодежды и спецпитания

Бухгалтерия и налоги

Отчетность в ФСС:

Отчетность в ПФР:

Сведения о доходах физлиц

Налоговые декларации и регистры

Учетная политика, включая приложения к ней

документы по расчетам с персоналом по оплате труда (при наличии лицевых счетов). Это расчетные ведомости, документы по заработной плате, документы о выплате пособий, материальной помощи

карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат, вознаграждений и начисленных с них страховых взносов (при наличии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты)

Бухгалтерская первичка и регистры

В данной таблице мы привели только самые основные сроки хранения. Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, вы всегда можете найти в нем срок хранения любого нужного вам документа. Если доступа нет, вы можете бесплатно получить пробный доступ и посмотреть справочник сроков хранения, а также найти любую интересную вам информацию.

Нюансы исчисления сроков хранения

Для целей налогообложения течение срока хранения начинается после отчетного периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налогов и участвовал в формировании отчетности.

Второй важный нюанс — срок хранения, установленный для одного документа разными НПА, может различаться. Если это так, нужно выбирать максимальный.

Поясним оба нюанса на примере.

Пример определения срока хранения акта сдачи-приемки выполненных работ

Допустим, акт составлен 29.03.2017. Определим срок его хранения:

Выбираем самую последнюю дату — это 31.12.2022. После нее документ можно уничтожить.

Итоги

При организации архива в компании следует помнить, что сроки хранения одного документа, выступающего в разном качестве, могут быть установлены разными НПА и поэтому различаются. Исчислять срок в этом случае следует по максимуму. До его истечения документ должен находиться в архиве фирмы и не может быть уничтожен.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Но даже электронный обмен не избавляет от необходимости где-то учетную документацию хранить, поэтому хранение электронных документов в организации – весьма актуальный вопрос на сегодня. Хранение документов в электронном виде должно быть очень хорошо организовано и защищено, ведь сбой такой системы грозит потерей годами накопленной информации за прошедшие периоды.

Рис.1 Схема архивного хранения ЭД

Способы хранения документов

Можно выделить три основных способа хранения архивов, при этом неважно, какое количество документов необходимо хранить, как часто проводится обмен документами с архивом и сколько сотрудников планирует с таким архивом работать.

Локальный архив. Доступный и простой способ хранения документации, которым, тем не менее, сложно управлять. Такой архив представляет собой папку на локальном ПК, к которой все сотрудники имеют доступ с возможностью вложить в папку файл, но без права на удаление файлов из этой папки.

Существует также модератор, которому предоставлена возможность удалить файлы. Модератор следит, чтобы вложения файлов сотрудниками происходило по четко определенным правилам. Основная проблема такого архива в том, что каждый сотрудник, включая новых сотрудников организации, который имеет к нему доступ, должен знать все правила работы с ним. Также нет гарантий безопасности такого архива.

Облачное хранилище. Предоставляется оператором ЭДО, который хранит все ваши данные в закрытом доступе по определенным паролям, заранее согласованным с оператором. Имеется возможность разграничения доступа, а также можно согласовать политику хранения документации. Основной минус в том, что для доступа к файлам необходимо интернет-соединение. Если его нет, то файлы не будут доступны.

Хранилище системы электронного документооборота. Такие системы изначально создаются для поддержки внутреннего документооборота, но ничто не мешает использовать их и для целей внешнего. Такой метод решает множество проблем. Например, файлы находятся на внутренних серверах и к ним всегда есть доступ. Все пользователи имеют доступ к архиву на чтение, т.к. запись файлов выполняет сама система. Система же может использовать помещенные в архив файлы для повторного открытия пользователей, сохраняя связи. При этом всегда можно ограничить определенным группам доступ к определенным документам.

Правила и сроки хранения электронных документов

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Основным изменением стала обязанность и продавцов, и покупателей хранить данные бухгалтерские документы в хронологическом порядке по мере их выставления или получения за соответствующий налоговый период.

Электронные счета-фактуры должны храниться совместно:

С квалифицированным сертификатом ключа подписи, применявшимся для их формирования (п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме виде, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н);
С подтверждениями оператора электронного документооборота и извещениями покупателей о получении счета-фактуры (п. 10 Правил заполнения счета-фактуры). При этом следует учитывать, что извещение о получении счета-фактуры формируется покупателем.

Конкретный срок хранения счетов-фактур (как бумажных, так и цифровых) не установлен ни нормами НК РФ, ни нормами Постановления № 1137.

Однако журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок и книга продаж вместе с дополнительными листами к ним должны храниться не менее 4 лет с даты последней записи (п. 13 Правил ведения журнала учета, п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). Кроме того, согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, общий срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет 4 года. То есть ЭСФ (равно как и бумажные) необходимо сохранять в течение четырех лет.

Рис.2 Хранение финансовой отчетности

Требования ГОСТ к хранению электронных документов

В теории электронный архив подразумевает банальное сохранение необходимой информации, но на практике существуют некоторые требования, которым должен соответствовать процесс сохранения документов в электронном виде.

Как и для бумажного архива, должны быть обеспечены:

Читабельность документа. Изображения имеют разные форматы, могут сжиматься и конвертироваться. Все эти действия снижают читабельность документа, что со временем может повлечь его полную утрату.
Наличие маркировки или иных общепринятых обозначений для быстрой идентификации документа по определенным признакам. Поиск по годами формировавшимся массивам документов чаще всего сопряжен с требованием предоставления отчетности в государственные органы, поэтому обеспечить его оперативность – важнейшее требование к хранилищу.
Установка связи между архивными документами. Приложение к основному документу должно быть либо прикреплено непосредственно к нему, либо на него должна быть актуальная ссылка, при переходе по которой можно открыть нужный документ.
Регулярное перезаписывание или переформатирование. Обеспечивает сохранность документа, т.к. технологии развиваются, и если сегодня определенный формат актуален и поддерживается каждым приложением, то уже через несколько лет формат хранилища может оказаться устаревшим и его поддержка сторонними приложениями закончится.

Все эти и другие нормы регламентируются ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492. Это национальный стандарт, но он был разработан, ориентируясь на международный стандарт ISO.

Электронные документы проще и быстрее формировать, отправлять и обрабатывать. Они ускоряют рабочие процессы и экономят ресурсы. Поэтому бизнес и контролирующие органы активно переходят на электронный документооборот.

Электронные документы также проще хранить, потому что не нужно содержать помещение и тратить время сотрудников на сортировку и поиск. Однако хранение электронных документов тоже требует соблюдения правил и обеспечения технической возможности. Информацию нужно правильно оформлять, защищать от системных сбоев и внешних вмешательств.

В статье разберем способы и правила хранения электронных документов, особенности и преимущества облачных архивов, а также расскажем, как выбрать подходящий сервис хранения.

Способы хранения электронных документов

Электронные документы хранят на флешках или дисках. Это самый ненадежный способ. Носитель легко потерять или повредить, он может прийти в негодность со временем. Безопасность информации при таком способе самая низкая — защиту диска или флешки легко взломать.

Не требует установки ПО, комплексных настроек и больших затрат. Обеспечивает нужный уровень защиты, хранит документы по правилам закона. Позволяет настроить функции под нужды бизнеса, управлять ролями сотрудников. Для доступа к данным необходим стабильный интернет.

Обычно это папка на компьютере, например, бухгалтера, к которому имеют доступ некоторые сотрудники. Это самый простой, но небезопасный способ. Компьютер может сломаться, тогда все данные будут утеряны. А еще простой защиты папки недостаточно, чтобы уберечь информацию от изменений, утери или копирования. Даже модератор документов не обеспечивает должный уровень безопасности и управляемости. Еще один минус — правила хранения и организации локального архива. Нужно потратить немало времени, чтобы обучить сотрудников работе с собственным архивом.

Обычно это архив при системе электронного документооборота (СЭД) или отдельное ПО, которые обеспечивают нужный уровень защиты, оперативный доступ, понятную структуру и правила хранения. Но для многих компаний и предпринимателей способ может быть избыточным, потому что требует отдельного ПО, настройки и немалых затрат. Поэтому чаще всего бизнес выбирает облачный электронный архив.

Для всех перечисленных способов требования и правила со стороны закона идентичные.
Далее процессы и особенности хранения электронных документов мы будем рассматривать на примере облачных архивов.

Читайте также: