Какие документы нужны для нотариальных действий

Обновлено: 14.05.2024

В последнее время всё чаще можно услышать миф о том, что "нотариус только ставит печать и берёт за это деньги". Данный миф сформировался не случайно, а именно благодаря тому, что для общественности "видимым" аспектом деятельности нотариуса остаётся лишь "приём граждан" как таковой, который и выражается в том, что "нотариус поговорил, напечатал документ и поставил свою печать и подпись". Однако помимо "видимого" аспекта деятельности нотариуса, существует ещё, так называемое "закулисье", которое остаётся за кадром внимания граждан и иных лиц и которое не является столь очевидным, однако занимает не мало времени в работе любого нотариуса.

"Закулисье" - ч.2

Что же делает нотариус, когда к нему обращается человек за оформлением наследственного дела и за выдачей "Свидетельства о праве на наследство"? Какие действия и услуги им оказываются?

1. Первое с чего начинается любое нотариальное действие - это установление личности обратившегося лица. Данная функция реализуется нотариусами следующим образом:

а. Сопоставление личности обратившегося к нотариусу человека с фотографией в предоставленном паспорте.

б. Проверка указанных в предъявленном паспорте личных данных обратившегося к нотариусу лица с целью их уточнения, подтверждения.

Затем, после того как личность обратившегося лица установлена, нотариус переходит к установлению воли лица (т.е его желания оформить конкретный документ).

2. Установление воли лица. Данная функция реализуется нотариусами следующим образом:

а. В процессе беседы нотариус выясняется за документом какого содержания обратилось физическое лицо.

б. Добровольно ли физическое лицо желает оформить указанный им документ, не заблуждается ли в своем желании, соответствует ли воля лица его действительным намерениям или необходимости в сложившейся для него ситуации.

в. В процессе беседы нотариус дает правовую оценку соответствия воли обратившегося за нотариальным действием лица требованиям закона и на отсутствие противоправных целей.

После установления личности и воли обратившегося к нотариусу лица, следует следующий этап - разъяснение правовых последствий требуемого нотариального действия.

3. Разъяснения правовых последствий оформляемого документа (нотариального действия). Данная функция реализуется нотариусами следующим образом:

а. Нотариус разъясняет правовое значение данного документа (нотариального действия) и все его правовые последствия, которые могут быть в будущем, после оформления документа (как в случае принятия наследства, так и в случае отказа от его принятия).

б. Нотариус дает консультацию по вопросам совершения конкретного нотариального действия, оформления конкретного документа, в отношении которого обратилось физическое лицо.

в. Разъясняет требования, предъявляемые законом по порядку оформления конкретного документа и истребует от обратившегося лица все необходимые сведения (данные) для внесения их в текст документа.

После этого нотариус производит проверку на наличие/отсутствие факторов, влияющих на возможность совершения в отношении обратившегося лица данного нотариального действия

4. Проверка на наличие/отсутствие факторов, влияющих на возможность совершения нотариального действия. Данная функция реализуется нотариусам следующим образом:

а. Нотариус осуществляет электронный запрос на проверку дееспособности обратившегося лица (на наличие/отсутствие процедуры признания гражданина недееспособным/не полностью дееспособным).

б. Нотариус осуществляет электронный запрос на проверку наличия отсутствия возбуждённой процедуры банкротства в отношении обратившегося лица.

в. Нотариус производит проверку на наличие/отсутствия угрозы/обмана введения в заблуждение/давления и прочих обстоятельств, влияющих на свободное формирование воли обратившегося лица.

г. Нотариус производит проверку на причастность к террористической и экстремистской деятельности.

д. В случае предоставление готового проекта документа – нотариус производит правовую экспертизу представленного проекта документа и устанавливает его соответствие требованиям действующего законодательства и действительным намерениям обратившегося лица.

Е. При оформлении отдельных нотариальных документов нотариус осуществляет проверку факта родственных отношений посредством направления электронного запроса в органы ЗАГСа, в государственные органы, учреждения, в кредитные и иные организации.

Следующим этапом при принятии заявления о принятии/об отказе в принятии наследства является истребования всех необходимых сведений и документов, необходимых для формирования наследственного дела.

5. Истребование сведений и документов, необходимых для формирования наследственного дела. Данная функция реализуется нотариусами следующим образом:

а. Нотариус истребует от наследников документы, содержащие сведения, необходимые для формирования наследственного дела, а именно:

* Паспорт, снилс - наследника

* Свидетельство о смерти - наследодателя

* Справка о месте регистрации (прописки) - наследодателя

* Документ, подтверждающий родственные отношения (свидетельство о рождении/свидетельство о браке/свидетельство об установлении отцовства и проч.)

* Завещание (при наличии)

* Документы на имущество, принадлежащее умершему:

- По банкам - сберегательные книжки, карты, договоры, акции,

- По оружию - разрешение РОХа

- По автотранспорту - паспорт транспортного средства, свидетельство о регистрации транспортного средства, паспорт самоходной машины, акт/отчёт об оценке

- По недвижимости - правоустанавливающий документ (договор/справка/постановление/гос.акт/свидетельство о праве на наследство) + правоподтверждающий (Свидетельство о гос.регистрации права БТИ/Свидетельство о гос.регистрации права Росреестр/Выписка из ЕГРН)

б. Проводит правовую экспертизу предоставленных документов и изучает их.

в. В случае если в представленных документах выявлены какие-либо несоответствия/недочёты/неточности - проводит консультацию и разъясняет возможный порядок их устранения.

г. Делает копии представленных документов для помещения их в оформленное наследственное дело.

Следующим этапом при совершении конкретного нотариального действия (удостоверения сделок) является составление текста документа и его изготовление на бумажных и /или электронных носителях.

6. Набор необходимого текста запрашиваемого документа и его дальнейшее распечатывание.

7. После распечатывания документа нотариус зачитывает вслух изготовленный документ обратившемуся лицу и предоставляет возможность лично ознакомиться с содержанием изготовленного документа для последующего его подписания обратившимся лицом.

8. Следующим этапом является удостоверение изготовленного документа нотариусом посредством проставления на нем подписи нотариуса и заверения гербовой печатью.

9. После этого нотариус производит регистрацию совершённого нотариального действия в реестре регистрации нотариальных действий, в котором обратившееся лицо расписывается в получении оформленного документа и оплате тарифа.

10. Следующим этапом являются действия нотариуса, направленные на занесение в единые базы нотариуса в российской Федерации.

Следующим этапом при совершении конкретного нотариального действия является формирование наследственного дела и занесения данных по нему в реестры.

11. Формирование наследственного дела и занесение данных по нему в реестры. Данная функция реализуется следующим образом:

а. Данные о лицах принявших наследство или отказавшихся от наследства заносятся в Реестровую книгу учёта наследственных дел.

б. Данные о заведённом наследственном деле и об умершем заносятся в Алфавитную книгу наследственных дел.

в. Формирование наследственного дела в единой базе наследственных дел и его регистрация.

Следующим этапом при совершении конкретного нотариального действия является
осуществление необходимых проверочных запросов в рамках наследственного дела.

12. Осуществление необходимых проверочных запросов. Данная функция реазилуется следующим образом:

а.Нотариус осуществляет необходимые запросы в Росреестр, направленные на проверку принадлежности недвижимого имущества умершему и на установление соответствия представленных документов данным Росреестра.

б. Нотариус осуществляет запрос в Сбербанк, направленный на проверку наличия/отсутствия каких-либо счетов/вкладов умершего и на наличие на них денежных средств, подлежащих наследованию.

в. Нотариус осуществляет необходимые запросы в иные учреждения (Пенсионный Фонд, Соц.защита, иные банки (кроме Сб), Регистраторские службы (по поводу акций/облигаций) посредством их почтового отправления.

г. В необходимых случаях нотариус осуществляет розыск/извещение иные наследников, путём размещения соответствующего объявления на сайте ФНП.

14. Подготовка на основании имеющейся в материалах наследственного дела информации - "Свидетельств о праве на наследство"

15. Извещение всех наследников, принявших наследство о времени, дате и месте выдачи "Свидетельства о праве на наследство" и о необходимой цене, подлежащей оплате за проделанную работу над наследственным делом.

16. Выдача "Свидетельств о праве на наследство" наследникам с одновременным созданием электронного скан-образа документа и отправление его в Росреестр на регистрацию права.

17. Получение ответа из Росреестра о регистрации/о приостановке/об отказе в регистрации и урегулирование данного вопроса.

18. Заверение и выдача "Выписки из ЕГРН" всем наследникам, принявшим наследство.

19. После этого нотариус производит регистрацию совершённого нотариального действия в реестре регистрации нотариальных действий, в котором обратившееся лицо расписывается в получении оформленного документа и оплате тарифа.

20. Следующим этапом являются действия нотариуса, направленные на занесение в единые базы нотариуса в российской Федерации.

Исходя из вышеизложенного можно сделать следующий вывод:

На днях Минюст утвердил регламент для нотариальных действий. Это единый документ для всех нотариусов страны. В нем прописано, какая информация нужна для разных нотариальных действий и где ее брать.

Регламент заработает с 1 января 2018 года. Нотариусы больше не смогут навязывать свои условия, можно будет не получать лишние справки и не тратить время на подтверждение данных, которые нотариус найдет сам.

Это большой документ, в котором много специфических терминов. Изучать заранее его не нужно. Но перед походом к нотариусу стоит найти свой раздел и разобраться с документами. Мы объясним самое важное, но это не всё.

Как было без регламента?

У нотариусов есть свои правила и закон. Но не было четкого понимания, какие документы нужно требовать у клиента, чтобы подтвердить личность, зарегистрировать сделку или оформить наследство. Даже в одном городе у разных нотариусов могли быть свои списки. Из-за этого приходилось собирать лишние справки, многие из которых — за деньги.

Нотариусы отвечают за свои действия личным имуществом, поэтому перестраховываются.

Что изменится благодаря регламенту?

Все нотариусы будут работать по общим правилам. Любой человек сможет открыть регламент и грамотно подготовиться к сделке. У него точно не потребуют лишних документов, а что-то нотариус проверит по своим каналам.

Это поможет сэкономить деньги и время. Иногда даже спасет сделку и даст уверенность, что всё честно.

Пример: какими документами можно подтвердить личность

Подтверждать личность заявителю обязательно. Без этого к нотариусу обратиться не получится.

Подойдет не только паспорт, но и временное удостоверение личности, военный билет или загранпаспорт. Студенческий билет или пропуск в бизнес-центр не считаются документами, которыми можно удостоверить личность.

Полный список документов есть в третьем разделе нового регламента. Там же описано, как подтвердить права законного представителя.

Если есть хотя бы что-то из этого перечня, нотариус отказать не сможет.

Пример: что делать, если нет прописки

Пример: если нужно оформить доверенность или завещание

Тот, кто доверяет, должен подтвердить свою личность документами. А вот информацию о том, кому доверяют, подтверждать документами не обязательно — можно словами. Присутствие человека, на которого оформляют доверенность, тоже не нужно.

Если доверитель занимается бизнесом и это важно для доверенности, нотариус сам проверит информацию по госреестрам.

Так же с завещанием: наследников и список имущества нотариус укажет со слов заявителя. Их паспорта и свидетельства на право собственности не нужны. Информацию о том, какие завещания были раньше, нотариус тоже найдет сам.

Какую еще информацию нотариус может получить по своим каналам?

У всех нотариусов есть доступ в общие базы: Росреестра, МВД , налоговой и даже некоторых банков. Скоро появится единая база загсов, и к ней тоже дадут доступ нотариусам. Еще есть общедоступные реестры в интернете.

Вот какие данные нотариус в числе прочего может получить из этих источников:

Нет ли заявителя в списке банкротов.
Дееспособен ли продавец недвижимости.
Какая недвижимость есть у человека.
Кто собственник и какие характеристики у конкретного объекта.
Нет ли обременений на доме или квартире.
Претендует ли на недвижимость кто-то еще.
Нет ли заявителя в списке причастных к экстремизму.

Еще у нотариусов есть своя информационная система. Они видят, какие действия совершали другие нотариусы. Например, если машина в залоге, эти данные есть в едином реестре. Если кто-то оформил или, наоборот, отозвал нотариальную доверенность, это тоже легко проверить. Каждый человек может получить эти данные о любой машине и доверенности по запросу через интернет.

Пример: если для сделки требуют согласие супруга на продажу общего имущества, можно его не предоставлять?

Если сделка с недвижимостью, согласие придется оформить. Его может попросить нотариус или Росреестр. Проверить по каким-то базам или реестрам мнение супруга по поводу продажи квартиры не получится — это требование закона и регламента.

Зато без нотариального согласия можно продать общую машину или взять кредит.

Пример: могут ли нотариусы узнать информацию о юридических лицах без документов?

Могут. У нотариусов есть доступ в госреестры с данными о юридических лицах и ИП . Можно не заказывать заранее выписку, чтобы подтвердить полномочия директора — нотариус получит ее по своим каналам.

А если нотариус заставляет платить за то, что я могу сделать в другом месте?

Нотариус может брать деньги только за совершение нотариальных действий — то есть за то, что ему поручило государство и не может сделать никто другой. По закону он имеет право оказывать и технические услуги, но только с согласия клиента.

Заставлять платить за ксерокопии по 10 рублей, хотя можно сделать рядом за 2, нотариус не имеет права. Даже доверенность и договор можно составить самому, сделать копии и принести нотариусу готовые документы. Тогда придется платить только за нотариальное действие по государственному тарифу — он для всех общий.

Если нотариус требует заплатить за что-то еще и отказывается заверять готовую доверенность, это можно оспорить в суде.

Как подготовиться, если нужно идти к нотариусу?

Сейчас лучше заранее позвонить тому нотариусу, к которому собрались, и уточнить, какие документы нужны. Заодно нотариус скажет, что сможет запросить сам. Например выписку из ЕГРЮЛ , чтобы заверить данные о смене юридического адреса или директора.

Хотя реестр пока официально не работает, нотариусы уже могут его учитывать. Доступ к общим базам есть и сейчас.

После 1 января 2018 года достаточно будет найти нужный раздел в регламенте. Там есть четкий список, какие документы нужны для конкретного действия, а что нотариус найдет сам.

Собирать лишние справки и выписки не придется. И потребовать их нотариус не сможет.

Нотариус — это гарант соблюдения закона. Он помогает обычным гражданам и компаниям проводить сделки безопасно и по закону: например, проверяет документы, заверяет их копии, составляет доверенности. Иногда совершить эти процедуры требует закон, а иногда стороны сами хотят обезопасить себя от возможных конфликтов и судов.

Нотариус отвечает перед клиентами своим имуществом: если он ошибется и клиенту нанесут ущерб, нотариус должен будет возместить его в полном объеме. Рассказываем, чем может быть полезен нотариус и на что обратить внимание в документах, если вы собираетесь пользоваться его услугами.

Чем занимается нотариус

Нотариус помогает компаниям и физлицам совершать законные и безопасные сделки по некоторым документам:

договорам займа;
договорам купли-продажи;
договорам об отчуждении доли в уставном капитале;
брачным договорам;
соглашениям о разделе общего имущества супругов;
алиментным соглашениям;
завещаниям.

Рассказываем, как он это делает.

Удостоверяет сделки. Нотариус выясняет наличие права на заключение сделки, смотрит документы, проверяет намерения сторон, удостоверяет доверенности.

Еще нотариус удостоверяет доверенности: они считаются односторонними сделками. Их могут выдавать юридические и физические лица. Например, заверенная доверенность потребуется, если лицо представляет интересы компании в суде.

Оформляет согласия. Согласие — документ, в котором одно лицо позволяет другому лицу совершить какое-либо действие. Оно необходимо, чтобы подтвердить, что ничьи права не ущемляют. Например, если учредитель ООО хочет зарегистрировать компанию в арендованной квартире, он должен получить согласие от всех ее собственников. Нотариус поможет составить документ в письменной форме и удостоверит его.

Подтверждает подлинность документов. Нотариус сравнивает документы и подтверждает, что копия соответствует оригиналу. Если нужно подтвердить подлинность подписи, подтверждает, что она сделана указанным лицом в его присутствии.

Выдает свидетельства. Например, о праве собственности или принятии наследства. Свидетельство о принятии наследства может выдать только нотариус по заявлению наследника. А еще он может сам принять меры по охране наследства и управлять им, пока наследники не вступили во владение.

Принимает на депозит деньги и ценные бумаги. Бывают случаи, когда должник не может рассчитаться с кредитором напрямую: например, кредитор умер и пока неизвестно, кто будет кредитором по обязательству. Если передать деньги и ценные бумаги нотариусу, долг будут считать погашенным в день передачи денег.

Принимает на хранение документы, предъявляет чеки к платежу и удостоверяет их неоплату. Нотариус гарантирует сохранность документов: при передаче составляют опись, которую хранят в двух экземплярах. Иногда документы принимают и без описи, но тогда они должны быть хорошо упакованы. В этом случае нотариус несет ответственность за сохранность упаковки. На хранение могут принять даже электронный файл.

Какие нотариусы бывают

Нотариус может работать в государственной нотариальной конторе или организовать собственную практику.

Государственный нотариус — это чиновник. Доход от его работы поступает в бюджет государства, а сам нотариус получает фиксированную заработную плату. В 2020 году все государственные нотариальные конторы закрыли. Такую модель признали неэффективной: государственные нотариусы не могли гарантировать непредвзятость. Кроме того, содержать государственных нотариусов дорого, а их деятельность в отдаленных регионах не окупалась.

Частный нотариус имеет собственную контору, сам нанимает сотрудников и управляет бюджетом. Источник финансирования нотариуса — деньги, которые он получает за совершение нотариальных действий и дополнительные услуги. При этом все расходы, связанные с нотариальной деятельностью, тоже ложатся на плечи самого нотариуса.

Работа нотариуса не относится к предпринимательству: считается, что он работает не ради выгоды, а ради справедливости. Это значит, что он может нанимать работников без образования ИП или ООО.

Ограничения и ответственность

Нотариус не может быть посредником в заключении договоров. Он ведет деятельность под присягой, поэтому гарантирует законность своих действий.

Вот что входит в обязанности нотариуса:

хранить тайну о полученных сведениях;
отказывать в совершении нотариального действия, если сделка не соответствует закону;
объяснять гражданам и юрлицам их права и обязанности, предупреждать о возможных последствиях их действий.

За нарушения нотариус несет полную имущественную ответственность, поэтому он может застраховать свою деятельность: если докажут, что он причинил вред, ущерб пострадавшему возместит страховая. Если этой суммы не хватит, могут изъять личное имущество нотариуса.

Как собрать документы для обращения к нотариусу

Пакет документов зависит от типа нотариального действия и конкретного случая. Больше всего бумаг предоставляют в случае обращения за выдачей свидетельства о наследстве. О том, какие именно документы нужны, можно узнать на сайте нотариальной конторы.

Пример списка необходимых документов с сайта нотариальной конторы

Закон устанавливает требования к документам, которые предъявляют нотариусу:

В последнее время всё чаще можно услышать миф о том, что "нотариус только ставит печать и берёт за это деньги". Данный миф сформировался не случайно, а именно благодаря тому, что для общественности "видимым" аспектом деятельности нотариуса остаётся лишь "приём граждан" как таковой, который и выражается в том, что "нотариус поговорил, напечатал документ и поставил свою печать и подпись". Однако помимо "видимого" аспекта деятельности нотариуса, существует ещё, так называемое "закулисье", которое остаётся за кадром внимания граждан и иных лиц и которое не является столь очевидным, однако занимает не мало времени в работе любого нотариуса.