Какие документы не подлежат обязательному предоставлению

Обновлено: 02.07.2024

В связи с многократным увеличением в последнее время случаев обжалвоания действий и решений прокурорских работников в суды, юристами АНО "Глобус" постоянно анализируется законодательство и судебная практика в данной сфере, что позволяет более качественно отстаивать интересы лиц, обратившихся к нам за защитой своих прав.

Прокурорская проверка может быть документарной или выездной. В обоих случаях прокурор (или его помощник, см. письмо Генеральной прокуратуры РФ от 11.01.2016 N 72/1-р-2016) вправе истребовать необходимые ему документы, материалы, статистические и иные сведения ( абзацы 2 , 3 п. 1 ст. 22 Закона о прокуратуре), которые предоставляются ему бесплатно ( п. 2 ст. 6 Закона о прокуратуре). Если документы для изучения запрашиваются в преддверии выездной проверки, то прокурорам запрещено истребование излишних материалов, документов и сведений, которые могут быть получены прокурорами непосредственно в ходе проверки с выходом на место ( п. 15 Приказа N 195).

В любом случае прокурору запрещено требовать предоставления документов (их копий), материалов и сведений:

- которые официально опубликованы в СМИ или размещены на официальном сайте органа или организации, если создание такого сайта предусмотрено ее учредительными документами (абз. 3 п. 2.3 ст. 6 Закона о прокуратуре). Если прокурор запросил именно такие документы, то в ответе на запрос следует указать, в каком СМИ или на какой веб-странице опубликованы документы, и актуальны ли они на момент запроса (п. 2.4 ст. 6 Закона о прокуратуре);

- которые могут быть получены у других госорганов или из открытых источников (абз. 3 п. 2 резолютивной части Постановления N 2-П);

- которые уже передавались в прокуратуру в связи с ранее проводимой проверкой (абз. 3 п. 2.3 ст. 6 Закона о прокуратуре, абз. 3 п. 2 резолютивной части Постановления N 2-П). Если прокурор запросил именно такие документы, то в ответе на запрос следует указать сведения о проверке, в рамках которой передавалась запрошенная информация, и ее актуальность (п. 2.4 ст. 6 Закона о прокуратуре);

- которые проверяемое лицо не обязано иметь в соответствии с законодательством (абз. 3 п. 2 резолютивной части Постановления N 2-П;

- которые выходят за пределы конкретной проверки (абз. 2 п. 2.3 ст. 6 Закона о прокуратуре, абз. 3 п. 2 резолютивной части Постановления N 2-П, абз. 2 п. 15 Приказа N 195).

При этом, согласно закону, некоторые из документов, которые прокурор не может запрашивать (из "прошлой" проверки и официально опубликованные), проверяющие лица все же обязаны ему предоставить, если требования прокурора обусловлены необходимостью проведения исследований для получения дополнительной информации, которая может повлиять на выводы проводимой проверки, либо наличием ЧС или угрозы причинения вреда жизни или здоровью, имуществу, окружающей среде, безопасности государства ( п. 2.5 ст. 6 Закона о прокуратуре). Отметим, однако, что сформулированный в Постановлении N 2-П запрет на требование документов и информации не предполагает подобных изъятий.

Прокуратуре также запрещено требовать от проверяемого лица формировать те документы, которые не имелись на момент предъявления требования ( абз. 3 п. 2 резолютивной части Постановления N 2-П).

Срок предоставления истребуемых документов будет указан в требовании (запросе). Если же нет, то документы нужно предоставить прокурору в течение двух рабочих дней с момента поступления требования, если проводится проверка в рамках надзора за исполнением законов, и пяти рабочих дней - если это проверка в рамках надзора за соблюдением прав и свобод человека и гражданина ( п. 2 ст. 6 Закона о прокуратуре).

Если проверка приостановлена, то те документы и материалы, которые были изъяты непосредственно у проверяемого лица (а не запрошены у третьих лиц), возвращаются проверяемому лицу . исключения составляют случаи, когда изъятые материалы используются для решения вопроса об уголовном преследовании или для проведения исследований, результаты которых могут повлиять на выводы проводимой проверки ( п. 10 ст. 21 Закона о прокуратуре).

Статья 7 Закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ запрещает органам, предоставляющим госуслуги, требовать от заявителей документы и информацию, уже имеющиеся у госструктур. То есть, обратившиеся за госуслугой организации, ИП, или граждане не обязаны при этом подавать документы, которые госорган может получить автоматически из доступных ему баз данных, или по межведомственному запросу. Что же это за документы?

Распоряжение, отменяющее лишние справки

Полный перечень 85 документов, запрещенных к требованию госорганами, был опубликован в Распоряжении Правительства РФ от 01.11.2016 № 2326-р. Принятое в дополнение к закону № 210-ФЗ, оно должно помочь унифицировать и ускорить процесс взаимодействия между органами власти и ведомствами.

Если ранее, при отсутствии какой-либо справки или сведений, приведенных в перечне, заявитель неминуемо получил бы отказ, то теперь собирать их чиновники должны сами по межведомственным каналам.

Например, в перечень документов, которые не должны требовать госорганы, вошли сведения:

о лишении водительских прав и нарушениях ПДД,
о судимости, уголовном преследовании, нахождении лица в розыске,
о наличии регистрации по месту жительства, или пребывания гражданина РФ (иностранца, лица без гражданства) в пределах РФ,
о действительности паспорта гражданина РФ, и т.п.

Всю эту информацию и некоторые иные сведения (всего 19 видов документов) чиновникам теперь должно представлять МВД.

От Росстата можно получить:

бухгалтерскую (финансовую) отчетность организаций,
сведения о кодах по ОКПО, ОКАТО, ОКТМО, ОКФС, ОКОПФ, ОКОГУ, установленных организациям и ИП.

Налоговое ведомство представляет сведения:

о доходах ИП (форма 3-НДФЛ),
о среднесписочной численности работников за прошедший год,
о налогах, уплаченных в бюджет, а также о задолженности по уплате налогов, сборов, пеней и налоговых штрафов,
сведения из ЕГРЮЛ, ЕГРИП, ЕГРН.

Что еще входит в перечень документов, которые запрещено требовать госорганам

Кроме перечисленных выше министерств и ведомств, сведения госорганам, вместо заявителей, должны предоставлять МЧС, Минобороны, ФСБ, Роспотребнадзор, Росприроднадзор, Минюст, Роснедра и другие госструктуры.

Так, в обязанности Минобороны входит предоставление 11 видов документов, в том числе сведений:

От МЧС России госорган получает:

справки о гибели (смерти) сотрудника МЧС при выполнении служебных обязанностей/ по болезни, полученной в период службы,
информацию о нахождении граждан в зоне чрезвычайной ситуации,
справку о факте пожара,
заключение о пожарной безопасности на объектах соискателя лицензии.

Роспотребнадзор отвечает за сведения об условиях водопользования, и дает информацию из санэпидзаключения о соответствии санитарным правилам проекта зоны санитарной охраны водных объектов.

От Росприроднадзора поступают сведения о задолженности по плате за негативное воздействие на природу, о наличии утвержденных нормативов выбросов, и о нормах временно согласованных вредных выбросов, а также копии разрешений по охотничьим ресурсам.

От Минюста РФ поступают сведения о статусе нотариуса, и о статусе иностранных адвокатов в РФ.

Росавиация готовит сведения из лицензий на авиаперевозки пассажиров/грузов, и из сертификата, подтверждающего соответствие юрлиц и ИП, ведущих техобслуживание гражданских самолетов, федеральным правилам.

Росаккредитация дает сведения из реестра аккредитованных лиц.

От Росалкогольрегулирования поступают сведения из госреестра о лицензиях на производство и оборот алкоголя.

Росводресурсы предоставляют из государственного водного реестра сведения о водном объекте.

От Росздравнадзора поступают сведения о регистрационных удостоверениях на медизделия, о сертификатах специалиста, выданных лицам, получившим медобразование за рубежом, а также данные из реестра лицензий.

Роснедра, Ростехнадзор, Рособрнадзор предоставляют сведения о лицензировании соответствующей профильной деятельности.

У Минсельхоза получают сведения о мероприятиях, снижающих затраты на подачу воды для орошения, и о подаче воды электронасосной станцией.

Росрыболовство подает сведения из рыбохозяйственного госреестра, а Ространснадзор - выписку из реестра лицензий на право заниматься ремонтом авиатехники гражданской авиации.

От ФССП России получают данные о нахождении должника по алиментам в исполнительном розыске.

ФСИН РФ представляет сведения о нахождении граждан в исправучреждении, а ФСБ РФ представляет справки о смерти необоснованно репрессированных лиц.

Минкультуры России подает сведения о лицензировании деятельности по сохранению культурных объектов народов РФ.

Также, в список документов, которые нельзя требовать у граждан, входят различные справки и сведения об участии в выполнении задач в условиях чрезвычайного положения, в боевых действиях, о стаже работы, размере пенсий, выплат, о продолжительности службы и местах ее прохождения сотрудников МВД, МЧС, Минобороны, ФСО, ФССП и ФСБ.

Деятельность

Государственные услуги и функции

Кадастровый учет и (или) регистрация прав

Необходимые документы

ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ КАДАСТРОГО УЧЕТА И (ИЛИ) РЕГИСТРАЦИИ ПРАВ

Форма заявления о государственном кадастровом учете недвижимого имущества и (или) государственной регистрации прав на недвижимое имущество (ссылка на форму) и требования к его заполнению, а также требования к формату такого заявления и представляемых с ним документов в электронной форме утверждены приказом Росреестра от 19.08.2020 № П/0310.

Порядок представления заявления и документов:

Заявление о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав и прилагаемые к нему документы представляются в орган регистрации прав в порядке, установленном приказом Росреестра от 30.12.2020 № П/0509:

в форме документов на бумажном носителе:

- посредством личного обращения в орган регистрации прав, к уполномоченному лицу органа регистрации прав при выездном приеме, через МФЦ;

- посредством почтового отправления с объявленной ценностью при его пересылке, описью вложения и уведомлением о вручении;

- в форме электронных документов и (или) электронных образов документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации, если иное не предусмотрено федеральным законом:

Заявление о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав и прилагаемые к нему документы в форме документов на бумажном носителе посредством личного обращения представляются независимо от места нахождения объекта недвижимости в подразделение органа регистрации прав или многофункциональный центр согласно перечню подразделений органа регистрации прав и многофункциональных центров, который опубликован на официальном сайте .

Заявление о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав и прилагаемые к нему документы в форме документов на бумажном носителе посредством почтового отправления направляются в подразделение органа регистрации прав согласно перечню подразделений органа регистрации прав, который опубликован на официальном сайте.

В случае представления заявления о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав и прилагаемых к нему документов посредством почтового отправления:

подлинность подписи заявителя на заявлении должна быть засвидетельствована в нотариальном порядке, а также в нотариальном порядке удостоверена доверенность, подтверждающая полномочия представителя заявителя;

сделка с объектом недвижимости должна быть нотариально удостоверена;

доверенность, подтверждающая полномочия лица, совершившего сделку, должна быть нотариально удостоверена, если подлежащая государственной регистрации сделка с объектом недвижимого имущества или сделка, на основании которой подлежит государственной регистрации право либо ограничение права и обременение объекта недвижимости, совершена представителем, действующим на основании доверенности;

к заявлению дополнительно прилагаются копия документа, удостоверяющего личность физического лица (правообладателя, стороны или сторон сделки, а также представителя данных лиц, если заявителем является представитель), и копия документа, удостоверяющего личность физического лица - представителя юридического лица (если правообладателем, стороной или сторонами сделки являются юридические лица).

Документы, прилагаемые к заявлению

К заявлению о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав прилагаются, если федеральным законом не установлен иной порядок представления (получения) документов и (или) содержащихся в таких документах сведений, следующие документы:

документ, подтверждающий полномочия представителя заявителя (если с заявлением обращается его представитель);

документы, являющиеся основанием для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав;

При представлении заявления о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав посредством личного обращения физическое лицо предъявляет документ, удостоверяющий его личность, а представитель физического лица - также нотариально удостоверенную доверенность, подтверждающую его полномочия, если иное не установлено федеральным законом. (В случае, если полномочия представителя органа государственной власти или органа местного самоуправления подтверждаются доверенностью, составленной на бланке данного органа и заверенной печатью и подписью руководителя данного органа, нотариальное удостоверение такой доверенности для ее представления вместе с соответствующим заявлением о государственной регистрации прав не требуется.)

Представление документа, подтверждающего внесение государственной пошлины за осуществление государственной регистрации прав, вместе с заявлением о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав не требуется. Заявитель вправе представить такой документ по собственной инициативе.

Основания для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав

акты, изданные органами государственной власти или органами местного самоуправления в рамках их компетенции и в порядке, который установлен законодательством, действовавшим в месте издания таких актов на момент их издания, и устанавливающие наличие, возникновение, переход, прекращение права или ограничение права и обременение объекта недвижимости;

договоры и другие сделки в отношении недвижимого имущества, совершенные в соответствии с законодательством, действовавшим в месте расположения недвижимого имущества на момент совершения сделки;

акты (свидетельства) о приватизации жилых помещений, совершенные в соответствии с законодательством, действовавшим в месте осуществления приватизации на момент ее совершения;

свидетельства о праве на наследство;

вступившие в законную силу судебные акты;

решения третейских судов, по которым выданы исполнительные листы в соответствии с вступившими в законную силу судебными актами судов общей юрисдикции или арбитражных судов, вместе с такими исполнительными листами;

акты (свидетельства) о правах на недвижимое имущество, выданные уполномоченными органами государственной власти в порядке, установленном законодательством, действовавшим в месте издания таких актов на момент их издания;

межевой план, технический план или акт обследования, подготовленные в результате проведения кадастровых работ в установленном федеральным законом порядке, утвержденная в установленном федеральным законом порядке карта-план территории, подготовленная в результате выполнения комплексных кадастровых работ;

иные документы, предусмотренные федеральным законом, а также другие документы, которые подтверждают наличие, возникновение, переход, прекращение права или ограничение права и обременение объекта недвижимости в соответствии с законодательством, действовавшим в месте и на момент возникновения, прекращения, перехода прав, ограничения прав и обременений объектов недвижимости;

наступление обстоятельств, указанных в федеральном законе.

Требования к документам

Документы, устанавливающие наличие, возникновение, переход, прекращение, ограничение права и обременение недвижимого имущества и представляемые для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав, должны соответствовать требованиям, установленным законодательством Российской Федерации, и отражать информацию, необходимую для государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав на недвижимое имущество в ЕГРН.

Тексты документов, представляемых для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав в форме документов на бумажном носителе, должны быть написаны разборчиво, наименования юридических лиц - без сокращения с указанием их мест нахождения. Фамилии, имена и при наличии отчества физических лиц, адреса их мест жительства должны быть написаны полностью.

Если представленные в форме документов на бумажном носителе заявление и документы имеют подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные не оговоренные в них исправления, либо такие документы исполнены карандашом, имеют серьезные повреждения, которые не позволяют однозначно истолковать их содержание, то орган регистрации прав обязан возвратить такие заявление и документы, прилагаемые к нему, без рассмотрения.

Необходимые для осуществления государственной регистрации прав документы в форме документов на бумажном носителе, выражающие содержание сделки, являющейся основанием для государственной регистрации наличия, возникновения, прекращения, перехода, ограничения права и обременения недвижимого имущества, а также иные необходимые для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав документы в форме документов на бумажном носителе (за исключением актов органов государственной власти, актов органов местного самоуправления, а также судебных актов, установивших права на недвижимое имущество) представляются в экземпляре-подлиннике. Такие документы с отметкой об их переводе в форму электронного образа документа (за исключением случаев, установленных законом) возвращаются заявителю после завершения процедуры осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав вместе с иными подлежащими выдаче документами.

Межевой план, технический план, акт обследования, карта-план территории представляются в орган регистрации прав исключительно в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью кадастрового инженера.

Копии актов органов государственной власти, актов органов местного самоуправления в форме документов на бумажном носителе, а также судебных актов, установивших права на недвижимое имущество, в форме документов на бумажном носителе представляются для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав в одном экземпляре, который после сканирования при выдаче документов после осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав возвращается заявителю.

Заявление о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав в форме документа на бумажном носителе представляется в единственном экземпляре-подлиннике.

Если документы представляются для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав в форме электронных документов, электронных образов документов такие документы представляются:

Документы, представляемые в форме электронных документов, должны соответствовать требованиям, установленным законодательством Российской Федерации, и подписываться усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченных на то лиц, сторон договора или определенных законодательством Российской Федерации должностных лиц в установленных законодательством Российской Федерации случаях.

Документы, представляемые в форме электронных образов документов, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью лиц, подписавших такие документы на бумажном носителе, или лиц, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации уполномочены заверять копии таких документов в форме документов на бумажном носителе.

Сформированный комплект документов, необходимых для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав и представляемых в форме электронных документов, электронных образов документов, должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя.

ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ ПРАВА НА ОСНОВАНИИ ДОГОВОРА КУПЛИ-ПРОДАЖИ ОБЪЕКТА НЕЖИЛОГО НАЗНАЧЕНИЯ

ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ ПРАВА СОБСТВЕННОСТИ НА ОБЪЕКТ ДОЛЕВОГО СТРОИТЕЛЬСТВА

ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ ПРАВА СОБСТВЕННОСТИ ЗАСТРОЙЩИКА НА ЖИЛОЕ (НЕЖИЛОЕ) ПОМЕЩЕНИЕ, НАХОДЯЩЕЕСЯ В МНОГОКВАРТИРНОМ ДОМЕ, НЕ ЯВЛЯЮЩЕЕСЯ ПРЕДМЕТОМ ДОГОВОРА УЧАСТИЯ В ДОЛЕВОМ СТРОИТЕЛЬСТВЕ

Трудовым кодексом определено, что в некоторых случаях работодатель обязан выдавать работнику копии приказов о приеме, переводе и увольнении, а также некоторые справки, например о зарплате. Вместе с тем работники требуют не только поименованные в кодексе документы. Должен ли работодатель удовлетворять их просьбу? Какие документы работодатель может не выдавать работнику? Как заверить копию документа? Какова судебная практика по подобным спорам? На эти и некоторые другие вопросы вы получите ответы, прочитав статью.

Какие документы работодатель обязан предоставить работнику?

Первая норма, к которой мы обратимся, – ст. 62 ТК РФ. В ней сказано, что работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему документы, связанные с работой:

копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;
выписки из трудовой книжки;
справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.;
трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю).

Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления – заверенные копии документов, связанных с работой. Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.

Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению?
Однозначный ответ на этот вопрос дать невозможно. Объясним, почему. Суды, рассматривая споры о выдаче документов, говорят, что перечень документов в ч. 1 ст. 62 ТК РФ не является исчерпывающим, помимо названных в этой норме, работодатель обязан выдать и другие документы. Вместе с тем в судебной практике за последнее время работникам отказывают в удовлетворении требований о выдаче положений об оплате труда, приложений к коллективному договору. Свои решения суды обосновывают тем, что в отношении локальных нормативных актов трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя по ознакомлению с ними под подпись, но не по предоставлению указанных документов работнику (см., например, апелляционные определенияВС Республики Коми от 24.08.2015 по делу № 33?4430/2015, Хабаровского краевого суда от 11.02.2015 по делу № 33?888/2015).

Есть и судебные решения, которыми отказ в выдаче копий локальных актов, например, о порядке установления заработной платы признавался незаконным. Так, Приморский краевой суд, рассматривая жалобу работника на решение суда первой инстанции, которым отказано в удовлетворении требований о выдаче работнику копий документов, связанных с установлением материального стимулирования работников, системы оплаты труда и пр., указал, что работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему не только документы, названные в ст. 62 ТК РФ, но и другие документы, связанные с его работой, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав. Поскольку работник требовал документы с целью установления правомерности и обоснованности порядка начисления зарплаты, отказ суда первой инстанции в удовлетворении требований работника был признан незаконным (Апелляционное определение Приморского краевого суда от 27.06.2017 по делу № 33?6331/2017).

Отметим, что требования о выдаче работодателем документов работнику содержатся в нескольких федеральных законах и актах. Представим некоторые из них в таблице.

Как видим, круг документов, подлежащих выдаче работникам, достаточно широк и не ограничивается лишь тем, что названо в Трудовом кодексе. Главное условие выдачи документов, прямо не поименованных в кодексе и иных законах, – документы должны быть связаны с работой и необходимы сотруднику для реализации тех или иных прав.

В какие сроки и кому выдаются документы, связанные с работой?

В основном – или в течение трех рабочих дней со дня обращения за документом либо подачи заявления (копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, справка о доходах физического лица, копии любой записи, содержащей персональные данные работника, и т.?д.), или в день обращения (приказ об увольнении).

Некоторые работники полагают, что работодатель даже в случае направления документов почтой должен уложиться в трехдневный срок. Однако это не так.

Сотрудница обратилась к бывшему работодателю с письменным заявлением о направлении ей заказным письмом документов, связанных со службой. Требуемые документы ответчик направил в адрес бывшей сотрудницы заказным письмом на пятый день. Считая нарушенными свои права, предусмотренные ст. 62 ТК РФ, в связи с невыдачей ей указанных документов в течение трех рабочих дней, женщина обратилась в суд с иском о взыскании компенсации морального вреда. Отказывая в удовлетворении заявленных исковых требований, суд первой инстанции исходил из того, что работодатель исполнил требования уволенной сотрудницы в разумный срок для совершения указанных действий, документы направлены ей по почте заказным письмом по истечении трех дней в первый рабочий день (Апелляционное определение Воронежского областного суда от 07.06.2016 по делу № 33?3912/2016).

Если нарушить срок выдачи документов, что грозит работодателю?
В КоАП РФ есть ст. 5.39, согласно которой нарушение сроков выдачи документов, запрашиваемых работником, равно как и отказ в их выдаче, грозит административным штрафом в размере от 1?000 до 3?000?руб. Кроме этого, работники часто обращаются в суд с требованием о возмещении морального вреда, причиненного задержкой выдачи копий документов. И довольно часто суд встает на сторону истца.

Отметим, что за документами может обратиться не только работающий сотрудник, но и уже уволенный. Причем бывший работник может обратиться к работодателю даже через два, три года, десять лет, и работодатель будет обязан удовлетворить требование работника (если документы нужны ему для реализации тех или иных прав) о предоставлении копий документов.

Вместо работника документы может получить и иное лицо, например, родственники. Для этого работник должен оформить доверенность на определенного человека – супруга, ребенка, мать и т.?п. Причем в данном случае не требуется нотариальной доверенности. Чтобы доверенное лицо смогло получить документы, оно должно предъявить работодателю:

заявление, написанное работником;
свой паспорт;
доверенность.

Чтобы подготовить и выдать копии документов, работодателю необходимо соответствующее заявление работника. Такое заявление пишется в произвольной форме. В нем должны быть четко указаны наименования документов, которые нужны работнику, и, возможно, количество экземпляров. Приведем пример заявления.

от менеджера Т. Д. Красновой

о выдаче документов, связанных с работой

На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне заверенные надлежащим образом копии следующих документов, связанных с работой, в связи с моим увольнением:

– копию приказа о переводе на должность менеджера;

– копию трудового договора.

Как правильно заверить копии документов для работника?

В оригинале выдаются работнику лишь трудовая книжка и некоторые виды справок. Например, справка о среднем заработке оформляется на бланке организации за подписью руководителя и с печатью организации. Остальные документы выдаются в копиях, которые должны быть надлежащим образом заверены.

Согласно ГОСТ Р 7.0.8?2013 копией является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на это лица и оттиском печати (если организация в деятельности использует печать).

Инспектор службы кадров Левченко Т.?С. Левченко

Отметим, что нельзя заверять копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления (п. 3 Указа № 9779?X).

Кто может заверять копии?
Во-первых, полномочия по заверению копий можно установить в локальном нормативном акте, регламентирующем документооборот в компании, или в инструкции по кадровому делопроизводству. Во-вторых, заверение копий можно поручить любому сотруднику организации, например, кадровику, бухгалтеру, заместителю директора, секретарю.

Оформление выписки

Иногда работник просит предоставить копию документа, содержащего персональные данные других работников, – штатного расписания, графика сменности, приказа о выплате премии и т.?п. В таком случае оформляется выписка из документа в части сведений, касающихся конкретного работника, потому что выдача копии нарушит законодательство о персональных данных.

Выписка – это воспроизведение части документа или копия части документа, заверенная в установленном порядке.

Выписки оформляют и в том случае, если документ, затребованный работником, достаточно объемный и нужен ему не полностью.

Правила оформления выписок не регламентированы законодательством, поэтому могут быть определены нормативным локальным атом компании. Приведем пример.

Выписка из приказа от 04.09.2017 № 37/у

Основания: докладная записка мастера участка от 29.08.2017, медицинское заключение от 29.08.2017 № 2145, объяснительная Желтова М. О. от 31.08.2017

Секретарь Белова О. Е. Белова

Отметим, что довольно часто делают выписки из трудовых книжек. Выписка может выглядеть так:

из трудовой книжки серии XХ № 211111

Фамилия			Серов
Имя	Дмитрий
Отчество		Олегович
Дата рождения					14.02.1990
Образование				Среднее профессиональное
Профессия, специальность						техник
Дата заполнения					11.05.2012

записи

Переведен на старшего техника.

Секретарь Белова О. Е. Белова

Подведем итог

Напомним работодателям основные правила выдачи копий документов.

Во-первых, если запрашиваемые документы не связаны с трудовой деятельностью и не нужны для реализации каких?либо прав работника, выдавать эти документы работодатель не обязан.

Во-вторых, если документ, запрашиваемый работником, содержит персональные данные, коммерческую или иную охраняемую законом тайну, нужно сделать выписку из него: копировать весь документ нельзя.

В-третьих, копии документов должны быть предоставлены работнику в течение трех рабочих дней с момента получения работодателем заявления с просьбой об этом.

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки.

На стадии первоначальной обработки входящих документов необходимо выделять документы, не подлежащие регистрации, согласно перечню нерегистрируемых документов. Такие документы направляются по назначению в структурные подразделения, на них предварительно проставляется регистрационный штамп без заполнения.

Нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ и утверждаемый руководителем организации.

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации:

1. Документы оперативно-информационного характера (письма, сводки и др.), присланные для сведения.

2. Заявки, наряды, разнарядки.

3. Поздравительные письма и телеграммы.

4. Программы, планы, повестки заседаний, совещаний, конференций, иных коллегиальных мероприятий.

5. Пригласительные билеты.

6. Печатные издания (книги, журналы, газеты).

7. Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

8. Письма организаций и индивидуальных предпринимателей с предложениями о сотрудничестве или оказании услуг.

9. Информационные и справочные материалы (бюллетени, брошюры, информационные листки, проспекты изданий, авторефераты и др.).

10. Формы статистической отчетности и сопроводительная документация к ним.

Децентрализованная регистрация документов допускается при территориальной разобщенности структурных подразделений организации. Децентрализованной регистрации подлежат также отдельные категории документов, регистрируемых в структурных подразделениях организации согласно разрабатываемому службой ДОУ и утверждаемому руководителем организации перечню документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ (первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому снабжению и др.).

Для регистрации всех входящих, исходящих и внутренних документов заполняется единая регистрационно-контролъная карточка, пригодная для обработки средствами организационной техники. Карточка используется для учета, контроля, исполнения и поиска документов.

Карточка заполняется при помощи средств организационной техники машинописным или рукописным способом в зависимости от наличия технических средств.

Состав карточки в случае необходимости может быть дополнен другими реквизитами: исполнители, расписка исполнителя в получении документа, ход исполнения, приложения и др. Порядок их расположения на карточке определяется самой организацией.

Журнальная форма регистрации документов допустима только в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год); решение о форме регистрации документов (карточной или журнальной) в таких организациях оформляется приказом руководителя. Графы журналов регистрации в основном повторяют графы регистрационно-контрольной карточки.

Из регистрационно-контрольных карточек формируются справочные и контрольные картотеки, с помощью которых осуществляются справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения. Количество экземпляров карточки, заполняемой на документ, определяется числом справочных и контрольных карточек.

После регистрации документы из канцелярии должны передаваться руководству на рассмотрение или непосредственным исполнителям в день их поступления с двумя экземплярами регистрационно-контрольной карточки.

Руководитель рассматривает документы в день их поступления. Телеграммы и другие срочные документы следует передавать руководителю по мере их поступления.

Результаты рассмотрения документов отражаются в форме резолюции, которая должна содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе.

Резолюция переносится в регистрационно-контрольную карточку. Документ с одним экземпляром карточки направляется (через канцелярию) исполнителю, при наличии нескольких исполнителей ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Второй экземпляр карточки остается в канцелярии; если документ согласно резолюции требует контроля исполнения, карточка передается в контрольную службу или лицу, ответственному за контроль исполнения документов.

Документы, поступающие в структурные подразделения, принимаются и обрабатываются лицом, ответственным за делопроизводство и назначаемым приказом руководителя.

Документы передаются на рассмотрение руководителю подразделения или его заместителю согласно установленному распределению обязанностей. Документы, не требующие решения руководства, направляются непосредственно исполнителям согласно их компетенции.

На исполненном документе исполнитель проставляет отметку об исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса дела.

Ответственный за делопроизводство переносит отметку об исполнении в регистрационно-контрольную карточку. Карточка помещается в справочную картотеку, документ подшивается в дело.

Передача документов для автоматизированной обработки и получение документов осуществляются через канцелярию или лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.

Читайте также: