Какие документы должны оформляться при проведении аудита эффективности

Обновлено: 25.06.2024

Внутренний аудит кадровой документации (далее — аудит) проводится с целью проверки соответствия такой документации требованиям законодательства. Аудит проводится непосредственно в самой организации собственными силами, то есть без привлечения сторонней организации. Как реализовать такую проверку — рассмотрим в материале.

Алгоритм проведения аудита

Комментарий к алгоритму

Шаг 1

Уполномоченное должностное лицо (как правило, руководитель организации) оценивает необходимость проведения аудита. Причина при этом может быть разной: предстоит проверка госорганами, сменяется руководитель организации или работник кадровой службы и т.д.

Приняв решение о проведении аудита, уполномоченное должностное лицо издает распорядительный документ (далее — приказ). Такой документ оформляется в соответствии с правилами делопроизводства .

В приказе указываются цели и задачи аудита, а также определяются лица, которые будут заниматься его проведением. Обычно это комиссия из 3 и более человек, в том числе председатель комиссии. В состав комиссии могут включаться работники кадровых и юридических служб, бухгалтерии и иные должностные лица.

Также в приказе, на наш взгляд, необходимо обозначить срок проведения аудита. Наниматель сам устанавливает период (в днях, неделях, месяцах), за который проводится аудит. Как правило, продолжительность аудита зависит от причин его проведения, а также от объема самой проверки (например, при сплошном аудите проверяется вся документация за определенный период, а при выборочном — изучаются только отдельные вопросы).

Пример формулировки приказа:

Члены комиссии: начальник юридического отдела А.А.Иванова;

инспектор по охране труда Е.Г.Краснова;

инспектор по кадрам А.В.Лебедева.

3. Начальнику отдела кадров О.Ю.Миронову подготовить отчет о проведенном аудите кадровой документации до 24.02.2020″.

Шаг 2

При проведении аудита проверяется следующее:

1. Наличие документов.

Отметим, что некоторые документы должны быть в организации в обязательном порядке. Основные из них приведены в схеме 2.

Условно кадровые документы можно разделить:

— на действующие в отношении всей организации или структурного подразделения (например, штатное расписание, график отпусков);

— оформляемые в отношении конкретного работника (трудовая книжка, контракт и пр.). Отметим, что одни такие документы оформляются на всех работников, другие — только в отношении определенных категорий. Подробнее см. таблицу 1.

Должностная инструкция может разрабатываться отдельно для конкретного работника или для всех должностных лиц, работающих по определенной должности.

Обратите внимание!
В отношении лиц, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, кадровые документы не оформляются. В частности, должность не предусматривается в штатном расписании, трудовая книжка не заполняется, должностная (рабочая) инструкция не разрабатывается.

2. Оформление документов.

Иными словами, кадровые документы должны:

— оформляться на соответствующих бланках (для отдельных видов документов);

— содержать обязательные и верно оформленные реквизиты (дата, текст, утверждение, согласование, подпись и пр.).

Для заполнения трудовых книжек (а также внесения в них исправлений и дополнений) используются правила, установленные Инструкцией о трудовых книжках. Так, записи в трудовую книжку производятся аккуратно, без сокращений и должны иметь порядковый номер (кроме записи о наименовании нанимателя). Все даты указываются только арабскими цифрами в формате: ДД.ММ.ГГГГ .

Трудовые договоры (а также приложения к ним) должны быть пронумерованы и подписаны работником и нанимателем на каждой странице .

Порядок формирования и ведения личных дел установлен Инструкцией о личных делах. Она предусматривает последовательность включения документов в личное дело, правила оформления описи, личного листка по учету кадров и пр.

3. Содержание документов.

При проведении аудита следует проверить содержание документов на предмет соответствия законодательству. Примеры основных моментов, на которые стоит обратить внимание при проверке некоторых документов, рассмотрены в таблице 2.

Содержание документов по определенным вопросам следует проверять параллельно. При этом следует обращать внимание на даты, наименования должностей служащих (профессий рабочих) и прочие сведения, которые должны совпадать у взаимосвязанных документов. Например, проверяя правильность оформления приема на работу, следует сопоставить приказ о приеме на работу, трудовой договор, запись о приеме на работу в трудовой книжке. Помимо этого, проверить, был ли ознакомлен сотрудник с документами, связанными с его трудовой деятельностью: ПВТР, коллективным договором (при его наличии), должностной (рабочей) инструкцией, инструкцией по охране труда.

Шаг 3

Результаты проведенного аудита следует предоставить лицу, назначившему аудит (или иному уполномоченному должностному лицу). Для этого комиссия фиксирует итоги в отдельном документе. Как правило, в отчете (заключении).

Утвержденной формы отчета нет, поэтому наниматель вправе самостоятельно ее определить. Содержание отчета должно быть лаконичным и полным. В нем отражается информация о проверенных кадровых документах и выявленных нарушениях. Также могут даваться рекомендации по устранению допущенных нарушений и указываться другие сведения.

По итогам проведенного аудита наниматель принимает соответствующие решения. Например:

— об устранении выявленных нарушений. При этом определяются должностные лица, которые обязаны их устранить, и сроки для проведения данной работы;

— о привлечении к дисциплинарной ответственности лиц, виновных в нарушениях;

— о поощрении работников, не допустивших ошибок в своей работе.

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Нужен ли внутренний аудит только для подготовки к внешнему или он приносит более весомую пользу для компании? Сохранить и увеличить стоимость организации, снизить расходы на внешний аудит, просчитать риски при разработке новых проектов — в реализации этих планов поможет квалифицированная подготовка и проведение внутреннего аудита.

В процессе работы аудиторы используют различные методики для получения объективных результатов. Разберемся в составляющих процесса аудиторских проверок и приведем примеры оформления документации, а именно:

Кто занимается внутренним аудитом

Есть два варианта, кому доверить проведение внутреннего аудита на предприятии.

1. Штатные сотрудники. Сформировать аудиторский отдел или постоянно действующую комиссию можно из числа сотрудников компании. Ориентиром при определении кандидатов в аудиторы станут:
- понимание тематики ревизуемого участка;
- отсутствие личной заинтересованности в положительной оценке проверяемого отдела;
- профессиональная подготовка сотрудников для работы аудитором.
2. Профессиональные аудиторы. Привлечь профессиональных аудиторов на аутсорсе — такая альтернатива подходит для компаний с типовыми бизнес-процессами, не требующими частых проверок. В этом случае не придется тратить время и деньги на обучение собственных сотрудников внутреннему аудиту.

Как составить положение и приказ о внутреннем аудите

Если на предприятии создают свою службу аудита, то для нее разрабатывают положение о внутреннем аудите. Образцы плана для его создания приведены ниже. Положение регулирует работу самого отдела аудита и разъясняет остальным подразделениям их права и обязанности во время аудиторской проверки.

До начала проверки составляют приказ о проведении внутреннего аудита. В нем указывают:

срок проведения;
глав аудиторских групп;
ответственного за обеспечение необходимыми для аудита ресурсами;
необходимость содействия глав проверяемых отделов выполнению плана проверок;
ответственного за внесение корректив по найденным во время аудита несоответствиям;
ответственного за осуществление приказа.

Ранее составленный план аудита и список аудиторов допускается прикрепить в приложениях к приказу, чтобы не дублировать пересекающуюся информацию.

Какой порядок проведения аудита будет оптимальным

Больше о компетенциях аудиторов и планировании всех этапов проверки писали в статье об организации внутреннего аудита. Теперь рассмотрим подробнее, что включает проведение внутреннего аудита.

Вступительное совещание

Первый день аудиторской проверки открывает собрание руководителей с представителями всех участвующих отделов. Здесь сотрудникам представляют аудиторов, объясняют цели и задачи проверки, оглашают план, объем работы и методы ее проведения. Представителям ревизуемых отделов объясняют правила работы в период проверки, а также полномочия аудиторов, чтобы предупредить возможный выход за их рамки.

На собрании проверяют готовность к проверке, обеспечение необходимыми расходными материалами, спецодеждой, транспортом, прикрепленными сопровождающими и т. п. Отвечают на вопросы сотрудников проверяемых отделов, которые возникли в ходе совещания.

Открывать проверку в небольших фирмах можно не так официально, но обязательно оповещать всех причастных перед началом аудита.

На вступительном совещании сотрудникам разъясняют программу аудиторской проверки

Проверка на местах

После совещания начинается работа на местах согласно составленному плану и порядку проведения аудита.

Аудиторы используют разные методы проверок, среди которых опросы по заранее составленным чек-листам, наблюдения за деятельностью сотрудников отделов, анализ документов на соответствие требованиям. Каким образом контролеры могут оценить работу на местах:

1. Проверить наличие всех требуемых документов и правильность их оформления.
2. Проверить, соответствуют ли плану деятельность и результаты отдела.
3. Побеседовать с сотрудниками, чтобы подтвердить соответствие выполняемой работы установленным требованиям.
4. Осмотреть состояние оборудования и рабочих мест.
5. Выборочно проверить работу сотрудников — отдельные действия, операции или результаты работы.

Пример чек-листа по внутреннему аудиту системы качества

Проверяемые требования (документ и № п.п.)	Вопросы для проверки	Комментарии
ISO 9001:2015 (п.п. 7.5.3)	Какие документы СМК определяют исполнение проектов сотрудниками отдела?	Обратить внимание на актуальность документов, которые будут предоставлять сотрудники.
ISO 9001:2015 (п.п. 7.5.3; 8.5.1)	Какие документы создаются в ходе исполнения проектов?	Выборочно проверить документацию по 2-3 проектам (даты создания документов, согласующие и утверждающие подписи, версионность).
ISO 9001:2015 (п.п. 7.5.3; 7.1.3)	Каким образом обеспечивается сохранность документации по проектам?	Проверить 2-3 проекта (ведение документации в электронной базе, права доступа, даты создания архивных версий). Проверить хранение и идентификацию бумажных экземпляров рабочей документации по проектам.
ISO 9001:2015 (п.п. 7.5.3; 7.4)	Каким образом оформляется сдача-приемка работ по проекту и его этапов?	Проверить 2-3 проекта (оформление актов сдачи-приемки работ, размещение сканированных копий в электронной базе). Проверить передачу отчетной приемо-сдаточной документации в юридическую службу.
ISO 9001:2015 (п.п. 7.5.3)	Как определяется состав команды проекта?	Проверить 2-3 проекта (оформление приказов, распределение ролей в команде проекта).
ISO 9001:2015 (п.п. 8.2.2; 8.2.3)	Кто определяет возможность исполнения проекта на предварительном этапе работ с заказчиком?	Проверить, как регистрируются запросы от потенциальных заказчиков. Проверить назначение менеджеров для проведения предварительных согласований с заказчиками.
ISO 9001:2015 (п.п. 8.2.3)	Как проводится анализ требований заказчика?	Проверить оформление технических заданий и проектов договоров (разработку, направление заказчику на согласование, идентификацию изменений).

В ходе работы аудиторы устанавливают соответствие или несоответствие требованиям, критериями которых могут быть:

наличие и доступность для сотрудников всей необходимой в работе документации;
правильность оформления документации;
степень знания и понимания своих обязанностей работниками;
выполнение сотрудниками должностных инструкций;
устранение предыдущих несоответствий в случае повторного проведения аудита.

Если в ходе проверки обнаружили несоответствия, то сотруднику о них сообщают и разъясняют, какие требования он не выполнил.

Все результаты проверки записывают для последующего составления отчета.

Заключительное совещание

После проверки проводят завершающее заседание. На нем присутствуют руководители, аудиторы и персонал участвовавших отделов. В ходе собрания аудиторы оглашают результаты проверки. Далее выслушивают мнения сторон по выявленным несоответствиям. В случае несогласия сотрудников с результатами проведенного внутреннего аудита, аргументируют выводы со ссылками на рабочую документацию.

В конце совещания главный аудитор дает рекомендации по устранению найденных нарушений, предлагает корректирующие действия. Для одобренных мер присутствующие утверждают сроки выполнения.

Форма отчета по результатам аудиторской проверки

Заключение

Первый из основных этапов внутреннего аудита — выбор сотрудников, обладающих необходимыми компетенциями. Перед началом аудита оформляют приказ и знакомят с ним всех участников проверок.

В ходе аудита изучают документацию, беседуют с сотрудниками и наблюдают за их работой. Полученные сведения фиксируют документально и оглашают на завершающем заседании. После согласования результатов проверки утверждают перечень и сроки корректирующих мероприятий.

Надоело ломать голову, как лучше организовать аудиторскую проверку? Научитесь тонкостям ее проведения на курсах по внутреннему аудиту в нашей академии!
Зарегистрируйтесь и изучите первый урок курса бесплатно, чтобы узнать о программе больше!

Прежде чем, заключить договор и заключить договор на проведение аудита организации, аудитор собирает информацию о клиенте, проверяет деловую репутацию клиента, согласовывает сроки и стоимость аудита.

Цель проведения аудита состоит в выражении независимого, объективного и обоснованного мнения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Аудит подразделяется на две большие группы:

Обязательный аудит в соответствии с 307-ФЗ.
Инициативный аудит.

Обязательный аудит организации по 307-ФЗ

Если организация соответствует критериям обязательного аудита в 2021 году, то она обязана пройти проверку бухгалтерской (финансовой) годовой отчетности и предоставить аудиторское заключение по результатам аудиторской проверки.

Напомним, что критерии аудита были повышены. С 1 января вступил в силу Федеральный закон от 29.12.2020 N 476-ФЗ "О внесении изменения в статью 5 Федерального закона "Об аудиторской деятельности".

В соответствии с законом № 476-ФЗ Увеличены финансовые критерии обязательного аудита:

по размеру выручки — с 400 миллионов рублей до 800 миллионов рублей (считается годовая выручка компании);
по размеру активов — с 60 миллионов рублей до 400 миллионов рублей (активы бухгалтерского баланса).

Однако, аудит в любом случае остается обязательным для фондов, при условии поступления имущества и денежных средств в предшествующем отчетном году свыше 3 млн рублей.

В перечне организаций, которые подлежат обязательному аудиту, отсутствуют акционерные общества (АО). Однако, это не означает, что обязательный аудит для АО отменен.

Инициативный аудит организации

Инициативный аудит — это проверка бухгалтерской (финансовой) отчетности компании по инициативе руководства бизнеса, акционеров, инвесторов или покупателя бизнеса, которая позволяет объективно оценить состояние бизнеса.

По результатам проведение инициативного аудита не обязательно предоставлять аудиторское заключение, так как проверка является добровольной.

То есть, собственник получает всю информацию по результатам аудита строго конфиденциально. Данную информацию не вправе затребовать контролирующие органы.

Инициативный аудит может быть проведен внутренней службой или внешним независимым аудитором. Предпочтителен второй вариант, так как будут действовать принципы независимости и беспристрастности .

Когда может понадобиться инициативный аудит?

Как уже говорилось выше, инициативный аудит — не обязателен. Он может проводиться по желанию заказчика и в любом объеме.

Добровольный аудит организации целесообразен в следующих случаях:

смена руководящего состава организации;
реорганизация бизнеса;
смена Главного бухгалтера;
сомнения в качестве ведения бухгалтерского и налогового учета;
перед выездной налоговой проверкой;
при сомнении акционеров в части выплаты дивидендов (для инициации проверки акционер должен владеть более 10% голосующих акций компании);
привлечение инвестиций в проект;
при продаже или покупке бизнеса (нарушения в учете являются предметом торга);
иные случаи.

Аудиторское заключение передается только аудируемому лицу либо лицу, заключившему договор на оказание аудиторских услуг, в соответствии с 307-ФЗ, п. 4.

Основные вопросы аудита

Ключевыми вопросами аудита являются:

анализ системы внутреннего контроля на предприятии;
составление плана и программы аудита;
анализ учетной политики для целей бухгалтерского и налогового учета;
проверка результатов годовой инвентаризации имущества и обязательств;
проведение аудиторских процедур по существу.

В целях получения аудиторских доказательств, аудитор применяет такие аудиторские процедуры по существу, как:

Инспектирование (проверка записей, документов или материальных активов);
Пересчет (проверка арифметической точности бухгалтерских записей, независимые расчеты налогов и т.п.);
Наблюдение (отслеживание аудитором процесса или процедуры, выполняемой другими лицами);
Запрос (поиск информации у осведомленных лиц внутри или за пределами предприятия);
Подтверждение (получение подтверждающих документов и других свидетельств у третьих лиц);
Аналитические процедуры (анализ существенных показателей и тенденций, включая исследование изменений и соотношений, несоответствующих прочей информации или прогнозируемым суммам).

Количество отобранных для проверки элементов устанавливается по каждому проверяемому разделу в зависимости от оцененных нами рисков существенного искажения бухгалтерской (финансовой) отчетности, в том числе рисков системы внутреннего контроля.

По результатам проведенных аудиторских процедур и полученных результатов проверки аудитор подготавливает аудиторское заключение.

Виды аудиторских заключений

Аудиторское заключение может быть немодицифицированным — то есть, это безоговорочное положительное аудиторское заключение, когда аудитор подтверждает достоверность бухгалтерской отчетности.

Также, аудиторское заключение может быть модифицированным и подразделяться на типы:

Положительное аудиторской заключение с оговоркой , когда аудитор подтверждает достоверность бухгалтерской отчетности, но указывает в аудиторском заключении отдельные замечания по допущенным ошибкам.
Отрицательное аудиторское заключение , когда аудитор пишет в аудиторском заключении, что бухгалтерская отчетность является недостоверной, а также указывает нарушения, которые являются основанием для выдачи отрицательного аудиторского заключения.
Аудиторское заключение с отказом от выражения мнения аудитора, в этом случае аудитор должен обосновать отказ от выражения мнения в связи с ограничением объема работы аудитора.

Аудиторская проверка может быть проведена по специальному заданию клиента. В этом случае, перед началом аудита необходимо согласовать с клиентом цели аудита и техническое задание на аудит.

По результатам аудита по специальному заданию аудитор предоставляет клиенту отчет аудитора по выполненному заданию.

УЧЕТНАЯ ПОЛИТИКА

Основные замечания по учетной политике, как правило, сводятся к следующему:

- Учетная политика не оформлена надлежащим образом, либо неактуальна.
Что это означает? Бухгалтер приносит учетную политику без подписи, просто распечатанные листы с текстом, бывает, что еще теплые после принтера. Либо другая крайность: учетная политика утверждена надлежащим образом, но это было так давно, что даже листы пожелтели, не говоря о том, что содержание такой учетной политики давно устарело.

рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности;
формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, а также документов для внутренней бухгалтерской отчетности;
порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;
способы оценки активов и обязательств;
правила документооборота и технология обработки учетной информации;
порядок контроля за хозяйственными операциями;
другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

БУХГАЛТЕРСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ

АКТЫ СВЕРОК ПО КОНТРАГЕНТАМ

В пунктах 73 и 74 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации указано:

- расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными.

- отражаемые в бухгалтерской отчетности суммы по расчетам с банками, бюджетом должны быть согласованы с соответствующими организациями и тождественны. Оставление на бухгалтерском балансе неурегулированных сумм по этим расчетам не допускается.

Таким образом, законодательно не установлено обязательное проведение сверки с контрагентами при проведении инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности, за исключением сверок с банком и с бюджетом.

На практике же аудитор на выборочной либо сплошной основе попросит у вас подписанные акты сверки с контрагентами. Дело в том, что в свой деятельности аудитор обязан руководствоваться стандартами аудиторской деятельности, в которых, в частности, указано, что более надежными являются аудиторские доказательства, полученные из независимого, внешнего по отношению к аудируемому лицу, источника (подтверждения третьих сторон). Поэтому при подготовке к аудиторской проверке очень важно заблаговременно свериться если не по всем, то по основным контрагентам, тем более, что в процессе сверки могут быть выявлены ошибки в учете.

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

В соответствии с пунктами 26 и 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка, в том числе обязательно это делать перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Поэтому при подготовке к аудиту убедитесь в том, что в вашей организации проведена инвентаризация и ее результаты документально оформлены, поскольку такая процедура как инвентаризация в силу ее обязательности не может остаться без внимания аудитора. Кроме того, проведенная инвентаризация в части дебиторской и кредиторской задолженности позволяет выявить сомнительную или безнадежную задолженность, по которой необходимо сформировать резерв.

РЕЗЕРВЫ

На этом этапе необходимо проверить, сформирован ли в бухгалтерском учете резерв по сомнительным долгам и насколько соответствует сформированный резерв результатам инвентаризации на 31 декабря. Наиболее частая ошибка в этом вопросе – это полное игнорирование обязанности формировать резерв по сомнительным долгам, несмотря на однозначное требование законодательства по его формированию в соответствии с пунктом 70 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

- первичный документ оформлен с нарушением действующего законодательства;

- первичный документ отсутствует.

Как правило, по результатам аудиторской проверки замечания по первичным документам есть всегда, поэтому будет нелишним уделить этому вопросу особое внимание при подготовке, а начинать готовиться лучше за год до проверки.

Читайте также: