Как заверить документы прошито пронумеровано и скреплено печатью

Обновлено: 04.07.2024

Мне нужно сделать копию Устава ООО и прошить её. Как правильно сделать копию последней страницы (где на одной стороне подписи, на оборотной - печати налоговой инспекции, печать, скрепляющая оригинал), обязательно делать её двустороннюю копию или можно разбить на 2 листа? Но если разбить на 2 листа, то какое кол-во страниц указывать на листке "прошито, пронумеровано и скреплено печатью" , ведь последний лист не пронумерован?

Мы готовим пакет документов для подачи в арбитражный суд. Необходимо ли заверять каждый документ копия верна, печать и подпись, или можно прошить пронумеровать и сшить и написать прошито, пронумеровано, печать подпись.

Сегодня нотариус отказал заверить копию договора, сославшиь на отсутствие печати контрагента на последней странице (где прописано: прошито и пронумеровано 256 листов), печать нашей организации имелась. Какими нормами руководствовался нотариус?

Должна ли быть листы копии мотивированного решения пронумерованы, прошиты и скреплены гербовой печатью?

Получил по почте копию мотивированного решения суда

На копии в конце есть штамп Копия верна. В штампе должны быть две подписи: судьи и секретаря суда. Есть только подпись судьи. Листы не пронумерованы, не прошиты, гербовой печати нет.

Должна ли быть листы копии мотивированного решения пронумерованы, прошиты и скреплены гербовой печатью? На какой закон или инструкцию можно сослаться?

Получил по почте копию мотивированного решения суда

Если в документе выданном мне организацией более двух листов, должна ли организация пронумеровать и прошивать данный документ? Я получил выписку из больницы на 11 листах, печать стоит только на последнем листе, нотариус отказывается делать копию этой выписки, говоря что этот документ содержит более двух листов и должен быть прошит и пронумерован с печатью больницы. Как вынудить больницу пронумеровать и прошить документ на 11 листах?

Нужно ли когда вшиваешь вкладыш в трудовую книжку делать запись прошито, пронумеровано и скреплено печатью или достаточно того чтобы ее проссто вшить. Спасибо.

Возможно ли на прошито и пронумеровано скреплено печатью использовать факсимиль, а не оригинал подписи руководителя, и каким законом (статьей) регламентировано? Спасибо, с уважением к Вам, Оксана!

Сделала копию устава, прошила его и на бирке прошито, пронумеровано и скреплено печать хотела поставить факсимиле. Правильно ли это будет или же факсимиле использовать нельзя? Спасибо за внимание! С уважением к Вам, Оксана.

Что будет, если человек написал жалобу в книгу жалоб и предложений, но потом вырвал этот лист (листы в книге не пронумерованы, книга не прошита и без печати)?

Должно быть ли прошито пронумеровано и как пронумеровано карандашом или печатным текстом и должна ли быть какая нибудь печать, когда знакомишься с уголовным делом перед предачей в суд и что делать если в деле нашел постановление о приостановлении дела несколько месяцев назад в связи с тем что меня не могли наити а я был доступен и как их за это наказать.

Каким законом, нормативом регламентируется оформление первичных медицинских документов (объемом более 1 листа), представляемых в гражданский суд? Должны ли они быть прошиты, пронумерованы, скреплены печатью и подписью гл. врача?

Получили техдокументацию на дом, спустя какое-то время я заметила ошибку в наименовании и расчета площади помещения вместо итого по второму этажу написано по первому и еще в конце листа где написано прошито и пронумеровано нить не под печатью как быть.

Для подачи кассационной жалобы мне были выданы городским судом отксеренные из судебного дела копия решения суда и копия апелляционного определения.

«Копии решений, определений, вынесенных судом должны быть прошиты, пронумерованы, заверены и скреплены печатью. "

Прошу просветить профана:

Если судить по описанным мной признакам копий судебных актов, такие копии могут считаться надлежаще заверенными?

Неясные моменты по пунктам:

1.) Допустимо ли скреплять копии судебных актов степплером, а не ниткой?

Мои копии скреплены степплером.

2.) Допустимо ли ксерить копию судебного акта на одном листе с двух сторон?

У меня на одном листе отксерено сразу две страницы судебного решения. В таком случае на 4 листах содержится 7 страниц решения.

3.) Самый неясный момент-что подразумевается под нумерацией страниц?

Должен быть пронумерован КАЖДЫЙ лист дела? Но на самОм оригинале судебного решения или апелляционного определения есть только номера листов, проставленные карандашом. На копиях данных судебных актов карандашные номера отксерились, но плохо читаемы из-за плохого качества ксерокса.

4. Некоторые печати плохо пропечатаны. На пример печать со словом "КОПИЯ" на первой странице.

Из-за малоразборчивых судебных штампов данные копии судебных актов могут считаться надлежаще заверенными?

Уважемые юристы, перечисленные признаки могут свидетельствовать о том что данные копии судебных актов являются надлежаще заверенными?

Пример наклейки: что следует указать

После того как все листы журнала были пронумерованы и прошиты, на узел нитки крепится наклейка. Она представляет собой небольшой бумажный прямоугольник, размеры которого составляют примерно 4×6 см. Рекомендуется заранее подготовить и распечатать на принтере несколько экземпляров, чтобы они всегда были под рукой.

Пример наклейки включает в себя следующие поля для заполнения:

Количество прошнурованных, пронумерованных и скрепленных печатью листов. Указывается сначала цифрами, затем в скобках прописью.
Должность уполномоченного работника.
Подпись с расшифровкой.

В разных образцах формулировки могут отличаться. Как правило, на наклейке отражается только информация о количестве листов и должности ответственного за журнал сотрудника. В конце ставится его подпись.

Важно! Наклейка может быть дополнена датой формирования журнала и оттиском печати организации (при наличии таковой).

При креплении нужно следить за тем, чтобы узелок нити находился в центре наклейки. Кончики при этом выходят за линию бумаги.

Подготовка документов к прошивке

Шаг первый нумерация. Перед тем как приступать к прошивке документов, следует проставить номера в верхнем правом углу. Такое расположение цифр диктуется правилами делопроизводства.

Затем готовятся отверстия под стежки. Деловые документы имеют достаточно широкие поля. Перед прошивкой приблизительно в середине этих полей делают три прокола. Они идут строго вертикально по вертикальному центру листов. Шаг составляет минимум 3 см.

Все листы следует пробить на одном уровне. Для проделывания отверстий используют:

Благодаря выдерживанию расстояния от границ поля после прошивки не возникает неудобств при чтении текста. Также не затрудняется поиск нужной страницы.

Как выполняется прошивка

Следующий вопрос как правильно прошить документы с готовыми отверстиями? В качестве инструмента берется прошивочная игла.

Для прочного шва потребуется такой материал, как:

банковский шпагат;
прошивные нитки ЛШ-210.

Если специализированных материалов для соединения страниц под рукой не оказалось, можно заменить их любой прочной ниткой. Как пример, подойдет капрон. Также можно взять простую нить для шитья, сложив ее в несколько раз.

Чтобы сделать прочный, долговечный шов, стежки рекомендуется повторять два раза. Вместе с тем не нужно слишком сильно затягивать нитку. Тугой шов будет затруднять перелистывание журнала и поиск нужного бланка.

Когда прошивка окончена, кончики выпускают через среднее отверстие последнего листа. Для фиксации нить завязывают узлом. При этом следует оставить примерно 5 см концов. Для целостности документов на узел крепится наклейка, подтверждающая, что журнал прошнуровали.

Заключительный этап крепление наклейки

Далее нужно дождаться высыхания клея. В отведенной для этого строчке указывается количество документов, включенных в данный журнал. Готовый бланк заверяется руководителем организации либо уполномоченным сотрудником. На наклейке отражается должность работника, его подпись и дата заверения. При наличии ставится печать предприятия.

Общие рекомендации по оформлению наклейки

Основная функция наклейки подтверждение целостности журнала и включенных в него документов. С этой же целью узелок заливается клеем. Как на самой бирке, так и на документах ставится печать организации.

Отметим несколько рекомендаций по оформлению наклейки.

Наличие отчетливой, без труда различимой подписи.
Присутствие того же оттиска печати, что и на документах организации.
Расположение бирки непосредственно на узле нити, чтобы зафиксировать неприкосновенность документов.

Чтобы ровно сшить все листы, следует убрать все посторонние предметы. Если стопка большая, рекомендуется брать бумаги небольшими партиями. Когда нужно упорядочить в одном журнале несколько разных документов, их укладывают по дате подписания.

В каких случаях требуются прошитые документы

В большинстве случаев прошивка требуется для отчетов, представляемых в налоговую инспекцию. В таком случае подпись ставит только руководитель организации, а на наклейке ставится оттиск его печати. Это обязательное требование налоговой службы.

Что касается индивидуальных предпринимателей, для них наличие печати дело выбора. Для инспекции будет достаточно личной подписи предпринимателя. Когда проверка завершена, на бланках ставится гербовая печать.

Как уже упоминалось, подпись и печать должны быть разборчивыми. Оформление штампа зависит от организационно-правовой формы. Государственные предприятия могут использовать печати с гербом. Для ООО и ИП законодательством предусмотрены другие требования.

Сначала указывается количество подшитых в журнал листов. Далее ставится подпись руководителя, его ФИО и подпись. В некоторых случаях это может поручаться другому ответственному сотруднику. Также на наклейке ставится штамп организации. При предоставлении документов в налоговую инспекцию это обязательное требование для ООО. В случае с индивидуальными предпринимателями достаточно личной подписи. Далее можно скачать бесплатно образец наклейки.

Как оформить "Прошито и пронумеровано". Информация о количестве прошитых и пронумерованных листов (цифрами, прописью). Должность, ФИО, подпись.

Как оформить и подписать заверительную наклейку "Прошито и пронумеровано"

Заверительная наклейка (прошито и пронумеровано) должна включать информацию о количестве прошитых и пронумерованных листов (цифрами и прописью). Должность, Ф.И.О., подпись уполномоченного лица организации. Если у организации имеется печать. То её оттиск также может быть проставлен на сшивке. А в заверительной наклейке можно указать от организации: "Скреплено печатью".

Основная функция прошивки документов - обеспечение их сохранности. Прошиваются документы, объем которых больше одного листа. На практике сохранить целостность документа необходимо, в частности, при передаче документов в архив. А так же в налоговые органы, при подаче пакета документов на регистрацию и т.д. Это относится и к копиям уставных документов юридических лиц. В этом случае многостраничные документы принято прошивать. А в заключение размещать на оборотной стороне последнего листа заверительную наклейку типа "Прошито и пронумеровано".

Общие требования к заверительной наклейке не установлены. Однако существуют ведомственные требования.
Так, ФНС России утверждены Требования к документам, представляемым в налоговый орган на бумажном носителе. Приложение N 18 к Приказу ФНС России от 07.11.2018 N ММВ-7-2/628@:

сшив ("том" или "часть") формируется объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов начиная с единицы;
многостраничные документы объемом свыше 150 листов формируются одним томом (частью);
прошивка должна обеспечить возможность свободного чтения текста документов. Всех реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. Обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документов копировальной техникой. Исключить возможность механического разрушения листов документов и нитей, которыми они прошиты, при их изучении и копировании;
прошивка делается прочной нитью. Концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются;
на оборотной стороне последнего листа каждого тома (части) в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка. На которой находится заверительная надпись. Она обязательно содержит наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов. Либо указание на то, что заверительная надпись сделана индивидуальным предпринимателем. Или адвокатом, нотариусом, занимающимся частной практикой, арбитражным управляющим, оценщиком, медиатором, патентным поверенным и иным лицом, занимающимся частной практикой. Его личную подпись, фамилию, инициалы, указание на количество листов (арабскими цифрами и прописью) и дату. Заверительная личная подпись должна частично захватывать бумажную наклейку.

Пример наклейки с заверительной надписью прошито и пронумеровано

✉ Всего прошито, прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью образец наклейки 40 х 60 дан ниже. Количество листов прописью. Образец печати скачать. Пишем должность, директор ООО.

Прошито и пронумеровано - Образец рекомендации Минфина, банка России, ФНС и Госархива

Похожие рекомендации по подготовке документов были приведены в Письме Минфина России от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336. Однако если раньше Минфин России рекомендовал проставлять печать на заверительной надписи. То в настоящее время такое требование отсутствует.

Требования к порядку оформления документов, представляемых при государственной регистрации кредитной организации, содержатся в Инструкции Банка России от 02.04.2010 N 135-И "О порядке принятия Банком России решения о государственной регистрации кредитных организаций и выдаче лицензий на осуществление банковских операций" (далее - Инструкция N 135-И). В частности, в документах, представляемых в Банк России и содержащих более одного листа, листы должны быть пронумерованы. Прошиты и скреплены на оборотной стороне последнего листа заверительной надписью "прошито и пронумеровано". С указанием цифрами и прописью количества пронумерованных листов. Подписанной ее составителем с указанием фамилии, имени, отчества. Указанием должности и даты составления. Подпись составителя заверительной надписи заверяется печатью кредитной организации (п. 29.2 Инструкции N 135-И).

Прошивать документы, в том числе устав организации, для государственной регистрации юридического лица не требуется. Требования к оформлению документов, представляемых в регистрирующий орган (Приложение N 20 к Приказу ФНС России от 25.01.2012 N ММВ-7-6/25@ "Об утверждении форм и требований к оформлению документов, представляемых в регистрирующий орган при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств"). Письмо ФНС России от 25.09.2013 N СА-3-14/3512@.

Организация и ИП обязаны обеспечить сохранность архивных документов в течение установленных сроков хранения. Ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон). Каким именно образом должна быть обеспечена сохранность документов в архивах организаций - об этом Закон не говорит. Однако установлено, что любая передача документов в государственный или муниципальный архив производится только в отношении упорядоченных документов (ст. 23 Закона). А упорядочение архивных документов - это комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела). Описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (п. 17 ст. 3 Закона).

Учет архивных документов ведется с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. Архивный фонд вносится в список фонда, название которого состоит из полного и официально принятого сокращенного названия фондообразователя. С указанием его подчиненности, местонахождения, крайних дат существования. п. 3.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных Приказом Минкультуры России от 18.01.2007 N 19 (далее - Правила). Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель (п. 3.5.3 Правил). В свою очередь, документы дела фонда также должны быть пронумерованы с составлением листа-заверителя. Подшиты (прошнурованы), заключены в твердую обложку (п. 3.5.9 Правил).

Образец листа-заверителя дела содержит строку "в деле подшито и пронумеровано листов". С указанием их количества цифрами и прописью и с указанием номеров листов. В том числе литерных номеров листов, пропущенных номеров листов и листов внутренней описи. Лист-заверитель подписывается работником архива с указанием его должности и расшифровки подписи с проставлением даты (Приложение N 3 к Правилам).

Таким образом, передаваемые в архив дела подлежат полному оформлению. Которое включает: подшивку (переплет) дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя с помещением в твердую обложку.

Организация или индивидуальный предприниматель может самостоятельно разработать приемлемый для себя порядок сшивки документов и оформления такой наклейки. И закрепить его в локальном нормативном акте - инструкции по делопроизводству.

Таким образом, заверительная наклейка должна содержать:

информацию о количестве прошитых и пронумерованных листов (цифрами и прописью);
должность;
Ф.И.О.;
подпись уполномоченного лица организации;
дату.

Если у организации имеется печать, ее оттиск также может быть проставлен на сшивке. А в заверительной наклейке можно указать: "Скреплено печатью".

Автор: Александр Трудоношин, налоговый консультант, специалист по информационным технологиям, директор ООО "ЦЭАиЭ". Команда портала

Читайте также: