Как заполнять спортивный протокол

Обновлено: 14.05.2024

Протокол представляет собой бумагу, в которой отражаются обсуждения и решения, принятые на собраниях и заседаниях. Это одновременно и информационный, и распорядительный документ. В нем фиксируются сведения о ходе обсуждений. Но в бумаге есть не только информация, и распорядительная часть.

Для чего требуется протокол?

Протокол нужен для документации работы коллегиальных структур. К примеру, это могут быть комиссии, президиумы, профсоюзы. Бумага составляется на конференциях и совещаниях. За ее оформление отвечает секретарь. Он должен следить за тем, что все сведения зафиксированы правильно. Срок составления протокола – 5 суток с даты заседания.

Основная функция протокола – отражение решений, сроков и ответственных лиц, определенных в ходе мероприятий. Дело в том, что решения, принятые в процессе заседания, могут быть истолкованы по-разному участниками обсуждения. Кроме того, сведения могут быть проинтерпретированы по-разному в дальнейшем. Все эти проблемы и решает протокол. Он твердо фиксирует все необходимые сведения. Если возникнут разногласия в дальнейшем, можно будет просто сослаться на документ.

Протокол является основанием для предъявления требований к исполнителям. На его основании сотрудники будут осуществлять свою работу, исполнять поставленные руководителем задачи.

Особенно принципиально его наличие, если коллегиальных органов много. Документ облегчает взаимодействие между акционерными обществами, профсоюзами, ассоциациями. Его обязательно нужно составлять при принятии глобальных решений.

Кто занимается составлением протокола?

Обычно протокол составляется секретарем коллегиального органа (профсоюз, комиссия). Однако приглашение к работе секретаря – не всегда правильное решение. Иногда от человека, фиксирующего ход обсуждения, нужны специальные знания. Только при наличии достаточной квалификации сотрудник сможет отразить все сведения правильно. Поэтому иногда секретаря заменяет специалист нужного профиля.

Основные разновидности документа

Протоколы подразделяются на эти разновидности:

  • Краткие. В них в краткой форме отражаются вопросы, поднятые в ходе обсуждения, принятые решения. В документ заносятся фамилии участников заседания. Актуален он тогда, когда проводится оперативное обсуждение.
  • Полные. Подробно фиксируют вопросы, решения и ФИО участников мероприятия. В документе также отражается содержание доклада, предмет выступлений.
  • Стенографические. Заполняются на базе отчета стенографиста об обсуждении. Документ предполагает дословное отражение процесса обсуждения.

Вид составляемого протокола зависит от вида проводимого обсуждения.

Особенности составления

Для составления протоколов используются специальные бланки. В них фиксируются эти реквизиты:

Текст подразделяются на 2 части: вводная и основная. В вводной части фиксируются эти положения:

  • Руководители обсуждения.
  • Лицо, которое вело протокол.
  • Присутствующие на собрании.
  • Приглашенные лица.
  • Обсуждаемые вопросы.

Основная часть заполняется в соответствии с повесткой заседания.

К протоколу предъявляются строгие требования. Он должен полностью фиксировать содержание обсуждения. Документ должен быть достоверным и полным. Нумерация бумаги выполняется в рамках календарного года. Документ составляется на базе рукописных, стенографических и магнитофонных записей. Основаниями для составления также являются бумаги, подготовленные к мероприятию: повестка заседания, тезисы докладов.

Если на мероприятии присутствует большое число участников, не имеет смысл перечислять их в вводной части. Следует использовать для этого отдельный список. В вводной части протокола фиксируется общее число присутствующих со ссылкой на дополнительный список.

Выписки из протокола

Из протоколов часто делаются выписки. Если присутствует такая необходимость, имеет смысл перечислять в выписке эти реквизиты:

  • Основные сведения: названия компании, документа, номер протокола и место оформления.
  • Заголовок.
  • Реквизиты вводной части и оформляющей части.

Из содержательной части изымаются только положения, которые важны для заинтересованного лица.

Для получения государственной аккредитации региональная спортивная федерация предоставляет в Министерство спорта следующие документы:

1. Заявление о государственной аккредитации – на бумажном носителе в 1 экз., а также на электронном носителе – заполненный образец (Образец 1).

2. Копии учредительных документов региональной спортивной федерации:

- протокола учредительной конференции или общего собрания, содержащего сведения о создании спортивной федерации, утверждении ее устава;

- свидетельства о государственной регистрации некоммерческой организации;

Копии вышеуказанных документов предоставляются:

- на бумажном носителе в 2-х экз., одна копия устава заверяется нотариально, остальные копии учредительных документов заверяются подписью руководителя и печатью региональной спортивной федерации;

- на электронном носителе предоставляются отсканированные копии с оригиналов в формате pdf или jpg.

3. Выписка из Единого государственного реестра юридических лиц, выданная не позднее, чем за один месяц до дня подачи Заявления и документов, предусмотренных настоящим Перечнем. Предоставляется:

- на бумажном носителе, оригинал и копия;

- в электронном виде - отсканированная копия с оригинала.

4. Сведения о персональном составе руководящих органов и копия протокола об избрании данного руководящего органа (Образец 3).

- на бумажном носителе в 2-х экз. - оригинал Сведений, подписанный руководителем федерации, с печатью спортивной федерации, копия протокола заверяется подписью руководителя и печатью федерации;

- на электронном носителе - заполненный образец Сведений (в формате Microsoft Word) и отсканированная копия с оригинала протокола (в формате pdf или jpg).

- согласие на обработку персональных данных всех перечисленных людей.

5. Перечень лиц, являющихся членами региональной спортивной федерации, составленный по состоянию не позднее, чем за один месяц до окончания срока подачи документов на гос. аккредитацию (Образец 2).

- на бумажном носителе в 2-х экз.- оригинал Перечня, подписанный руководителем федерации, с печатью спортивной федерации;

- на электронном носителе - заполненный образец Перечня (в формате Microsoft Word).

6. Копия документа, подтверждающего членство региональной спортивной федерации в общероссийской спортивной федерации (при наличии общероссийской спортивной федерации по соответствующему виду спорта) – по Образцу 4.

- на бумажном носителе в 2 экз.;

- на электронном носителе - отсканированная копия c оригинала.

7. Письменное согласование общероссийской спортивной федерации на государственную аккредитацию общественной организации – для видов спорта, включенных во второй раздел ВРВС – виды спорта, развиваемые на общероссийском уровне, и в третий раздел ВРВС – национальные виды спорта (при наличии общероссийской спортивной федерации по соответствующему виду спорта) – по Образцу 5.

- на бумажном носителе: оригинал (оформляется на бланке общероссийской спортивной федерации) и копия;

- на электронном носителе - отсканированная копия c оригинала.

*8. Проект положения о порядке отбора спортсменов для включения их в состав спортивной сборной команды субъекта Российской Федерации - на бумажном носителе в 1 экз.

На электронном носителе – в формате Microsoft Word.

*9. Проект программы развития вида спорта, содержащий анализ состояния и планируемые мероприятия по развитию вида спорта, как минимум, на четырехлетний период – для общественных организаций, которые впервые представляют документы для государственной аккредитации, или общественные организации, у которых срок реализации программы развития вида спорта истек;

копию программы развития вида спорта, с проектом ее корректировки, с учетом реализованных мероприятий в прошедшем периоде – для общественных организаций, у которых срок реализации программы развития вида спорта на момент проведения государственной аккредитации не истек.

Предоставляется: на бумажном носителе в 1 экз., на электронном носителе – в формате Microsoft Word.

10. Справка об источниках финансирования деятельности региональной спортивной федерации, проведенных основных мероприятиях, результатах выступления спортивной сборной команды субъекта Российской Федерации на чемпионатах и первенствах России по виду спорта, развитие которого осуществляет спортивная федерация. - на бумажном носителе в 1 экз.

11. Копии протоколов спортивных соревнований, проведенных общественной организацией за год, предшествующий дню подачи заявления о государственной аккредитации общественной организации - на бумажном носителе в 1 экз.

12. Флэш накопитель с заявлением и вышеперечисленными сведениями, и документами, которые необходимо предоставить в электронном виде.

13. Диск CD-RW (чистый) - 1 шт.

* Подготовка документов, предусмотренных пунктами 8 и 9 настоящего Перечня, согласовывается с Пономаревой Еленой Юрьевной (КОГАУ ЦСП «Вятка-старт), телефон: 20-51-69.

Перечень документов, предоставляемых в министерство спорта Кировской области структурным подразделением (региональным отделением) общероссийской спортивной федерации (без права юридического лица)

Для получения государственной аккредитации региональная спортивная федерация предоставляет в министерство спорта Кировской области следующие документы:

1. Заявление о государственной аккредитации – на бумажном носителе в 1 экз., а также на электронном носителе – заполненное Заявление (Образцу 1) - в формате Microsoft Word.

- на бумажном носителе - оригинал и копия,

- на электронном носителе: отсканированная копия с оригинала Уведомления (в формате pdf или jpg).

- на бумажном носителе оригинал в 2-х экз.;

- на электронном носителе: если Сведения оформляются региональным отделением, то предоставляется заполненный Образец № 3 в формате Microsoft Word, а если Сведения оформлены Общероссийской федерацией с их подписью и печатью – отсканированная копия с оригинала Сведений (в формате pdf или jpg).

- на бумажном носителе копия с оригинала Протокола, заверенная руководителем федерации и печатью (при наличии) – в 2-х экз.;

- на электронном носителе – отсканированная копия с оригинала Протокола (в формате pdf или jpg).

3. Перечень лиц, являющихся членами региональной спортивной федерации, составленный по состоянию не позднее, чем за один месяц до окончания срока подачи документов на гос. аккредитацию (Образец 2).

- на бумажном носителе оригинал Перечня, подписанный руководителем федерации, с печатью спортивной федерации (при наличии) - в 2-х экз.;

- на электронном носителе заполненный Перечень (в формате Microsoft Word).

4. Копия документа, подтверждающего членство регионального отделения в общероссийской спортивной федерации (при наличии общероссийской спортивной федерации по соответствующему виду спорта) – по Образцу 4.

- на бумажном носителе в 2 экз., оформляется на бланке общероссийской спортивной федерации;

- на электронном носителе - отсканированная копия с оригинала (в формате pdf или jpg).

5. Письменное согласование общероссийской спортивной федерации на государственную аккредитацию регионального отделения – для видов спорта, включенных во второй раздел ВРВС – виды спорта, развиваемые на общероссийском уровне, и в третий раздел ВРВС – национальные виды спорта (при наличии общероссийской спортивной федерации по соответствующему виду спорта) – по Образцу 5.

- на бумажном носителе: оригинал и копия, оформляется на бланке общероссийской спортивной федерации;

- на электронном носителе - отсканированная копия с оригинала (в формате pdf или jpg).

*6. Проект положения о порядке отбора спортсменов для включения их в состав спортивной сборной команды субъекта Российской Федерации

- на бумажном носителе в 1 экз.

- на электронном носителе – в формате Microsoft Word.

*7. Проект программы развития вида спорта, содержащий анализ состояния и планируемые мероприятия по развитию вида спорта, как минимум, на четырехлетний период – для организаций, которые впервые представляют документы для государственной аккредитации, или организации, у которых срок реализации программы развития вида спорта истек;

копию программы развития вида спорта, с проектом ее корректировки, с учетом реализованных мероприятий в прошедшем периоде – для организаций, у которых срок реализации программы развития вида спорта на момент проведения государственной аккредитации не истек.

- на бумажном носителе в 1 экз.

- на электронном носителе – в формате Microsoft Word.

8. Справка об источниках финансирования деятельности регионального отделения, проведенных основных мероприятиях, результатах выступления спортивной сборной команды субъекта Российской Федерации на чемпионатах и первенствах России по виду спорта, развитие которого осуществляет спортивная федерация. - на бумажном носителе в 1 экз.

9. Копии протоколов спортивных соревнований, проведенных региональным отделением за год, предшествующий дню подачи заявления о государственной аккредитации регионального отделения - на бумажном носителе в 1 экз.

10. Флэш накопитель с заявлением и вышеперечисленными сведениями и документами, которые необходимо предоставить в электронном виде.

11. Диск CD-RW (чистый) - 1 шт.

Протокол представляет собой бумагу, в которой отражаются обсуждения и решения, принятые на собраниях и заседаниях. Это одновременно и информационный, и распорядительный документ. В нем фиксируются сведения о ходе обсуждений. Но в бумаге есть не только информация, и распорядительная часть.

Для чего требуется протокол?

Протокол нужен для документации работы коллегиальных структур. К примеру, это могут быть комиссии, президиумы, профсоюзы. Бумага составляется на конференциях и совещаниях. За ее оформление отвечает секретарь. Он должен следить за тем, что все сведения зафиксированы правильно. Срок составления протокола – 5 суток с даты заседания.

Основная функция протокола – отражение решений, сроков и ответственных лиц, определенных в ходе мероприятий. Дело в том, что решения, принятые в процессе заседания, могут быть истолкованы по-разному участниками обсуждения. Кроме того, сведения могут быть проинтерпретированы по-разному в дальнейшем. Все эти проблемы и решает протокол. Он твердо фиксирует все необходимые сведения. Если возникнут разногласия в дальнейшем, можно будет просто сослаться на документ.

Протокол является основанием для предъявления требований к исполнителям. На его основании сотрудники будут осуществлять свою работу, исполнять поставленные руководителем задачи.

Особенно принципиально его наличие, если коллегиальных органов много. Документ облегчает взаимодействие между акционерными обществами, профсоюзами, ассоциациями. Его обязательно нужно составлять при принятии глобальных решений.

Кто занимается составлением протокола?

Обычно протокол составляется секретарем коллегиального органа (профсоюз, комиссия). Однако приглашение к работе секретаря – не всегда правильное решение. Иногда от человека, фиксирующего ход обсуждения, нужны специальные знания. Только при наличии достаточной квалификации сотрудник сможет отразить все сведения правильно. Поэтому иногда секретаря заменяет специалист нужного профиля.

Основные разновидности документа

Протоколы подразделяются на эти разновидности:

  • Краткие. В них в краткой форме отражаются вопросы, поднятые в ходе обсуждения, принятые решения. В документ заносятся фамилии участников заседания. Актуален он тогда, когда проводится оперативное обсуждение.
  • Полные. Подробно фиксируют вопросы, решения и ФИО участников мероприятия. В документе также отражается содержание доклада, предмет выступлений.
  • Стенографические. Заполняются на базе отчета стенографиста об обсуждении. Документ предполагает дословное отражение процесса обсуждения.

Вид составляемого протокола зависит от вида проводимого обсуждения.

Особенности составления

Для составления протоколов используются специальные бланки. В них фиксируются эти реквизиты:

Текст подразделяются на 2 части: вводная и основная. В вводной части фиксируются эти положения:

  • Руководители обсуждения.
  • Лицо, которое вело протокол.
  • Присутствующие на собрании.
  • Приглашенные лица.
  • Обсуждаемые вопросы.

Основная часть заполняется в соответствии с повесткой заседания.

К протоколу предъявляются строгие требования. Он должен полностью фиксировать содержание обсуждения. Документ должен быть достоверным и полным. Нумерация бумаги выполняется в рамках календарного года. Документ составляется на базе рукописных, стенографических и магнитофонных записей. Основаниями для составления также являются бумаги, подготовленные к мероприятию: повестка заседания, тезисы докладов.

Если на мероприятии присутствует большое число участников, не имеет смысл перечислять их в вводной части. Следует использовать для этого отдельный список. В вводной части протокола фиксируется общее число присутствующих со ссылкой на дополнительный список.

Выписки из протокола

Из протоколов часто делаются выписки. Если присутствует такая необходимость, имеет смысл перечислять в выписке эти реквизиты:

  • Основные сведения: названия компании, документа, номер протокола и место оформления.
  • Заголовок.
  • Реквизиты вводной части и оформляющей части.

Из содержательной части изымаются только положения, которые важны для заинтересованного лица.

Читайте также: