Как заполнить заявление на проставление апостиля

Обновлено: 19.05.2024

В соответствии с Административным регламентом предоставления Управлением записи актов гражданского состояния Свердловской области государственной услуги "Проставление апостиля на официальных документах, выданных отделами записи актов гражданского состояния в городах и районах Свердловской области в подтверждение фактов государственной регистрации актов гражданского состояния или их отсутствия, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации", утвержденным приказом Управления записи актов гражданского состояния Свердловской области от 10 июля 2019 г. № 70, апостиль проставляется на официальных документах, выданных отделами записи актов гражданского состояния Свердловской области в подтверждение фактов государственной регистрации актов гражданского состояния или их отсутствия для предъявления в официальные органы стран-участниц Гаагской Конвенции 1961 г.

Круг заявителей

Заявителем на получение государственной услуги является физическое или юридическое лицо, обратившееся в Управление с заявлением о предоставлении государственной услуги в устной или письменной форме.

Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Свердловской области для предоставления государственной услуги и услуг, являющихся необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги и подлежащих представлению заявителем, способы их получения заявителем, в том числе в электронной форме, порядок их представления:

Для предоставления государственной услуги заявитель представляет в Управление:

1) документ, удостоверяющий личность заявителя (при представлении официальных документов лично заявителем);

2) письменное заявление о предоставлении государственной услуги (в случае направления официальных документов почтовой связью);

3) официальный документ, выданный отделом ЗАГС в подтверждение факта государственной регистрации акта гражданского состояния или его отсутствия (далее – официальные документы);

4) документ, подтверждающий полномочия представителя юридического лица, если в качестве заявителя выступает юридическое лицо;

5) документ об уплате государственной пошлины (заявитель вправе представить по собственной инициативе).

В качестве документа, подтверждающего полномочия представителя, предъявляется доверенность или иной документ, оформленный и выданный в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

При личном обращении заявителя заявление о предоставлении государственной услуги выражается в устной форме.

Для получения документов, необходимых для предоставления государственной услуги, указанных в пункте 16 настоящего регламента, заявитель лично обращается в органы государственной власти, учреждения и организации.

Заявление и документы, необходимые для предоставления государственной услуги, указанные в пункте 16 настоящего регламента, представляются в Управление посредством личного обращения либо почтовой связи.

Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины за предоставление государственной услуги по проставлению апостиля:

За проставление апостиля с заявителя взимается государственная пошлина в размере и порядке, которые установлены законодательством Российской Федерации о налогах и сборах, а именно:

- в соответствии с подпунктом 48 пункта 1 статьи 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации за проставление апостиля уплачивается государственная пошлина в размере 2500 рублей за каждый документ;

- на основании подпункта 5 пункта 1 статьи 333.18 Налогового кодекса Российской Федерации при обращении за проставлением апостиля плательщик уплачивает государственную пошлину до проставления апостиля.

Требования к документам, выданным отделами записи актов гражданского состояния Свердловской области в подтверждение фактов государственной регистрации актов гражданского состояния или их отсутствия, направляемым для проставления апостиля:

- текст документа должен быть без приписок и иных, неоговоренных исправлений;

- подпись руководителя и оттиск печати органа, выдавшего документ, должны быть отчетливыми;

- на проставление апостиля не принимаются документы, целостность которых нарушена, ветхие, склеенные, имеющие подчистки, исправления, пятна, нечеткое изображение печати, не соответствующие содержанию записи акта гражданского состояния, с подписью должностного лица и (или) оттиском печати, не соответствующими имеющимся образцам.

Прием производится по адресу: 620108, г. Екатеринбург, ул. Кузнечная, д. 72, отдел организации деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния, аналитической работы и статистики.

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги:

Основаниями для отказа в приеме заявления и документов, необходимых для предоставления государственной услуги, являются случаи:

1) официальный документ предназначен для представления в компетентные органы государства, которое не является участником Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, подписанной в Гааге 5 октября 1961 года (далее – Конвенция);

2) официальный документ исходит от органа, должностного лица, или юридического лица иностранного государства;

3) в официальном документе отсутствует подпись лица, от которого исходит официальный документ;

4) на официальном документе отсутствует оттиск печати отдела ЗАГС;

5) исправления, имеющиеся в тексте официального документа, не оговорены лицом, подписавшим документ.

Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги:

Основания для приостановления предоставления государственной услуги отсутствуют. Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги являются:

1) неуплата заявителем государственной пошлины за предоставление государственной услуги;

2) лицо, подписавшее официальный документ, не обладает полномочием на его подписание;

3) подпись лица, подписавшего официальный документ, и (или) оттиск печати на официальном документе не соответствуют имеющимся в Управлении образцам;

4) поступление в Управление документально подтвержденной информации о вступлении в законную силу решения суда, которым официальный документ признан недействительным или аннулирован.

Сроки предоставления государственной услуги

Срок предоставления государственной услуги не может превышать трех рабочих дней, со дня регистрации Управлением заявления заявителя.

Срок предоставления государственной услуги может быть продлен до тридцати дней при необходимости направления запроса, в случае отсутствия в Управлении образца подписи должностного лица, подписавшего официальный документ, и (или) оттиска печати органа, выдавшего документ, и информации о полномочиях должностного лица, подписавшего официальный документ.

Запрос направляется в течение одного рабочего дня со дня установления Управлением факта отсутствия указанной информации.

Служба ЗАГС Астраханской области проставляет в установленном порядке апостиль на свидетельствах о государственной регистрации актов гражданского состояния и иных документах, подтверждающих наличие или отсутствие факта государственной регистрации акта гражданского состояния, выданных органами ЗАГС Астраханской области, в случае необходимости их предъявления в компетентные органы иностранных государств, являющихся участниками Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (Гаага, 05.10.1961). Статус конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (Гаага, 5 октября 1961 г.) (по состоянию на 6 сентября 2017 года).

Апостиль – международная стандартизированная форма заполнения сведений о законности документа (специальный штамп), освобождающая документ от необходимости дипломатической или консульской легализации.

Апостиль имеет форму квадрата со стороной не менее 9 см и должен соответствовать образцу, приложенному к Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (Гаага, 05.10.1961).

Апостиль может быть составлен как на одном из официальных языков Конвенции (французский либо английский), так и на национальном языке государства, проставившего апостиль. На практике надписи на апостиле часто дублируются на двух языках (одном из языков Конвенции и национальном).

Заполненный надлежащим образом апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступило лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.

Заявление:подается в устной или письменной форме в случае личного обращения заинтересованного лица в службу ЗАГС Астраханской области и в письменной форме в случае обращения заинтересованного лица в службу ЗАГС Астраханской области посредством почтовой или курьерской связи.

Документ, представляемый на проставление апостиля, должен быть исполнен четко, подпись должностного лица и оттиск печати, содержащиеся на документе, представленном на проставление апостиля, должны быть отчетливыми. В документе не должно быть поправок, приписок, исправлений.

подлинник документа о государственной регистрации акта гражданского состояния, выданный органами ЗАГС Астраханской области, подлежащий предъявлению в компетентные органы иностранного государства, являющегося участником Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (Гаага, 05.10.1961);

документ об уплате государственной пошлины (может не предъявляться заявителем. В этом случае орган ЗАГС Астраханской области самостоятельно запрашивает сведения о произведенном платеже по межведомственному запросу в установленном порядке. Срок получения сведений – до 5 рабочих дней).

Выдаваемые документы:подлинник документа о государственной регистрации акта гражданского состояния, представленный заявителем, с проставленным апостилем.

Государственная пошлина:в соответствии с подпунктом 48 пункта 1 статьи 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации за проставление апостиля уплачивается государственная пошлина в размере 2500 рублей за каждый документ. Уплата государственной пошлины производится заявителем в банковском учреждении до обращения в орган ЗАГС с заявлением о проставлении апостиля.

УФК по Астраханской области (Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Астраханской области)

Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы, участники и инвалиды Великой Отечественной войны (подпункты 11 и 12 пункта 1 статьи 333.35 Налогового кодекса Российской Федерации). В подтверждение своего права на освобождение от уплаты государственной пошлины заявитель предъявляет удостоверение установленного образца.

Органы государственной власти, органы местного самоуправления (подпункт 10 пункта 1 статьи 333.35 Налогового кодекса Российской Федерации).

Государственная пошлина не уплачивается за проставление апостиля на истребуемых по запросам дипломатических представительств и консульских учреждений Российской Федерации документах о регистрации актов гражданского состояния и справках, выданных архивными органами по обращениям физических лиц, проживающих за пределами территории Российской Федерации (подпункт 12 пункта 3 статьи 333.35 Налогового кодекса Российской Федерации).

*Теги, числа, спецсимволы, память переводов, а также повторяющиеся участки текста идут со скидками.

С этой компанией мы работаем давно, нас все устраивает: сервис, обслуживание. Хотели бы продолжить сотрудничество с Dialect City.

Работаем с Вами в очень широком объеме: статьи для журналов и некоторые нормативные документы, которым нужен в обязательном порядке точный и качетсвенный перевод. Нам перевод очень нарвится.

Апостиль — метод упрощенной легализации документов, принятый в международном праве. После процедуры бумаги, выданные в одной стране, получают юридическую силу в другой. Апостиль удостоверяет подпись должностного лица, качество, в котором оно выступало, подлинность штампа или печати, скрепляющей документ.

Порядок проставления апостиля регулируется Гаагской конвенцией от 5 мая 1961 года. В настоящее время ее ратифицировали более 140 стран. СССР присоединился к конвенции 17 апреля 1991 года. Российская Федерация, как правопреемник СССР, ратифицировала ее 31 мая 1992 года.

В некоторых странах законодательно предусмотрено два способа узаконивания: стандартная консульская легализация и апостиль. Например, в Китае апостилированные документы принимают только в двух административных районах — в Гонконге и Макао. На остальной территории юридическую значимость имеет только консульское заверение.

Апостиль удостоверяет следующие сведения в документах:

подпись должностного лица;
качество, в котором выступало лицо, подписавшее бумаги;
подлинность штампа или печати, скрепляющей документ.

Как выглядит апостиль

Жестких требований к виду легализующей отметки нет, поэтому на практике в странах применяются разные способы проставления апостилей: резиновый штамп, сургучная печать, самоклеящиеся стикеры. В некоторых случаях отметку можно проставить на отдельном листе, который оформляется как приложение к документу. Скрепляются бумаги при помощи клея, скрепок, крепежных колец.

В Российской Федерации отметка обычно имеет вид штампа. Заголовок APOSTILLE прописывается только на французском языке. Основные поля текста апостиля заполняются на русском языке.

Место апостилирования — указывается город, страна, наименование легализующего органа.
Сведения о должностном лице — Ф. И. О. и подпись.
Порядковый номер.

Полное содержание апостиля заверяется печатью или штампом той инстанции, которая проводит легализацию. На оттиске должны быть герб организации и ее полное наименование.

Допускается апостилировать следующие документы:

бумаги, исходящие от должностного лица или органа, подчиняющегося юрисдикции государства. В том числе документы от прокуратуры, судебного исполнителя, секретаря суда;
нотариальные акты;
административную документацию, например свидетельства о госрегистрации актов гражданского состояния;
официальные пометки — печати о месте регистрации, не заверенные нотариусом визы и др.

Документы, для которых не требуется проставления апостиля:

бумаги, заверенные дипломатами или консулами;
торговая и экономическая документация, которая оформляется для таможенной службы. В том числе договоры на поставку/отгрузку продукции, описи перевозимого имущества, первичные бухгалтерские бумаги;
документы без официального статуса.

Апостилированию не подлежат подлинники паспортов, трудовых книжек, военных и профсоюзных билетов, пенсионных удостоверений, водительских прав. Апостиль ставится на нотариальную копию или перевод с нотариальным заверением.

В следующих случаях будет отказано в получении апостиля в России:

документ заверен нотариусами без соблюдения требования территориальности;
бумаги исходят от иностранного юридического лица, которое не состоит на налоговом учете в ФНС РФ;
документы подписаны неуполномоченными должностными лицами;
на оригинале обнаружены исправления. Есть непрозрачные пятна или другие дефекты, которые делают невозможным прочтение информации;
копии выполнены некачественно, текст на них неразборчив;
документ заламинирован или поврежден.

Какие органы в России имеют право поставить апостиль?

Министерство юстиции РФ. Осуществляет заверение официальных документов, которые исходят от федеральных государственных органов, физических и юридических лиц.
Территориальные органы Минюста. Апостилируют бумаги от территориальных органов государственной власти, нотариусов, организаций местного самоуправления.
Минобороны РФ. Легализует документы о военной службе в Вооруженных силах РФ и СССР, Объединенных ВС СНГ (выдаваемые в России).
Рособрнадзор. Может поставить апостиль на документы государственного образца об образовании, присвоении ученых степеней и званий.
Росархив. Узаконивает архивные справки, выписки и копии документов.
Территориальные органы исполнительной власти в области архивного дела. Ставят отметки на документы, исполненные подведомственными им архивами.
Органы ЗАГС субъектов РФ. Выполняют заверение справок об официальной регистрации актов гражданского состояния.
Министерство внутренних дел РФ. Вправе поставить отметку на справки об отсутствии (наличии) судимостей, наличии или прекращении уголовного преследования и др.

Нужен ли перевод документов?

Любые документы, предназначенные для представления в иностранном государстве, должны быть переведены и удостоверены нотариально. Это требование закреплено на законодательном уровне.

Что же нужно выполнить сначала: апостиль или перевод? В первую очередь требуется удостоверить подлинность документа, то есть осуществить апостилирование. Второй шаг — нотариальный перевод.

Имеются определенные требования и к переводчику. У исполнителя должны быть официальные полномочия для совершения нотариального перевода. Компетенцию подтверждают: диплом о высшем образовании, сертификат о сдаче международного экзамена, свидетельства о прохождении курсов узкоспециализированных переводов и др. В отдельных случаях нужен присяжный перевод. Он выполняется в том государстве, для которого предназначается документация.

Особенности оформления апостилированного перевода:

иногда отметка должна быть не только на подлиннике, но и на самом переводе. Требования нужно уточнять в конкретной зарубежной инстанции;
в переводе должен содержаться текст апостиля. То есть переводится вся информация, которая прописана в штампе: страна и город, где произведена легализация, название учреждения, Ф. И. О. должностного лица и т. д.

Что требуется для процедуры легализации?

Для того чтобы поставить апостиль на оригинал или копию, требуется подготовить пакет документов. В стандартный набор входят:

заявление — при личном посещении пункта приема (при оформлении онлайн не требуется);
документ (нотариальная или простая копия с предъявлением оригинала), удостоверяющий личность заявителя;
оригинал или копия документа, подлежащего легализации — оттиски печати и подписи должностных лиц должны быть отчетливыми, поддающимися сверке с образцами;
квитанция об уплате госпошлины;
нотариально заверенная доверенность, документ, удостоверяющий личность представителя — когда нет возможности передать бумаги лично.

Если был факт смены фамилии или имени, в пакет документов нужно включить соответствующую справку. Бумага выдается органами ЗАГС.

Готовая документация для проставления апостиля передается в пункт приема и выдачи документов соответствующей инстанции.

Специфика легализации различных документов

Диплом о среднем специальном или высшем образовании, аттестат о среднем образовании. Департамент образования Москвы производит проверку подлинности документа и на основании этого принимает решение о проставлении апостиля. Процедура занимает около 5 рабочих дней с момента регистрации заявления. Для дополнительной проверки информации срок можно продлить до 45 рабочих дней.
Справка о наличии или отсутствии судимости. Документы подаются в тот орган МВД, который указан на справке. Это может быть Главный информационно-аналитический центр (ГИАЦ) МВД или Зональный информационный центр (ЗИЦ) МВД. На проставление апостиля уходит 5 рабочих дней. В исключительных случаях срок продлевается до 30 дней.
Архивная справка, выписка или их копии. Если официальная бумага подготовлена муниципальным или государственным архивом либо иной организацией или органом, расположенным на территории столицы, для проставления апостиля нужно обратиться в Главное архивное управление г. Москвы. Если справка, выписка или копия оформлены на территории другого субъекта РФ, отметку ставит орган исполнительной власти этого субъекта, уполномоченный в области архивного дела. Процедура занимает 5 рабочих дней с даты регистрации заявления. Для дополнительной проверки срок продлевается не более чем на 30 рабочих дней.

Прочие документы или их нотариально заверенные копии легализуются по схожему принципу. Штамп апостиля на оригинале можно поставить только в том субъекте России, где он был оформлен. Легализация нотариальной копии документа также ведется по территориальному признаку — в том регионе, где производилось ее заверение.

Как быть в ситуации, когда нужно вывезти документы в страну, которая не является участницей Гаагской конвенции? Для такой легализации нужно обратиться в Консульский департамент МИД Российской Федерации.

Если у Вас нет возможности и времени, чтобы ходить по инстанциям и разбираться в тонкостях оформления бумаг, поручите апостилирование опытным специалистам. Такую услугу можно заказать в нашем бюро отдельно или в комплексе с другими процедурами. Мы знаем все тонкости легализации в каждой конкретной инстанции, что исключает риск отказа или проволочки. При необходимости можем оформить апостиль в срочном порядке.

Все, что Вам придется сделать, — передать бумаги в переводческое бюро и через некоторое время получить легализованный документ со штампом.

Когда легализация необязательна?

С рядом государств Российская Федерация (самостоятельно или в качестве правопреемника СССР) заключила соглашения о взаимном признании документов. Это значит, что бумага, надлежащим образом оформленная на территории одного государства, признается другими странами без каких-либо формальностей. Нужен только перевод документа на государственный язык соответствующей страны, заверенный нотариально. На сегодняшний день у России такие соглашения заключены с Белоруссией, Арменией, Казахстаном, Украиной, Алжиром, Болгарией, Вьетнамом и другими государствами.

Читайте также: