Как заполнить электронный договор в индиго

Обновлено: 25.05.2024

Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами — это документ, который устанавливает порядок работы по ЭДО организации-инициатора и ее контрагента.

Когда и зачем требуется

Электронный документооборот, или ЭДО, — это документальное взаимодействие с контрагентами в онлайн-формате. Документацию передают, получают и обрабатывают в электронном, а не бумажном виде.

Для начала взаимной онлайн-работы компании заключают специальное соглашение и указывают такое условие в договоре об электронном документообороте — учреждения соглашаются получать электронные бумаги в установленном порядке. Но прежде чем приступить к обмену по ТКС, обе компании подключаются к системе ЭДО, заключают контракт с одной из лицензированных компаний-операторов и получают ЭЦП (63-ФЗ от 06.04.2011).

Если обе организации подписывают бумаги усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью (УКЭП), соглашение об обмене заключать необязательно. Подписание договора в этом случае — исключительно желание сторон.

Если контрагент не согласен с ЭДО, компании обмениваются документацией в бумажном виде. Если оба учреждения присоединяются к обороту, они формируют оригиналы в системе (приказ Минфина №174н от 10.11.2015). При необходимости бумаги распечатывают и представляют по требованию ведомств.

Риски обмена скан-образами

Закон не запрещает обмениваться скан-копиями документации по электронной почте, но такой обмен не гарантирует безопасность передаваемой информации. Кроме этого, у отправителя нет возможности отследить факт и точную дату получения. В некоторых случаях контрагенты забывают, теряют или не находят нужную бумагу в потоке почты.

Если возникнет необходимость судебного разбирательства, доказать факт получения и ознакомления с письмом практически невозможно. Организации доступны только сведения об отправке. Если оправляете важный документ по электронной почте для ускорения взаимодействия, продублируйте отправку пакета курьерской службой или почтовым отправлением — письмом с описью вложений и уведомлением о доставке.

Как перейти на ЭДО с контрагентами

Пошаговая инструкция, как организовать ЭДО.

Шаг 1. Выбрать оператора из списка компаний, аккредитованных ФНС России. Заключить с ним контракт.

Шаг 2. Договориться с контрагентом. Отправьте официальное уведомление о начале работы в новом формате. В письме обозначьте возможность подключиться к ЭДО или оставить действующий порядок. Если контрагент согласен, он самостоятельно выбирает оператора.

Шаг 3. Подписать с партнером соглашение об организации электронного документооборота, но это необязательно, если у обеих компаний действует УКЭП.

Шаг 4. Установить необходимое программное обеспечение. Дополнительно перед стартом проведите разъяснительную работу с сотрудниками, вовлеченными в ЭДО.

Шаг 5. Назначить ответственных лиц за ведение онлайн-обмена. Выпустить УКЭП для тех сотрудников, которым она необходима для подписания бумаг по должностным обязанностям.

Как заключить договор о переходе на ЭДО

Унифицированной формы не предусмотрено. Стороны вправе заключить дополнительное соглашение к основному контракту или оформить отдельную письменную договоренность.

Опишите в договоре основные правила и новый порядок обмена бумагами. Включите в соглашение такие пункты:

Дату и место заключения.
Преамбулу: наименование организаций, Ф. И. О. представителей и правоустанавливающие документы.
Терминологию, которую используют компании.
Предмет: основной пункт в договоре о документообороте, в котором описывают новый порядок взаимной работы.
Условия действительности и юридической значимости КЭП.
Правила взаимодействия с оператором.
Другие важные условия, согласованные компаниями.
Срок действия договоренности.
Разрешение спорных вопросов.
Реквизиты организаций и подписи уполномоченных представителей.
Приложения: перечень документации, которую отправляют в электронном виде, и ее эквиваленты в бумажном виде.

Образец

Вот для примера образец, как прописать в договоре электронный документооборот (шаблон):

ОБ ОБМЕНЕ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

______________________________ , в лице ___________ _____________ ___, действующего на основании __________, именуемый в дальнейшем Сторона-1, и ______________________________ , в лице ___________ _____________ ___, действующего на основании __________, именуемый в дальнейшем Сторона-2,

вместе именуемые Стороны, заключили настоящее соглашение о нижеследующем:

1. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

1.2. Электронная подпись (ЭП) — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

1.2.1. Квалифицированная ЭП (КЭП) — вид усиленной электронной подписи, ключ проверки которой указан в квалифицированном сертификате, выданном аккредитованным удостоверяющим центром.

1.2.2. Неквалифицированная ЭП (НЭП) — вид усиленной электронной подписи, которая получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи.

1.3. Электронный документооборот (ЭДО) — процесс обмена электронными документами, подписанными ЭП, между Сторонами.

1.4. Оператор — организация, обеспечивающая обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между Сторонами.

1.5. Направляющая Сторона — Сторона-1 или Сторона-2, направляющая документ в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи другой Стороне.

1.6. Получающая Сторона — Сторона-1 или Сторона-2, получающая от Направляющей Стороны документ в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

1.7. Документ — общее название документов, которыми обмениваются Стороны настоящего Соглашения.

1.8. Прямой обмен — обмен электронными документами между хозяйствующими субъектами без участия Оператора.

2. ПРЕДМЕТ СОГЛАШЕНИЯ

2.1. Настоящим Соглашением Стороны устанавливают порядок ЭДО во исполнение своих обязательств:

[по Договору № ___от ______];

[по всем заключенным между Сторонами договорам];

[по всем договорам, которые будут заключены в будущем].

2.2. Электронные документы, которыми обмениваются Стороны настоящего Соглашения, могут быть подписаны Квалифицированной ЭП.

2.3. Стороны соглашаются получать электронные документы, перечень и форматы которых приведены в Приложении 1 к настоящему Соглашению (далее — Сфера действия).

2.5. Стороны для организации ЭДО используют квалифицированную электронную подпись, что предполагает получение Стороной-1 и Стороной-2 сертификатов ключа проверки электронной подписи в аккредитованном удостоверяющем центре в соответствии с нормами Закона №63-ФЗ (далее — УЦ).

2.6. Стороны обязаны информировать друг друга о невозможности обмена документами в электронном виде, подписанными квалифицированной ЭП, в случае технического сбоя внутренних систем Стороны. В этом случае в период действия такого сбоя Стороны производят обмен документами на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью, при этом такая форма оригинала документа должна быть зафиксирована приказом руководителя Направляющей Стороны.

2.7. При осуществлении обмена электронными документами Стороны используют форматы документов, которые утверждены приказами ФНС России. Если форматы документов не утверждены, то Стороны используют согласованные между собой форматы.

3. ПРИЗНАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ РАВНОЗНАЧНЫМИ ДОКУМЕНТАМ НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

3.1. Электронный документ, подписанный КЭП, содержание которого соответствует требованиям нормативных правовых актов, должен приниматься Сторонами к учету в качестве первичного учетного документа, использоваться в качестве доказательства в судебных разбирательствах, предоставляться в государственные органы по запросам последних.

3.2. Подписание электронного документа, бумажный аналог которого должен содержать подписи и (или) печати обеих сторон, осуществляется путем последовательного подписания данного электронного документа каждой из Сторон. Доказательством подписания электронного документа Стороной-2 может являться в том числе ее ЭП с идентификатором подписанного документа, т. е. без повторного приложения самого документа, подписанного Стороной-1.

3.3. Каждая из Сторон несет ответственность за обеспечение конфиденциальности ключей КЭП, недопущение использования принадлежащих ей ключей без ее согласия. Если в сертификате КЭП не указан орган или физическое лицо, действующее от имени организации при подписании электронного документа, то в каждом случае получения подписанного электронного документа Получающая Сторона добросовестно исходит из того, что документ подписан от имени Направляющей Стороны надлежащим лицом, действующим в пределах имеющихся у него полномочий.

3.4. Организация ЭДО между Сторонами не отменяет использование иных способов изготовления и обмена документами между Сторонами в рамках обязательств, не регулируемых данным Соглашением.

4. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С УДОСТОВЕРЯЮЩИМ ЦЕНТРОМ И ОПЕРАТОРОМ

4.1. Стороны не позднее 15 дней после подписания настоящего Соглашения обязуются за свой счет получить сертификаты ЭП, которые можно будет использовать в течение всего срока действия данного Соглашения.

4.2. Условия использования средств ЭП, порядок проверки ЭП, правила обращения с ключами и сертификатами квалифицированной ЭП устанавливаются нормативными документами (регламентами) УЦ; по данным вопросам Стороны руководствуются нормативными документами УЦ.

4.3. До начала осуществления обмена электронными документами Стороны должны оформить и представить Оператору заявление об участии в ОЭД, а также получить у Оператора идентификатор участника обмена, реквизиты доступа и другие необходимые данные.

4.4. В случае изменения учетных данных, содержащихся в заявлении об участии в ОЭД в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, Сторона не позднее трех рабочих дней со дня соответствующего изменения представляет Оператору заявление о внесении изменений в ранее сообщенные данные.

5. ПОРЯДОК ВЫСТАВЛЕНИЯ И ПОЛУЧЕНИЯ СЧЕТОВ-ФАКТУР В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ ПО ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННЫМ КАНАЛАМ СВЯЗИ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ КВАЛИФИЦИРОВАННОЙ ЭП (ЭЦП)

5.1. При выставлении и получении счетов-фактур Стороны руководствуются порядком, закрепленным в приказе Минфина России №174н от 10.11.2015.

6. ПОРЯДОК ВЫСТАВЛЕНИЯ, НАПРАВЛЕНИЯ И ОБМЕНА НАКЛАДНЫМИ И АКТАМИ ЧЕРЕЗ ОПЕРАТОРА

6.1. Направляющая Сторона формирует необходимый Документ в электронном виде в системе ПО, подписывает его КЭП, упаковывает в транспортный контейнер и отправляет через Оператора Получающей Стороне.

6.2. Оператор проверяет адрес и структуру транспортного контейнера и при отсутствии недостатков осуществляет его доставку Получающей Стороне. При этом Оператор фиксирует дату и время получения Документа, формирует Подтверждение даты получения (ПДП) и отправляет его Направляющей Стороне.

6.3. Направляющая Сторона при получении ПДП проверяет действительность сертификата КЭП и сохраняет его в системе ПО.

6.5. Получающая Сторона при получении Документа от Оператора проверяет действительность сертификата КЭП и сохраняет Документ в системе ПО.

6.6. Одновременно Получающая Сторона не позднее _____________ рабочих дней формирует Извещение о получении (ИОП), в котором фиксирует факт доставки Документа, пописывает ее КЭП и отправляет Направляющей стороне через Оператора.

6.7. Направляющая сторона, получив ИОП, проверяет действительность сертификата КЭП и сохраняет его в системе ПО.

6.8. Получающая Сторона, ознакомившись с Документом, может не позднее одного рабочего дня совершить одно из следующих действий:

6.9. Направляющая Сторона, получившая ответный Документ либо УОУ, проверяет действительность сертификата КЭП и сохраняет их в системе ПО.

6.10. При необходимости Направляющая сторона не позднее ________ рабочих дней вносит исправления в данные и повторяет действия, установленные п. 6.1. настоящего Соглашения.

7. ПОРЯДОК ПРЯМОГО ОБМЕНА НЕФОРМАЛИЗОВАННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

7.1. Направляющая Сторона формирует необходимый Документ в электронном виде в системе ПО, подписывает его КЭП, направляет файл с документом в электронном виде в адрес Получающей Стороны.

7.2. Получающая Сторона при получении Документа проверяет действительность сертификата КЭП и сохраняет Документ в системе ПО.

7.3. Получающая Сторона, ознакомившись с документом, может совершить одно из следующих действий:

7.4. Направляющая Сторона, получившая ответный Документ либо УОУ, проверяет действительность сертификата КЭП и сохраняет их в системе ПО.

7.5. При необходимости Направляющая сторона не позднее ________ рабочих дней вносит исправления в данные и повторяет действия, установленные п. 7.1. настоящего Соглашения.

8. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

8.2. В случае если Направляющая сторона не получила от Получающей стороны и/или Оператора Получающей стороны, а равно если Оператор Получающей стороны не получил от Получающей стороны извещение о получении Документа (счета-фактуры) от Направляющей стороны и/или Оператора Направляющей стороны и при условии отсутствия от Получающей Стороны уведомления согласно п. 2.7. Соглашения и невозможности для Направляющей Стороны получить от Получающей Стороны информацию о причинах отсутствия извещения, Направляющая Сторона оформляет соответствующий документ на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью, Стороны считают его оригиналом, при этом такая форма оригинала документа должна быть зафиксирована приказом руководителя Направляющей Стороны.

8.3. В случае невозможности и далее производить обмен документами в электронном виде (неполучение извещений о получении электронного документа, отсутствие любого вида связи с Получающей Стороной и пр.) Направляющая Сторона оформляет документы на бумажных носителях в письменном виде и Стороны считают их оригиналами, при этом настоящее Соглашение считается расторгнутым без оформления каких-либо Дополнительных соглашений.

9. РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ

9.1. Квалифицированная ЭП, которой подписан документ, признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное.

9.2. При возникновении разногласий относительно подписания с помощью КЭП определенных электронных документов Стороны соглашаются предоставить комиссии, созданной в соответствии с регламентом УЦ, возможность ознакомления с условиями и порядком работы своих программных и технических средств, используемых для обмена электронными документами.

9.3. Все споры, возникающие в связи с исполнением настоящего Соглашения, рассматриваются тем же судом, которому подсудны споры, вытекающие из обязательств Сторон, определенных в п. 2.1. настоящего Соглашения.

10. ДЕЙСТВИЕ СОГЛАШЕНИЯ И ПОРЯДОК ЕГО ИЗМЕНЕНИЯ

10.1. Настоящее Соглашение заключено сроком на _____ месяцев. Соглашение автоматически прекращает свое действие досрочно в случае, если хотя бы одна из Сторон на протяжении одного месяца не будет иметь действительного сертификата КЭП, выданного УЦ.

10.2. Сторона имеет право в одностороннем внесудебном порядке отказаться от исполнения настоящего Соглашения, письменно уведомив об этом другую Сторону не менее чем за 30 дней до расторжения Соглашения.

10.3. Соглашения об изменении, продлении срока действия или досрочном прекращении настоящего Соглашения и приложений к нему заключаются в том же порядке, что и настоящее Соглашение.

11. ПОДПИСИ И РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

К Соглашению от ___________

ПЕРЕЧЕНЬ И ФОРМАТ ДОКУМЕНТОВ

Сферу действия Соглашения об организации электронного взаимодействия составляет набор описанных ниже документов, которыми Стороны обмениваются в рамках обязательств, возникших

В сервисе ЕСЗ вы можете настроить прием договоров в электронном виде.

Обратите внимание, прием договоров в электронном виде доступен только образовательным организациям подведомственным Департаменту образования и науки города Москвы.

В инструкции вы ознакомитесь со следующими разделами:

Также вы можете ознакомиться с видеоинструкцией:

Авторизация в Едином Сервисе Записи (ЕСЗ)

Рисунок 1. Окно авторизации

При первом входе в сервис программа предложит сменить пароль (рис.2).

Рисунок 2. Смена пароля

Основные сведения об организации предварительно загружены в систему (рис.5).

Рисунок 5. Настройка организации

Вам необходимо заполнить недостающую информацию:

номер лицевого счета;
номер расчетного счета;
БИК;
наименование банка.

фамилия;
имя;
отчество;
должность подписанта.

На данном шаге выберите из выпадающего списка подписанта, чьи фамилия и подпись будут отображаться в договоре после подписания (рис.6).

Рисунок 6. Договор дополнительного образования

Также здесь можно посмотреть шаблоны договоров об оказании платных и бесплатных образовательных услуг.

Рисунок 7. Переход к странице организации

Для начала работы с электронными договорами выполните несколько действий.

Рисунок 9. Прием договоров в электронном виде.

Важно! С текущего момента организация получит возможность принимать документы в электронном виде.

Настройка электронной цифровой подписи (ЭЦП)

Для работы с ЭЦП вам необходимо установить:

Для настройки электронной цифровой подписи выполните несколько действий.

Откройте программу КриптоПро CSP (рис.10).

Рисунок 12. Мастер установки личного сертификата

Рисунок 13. КриптоПро ЭЦП Browser plug-in

Проверить работу ПО можно по ссылке. Если всё установлено верно, то в открывшемся окне вы увидите, что плагин загружен. Вы можете выбрать сертификат и ознакомиться с информацией о нем (рис.14).

Рисунок 14. Проверка работы ПО

Прием заявлений

Рисунок 15. Реестр заявлений

Для подписания договора в электронном виде должны быть соблюдены следующие условия:

Если все условия соблюдены и заявление прошло проверку

Рисунок 16. Статус заявления

Обратите внимание! Договор на стороне организации подписывается с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП), без этого невозможно зачисление в группу.

Подписание электронного договора со стороны организации

Для подписания электронного договора со стороны организации выполните следующие действия.

Рисунок 18. Документы

Рисунок 19. Подтверждение доступа

Рисунок 20. Выбор сертификата

Рисунок 23. Статус заявления

Оператор может зачислить или отказать в зачислении ребенка в группу обучения. Если оператор отказывает в зачислении, то заявитель имеет возможность подать документы лично в бумажной форме.

Если условия заключения электронного договора не соблюдены

Рисунок 24. Статус заявления

Обратите внимание! Заявитель имеет возможность на любом этапе обработки заявления, прийти в школу и подать документы лично в бумажном виде.

Зачисление/отказ в зачислении в группу обучения

Рисунок 26. Фильтры

Выберите заявление, которое необходимо обработать, нажав на его номер.

Отроется страница с основными сведениями (рис.27).

Рисунок 27. Основные сведения

Вам доступна следующая информация:

Информация о детском объединении;
Информация о ребенке;
Информация об адресе регистрации по месту жительства получателя услуги (ребенка);
Информация об общеобразовательной организации;
Информация о заявителе (законном представителе). В данном блоке вы можете посмотреть результаты межведомственных проверок.
Информация о договоре.

Для зачисления ученика в группу выполните следующие действия:

Обратите внимание! У заявителя есть возможность после зачисления ребенка в группу обучения, расторгнуть в одностороннем порядке договор, заключенный в электронной форме. Отчисление из группы будет произведено автоматически.

Для отказа в зачислении ученика в группу выполните следующие действия:

Если оператор ещё не зачислил ребенка в группу обучения

Реестр договоров

В данном разделе вы можете посмотреть заключенные электронные договоры своей организации.

Для более быстрого поиска договора вы можете воспользоваться фильтрами, расположенными в верхней части экрана (рис.29).

Договоры в реестре могут иметь разные статусы:

Посмотреть дополнительную информацию о договоре вы можете, нажав на стрелку, расположенную рядом со статусом договора (рис.29).

В отдельной вкладке можно просмотреть и скачать файл договора, а также файл электронной подписи (рис.30).

Впервые система тестирования обучающихся Indigo появилась в 2010 году и быстро стала популярной среди ВУЗов и государственных учреждений. В 2018 году ее включили в Единый реестр российских программ для ЭВМ и баз данных. Мы тщательно изучили Indigo и подготовили подробный обзор. Из него вы узнаете, какие задачи решает система, как выглядит интерфейс программы и в чем ее особенности.

На рынке есть еще 3 аналогичные Indigo платформы, которые помогают автоматизировать проверку знаний. Мы подготовили обзорную статью этих систем и постарались ответить на вопрос, для каких целей лучше использовать каждое из решений.

Как работает система

Indigo — преимущественно серверная платформа, однако при желании ее можно развернуть на облаке, то есть серверах поставщика.

Тесты создаются в программе Indigo, которую нужно установить на компьютер администратора. Вся настройка платформы осуществляется с помощью этой программы, и если вы планируете управлять платформой из нескольких офисов — вам нужно будет установить Indigo на компьютер каждого из администраторов.

А вот для прохождения тестов программа не нужна, сотрудники могут обучаться в браузере. Пользователь заходит на портал, вводит логин и пароль и приступает к тестированию.

На платформе можно создавать правила. С их помощью можно настраивать расписание теста (период доступа к прохождению) и ограничение по времени. Правила можно настроить как для групп, так и для отдельных пользователей или тестов.

Теперь давайте рассмотрим, какие тесты можно создавать на платформе и как управлять пользователями.

Какие тесты можно создавать

Вы создаете тестирования в программе Indigo. Через нее же вы назначаете их пользователям. Вопросы в программе можно как создавать вручную, так и импортировать. В программе есть 6 видов заданий:

В случае импорта, вам нужно создать текстовый файл, заполнить его по шаблону и загрузить в программу. Вот так выглядит пример текста и меню импорта:

В тестах есть функция перемешивания. Она позволяет перемешать варианты внутри вопроса или сами вопросы в тесте, чтобы они подавались в произвольном порядке..

При сохранении вы публикуете новый тест на платформе обучения, и его сразу увидят все пользователи. Это значит, что назначать тесты пользователям вручную не нужно. Однако, если вы хотите сделать тест приватным, вы можете скрыть его или установить на него пароль.

Как управлять пользователями

В Indigo можно добавить пользователя тремя способами:

Уже добавленных пользователей можно объединять в группы. Это полезно, если вы хотите массово назначать тесты вашим сотрудникам.

Как собирать статистику

Статистику можно посмотреть во вкладке Результаты. При переходе во вкладку вы увидите краткую информацию по пользователям и результатам тестирования в виде таблицы:

Вы можете также создать и выгрузить более подробный отчет (всего 4 вида):

Отчет по пользователю. Показывает, как выбранный пользователь справился с тестами и сколько баллов набрал.

Общий отчет. Показывает, как группа пользователей справилась с тестом.

Уже сформированный отчет можно выгрузить в одном из форматов на выбор: .DOC, .XLS, HTML, XML, TXT.

Сколько стоит

Тарифы в Indigo зависят от количества пользователей (минимум: 10). Все лицензии бессрочные, и их три вида (указаны в рублях за количество пользователей):

Физическим лицам и школам — от 7 500р за 10 до 50 000р за 200;
Академическая лицензия (ССУЗы и ВУЗы) — от 12 000р за 10 до 80 000р за 200;
Стандартная (для бизнеса) — от 15 000р за 10 до 300 000р за 1000.

При желании вы можете развернуть систему тестирования на серверах Indigo. Цены на аренду тоже зависят от количества пользователей: от 10 000р до 25 000р в год.

Особенности Indigo

Администрирование платформы осуществляется через программу, которая устанавливается на ПК;
Одновременно с системой может работать сколько угодно администраторов;
Есть интеграция с Active Directory и 1С: Предприятием.

Вывод

Indigo — преимущественно коробочная система, поэтому она подойдет ВУЗам, центрам тестирования и государственным учреждениям, которые не хотят платить за подписку.

Возможности Indigo ограничиваются лишь тестированием обучающегося персонала. Если вам нужен полноценный курс обучения — попробуйте iSpring, это бесплатно в течение 14 дней. Редактор курсов iSpring Suite позволяет создавать тесты, курсы и диалоговые тренажеры, а с помощью системы iSpring Learn можно настроить корпоративный портал для обучения и тестирования.

Система дистанционного обучения для бизнеса

Поставит на автопилот развитие сотрудников.
Быстрый старт онлайн‑обучения за 1 день.