Как внести изменения в протокол заседания совета директоров

Обновлено: 19.05.2024

Совет директоров (наблюдательный совет) (далее — совет директоров) — орган управления, к компетенции которого относятся вопросы общего руководства деятельностью хозобщества . Он принимает решения на заседаниях. Порядок их проведения законодательством детально не урегулирован. Поэтому рекомендуется в уставе указать, что он закрепляется в ЛНПА, утверждаемом общим собранием участников хозобщества (далее — собрание) . А непосредственно порядок подробно описать в соответствующем ЛНПА. Это позволит оперативно изменять порядок проведения заседаний совета директоров без необходимости вносить изменения в устав. Далее рассмотрим, на какие моменты стоит обратить внимание при разработке такого ЛНПА.

1. Правомочность проведения заседания совета директоров

Совет директоров вправе принимать решения по вопросам повестки дня заседания, если на нем присутствует не менее половины членов. Таково общее правило. В уставе же можно определить более высокий кворум, например, 2/3 членов совета директоров. Меньшее число присутствующих членов для правомочности заседания предусмотреть нельзя .

Обратите внимание!
Кворум заседания совета директоров устанавливается в количестве его избранных членов, а не в голосах .

Также можно для принятия решений по отдельным вопросам устанавливать особые варианты кворума .

На заметку
Методические рекомендации и Свод правил по корпоративному управлению и поведению рекомендованы для применения в АО. Однако, на наш взгляд, некоторые положения этих документов полезно учитывать и в деятельности ООО (ОДО). В частности, в отношении совета директоров .

Для обеспечения максимального учета мнения всех членов совета директоров при принятии решений по наиболее важным вопросам деятельности хозобщества рекомендуется в ЛНПА закрепить более высокие требования к кворуму. Например, 2/3 от числа членов совета директоров для рассмотрения таких вопросов, как :

— утверждение приоритетных направлений деятельности и финансово-хозяйственного плана хозобщества;

— вынесение на собрание вопросов о реорганизации или ликвидации, изменении размера уставного фонда;

— подготовка рекомендаций по размеру дивидендов (прибыли, распределяемой между участниками).

Как действовать, если на заседании совета директоров нет кворума, законодательством не предусмотрено. Полагаем, в указанном случае по аналогии закона можно применить порядок действий при отсутствии кворума для проведения годового собрания . Так, в ЛНПА целесообразно закрепить проведение повторного заседания совета директоров с той же повесткой дня. Кворум для такого заседания рекомендуется предусмотреть не менее 1/3 от общего количества членов.

Обратите внимание!
В некоторых ситуациях состав совета директоров может уменьшаться: досрочное прекращение полномочий его члена, добровольное выбытие, смерть и т.п. . В течение 15 дней с момента, когда количество членов стало менее кворума, совет директоров обязан принять решение о проведении внеочередного собрания для доизбрания или избрания своего нового состава. Оставшиеся члены вправе принимать решение только о созыве такого внеочередного собрания .

Следует обдуманно подходить к вопросу об увеличении кворума. Слишком высокий кворум может замедлить или парализовать работу совета директоров, так как заседания не будут проводиться из-за отсутствия необходимого количества членов.

2. Порядок проведения заседания совета директоров

Форма заседания определяет порядок его проведения. В законодательстве прямо закреплено проведение заседания в очной форме, а также возможность принимать решения методом опроса членов совета директоров . При этом использование метода опроса, а значит, заочной формы возможно, только если это прописано в уставе . По нашему мнению, этого же правила следует придерживаться и в отношении смешанной формы.

В какой форме проводить заседание, рекомендуется устанавливать исходя из важности вопросов повестки дня. Для решения наиболее важных вопросов (например, крупная сделка, досрочное прекращение полномочий директора) выбирать очную форму. Поскольку она позволяет организовать обсуждение. Для оперативных (направление директора в командировку, внесение изменений в действующие договоры аренды) — заочную.

2.1. Порядок проведения заседания совета директоров в очной форме

Работу совета директоров организует председатель. Он созывает и проводит заседания, а также председательствует на них . Кроме этого, рекомендуется установить в ЛНПА, кто председательствует на заседании в случае отсутствия председателя. Полагаем, можно избирать в начале заседания временного председателя для проведения этого заседания.

Для технического обеспечения деятельности совета директоров целесообразно предусмотреть избрание секретаря из числа его членов или работников хозобщества. На секретаря, как правило, возлагаются обязанности по организации созыва и проведения заседаний . В ЛНПА стоит закрепить, что членам совета директоров заблаговременно должны быть направлены извещения о предстоящем заседании и содержание такого извещения. В нем рекомендуется указывать дату, время, место проведения заседания и вопросы повестки дня. Также рекомендуется установить порядок и способ предоставления членам материалов, необходимых для рассмотрения вопросов повестки дня конкретного заседания совета директоров.

Целесообразно предусмотреть возможность участвовать в заседаниях посредством видеоконференции, телефонной и иных видов связи .

В ЛНПА рекомендуется подробно закрепить и процедуру проведения заседаний совета директоров. Среди прочих моментов стоит прописать следующие:

а) на начальном этапе проведения заседания — кто его открывает (председатель), определяет кворум (председатель или секретарь), необходимость и порядок решения организационных вопросов (определение лица, ведущего протокол, оглашение повестки дня и т.п.), а также возможность и процедуру включения в повестку дня дополнительных вопросов. Например, единогласным решением о внесении таких вопросов;

б) на этапе обсуждения вопросов повестки дня — очередность выступлений членов, а также право членов, которые отсутствуют на заседании, представить свое письменное мнение ;

Читайте этот материал в ilex
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex


Поскольку наша компания, в том числе, специализируется на разрешении корпоративных споров, и мы имеем опыт урегулирования более, чем 100 корпоративных конфликтов, в преддверии проведения очередных общих собраний за 2020 финансовый год, решили подготовить рекомендации по проведению очередного общего собрания, которые подойдут как для обычных, так и для конфликтных собраний.

Сразу отметим, что данные рекомендации относятся к обществам с ограниченной ответственностью (ведь именно у них в ближайшее время очередные общие собрания), несмотря на то, что многие нормы сходятся с акционерными обществами.

Срок проведения очередного общего собрания участников (далее по тексту – ООСУ) устанавливается уставом, но, несмотря на это, оно должно пройти в период с марта по апрель (включительно) года, следующего за отчетным. Данные сроки устанавливаются в ст. 34 Закона об обществах с ограниченной ответственностью (далее по тексту – закон об ООО).

  • подготовку необходимых документов;
  • инициирование проведения ООСУ;
  • уведомление участников о проведении ООСУ.

По общему правилу, инициирование проведения ООСУ осуществляет исполнительный орган (ст. 34 закона об ООО), и чаще всего именно на исполнительный орган ложится проведение ООСУ. Обратим внимание, что уставом инициатива проведения ООСУ может быть возложена на совет директоров (ст. 32 закона об ООО).

По нашему мнению, это еще больше усложняет процесс, поскольку в данном случае еще нужно полностью соблюсти весь порядок проведения, а именно созыва совета директоров и оформление решения совета директоров. При этом, на практике не так часто в обществах с ограниченной ответственностью фигурирует совет директоров, на который в большинстве возложена функция созыва ООСУ.

Исполнительный орган должен принять решение о созыве ООСУ. Законом не устанавливается обязанность документально фиксировать такой созыв, но мы рекомендуем вынести приказ о проведении общего собрания для того, чтобы зафиксировать дату инициирования данного процесса.

Форма приказа, как вы понимаете, также оформляется в свободной форме, но мы рекомендуем в нем зафиксировать следующие моменты:

  • дату и время проведения ООСУ;
  • форму проведения ООСУ;
  • место проведения ООСУ;
  • повестку ООСУ;
  • документы и информацию, с которыми общество обязано ознакомить участников перед собранием;
  • кем было инициировано проведение ООСУ и в каком порядке.

Поскольку важным фактором проведения ООСУ является подготовка необходимых документов для проведения ООСУ, укажем, какие документы должны быть подготовлены инициатором ООСУ

Годовой бухгалтерский баланс. Данный документ готовится всеми коммерческими организациями и направляется в адрес налоговых органов. Важно отметить, что годовой бухгалтерский баланс должен быть направлен в адрес налоговых органов до 31 марта года, следующего за отчетным. Здесь есть небольшая коллизия права, которая выражается в том, что годовой бух. Баланс утверждается на общем собрании участников, а собрание участники вправе провести до 30 апреля. Получается, что общества, которые проводят собрания в апреле, не могут сдать баланс, и автоматически входят в зону риска получения административного штрафа за нарушение сроков предоставления бух. Баланса.

Годовой отчет. По такому документу также нет единой формы, и каждый составляет данный документ по-разному: у кого-то это отчет на 2-3 страницы, включая титульный лист, а у кого-то это документ на 70 страниц, включая показатели экономики по стране и влияние на бизнес. Давайте отметим обязательное требование, которое сформулировано законом – наличие в годовом отчете раздела о состоянии чистых активов (ст. 30 закона об ООО).

Важно отметить, что есть еще один документ, который является обязательным, но его почему-то никто не составляет (возможно, потому, что это недавние изменения в законе об ООО). Этот документ – отчет о заключенных сделках, в совершении которых имеется заинтересованность (ст. 45 закона об ООО). Некоторые специалисты отмечают, что данный отчет можно включить в один из разделов годового отчета, по нашему мнению, так лучше не делать и реализовать его, как отдельный документ, поскольку у него особый порядок утверждения.

Как только произошло инициирование собрания и подготовлены документы к ООСУ, необходимо уведомить участников о проведении такого собрания. Для этого исполнительный орган направляет уведомление путем отправки заказных писем по адресу регистрации участников за 30 календарных дней до проведения ООСУ.

Иной способ уведомления может быть предусмотрен уставом (ст. 36 закона об ООО). Мы рекомендуем направлять в адрес участников письма с описью вложения. Опись рекомендуем делать полной и фиксировать весь текст уведомления. Это не запрещено и делается для того, чтобы снять спор в отношении времени, места и даты проведения собрания. Возьмите это себе на заметку.

Форма уведомления также не содержит определенных требований, в связи с этим имеет свободную форму. Законом установлено лишь то, что уведомление должно содержать время и место проведение собрания и повестку (ст. 36 закона об ООО), но для снижения рисков оспаривания собрания мы рекомендуем указывать следующую информацию:

1. От кого исходит это письмо. Обычно указывают название и место нахождения, но мы рекомендуем указывать больше идентификационной информации: фио исполнительного органа, инн, огрн, местонахождения юр лица.

2. В какой форме будет проходить собрание. Дата, место и время проведения ООСУ, а также крайне рекомендуем указывать, в какое время начнется регистрация участников и в какое время будет прекращена. Те, кто пропустит срок регистрации, могут быть не допущены на собрание.

3. Какова повестка дня. Важно отметить что в повестку дня обязательно включаются лишь два вопроса по существу, согласно закону, а именно утверждение годового отчета и утверждение годового бухгалтерского баланса (ст. 33 и ст. 34 закона об ООО). Мы также рекомендуем сразу указать в повестке дня вопросы, связанные с выбором председателя ООСУ и секретаря. Иные вопросы указываются по усмотрению лица, созывающего собрание, либо если такие вопросы установлены уставом, либо если направлены участниками общества для включения в повестку дня. В случае наличия в обществе совета директоров или ревизионной комиссии, часто именно на общем собрании избираются члены в данные органы.

4. В каком порядке можно ознакомиться с документами, которые подготовлены к общему собранию участников (в какие даты и в какое время). Законом предусмотрено ознакомление в помещении исполнительного органа (ст. 36 закона об ООО), при этом иное может быть предусмотрено уставом. Также, если уставом не установлен иной срок ознакомления с документами, общество обязано предоставить участникам возможность реализовать свое право за 30 календарных дней до ООСУ. Мы рекомендуем вместе с уведомлением направлять документы, подготовленные к ООСУ, и также фиксировать их в описи.

5. Какие документы необходимы участнику и/или его представителю на ООСУ, это, например, паспорт и/или доверенность.

Теперь перейдем к самому проведению общего собрания.

Это самое непростое действие, особенно в случае корпоративного конфликта. Поэтому мы рекомендуем всем разработать внутренние документы о проведении ООСУ и внеочередного общего собрания (далее по тексту – ВОСУ) либо прописать такой порядок подробно в Уставе общества. Именно эта стадия вызывает всегда больше всего вопросов при конфликнтых обстоятельствах.

Если у вас такой порядок не утвержден, руководствуйтесь общими правилами, установленными законном.

Так, ООСУ начинается с регистрации участников и их представителей. Мы рекомендуем обязательно использовать лист регистрации, он также не имеет утвержденной формы, поэтому мы рекомендуем включить в него следующее:

  • идентификационные данные юр лица;
  • место, дата и время проведения собрания;
  • время начала и окончания регистрации на ООСУ;4
  • 2 табличных части: первая, кто участвует в собрании, вторая – кто присутствует.

В обеих табличных частях предусмотреть следующие разделы: ФИО/наименование участника ООСУ; документ, подтверждающий личность/организацию и его идентификационные данные; время прибытия на ООСУ; подпись лица, ответственного за регистрацию участников. Если внутренними процедурами не предусмотрено такое лицо, то мы рекомендуем, чтобы регистрацией занимался директор.

Как только закончилось время регистрации, необходимо открывать собрание.

Мы рекомендуем, чтобы собрание открывало лицо, созывающее ООСУ – единоличный исполнительный орган.

Как мы ранее указывали, в повестку дня необходимо включить выбор председателя собрания, поэтому исполнительный орган выносит данный вопрос на повестку дня. При выборе председателя каждый участник имеет по одному голосу (ст. 37 закона об ООО).

Как только выбран председатель, он дальше ведет собрание, и следующим шагом является выбор секретаря ООСУ, если такое лицо не назначено внутренними документами (181.2 ГК РФ).

Далее уже необходимо идти по повестке дня.

При голосовании мы рекомендуем обязательно использовать бюллетени для голосования.

Для каждого участника по каждому вопросу необходимо изготовить по одному бюллетеню. Бюллетени будут являться неотъемлемой частью протокола ООСУ и подтверждать волю участника, в случае оспаривания.

После того, как участники проголосовали по всей повестке дня, необходимо озвучить результаты голосования по всем вопросам, закрыть ООСУ и далее составить протокол общего собрания участников.

После того, как составлен протокол, необходимо подтвердить решение (ст. 67 ГК РФ), о чем составляется отдельное свидетельство нотариусом. По общему правилу, факт принятия решения и присутствующих лиц подтверждается нотариусом. Важно отметить, что иной способ может устанавливаться Уставом общества и/или удостоверенным нотариусом протоколом, который принимается единогласно.

Мы рекомендуем предусмотреть иной порядок принятия решения, например, подписанием протокола председателем и секретарем собрания, либо подписанием всеми участниками общества, которые присутствуют на собрании.

Мы рекомендуем направлять участникам протокол заказным письмом с описью вложения и указывать все вложения.

Таким образом, с учетом нашего опыта корпоративных конфликтов, мы рекомендуем

На стадии подготовки ООСУ

Лицу, ответственному за проведение ООСУ, вынести приказ о проведении ООСУ;

В приказе зафиксировать следующее: Дату и время проведения ООСУ; Форму проведения ООСУ; Место проведения ООСУ; Повестку ООСУ; Документы и информацию, с которыми общество обязано ознакомить участников перед собранием; Кем было инициировано проведение ООСУ и в каком порядке

Вместе с уведомлением о ООСУ направлять документы, подготовленные к ООСУ, и также фиксировать их в описи

На стадии проведения ООСУ

Разработать внутренние документы о проведении ООСУ и внеочередного общего собрания (далее по тексту – ВОСУ), либо прописать такой порядок подробно в Уставе общества.

Обязательно использовать лист регистрации. Желательно, чтобы регистрацией занимался исполнительный орган.

Поручить открытие собрания лицу, созывающему ООСУ – единоличному исполнительному органу.

Обязательно использовать бюллетени для голосования

Оборудовать место голосования всей необходимой техникой для изготовления протокола, а также бюллетеней, в случае, если вынесены доп вопросы на повестку и для составления протокола и иных технических операций.

P. S.

За нарушение порядка созыва или проведения общего собрания, а также за уклонение от проведения (непроведение) очередного общего собрания участников предусмотрена административная ответственность.

Читайте также: