Как вести протокол заседания совета депутатов

Обновлено: 25.06.2024

Протокол собрания – это документ, в котором отражаются все вопросы, задачи, мнения и другая информация, которая обсуждалась на совещании. Но основное – это принятые решения, на которые делается акцент.

Когда необходимо протоколировать собрания

Такой документ следует оформлять при любой ситуации, когда принимаемые решения касаются всей компании, организации или затрагивают интересы собственников. Например, он является необходимым документом при регистрации ООО. Такая форма активно используется при выработке основного курса развития компании, определении новой торговой политики, для выбора поставщиков, организации работы с клиентами и так далее. Обобщая, необходимо сказать, что бумага обязательно оформляется во всех ситуациях, когда созывается руководство и/или владельцы фирмы. Бумага является официальным подтверждением того, что все заинтересованные лица согласились с принятыми решениями.

Кто и по какой форме ведет

В большинстве случаев бумагу оформляет и заполняет информацией секретарь компании, но это необязательное правило. В некоторых фирмах этим занимается отдельный человек. Все зависит от того, как часто возникает такая необходимость. Например, если требуется не чаще раза в месяц, то с этим вполне справится и секретарь, не отвлекаясь от своих остальных должностных обязанностей. Но когда приходится оформлять ежедневно, вне зависимости от причины, скорее всего, этим займется отдельный специалист.

Форма ведения документа зависит от внутренних требований фирмы. В одном случае секретарь (или специалист) делает пометки в зависимости от того, что происходит на совещании, после чего, используя заранее одобренный шаблон, полноценно оформляет такую бумагу. В другой ситуации сначала ведется аудио- или видеозапись происходящего, на основании чего в дальнейшем оформляется полноценный документ. Пример того, как выглядит стандартный шаблон протокола собрания, используемый во многих организациях.

Председатель — _________________________________ (ФИО)

Секретарь — _____________________________________ (ФИО)

(должности, фамилии, инициалы в алфавитном порядке)

(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)

(должность, фамилия, инициалы (содержание доклада)

(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)

Председатель ________________ / /(подпись) (ФИО)

Секретарь ________________ / /(подпись) (ФИО)

Как правильно составлять и оформлять

В каждой фирме у документа есть определенные отличия, но в п. 4 ст. 181.2 ГК РФ представлен перечень данных, которые обязательно должны указываться. Рассмотрим, как правильно составить протокол совещания и какую информацию в него следует включить:

время, дата и место проведения;
информация о лицах, которые участвовали;
результаты голосования по каждому пункту;
информация о лицах, которые проводили подсчет голосов;
данные о лицах, которые голосовали против принятия решения.

Кроме вышеуказанного, в этой бумаге обязательно отражается суть совещания, перечислены решаемые вопросы и представлена любая информация, важная для совещания, которую необходимо учитывать при принятии окончательных решений.

Образцы

Пример документа с собранием учредителей для организации негосударственного фонда:

Это стандартный пример оформления протокола совещания для определения пути развития:

Пример для рассмотрения выполнения условий договора:

Пример для смены директора:

Родился на Украине, в 2017 году самостоятельно получил гражданство России, прошел все этапы, изучал законодательство, требования и особенности решения разных проблем. Теперь хорошо в этом разбираюсь и делюсь реальным опытом.

В Уставе нашего ОАО вопрос о секретаре Совета директоров урегулирован следующим образом:

10.5. Совет директоров Общества назначает секретаря Совета директоров Общества, который обеспечивает ведение протоколов заседаний Совета директоров Общества и выполняет, по поручению членов Совета директоров Общества иные действия, связанные с решением членами Совета директоров Общества вопросов, относящихся к компетенции Совета директоров Общества.

10.14. На заседании Совета директоров Общества ведется протокол. Протокол заседания Совета директоров Общества составляется не позднее трех дней после его проведения. В протоколе заседания указываются:

- место и время его проведения;

- лица, присутствующие на заседании;

- повестка дня заседания;

- вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним;

Протокол заседания Совета директоров Общества подписывается председательствующим на заседании, который несет ответственность за правильность составления протокола.

Ответьте, пожалуйста на следующие вопросы: 1. Где должны быть урегулированы вопросы обязанностей и вознаграждения секретаря Совета директоров? 2. Исходя из п.10.5., п.10.14 нашего Устава, должен ли секретарь подписывать протокол Совета директоров? Спасибо большое за Ваш квалифицированные ответы!

В соответствии с ЖК РФ в нашем МКД выбран Совет дома. Данный Совет на каждой своей встрече ведёт протокол заседания, один экземпляр которого передаётся в УК. Представители Совета дома отказываются предоставлять для ознакомления эти протоколы заседаний.

Можно ли в таком случае ознакомиться с протоколами Совета непосредственно в УК? На какие нормы законодательства необходимо ссылаться, чтобы получить возможность увидеть эти протоколы?

При проведении заседания совета директоров в протоколе должно быть указано МЕСТО его проведения. А если заседание заочное?

В протоколе заседания совета директоров были допущены несколько ошибок. Протокол подписан членами совета директоров. Можно ли издать протокол в новой редакции, 3 дня еще не прошло, а старый отменить? Как это правильно сделать?

Советом директоров была одобрена крупная сделка по продаже имущества общества. Однако впоследствии, когда руководство общества сменилось, само общество, а также один из акционеров стали обжаловать сделку, пытаясь признать протокол заседания Совета директоров недействительным на том основании, что один из членов совета директоров не мог присутствовать на этом собрании, потому что находился в день заседания в другом городе, представив какие-то доказательства. Может ли суд в данной ситуации, если будет доказано, что один из членов совета директоров не пристуствовал на заседании, признать протокол заседания совета директоров недействительным, а соответственно и саму сделку? При этом надо отметить, что на протоколе стоят подписи всех членов совета директоров и их подлинность не подвергается сомнению. Буду благодарен за ответ!

В организации 01.06 прошло заседание наблюдательного совета. Одним из вопросов, который рассматривался было сокращение штата. В этот же день, 01.06 был издан приказ о сокращении. Однако протокол был составлен и подписан председательствующим, только 06.06. Вопрос: является ли приказ о сокращении законным, если протокол еще подписан не был? Решение считается принятым в день заседания или после подписания протокола?

Одним из депутатов в ходе заседания Совета депутатов был оглашен запрос, ответ на который был дан сразу в устной форме на заседании Совета с занесением в протокол. Так как запрос был сделан непосредственно в ходе заседания и ответ дан сразу на заседании должны ли мы были дать дополнительно письменный ответ? Депутату же в свою очередь было предложено предоставить дополнительную информацию.

Может ли в один день быть протокол заседания Совета директоров и протокол заседания Общего собрания участников, с разницей в полтора часа.

Если в многоквартирном доме выбран Совет дома нужно ли проводить общее собрание по утверждению плана и оплаты текущего ремонта или достаточно протокола заседания Совета дома об утверждении тарифа?

ООО является учредителем ООО-2. При утверждении совета директоров протокол составляется как от ООО-2, либо можно все вопросы вписать в протокол заседания ООО среди вопросов, касающихся ООО и о Совете директоров ООО-2. Не запутал? Т.к. сам запутался в конец ( ( ( (

Прошу Ваш совет. Судебное заседание было 28.02.2014, был объявлен перерыв до 03.03.2014. Далее 03.03.2014 судебное заседание состоялось и огласили заключительную часть. По истечению 3-х суток с даты заседания должны изготовить протокол судебного заседания. Далее 05.03.2014 мне не дали возможности ознакомиться с данным протоколом в виду того, что протокол еще не готов. Судья сказал, чтоб я пришел 07.03.2014 и к этому времени протокол будет готов и я смогу ознакомиться 07.03.14. В это же день (05.03.214) я отдал в канцелярию суда ходатайство об ознакомлении с протоколом.

Сколько времени у меня остается для подачи замечания к протоколу судебного заседания?

Протокол совещания занимает особое место в документации предприятия. Он вмещает в себя детальную информацию о процессе обсуждения значимых вопросов, а также предложение путей их решения. Протокол - неизменный спутник не только совещаний, но собраний и конференций.

Что представляет собой протокол совещания

Давайте разберем, что такое протокол совещания. Как вести этот документ - тоже немаловажный вопрос.

Протоколу совещания свойственны следующие черты распорядительного документа: наличие решений, которые подлежат исполнению в обязательном порядке. Что касается фиксации истории принятия решений - это признак информационно-справочного документа.

Роль протокола совещания в деловой жизни

Грамотное составление протокола совещания - это гарант эффективной работы, которая обеспечит вашему бизнесу успех и процветание. Документ позволяет учесть ту часть информации, о который вы в рутине и спешке забыли.

Структура протокола совещания

При составлении протокола следует учитывать требования ГОСТа Р 6.30-2003. ГОСТ содержит информацию о правильном ведении организационно-распорядительной документации. Обратите внимание на подробный разбор всех структурных элементов протокола совещания.

Как оформить заголовочную часть

Далее пропишите наименование документа (протокол). Укажите индекс (порядковый номер). Нумерацию протокола вы устанавливаете на календарный год. Допускается заранее продумать, какие группы протоколов вам понадобятся, и осуществлять нумерацию отдельно по ним.

Пропишите дату составления протокола. Если совещание длится несколько дней, проставляйте дату начала и завершения. Учтите: на начальном этапе составления протокола не нужно спешить и указывать дату подписания протокола. Возможно, протокол будет подписан спустя несколько дней с момента завершения совещания.

Важный нюанс: если дата имеет одну цифру (например, 4 февраля), ставьте перед ней цифру 0. Это поможет избежать случаев трансформации 4 февраля в 14 или 24.

Немаловажно обозначить место составления протокола (населенный пункт). Особенно это пригодится, если его проблематично выявить по названию организации. Кроме того, это приобретает значимость, если совещание осуществляется в другом населенном пункте, отличном от расположения организации.

Переходим к заголовку текста. Он должен включать указание на вид осуществляемой совместно деятельности. Допустимы варианты: заседание, собрание, совещание. Указываем коллегиальный орган в родительном падеже. Пример: протокол собрания учредителей предприятия. Касаемо расположения реквизитов заголовочной части: их можно расположить угловым либо продольным способом.

Пример протокола совещания на данном этапе выглядит таким образом:

Акционерное общество "Энергия".
(АО "Энергия").
ПРОТОКОЛ совещания руководителей структурных подразделений.
04.02.2020 № 2.
Тюмень.

Как оформить вводную часть

Ведение протокола совещания предполагает и написание вводной части. Этот структурный элемент содержит инициалы и фамилии председателя и секретаря. Внимание: председатель - это тот, кто проводит совещание. Указывать его должность в соответствии со штатным расписанием не нужно. Секретарь - это тот, кто ответственен за документирование совещания. Ему не обязательно являться секретарем по занимаемой должности.

Также нужно указать инициалы и фамилии сотрудников организации, которые присутствовали на совещании и участвовали в процессе принятия решений.

На собрании могут присутствовать иные лица, приглашенные для дискуссии. Их тоже нужно упомянуть во вводной части.

Вот так выглядит пример протокола совещания на данном этапе:

Председатель - Вишневский А. И.
Секретарь - Романенко Л. Е.
Присутствовали: Иванец М. О., Щеткова А. Г., Лазарев Д. С., Воронина Ж. В., Костенкович В. Л., Ярин К. Д.
Приглашенные: исполнительный директор ОАО "Абсолют" Петров О. В., коммерческий директор ОАО "Подъем" Синицын А. Б.

Задача секретаря - заранее сформировать список всех участников, согласовав его с руководителем. На основании перечня происходит информирование всех участников. Подкрепить доведение информации можно справочными раздаточными материалами. Так все лица получат подробную информацию о предмете обсуждения. Немаловажно оформление повестки дня. Это часть протокола, которая содержит информацию о том, что предстоит обсуждать участникам совещания.

Пример протокола совещания на данном этапе:

Как оформить основную часть

Основная часть протокола оформляется в соответствии с содержанием повестки дня. Сколько разделов и пунктов в ней содержится, столько и должно быть включено в основную часть.

Допускается два метода оформления основной части протокола совещания: краткое протоколирование и полное. Образец протокола ведения совещания на этом шаге приведем ниже, а сейчас стоит разъяснить методики протоколирования:

Первый метод включает описание вопросов, которые были рассмотрены во время совещания; фамилии лиц, выступивших с докладом, а также решения проблемных вопросов.
Второй метод изобилует подробными записями, которые дают представление о содержании всех выступлений, реплик, дискуссии.

Допускается два метода оформления основной части протокола совещания: краткое протоколирование и полное. Пример протокола совещания на данном этапе:

Полный протокол содержит дополнительную часть, которая называется "ВЫСТУПИЛИ". Образец протокола ведения совещания выглядит при этом следующим образом:

Как протоколировать оформляющую часть

Стоит подробнее остановиться на вопросе оформления основной части, как вести протокол совещания. Образец для подражания - секретарь, который использует запись всех выступлений на диктофон наряду со стенографическими записями.

Если собрание масштабное и многодневное, то протоколирование совещаний могут осуществлять два секретаря. Это исключит риск ошибок и позволит оформить протокол без упущения важных моментов.

Задача секретаря - оформление протокола в соответствии с обязательными требованиями. Если объем протокола получился больше одной страницы, то страницам документа следует присвоить нумерацию. Она производится, начиная со второй страницы. В оформлении номеров - исключительно арабские цифры. Дефисы и кавычки не допускаются.

Затем нужно передать проект протокола председателю совещания на согласование и при необходимости на редактирование. Передается также один экземпляр такого документа руководителю (образец протокола совещания размещен выше). Согласованный и подписанный председателем протокол после редактирования считается официальным документом. Заметьте: юридической силой он наделяется при наличии двух подписей - секретаря и председателя. Оформление подписей тоже требует соблюдения некоторых нюансов. Их нужно отделить от основного текста двойным или тройным междустрочным интервалом. Такие слова, как "секретарь" и "председатель", нужно расположить от границы левого поля, с правым же полем должна граничить самая последняя буква в фамилиях указанных лиц.

Сколько времени отводится на оформление протокола

Как правило, для оформления всех структурных элементов протокола отводится не более пяти дней. Дату, к которой должен быть подготовлен проект протокола, определяет председатель. Также срок протоколирования может быть прописан в регламенте работы организации.

Что такое выписка из протокола

Иногда выписка выступает в роли средства доведения принятых решений до их исполнителей. Секретарь не позднее двух дней с момента подписания протокола занимается рассылкой выписок ответственным лицам. Подписание выписок тоже входит в компетенцию секретаря.

Как следует хранить протокол совещания

В случае если организация не представляет собой источник государственных и муниципальных архивов, то постоянный срок хранения протоколов совещания длится до момента ликвидации организации. Обратите внимание, как рациональнее хранить протокол рабочего совещания. Образец: для удобства в конце года сформируйте папку "Дело", которое состоит из протоколов совещаний за истекший год. Будет удобно, если в "Дело" приложить внутреннюю опись.

Настоящим Регламентом устанавливаются порядок деятельности, правила и процедура работы Собрания депутатов Шарьинского муниципального района.

Статья 1. Правовая основа Регламента

Правовой основой деятельности Собрания депутатов являются:
- Конституция Российской Федерации;
- законы Российской Федерации
- Устав Костромской области;
- законы Костромской области;
- Устав Шарьинского муниципального района;
- настоящий Регламент.

Статья 2. Правовой статус Собрания депутатов Шарьинского
муниципального района

Собрание депутатов Шарьинского муниципального района (далее – Собрание депутатов) является постоянно действующим представительным органом местного самоуправления Шарьинского муниципального района Костромской области.
Собрание депутатов избирается населением муниципального района на основе всеобщего, равного и прямого избирательного права при тайном голосовании в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, Костромской области и Уставом Шарьинского муниципального района.
Число депутатов, избираемых от одного сельского поселения не должно превышать 2/5 от установленной численности Собрания депутатов.
Собрание депутатов осуществляет свои полномочия при условии избрания не менее 2/3 от установленной численности депутатов.
Руководит работой, председательствует на заседаниях Собрания депутатов председатель Собрания депутатов, избираемый депутатами из своего состава на постоянной штатной основе.
Собрание депутатов обладает правами юридического лица.
Собрание депутатов самостоятельно решает вопросы, отнесенные к его ведению.
Финансирование деятельности Собрания депутатов предусматривается в бюджете района отдельной строкой.
Порядок работы Собрания депутатов определяется настоящим Регламентом.
В соответствии с Уставом Шарьинского муниципального района Собрание депутатов имеет право законодательной инициативы в Костромской областной Думе.

Статья 3. Основные принципы деятельности Собрания депутатов

Основой деятельности Собрания депутатов являются принципы:
- законности;
- самостоятельности в решении вопросов местного значения;
- гласности и открытости;
- ответственности;
- учета мнения населения;
- коллегиальности свободного обсуждения и решения вопросов;
- контроля за выполнением принятых решений.

Статья 4. Полномочия Собрания депутатов

1. К исключительной компетенции Собрания депутатов относится:
- принятие Устава муниципального района и внесение в него изменений и дополнений;
- утверждение бюджета муниципального района и отчета о его исполнении;
- установление, изменение и отмена местных налогов и сборов муниципального района в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах;
- установление льгот по оплате налогов и сборов, зачисляемых в бюджет муниципального района, в пределах полномочий органов местного самоуправления, установленных бюджетным и налоговым законодательством;
- принятие планов и программ развития муниципального района, утверждение отчетов об их исполнении;
- определение порядка управления и распоряжения имуществом, находящимся в собственности муниципального района, порядка принятия имущества в муниципальную собственность;
- определение порядка принятия решений о создании, реорганизации и ликвидации муниципальных предприятий и учреждений, а также об установлении тарифов на услуги муниципальных предприятий и учреждений;
- определение порядка участия муниципального района в организациях межмуниципального сотрудничества;
- определение порядка материально-технического и организационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления муниципального района;
- контроль за исполнением органами местного самоуправления и должностными лицами местного самоуправления полномочий по решению вопросов местного значения;
- принятие решения об удалении главы муниципального района в отставку.
2. К полномочиям Собрания депутатов муниципального района относится:
- утверждение схемы территориального планирования муниципального района, установление в соответствии с законодательством Российской Федерации правил землепользования и застройки территории муниципального района, изъятие земельных участков для муниципальных нужд, а также порядка распоряжения земельными участками, находящимися в собственности района;
- определение порядка и условий приватизации муниципального имущества, принятие прогнозного плана приватизации муниципального имущества;
- установление правил формирования, размещения, исполнения и контроля за исполнением муниципального заказа;
- утверждение, по представлению главы муниципального район, структуры администрации муниципального района, положений об администрации и структурных подразделений администрации, учрежденных Собранием депутатов Шарьинского муниципального района с наделением правами юридического лица;
- заслушивание ежегодных отчетов главы муниципального района о результатах его деятельности, деятельности администрации муниципального района, деятельности структурных подразделений администрации муниципального района, в том числе о решении вопросов, поставленных Собранием депутатов муниципального района;
- установление символов, видов поощрений граждан, утверждает Положение о видах поощрения граждан в муниципальном районе;
- утверждение перечня объектов (имущества), составляющих муниципальную собственность района;
- избрание и освобождение от должности председателя Собрания депутатов муниципального района, его заместителя и ответственного секретаря, заслушивание отчетов об их деятельности;
- образование, избрание и упразднение постоянных и других комиссий, иных органов Собрания депутатов муниципального района, изменение их состава, заслушивание отчетов об их работе;
- досрочное прекращение полномочий депутатов в случаях, предусмотренных законодательством;
- защита прав депутатов, лишение депутатской неприкосновенности по вопросам применения административной ответственности, установление в соответствии с законодательством ответственности за невыполнение депутатских обязанностей;
- рассмотрение запросов депутатов и принятие по ним решений;
- принятие решений о выборах в органы местного самоуправления муниципального района в соответствии с федеральным законодательством и законами Костромской области;
- формирование избирательной комиссии муниципального района в соответствии с федеральным законодательством и законами Костромской области;
- иные полномочия, отнесенные к компетенции Собрания депутатов федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними Уставом Костромской области, законами Костромской области, Уставом Шарьинского муниципального района.

Протокол совещания – образец делового документа, который используется для фиксации происходящих событий на собрании любого вида. Этот вид документа не является обязательным для большинства собраний, но все же рекомендуется для составления.

Роль документа

Основная функция протокола совещания (образец ниже) – фиксация заданий, поднятых вопросов и высказанных мнений, принятых решений, которые прозвучали в ходе собрания.

Чаще всего протокол составляется на тех совещаниях, где решаются вопросы функционирования предприятия. Не лишним будет составлять такой документ, если встреча проводится с представителями других организаций, включая государственные органы.

Как проводится совещание?

К таким мероприятиям обычно готовятся тщательно. На крупных предприятиях часто есть сотрудник, который ответственен за подготовку встреч, это может быть помощник руководителя, секретарь или референт. Этот человек формирует все накопившиеся вопросы, которые требуется решить, оповещает всех причастных лиц о времени и месте проведения совещания.

Интересный факт, что участие в совещаниях является частью должностных обязанностей работников предприятия, поэтому отказаться от него можно только по уважительной причине.

Ведет совещание обычно руководитель компании, но это может быть и другое назначенное лицо. Этот специалист оглашает вопросы и проводит голосование. Ведение самого же протокола совещания по образцу, принятому на предприятии, может осуществляться человеком, ответственным за организацию мероприятия или самим ведущим.

Руководство предприятия вправе установить процедуру подписания протокола всеми должностными лицами, которых касаются принятые решения на совещании.

Хранение

Все экземпляры протоколов совещаний должны храниться в одном месте. Обычно лицо, которое отвечает за организацию совещания, занимается и сохранностью документации.

Если актуальность его уже утрачена, то протокол отправляют в архив организации. Для таких документов предусмотрен общий срок хранения, установленный в 3 года. По истечении этого времени протокол подлежит утилизации.

Правила составления документа

Четкой формы образца протокола совещания нет, поэтому руководство компании вправе самостоятельно определять его. В тоже время существуют общие принципы составления подобных деловых документов, которых рекомендуется придерживаться.

Что должно содержаться в документе:

дата, место проведения;
номер документа (при условии, что ведется регистрация таких документов);
наименование предприятия, если совещание проводится в отдельном структурном подразделении, то об этом также вносится информация;
полный перечень лиц, присутствующих на встрече, с указанием должностей и ФИО;
данные о лице, которое ведет собрание и протоколирует все происходящее.

Основная часть протокола (по образцу) должна содержать:

все вопросы, которые поставлены на повестку дня;
если проводилось голосования, то зафиксированные результаты;
принятые решения;
краткое содержание выступлений участников.

В ряде случаев в протокол вносят четкие сроки выполнения того или иного задания, чтобы дисциплинировать сотрудников, ответственных за исполнение.

Допускается к протоколу прилагать документы, отражающие суть проблем, которые решались на совещании. На собрании можно проводить фото- и видео фиксацию, но при условии, что все участники согласны.

Пример составления протокола производится на листе бумаги формата А4, допускается другой размер документа на фирменном бланке предприятия. Обычно фиксируется только один экземпляр протокола, копии которого выдаются причастным лицам. Документ может составляться как вручную, так и в печатном виде.

Согласно ГОСТа, следует в обязательном порядке указывать место проведения совещания (город, село).

Дата документа должна соответствовать дню проведения совещания. Не рекомендуется указывать дату подписания протокола, так как он может по факту оформляться на следующий день, как, впрочем, и подписываться причастными лицами.

Вводная часть

В этой части образца по заполнению протокола следует указать ФИО председателя и секретаря совещания, с указанием должностей. Если встречи проводятся на регулярной основе, то ответственному лицу за его проведение рекомендуется вписать эту функцию в должностные обязанности, чтобы избежать в дальнейшем конфликтных ситуаций. Если совещание – это разовое мероприятие, то надобности во внесении изменений в должностные инструкции нет.

Также в этой части указываются все присутствующие лица с указанием должностей. Если участников совещания слишком много, более 15 человек, то рекомендуется не указывать их ФИО, лишь должности.

Основная часть

Этот раздел оформления протокола (пример дан выше) должен содержать повестку дня. Возле каждого вопроса рекомендуется указать ФИО и должность докладчика. К примеру:

«…2. Утверждение правил по информационной безопасности в отделе ….

Протоколирование

Далее всю работу по протоколированию обычно выполняет секретарь совещания. Он вносит в документ все речи докладчиков, прения (если они были). Если принимается решение и проводится голосование, то это также вносится в протокол, к примеру:

«.. По третьему вопросу повестки дня, выступал….должность… ФИО… краткое содержание речи (тезисно)…

Другой пример, если конкретному специалисту выдано производственное задание:

«.. По пятому вопросу выступал начальника цеха № 15 ФИО..

Такие записи делаются в отдельности по каждому вопросу.

Заключительная часть

В заключительной части протокола собрания (пример ниже) указываются подписи и ФИО председателя и секретаря. При необходимости можно указать перечень лиц, которые должны быть ознакомлены с протоколом. В частности, это касается сотрудников, которым были выданы персональные производственные задания.

Краткая форма документа

Протокол может быть составлен в полной и краткой форме. Эти два вида документов отличаются лишь объемом детализации информации в документе.

Как правило, краткая форма используется, если ведется стенографическая запись совещания. В этом случае в текст не вносится информация о прениях и выступлениях, замечаниях присутствующих, а лишь фиксируется происходящее.

Выписка

В ряде случаев на предприятии может потребоваться выписка из протокола. Для этого заинтересованное лицо должно обратиться к секретарю совещания и запросить копию или выписку из протокола. Последний документа рациональнее сделать, если на совещании освещалось слишком много вопросов, а должностное лицо интересует конкретный из них, к примеру, по причине того, что он касается именно его.

Читайте также: