Как в 1с оформить заявку на кассовый расход
Обновлено: 18.05.2024
С первой частью материала вы можете ознакомиться здесь .
Операции с наличными денежными средствами
Обеспечение наличными денежными средствами и денежными средствами, предназначенными для осуществления расчетов по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, участников системы казначейских платежей будет производиться Федеральным казначейством с открытием, в соответствии со ст. 155, 156 БК РФ, банковского счета, предназначенного для выдачи и внесения наличных денежных средств и осуществления расчетов по отдельным операциям.
Формы документов для проведения казначейских операций
Для казначейского обслуживания утверждены формы распоряжений о совершении казначейских платежей (операций). Документы будут вводиться поэтапно.
С 01.01.2021 до 31.12.2022 применяются следующие формы распоряжений (приведены в приложениях 15 – 26 к Приказу № 21н):
С 01.01.2023 документы нужно будет заполнять в структурированном виде по реквизитам, которые приведены в приложениях 1 – 4 к Приказу № 21н:
- реквизиты распоряжения о совершении казначейского платежа (перечисление);
- реквизиты распоряжения о совершении казначейского платежа (возврат);
- реквизиты распоряжения о совершении казначейского платежа (обеспечение наличными денежными средствами, перечисление на банковские карты);
- реквизиты распоряжения о совершении казначейского платежа (уточнение).
Операции со средствами бюджетных и автономных учреждений
Бюджетные и автономные учреждения вправе будут распоряжаться денежными средствами на соответствующих казначейских счетах согласно законодательству РФ.
Для осуществления операций со средствами бюджетных и автономных учреждений, являющихся прямыми участниками системы казначейских платежей, указанные учреждения представляют в ТОФК распоряжения о совершении казначейских платежей, предусмотренные приложениями 15 – 25 к Приказу № 21н.
Для осуществления операций со средствами бюджетных и автономных учреждений, являющихся косвенными участниками системы казначейских платежей, финансовый орган субъекта РФ (муниципального образования) представляет в территориальный орган Федерального казначейства распоряжение о совершении казначейских платежей, предусмотренное приложениями 15 – 18 к Приказу № 21н.
Таким образом, косвенные участники системы казначейских платежей будут осуществлять операции через соответствующих прямых участников этой системы (финансовых органов) путем направления им распоряжений.
Учет операций со средствами бюджетных и автономных учреждений будет осуществляться по кодам (составным частям кодов) бюджетной классификации РФ, исходя из экономического содержания казначейских платежей:
- поступления – по коду аналитической группы подвида доходов бюджетов (по аналитической группе вида источников финансирования дефицитов бюджетов);
- выплаты – по кодам видов расходов классификации расходов бюджетов (по аналитической группе вида источников финансирования дефицитов бюджетов), кодам субсидии и кодам объектов капитального строительства (при наличии).
При оплате расходов бюджетного (автономного) учреждения за счет средств целевых субсидий распоряжение о совершении казначейских платежей и документы, необходимые для санкционирования расходов, дополнительно проверяются на соответствие установленному порядку санкционирования.
Закрытие банковских счетов в связи с переходом на казначейское обслуживание
В целях реализации положений Федерального закона № 479‑ФЗ выпущено Письмо Минфина РФ № 09‑01‑10/66747, ЦБ РФ № 04‑45‑7/5526, Федерального казначейства № 07‑04‑05/05‑14880 от 29.07.2020 о закрытии банковских счетов в связи с переходом на казначейское обслуживание.
В письме сообщается, что финансовым органам субъектов РФ (муниципальных образований) в срок до 01.04.2021 необходимо провести работу по закрытию счетов, открытых им в подразделениях ЦБ РФ или кредитных организациях. С 01.01.2021 не допускается совершение операций финансовыми органами субъектов РФ (муниципальных образований) по банковским счетам, открытым в подразделениях ЦБ РФ и кредитных организациях, за исключением операций по ежедневному переводу остатков денежных средств на банковские счета, входящие в состав единого казначейского счета, открытые органам Федерального казначейства в подразделениях ЦБ РФ.
В связи с вышесказанным финансовым органам субъектов РФ (муниципальных образований) необходимо будет до 01.01.2021 заключить с подразделениями ЦБ РФ и кредитными организациями (филиалами) дополнительные соглашения к договорам банковского счета, предусматривающие:
- отказ от инициирования операций по банковскому счету с первого рабочего дня 2021 года в соответствии с законодательством РФ до закрытия счета;
- ежедневный перевод с первого рабочего дня 2021 года в соответствии с законодательством РФ до закрытия счета остатков денежных средств со счета финансового органа субъекта РФ (муниципального образования) на банковский счет, входящий в состав единого казначейского счета, открытый органу Федерального казначейства в подразделении ЦБ РФ;
- необходимость представления заявления клиента на закрытие банковского счета за десять рабочих дней до даты его закрытия, но не позднее 17.03.2021;
- закрытие банковского счета не позднее 01.04.2021.
Кроме того, финансовым органам субъектов РФ (муниципальных образований) для организации перехода на казначейское обслуживание необходимо провести работу по открытию казначейских счетов во взаимодействии с территориальными органами Федерального казначейства, а также проинформировать своих клиентов о переходе на казначейское обслуживание.
· планирование движения денежных средств;
· контроль расходования денежных средств;
· загрузка банковских выписок;
1. Базовая настройка системы и заполнение НСИ в 1С:ERP Управление предприятием 2
Кассы и банковские счета регистрируются для каждой организации, входящей в состав предприятия. Если в ERP:Управление предприятием 2 ведется учет от имени нескольких организаций, то для каждой организации можно задать любое количество касс и банковских счетов (1).
Рисунок 2 Активация возможности оформления расхода средств без заявок на оплату в 1С:ERP Управление предприятием 2
При отключенных заявках становится доступным включение журнала платежей (3), который позволяет объединить списки различных видов платежей в один общий журнал.
Рисунок 3 Гиперссылка для проведения настройки лимитов в 1С:ERP Управление предприятием 2
Рисунок 5 Настройка взаиморасчетов в 1С:ERP Управление предприятием 2
· Офлайн – распределение взаиморасчетов по расчетным документам будет производиться фоновым заданием при отражении в регл. учете, закрытии месяца или по регламентному заданию. Устаревающий механизм.
· Онлайн – распределение будет производиться вместе с проведением документов, после включения опции будет доступен новый набор отчетов по взаиморасчетам. При включении данные будут скопированы из офлайн взаиморасчетов. При отключении необходимо будет запустить фоновое распределения взаиморасчетов.
Рисунок 6 Схема открытия счетов в 1С ERP Управление предприятием 2
Рисунок 7 1С:ДиректБанк
В карточке кассы 1С:ERP Управление предприятием 2.4 определяется, в какой кассовой книге будут отражаться операции по учету наличных ДС в кассе. По кассовым операциям конкретной кассы может быть сформирована кассовая книга. Предусмотрена возможность формирования отдельной кассовой книги по подразделениям, не выделенным на отдельный баланс.
При вводе документа движения денежных средств с указанием определенной хозяйственной операции будет автоматически заполняться статья движения ДС.
Рисунок 8 Оплата поставщику в 1С:ERP Управление предприятием 2
В договорах и соглашениях можно указать ту статью движения денежных средств, которая будет автоматически подставляться в платежные документы, оформленные по соглашению или договору. При этом договор имеет больший приоритет по сравнению с соглашением.
Рисунок 9 Учетная информация в 1С:ERP Управление предприятием 2
2. Планирование денежных средств в ERP Управление предприятием 2.0
В системе ERP Управление предприятием предусмотрено два варианта реализации планирования:
· планирование с использованием заявок на расходование денежных средств.
Рисунок 10 Журнал платежных документов в 1С:ERP Управление предприятием
Далее в статье будет рассмотрен пример планирования с использованием заявок на расходование денежных средств. Для примера заявки будут формироваться из формы списка документов, заполняться ответственным пользователем и согласовываться руководителем отдела.
Рисунок 11 Создание заявки на расходование ДС
Рисунок 12 Заявка на расходование ДС в 1С:ERP Управление предприятием 2
Далее заявка должна пройти два этапа: согласование и постановка на оплату. Управление заявкой осуществляется при помощи статусов документа.
Рисунок 13 Согласование расходования ДС в 1С ERP Управление предприятием 2
Рисунок 14 Заявка согласована в 1С:ERP Управление предприятием
Платежный календарь является инструментом для оперативного финансового планирования, с помощью которого казначей осуществляет управление денежными средствами предприятия, формирует график платежей и контролирует его своевременное исполнение.
В рамках платежного календаря 1С:ERP Управление предприятием 2.4 предоставляются следующие возможности:
· настройка и управление составом данных платежного календаря;
· учет платежей по графикам заказов с частичным исполнением;
· определение сумм платежей с учетом распределения оплаты по различным банковским счетам/кассам и дням оплаты;
· установка отборов по организациям, дням планирования, валюте, банковским счетам и кассам;
· расшифровка выплат и поступлений до объектов расчетов;
· группировка объектов оплаты по статьям ДДС, получателям, приоритетам статьи ДДС, операциям (конвертация валюты, оплата поставщику, прочий расход ДС) и др.;
· групповое распределение заявок по дням оплаты, банковским счетам и кассам, в том числе с оплатой за счет средств ГОЗ;
· планирование денежных средств;
· пакетное формирование документов списания безналичных ДС;
· выгрузка платежей в банк.
Рисунок 15 Настройка платежного календаря в 1С:ERP Управление предприятием 2
Рисунок 16 Окно настроек платежного календаря
Рисунок 17 Группировка заявок в 1С:ERP Управление предприятием
Рисунок 18 Режимы управления данными в 1С ERP Управление предприятием 2
Рисунок 19 Распределение по счетам в 1С ERP Управление предприятием 2
Рисунок 20 Фактические результаты распределения в 1С ERP Управление предприятием 2
Также распределить заявку в 1С:ERP Управление предприятием 2 можно вручную, перетащив заявку из левой части Платежного календаря в правую на интересующий нас счет или кассу.
· заявки на расходование денежных средств;
· ожидаемые поступления денежных средств:
· оплаты заказов клиентов, накладных, договоров (по графикам);
· возвраты денежных средств от поставщиков;
· ожидаемые списания (без оформленных заявок на расходование денежных средств):
· оплаты заказов поставщикам, накладных, договоров (по графикам);
· возвраты денежных средств клиентам.
Рисунок 21 Списание в Платежном календаре в 1С ERP Управление предприятием 2
Рисунок 22 Список заявок в 1С:ERP Управление предприятием 2
Рисунок 23 Изменение платежей в 1С ERP Управление предприятием 2
Рисунок 24 Запланированные платежи в 1С ERP Управление предприятием 2
3. Учет безналичных денежных средств в 1С ERP Управление предприятием 2
Рисунок 25 Проводки регламентированного учета в 1С:ERP Управление предприятием 2
Рисунок 26 Создание документа списания безналичных ДС в 1С:ERP Управление предприятием 2
Рисунок 27 Списание безналичных ДС в 1С:ERP Управление предприятием 2
Рисунок 28 Списание безналичных ДС в 1С:ERP Управление предприятием 2
Если было выделено несколько распоряжений, то появится окно помощника формирования платежных поручений.
Рисунок 29 Помощник формирования платежных поручений в 1С:ERP Управление предприятием 2
Форма открывается из списка безналичных платежей, приходных и расходных кассовых ордеров, журнала платежей, а также из формы платежного календаря при формировании платежных поручений.
Документы, реквизиты которых заполнены полностью, проводятся автоматически, прочие документы только записываются в информационную базу.
Рисунок 30 Выгрузка и загрузка платежей в 1С:ERP Управление предприятием 2
Рисунок 31 Выгрузка платежей в банк в 1С:ERP Управление предприятием 2
4. Учет наличных денежных средств в 1С ERP Управление предприятием 2
Рисунок 32 Срок инкассации в 1С:ERP Управление предприятием 2
Рисунок 33 Оформление приходных кассовых ордеров в 1С:ERP Управление предприятием 2
Рисунок 34 Оформление поступления в 1С:ERP Управление предприятием 2
5. Отчеты подсистемы в 1С ERP Управление предприятием 2
Вас могут заинтересовать следующие статьи:
94 [PROP_CODE] => TAGS2 [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие семинары: ) --> 95 [PROP_CODE] => TAGS [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие вебинары: ) -->
Вас могут заинтересовать следующие вебинары:
Казначейство – система, позволяющая эффективно управлять денежными средствами, находящимися в кассах, на банковских расчетных, валютных, специальных и депозитных счетах, и осуществлять контроль платежей компании.
В учете безналичных денежных средств разделены операции регистрации оперативной информации о входящих и исходящих платежах (по первичным платежным документам) и отражение банковских выписок (реализованных отдельным документом). Это позволило повысить оперативность учета (например, взаиморасчетов), не нарушая при этом учет денежных средств на расчетных счетах, ускорить обработку выписок и платежек, установить полный контроль за денежными средствами, находящимися в процессе зачисления, списания или перемещения.
Реализован функционал проведения расчетов с банком по эквайринговым операциям. Кроме собственно регистрации операций платежа и возврата по платежным картам, добавлен механизм регистрации отчетов от банков по зачисленным платежам, списанию возвратов, удержанной комиссии. Это позволило отслеживать каждую операцию от момента совершения платежа до зачисления средств на расчетный счет.
Учет финансового результата (прибыли, убытки) ведется по направлениям деятельности компании. Состав направлений деятельности может настраиваться очень гибко - например, направления могут соответствовать ассортименту (для дистрибуторов), точкам продаж (для розничных предприятий), проектам и т. д. Поддерживается настройка произвольных правил распределения себестоимости и выручки от продаж по направлениям деятельности, основанных на аналитике продаж.
Это все позволяет подробно анализировать эффективность деятельности компании и развивать бизнес, оптимизируя состав направлений деятельности.
Основные новшества решения и развитие функционала:
Платежный календарь
Для оперативного управления денежными средствами компании, формирования графиков платежей и контроля его своевременного исполнения используется платежный календарь.
Платежный календарь заполняется автоматически на основании данных о планируемых оплатах от клиентов и выплатах поставщикам, планируемых прочих поступлениях и расходах денежных средств.
При подготовке платежного календаря автоматически проверяется его выполнимость – наличие денежных средств в местах их учета.
Оформление заявок на расходование денежных средств
Для регистрации намерений по расходованию денежных средств используется документ Заявка на расходование денежных средств. Характер и назначение планируемого списания денежных средств устанавливаются предопределенными видами операций документа.
В заявке можно установить планируемый способ оплаты расхода денежных средств (наличная, безналичная).
Управление заявкой производится с использованием соответствующих статусов документа.
Контроль целевого использования денежных средств
Существует возможность контролировать лимиты расходования денежных средств.
Контроль лимита расходования денежных средств может проводиться как по компании в целом, так и по подразделениям и организациям.
Превышение лимитов контролируется при согласовании заявки на расходование денежных средств.
Если необходимо осуществить расходование денежных средств сверх установленного для статьи ДДС лимита, данная потребность указывается при оформлении заявки на расходование денежных средств (в заявке устанавливается признак Сверх лимита).
Для контроля расхода денежных средств в соответствии с заданными лимитами используется отчет Лимиты расхода денежных средств, который включает лимиты расходов, фактический расход и помогает определить, по каким статьям движения денежных средств есть превышение или лимит израсходован не полностью.
Упрощенное планирование и контроль денежных средств
Информацию о планируемых и фактических поступлениях и расходах денежных средств можно получить в упрощенном виде в журнале платежей. При работе с журналом платежей не используются заявки на расходование денежных средств.
Учет наличных денежных средств
Поддерживается возможность учета различных операций поступления наличных денежных средств в рамках рабочего места Приходные кассовые ордера.
В качестве распоряжений на поступление денежных средств можно использовать различные распоряжения на поступления.
Основаниями на выдачу денежных средств являются заявки на расходование денежных средств.
Инвентаризация наличных денежных средств
По результатам проведения инвентаризации можно составить акт по форме ИНВ-15.
Учет безналичных денежных средств
Для работы с безналичными платежами используется универсальное рабочее место Безналичные платежи. В данном рабочем месте происходит отражение различных операций поступления и списания денежных средств с расчетных счетов организации. Также данное рабочее место позволяет подтвердить факт регистрации платежей в банковской выписке по расчетному счету (признак Проведено банком).
Обмен с банком
Выгрузка платежных документов в банк и загрузка выписок из банка производится в рамках рабочего места Безналичные платежи.
Расчеты с подотчетными лицами
В прикладном решении возможно вести учет денежных средств, выданных подотчетным лицам.
Общая схема работы с подотчетными лицами представлена на схеме:
Поддерживаются варианты расчетов с подотчетными лицами с использованием как наличных, так и безналичных денежных средств.
Обоснованность расходов подотчетных лиц подтверждается оформлением документов Авансовый отчет, которые также позволяют проконтролировать сумму перерасхода и расхода выданных в подотчет денежных средств.
Контроль выданных подотчетному лицу авансов
Управление взаиморасчетами
Независимый учет ведется по партнерам (управленческий учет) и контрагентам (регламентированный учет).
Контроль задолженности клиентов/поставщикам по срокам
Получить отчеты по дебиторской и кредиторской задолженности можно в разрезе различных интервалов задолженности.
Реализована возможность получения данных по задолженности поставщикам по срокам, задолженности клиентов по срокам в виде диаграмм или таблиц.
Проведение взаимозачетов и списание задолженности
Реализована возможность отражения операций взаимного погашения дебиторской и кредиторской задолженности по нескольким партнерам.
Реализована возможность учета операций списания задолженности, возникшей в процессе оформления хозяйственных операций между организациями предприятия и ее клиентами или поставщиками.
Для фиксации состояния взаиморасчетов между конкретной организацией и юридическим лицом партнера за определенный период времени можно использовать документ Сверка взаиморасчетов. Сверку взаиморасчетов можно произвести с детализацией по партнерам и объектам расчетов.
Текущее состояние сверки взаиморасчетов определяется соответствующими статусами документа.
Учет кредитов, депозитов и займов
Для получения прогноза движения денежных средств используется возможность вести учет по вариантам графиков.
Варианты графиков можно заполнять как вручную, так и загрузкой из внешнего файла в информационную базу.
Данные по графикам являются источником для формирования заявок на расходование денежных средств, начислений доходов и расходов по процентам и комиссии.
Забалансовые счета 17, 18
- 17.01 Поступление денежных средств на счета учреждения;
- 18.01 Выбытия денежных средств со счетов учреждения.
- 17.34 Поступление денежных средств в кассу учреждения;
- 18.34 Выбытия денежных средств из кассы учреждения.
- 17.30 Поступления денежных средств на счет 40116;
- 18.30 Выбытия денежных со счета 40116.
По всем кодам финансового обеспечения, кроме КФО 1, операции по забалансовых счетам можно разделить на группы:
1 группа – отражение перечислений и восстановления кассовых расходов с помощью счета 18.ХХ.
2 группа – отражение поступлений и возвратов доходов с помощью счета 17.ХХ.
3 группа – формирование бухгалтерских записей по счету 17.30 при движении между счетами, счетами и кассой.
Основанием является Письмо Минфина РФ от 26.06.2012 № 02-06-07/2335, п. 4 и 5 Приложения.
4 группа – отражение возврата субсидий и дебиторской задолженности прошлых лет.
5 группа – отражение операций по средствам, находящимся во временном распоряжении.
Отражение операций в первой группе
Если учреждению необходимо отразить расход текущего года по соответствующему коду вида расхода (КВР), то параллельно с отражением выбытия денежных средств с лицевого счета или же выбытия наличных денежных средств из кассы, необходимо формировать проводку по счету кредиту 18.01 или 18.34 по соответствующему аналитическому кода расхода.
За счет средств на выполнение государственного задания Учреждение А приобрело материальные запасы у поставщика. Оплату произвели перечислением на счет поставщика денежных средств.
Дебет 4.00000000000000244.302.34 – Кредит 4.00000000000000000.201.11.610
Кредит 4. 00000000000000244.18.01.340
Рассмотрим отражение кассовых расходов через кассу учреждения. Например, подотчетному лицу были выданы денежные средства на приобретение материальных запасов:
Дебет 4.00000000000000244.208.34 – Кредит 4.00000000000000000.201.34.610
Кредит 4. 00000000000000244.18.34.340
Кредит 4. 00000000000000244.НД.340
Также в практике учреждения довольно часто приходится восстанавливать кассовый расход текущего года. В таком случае раздел 2 ф. 0503737 будет формироваться с учетом восстановления таких расходов.
Учреждение А перечислило сотруднику заработной платы больше, чем положено. Сотрудник вернул денежные средства в кассу учреждения.
В таком случае будут сформированы проводки:
Дебет 4.00000000000000000.201.34.510 – Кредит 4.00000000000000111.302.11
Дебет 4. 00000000000000111.18.34.211
Кредит 4. 00000000000000111.НД.211
Если восстановление расхода происходит через лицевой счет учреждения формируется дополнительная проводка по Дебету счета 18.01.ХХХ по соответствующему коду расхода.
Отражение операций во второй группе
Если учреждению необходимо отразить поступление доходов текущего года по соответствующему аналитическому коду дохода, то параллельно с отражением поступлений денежных средств на лицевой счет или же поступлению наличных денежных средств в кассу учреждения, необходимо формировать проводку по счету дебета 17.01 или 17.34.
Дебет 2.00000000000000000.201.11.510 (201.34) – Кредит 2.00000000000000130.205.31
Дебет 2. 00000000000000130.17.01.130
Кредит 2. 00000000000000130.НД.130 (в случае формирования поступления доходов в кассу учреждения)
Дебет 2.00000000000000130.205.31 – Кредит 2.00000000000000000.201.11.610 (201.34)
Кредит 2.00000000000000130.НД.130 (в случае формирования возврата доходов через кассу учреждения)
Раздел 1 ф. 0503737 будет формироваться по данным о поступлении доходов с учетом их возвратов в текущем году. Данное отражение поступления доходов учреждения и их возврат также использоваться по другим аналитически кодам доходов.
Отражение операций в третьей группе
Учреждением А сняты наличные денежные средства с лицевого счета.
Дебет 4.00000000000000000.210.03 – Кредит 4.00000000000000000.201.11.610
Кредит 4.00000000000000000.17.01.610 (проводка к счету 201.11, обратите внимание на КЭК 610)
Дебет 4.00000000000000000.17.30.510 (проводка к счету 210.03, обратите внимание на КЭК 510)
Дебет 4.00000000000000000.201.34.510 – Кредит 4.00000000000000000.210.03
Кредит 4.00000000000000000.17.30.610 (проводка к счету 210.03, обратите внимание на КЭК 610)
Дебет 4.00000000000000000.17.34.510 (проводка к счету 201.34, обратите внимание на КЭК 510)
Некорректно указанный КЭК в проводках будет влиять на внутреннее контрольное соотношение ф. 0503737.
Отражение операций в четвертой группе
Четвертая группа операций – это отражение возврата субсидий и дебиторской задолженности прошлых лет. Ранее было рассмотрено, что поступления доходов отражается по дебету счета 17 по кодам доходов, возврат доходов – по кредиту счета 17 по тем же кодам доходов. Выплаты отражаются по кредиту счета 18 по кодам расходов, восстановление расходов – по дебету счета 18 по тем же кодам расходов.
- возврат субсидий, предоставленных в прошлом году, отражается по кредиту счета 18 по кодам доходов (например, возврат субсидий на иные цели):
Дебет 5.00000000000000180.205.81 – Кредит 5.00000000000000000.201.11.610
- восстановление расходов прошлых лет – по дебету счета 17 по кодам расходов (например, ФСС вернул переплату по взносам):
Дебет 4.00000000000000000.201.11 – Кредит 4.00000000000000119.201.11.610
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Читайте также: