Как согласовать документ в битрикс 24

Обновлено: 30.06.2024

Готовые отраслевые решения Битрикс24 (корпоративный портал и CRM) в процессе автоматизации деятельности предприятия являются только первым этапом. В дальнейшем эта платформа предлагает многофункциональный инструментарий для выверенной организации работы компании.

Битрикс24 решает следующие задачи:

является хорошо продуманной, комплексной CRM;
представляет систему управления проектами;
предлагает набор инструментов для создания упрощенной коммуникации во внутренней рабочей среде предприятия.

Но еще Битрикс24 позволяет использовать ряд бизнес-процессов – специальных операций с выверенной последовательностью действий. Платформа имеет уже готовые бизнес-процессы, и дает возможность создавать новые на базе корпоративного портала.

Содержание

1.Согласование

В любой компании присутствует необходимость согласования. И многие сталкивались с проблемой, когда сотрудник подготовил документ и никак не может застать начальника на месте, чтобы согласовать.

Процесс согласования можно автоматизировать – сотрудник запускает процесс согласования, загружает договор, а система уже сама определяет ответственного, ставит срок и показывает постановщику задачи на каком этапе находится согласование.

Подобный инструмент освобождает сотрудников от необходимости искать руководителя, уточнять, когда он сможет проверить задачу. Система сама заставляет ответственного сделать это вовремя, что положительно сказывается на прибыли компании.

2. Утверждение документа

В этом бизнес-процессе много вариантов развития событий. Можно выбрать последовательный вариант, либо завести статусы, в каждом из которых будет свой алгоритм действий.

3. Счет на оплату

сотрудник вводит данные счета;
бизнес-процесс назначает ответственного, который согласует эту заявку;
после согласования заявка отправится в бухгалтерию;
после проведение оплаты, сотруднику, инициатора процесса, придёт уведомление о его завершении процесса.

4. Ознакомление

Схема процесса проста:

сотрудник создаёт процесс и прикрепляет к нему документ или ссылку на него;
выбирает отделы или конкретных пользователей, которым следует прочитать этот документ;
есть возможность написания комментария
фиксирует срок (дедлайн);
бизнес-процесс создает задания для ответственных, которые утверждают или отклоняют документ.

После истечения срока, сотрудник увидит, сколько из отмеченных сотрудников ознакомились с документом.

5. Оформление больничного

Во многих современных компаниях, сотрудник во время болезни может не находиться на рабочем месте и есть три вида оформления такого отсутствия:

официальное оформление больничного листа;
работа из дома, когда сотрудник сохраняет трудоспособность;
отгул за свой счёт, когда сотрудник не может работать.

Схема работы процесса:

сотрудник запускает бизнес-процесс из дома, указывая вариант отсутствия;
руководитель сотрудника подтверждает заявку;
дальше Битрикс24 будет присылать уведомления с указаниями действий, которые необходимо предпринимать.

Алгоритм можно настроить в зависимости от допустимых вариантов в конкретной компании.

6.Оформление командировки

сотрудник заполняет данные по командировке и запускает бизнес-процесс;
идет проверка об утверждении руководителем командировки, если она не утверждена, тогда процесс закрывается;
если руководитель утвердил командировку, тогда запускаются процессы уведомления сотрудника и бухгалтера.

7. Заявление на отгул

сотрудник заполняет данные об отгуле и отправляет на согласование;
бизнес-процесс запускает проверку об утверждении заявки;
если заявка не утверждена, тогда уходит уведомление руководителю отдела и автору и процесс закрывается;
если заявка согласована, тогда идет уведомление бухгалтеру и начальнику, а также автору;
запись в график отсутствия и закрывается бизнес-процесс.

8. Оформление отпуска

Заявление направляется к руководителю отпускника, который согласует этот период. Затем система автоматически ставит задачи в отдел кадров и бухгалтерию для оформления документов. И сотруднику приходит уведомление о согласовании отпуска.

сотрудник заполняет данные об отпуске и отправляет на согласование;
бизнес-процесс запускает проверку об утверждении заявки на отпуск;
если заявка не утверждена, тогда уходит уведомление автору и процесс закрывается;
если заявка согласована, тогда;
идет уведомление бухгалтеру, а также автору;
запись в график отсутствия и закрывается бизнес-процесс.

9. Увольнение

Процесс увольнения сотрудника, особенно в крупных организациях, достаточно времязатратное мероприятие. Сотруднику необходимо передать дела, собрать кучу подписей.

сотрудник заполняет данные об увольнении и отправляет на согласование;
бизнес-процесс запускает проверку об утверждении заявки на увольнение: если заявка не утверждена, тогда уходит уведомление автору и процесс закрывается;
если заявка согласована, тогда: идет уведомление бухгалтеру, а также автору и закрывается бизнес-процесс.

10. Принятие на работу сотрудника

вводятся данные сотрудника;
запускается бизнес-процесс с документами, с которыми должен ознакомится сотрудник со сменой статуса;
после полного ознакомления происходит закрытие бизнес-процесса.

Вывод

Любой бизнес нуждается в автоматизации. Битрикс24 – идеальный инструмент для этого. Его стандартные процессы позволяют решить множество бизнес-задач. Но также в Битрикс24 есть возможность создавать новые, уникальные процессы, оптимизированные под нужды конкретной компании.

При составлении договоров или коммерческих предложений нередко приходится работать над одним документом совместно с несколькими людьми. Разноцветные правки в тексте, примечания и повторные перечитывания одного и того же абзаца – минусы поочередной работы над файлом.

оперативный обмен информацией между коллегами
инструменты редактирования и рецензирования
возможность обсуждения документа в задачах или чатах Битрикс24
разделение прав просмотра и редактирования для любых групп пользователей

Битрикс24.Документы были анонсированы в майском релизе новинок и уже доступны в облачных версиях системы, тарифов Команда и Компания (Стандартный и Профессиональный).

В статье расскажем о том, как работать с документами из Битрикс24. Поделимся советами по настройке прав и совместному использованию нового инструмента.

Начало работы

В открывшемся разделе можно как добавить новый документ, так и открыть созданные прежде файлы.

Текстовый документ – .docх, .doc
Электронная таблица – .xlsх, .xls
Презентация – .pptх, .ppt

Ниже отображается список документов, созданных ранее. По умолчанию файлы в списке сортируются по активности. Документ, в который недавно вносили правки, отобразится на самой верхней позиции:

Совместное редактирование файлов

Сотрудникам, добавленным в список доступа, придёт уведомление в Битрикс24 о подключении документа к диску:

В открывшемся окне установите права для внешних пользователей. Настройки ограничения сеанса по времени и пароль помогут защитить документ от нежелательных правок или несанкционированного доступа:

Пользователи могут одновременно вносить изменения в документ, таблицу, презентацию. Работая над файлом, вы увидите, как ваш коллега или экстранет-пользователь вносит правки в текст. При этом рядом с курсором соавтора будет показано его имя:

Правки, вносимые другими людьми, отображаются в режиме реального времени.

Для завершения работы с документом, закройте редактор. Изменения автоматически сохранятся.

Для неопытных пользователей Битрикс24 создал руководство по использованию редактора, которое доступно прямо в документе, во вкладке Файл → Справка.

Удаление файлов

Созданные документы хранятся в Битрикс24.Диск. Чтобы удалить файл, перейдите в меню Диск → Мой диск → папка Созданные файлы:

Выберите один файл или несколько, откройте контекстное меню и нажмите Удалить. Можно удалить файл навсегда или добавить его в корзину. По умолчанию файлы хранятся в корзине в течение 30 дней после удаления.

Чтобы восстановить файл или удалить безвозвратно, перейдите в корзину и выберите соответствующий пункт контекстного меню:

Использование совместного доступа удобно, например, когда компания работает над одним проектом. При этом можно отслеживать ход работы над текстовым документом или таблицей, создать презентацию и предоставить доступ к файлам другим пользователям. Сотрудники, работающие удаленно, участвуют в создании файлов: все изменения видны в режиме реального времени и доступны для повторного редактирования.

Остались вопросы по созданию документа? Требуется обучение новинкам Битрикс24? Звоните по телефону или заполните форму ниже. Наши менеджеры свяжутся с вами и подберут сценарий настройки с учетом особенностей бизнеса.

Читайте также: