Как сделать расторжение договора в 1с в государственном учреждении

Обновлено: 30.06.2024

Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.

Оперативные консультации по 1С:Документооборот без предоплаты. Первая консультация бесплатно.

Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.

Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С

Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.

Одна из самых важных задач для компании любого масштаба – правильная организация договорной работы. Этот процесс включает в себя согласование и подписание договоров, внесение в них изменений, контроль соблюдения сроков и нормативов, хранение сопровождающих договорных документов, а также реализация быстрого поиска и просмотра истории работы. Сделать это быстро, правильно и удобно можно в системе электронного документооборота 1С:Документооборот.

Для начала автоматизации договорной деятельности необходимо определить основные требования к договорным документам, и классифицировать их по видам.

Рис.1 Виды документов

Не стоит делать очень детальную классификацию, поскольку в большом числе видов документов легко запутаться. Для повседневной работы обычно бывает достаточно выделить не более 10 видов договорных документов. Виды документов должны отличаться друг от друга настройками, составом реквизитов, а возможно и нумераторами, иначе выделять отдельный вид документа не следует.

Также необходимо разработать и настроить структуру папок хранение внутренних документов.

Рис.2 Структура папок хранения документов

При настройке папок сразу же нужно разработать и настроить матрицу разграничения доступа по папкам.

Рис.3 Права доступа к папкам

Рис.4 Установка признака документа

Рис.5 Установка флагов для разграничения прав

Рис.6 Настройка нумераторов

Рис.7 Присвоение номера документа

Рис.8 Вкладка Нумераторы

Настройка нумератора для документов производится с помощью удобного конструктора номеров с возможностью использования множества динамических предопределенных элементов.

Рис.9 Настройка нумератора

Для каждого нумератора можно указать виды документов, для которых он будет использоваться, причем и в разрезе множества аналитик.

Рис.10 Указание вида документа

Для нумератора необходимо установить его периодичность, а также определить, по каким аналитикам вести независимую нумерацию.

Рис.11 Периодичность нумератора

Настроив автоматическую нумерацию договорных документов, можно значительно повысить эффективность работы с документами, четко систематизировать их для контроля и быстрого поиска.

Следующим необходимым шагом в подготовке работы с договорными документами является настройка шаблонов по каждому виду документа.

Рис.12 Настройка шаблона нумератора

Для каждого вида документа можно определить несколько шаблонов с различными настройками реквизитов и шаблонами файлов.

Рис.13 Назначение шаблонов для документов

Настройки шаблона документа включают в себя определение ограничений для документов, подготовленных по этому шаблону, а также доступность шаблона для пользователей системы.

Рис.14 Определение ограничений для документов

На следующей вкладке настраиваются предопределенные для данного шаблона реквизиты документа.

Рис.15 Настройка реквизитов документов

Название документов можно формировать из конструктора предопределенных реквизитов документа, что также вносит весомый вклад в систематизацию и упорядочение договорной деятельности компании.

Рис.16 Название документа

Рис.17 Формирование наименования документа

Теперь можно не сомневаться, что все доходные договоры будут называться строго по определенным правилам.

Рис.18 Добавление шаблонов документа

Также в шаблоне документа можно предопределить список согласующих и обязательный состав рабочей группы документа для строгого разграничения прав доступа к документу.

Рис.19 Список согласующих

Рис.20 Рабочая группа документа

Рис.21 Настройка доступности по состоянию

Рис.22 Настройка доступности по состоянию

Рис.23 Редактирование настройки доступности по состоянию

В этой настройке устанавливается доступность полей в зависимости от состояния документа.

Рис.24 Установка доступности полей

Далее – для кого установлены данные настройки…

Рис.25 Выбор пользователей для настройки доступности

…и на какие виды документов они распространяются.

Рис.26 Определение видов документов для доступа

В результате установки всех необходимых настроек у нас получился готовый к работе шаблон договорного документа.

Рис.27 Готовый шаблон договорного документа

Рис.28 Реквизиты договора

Рис.29 Добавление контрагента

Рис.30 Вкладка договора с реквизитами

Все предустановленные нами в шаблоне договора реквизиты автоматически заполнились в новом договоре, соответственно, время на их заполнение тратить больше не нужно. Также из шаблона создан файл договора, заполнились обязательные данные о согласовании договора и рабочей группе.

Рис.31 Общая сводка по документу

Договоры, а также так или иначе связанные с ними документы составляют существенную часть объема всей документации в любой компании. Автоматизация учета договоров и специальная программа учета договоров позволяют намного упростить ведение документооборота.

Автоматизация договорной работы и любая программа учета договоров обязательно должна учитывать важность занесения в базу полной информации о контрагентах компании, когда осуществляется автоматизация учета договоров. Это сроки действия договоров, суммы, возможно в 1С согласование номера договоров и прочая информация, которая может пригодиться в дальнейшей работе. Также в 1С согласование и автоматизация договорной деятельности и каждая программа согласования договоров должна фиксировать создание дублей по разным критериям с возможностью их удаления или корректировки – этим отличается программа для учета договоров на базе 1С.

Перечислим наиболее распространенные документы, связанные с договорами, которые должна включать программа согласования договоров (осуществляя в 1С учет договоров):

1С учет договоров 8 должна содержать коммерческие предложения
программа для работы с договорами 1С должна включать дополнительные соглашения
также автоматизация согласования договоров должна включать приложения к договорам (включая, например, календарные планы и спецификации) и др.

В 1С учет договоров включает в себя значительное число различных этапов, в каждом из которых участвуют те или иные сотрудники организации. Договорную работу часто называют основой бизнес-деятельности каждого предприятия, независимо от направления этой деятельности. Программа учета договоров и программа согласования договоров помогает автоматизировать ее, сделать обработку документов более эффективной. Реализованное в 1С согласование договоров (программа для работы с договорами 1С) и автоматизация работы с ними влияют на рентабельность компании и устойчивость ее позиции на рынке.

Автоматизация согласования договоров и программа для работы с договорами 1С позволяет упростить работу с ними на каждом этапе:

подготовка проекта нового договора;
в 1С учет договоров осуществляет создание регистрационной карточки договора с номером;
программа для работы с договорами ведет автоматизацию согласования договоров;
в 1С учет договоров возможно их согласование;
также программа для работы с договорами осуществляет передачу контрагенту на подпись;
в 1С учет договоров осуществляет контроль сопроводительной документации;
планирование исполнения договора;
в 1С учет договоров производит осуществление контроля и при необходимости продление срока действия;
в 1С учет договоров фиксирует также их расторжение;
также осуществляя учет договоров, программа позволит упростить другие этапы работы с договором.

номер;
дата заключения;
контрагент;
время действия;
размер суммы и пр.

Особенно важно, что программа учета договоров поддерживает заполнение файлов OpenOffice и Word. Также, осуществляя в 1С учет договоров, при заполнении одного из шаблонов договоров можно вводить как основные, так и дополнительные реквизиты, в том числе предмет договора и условия осуществляемых по нему платежей и данные, содержащие дополнительные реквизиты организаций и контрагентов (в первую очередь, это, как правило, номер банковского счета). При заполнении полей на них можно указать, например, реквизит договора.

Реквизиты карточки договора

Программа для учета договоров на базе 1С подразумевает, что в карточке договора ведется учет по корреспондентам, где фиксируются сам корреспондент, с которым заключается договор, его контактное лицо и данные того, кто подписал документ от корреспондента. Внесение этих данных особенно важно, потому что они могут понадобиться для поиска определенного договора, формирования отчетов, переписки, сохранения контактной информации и в дальнейшем для заполнения создаваемых шаблонов.

Также карточка должны содержать срок действия заключенного соглашения, включая его начало и окончание, признак бессрочного договора или порядок его продления. Это нужно для контроля над длительностью соблюдения соглашений и своевременного их продолжения, подобный учет договоров программа 1С полностью реализует.

В карточке договора должны быть обязательно зафиксированы сумма и валюта договора. Данная информация особенно важна при:

поиске документов,
формировании сводных отчетов,
проведении настройки маршрута согласования на основании суммы,
контроле присутствия сопроводительной документации.

Является, пожалуй, наиболее ответственным и трудоемким процессом. Управление договорами в 1С позволяет использовать расширенные возможности согласования:

смешанное (последовательно-параллельное);
условное;
автоподстановка;
с учетом графиков работы;
с использованием составных бизнес-процессов.

Смешанное согласование подразумевает, что оно может выполняться параллельно сразу несколькими исполнителями, либо несколько участников выполняют его последовательно, затем снова – параллельно и т.д.

Автоматизация согласования договоров позволяет выполнять его условно: маршрут согласования договора определяется какими-либо условиями, например, суммой, контрагентом и т.п. Для этого реализованное в 1С согласование договоров выполняется со специальной настройкой, которая определяет в дальнейшем весь маршрут и процесс согласования договоров в 1С.

В режиме автоподстановки можно в шаблоне бизнес-процесса указать название специальной функции, которая должна возвращать ссылку на пользователя или роль. Во время формирования бизнес-процесса из шаблона автоматически вычисляется значение автоподстановки и подставляется в процесс. Программа учета договоров уже содержит преднастроенные автоподстановки. При согласовании с учетом графиков работы учитывается время работы исполнителей. Возможность предусмотрена в версии КОРП.

Передача на подпись контрагенту

При выполнении данного процесса предусмотрена возможность контроля возврата переданного экземпляра. Это означает, что после передачи договора на подпись контрагенту нужно контролировать срок возврата экземпляра компании. С этой целью можно воспользоваться встроенным механизмом журнала передачи, отражающим факт передачи документа.

В журнале можно указать срок возврата – время, на которое передается договор, для чего нужно заполнить соответствующий реквизит.

В программе также предусмотрено автоматическое отражение передачи корреспонденту: при отправке внешнего документа, созданного на основании внутреннего исходящего документа, факт передачи отображается в журнале.

Контроль сопроводительной документации

Договор может иметь множество связанных с ним документов, в том числе:

приложения
дополнительные соглашения
протоколы переговоров и разногласий
подрядные договоры
накладные
акты
переписку и др.

Планирование выполнения договора

Учет срока действия договора

Продление срока действия

При использовании системы для ведения учета договоров предприятия можно составлять различные виды отчетов, помогающих их контролировать и анализировать. Среди них:

Список заключенных договоров
Договоры, у которых истекает срок действия
Расторгнутые договоры
Сопроводительные документы
Динамика изменения сумм договоров
Динамика числа договоров

Для удобного учета договоров предприятия, которые были расторгнуты, можно воспользоваться реквизитом Расторгнут в карточке договора. Дополнительно можно также указать, с помощью какого именно документа договор не исполнен или прерван: по дополнительному соглашению, решению суда и др.

Автоматизация учета договоров позволяет использовать функцию составления отчета по расторгнутым договорам, в котором будут отражены дата и номер каждого прерванного договора, его контрагент, время расторжения, использованные документы и т.п.

К числу остальных процессов договорной работы можно отнести поиск документов по атрибутам. В версии КОРП автоматизация управления договорами предполагает возможность потокового сканирования документов и штрихкодирования документов с поиском по штрих-коду договора.

Уже сегодня наши специалисты
бесплатно проконсультируют
вас по теме:

Проведем диагностику системы отчетности, управленческого учета, бюджетирования, управления финансами. Предложим рекомендации по улучшению системы.

Обратите внимание! В момент ее размещения контрагент еще не известен. При этом заведенный элемент справочника нам необходим будет в дальнейшем для формирования элемента уже реального договора или контракта.

2. В плане-графике заполняем максимальную цену лота.

Сохраняем все элементы.

В поле Операции выбираем операцию «Принимаемое обязательство (конкурсные процедуры).

На закладке необходимо заполнить поля табличной части: КФО, раздел лицевого счета, КПС, КЭК и сумму.

Смотрим результат проведения:

4. Далее после проведения конкурсных процедур необходимо принять обязательство на основании договора и зарегистрировать его в регистрах учета.

6. После сохранения изменения плана финансирования на основании договора создаем обязательство, как было описано выше в п.3.

Проводим документ и проверяем результат:

7. Наконец, последний этап.

Нам необходимо отразить в регистрах учета сформировавшуюся экономию по результатам конкурсных процедур.

Результат проведения мы можем проверить:

Стукачева Виктория,

Тел. (473) 202-20-10

При цитировании статей или заметок ссылка на сайт автора обязательна

Накопились вопросы и нужна помощь?

С удовольствием на них ответим и поможем все настроить! Обращайтесь по тел.

В ходе деятельности, государственные учреждения постоянно формируют и исполняют принимаемые обязательства. Предлагаем рассмотреть систему учета обязательств в 1С Бухгалтерия государственного учреждения ред. 1.

1. Отражение конкурентных процедур в 1С

Прежде всего, нам понадобится создать договор, с которым мы будем оперировать:

в котором нам остается только проставить лицевой счет, и уточнить типовую операцию:

Результаты проведения документа – проводка в программе 1С по отражению конкурсной процедуры на начальную сумму контракта.

Если вы ведете учет не в казенном, а в бюджетном или автономном учреждении, нужно использовать Принятое обязательство. Названия типовых операций остаются, но в отличие от первого документа, используются проводки программы 1С в корреспонденции с 506 счётом.

Рассмотрим варианты дальнейшего развития ситуации – победитель конкурентных процедур отказался от заключения договора, и договор успешно заключен.

2. Отражение отказа победителя от заключения контракта в 1С БГУ 8.3

Чтобы отразить отказ поставщика, перейдем на вкладку План финансирования и введем изменения. В колонке Изменения ввести суммы со знаком минуса, так что бы его обнулить. Сумму контракта тоже указать нулевой.

Теперь зафиксируем отказ в принятых обязательствах. Для этого создадим на основании извещения документ ПБО. Суммы изменений будут отражены на второй вкладке.

3. Заключаем по итогам конкурентных процедур контракт

По завершению конкурентных процедур, в карточке договора (того же самого, который мы завели, как извещение), проставляется информация о победителе и заключенном контракте.

и для отражения экономии по её результатам:

4. Отчеты по отражению обязательств в 1С БГУ 8.3

Если какая-то из сумм оказалась занижена/завышена, проверьте типовые операции в документах принятых обязательств.

Журнал регистрации ф. 0504064 будет выглядеть следующим образом:

5. Ввод денежных обязательств в 1С

Если для используемого документа отсутствует необходимая настройка, денежное обязательство можно ввести вручную, например, на основании договора. Обратите внимание, если мы укажем что предусмотрен авансовый платеж, в документ будет перенесена сумма аванса.

6. Отказ от заключения договора в 1С

Предположим, что поставщик нарушил условия договора, вследствие чего договор был расторгнут. Посмотрим, каким образом можно отразить Отказ от заключения договора в 1С.

Сначала, внесем изменения в график финансирования. Допустим, договор был аннулирован 6-ого июня, и именно эту дату мы указываем в плане финансирования. Обнулим показатели обязательства.

Ульченков Михаил Арсеньевич

Вас могут заинтересовать следующие статьи:

В рабочей практике бухгалтера не редко возникают ситуации, когда в текущем году поступают средства в счет погашения дебиторской задолженности, возникшей при оплате авансов поставщикам, подрядчикам, при выдаче подотчетных сумм, а также в результате излишне перечисленных платежей в бюджет. Рассмотрим порядок отражения хозяйственных операций по возврату дебиторской задолженности прошлых лет в бюджетных и казенных учреждениях.

Бюджетные учреждения

Возможно расходование поступивших средств (возврат дебиторской задолженности), если источниками являлись:

доходы от платной деятельности;
средства из субсидии на выполнение государственного задания;
средства от субсидий целевого назначения. Обязательное условие — решения учредителя.

Во всех этих ситуациях средства от возвращения дебиторской задолженности за прошлые года зачисляются на лицевые счета бюджетного учреждения. Порядок отражения утверждается финансовым органом, Федеральным казначейством или финансовым органом отдельного субъекта РФ, при условии, что учреждение у него обслуживается.

Операции поступления дебиторской задолженности прошлых лет от возврата ранее перечисленного аванса поставщику за счет субсидии на выполнение государственного задания отражается корреспонденциями:

1) Дт 4 209.34 Кт 4 206.ХХ — выставлено требование вернуть аванс.

2) Дт 4 201.11 Кт 4 209.34 — поступили средства на лицевой счет учреждения.

Если государственное задание выполнено учреждением не в полном объеме, то часть полученной субсидии необходимо вернуть распорядителю. Операции по возврату на счет бюджета неиспользованной суммы субсидий прошлых лет отражаются корреспонденциями:

1) Дт 4 205.82 Кт 4 303.05 — начислена суммы для возврата на счет бюджета остатка субсидии на выполнение государственного задания;

2) Дт 4 303.05 Кт 4 201.11 — перечислен остаток субсидии

Рассмотри случай получения и в неполном объеме расходования сумм субсидий на иные цели, предусмотренные Соглашением между учреждением и учредителем. Такие средства подлежат возврату. Операции по возврату неиспользованной субсидии на иные цели отражаются корреспонденциями:

1) Дт 5 401.40 Кт 5 303.05 — начисление к возврату в бюджет

2) Дт 5 303.05 Кт 5 201.11 — перечислены учредителю средства

Казенные учреждения

Для казенных учреждений при поступлении дебиторской задолженности сумма в полном объеме подлежит возмещению в доход соответствующего бюджета. Возврат следует осуществить в течение 5 рабочих дней с даты поступления. Отражение операций в учете зависит от того, наделено ли учреждение полномочиями администратора доходов или нет.

Формирование корреспонденций в бюджетном определено требованиями Инструкций, утвержденных приказами Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н и от 06.12.2010 № 162н (далее соответственно Инструкции № 157н и Инструкции № 162н).

расторжение договора или иных соглашений, в том числе по решению суда;
проведение претензионных мероприятий в отношении контрагента;
предъявление требования по возврату дебиторской задолженности иному лицу.

Когда контрагент решает самостоятельно и добровольно вернуть учреждению долг, для его отражения используются счета, на которых эта задолженность была отражена:

А вот Инструкция № 162н регламентирует состав корреспонденций для отражения операций поступления денежных средств на восстановление ранее произведенных расходов (авансовых выплат) в погашение дебиторской задолженности.

Поступление (выбытие) денежных средств на лицевой счет учреждения осуществляется на основании Выписки из лицевого счета получателя бюджетных средств и Приложения к выписке из лицевого счета получателя бюджетных средств. Для подтверждения дебиторской задолженность может быть использован документ Акт сверки взаиморасчетов.

По данной хозяйственной операции будут сформированы следующие проводки:

АКЦИЯ ГОДА

Читайте также: