Как провести справку от нотариуса в авансовом отчете

Обновлено: 25.06.2024

От чего убережет:
В статье рассказывается, что должно быть в документах, которые обезопасят нотариальные расходы от претензий инспекторов.

Как учитывают госпошлину и нотариальный тариф

У бухгалтера не возникнет проблем с учетом нотариальных расходов, если нотариус возьмет с компании сумму строго в размере государственной пошлины или нотариального тарифа. Списать такие затраты можно на основании подпункта 16 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. В таблице мы привели ставки пошлин и тарифов для наиболее распространенных в деятельности организаций и предпринимателей случаев.

Напомним, что госпошлину нотариусам приходится платить в тех ситуациях, когда сделку или документ нужно заверить в обязательном порядке. В частности, если этого требует законодательство РФ. А также если в договоре контрагенты предусмотрели условие о его нотариальном оформлении. В этом случае нотариальное заверение приравнивается к обязательному (п. 2 ст. 163 Гражданского кодекса РФ). Размер госпошлины здесь будет тот же, что и при удостоверении сделки по требованию закона.

Нотариальный тариф взимают в тех случаях, когда компания обращается к нотариусу по собственной инициативе. Размеры тарифов приведены в статье 22.1 Основ законодательства РФ о нотариате (утв. ВС РФ от 11 февраля 1993 г. № 4462-1).

Стоимость услуг нотариуса оказалась больше суммы установленных тарифов

Часто на практике сумма, которую приходится уплатить нотариусу, превышает законодательные нормы. Так, установленный тариф для заверения доверенности составляет 200 руб., а в реальности нотариусы берут за такую услугу порой не меньше 1000 руб. Дело в том, что стоимость нотариальных услуг обычно включает в себя не только сумму законного тарифа (госпошлины), но и плату за сопутствующие услуги.

К примеру, нотариус может предварительно составить нужную для компании бумагу: доверенность, договор, заявление или устав. Другими словами, выполнить техническую работу, предусмотренную статьей 23 Основ законодательства РФ о нотариате. Для таких дополнительных услуг госпошлина или нотариальный тариф не предусмотрены – нотариус устанавливает расценки сам.

При этом Налоговый кодекс не устанавливает для указанных расходов каких-либо ограничений. А значит, их можно учесть при расчете налога на прибыль в полном объеме.

Главное договориться с нотариусом, чтобы в расшифровке оказанных услуг он разбил сумму оплаты на две части: за нотариальное удостоверение в соответствии с нормой и за информационные (или консультационные, юридические) услуги. Тогда сверхлимитные суммы можно полностью признать как затраты на юридическую консультацию.

Нотариус выезжает в офис компании

Не всегда, чтобы заверить документ или сделку, представитель компании должен идти в офис нотариальной конторы. Нотариус может сам приехать к клиенту или в другое место, где стороны сделки договорились о встрече. Или, допустим, организации необходимо присутствие нотариуса на заседании совета директоров, чтобы он затем мог заверить соответствующий протокол или решение.

Для ситуаций, когда нотариусу приходится выезжать из своего офиса, размер госпошлины или нотариального тарифа увеличивается в полтора раза. Это правило подпункта 1 пункта 1 статьи 333.25 Налогового кодекса РФ и пункта 2 статьи 22.1 Основ законодательства РФ о нотариате. Соответственно, в пределах такой нормы необходимо учитывать подобные расходы.

Однако наряду с этим компании также придется возмещать нотариусу связанные с его выездом транспортные расходы. Такая обязанность прописана в статье 22 Основ законодательства РФ о нотариате. Но как признать такие затраты в налоговом учете? В качестве платы за нотариальное оформление документов (подп. 16 п. 1 ст. 264 кодекса) их учесть не получится. Также не удастся признать транспортные расходы в качестве оплаты юридических или консультационных услуг.

В Минфине не против, если расходы на выезд нотариуса в компанию бухгалтер признает в налоговом учете в составе прочих (подробнее – см. ниже). Главное подтвердить это документально. Если собрать подтверждающие бумаги все же затруднительно, тогда сумму спорных затрат в налоговом учете лучше не признавать.

Документы, которые подтвердят оплату нотариальных услуг

Как правило, представитель компании расплачивается с нотариусом сразу после того, как тот заверит документ или выполнит какую-либо техническую работу.

В этот же момент нотариус выдает документы, подтверждающие факт оказания услуг и их оплаты. На основании таких бумаг бухгалтер признает нотариальные затраты при налогообложении прибыли.

Обычно такими подтверждающими документами являются квитанции к приходным кассовым ордерам и справки-расшифровки предоставленных нотариальных услуг. Все эти документы нотариус заверяет своей подписью (или подписью уполномоченного на то представителя) и печатью.

Таких формулировок недостаточно, чтобы обосновать расходы на нотариуса при расчете налога на прибыль. Важно, чтобы в справке или квитанции были четко прописаны перечень оказанных услуг, сумма взысканного тарифа и количество экземпляров документов, которые были заверены.

Если нотариус выдал только квитанцию к приходнику, в которой не расшифровал виды услуг, а привел лишь их общую стоимость, можно также подписать акт. В нем подробно расписать все совершенные действия нотариуса (см. образец акта).

В качестве альтернативного варианта нотариус может сделать выписку из реестра, в котором он обязательно регистрирует все нотариальные действия (ст. 50 Основ законодательства РФ о нотариате). Форма такого реестра утверждена приказом Минюста России от 10 апреля 2002 г. № 99. Подобная справка-выписка, составленная нотариусом, подтвердит расходы компании на нотариальные услуги.

Сегодняшний день организаций немыслим без заключения договоров и удостоверения сделок. Хорошо, если контрагенты уверены в вас и не просят предоставления нотариально удостоверенных уставных документов фирмы.

Рассмотрим в бухгалтерский и налоговый учет нотариальных расходов.

Бухгалтерский учет

Согласно пункту 18 Приказа №33н эти расходы в целях бухгалтерского учета признаются в том периоде, когда они имели место, независимо от времени фактически произведенной оплаты нотариусу, удостоверившему сделку.

Налоговый учет

Расходы: в виде платы государственному и (или) частному нотариусу за нотариальное оформление сверх тарифов, утвержденных в установленном порядке не учитываются при определении налоговой базы ( пункт 39 статьи 270 НК РФ).

При этом следует руководствоваться статьей 22 Основ законодательства РФ о нотариате, утвержденных ВС РФ 11 февраля 1993 года №4462-1..

Статья 22. Оплата нотариальных действий и других услуг, оказываемых нотариусами

За совершение нотариальных действий, составление проектов документов, выдачу копий (дубликатов) документов и выполнение технической работы нотариус, работающий в государственной нотариальной конторе, взимает государственную пошлину по ставкам, установленным законодательством Российской Федерации.

За выполнение действий, указанных в части первой настоящей статьи, когда для них законодательными актами Российской Федерации предусмотрена обязательная нотариальная форма, нотариус, занимающийся частной практикой, взимает плату по тарифам, соответствующим размерам государственной пошлины, предусмотренной за совершение аналогичного действия в государственной нотариальной конторе. В других случаях тариф определяется соглашением между физическими и (или) юридическими лицами, обратившимися к нотариусу, и нотариусом. Полученные денежные средства остаются в распоряжении нотариуса.

Нотариальное действие признается совершенным после уплаты государственной пошлины или суммы согласно тарифу.

Обращаем внимание, что законодательством не ограничено использование нотариального заверения сделок. Как следует из статьи 163 НК РФ нотариальное удостоверение сделок обязательно и в случаях, указанных в закон и в случаях, предусмотренных соглашением сторон, хотя бы по закону для сделок данного вида эта форма не требовалась.

Если организация обратилась к государственному нотариусу и нотариус совершил установленные нотариальные действия по установленному тарифу, то расходы по нотариальному оформлению, относятся на затраты предприятия в полном объеме и принимаются к уменьшению налогооблагаемой базы.

Вопросы возникнут у бухгалтера организации в том случае, если документы удостоверены частным нотариусом. Отражение в налоговом учете будет зависеть от того:

· в каком размере нотариус, занимающийся частной практикой, взимает плату и соответствует ли плата тарифам, установленным размерам государственной пошлины, предусмотренной за совершение аналогичного действия в государственной нотариальной конторе.

Расходы, понесенные предприятием сверх государственной пошлины, могут быть оплачены, но при формировании налогооблагаемой базы они учтены не будут.

Рассмотрим порядок бухгалтерского и налогового учета расходов на оплату услуг нотариуса на конкретном примере.

Для заключения договора с контрагентом организация заверила перевод документов с английского языка на русский у частного нотариуса - 20 страниц и заверила копии договоров для поставщика - 50 листов. Стоимость услуг нотариуса за заверение перевода - 20 руб., за заверение копий документов - 10 руб. за одну страницу. За свидетельствование верности перевода документа с одного языка на другой установлена государственная пошлина в размере 10 процентов минимального размера труда за страницу перевода документа (100 руб.*10%=10 руб). Обязательное заверение копий договоров законодательством не предусмотрено.

Услуги нотариуса в сумме 900 руб. (20 стр. х 20 руб. + 50 стр. *10 руб.) были оплачены из подотчетных сумм работника. Доходы и расходы в целях налогообложения прибыли организация определяет методом начисления.

В бухгалтерском учете

Организация должна сделать следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50 - 900 руб. выданы денежные средства под отчет на оформление документов у нотариуса;

Дебет 26 Кредит 71 - 900 руб. – учтены расходы, связанные с оформлением документов у нотариуса.

В налоговом учете

Организация заверяет копии документов для своего поставщика. Для целей налогообложения организация сможет учесть только 700 руб. Поскольку расходы, в виде платы частному нотариусу за нотариальное оформление сверх тарифов, утвержденных в установленном порядке, не учитываются при определении налоговой базы.

В Письме МНС РФ от 14 апреля 2004 г. № 33-0-11/285@ разъясняется, что Положения статьи 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" на правоотношения, связанные с оплатой нотариальных действий, не распространяются.

Документ, подтверждающий оплату нотариальных действий, должен быть составлен в порядке, предусмотренном пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", в котором должно быть указано о совершении нотариального действия и размере его тарифа.

Таким первичным учетным документом является реестр регистрации нотариальных действий.

Для подтверждения оплаты нотариусы выдают для организаций справку-приложение к реестру, в которой указываются оплаченные услуги и сумма, отраженная в реестре регистрации нотариальных действий.

Следует обратить внимание что, частные нотариусы могут выступать плательщиками налога на добавленную стоимость в случаях, когда они за совершение нотариальных действий взимают плату в размере, превышающем государственную пошлину, или когда оказывают услуги не предусмотренных статьями 22 и 35 Основ Законодательства о нотариате.

Точка зрения Минфина РФ по этому вопросу отражена в письме от 24 мая 2001 года №04-03-18/36:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО от 24 мая 2001 г. N 04-03-18/36

В связи с Вашим письмом Департамент налоговой политики сообщает следующее.

В соответствии с пп.17 п.2 ст.149 части второй Налогового кодекса Российской Федерации от налога на добавленную стоимость освобождаются услуги, оказываемые уполномоченными на то органами, за которые взимается государственная пошлина. В связи с этим при совершении нотариальных действий, за которые взимается государственная пошлина в государственных нотариальных конторах или плата, соответствующая размеру государственной пошлины, взимаемая частными нотариусами за совершение нотариальных действий, обязанности по уплате налога на добавленную стоимость не возникает.

Данное положение предусмотрено п.6.9 Методических рекомендаций по применению главы 21 "Налог на добавленную стоимость" Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденных Приказом МНС России от 20.12.2000 N БГ-3-03/447.

В таких случаях, организация может принять к вычету налог на добавленную стоимость за оплаченные услуги нотариусу, при наличии все необходимых условий, установленных в статьях 171 и 172 НК РФ.

Юридические лица, уплачивающие нотариусам суммы за совершение ими нотариальных действий, не являются в отношении их налоговыми агентами, то есть не удерживают из выплаченных нотариусам средств суммы НДФЛ, так как согласно статье 226 НК РФ исчисление и уплата налога производится в отношении всех доходов налогоплательщика, источником которых является налоговый агент, за исключением доходов, в отношении которых исчисление и уплата осуществляется в соответствии со статьи 227 НК РФ.

Частные нотариусы по суммам доходов, полученным от частной практики, самостоятельно исчисляют сумму НДФЛ, подлежащую уплате в бюджет.

В заключении отметим, что частный нотариус обязательно должен иметь лицензию на право нотариальной деятельности

Услуги частного нотариуса оплачены наличными через подотчетное лицо: какие документы нужны?

Акценты этой статьи: какие документы подотчетное лицо должно получить от частного нотариуса, чтобы можно было:

· подтвердить проведение расчетов с ним в наличной форме;
· обосновать, почему предприятие не удержало из выплаты нотариусу НДФЛ и военный сбор (далее – ВС), а также не начислило ЕСВ.

Какой налоговый и правовой статус у частного нотариуса?

Частный нотариус – это лицо, осуществляющее независимую профессиональную деятельность (п.п. 14.1.226 Налогового кодекса, далее – НК). Как и предприниматели, такие лица относятся к категории самозанятых лиц. Однако нотариус – не предприниматель, сведения о частных нотариусах не вносятся в Единый государственный реестр юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований (далее – ЕГР), на них не распространяется действие Закона от 15.05.2003 г. № 755-IV (далее – Закон № 755).

За свои услуги частный нотариус берет с клиента плату, размер которой определяется по договоренности сторон (ст. 31 Закона от 02.09.93 г. № 3425-XII, далее – Закон № 3425). При этом за совершение нотариальных действий такая плата не может быть ниже госпошлины, взимаемой за аналогичные нотариальные действия государственными нотариусами (ч. 3 гл. 16 разд. I Порядка, утвержденного приказом Минюста от 22.02.2012 г. № 296/5).

То есть при сотрудничестве с частным нотариусом госпошлина входит в состав платы за услуги нотариуса и не уплачивается отдельно. Плата за дополнительные услуги, не связанные с нотариальными действиями, может быть любой.

Какой расчетный (платежный) документ должен выдать подотчетному лицу нотариус в подтверждение оплаты своих услуг?

Подотчетное лицо обязано приложить к авансовому отчету платежный документ, подтверждающий расходование наличных (абз. 6 ч. 1 ст. 1 Указа Президента от 12.06.95 г. № 436/95).

Иначе предприятию грозит штраф в размере суммы, израсходованной без подтверждающих документов. Расчетный документ нужен и для подтверждения того, что подотчетное лицо израсходовало наличные на нужды предприятия, а не на свои, то есть удерживать НДФЛ не надо (п.п. 170.9.1 НК).

Частные нотариусы не относятся ни к юрлицам, ни к предпринимателям. Поэтому Закон № 265 на них не распространяется, а значит, они не должны выдавать своим клиентам ни чеки РРО, ни расчетные квитанции. Более того, НК также не обязывает нотариусов применять РРО (в ст. 178 НК, посвященной налогообложению лиц, осуществляющих независимую профессиональную деятельность, никаких требований о применении РРО нет). Профильный для нотариусов Закон № 3425 также не обязывает нотариусов применять РРО и не содержит никаких других требований к выдаваемым расчетным документам.

Поэтому нотариус по требованию клиента может выдать расчетный документ в произвольной форме, подтверждающий факт предоставления нотариальных услуг и их оплату. С этим согласна и ГФС (ОИР, категория 109.03). На практике нотариусы выдают в качестве таких документов справки об оплате нотариальных действий, квитанции о приеме наличных и т. п. Однако имейте в виду: несмотря на произвольную форму, расчетный документ нотариуса должен содержать все реквизиты первичного документа, приведенные в ч. 2 ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV (далее – Закон № 996).

Нужно ли требовать от нотариуса акт оказанных услуг? Акт можно не требовать, если расчетный документ, выданный нотариусом, содержит информацию о том, какие услуги оказал нотариус и какова сумма оплаты, а также все остальные реквизиты первичного документа, приведенные в ч. 2 ст. 9 Закона № 996.

Заметим, что в ст. 8 Закона № 3425 предусмотрена выдача нотариусами справок о совершенных нотариальных действиях физическим и юридическим лицам, по поручению которых или в отношении которых такие действия совершались. Такие справки также могут служить расчетным документом, подтверждающим факт предоставления нотариальных услуг и их оплату (опять-таки если содержат все необходимые реквизиты, включая сумму оплаты).

[note]Внимание! Предельная сумма наличных расчетов с нотариусом в течение одного дня составляет 50 000 тыс. грн. (п. 1 Постановления правления НБУ от 06.06.2013 г. № 210).[/note]

Какой документ нужен, чтобы не удерживать из выплаты нотариусу НДФЛ и ВС?

Нотариус самостоятельно отчитывается по НДФЛ и ВС и уплачивает их в бюджет (п. 178.4, 178.7 НК). Поэтому налоговые агенты, выплачивающие вознаграждение нотариусам, НДФЛ и ВС не удерживают. Однако для этого нотариус обязан представить налоговому агенту копию справки о взятии его на налоговый учет в качестве физлица, которое осуществляет независимую профдеятельность (об этом прямо говорится в п. 178.5 НК). Такая справка выдается согласно п. 3.10, 6.7 Порядка, утвержденного приказом Минфина от 09.12.2011 г. № 1588 (далее – Порядок № 1588). Она может быть:

· либо по форме № 4-ОПП – если нотариус регистрировался до 20.03.17 г. (сейчас эта форма отменена). Заметим, что справка по форме № 4-ОПП, хотя сейчас и не выдается, является действительной до внесения изменений в данные нотариуса и получения им новой справки по форме № 34-ОПП (п. 4 приказа Минфина от 21.12.2016 г. № 1125);
· либо по форме № 34-ОПП (приложение 2 к Порядку № 1588) – если регистрация нотариуса произошла начиная с 20.03.2017 г.

Какой документ нужен, чтобы не облагать доход нотариуса ЕСВ?

Частные нотариусы как лица, ведущие независимую профдеятельность, являются плательщиками ЕСВ (п. 5 ч. 1 ст. 4 Закона от 08.07.2010 г. № 2464-VI, далее – Закон № 2464). Они самостоятельно отчитываются и уплачивают ЕСВ за себя. При этом СХ не должны начислять ЕСВ на выплаты нотариусу (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона № 2464). Однако для этого рекомендуем взять у нотариуса копию документа о его регистрации в качестве плательщика ЕСВ. Это справка по форме № 2-ЄСВ(такие справки выдаются начиная с 01.10.2013 г., а до этого выдавались уведомления о постановке на учет согласно Порядку, утвержденному постановлением правления ПФУ от 27.09.2010 г. № 21-6).

В Отчете по ЕСВ предприятия вознаграждение нотариусу не указывается (конечно, лишь в том случае, если ЕСВ не начислялся).

Нужно ли требовать справку № 2-ЄСВ отдельно, если есть справка по форме № 4-ОПП (№ 34-ОПП)? Да, мы рекомендуем требовать. Дело в том, что регистрация нотариуса в качестве плательщика ЕСВ не производится автоматически, как это делается для субъектов, которые включаются в ЕГР. Нотариусы, хотя и получают такую справку в органе ГФС, должны пройти для ее получения отдельную процедуру, сейчас предусмотренную разд. III Порядка, утвержденного приказом Минфина от 24.11.2014 г. № 1162. И справка № 2-ЄСВ будет подтверждением, что нотариус эту процедуру прошел.

Заметим, что в ОИР (категория 301.10) есть разъяснение, из которого можно сделать вывод, что справки № 4-ОПП (№ 34-ОПП), выданной согласно п. 178.5 НК, для неначисления ЕСВ будет достаточно. Однако есть и другое разъяснение (из категории 301.02), согласно которому подтверждением регистрации нотариуса плательщиком ЕСВ является именно справка по форме № 2-ЄСВ. Более того, ранее были письма Пенсионного фонда (см., например, письмо ПФУ от 19.03.2012 г. № 6183/03-20), требующие для неуплаты ЕСВ отдельного подтверждения.

Нужно ли требовать от нотариуса Свидетельство о праве на занятие нотариальной деятельностью и/или Регистрационное удостоверение о регистрации частной нотариальной деятельности, выдаваемые Минюстом?

Как отражается оплата услуг нотариуса в бухучете?

Оплата услуг нотариуса отражается в учете в зависимости от того, какие нотариальные услуги оказывались. В большинстве случаев вознаграждение частному нотариусу, как и любое другое вознаграждение за профессиональные услуги, следует считать админрасходами и отражать по дебету счета 92 (п. 18 П(С)БУ 16).

Однако если услуги нотариуса были связаны непосредственно с приобретением какого-либо объекта основных средств (например, недвижимости, автомобиля и т. п.) или нематериальных активов, тогда стоимость нотариальных услуг включается в первоначальную стоимость этого объекта (Дт 15) (п. 8 П(С)БУ 7, п. 11 П(С)БУ 8).

Выводы

При оплате услуг частного нотариуса от него нужно получить: расчетный документ произвольной формы, подтверждающий факт оказания услуг и их оплату; справку по форме № 4-ОПП или № 34-ОПП для неудержания НДФЛ и ВС. Для неначисления ЕСВ рекомендуем дополнительно получить от нотариуса справку по форме № 2-ЄСВ (или уведомление о постановке на учет, выданное ПФУ). В бухучете оплата услуг нотариуса отражается в зависимости от того, какие конкретно нотариальные услуги оказывались. В большинстве случаев это административные расходы.

Источник: Баланс

Услуги частного нотариуса оплачены наличными через подотчетное лицо: какие документы нужны? обновлено: 27 сентября, 2017 автором: admin

Как учитывают госпошлину и нотариальный тариф

Стоимость услуг нотариуса оказалась больше суммы установленных тарифов

Нотариус выезжает в офис компании

Документы, которые подтвердят оплату нотариальных услуг

Читайте также: