Как прикрепить уведомление к заявлению

Обновлено: 30.04.2024

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению.

Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя. Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы.

Разрабатывая маршрут прохождения документа, полученного от сторонней организации, следует руководствоваться главным принципом делопроизводства – целесообразностью, т.е. из разнообразия вариантов следует подобрать наиболее подходящие для конкретных условий методы учета переписки, используемые для этих целей технические средства, а также учесть нюансы, свойственные документам конкретной компании. Результатом должен стать четко и детально прописанный процесс работы с документами.

Сортировка

Документы в офис попадают разными путями: их может принести почтальон или курьер, оставить клиент. Не менее популярны для передачи документов факс и электронная почта. Кроме того, в последнее время появился новый способ обращения к руководству и специалистам компании – через форму обратной связи, предлагаемую на официальных сайтах 1 .

Вне зависимости от способа поступления документов, необходимо проверить правильность адресования (доставки), целостность упаковки (если есть) и полноту вложений. Ошибочно доставленные документы возвращаются в почтовое отделение или направляются отправителю с приложением акта.

Конверты (упаковка) прилагаются к письму в случаях, если обратный адрес указан только на конверте. Кроме того, целесообразно оставлять конверты, содержащие судебные документы.

Во всех остальных случаях конверты после изъятия из них вложений можно выбросить.

Допустимо ли вскрывать конверты входящих писем, если в адресе помимо наименования организации указана фамилия сотрудника? Дело в том, что большая часть писем, адресованных, например, лично генеральному директору, не имеет первостепенной важности и фактически может и должна быть передана не первому лицу компании, а нижестоящим структурным подразделениям.

Поступившие извне документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые.

Наличие почтового уведомления, исходящего номера или иных отметок на коммерческом предложении не должно влиять на его значимость в глазах секретаря. Такие письма передаются в профильные подразделения без регистрации.

Особую часть поступивших документов составляют бухгалтерские счета, акты выполненных работ и т.п. Бухгалтерский документооборот отличается от общего и регламентируется не инструкцией по делопроизводству, а учетной политикой компании, в которой нет ни слова о роли секретаря (или службы ДОУ) в бухгалтерском учете. Другими словами, поступившая бухгалтерская документация должна быть передана в бухгалтерию без регистрации. Учет и сохранность таких документов должен организовать главный бухгалтер силами своих подчиненных.

Однако многие секретари сталкиваются с ситуациями, когда утрата таких документов вменяется именно сотруднику, ответственному за обработку поступившей корреспонденции. В результате они тратят неоправданно много времени на регистрацию бесчисленных счетов, накладных и счетов-фактур, что не только не застраховывает от их потери, но и никак не восполняет утрату.

В любом случае (с регистрацией или без таковой) утраченный бухгалтерский акт или счет-фактура восстановимы: достаточно связаться с контрагентом и попросить продублировать потерянный документ, что продуктивнее, чем тратить время на поиск виновных или взваливать на секретаря неоправданную нагрузку по регистрации документов.

Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу?

Вопрос, к какой категории – регистрируемых или нерегистрируемых – отнести документы, полученные по факсу или электронной почте, вызывает много споров. Многие корифеи делопроизводства придерживаются мнения, что такие документы не имеют юридической силы, а посему не подлежат не только регистрации, но и рассмотрению. Это мнение подтверждают требования безопасности при предоставлении третьим лицам персональных данных, банковской тайны и т.п.: такие сведения недопустимо передавать без идентификации запросившего их лица, что невозможно сделать по факсу.

С другой стороны, подобные взгляды идут вразрез с современными технологиями, призванными ускорить решение многих вопросов. Во многих компаниях факс – основной канал обмена информацией: так, в туристическом бизнесе бронирование осуществляется преимущественно по факсу. Центральный банк России рассылает электронные версии своих указаний и запросов без досылки бумажного носителя. На правительственном уровне взят курс на повсеместный переход к электронному документообороту.

Игнорирование запросов клиентов, а тем более вышестоящей организации или контролирующего органа (прокуратуры, МВД, налоговой службы), поступивших по факсу, может повлечь негативные последствия.

Так как же быть? Оцените содержание документа. Если перед вами не реклама, не присланный кому-то из сотрудников текст и автор запроса указал о себе полную информацию, то регистрируйте. Решение отвечать на запрос или оставить его без внимания не входит в компетенцию секретаря.

В нашу организацию приходят письма от индивидуальных предпринимателей или организаций без исходящего номера документа. Это объясняется тем, что у них отсутствует документооборот. Могу ли я их принимать и регистрировать, и если нет, то чем это регламентируется? Ведь не принимать документы я не могу.

Отсутствие регистрационного номера или даты документа, несоответствие расположения реквизитов, а также рукописное изложение текста не дают оснований для отказа в регистрации.

Документы, подлежащие регистрации, могут иметь разную степень значимости. Сжатые сроки для ответа и суровые штрафы за несоблюдение этих сроков содержатся в Налоговом кодексе Российской Федерации (НК РФ) и ряде ведомственных инструкций. Поэтому на данном этапе следует вычленить из общей массы поступившей корреспонденции документы группы риска – они подлежат первоочередной регистрации. В зависимости от характера переписки документы могут также сортироваться по видам (например, в отдельную группу откладывают и регистрируют обособленно обращения граждан). Приведем пример:

Извлечение
из Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации
(утверждена приказом Генпрокуратуры РФ от 29.12.2011 № 450)

2.4.1.1. Поступающая корреспонденция регистрируется в зависимости от вида и содержания документа на алфавитной или ведомственной карточке.

На документах, подлежащих регистрации, проставляется отметка о поступлении. Отметка должна содержать наименование организации, дату (при необходимости – часы и минуты) поступления и учетный номер. В ряде организаций также указывают количество листов документа. Для удобства используют штампы или датеры.

Нумеруют входящие документы валовой нумерацией в пределах календарного года. В случае необходимости входящий номер может быть дополнен опознавательным индексом. Например, при регистрации обращений граждан принято дополнять входящий индекс первой буквой фамилии заявителя.

Регистрационный номер также можно дополнить информацией о способе поступления документа. Например, индекс Ф указывает на то, что документ поступил по факсу, а индекс Э или ЭП напомнит, что обращение пришло по электронной почте.
Если в организации принята децентрализованная система регистрации поступающей корреспонденции, входящий номер следует дополнить индексом подразделения, осуществлявшего регистрацию. Индекс подразделения целесообразнее брать из номенклатуры дел. Например:

Документы, поступившие в организацию, регистрируются один раз в день поступления. Исключение составляют обращения граждан, которые допускается регистрировать в течение 3 дней с момента поступления. В дальнейшем при передаче из подразделения в подразделение документ учитывается под своим первоначальным входящим номером. Никакие дополнительные регистрационные индексы внутренних структурных подразделений на нем не ставятся.

Регистрацию документов можно вести в журнале учета, на специальных регистрационных карточках или в электронном виде (используя Excel или СЭД).

Основная информация о поступившем документе, вносимая в регистрационную форму:

В зависимости от специфики компании в учетную форму могут вноситься иные сведения. Например, кредитные организации при регистрации запросов налоговой службы указывают наименование компании, в отношении которой сделан запрос.

Наличие под исходящим номером заполненной ссылки на № и дату говорит о том, что перед вами ответ на направленный организацией запрос. В данном случае регистратору следует внести информацию о поступившем ответе в журнал (базу) учета исходящих документов (Пример 1).

Пример 1

Внесение в журнал учета исходящих документов информации о полученном ответе

Получен ответ.См. вх. № 345 от 04.04.2012

Информацию о возврате недоставленного письма целесообразнее указывать в журнале учета исходящей корреспонденции (Пример 2). А вот регистрировать их в журнале поступившей корреспонденции не надо.

Пример 2

Внесение в журнал учета исходящих документов информации о возврате отправленного документа

Передача на рассмотрение

Сотрудник, ответственный за учет полученной корреспонденции, должен быть осведомлен о разделении полномочий между руководителями предприятия.

Результатом рассмотрения является резолюция, которую руководитель (или уполномоченное лицо) накладывает на документ. В ней указывается, что, кому и в какие сроки поручает сделать руководитель в отношении указанных в документе вопросов.

Руководитель (уполномоченное лицо) может изложить поручение на документе (или в электронной карточке, если на предприятии принят электронный документооборот). Допускается оформление резолюции на отдельном листе (обычно формата А5) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (Пример 3). Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело. Для типовых документов, требующих однотипных процедур исполнения, целесообразно заготовить шаблоны резолюций.

Пример 3

Оформление резолюции на отдельном листе

Кому: А.А. Иванову, П.П. Петрову

Поручение: Прошу провести проверку изложенных фактов и подготовить ответ.

Семенов Е.Е. Семенов

К вх. № 159 от 30.03.2012

Передача на исполнение

После рассмотрения руководителем (или уполномоченным лицом) документ вновь возвращается в службу, ответственную за учет документации. Содержание резолюции вносится в учетную форму (если это не было сделано автоматически в СЭД). При бумажном документообороте документ тиражируют по числу исполнителей и незамедлительно передают в подразделения, при этом факт передачи подтверждают личной подписью исполнителя в журнале учета или в резолюции (напротив соответствующей фамилии).

По почте к нам поступил документ на бланке с регистрационным номером, направленный в юридическую службу, но как таковой юридической службы у нас нет – есть просто юрист. Документ содержит вопросы и подписан ведущим экономистом и начальником отдела кадров. Имеет ли право юрист дать ответ и поставить свою подпись на бланке нашей организации?

Исполнение документа

Под исполнением понимают решение поставленных в документе вопросов. Так, исполнением приказа вышестоящей организации может быть проведение каких-либо мероприятий, пересмотр порядка ведения определенных процессов. Выполнение жалобы гражданина подразумевает проверку изложенных фактов. Как правило, итогом исполнения документа является ответ. Однако не все документы, поступившие в организацию, требуют исполнения и ответа. Часть из них присылается в порядке информации.

Каким должен быть срок исполнения входящего письма, если руководитель не указал в резолюции срок исполнения?

Сегодня единых сроков ответа на запрос не установлено. Коммерческие организации сами вправе устанавливать их на письма-запросы. Эти сроки закрепляются во внутренних нормативных документах. Если ни в тексте документа, ни в резолюции руководителя нет указания сроков, современный деловой этикет предписывает дать ответ в течение 10–14 дней. Этого времени обычно достаточно, чтобы разобраться в ситуации.

для писем-поручений и писем-запросов вышестоящих учреждений и организаций – к указанному в них сроку или в течение 10 дней;

Однако в настоящее время ГСДОУ не является нормативным документом и ее положения можно рассматривать не более чем как рекомендации.

При установлении сроков ответа следует внимательно изучить нормативные документы, регламентирующие направление деятельности конкретной организации.

Извлечение
из Федерального закона № 59-ФЗ

Статья 12. Сроки рассмотрения письменного обращения

1. Письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения 4 .

Извлечение
из Налогового кодекса Российской Федерации

Статья 86. Обязанности банков, связанные с учетом налогоплательщиков

[…] 2. Банки обязаны выдавать налоговым органам справки о наличии счетов в банке и (или) об остатках денежных средств на счетах, выписки по операциям на счетах организаций (индивидуальных предпринимателей), а также справки об остатках электронных денежных средств и переводах электронных денежных средств в соответствии с законодательством Российской Федерации в течение трех дней со дня получения мотивированного запроса налогового органа 5 .

Статья 93. Истребование документов при проведении налоговой проверки

[…] 3. Документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются в течение 10 дней (20 дней – при налоговой проверке консолидированной группы налогоплательщиков) со дня получения соответствующего требования.

Статья 93.1. Истребование документов (информации) о налогоплательщике, плательщике сборов и налоговом агенте или информации о конкретных сделках

[…] 5. Лицо, получившее требование о представлении документов (информации), исполняет его в течение пяти дней со дня получения или в тот же срок сообщает, что не располагает истребуемыми документами (информацией).

Не забывайте, что порой несоблюдение предписанных для ответа сроков влечет суровые последствия.

Извлечение
из Налогового кодекса Российской Федерации

Статья 126. Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля

1. Непредставление в установленный срок 6 налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных настоящим Кодексом и иными актами законодательства о налогах и сборах, если такое деяние не содержит признаков налоговых правонарушений, предусмотренных ст. 119 и 129.4 настоящего Кодекса, … влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.

Статья 135.1. Непредставление банком справок (выписок) по операциям и счетам в налоговый орган

Отметка об исполнении документа

Информацию об исполнении вносят в журнал (базу) учета входящих документов (Пример 4). Помимо номера и даты ответа можно указать способ передачи ответа (почтой, лично и т.п.). Не доверяйте своей памяти: если в процессе прохождения документа возникли осложнения (ошибочная засылка, нарушение срока предоставления ответа и т.п.), фиксируйте эти факты в журнале (базе) учета. Также следует вернуться к учетной записи в случае продолжения переписки. Ниже приведена типовая схема прохождения входящих документов.

Пример 4

Внесение в журнал учета входящих документов дополнительной информации

Деятельность

Государственные услуги и функции

Кадастровый учет и (или) регистрация прав

Необходимые документы

ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ КАДАСТРОГО УЧЕТА И (ИЛИ) РЕГИСТРАЦИИ ПРАВ

Форма заявления о государственном кадастровом учете недвижимого имущества и (или) государственной регистрации прав на недвижимое имущество (ссылка на форму) и требования к его заполнению, а также требования к формату такого заявления и представляемых с ним документов в электронной форме утверждены приказом Росреестра от 19.08.2020 № П/0310.

Порядок представления заявления и документов:

Заявление о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав и прилагаемые к нему документы представляются в орган регистрации прав в порядке, установленном приказом Росреестра от 30.12.2020 № П/0509:

в форме документов на бумажном носителе:

- посредством личного обращения в орган регистрации прав, к уполномоченному лицу органа регистрации прав при выездном приеме, через МФЦ;

- посредством почтового отправления с объявленной ценностью при его пересылке, описью вложения и уведомлением о вручении;

- в форме электронных документов и (или) электронных образов документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации, если иное не предусмотрено федеральным законом:

Заявление о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав и прилагаемые к нему документы в форме документов на бумажном носителе посредством личного обращения представляются независимо от места нахождения объекта недвижимости в подразделение органа регистрации прав или многофункциональный центр согласно перечню подразделений органа регистрации прав и многофункциональных центров, который опубликован на официальном сайте .

Заявление о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав и прилагаемые к нему документы в форме документов на бумажном носителе посредством почтового отправления направляются в подразделение органа регистрации прав согласно перечню подразделений органа регистрации прав, который опубликован на официальном сайте.

В случае представления заявления о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав и прилагаемых к нему документов посредством почтового отправления:

подлинность подписи заявителя на заявлении должна быть засвидетельствована в нотариальном порядке, а также в нотариальном порядке удостоверена доверенность, подтверждающая полномочия представителя заявителя;

сделка с объектом недвижимости должна быть нотариально удостоверена;

доверенность, подтверждающая полномочия лица, совершившего сделку, должна быть нотариально удостоверена, если подлежащая государственной регистрации сделка с объектом недвижимого имущества или сделка, на основании которой подлежит государственной регистрации право либо ограничение права и обременение объекта недвижимости, совершена представителем, действующим на основании доверенности;

к заявлению дополнительно прилагаются копия документа, удостоверяющего личность физического лица (правообладателя, стороны или сторон сделки, а также представителя данных лиц, если заявителем является представитель), и копия документа, удостоверяющего личность физического лица - представителя юридического лица (если правообладателем, стороной или сторонами сделки являются юридические лица).

Документы, прилагаемые к заявлению

К заявлению о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав прилагаются, если федеральным законом не установлен иной порядок представления (получения) документов и (или) содержащихся в таких документах сведений, следующие документы:

документ, подтверждающий полномочия представителя заявителя (если с заявлением обращается его представитель);

документы, являющиеся основанием для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав;

При представлении заявления о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав посредством личного обращения физическое лицо предъявляет документ, удостоверяющий его личность, а представитель физического лица - также нотариально удостоверенную доверенность, подтверждающую его полномочия, если иное не установлено федеральным законом. (В случае, если полномочия представителя органа государственной власти или органа местного самоуправления подтверждаются доверенностью, составленной на бланке данного органа и заверенной печатью и подписью руководителя данного органа, нотариальное удостоверение такой доверенности для ее представления вместе с соответствующим заявлением о государственной регистрации прав не требуется.)

Представление документа, подтверждающего внесение государственной пошлины за осуществление государственной регистрации прав, вместе с заявлением о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав не требуется. Заявитель вправе представить такой документ по собственной инициативе.

Основания для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав

акты, изданные органами государственной власти или органами местного самоуправления в рамках их компетенции и в порядке, который установлен законодательством, действовавшим в месте издания таких актов на момент их издания, и устанавливающие наличие, возникновение, переход, прекращение права или ограничение права и обременение объекта недвижимости;

договоры и другие сделки в отношении недвижимого имущества, совершенные в соответствии с законодательством, действовавшим в месте расположения недвижимого имущества на момент совершения сделки;

акты (свидетельства) о приватизации жилых помещений, совершенные в соответствии с законодательством, действовавшим в месте осуществления приватизации на момент ее совершения;

свидетельства о праве на наследство;

вступившие в законную силу судебные акты;

решения третейских судов, по которым выданы исполнительные листы в соответствии с вступившими в законную силу судебными актами судов общей юрисдикции или арбитражных судов, вместе с такими исполнительными листами;

акты (свидетельства) о правах на недвижимое имущество, выданные уполномоченными органами государственной власти в порядке, установленном законодательством, действовавшим в месте издания таких актов на момент их издания;

межевой план, технический план или акт обследования, подготовленные в результате проведения кадастровых работ в установленном федеральным законом порядке, утвержденная в установленном федеральным законом порядке карта-план территории, подготовленная в результате выполнения комплексных кадастровых работ;

иные документы, предусмотренные федеральным законом, а также другие документы, которые подтверждают наличие, возникновение, переход, прекращение права или ограничение права и обременение объекта недвижимости в соответствии с законодательством, действовавшим в месте и на момент возникновения, прекращения, перехода прав, ограничения прав и обременений объектов недвижимости;

наступление обстоятельств, указанных в федеральном законе.

Требования к документам

Документы, устанавливающие наличие, возникновение, переход, прекращение, ограничение права и обременение недвижимого имущества и представляемые для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав, должны соответствовать требованиям, установленным законодательством Российской Федерации, и отражать информацию, необходимую для государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав на недвижимое имущество в ЕГРН.

Тексты документов, представляемых для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав в форме документов на бумажном носителе, должны быть написаны разборчиво, наименования юридических лиц - без сокращения с указанием их мест нахождения. Фамилии, имена и при наличии отчества физических лиц, адреса их мест жительства должны быть написаны полностью.

Если представленные в форме документов на бумажном носителе заявление и документы имеют подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные не оговоренные в них исправления, либо такие документы исполнены карандашом, имеют серьезные повреждения, которые не позволяют однозначно истолковать их содержание, то орган регистрации прав обязан возвратить такие заявление и документы, прилагаемые к нему, без рассмотрения.

Необходимые для осуществления государственной регистрации прав документы в форме документов на бумажном носителе, выражающие содержание сделки, являющейся основанием для государственной регистрации наличия, возникновения, прекращения, перехода, ограничения права и обременения недвижимого имущества, а также иные необходимые для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав документы в форме документов на бумажном носителе (за исключением актов органов государственной власти, актов органов местного самоуправления, а также судебных актов, установивших права на недвижимое имущество) представляются в экземпляре-подлиннике. Такие документы с отметкой об их переводе в форму электронного образа документа (за исключением случаев, установленных законом) возвращаются заявителю после завершения процедуры осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав вместе с иными подлежащими выдаче документами.

Межевой план, технический план, акт обследования, карта-план территории представляются в орган регистрации прав исключительно в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью кадастрового инженера.

Копии актов органов государственной власти, актов органов местного самоуправления в форме документов на бумажном носителе, а также судебных актов, установивших права на недвижимое имущество, в форме документов на бумажном носителе представляются для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав в одном экземпляре, который после сканирования при выдаче документов после осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав возвращается заявителю.

Заявление о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав в форме документа на бумажном носителе представляется в единственном экземпляре-подлиннике.

Если документы представляются для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав в форме электронных документов, электронных образов документов такие документы представляются:

Документы, представляемые в форме электронных документов, должны соответствовать требованиям, установленным законодательством Российской Федерации, и подписываться усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченных на то лиц, сторон договора или определенных законодательством Российской Федерации должностных лиц в установленных законодательством Российской Федерации случаях.

Документы, представляемые в форме электронных образов документов, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью лиц, подписавших такие документы на бумажном носителе, или лиц, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации уполномочены заверять копии таких документов в форме документов на бумажном носителе.

Сформированный комплект документов, необходимых для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав и представляемых в форме электронных документов, электронных образов документов, должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя.

ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ ПРАВА НА ОСНОВАНИИ ДОГОВОРА КУПЛИ-ПРОДАЖИ ОБЪЕКТА НЕЖИЛОГО НАЗНАЧЕНИЯ

ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ ПРАВА СОБСТВЕННОСТИ НА ОБЪЕКТ ДОЛЕВОГО СТРОИТЕЛЬСТВА

ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ ПРАВА СОБСТВЕННОСТИ ЗАСТРОЙЩИКА НА ЖИЛОЕ (НЕЖИЛОЕ) ПОМЕЩЕНИЕ, НАХОДЯЩЕЕСЯ В МНОГОКВАРТИРНОМ ДОМЕ, НЕ ЯВЛЯЮЩЕЕСЯ ПРЕДМЕТОМ ДОГОВОРА УЧАСТИЯ В ДОЛЕВОМ СТРОИТЕЛЬСТВЕ

Чтобы компаниям участвовать в госзакупках, нужно пройти регистрацию в ЕИС и получить аккредитацию на электронных торговых площадках.

Никита Бланков

Технолог продуктов для госзакупок в Тинькофф Бизнесе

Чтобы компаниям участвовать в госзакупках, сначала нужно пройти регистрацию в ЕИС и получить аккредитацию на электронных торговых площадках. Рассказываем, как это сделать.

Что такое ЕИС и что дает регистрация в ней

ЕИС — так сокращенно называется Единая информационная система в сфере госзакупок. Это портал с информацией обо всех государственных тендерах, которые не содержат гостайну.

Главная страница ЕИС

Это бесплатный сайт для поставщиков, заказчиков и представителей органов контроля. Вся информация публикуется в открытом доступе — это сделано специально, чтобы повысить прозрачность всей системы госзакупок.

Все поставщики обязаны регистрироваться в ЕИС, чтобы получить аккредитацию на восьми федеральных электронных площадках:

Аккредитация позволяет участвовать в закупках по 44-ФЗ, 615-ПП, а также 223-ФЗ для малого и среднего бизнеса. Для участия в других тендерах по 223-ФЗ придется проходить отдельную регистрацию уже на самих площадках.

Что нужно для регистрации

Зарегистрироваться в ЕИС могут любые компании. Вот что нужно сделать перед тем, как начать сам процесс регистрации:

Подготовить учредительные документы и заполнить заявление о согласии на совершение крупных сделок.
Оформить квалифицированную электронную подпись.
Настроить браузер.
Установить плагин для работы с порталом госуслуг.

Документы. Для регистрации в ЕИС понадобится копия устава.

Еще должно быть заполненное заявление о согласии на совершение крупных сделок. Оно определяет, в закупках какого масштаба компания будет участвовать. В качестве максимальной суммы можно выбрать любое число, например 50 млн рублей. Главное — его же потом указать в анкете ЕИС.

Квалифицированная электронная подпись нужна для того, чтобы удаленно и без личных встреч подписывать документы. Подпись можно хранить на компьютере, но безопаснее на специальном защищенном носителе — токене, который выглядит как флешка.

В госзакупках используют самый защищенный вид электронной подписи. Оформить ее можно только в удостоверяющих центрах, которые аккредитованы Минсвязью. Обычно подпись действует год, после этого ее переоформляют.

Для регистрации в ЕИС обязательно нужно выпустить подпись для руководителя компании. Если в закупках будут участвовать другие сотрудники, например тендерные специалисты, им потребуются личные электронные подписи.

Настройка браузера. Для работы в личном кабинете в ЕИС подходят браузеры, которые совместимы с российской криптографией. Их всего два:

Установка плагина для работы с порталом госуслуг. О портале и его роли в процессе регистрации мы поговорим дальше, но плагин установим сразу.

Плагин — это специальная программа для работы с электронной подписью на портале госуслуг. Без плагина ее нельзя будет использовать.

Предварительная регистрация в ЕСИА

Чтобы не возникало вопросов, кто именно участвует в закупках, компании понадобится учетная запись в ЕСИА. Для этого нужно:

Зарегистрировать руководителя компании.
Создать профиль компании.

онлайн в своем банке, если он есть в списке;
с помощью электронной подписи;
лично в одном из центров обслуживания;
заказным письмом через Почту России.

Создание профиля компании. Зарегистрировать юрлицо на портале госуслуг может сам руководитель или представитель компании, у которого есть право действовать от лица компании без доверенности. На этом этапе понадобится электронная подпись.

Кроме учетной записи компании, можно еще создать учетную запись для ИП

После этого руководитель может добавить в личном кабинете сотрудников и делегировать им полномочия — они отличаются в зависимости от деятельности компании и доступных ей госуслуг. Чтобы сотрудника можно было привязать к компании, у него должна быть подтвержденная запись физлица в ЕСИА.

Инструкция по регистрации в ЕИС

Зарегистрировать компанию в ЕИС может только руководитель. Весь процесс состоит из нескольких этапов:

Поставщики могут использовать только личный кабинет участников закупок

После этого портал госуслуг попросит разрешение поделиться данными с порталом госзакупок. Среди них — просмотр ИНН, СНИЛС, мобильного телефона и сведений о компании. Без этого продолжить регистрацию нельзя.

Список возможных участников госзакупок

Дальше появится анкета. Большая часть сведений автоматически подтянется из ЕСИА, остальное нужно заполнить вручную. Все сведения должны быть правдивыми.

Когда будете оставлять контактные данные и адрес электронной почты, укажите те, которыми вы действительно пользуетесь. Это нужно, чтобы вы могли получать уведомления после подачи заявки на участие в госзакупках.

Если документов не хватает или не все поля заполнены, система предупредит об этом

Когда внесены сведения о компании, нужно добавить информацию о ее руководителе. Основная часть также подтянется автоматически после того, как будет указана почта, а остальное вносится вручную.

Размещение данных о поставщике в Едином реестре участников закупок — ЕРУЗ. После проверки сведений информация о поставщике появится в реестре.

Найти информацию о любом поставщике можно через поиск

Отправка данных о включении в ЕРУЗ на ЭТП. После того как информация о поставщике будет добавлена в реестр, ЕИС автоматически известит об этом все федеральные электронные площадки.

Как только на площадках откроют доступ, от них начнут приходить письма на указанную в анкете ЕИС почту — с инструкциями и советами по использованию всех возможностей. С этого момента компания может участвовать в закупках по 44-ФЗ.

Через три года регистрацию в ЕИС нужно пройти заново.

Особенности регистрации в отдельных ситуациях

Общий порядок похож для всех участников закупок, но есть и нюансы.

Если подписи нет, сначала нужно обратиться на одну из электронных площадок — предоставить данные о себе и документы. После их проверки площадка сама отправляет сведения в ЕИС, где поставщика автоматически регистрируют. Информация о нем попадает в реестр, и его аккредитовывают уже на всех площадках.

В отличие от поставщиков с подписью, заходить на площадки представители иностранных компаний смогут по логину и паролю.

На сайте госзакупок есть актуальные схемы, которые помогут разобраться с процессом регистрации для всех типов поставщиков.

Распространенные ошибки при регистрации

Регистрацию руководитель должен проходить лично, так как все данные нужно подписывать электронной подписью. А ее по закону нельзя передавать другим людям.

Программное обеспечение не отвечает требованиям ЕИС. Мы уже писали, что для корректной работы портала госзакупок нужно подготовить свой компьютер: использовать определенные браузеры и установить специальные программы.

Если проблемы связаны с программным обеспечением, попробуйте очистить кэш и проверьте еще раз настройки браузера и программ.

Сроки регистрации

Чтобы понять, сколько времени уйдет на весь процесс, посмотрим, как долго по закону может длиться каждый этап.

Это максимальные сроки. Но процесс может пойти быстрее. Например, если у руководителя и компании уже есть учетные записи в ЕСИА.

В любом случае лучше заложить больше времени и пройти весь путь заранее — хотя бы за одну-две недели до участия в закупках.

Электронная подпись для бизнеса

Одна подпись для множества задач:

участвовать в закупках онлайн;
сдавать отчеты через интернет;
общаться с госорганами не выходя из офиса.

Клиенты Тинькофф Бизнеса могут оформить подпись онлайн — в личном кабинете.

Сейчас читают

Как стартовать в госзакупках с минимальным риском

Есть три способа госзакупок, которые эксперты рекомендуют начинающим поставщикам. Что это за способы и как участвовать, рассказываем в статье

Основные изменения в госзакупках для поставщиков с 2022 года

С 1 января 2022 года госзакупки станут проще и доступнее для начинающих поставщиков — разбираем все изменения в статье.

Будьте в курсе событий бизнеса

Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее

Нюансы получения уведомления о вручении заказного письма

В XXI веке отправкой писем через почту все реже стали пользоваться в быту, но такой способ донесения информации постоянно применяется в бизнесе или иной деятельности, связанной с необходимостью ведения деловой переписки и соблюдения правил документооборота, где требуется направление заказных писем с уведомлением для подтверждения того или иного юридического факта. В настоящей статье разберемся, что делать, если не пришло обратно уведомление о вручении заказного письма, а также детально изучим такой способ коммуникации и донесения необходимой официальной информации.

Зачем может понадобиться уведомление о доставке письма

Как правило, заказными письмами с идентификационным номером и уведомлением отправляется документальная или письменная информация, имеющая большое значение для отправителя или получателя. На каждой стадии доставки идентификатор регистрируется в единой, постоянно обновляемой базе данных для возможности отслеживания местоположения корреспонденции, исключая необходимость ждать обратной связи с получателем.

В качестве причины для отправления заказного письма с уведомлением может быть:

желание отслеживать местонахождение и факт получения направленной корреспонденции;
необходимость получить уведомление с подписью получателя для дальнейшего использования, к примеру, в суде в качестве подтверждения факта доставки письма;
особая важность отправления, в случае утраты которого могут наступить неблагоприятные последствия как для отправителя, так и для получателя.

Каждый самостоятельно определяет для себя, в каких ситуациях требуется отправка заказного письма с уведомлением.

Ничего сложного и сверхъестественного в процедуре отправки заказного письма с уведомлением нет, однако потребуется потратить некоторое время на подготовку, а также сделать прогулку в почтовое отделение.

Хронология действий следующая:

подготовьте документацию, а также составьте опись вложения, чтобы получатель мог сверить содержимое;

вложите корреспонденцию в конверт и заклейте его;
на лицевой стороне конверта впишите наименования и адреса отправителя и получателя;
попросите у сотрудника почты специальный бланк-уведомление, в котором дублируется информация, отображенная на лицевой стороне конверта. Бланк предоставляется на безвозмездной основе;
приклейте бланк на оборотной стороне и отдайте сотруднику почты;
оплатить отправление.

Важно! Для того чтобы уведомление выступало не только в качестве подтверждения факта доставки письма, рекомендуется вкратце написать, что именно вы отправляете. Это не противоречит правилам и может сыграть решающую роль в качестве доказательства.

Куда приходит уведомление

Единственное место, куда приходит уведомление о доставке письма, – отправитель.

В момент вручения письма получатель должен оставить свою подпись на уведомлении, которое в последующем возвращается отправителю исходя из его прямого назначения – удостоверения факта доставки отправления.

Срок доставки уведомления отправителю

После вручения отправления получателю уведомление возвращается отправителю срочным способом и передается в порядке, регламентированным для простых почтовых отправлений. Срок доставки документа напрямую зависит от расстояния между отправителем и получателем и составляет в среднем 3-5 дней.

В некоторых случаях срок доставки документации может исчисляться неделями, однако следует регулярно отслеживать местоположение корреспонденции.

Порядок действий, если уведомление не пришло

К сожалению, Почта России не всегда надлежащим образом исполняет свои обязательства, и уведомления о доставке заказных писем нередко теряются и не приходят обратно. Чтобы найти уведомление, можно действовать несколькими последовательными и параллельными способами.

Заказному письму присваивается трек-номер. Это означает, что можно отследить весь маршрут перемещения отправления и выяснить, в какое последнее почтовое отделение оно было доставлено.

Ни для кого не секрет, что в отделениях Почты России всегда очередь и высокая загруженность работников. В связи с этим внесение информации об отправлении редко совпадает с днем регистрации заказного письма с уведомлением. Зачастую сведения вносятся через 2-3 дня. Поэтому попытки отследить отправление раньше этого срока редко увенчиваются успехом.

Выждав контрольные сроки доставки заказного письма, а также время на возврат уведомления и предварительно выяснив конечную точку доставки отправления, следует обратиться в почтовое отделение с заявлением на поиск уведомления.

Если действия почты оказались нерезультативными, то незамедлительно обращайтесь на имя руководителя отделения с претензией о ненадлежащем исполнении Почтой взятых на себя обязательств.

Вы, как клиент Почты России, заплатили деньги за своевременное и качественное предоставление почтовых услуг, что дает право требовать устранить нарушение прав потребителя.

Ни в коем случае нельзя выбрасывать или терять квитанцию об оплате почтовых услуг. В противном случае будет сложно доказать факт отправки письма.

Преимущества использования заказных писем

В современном мире цифровых технологий мы привыкли пользоваться электронными средствами коммуникации – социальными сетями, электронными ящиками или мессенджерами, однако использование услуг почты иногда необходимость, особенно если речь идет о пересылке важных документов.

Выделим несколько причин, по которым стоит использовать заказной способ отправки корреспонденции:

подготовленное отправление лично передается в руки сотруднику почты, а взамен выдается квитанция об оплате услуг. Просто опуская письмо в почтовый ящик, нет никакой гарантии его успешного прибытия в пункт назначения;
принимая конверт и оплату, почта берет на себя обязательства по надлежащей доставке почтового отправления;
присвоение идентификационного номера позволяет в любое время отслеживать местоположение письма;
по сравнению с услугами курьерских служб, отправка заказной корреспонденции стоит существенно дешевле;
на руках остается документальное подтверждение направления корреспонденции, что также может использоваться в судебных разбирательствах.

Несмотря на наличие преимуществ, услуги Почты России не особо пользуются популярностью, ввиду наличия множества фактов кражи и небрежного отношения к посылкам клиентов. Поэтому, отправляя ценное письмо, всегда есть вероятность того, что получатель его не дождется, а вы не получите уведомление.

Полезные советы

Предлагается ознакомиться с некоторыми рекомендациями, позволяющими получить некоторую выгоду при отправке заказной корреспонденции:

Конверты. В отделениях Почты России конверты реализуются с огромной наценкой, достигающей 400-500% от себестоимости. Если в силу различных причин вам приходится часто делать отправления, рекомендуется заранее приобретать конверты в канцелярских магазинах.
Марки. Правилами предоставления почтовых услуг допускается оплата писем почтовыми марками, в том числе и заказных. Преимущество заключается в том, что вы не оплачиваете 18% НДС, и посылка обходится дешевле.
При подготовке отправления на почте сообщите сотруднику, что желаете самостоятельно наклеить марки. Иногда представители почты взимают за такую услугу оплату.
Если время доставки имеет значение, то воспользуйтесь типом отправления 1 класса.
На уведомлении указывайте краткое описание отправляемого документа. Письмо не будет считаться с описью, однако в суде может быть принято как факт своевременного уведомления.
Никогда не выбрасывайте чек об отправке. Даже если вы убедились в доставке письма и ожидаете прихода уведомления.

Почта России занимает монопольное положение в сфере предоставления почтовых услуг, и иногда без подтверждающей документации об отправке просто не обойтись. Вместе с тем, следует быть готовым к непредвиденным трудностям и активным действиям по поиску уведомления о вручении, а также отстаивании нарушенных прав.

Протестируйте наш бесплатный сервис подбора самой выгодной или быстрой доставки по России !

По классификатору налоговых документов она имеет номер 1150063 и состоит из четырех страниц. Все ли страницы требуют заполнения и каким образом можно подать данное заявление? Рассмотрим в этой статье.

Почему так много страниц в заявлении

Статья 361.1 НК РФ, устанавливает заявительный характер предоставления льготы по транспортному налогу. Как правило, льготные категории налогоплательщиков имеют льготы сразу по нескольким налогам. Форма по КНД 1150063 заявляет о льготах сразу по нескольким налогам: транспортному, земельному и имущественному.

Налогоплательщику достаточно подать одно такое заявление, заполнив в нем только необходимые страницы. Естественно, титульный лист заполняется обязательно. Дальше же все зависит от наличия у заявителя транспортного средства, земельного надела, квартиры или жилого дома, а также от региона его проживания. Так как некоторые регионы, например, не предоставляют льготы по транспортному налогу многодетным семьям или пенсионерам.

Итак, страница 2 заявления заполняется на предоставление льготы по транспортному налогу, страница 3 по земельному, а страница 4 по имущественному налогу.

Но нумерация страниц в документе не проставлена. Вы заполняете только те страницы, по которым есть обязанность уплаты и одновременно положены льготы, а затем нумеруете страницы сами.

Если заполняется заявления для предоставления только одной льготы, то заполняются две страницы. Если льготы две, то страниц будет три, если нужно оформить все три льготы, то заполняются все страницы без исключения.

Если у налогоплательщика два или более имущества одной категории

Как правило, льгота распространяется лишь на одно транспортное средство налогоплательщика, на один земельный участок и одно жилое помещение, но льготник сам имеет право выбрать на какое из них оформить льготу.

Именно выбранный объект и нужно вписать в заявление на льготы.

Конечно, если 100% льгота может покрыть налог на одно транспортное средство, а у заявителя в собственности мотоцикл и автомобиль, то указать следует автомобиль. На мотоцикл транспортный налог будет меньше.

Как известно, льготируется только шесть соток земельного надела. А значит, имея участки земли в пять соток и восемь, выгоднее заявить льготу на тот участок, что больше, а если оба участка раны или более шести соток, то все равно на который эта льгота будет обращена.

По жилому помещению, принадлежащему налогоплательщику ситуация та же. Выгоднее оформить льготу на помещение с максимальной суммой налога к уплате.

Заполнение заявления рукописным способом

Заявление можно заполнить ручкой с черными чернилами от руки или набрать данные в программе вроде Excel.

В каждом квадратике указывается одна заглавная печатная буква, цифра или символ. Все пустые клеточки при этом помечаются прочерком по всей длине или по правой части показателя при его неполном заполнении.

Заявление в программе

Заявление можно заполнить с помощью программного обеспечения и распечатать. При этом рекомендован к использованию шрифт Courier New высотой 16 — 18 пунктов.

Можно использовать бесплатную программу Налогоплательщик ЮЛ.

Налогоплательщик ЮЛ поможет не просто заполнить форму, но и проверить правильность заполнения всех полей. К тому же, если впоследствии вы захотите поменять объект, на который будет распространяться льгота, то у вас останется заполненное заявление, где нужно будет просто внести изменения по объекту.

Заявление в личном кабинете налогоплательщика

Все больше людей регистрируются на сайте налоговой службы и имеют там личный кабинет налогоплательщика. Это самый удобный способ общения с налоговой.

При этом ничего не нужно распечатывать и нет необходимости посещать лично ИФНС, почту или МФЦ.

Варианты подачи заявления

Оформленное в личном кабинете заявление автоматически оказывается в ИФНС по месту регистрации в момент отправки.

Сроки предоставления заявления

Каких-то жестких сроков по предоставлению заявления нет. Более того, вы вообще можете его не подавать, тем самым отказавшись от льгот.

Ничего страшного не произойдет, если вы сделаете это позже. Например, вы получили требование об уплате имущественных налогов, где отсутствует информация о ваших льготах. Вы вправе подать заявление и в этот срок, но оплату следует произвести все же до 1 декабря, чтобы избежать пеней и штрафов.

Рассмотрим и другой вариант. Вы уплатили имущественные налоги в полном объеме, а затем узнали о том, что имеете право на льготу. Подайте заявление КНД 1150063, указав сроки начала действия вашей льготы, и дополнительно заполните форму КНД 1150058 о возврате суммы излишне уплаченного (взысканного, подлежащего возмещению) налога (сбора, страховых взносов, пеней, штрафа).

АКЦИЯ ГОДА

Читайте также: