Как правильно писать в приказе сначала должность потом фио или наоборот

Обновлено: 06.07.2024

Приказы в любой компании — это основной распорядительный документ. Они могут быть разного назначения, но суть у них одна — внедрить, утвердить какое-либо решение или проинформировать сотрудников об изменениях. Обычно выделяют три группы приказов: по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам и по основной деятельности. К последней группе относят те документы, которые касаются делопроизводственных процессов и затрагивают весь коллектив.

Давайте разберем, как правильно структурировать и написать приказ по основной деятельности, сделать шаблон и не допустить ошибок. Это статья, своего рода, шпаргалка для начинающих.

Какие виды приказа по основной деятельности бывают

Официального разделения приказов по видам нет, все они издаются в целях исполнения административных решений. Компания может самостоятельно разработать внутреннюю инструкцию или отдельное приложение и утвердить классификацию приказов по ОД.

Можно классифицировать приказы по цели их издания и по характеру информации, которая в них содержится. Нумерация для каждого ведётся отдельно.

инициативные – в них даётся разъяснение необходимости создания документа и приводится обоснование административных решений;

исполнительные – издаются для выполнения распоряжений вышестоящего руководства. В них обязательно присутствуют основные атрибуты директивы (указа, постановления и др.) – автор, дата номер и заголовок без сокращений.

структурные вопросы. Утверждается штатное расписание, его изменения, создание филиалов, представительств;
разработку, утверждение, введение в действие внутренней документации. Здесь закрепляются должностные инструкции, правила внутреннего распорядка, графики отпусков, классификаторы, различные положения, касающиеся общей деятельности организации;
создание различных комиссий и групп — освещают создание, правила и условия деятельности инспекционных и аттестационных комиссий, рабочих групп;
финансовую политику — утверждается положение об оплате труда, о премировании сотрудников, о выплате материальной помощи, отражаются другие вопросы, связанные с финансами;
вопросы охраны труда — конкретизируются законодательные и подзаконные акты по охране труда с учетом особенностей деятельности организации;
работу по планам развития – задачи, планы-графики, анализы потенциала;
вопросы снабжения — формулируются критерии выбора видов и способов снабжения, его планирование и нормирование.

Как правильно оформить приказ

Приказы можно составлять на фирменных бланках или на стандартных листах бумаги формата А4, которые допускается использовать с обеих сторон. Правила оформления документа определяет администрация компании самостоятельно, и закрепляет их в утвержденных внутренних руководствах. Принято использовать государственный стандарт, что облегчает переписку при межведомственных контактах.

Как составить шаблон приказа в MS Word

Подготовленный заранее шаблон приказа в MS Word поможет упростить работу делопроизводителя и секретаря. Не нужно будет каждый раз вспоминать правила оформления приказа, выставлять разметку, выравнивать и т.д. Открыли шаблон и начинайте сразу с главного — с изложения воли руководства. С чего начать?

1. Выставляем значения полей: левая, верхняя и нижняя граница поля должны быть не менее 20 мм, правая – не меньше 10.

4. Располагаем реквизиты по указаниям Росархива. Пример ниже.

Типичные ошибки

Чаще всего ошибки возникают в результате незнания или игнорирования утвержденных правил оформления деловых бумаг.

1. Не совпадают даты. По правилам делопроизводства приказ регистрируется в день подписания, поэтому дата должна быть одна.

2. Указывается только сокращенное название учреждения. В Примерной инструкции четко определено, что наименование организации должно соответствовать уставным документам. В приказе указывается и развёрнутое, и сокращенное.

5. Не определены сроки исполнения решения, исполнитель или ответственный за контроль.

Неправильно: Провести инструктаж по требованиям безопасности.
Такая формулировка не даёт достаточной информации для выполнения поручения, пункт останется без реализации.

Правильно писать так: Инженеру по охране труда Иванову В.И. в срок до 21 сентября провести инструктаж с работниками цеха по выполнению требований безопасности. Контроль исполнения возложить на заместителя директора Воробьеву Т.С.

6. Используется повествовательный стиль изложения. Это уже не делопроизводство, а свободное творчество. В официальном распоряжении всё конкретно: обстоятельства, исполнитель, поручение, срок исполнения, предписание.

7. Сокращения в наименованиях должностей и подразделений. В инструкции, устанавливающей правила оформления приказов компании, прописывают формы написания должностей и структурных подразделений, которых нужно придерживаться. Вообще, по деловой этике, в официальных текстах используются только общепринятые сокращения.

Это только несколько ошибок, допускаемых исполнителями. На самом деле их намного больше. Чтобы избежать таких ляпов, нужно основательно изучить руководства и быть внимательными. Ну и шаблон в помощь!

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

Термины и разграничения

Приказы и распоряжения сходны между собой, являясь распорядительными документами руководства по отношению к персоналу, инструментами, посредством которых происходит процесс управления организацией. По сути, это локальные нормативные акты, в которых задокументированы решения руководства.

Приказ – единоличный локальный правовой акт, издаваемый руководителем компании или его заместителем, исполняющим соответствующие обязанности в момент издания приказа. Он предназначен для решения вопросов основной деятельности или кадровых вопросов. Приказом называют также правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления или его структурного подразделения с целью решения задач, стоящих перед органом. Может иметь отношение к широкому кругу руководителей, независимо от подчиненности, и иметь силу не ЛНА, а общего нормативного акта.

Распоряжение – издается руководителем компании, его заместителями по оперативным вопросам, главным образом организационного характера. Они касаются исполнения приказов, правил, инструкций, иных нормативных актов; механизмов доведения решений высшего руководства до руководителей низших рангов и рядовых работников. Часто распоряжение ограничено по времени действия и касается ограниченного круга лиц.

На заметку! Приказание – специфическая форма распорядительного документа, характерная для воинских учреждений. Издается командиром, начальником учреждения.

Как применять документы

Из определений вытекает, что распоряжение, в отличие от приказа, носит в первую очередь рекомендательный характер. Оно указывает на наиболее оптимальный способ решения какой-либо задачи руководства и требует согласия. Приказ требует безусловного подчинения, точности исполнения. В то же время во многих ситуациях распоряжение по своему содержанию близко к приказу.

Обратим внимание на некоторые характерные черты двух документов:

Пример приказа — приказ о приеме на работу, а распоряжением может оформляться краткосрочное возложение обязанностей на члена трудового коллектива, во время отпуска основного сотрудника. На практике эти два документа воспринимаются часто идентично и в организациях имеют равную силу действия.

Многие компании, особенно небольшие, применяют какой-то один вид распорядительного документа. Обычно первенство отдается приказу, но могут издаваться исключительно распоряжения. В других случаях, например, при наличии структурных подразделений, распоряжения издают руководители этих структурных подразделений, а приказы – руководитель и лица, исполняющие его обязанности.

С точки зрения права, приказ и распоряжение различий не имеют, организация обязана отрегулировать эти вопросы самостоятельно. Разграничение действия документов производится с помощью регламентов, иных ЛНА, где прописываются ситуации, при которых необходимо подготовить проект приказа или распоряжения.

Есть отдельные, определенные законом, случаи. В Уставе акционерного общества обычно указывается, что руководитель издает приказы (согласно ст. 69-2 ФЗ № 208 от 26/12/95 г.), значит заместители могут быть наделены полномочиями издавать распоряжения.

Порядок издания приказов и распоряжений

Приказы и распоряжения имеют в основном сходный порядок формирования, издания и контроля исполнения:

инициирующие действия, в основе которых лежит причина издания документа;
сбор информации, ее анализ;
формирование проекта приказа, распоряжения на основе проведенной работы;
регистрация замечаний и предложений заинтересованных сторон, согласование;
подписание документа;
регистрация документа;
доведение до сведения исполнителей.

Инициатива может исходить от руководителя компании либо от руководителей отделов (докладные записки, служебные записки, служебные письма руководителю). Издание документа может иметь плановый характер и опираться на нормы принятых ранее ЛНА, например, приказ о проведении инвентаризации.

Согласование и доработка, если она необходима, ведется с учетом мнения работников, профсоюза, низовых руководителей, а в некоторых случаях и внешних организаций, привлеченных к решению проблемы, о которой идет речь в документе (вышестоящего руководства организации, экспертов). В других случаях приказ или распоряжение не требует этапа доработки.

Работа ведется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, требования к оформлению документов которого распространяются на распоряжения и приказы.

Приказ по основной деятельности. Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы.

Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом фирмы).

К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.

Подготовка приказа включает:

Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений
Подготовка проекта приказа
Согласование проекта со специалистами
Подписание приказа руководителем

Приказ оформляется на общем бланке или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее).

Приказ включает такие реквизиты, как:

Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.

Визы (приказ согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами)
Подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право)
Отметка об исполнителе

Об образовании юридической

В целях улучшения организационно-правового обеспечения деятельности фирмы, защиты ее интересов и оказания специалистам фирмы соответствующей консультационной помощи по юридическим вопросам, возникающим в процессе их основной работы

1. Помощнику генерального директора фирмы по коммерческим вопросам Борисову Е.И. образовать юридическую службу к 01.06.2001 в составе:

Главного юрисконсульта – 1 штатная единица
Юрисконсульта по финансово-хозяйственным вопросам –1 штатная единица
Юрисконсульта по работе с персоналом – 0,5 штатной единицы

Генеральный директор В.С.Семенов

Помощник генерального директора

по коммерческим вопросам

Антонова 265 76 88

Указание – распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений и т.п.

Указание оформляется на общем бланке или бланке указания (если он был спроектирован ранее). Указание подписывает руководитель фирмы или его заместители в пределах компетенции.

Указания оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.

О введении в эксплуатацию

1. Руководителю службы документационного обеспечения фирмы Сергеевой О.Л. обеспечить ввод в эксплуатацию системы в функциональных службах фирмы к 01.06.2001.

2. Руководителям и специалистам служб ознакомиться с Инструкцией пользователям системы.

3. Руководителям отдела информации Фокину И.Н. провести обучение пользователей не позднее 10.06.2001.

Генеральный директор В.С.Семенов

Руководитель службы ДОУ

Смирнова 233 45 80

Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности фирмы

Распоряжение оформляется на общем бланке или бланке распоряжения (если он был спроектирован ранее). Подписывается распоряжением директором или его заместителями.

Распоряжение оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.

О проведении ремонтных работ

В связи с аварийным состоянием отопительной системы в комнате № 40

1. Провести ремонтные работы в комнате № 40.

Ответственный – начальник технического отдела Антонов В.С.

Срок исполнения – 01.06.2001
2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на главного инженера Терехова А.В.

Генеральный директор В.С.Семенов

Терентьева 233 67 88

НДС – 2022

Лучший спикер в налоговой тематике Эльвира Митюкова 14 января подготовит вас к сдаче декларации и расскажет обо всех изменениях по НДС. На курсе повышения квалификации осталось 10 мест из 40. Поток ограничен, так как будет живое общение с преподавателем в прямом эфире. Успейте попасть в группу. Записаться>>>

Приказ – документ распорядительного характера, издается руководителем организации для решения различного рода задач. Приказ (распоряжение) о приеме на работу является односторонним актом, удостоверяющим факт заключения трудового договора. Требование об обязательном издании приказа (распоряжения) о приеме на работу напрямую прописано в ст. 68 Трудового кодекса РФ. На его основании делается запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке. Поэтому к его оформлению стоит отнестись очень внимательно.

Как свидетельствует практика, наиболее характерными ошибками, сопровождающими издание приказов о приеме на работу, являются:

1) несоблюдение требований к содержанию приказа;

2) несоблюдение требований к форме приказа;

3) несоблюдение установленных сроков издания приказа;

4) издание приказа на основании ненадлежащим образом оформленных документов;

5) издание приказа неуполномоченными лицами;

6) отсутствие на приказе отметки (подписи) об ознакомлении с ним работника.

Несоблюдение требований к содержанию приказа

Частая ошибка – несоответствие содержанию трудового договора условий, указанных в приказе о приеме на работу. Поскольку наличие ошибок, опечаток, зачеркиваний и всякого рода исправлений в приказе неприемлемо, важно на стадии подготовки документа (до подписания его уполномоченным лицом) тщательно проверить правильность написания и соответствие трудовому договору:

• фамилии, имени, отчества принимаемого на работу работника (работников), особенно если они нестандартные или сложные в написании;

• наименования структурного подразделения, куда принимается работник (работники) (если это предусмотрено условиями трудового договора и структурой предприятия) – оно должно соответствовать и трудовому договору, и штатному расписанию; не допускается использование сокращенного варианта наименования подразделения;

• наименования должности (специальности, профессии) принимаемого на работу работника (работников) – особенно важно в случаях, когда эти наименования должны в точности соответствовать указанным в соответствующих квалификационных справочниках или положениях профессиональных стандартов.

Не забудьте указать разряд, класс (категорию), квалификацию, если это предусмотрено для соответствующей должности (специальности, профессии) квалификационным справочником или профессиональным стандартом и (или) штатным расписанием организации.

Если в процессе оформления и согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Если ошибка в приказе обнаружена в момент подписания, его также необходимо перепечатать в исправленном виде. При выявлении существенных ошибок в приказе о приеме после подписания документа он должен быть отменен или заменен путем издания нового приказа.

Несоблюдение требований к форме приказа

Несоблюдение установленных сроков издания приказа

Согласно ч. 1 ст. 68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Трудовой кодекс РФ не содержит указаний о сроке подготовки и дате издания такого приказа. Однако ч. 2 ст. 68 ТК РФ содержит указание на то, что приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Соответственно и приказ о приеме на работу должен быть издан в пределах вышеуказанного срока, иначе работодателем будет нарушена норма о порядке ознакомления работника с данным приказом.

На практике приказы о приеме на работу принято издавать до того, как работник приступил к работе (до начала события, о котором речь идет в приказе).

Издание приказа на основании ненадлежащим образом оформленных документов

Основанием для издания приказа (распоряжения) о приеме на работу в общем случае является надлежащим образом оформленный трудовой договор (в исключительных случаях трудовой договор оформляется позднее фактического допущения к работе). Сведения о документе, послужившем основанием для издания приказа о приеме, должны быть отражены в соответствующей строке.

Не допускается издание приказа о приеме на основании ненадлежащих документов. Приказ о приеме на работу, изданный на основании таких документов, не имеет юридической силы и может быть оспорен.

Издание приказа неуполномоченными лицами

Приказ должен быть подписан руководителем организации (генеральным директором, директором), индивидуальным предпринимателем либо лицами, имеющими соответствующие полномочия. Как правило, руководитель наделяется полномочиями по изданию приказов по кадрам в отношении всех категорий работников Уставом организации. В крупных организациях при большом документообороте руководитель может делегировать право подписи всех приказов (либо приказов по определенным направлениям деятельности) своим заместителям или руководителям подразделений. Руководители обособленных подразделений предприятия (филиалов, представительств), как правило, тоже наделяются полномочиями на издание приказов в отношении работников подчиненных им подразделений. На время своего отсутствия руководитель может передать свои полномочия по доверенности другому лицу, приказом возложить исполнение обязанностей на другого работника.

В случае, когда приказ подписывается не руководителем, необходимо указать должность и расшифровку подписи представителя работодателя, а также основание, в силу которого данное лицо наделено соответствующими полномочиями.

Приказ, подписанный неуполномоченным лицом, не имеет юридической силы.

Отсутствие на приказе отметки (подписи) об ознакомлении с ним работника

В соответствии с ч. 2 ст. 68 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Такое ознакомление с приказом является дополнительной юридической гарантией наличия трудовых отношений, подтверждает наличие обязательных и дополнительных условий трудового договора, а в случае одностороннего изменения работодателем оговоренных ранее условий или введения условий, которые не были предметом соглашения сторон, работник может обжаловать неправомерные действия работодателя в суд.

Отсутствие приказа

Ну и, конечно, грубейшим нарушением является отсутствие приказов (распоряжений) о приеме на работу. За данное нарушение трудового законодательства статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ предусмотрена административная ответственность:

«1. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 3, 4 и 6 настоящей статьи и статьей 5.27.1 настоящего Кодекса, -

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

2. Совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 1 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, -

Работодатели, которые надеются использовать отсутствие документального подтверждения приема работника на работу в качестве аргумента в случае трудового спора, должны помнить, что обязанность по надлежащему письменному оформлению трудовых правоотношений, в том числе по изданию приказа о приеме, возложена на работодателя. Неисполнение работодателем этой обязанности не может служить доказательством отсутствия трудовых отношений (Определение СК по гражданским делам Приморского краевого суда от 05.08.2013 по делу № 33-6575, Кассационное определение СК по гражданским делам Верховного суда Республики Карелия от 17.05.2011 по делу № 33-1401/2011).

В качестве гарантии надлежащего оформления трудовых отношений работник вправе потребовать от работодателя надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу (ст. 62 ТК РФ).

Примечание.

Читайте также: