Как получить справку из архива другого города

Обновлено: 19.05.2024

Как сделать запрос в архив другого города о подтверждение трудового стажа.

Как сделать запрос в архив другого города для подтверждения стажа работы и справки.

Мне необходимо сделать запрос в архив другого города для получения справки-подтвердения трудового стажа дла пенсионного фонда.

Как сделать запрос в архив другого города для подтверждения стажа работы и справки о зарплате для пенсии?

Можно ли сделать запрос в архив больницы другого города, не приезжая туда, так как нет на это возможности.

Как правильно сформулировать запрос в архив другого города, что конеретно надо узнать о трудовом стаже, если выходишь на льготную пенсию?

Если нет на руках справки подтверждающей льготный стаж, только трудовая книжка, то сам пенсионный фонд может сделать запрос в архив другого города, чтобы не ехать?

Моя знакомая скоро выходит на пенсию. Живет в г.Нижнекамск, Республика Татарстан. В трудовой книжке есть запись, что работала, в другом городе (Зеленодольск), а печать не видна. На той организации, где работала произошла реорганизация. Что делать? Кто должен отправлять запрос в архив другого города?

Интересует такой вопрос: Возможна ли отправка запроса о трудовом стаже в архив другого города посредством e-mail почты, и будет ли эта бумага иметь юридическую силу?

Как составить запрос в архив другого города о подтверждении льготного стажа? Напишу подробнее: я родился в Воркуте, отучился там же в училище. Практику проходил на шахте. После окончания училища работал в шахте до призыва в армию. После армии еще отработал четыре года, после переехал в другой город.

Обратилась в территориальный пенсионный фонд для оформления трудовой пенсии. Инспектор требует сделать запрос в архив другого города, так как запись в трудовой об увольнении и приказ заполнены разной пастой. Является ли это нарушением?

Пожалуйста как правильно отправитть запрос из тюрьмы заключеному в ЗАГС другого города что бы получить из архива свидетельство о расторжении брака и как поставить печать в паспорт о давнем разводе?

В бюро по приватизации не приняли документы. Сказали что бы сами предоставили справку из архива другого города о наличии права на приватизацию. Разве в бюро по приватизации не должны сами делать такой запрос? Спасибо.

После завершения судебного процесса я случайно узнала что меня вызвали в суд в качестве третьего лица, не заявляющего самостоятельных требований относительно предмета спора. Спор был относительно алиментов. Суд проходил в городе в котором я не проживаю.

1) Имею ли я право ознакомиться с материалами дела, учитывая факт что вызывали третим лицом, но моего фактического присутствия на суде не было

2) Можно ли ознакомится с материалами дела не посещая архив суда (удаленно) я из другого города. Как сделать правильно запрос (почта/электронка/другой вариант).

3) Мне как третьему лицу должны сообщить решение суда.

Добрый день! Для начисления пенсии мне необходимо в архиве другого города (куда отданы все документы закрывшегося предприятия) взять справку о зп за 5 лет до 2002 г. Я с ними списалась по эл почте. По их списку выслала все требуемые документы, в том числе Скан заполненной анкеты-запроса. Сегодня мне прислали официальный ответ, что принят мой запрос и, что архивные документы еще не разобраны и не помещены на стеллажи. Поэтому они меня известят, когда разберут. Мне до пенсии 3 мес. Подскажите, есть ли какой закон о том, в какие сроки они должны предоставить данные справки. Вдруг они за три месяца не успеют? Тогда мне не насчитают пенсию?

Наследственное дело к имуществу отца сдано в архив ввиду отсутствия многих документов. Живем в другом городе. Вместе с отцом не проживали. Но часто приезжали, в курсе всего. Через несколько лет случайно узнаем, что второй брат (не общается, от второго брака отца, правоустановливающими документами владеет т.к. проживал с родителями) открыл наследственное дело к имуществу супруги отца в другом районе Москвы. Передаст ли второй нотариус нашему документы для выделения супружеской доли в насл. Массе? Как узнать какие документы предоставлены им, а какие нам собирать (а из другого города это невозможно-дача в др.области, машина-?Его нотариус нам ничего не сообщает. Говорит пусть ваш нотариус делает к нам запрос. А наш нотариус говорит-сами все предоставляйте. Мы только собираем документы, а не ищем. Как быть?

В октябре 2017 года я вышла не пенсию. В пенсионном фонде запросили справку за 5 лет с 1993 по 1998 год. До 2003 года я проживала в другом городе. В 2013 году по моему запросу высылали справку с предприятия - правопреемника того, на котором работала раньше я. Но сейчас и его уже не существует, документы утеряны-в городском архиве их нет. Пенсионный фонд отказывается принимать от меня справку, так как ни одна организация им подтвердить сейчас эту справку не может. Хотя другие сотрудники, вышедшие на пенсию раньше меня предоставляли подобные справки и пенсионный фонд другого города их принял к сведению. Являются ли действия сотрудников пенсионного фонда законными и как мне поступить в данной ситуации?

О бабушки, нам с сестрой осталось часть дома. Бабушка умерла 20 лет назад. Отец (единственный сын) пытался вступить в наследство-не получилось-ошибка в фамилии бабушки-написали фамилию дедушки, а она фамилию при браке не меняла. Отправляли запросы в архивы другого города - не сохранились-война. Отец умер 10 лет назад, а мы в наследство так и не вступили (фактически вступили-сделали ремонт и живем там летом). Из документов остались только копии договора купли продажи и свидетельств о смерти-подлинники были у нотариуса. Но по истечении стольких лет их не нашли. Как нам вступить в наследство с сестрой и могут ли отобрать сейчас у нас эту недвижимость? С уважением Алексей.

Меня зовут Анна я 4 года работала в Сбербанке в ноябре 2012 года к нам в отделение приехала комиссия проводилось внутреннее расследование оказалось что с июля 2012 года наша сотрудница проработавшая с нами 2 года выдавала кредитные карты с определенным лимитом гражданам другого региона по копиям паспортов без их присутствия а денежные средства с этих карт снимала самостоятельно. Сотрудница уволилась по собственному желанию в августе а мошенничество обнаружили в ноябре она переехала в другой город. В ходе внтреннего расследования выяснилось что несколько карт сотрудница выдала под моим паролем перед увольнением подписав самостоятельно все документы пароль у нас в банк клавиатурный она могла подсмотреть во время работы. Но всеже меня уволили 3 декабря 2012 по ст 81 п 7 ч 1. 12 декабря я подала иск в суд о восстановлении на рабете и неправомерном увольнении тк моя вина не была доказана. На сегодня на эту сотрудницу возбуждено уголовное дело есть фото и видео материалы где она снимает наличность с банкоматов сбербанка с этих украденных карт. Суд до сих пор не вынес решения тк. Сбербанк не явился ни на одно заседания их было 3 хотя повестки они получали и не отвечает на запросы Суда т.е никаких документов по запросу суда Банк не предоставляет ссылаясь на то что документы там сям в архиве. На сегодня даже примерная дата заседания не известна суд ждет материалы документов от банка. Каков срок рассмотрения моего заявление прошло больше месяца? И правомерно ли мое увольнение т.к расследование как внутреннее банковское так и уголовное еще идет имел ли право банк увольнять меня по такой статье когда расследование еще идет.

Анна, сегодня в 06:06 (не прочитано).

Добрый день! Меня зовут Анна я 4 года работала в Сбербанке в ноябре 2012 года к нам в отделение приехала комиссия проводилось внутреннее расследование оказалось что с июля 2012 года наша сотрудница проработавшая с нами 2 года выдавала кредитные карты с определенным лимитом гражданам другого региона по копиям паспортов без их присутствия а денежные средства с этих карт снимала самостоятельно. Сотрудница уволилась по собственному желанию в августе а мошенничество обнаружили в ноябре она переехала в другой город. В ходе внтреннего расследования выяснилось что несколько карт сотрудница выдала под моим паролем перед увольнением подписав самостоятельно все документы пароль у нас в банк клавиатурный она могла подсмотреть во время работы. Но всеже меня уволили 3 декабря 2012 по ст 81 п 7 ч 1. 12 декабря я подала иск в суд о восстановлении на рабете и неправомерном увольнении тк моя вина не была доказана. На сегодня на эту сотрудницу возбуждено уголовное дело есть фото и видео материалы где она снимает наличность с банкоматов сбербанка с этих украденных карт. Суд до сих пор не вынес решения тк. Сбербанк не явился ни на одно заседания их было 3 хотя повестки они получали и не отвечает на запросы Суда т.е никаких документов по запросу суда Банк не предоставляет ссылаясь на то что документы там сям в архиве. На сегодня даже примерная дата заседания не известна суд ждет материалы документов от банка. Каков срок рассмотрения моего заявление прошло больше месяца? И правомерно ли мое увольнение т.к расследование как внутреннее банковское так и уголовное еще идет имел ли право банк увольнять меня по такой статье когда расследование еще идет 21.01.2013 выяснилось что я беременна имеют ли место сроки беременности если срок не дотягивает до даты увольнения. Заранее спасибо за ответ. Пожалуйста помогите пожалуйста разобраться.

Росреестр - ведомство, в архивах которого хранятся правоустанавливающие документы на недвижимость. Эти документы подлежат постоянному хранению, их уничтожение и изъятие не допускаются.

Кто имеет доступ к этим документам? Каков порядок их выдачи? Как правообладателю получить свои экземпляры документов, если не получил их вовремя?

На эти и другие вопросы отвечает начальник отдела ведения ЕГРН Управления Росреестра по Республике Башкортостан Лариса Копытова.

Копии каких документов можно получить в Росреестре?

Управление Росреестра по РБ осуществляет выдачу из реестровых дел копий договоров и иных документов, выражающих содержание односторонних сделок, совершенных в простой письменной форме (не в нотариальной). Это договор купли-продажи, мены, дарения, договор долевого участия и т.д.

Также предоставляются копии документов, на основании которых сведения внесены в Единый государственный реестр недвижимости (межевой план, технический план и др.).

Как можно получить копии документов из Росреестра?

Подать запрос о предоставлении сведений, содержащихся в ЕГРН, в виде копии документа можно одним из следующих способов:

- в виде бумажного документа, представляемого заявителем при личном обращении в МФЦ;

- в виде бумажного документа, отправленного по почте, но он в таком случае должен быть заверен нотариально;

Платная ли это услуга – получение копий документов?

За выдачу копий документов взимается плата. Ее размер установлен на федеральном уровне. Так, например, за копию договора купли-продажи предусмотрена плата в размере 300 рублей за единицу для физических лиц. Бесплатно сведения предоставляются правоохранительным органам, судам, судебным приставам-исполнителям, федеральным органам исполнительной власти, органам государственной власти, органам местного самоуправления, органам прокуратуры Российской Федерации, арбитражным управляющим, нотариусам.

Раньше правообладателям выдавали свидетельства о праве собственности. Теперь после проведенной регистрации выдают удостоверяющую выписку из ЕГРН. В чем преимущество выписок из ЕГРН?

Бумажные свидетельства, как и выписки, фиксируют сведения на текущий момент. Но если через пять минут после получения бумажного документа на имущество, например, наложат арест, в свидетельстве этих данных не будет. И для получения более актуальных данных потребуется запросить выписку из единого реестра.

Кроме того, изготовление бумажных свидетельств затратно — нужны определенные степени защиты, водяные знаки, голограммы,— но дополнительной гарантии права собственности они не дают. Запись же в электронном реестре является более надежной гарантией права, чем бумажное свидетельство. Мы вместе с правоохранительными органами фиксируем подделку именно бумажных документов.

Выписку из ЕГРН можно заказать не только в бумажном виде, но и в электронной форме через портал Росреестра.

Что делать, если не смог в назначенное время забрать документы, подготовленные Росреестром на выдачу?

- Сегодня на территории республики все заявления и документы, предоставляемые заявителями на бумажном носителе на получение государственных услуг Росреестра, поступают в наше Управление через офисы МФЦ.

Законом установлено, что после окончания срока предоставления государственной услуги, документы в течение 30 календарных дней хранятся в офисах МФЦ. После – направляются в архив как невостребованные.

- Что представляет из себя архив вашего ведомства?

- Если исходить из полномочий Росреестра, то архив нашего ведомства состоит из реестровых дел, которые являются частью Единого государственного реестра недвижимости.

Реестровые дела, в свою очередь, хранятся в электронной форме и (или) на бумажном носителе.

В законе прописано, что заявления и необходимые для государственного кадастрового учета и государственной регистрации прав документы, представленные в форме документов на бумажном носителе, для включения в реестровые дела переводятся органом регистрации прав в форму электронного документа или электронного образа документа. Электронные документы, электронные образы документа имеют ту же юридическую силу, что и документ на бумажном носителе, представленный заявителем.

Реестровые дела ведутся также на бумажном носителе, если заявления и необходимые для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав документы оформлены и представлены заявителем в простой письменной форме на бумажном носителе, при условии, что оригиналы таких документов отсутствуют в иных органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных архивах.

Кто имеет доступ к документам реестровых дел?

Доступ в архив имеют только уполномоченные работники Управления. Хранение осуществляется в местах, не доступных для посторонних лиц, в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения, утраты или порчи книг учета документов, реестровых дел, искажения, подделки или утраты содержащейся в них информации.

В отношении реестровых дел, ведение которых осуществляется в электронном виде, обеспечивается предотвращение их искажения, подделки и утраты, а также несанкционированного доступа к ним лиц, не имеющих права на доступ к таким данным. Должно обеспечиваться также резервное копирование и восстановление сведений, измененных или уничтоженных (утраченных) при программно-аппаратных сбоях и вследствие несанкционированного доступа к ним.

Меня привлекает период, который предшествовал революции. С одной стороны, это вполне современная жизнь с поездами, автомобилями, фотоаппаратами, велосипедами и телефонами, а с другой — в это время в России еще сохранялся традиционный уклад. Красоту этого уклада я и хочу показать читателям своих книг.

Изучать этот период невозможно без архивной работы. Впервые я попала в архив в 2007 году, когда была студенткой, и с тех пор вот уже 14 лет продолжаю свои исследования.

Расскажу, как организовать тур по архивам, запросить нужные сведения, получить копии документов и не замерзнуть зимой в очереди из исследователей.

Как я собираю информацию по архивам

Историческую книгу нельзя придумать самому, это не художественный роман. Информацию для нее нужно искать в архивах с документами — фондах частных лиц, государственных и общественных учреждений.

Материалы были разбросаны по всей России и зарубежью, но я решила ограничить рамки исследования федеральными и ближайшими региональными архивами. Один из них находится в Астрахани, где я живу, другие — в пределах 12 часов езды на поезде. Сбор информации затянулся на три года — из-за пандемии и длительного ремонта в архиве, где хранились важные документы.

Я совершила девять командировок и потратила около 100 000 Р :

билеты на поезда и самолеты, проживание в гостиницах — 70 000 Р ;
заказ копий документов — 30 000 Р .

Многие архивы располагаются в красивых современных зданиях. Например, так выглядит Российский государственный исторический архив в Санкт-Петербурге

Как организовать поездку

Жилье. В ближайшие архивы я стараюсь ездить одним днем, чтобы сэкономить на гостинице. Для более продолжительных поездок приходится искать жилье. За годы исследований я перепробовала все варианты: общежития, съемные квартиры и гостиницы — от самых бюджетных до пятизвездочных.

Чем дешевле жилье, тем выше вероятность бытовых несуразиц. Например, администрация одной московской гостиницы на третий день проживания внезапно потребовала доплатить за свободные койко-места в моем номере. Ситуация была неприятная: на часах 10 вечера, у меня нагло вымогают деньги.

После подобных неприятных моментов я решила, что не буду экономить на жилье. Теперь стараюсь выбирать старые гостиницы, которые работают с советских времен и украшены хотя бы тремя звездочками. Это не роскошь, а гарантия минимального порядка.

Выходит дороже, но я пользуюсь скидками от отелей за межсезонье и длительность проживания, а также кэшбэком по программе Ростуризма. Например, недавно заплатила одной гостинице 8200 Р , и через три дня на мою карту пришел кэшбэк — 1640 Р .

Транспорт. На короткие расстояния — от 400 до 600 км — я езжу поездом, на большие — летаю самолетом. Иногда комбинирую разные виды транспорта и во время одной командировки стараюсь охватить несколько городов. Например, по пути в далекие федеральные архивы попутно посещаю региональные. Чтобы сэкономить, пользуюсь скидками за участие в бонусной программе РЖД, выбираю верхние полки купе и плацкарта.

Мой конек — многоступенчатые командировки. Иногда останавливаюсь в попутном городе, чтобы пересесть на поезд с более удобным графиком или высоким классом. Если я делю поездку на отдельные сегменты, то могу гибко использовать бонусную систему.

Однако пересадки увеличивают риски во время путешествий. Например, однажды вечером я села в поезд, чтобы ночью прибыть в промежуточный пункт и там же пересесть на другой. Но по дороге наш поезд сбил трех коров, из-за чего мы приехали позже на полтора часа — моя пересадка сорвалась.

Администрация вокзала предоставила мне гостиницу, чтобы компенсировать неудобства. В промежуточном пункте как раз находился архив, который меня тоже интересовал, так что исследование только выиграло от этого инцидента. Но коров очень жалко.

Моя двойная командировка: сначала из Астрахани в Саратов с пересадкой в Волгограде, затем из Астрахани в Петербург с пересадкой в Москве. Два архива, три поезда и четыре самолета со стыковочными рейсами за 11 дней. Порой дешевле вернуться домой и сразу уехать снова, чем задерживаться в чужом городе. Кроме того, это удобнее — меньше времени отсутствуешь на работе

Что взять с собой. Я езжу налегке: беру минимум личных вещей — чем меньше багажа, тем мобильнее исследователь. При работе с архивными данными приходится много и быстро конспектировать. Поначалу я путешествовала с тетрадями и писала в них от руки, потом стала возить нетбук, за который приходилось волноваться. Я опасалась не только воров, но и всяких эксцессов — в поездке всякое может случиться.

Например, однажды я положила нетбук на верхнюю багажную полку плацкартного вагона и легла спать. Ночью проснулась оттого, что вновь прибывший пассажир забрасывал на это самое место огромный чемодан. К счастью, компьютер не пострадал, но случись с ним что-то , могли бы пропасть бесценные архивные выписки.

Я пришла к простому рецепту: беру телефон и подсоединяю к нему компактную проводную клавиатуру без цифрового блока. Важно, чтобы телефон поддерживал OTG — функцию подключения периферийных устройств. Такой комплект удобен в поездках: не занимает много места, мало весит и не привлекает внимание воров.

Набирать текст на телефоне с клавиатурой почти так же удобно, как на ноутбуке. Надо лишь привыкнуть работать с текстовым редактором на маленьком дисплее. Но я на экран не смотрю: набираю слепым методом и не обращаю внимания на опечатки, ведь главное — это скорость.

Походный набор исследователя: телефон и клавиатура. Эти нехитрые приспособления помогают развивать бешеную скорость конспектирования архивных материалов

Как искать информацию в архивах

Большинство материалов федеральных и региональных архивов открыто для всех желающих.

Получить доступ можно двумя способами:

Второй способ работает всегда, а первый — нет. Некоторые архивы не принимают посетителей без направления — обязательно позвоните и уточните этот вопрос до поездки.

Я работаю преподавателем в вузе, и поначалу для каждой командировки брала отношение — письмо за подписью ректора на имя директора архива. Со временем бюрократические сложности начали тяготить, и я стала обращаться в архивы по упрощенной схеме — с личным заявлением. Для моего нынешнего исследования отношение не потребовалось ни разу.

Теперь по шагам расскажу, как получить доступ к архивной информации.

О порядке доступа к архиву читайте на его сайте или узнавайте по телефону. Например, если придете в Национальный архив Республики Хакасия без отношения, вас не пустят в читальный зал

Ректор университета выписал направление, чтобы я могла изучить рукописи в Российской государственной библиотеке

Если изучаете родословную. Ваш главный источник — метрические книги. До революции именно религиозные учреждения были вместо загсов. Например, информацию о православном родственнике можно найти в метрической книге его церковного прихода.

Эти книги хранятся в архиве бывшего губернского или уездного города, к которым относилось религиозное учреждение. Имейте в виду, что границы губерний Российской Империи не всегда соответствуют границам субъектов Российской Федерации. Чтобы определить архив, вы можете обратиться за помощью на генеалогический форум.

Если ищете информацию об учреждениях и исторических деятелях. Такие материалы разбросаны по региональным и федеральным архивам. В первую очередь обратите внимание на архивы региона, где жил ваш персонаж или работало учреждение.

Кроме того, нужные материалы наверняка отложились в центральных архивных фондах соответствующего ведомства. Например, если вы собираете материал об истории духовной семинарии, поработайте с фондами Святейшего Синода в РГИА — Российском государственном историческом архиве.

Исторический персонаж моей книги жил в Царицыне — сейчас это Волгоград. До революции город относился к Саратовской губернии, поэтому нужно было ехать в региональные архивы Саратова и Волгограда. Кроме того, я посетила РГИА в Санкт-Петербурге, где собраны материалы о деятелях со всей страны.

Часто не знаешь заранее, что именно найдешь в конкретном архиве. Нет централизованной системы, где можно было бы вбить ФИО человека и узнать, где хранится информация о нем. Федеральные архивы оцифровывают и размещают на сайтах описи материалов — можно разведать ситуацию, прежде чем ехать. Но в региональных учреждениях, как правило, все на бумаге.

Многие архивы уже проработаны другими авторами. Когда я изучаю историческую литературу, всегда обращаю внимания на ссылки — это подсказка, где искать материал, чтобы раскопать тему поглубже.

В период пандемии архивы сначала закрылись, а затем стали открываться с ограничениями и доступом по предварительной записи.

Моя работа усложнилась: например, я с большим трудом попала в один архив осенью 2020 года. Записаться можно было только на следующий день: сотрудники учреждения пояснили, что их могут закрыть в любую минуту, поэтому они не планируют ничего на больший срок. Причем время пребывания в архиве было ограничено двумя часами — либо утром, либо после обеда.

Заранее уточняйте режим работы архива и правила доступа к нему — по телефону или на сайте организации. Иначе может получиться так, что вы проедете через всю страну и окажетесь перед закрытыми дверями.

На входе в архив нужно предъявить паспорт и отношение, если оно у вас есть. Сотрудник архива запишет ваши паспортные данные и покажет дорогу в читальный зал.

Здесь надо будет заполнить бланки документов:

Заявление на имя директора архива.
Анкету исследователя — указать свой адрес, телефон, место работы и прочие сведения.
Согласие на обработку персональных данных.

Для последующих посещений архива вам выдадут пропуск — он действует до конца календарного года. При первом же визите в следующем году придется заполнять все заново.

Некоторые архивы принимают регистрационные документы по электронной почте. Это удобно: можно приехать и сразу начать работать с документами, а не тратить время на оформление.

Такую анкету я заполнила, чтобы пользоваться астраханским архивом. Согласие на обработку персональных данных уже включено — подписывать отдельный документ не нужно

Каждый архив состоит из фондов — наборов документов, которые появились в результате работы какого-то учреждения или человека. Например, бывают фонды банков, газет, общественных и частных организаций, министерств и исторических личностей.

Каждый фонд содержит дела — обычно это папки с подшитыми документами. Но бывают и несброшюрованные дела — конверты, внутри которых лежат отдельные листы. Некоторые материалы хранятся в виде микрофильмов: если запросите такое дело, вам выдадут набор баночек с пленками

В отличие от книги, архивное дело состоит не из страниц, а из листов. Изнанка листа называется оборотом.

Иерархия хранения документов: архив — фонды — дела — листы.

План действий такой:

Найти подходящие фонды.
Выбрать нужные дела внутри фондов.
Заполнить бланк заказа.

Найти нужные фонды. Сотрудник читального зала выдаст вам путеводитель — большую книгу с обзором всех фондов архива. Из путеводителя надо выписать номера нужных фондов, передать этот список сотруднику и получить от него описи дел.

Выбрать дела. Опись — это небольшая книжечка со списком всех дел конкретного фонда. Изучите ее и решите, какие именно документы вам нужны.

В описи есть информация о каждом деле внутри фонда — название, дата, число листов. Источник: Национальный архив Республики Хакасия

Оформить бланк заказа. Если вы определились, возьмите у сотрудника читального зала бланк заказа и заполните его — перечислите дела, которые нашли в описи.

Чтобы оформить заказ, не всегда требуется личное присутствие — это зависит от условий работы конкретного архива. Многие учреждения размещают путеводители и оцифрованные описи на сайтах, что очень удобно: можно еще до поездки составить список дел.

Некоторые архивы принимают заказы по электронной почте или через свой сайт, как, например, РГИА. Если вы заказываете дела на сайте этого архива, не нужно ничего писать от руки. Просто указываете номер фонда, описи и дела, а система сама формирует заполненный бланк и направляет его работникам архива.

В некоторых архивах нельзя перечислять сразу все материалы в одном заказе. Нужно заполнять отдельный бланк для каждого фонда или даже дела, что очень неудобно

Сделать заказ в РГИА можно через личный кабинет. Чтобы выбрать дела, воспользуйтесь путеводителем по фондам, реестром описей и системой поиска по архиву — все это есть на сайте архива

Я просто указала, что мне надо, а автоматизированная система РГИА сформировала готовое требование. Если так можно было бы делать во всех архивах, работа исследователя стала бы намного легче

Если вы заказали дела заранее, то получите их в день приезда. Если же нет, то первый день уйдет на работу с описями и заполнение бланка заказа. После этого придется ждать еще два-три рабочих дня, пока предоставят документы.

Это неудобно, но некоторые архивы сокращают сроки выдачи дел для иногородних посетителей. Ищите информацию об этом на сайте архива и для надежности звоните в читальный зал

Архив может отказать в выдаче дел по разным основаниям.

Самые популярные причины для отказа:

Бумаги поражены грибком — злейшим врагом исследователей.
С документами уже работает другой человек, который отправил заказ раньше.
Вы превысили лимит — запросили слишком много информации. Ограничения устанавливает архив, но обычно нельзя получить более тысячи листов за раз. Поэтому считайте число листов в заказе, чтобы не попасть впросак.

Обычно на работу с делами отводится месяц, но если они больше не нужны, то можно сдать досрочно. Повторно заказать те же самые документы получится не раньше, чем через год.

Выносить дела из здания архива запрещено: исследователи работают с ними в читальном зале под бдительным присмотром видеокамер. Можно делать выписки в тетрадь, пометки на ноутбуке или планшете — только учтите, что не во всех архивах разрешают заряжать технические устройства.

Микрофильмы смотрят там же, в читальном зале, на специальных аппаратах. Работать с этими устройствами несложно, а если возникнут трудности, можно обратиться к сотрудникам читального зала.

Доступ к несброшюрованным материалам может быть ограничен: например, в РГИА есть специальные залы для изучения таких дел.

Основные статьи расходов для иногороднего исследователя — траты на транспорт и проживание. Поэтому чем дольше продолжается работа в архиве, тем дороже командировка. Чтобы не терять время, можно заказать копии документов и подробно изучить их уже дома. Обычно архивы не разрешают копировать дела целиком, но позволяют выбрать отдельные листы.

Раньше, чтобы скопировать документ, нужно было сделать следующее:

Обратиться в специальный архивный отдел.
Заполнить бланк заказа ксерокопий.
Оплатить счет.
Неделями ждать результат. Приходилось искать людей, которые забрали бы копии: я не могла остаться в чужом городе на месяц, чтобы получить их лично.

Потом исследователи стали добиваться разрешения на самостоятельную фотосъемку архивных дел. В итоге съемку разрешили, но за отдельную плату и с ограничениями в зависимости от вида документов.

Например, в РГИА можно бесплатно фотографировать микрофильмированные дела, но съемка обычных бумажных документов стоит от 41 Р до 57 Р за лист. А в волгоградском архиве придется заплатить от 80 Р до 120 Р за каждый отснятый лист.

Прейскурант госархива Волгоградской областиPDF, 997 КБ

Самостоятельная съемка — самый удобный и быстрый способ копирования. Особо сэкономить не получится, зато не надо ждать: вы уходите из архива с материалами на руках. Для фотосъемки обычно выделяется особое помещение или хотя бы отдельный стол, где исследователь под наблюдением сотрудника архива делает ровно столько кадров, сколько оплатил. Если какой-нибудь снимок вышел смазанным, разрешается его переснять.

Чтобы фотографировать документы, исследователи пользуются смартфонами и многопиксельными беззеркалками. Я же снимаю на старую цифровую мыльницу, мне хватает ее возможностей — даже мелкий текст на фотографиях легко прочитать.

Но бывает, что нужно получить изображения в максимальном качестве. Например, если я хочу продемонстрировать автограф какого-нибудь исторического деятеля в своей книге. В таких случаях я заказываю цифровой скан документов.

Сканирование постепенно вытесняет архивное ксерокопирование. Скан обойдется дороже ксерокопии и самостоятельной фотосъемки: например, РГИА берет 113—180 Р за каждый лист. Все просто и удобно: оставляете заказ, архив выкладывает документы на файлообменник и присылает вам ссылки по электронной почте.

я потратила на копии документов для моей книги — суммарно во всех архивах

Когда я работала с архивными документами в условиях жесткого цейтнота, придумала, как быстро составлять заказ на фотографирование:

Брала опись и смотрела дела, которые меня интересовали.
Заранее печатала таблицу с номерами всех листов и их оборотов.
В читальном зале мне оставалось лишь обвести нужные числа в таблице и заполнить бланк заказа.

Так гораздо быстрее, чем писать номера от руки или печатать: всего за два часа я просмотрела около 1000 листов и выбрала из них 109, чтобы сфотографировать.

Фото ТАСС/Л. Свердлов

Изучение семейного прошлого начинается с бесед с родственниками и просмотра документов и фотографий, которые у них хранятся. Следующим этапом поиска информации о близких станет обращение в архивы. Генеалог Екатерина Новикова рассказывает, как разобраться в архивном поиске и оформить запрос так, чтобы точно получить на него ответ.

Какие бывают архивы и какие документы в них хранятся

Важные этапы и события нашей жизни так или иначе фиксируются и документируются государственными органами. Еще несколько лет назад данные хранились исключительно на бумажных носителях, сейчас важные для государства события жизни граждан (рождение, брак, развод, смерть, всякие регистрации собственности и т.п.) вносятся в электронные базы данных. Документы, созданные в организациях и ведомствах, когда выходит срок хранения, уничтожаются или передаются в архивы города или региона. Весь объем архивных документов, независимо от времени создания, места хранения и других параметров, образуют собой Архивный фонд Российской Федерации.

Архивный фонд состоит из двух частей: государственной и негосударственной. Государственная — это документы, хранящиеся в архивах госучреждений разных уровней (федерального, регионального или муниципального).

Негосударственную часть Архивного фонда составляют архивы негосударственных структур: общественных объединений, религиозных организаций, акционерных и частных предприятий, а также частных лиц, если документы эти представляют собой значительную ценность. Негосударственная часть АФ может контролироваться государством при согласии собственников документов.

Выбираем, в какой архив обратиться

В первую очередь нужно выбрать человека, о котором вы хотите узнать больше, и посмотреть, какая информация о нем вам уже известна. Дальше выбор архива зависит от периода, о котором вы ищете информацию.

Для поиска документов дореволюционного периода в выборе архива для обращения ключевым является место события (рождения, крещения, свадьбы или венчания, проживания, учебы, работы, военной службы, смерти). Допустим, ваш родственник родился в Калужской губернии — сейчас это Калужская область. Значит, начать поиск нужно с запроса в Государственный архив Калужской области.

Для поиска документов советского периода важен тип события — что ищем:

— Рождение, женитьба, развод, смерть — фиксируются в ЗАГС (районном или городском), куда и надо обращаться.

— Проживание и переезды — информацию об этом для горожан следует искать в домовых книгах, которые хранятся в МФЦ, паспортных столах, иногда в архивах; для жителей сельской местности — в похозяйственных книгах, которые хранятся в сельсоветах, районных или областных архивах.

— Учеба — информацию следует искать в учебных заведениях и архивах.

— Работа — информацию следует искать в организациях и архивах, куда эти организации сдали документы на хранение.

— Вступление и деятельность в партии — областные партийные архивы и РГАСПИ

— Служба в армии или участие в ВОВ — базы данных, ЦАМО и РГВИА

— Арест, репрессии — в архивах МВД и ФСБ.

КАК УСТРОЕНА СИСТЕМА АРХИВОВ В РОССИИ

Государственные архивы делятся на федеральные и региональные. Федеральные архивы хранят документы центральных государственных учреждений (в том числе партийных), а также документы особого вида или по особым тематикам: документы древнего периода, армии и флота, деятелей литературы и искусства, киноматериалы, звукозаписи, фотографии.

Главные федеральные архивы для генеалогического поиска:

— Российский государственный архив древних актов (РГАДА): здесь хранятся материалы трех первых ревизий (переписей населения) 1719-1764 годов и более ранние документы по всей территории России.
— Государственный архив Российской Федерации: хранит фонды Департамента полиции, Белой армии, государственных учреждений советского периода (среди документов архива много личных дел служащих 1920-1940 годов).
— Российский государственный исторический архив: с этого архива необходимо начинать поиски по дворянам и чиновникам.
— Российский государственный архив экономики: можно найти личные дела советских служащих разного ранга.
— Российский государственный военно-исторический архив: хранит фонды армии до 1917 года.
— Российский государственный военный архив: фонды Красной армии до 1941 года и документы войск НКВД, МВД и МГБ СССР (документы военного периода — в Центральном архиве Министерства обороны РФ).
— Российский государственный архив литературы и искусства: содержит личные фонды деятелей культуры, включая дневники и письма.
— Российский государственный архив социально-политической истории: можно найти учетные карточки членов ВКП(б) и КПСС (для запроса нужно знать номер партбилета).
— Российский государственный архив кинофотодокументов: хранит кинохронику и фотоматериалы.
— Российский государственный исторический архив Дальнего Востока: в составе его фондов находятся материалы по истории Приморского, Хабаровского, Камчатского краев, Амурской, Магаданской и Сахалинской областей (главный архив для поиска по этим регионам).

Поиски по своей родословной нужно начинать, как правило, именно с региональных архивов. В региональных архивах хранятся три группы документов:

— Дореволюционный период (именно здесь нужно искать метрические книги, ревизские сказки и исповедные росписи).
— Советский период (от государственных учреждений регионального уровня до фондов сельсоветов, колхозов и организаций региона).
— Партийные документы (вступление в партию, протоколы, личные и персональные дела).

Обращаемся в архив

Обратиться в архив можно несколькими способами:

Лично приехав в читальный зал архива
Отправив бумажное письмо с запросом
Отправив электронное письмо с запросом (есть не во всех архивах, нужно уточнить на сайте)
Заполнив форму на сайте архива.

К личному визиту в архив нужно хорошо подготовиться: выяснить адрес и время работы читального зала, взять с собой паспорт, иметь под рукой биографические сведения родственника и генеалогическое древо, которые помогут в поиске. Если вы планируете работать с советским периодом, потребуются документы, подтверждающие ваше родство с человеком, о котором вы хотите найти данные. Стоит взять с собой ноутбук или просто блокнот и ручку для заметок — важно помнить, что в некоторых архивах фото и видеосъемка могут быть запрещены (а нужные копии документов делают платно сотрудники архива).

В связи с пандемией Covid-19 почти во всех архивах действует система предзаказа документов: заказать документы нужно заранее, чтобы через день прийти и изучить дела. Поэтому, особенно если планируете поездку в архив в другой город, лучше позвонить туда и узнать, какая система выдачи дел для просмотра действует в этой конкретной организации.

Отправляя бумажное или электронное письмо, важно соблюсти форму официального обращения, в противном случае ваш запрос останется без ответа. Что нужно указать в запросе:

Ваши ФИО
Ваш обратный адрес для ответа
Тему обращения (архивы обрабатывают запросы различных тематик, поэтому нужно указать, что вы обращаетесь именно с генеалогическим запросом)
Вашу степень родства по отношению к искомым людям, если вам нужны документы советского периода
Хронологические и географические рамки запрашиваемой информации (нужно перечислить известные вам данные людей, сведения о которых вы ищете: ФИО, дату и место события — рождения, брака, смерти или иного)
Просьбу о предоставлении копий документов, в которых упоминаются искомые родственники
Шифр хранения документов, если он вам известен (о том, как его найти — ниже)
Напишите, что вы гарантируете оплату услуг архива. Это продемонстрирует серьезность ваших намерений.

Все архивы хранят данные по единой системе. Основными единицами учета и хранения документов в архивах являются

Фонд — совокупность документов, созданных учреждением или человеком, переданная на постоянное хранение в архив.

Опись — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Дело — любой документ (бумажный или другой носитель, например, пленка), находящийся на хранении.

. Сейчас у всех архивов есть сайты, и пользователи имеют возможность находить необходимые дела заранее.

Если документ оцифрован и доступен на сайте архива, вы сможете его самостоятельно полистать и даже найти нужную вам запись.

Получаем доступ к персональным данным

По российским законам персональные данные граждан защищены, и доступ к ним строго регламентирован. Свободный доступ к персональным данным возможен, если с момента составления дела прошло не менее 75 лет. Для доступа к более поздним документам вам потребуется подтвердить родство. Также возможны случаи, когда дело засекречено, так как содержит государственную тайну: тогда доступ к нему полностью закрыт, но можно обратиться в архив с просьбой о рассекречивании.

Если вы ищете данные о своем родственнике и с момента искомого события прошло меньше 75 лет, вам нужно иметь под рукой оригиналы или заверенные нотариусом копии следующих документов:

Ваш паспорт.
Ваше свидетельство о рождении.
Свидетельство о вашем браке (при смене фамилии).
Свидетельство о рождении ваших родителей (по той ветке, которую вы ищите).
Свидетельство о рождении родителей ваших родителей (по той ветке, которую вы ищете).
Свидетельство о смерти родителей ваших родителей (по той ветке, которую вы ищете).

Для органов ЗАГСа потребуются копии заверенных нотариально копий указанных документов. Архивные органы ФСБ и МВД могут потребовать предъявить нотариально заверенные копии или оригиналы документов, подтверждающих родство.

Что делать, если архив не отвечает или информация не найдена

Даже если вы получили ответ, возможно, вам сообщат, что запрошенные данные отсутствуют. Иногда архив может указать, где можно продолжить поиски.
К сожалению, многие документы безвозвратно утеряны в войнах, пожарах, затоплениях и просто вследствие человеческой безалаберности.

Если вы ничего не нашли, не стоит опускать руки. Посмотрите внимательно на анкету вашего родственника, наверняка можно еще за что-то зацепиться:

Как продолжать генеалогическую работу с архивами и другими организациями

Исходными данными в архивном поиске являются имя, фамилия и отчество, дата и место рождения или иного события в жизни искомого родственника. Они помогут вам уйти глубже в историю своего рода. После того, как у вас появится опыт генеалогических запросов в архивы, вы сможете перейти к запросам библиографического толка, чтобы не только выяснять факты, но и больше узнать о том, какой личностью был ваш предок.

Запросы в разные организации дадут вам возможность узнать:

О награждениях государственными (не военными) наградами СССР и РСФСР и РФ (информация хранится в Государственном Архиве Российской Федерации)
О боевом пути, наградах и подвигах (документы можно найти в Центральном архиве Министерства обороны, Российском государственном военно-историческом и военном архивах, а также на сайте Память народа и в других электронных базах данных)
О работе, переселении, пленении во время Великой Отечественной войны.
О репрессиях и арестах (получить данные можно из архивных данных ФСБ и МВД России).
О членстве в партии (если ваш предок был членом партии и вам известен номер его партбилета, вы можете найти информацию о нем в Российском государственном архиве социально-политической истории — РГАСПИ).

Архивные документы раскроют новые границы истории вашей семьи и станут источником неожиданных открытий. Это работа, которая требует внимательности и терпения — и она будет сполна вознаграждена интересными находками.

Чем поможет сервис Familio:

Читайте также: