Как писать историческую справку по технологии

Обновлено: 02.07.2024

Историческая справка организации - документ, актуальный для предприятий с богатой историей. Если происходили реорганизации или (и) переименования, то он необходим. Историческая справка хороша тем, что в ней в краткой форме с однозначными ссылками на соответствующие документы приводятся основные вехи развития компании. Мы расскажем, как в отсутствие архива составить историческую справку в отделе кадров и каким образом приложить ее к архивным справкам, выдаваемым по запросам работников.

Историческая справка в полном своем воплощении составляется в архиве организации и ежегодно дополняется. Если общего архива нет и осуществляется только хранение документов по личному составу, то и историческую справку придется составлять кадровикам. Конечно, это будет ее упрощенный вариант.

Примечание. См. статью "Полное оформление дел на хранение: инструкция для кадровика" на с. 15 журнала N 1, 2017.

Когда и для чего нужна историческая справка

Историческая справка нужна отделу кадров, если за время существования компании в ней происходили организационные изменения или (и) переименования. Тогда при составлении архивных справок и выписок по запросам бывших работников может оказаться, например, что сотрудник был принят в ООО "Мелодия", а уволился из ООО "Симфония". Или пришел работать в ООО "Энергия", которое затем было присоединено в результате поглощения к ОАО "Атом", а еще через некоторое время ОАО "Атом" превратилось в ПАО "Атом". Вариантов может быть множество. Все подобные "неожиданности" в служебной биографии работников должны быть объяснены. Для этого и существует историческая справка.

При ликвидации организации документы по личному составу передаются на государственное хранение тоже в сопровождении исторической справки. Услугу по ее составлению может оказать и архив, но информационным источником все равно будут представители ликвидируемой компании.

Таким образом, историческая справка требуется:

при подготовке архивных справок и выписок;
передаче дел по личному составу на государственное хранение в случае ликвидации организации.

Историческая и архивная справки: как не перепутать

Историческая и архивная справки - это два разных документа.

Историческая справка - это вспомогательный архивный справочник, в котором в краткой форме описывается история организации. Она составляется единожды, а потом только дополняется при необходимости.

Архивная справка - это одна из форм ответа на запрос, например, бывшего работника компании. На каждый запрос составляется отдельная справка и направляется заявителю.

Примечание. См. статью "Выдача отделом кадров архивных справок, копий, выписок" на с. 36 журнала N 4, 2016.

Составляем историческую справку

Для грамотного составления исторической справки нужно обратиться к двум источникам:

Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила-2015).
Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива 06.02.2002 (далее - Основные правила).

Приоритет за Правилами-2015: во-первых, утверждены Приказом министерства, и потому имеют приоритетное значение, во-вторых, они на 13 лет моложе Основных правил. Зато последние более конкретны, благодаря чему очень эффективны в своей роли методического документа.

Историческая справка как вспомогательный архивный справочник упоминается в п. 5.4 Правил-2015, а в п. 5.6 подробно рассказывается о том, что в ней должно быть. Для удобства представим содержание исторической справки в виде схемы (ниже).

Схема. Историческая справка

Конечно, кадровику вряд ли удастся заполнить абсолютно все перечисленные в схеме информационные блоки. Но делать этого и не нужно: это работа архивариуса, причем на том этапе становления системы хранения документов, когда архив уже работает в полную силу. Мы будем составлять "облегченный" вариант исторической справки, цель которого - описать историю организации, которая не могла не отразиться в учетных кадровых документах.

Представим в таблице информационные блоки, которые может содержать историческая справка, создаваемая для нужд отдела кадров.

Таблица. Содержание исторической справки

Даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации

На основе соответствующих распорядительных документов

Структура и функции, их изменения

На основе организационной структуры

С оговоркой, что речь идет только о документах по личному составу

Крайние даты документов

Степень сохранности документов

Особенности формирования единиц хранения и их систематизации

Место хранения документов по личному составу

С указанием фактического адреса нахождения хранилища

Оформление исторической справки

С точки зрения делопроизводства историческая справка представляет собой обыкновенный информационно-справочный документ, который оформляется на бланке организации и содержит реквизиты:

наименование организации (полное и, при его наличии, сокращенное);
наименование вида документа;
дата документа (дата подписания справки);
номер документа (обычно это N 1; крайне редко и в очень "частных" случаях на предприятии за год составляется больше одной исторической справки);
место издания документа (если наименование населенного пункта не входит в наименование организации);
текст;
подпись.

Подписывают историческую справку составитель - в нашем случае начальник отдела кадров - и руководитель организации.

Отдельного внимания заслуживает реквизит "Текст документа". Не будем забывать, что у нас справка, то есть документ, содержащий исключительно факты. Никакой оценочной информации в исторической справке быть не должно. Не нужно также превращать ее в презентационную статью и помещать в текст обороты, уместные больше на школьной экскурсии по предприятию. Например, такие конструкции, как "в далеком 1973 году", "в этот трудный для страны период наш завод. " и т.п.

Пример 1. Историческая справка организации, составленная в отдел кадров.

В соответствии с п. 5.6 Правил-2015 историческая справка для фонда составляется в двух экземплярах, один хранится в деле фонда, второй передается в государственный (муниципальный) архив. В этом положении речь идет об организациях, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, и обычных организаций касается только тогда, когда их документы при ликвидации передаются на госхранение. Наша "облегченная справка" может существовать и в единственном экземпляре.

После того как справку подпишет генеральный директор, с нее снимается скан-копия, а оригинал справки помещается в дело. Вряд ли он будет требоваться часто, разве только в случае судебных разбирательств для представления на заседаниях. К архивным справкам и прочим документам может прикладываться заверенная копия данной справки. Нигде не написано, что копия должна быть заверена, однако рекомендуется все же произвести эту несложную процедуру, чтобы ни у кого не возникло даже малейшего сомнения в подлинности копии.

Заверение копии происходит стандартно, по хорошо знакомому каждому кадровику алгоритму: на копии документа проставляется штамп "Копия" или "Копия верна", затем указываются должность, фамилия и инициалы уполномоченного заверять копии работника, его личная подпись и дата заверения копии.

Обратите внимание на Пример 2: на бланке организации сообщается, что работник был принят в организацию с тем же наименованием, но другой организационно-правовой формой. По месту предъявления этой справки наверняка возникнут вопросы. Что это: опечатка, попытка ввести в заблуждение, правда? Копия исторической справки снимет эти вопросы.

Пример 2. Архивная справка со ссылкой на копию приложенной исторической справки организации.

Ежегодные дополнения к исторической справке

В архивах организаций историческая справка составляется один раз, а в последующие годы к ней готовятся дополнения. К "камерной" справке отдела кадров это относится только в том случае, если в прошедшем году компанию постигли крупные организационные изменения: реорганизация, переименование, изменение оргструктуры, открытие новых видов деятельности.

Предположим, к нашей гипотетической организации из Примеров 1 и 2 АО "Природные ресурсы" в 2017 году в результате поглощения присоединилось ООО "Газовик". Тогда в январе 2018 года начальник отдела кадров подготовит дополнение к справке, которое будет выглядеть так, как показано в Примере 3.

Пример 3. Дополнение к исторической справке, составленной в отеле кадров

Если при подготовке архивной справки придется сослаться не на историческую справку, а на приложение к ней, то реквизит "Отметка о приложении" будет выглядеть так:

Приложение: копия исторической справки с дополнением на 2 л. в 1 экз.

Прикладываться при этом будет и историческая справка, и дополнение; оба документа в виде заверенных копий.

по ДОУ и кадровому

Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности. --> Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности.

Собрав литературные, архивные, иконографические материалы, приступают ко второму этапу: созданию рабочей исторической справки, в которой дается общая картина истории памятника культурного наследия, особо отмечаются вновь найденные документы, вносящие поправки в ранее общепринятые сведения, дается краткая характеристика собранных материалов, с точки зрения их ценности для предстоящей реставрации.

В заключительной части справки обязательно появляется большой раздел с вопросами о пробелах и разночтениях в имеющихся сведениях, которые могут быть восполнены и расширены только натурными исследованиями и дальнейшими поисками, должны содержаться выводы о реальных возможностях, а также научной обоснованности реставрационных процессов, предусмотренных АРЗ и плановыми заданиями. Иногда даже на этой стадии исследований становится вопрос об их корректировке и пересмотре своих позиций.

Выявление пробелов в знаниях архитектора и его представлениях, больше чем до начала работы, абсолютно закономерно, так как наши знания относительны и для полного раскрытия объективной, документально обоснованной истории памятника необходимо пройти весь методический цикл исследований.

К исторической справке обязательно должны прилагаться документы:

1. Выписки, составленные из литературных источников;

2. Выписки из архивных документов;

3. Систематизированная подборка иконографических материалов с аннотациями.

Пример: Проект реставрации синагоги в Перми по ул. Екатерининской, 116. Были найдены газетные статьи о выселении синагоги из здания и организации в нём театра молодежи ТРАМ. Найдена фотография частичного разрушения здания, по которой были восстановлены утраченные элементы здания и т.д.

Подбор аналогов и их характеристики

При работе над сложными объектами, подвергавшимися многократным перестройкам и значительным разрушениям, историческая справка и особенно приложения к ней превращаются в очень объемное и солидное собрание документов, более подробнее, чем монографии, опубликованные ранее.

Рабочая историческая справка и ее приложения не могут считаться законченными на первом этапе исследования. Их пополнение, развитие и уточнение продолжается в процессе всей дальнейшей работы по научной реставрации.

Если историческая справка составляется для памятника, в который органично входят произведения монументальной живописи и ваяния, то параллельно со сбором архивных документов и иконографических материалов возникает еще одна проблема – расшифровка содержания изображения. Необходимо установить общий сюжет, наименование каждого персонажа, его канонические атрибуты, связь аллегории с конкретным отображением исторических событий и функциональным назначением объекта. В результате росписи и скульптура воспринимаются не только как элементы, обогащающие отделку здания, но и раскрывают свой глубокий смысл, определяющий приемы и особенности архитектурного решения. Памятник становится, как бы рассказчиком, повествующего о событиях далекого и людях далекого прошлого.

Если в задачу предстоящей реставрации входит восполнение и воссоздание утрат, подбираются изображения аналогичных памятников, построенных тем же автором или близким ему по школе, времени и стилистическим особенностям.

Тема 7. Исследование памятника в натуре: натурные исследования, архитектурные обмеры, архитектурно-археологические обмеры, производство замеров, зарисовки и кроки, расчистки, зондажи, фото-фиксация памятника в процессе реставрации.

Натурные исследования

После предварительного ознакомления и составления дефектной описи (ведомости) сооружения архитектор-реставратор приступает к систематическому изучению памятника в натуре. Любое хирургическое вмешательство в жизнь памятника наносит ему травмы, приводит к утрате его подлинных элементов.

Возможность открыть неизвестное, подтвердить ту или иную гипотезу, познать все до конца, толкают исследователей на излишне неоправданные археологические вскрытия. Ни в коем случае нельзя решаться на раскрытия и раскопы не представляя себе какие вопросы можно решить и какие ответы можно получить. Поэтому реставратор должен провести предварительное составление и обоснование плана проведения исследований.

К сожалению, часто к архитектурно-археологическим исследованиям в натуре приступают без четкого плана, что приводит к сумбурности в работе, неоправданным травмам объекта.

Общая задача архитектурно-археологического исследования должна сводиться к решению двух основных вопросов:

1. Определение оптимальных дат и выявление всего подлинного, чем мы располагаем на самом деле на памятнике, для раскрытия его создания.

2. Обследование и глубинное изучение состояния памятника, его основных конструкций – фундаментов, стен, перекрытий и покрытий, что обуславливает методы его дальнейшего сохранения и реставрации, при этом они сопровождаются рядом необходимых лабораторных исследований.

Натурные исследования включают в себя:

1. Обмерные чертежи (архитектурно-археологический обмер, если другое не определено заданием);

2. Описание методов исследования объекта и их результаты по зондажам, шурфам, вскрытиям конструкций с установлением первоначальных материалов объекта или их остатков и следов, характера отделки, применявшихся строительных приемов, технического состояния дефектов;

3. Выводы об изменении объекта во времени, сравнительный анализ с данными историко-архивных и библиографических исследований и рекомендации по применению методов реставрации;

4. Результаты исследований монументальной живописи, предметов внутреннего убранства;

5. Результаты лабораторных анализов проб строительных и отделочных материалов;

6. Данные инженерных, дендрологических и археологических исследований территории объекта;

7. Результаты расчетов несущей способности конструкций и фундаментов, теплотехнических, светотехнических и акустических параметров объекта;

8. Рекомендации по использованию объекта культурного наследия;

9. Графические и другие фиксационные материалы по натурным исследованиям.

Пример: Последние находки и инженерные исследования китайских археологов круто поменяли представление о грандиозности Великой Китайской стены о том, что она строилась только из камней и глиняных кирпичей. При обследовании фундаментов и стен реставраторы обнаружили участки, выполненные из дерева и обложенные камнем. Забутовка и вовсе велась различным подручным материалом.

Первый этап работы – графическая фиксация состояния объекта до начала его реставрации: обмеры и фотофиксация, накопление данных для создания основ рабочей исторической справки.

Второй этап – на базе глубокого анализа, этих данных материалов, возможно планомерное архитектурно-археологическое изучение памятника, то есть завершающий этап натурных изысканий.

При этом не надо путать архитектурно-археологический обмер с архитектурно-археологическими изысканиями, связанными с расчистками, зондированием, шурфовкой, раскопами, то есть внедрением в подлинную конструктивную или декоративную часть исследуемого объекта.

Основным документом при проведении обмеров могут быть кроки, выполненные в масштабе, близком к чертежу. Рекомендуемые масштабы чертежей для: планов, разрезов, фасадов 1:100 – 1:50;генпланов 1:200 – 1:500; фрагментов 1:20; деталей 1:10 – 1:5; шаблонов 1:1; схематических обмеров 1:200 – 1:100. В отдельных случаях в целях наиболее полного отражения особенностей объекта культурного наследия масштабы могут быть изменены.

Существуют 2 вида обмеров: архитектурные и архитектурно-археологические обмеры.

Архитектурные обмеры

Архитектурные обмеры - фиксируют общую объемно-пространственную структуру сооружения и его архитектурные детали. В данном случае ограничиваются обмером планов, фасадов и разрезов, без фиксации конструкций перекрытий и чердаков. Обмеры делаются только по поверхности конструкций и деталей.

При этих обмерах принимается на веру вертикальность стен, горизонтальность тяг, совпадение осей окон разных этажей или анфилад, прямоугольность помещений, то есть то, что изначально не вызывает сомнений и оправдано логикой архитектурного сооружения.

На основе этих обмеров можно проводить анализ размерно-пространственной композиции, сравнивать памятники между собой, а также получить представление о форме и характеристике декоративных деталей.

Архитектурные обмеры могут служить подосновой для самых общих эскизных проектных предложений по реставрации. Для целей углубленного исследования объекта и особенно для научной реставрации, они, как правило, недостаточны.

Архитектурно-археологические обмеры

В архитектурно-археологических обмерах, кроме общей характеристики архитектуры сооружения, ставится задача максимально точного изучения визуально неуловимых отклонений от общей геометрической схемы. Отклонения могут быть вызваны следующими причинами:

1. Недостаточно точного воспроизведения объекта при строительстве;

2. плодом творческого воображения автора проекта;

3. Деформациями памятника в результате последующих надстроек, перестроек, факторов разрушения и т.д.

Все доступные для осмотра элементы: конструкции стропил, перекрытий, кладки стен, конструкции карнизов, поясков, перемычек обязательно фиксируются обмерами. Утраты фрагментов архитектуры, декора и т.д. наносятся на чертежи архитектурно-археологических обмеров. Делаются развертки наружных и внутренних стен, на которых фиксируются искажения деталей и разрушения.

Конфигурация каждого помещения обмеряется по всему периметру и его диагоналям. Каждый проем обмеряется индивидуально с проверкой по диагонали. Кривые очертания сводов, арок и перемычек проверяются по точкам триангуляции или ординат. Лепные детали строятся по контуру, и по ним делается необходимое количество вертикальных и горизонтальных сечений. По мере возможности фиксируются внешние абрисы лепнины, профилировка, её послойная структура, крепление к кладке. После этого вычерчиваются шаблоны в натуральную величину и выполняются из твердых материалов – фанеры, дерева или кровельной жести на подложке.

Материалы архитектурно-археологических обмеров раскрывают ряд интереснейших, а часто и остроумных приемов, которыми зодчие добивались необходимого эффекта.

Степень точности, дробление на горизонтальные и вертикальные сечения для каждого случая согласовываются с Госинспекцией по охране памятников. Они зависят от значения, древности объекта и установок на предстоящие реставрационные работы. Но всегда неизменным остается выполнение обмерной фиксации в максимально возможном , исчерпывающем объеме.

Пример: Чертежи обмеров Архиерейского дома.

Производство замеров

Все обмеры по вертикали фиксируются отметками, привязанными к условной нулевой линии (0,000), отбитой по периметру объекта. Часто за эту отметку принимается обрез цоколя, низ окон, горизонтальные тяги, опоясывающие здание по периметру. Иногда полезно принимать за отметку 0,000 уровень пола первого этажа у главного входа и выносить её на фасад, что существенно сокращает сроки выполнения обмерных чертежей.

Обмеряя гидросооружения за отм. 0,000 часто принимают уровень воды, что является грубейшей ошибкой, так как уровень меняется много раз в течение суток. Следует один раз вынести нулевую отметку на фасад. А от нее вести все измерения.

Обмеряя разрезы и интерьеры, необходимо их увязывать с фасадами через окна, двери, лестничные клетки и т.д. Производя обмеры верхних этажей, следует брать свою отм. 0.000, обязательно привязав ее к нулевой отметке первого этажа. На изображениях фасадов обязательно должен быть зафиксирован уровень земли, что дает возможность зафиксировать культурный слой, показывает его соотношение с фундаментами и гидроизоляцией.

Для обмеров по горизонтали наносятся размерные цепочки. Чтобы избежать ошибок, делается замер всего плана по длине или его фрагментов от одной точки. Сначала берется общий размер, а затем, не отпуская натянутой рулетки, ведется отсчет от нуля до каждого следующего членения. В дальнейшем простым вычитанием мы получаем истинные размеры простенков и проемов.

В архитектурно-археологических обмерах непременно фиксируются визуально-определимые прикладки, пристройки стен, закладки и растески проемов. Их границы и размеры привязываются к общей структуре кроки и в дальнейшем обозначаются: закладки – косой линией, пробивки и растески – сеткой. При большом количестве переделок вводятся дополнительные условные обозначения, которые сводятся в таблицу условных обозначений или отдельно наносятся на чертеж, для лучшей читаемости и обязательно с аннотацией.

Пример: Кроки и обмеры Архиерейского дома.

Углы перемещений обязательно проверяются диагоналями и через проемы производятся замеры толщины стен для увязки с наружным контуром.

Указываются диаметры колонн, которые замеряются минимум 3 раза по периметру мягкой рулеткой или деревянным штангенциркулем. Фрагменты и детали, следует фиксировать во всех проекциях. Обязательно следует обмерять колонны на 1/3 высоты. Наилучший вариант - фиксирование диаметров через равные промежутки до 6-10 раз.

Формы сводов, арочных и лучковых перемычек обмеряются снизу и сверху через равные промежутки. Фиксируются затяжки, анкеровки и другие элементы арок, что дает возможность показать на чертежах изменения их толщины. Фиксируются особенности и границы разновременных кладок, способы их присоединения, даются примечания о визуальной характеристике растворов, размеров кирпича и каменных блоков.

Пример: Кроки и обмеры Архиерейского дома

В деревянном зодчестве выявляется система сопряжений, примыканий и пересечений. На разрезах наносится доступная для обмеров структура узлов, конструкций перекрытий с последующей подробной фиксацией деталей в кроки. Указываются места и характер их разрушений, фиксируются гнезда заделок балок, утраченных перекрытий, примыкания стен, перегородок и т. д. Обследование и обмеры подвалов дают возможность судить о состоянии подземных частей сооружения, выявить элементы архитектуры здания, закрытые с наружи культурным слоем.

На фасадах, разрезах и при обмерах стен фиксируются все следы утраченных декоративных деталей, лепки, костылей и т.п.

Обмеряя фрагменты и детали, надо фиксировать их во всех проекциях, кроки каждой детали должны иметь привязки к их месту на фасаде, разрезе и т.д.

Многочисленные зарисовки и круговая фотофиксация, позволяют определить основные габариты, определить утраченные детали, фрагменты с достаточной долей достоверности. Бесконечное разнообразие объектов обмера оставляет широкое поле для поисков новых приемов, наиболее целесообразных в каждом конкретном случае.