Как отправить документы работодателю в другой город

Обновлено: 14.05.2024

При выборе курьерской службы следует обратить внимание на особенности ее работы и наличие:

подразделений в разных городах России и мира (при доставке за рубеж);
собственного автотранспорта, позволяющего не зависеть от регулярных рейсов;
курьеров с открытыми визами в разные страны (важно, если отправка международная);
дополнительных услуг (страхование отправлений, упаковка, такелаж и пр.);
гарантий конфиденциальности и ответственности за доверенные документы.

Передача документов по-старому

посылать традиционной почтой — заказным письмом с уведомлением о доставке;
передавать через проводников скорых поездов или водителей рейсовых автобусов;
отправлять со знакомым или родственником, который едет в нужный город.

Однако первый вариант вряд ли будет быстрым. Второй запрещен законами России: проводникам и водителям не разрешается транспортировать посылки и грузы. Кроме того, нет гарантий, что посторонний человек не потеряет переданные документы. Эта же причина актуальна при отправке деловых бумаг со знакомыми.

Современные способы доставки

Срочный курьерский сервис — понятие относительное. В зависимости от выбранного клиентом тарифа, расстояния между отправителем и получателем, развитости транспортной сети доставка документов может занять от трех часов до нескольких дней.

Доставка документов курьерскими компаниями

Курьер — это сотрудник, обязанностью которого является получение письма или посылки у отправителя и быстрая доставка адресату. Он представляет специализированную компанию и от ее лица несет ответственность за соблюдение сроков и иных условий договора.

Общепринятый в России алгоритм работы курьеров выглядит примерно так:

Возможна быстрая транспортировка документов в рамках одного города, перевозка по регионам России и за границу. В зависимости от этого курьеры пользуются:

При необходимости применяются комбинированные способы перевозки. Например, курьер прибывает в ближайший к городу адресата аэропорт, а далее использует арендованный автомобиль. Если письмо получает уполномоченный адресатом человек, он должен иметь при себе паспорт и доверенность.

От чего зависит стоимость пересылаемой корреспонденции

Стоимость курьерской пересылки документов определяется с учетом комплекса объективных факторов:

габариты и вес отправления (письмо, бандероль, посылка);
удаленность городов отправителя корреспонденции и адресата;
применяемый для выполнения заказа транспорт (авто или авиа).

На цену влияют сопутствующие услуги, например профессиональная упаковка, страхование, ожидание ответного письма адресата и пр.

Основные тарифы курьерских компаний

На тарифы существенно влияют сроки пересылки — день в день или несколько суток. Иногда от того, насколько быстро попадет документ в город получателя, зависит заключение крупной сделки или решение серьезной личной проблемы. Снижайте затраты времени и бизнес-риски, пользуясь услугой экспресс-доставки.

Также существенно сказывается на стоимости применяемый курьером транспорт. Авиаперелет всегда дороже поездки на автомобиле, но доставка проходит быстрее. Кроме того, в некоторые страны и даже в некоторые населенные пункты России переслать корреспонденцию можно только самолетом.

Доставка в электронном виде

заверит документ и оцифрует (отсканирует);
заверит электронный вариант своей цифровой подписью;
перешлет версию нотариусу в городе адресата.

Юрист, получивший цифровой вариант документа, переведет его в бумажный формат и заверит собственной подписью и печатью.

Однако учитывайте, что при необходимости использовать в работе или для иных целей подлинники деловых и личных документов электронный формат пересылки может быть лишь временной мерой — для решения задачи сиюминутно. В дальнейшем потребуется реальная доставка. В таком случае выбор курьерского сервиса оптимален, поскольку позволяет достичь цели в минимальные сроки. Помимо того, не снижается уровень конфиденциальности, ведь о содержимом письма или посылки будут знать только отправитель и адресат — никакие третьи лица, как в случае с привлечением нотариусов.

Подведем итоги

Курьером можно переслать документы по России и миру в любой город, а вот отправлять корпоративную или личную почту с сотрудниками транспорта незаконно, доверять перевозку важных бумаг знакомым — опасно.

Если вам нужна консультация или услуги доставки, обращайтесь в TSM — мы готовы найти лучшее решение задачи. Доставляем документы практически во все города мира, с гарантиями сохранности и конфиденциальности, в приемлемые для клиентов сроки. С учетом разных условий транспортировки у нас сформированы свыше 15 тарифов, поэтому подходящий найдется в любой ситуации. Причем индивидуальное коммерческое предложение будет готово оперативно, вам достаточно оставить заявку онлайн (на сайте либо в любом мессенджере) или по телефону.

Обращаясь к нам, вы полностью снимаете с себя заботы и беспокойство о доставке.

Обычно Почта России не отличается высокой скоростью переправки документов и посылок, но даже свои приличные сроки она умудряется нарушать, и в большинстве случаев отправление приходит с двойным, а то и с тройным опозданием. Поэтому для срочных нужд эту компанию выбирать нежелательно, хотя она и предлагает экспресс-услуги документов.

Как происходит отслеживание посылок по номеру заказа, какую информацию можно получить, и откуда осуществляется доставка: В другой город 💫 Для чайников 💫 Инструкция 💫 По городу 💫 Экспресс-доставка © читайте на сайте …

Особенностью быстрой доставки отправлений является широкая география присутствия и разнообразие тарифов, но есть и иные плюсы пользования услугами этой государственной компании:

при наличии важных документов можно сформировать ценный конверт, содержимое которого будет застраховано, и в случае порчи или утери конверта почта будет платить;
получателя найдут в любом случае, при этом отправление будет доступно только ему;
даже за срочную услугу плата будет достаточно демократичной, что и привлекает большинство клиентов.

Вам нужно письмо с описью вложения и уведомлением о вручении. Такое отправляют только в отделении. Чтобы ускорить процесс, заполните опись заранее на сайте Почты России. Распечатайте опись, вложите в конверт с документами и отдайте оператору. Конверт не заклеивайте: сотрудница в отделении сверит документы в конверте с описью. После оформления письма она выдаст вам копию описи с печатью. Когда письмо с документами придет адресату, вам в почтовый ящик вернется уведомление о вручении.

Чтобы не тратить время зря, приходите в отделение в спокойные часы. Обычно они утром около 11, после обеда до 17 часов. Еще в отделениях свободно в субботу. Можно посчитать посетителей в очереди и умножить на пять — получите среднее время ожидания в минутах. Также вы можете дома положить документы в конверт, наклеить марки, заполнить все формы на сайте.

DHL, PonyExpress, СПСР Экспресс, Русская почтовая служба, Русская экспресс почта и другие компании осуществляют доставку документов в короткие сроки как на территории России, так и за ее пределами. Для того чтобы передать бумаги на отправку, не нужно выходить из дома или офиса – курьер заберет их в указанное время, упаковав посылку и составив опись вложения.

Принимающая сторона также может получить отправление в любом месте по предварительному согласованию с представителем курьерской службы. Стоимость такой доставки документов варьируется в зависимости от удаленности пункта назначения от пункта отправления, а также от веса и размера пересылаемого пакета.

Экспресс-доставка с Московского вокзала:

Эконом-пересылка. Сроки пересылки корреспонденции уточняются по телефону. Стоит услуга порядка 270 рублей.
Экспресс-доставка. Сроки — до 1 дня. Стоимость — 320 рублей.
Супер-экспресс. Сроки — 1 день, стоимость повышается и составляет уже 600 рублей.

Тарифы курьерской компании DHL (доставляют корреспонденцию по всему миру):

Курьер из офиса. Срок доставки — 1 день. Стоимость — 1368 рублей.
Курьер онлайн. Документы будут доставлены в течение 1 дня и обойдется это вам в 1815 рублей.
Курьер по телефону.

Сроки пересылки — в течение суток, а стоимость уже выше — 2511 рублей.

Каждая уважающая себя курьерская компания имеет на своем сайте калькулятор. Вбив в него всю необходимую информацию, вы быстро получите полную стоимость интересующей вас услуги. Если же у вас возникнут проблемы, обращайтесь ко мне, и я помогу разобраться.

Существует еще один неплохой способ для тех, кто не знает, как быстро передать документы в другой город. Законодательство России позволяет нотариусам: Удостоверять равнозначность документа в бумажном виде электронному документу. Удостоверять равнозначность документа в электронном виде его бумажному эквиваленту. То есть после того, как нотариус заверил документ в бумажном виде, он его сканирует (переводит в электронный вид), заверяет его своей электронной подписью и отправляет его нотариусу, находящемуся в другом городе. В свою очередь, второй юрист переводит документ в бумажный вид и заверяет его уже своей подписью. Быстро и безопасно.

Какие документы рекомендовано отправлять почтой

Почтой можно быстро отправлять любые бумажные носители или фотографии. Главное условие – вес письма не должен превышать 100 грамм.

Некоторые сотрудники почты рекомендуют воздержаться от отправки ценных документов, например, паспорта или трудовой книжки, письмом, так как есть риск потери посылки или ее механического повреждения. В такой ситуации лучше воспользоваться бандеролью.

Стоит учесть, что действующее законодательство запрещает распространение и пересылку бумаг, относящихся к экстремистской литературе, агитирующим материалам.

Ситуаций, когда людям нужна такая услуга как быстрая доставка документов в другой город, существует великое множество. Вот некоторые из них:

оригинальный экземпляр документа нужен именно здесь и сейчас, а он находится за сотни километров от места действия;
возможность срыва сделки в любой момент из-за того, что отсутствует необходимая доверенность (а человек, который и должен оформить эту бумагу находится далеко);
назрела необходимость оформления определенных договоров (например, дарения), а члены одной семьи проживают в разных регионах;
взаимодействие партнеров в рамках бизнеса, живущих не только в других городах, но и разных странах.

Способы доставки документов

В среднем время доставки может варьироваться в пределах от 3 часов до 4 дней. Все зависит от расстояния. Именно от этой компоненты зависит и способ доставки: воздушным транспортом или наземным. Не исключена возможность комбинированной транспортировки. Например, чтобы доставить корреспонденцию в населенный пункт, в котором нет взлетно-посадочной полосы, сначала документы отправляют в ближайший аэропорт (по воздуху), а уже из него наземным транспортом до пункта назначения.

На заметку! В случае отправки документов в другую страну будьте готовы к тому, что понадобится дополнительное время для прохождения таможенного контроля.

Курьерские компании, которые быстро доставят документы

Почта России, осуществляющая экспресс-доставку.
"Экспресс-доставка", пункты которой находятся на всех крупных вокзалах.
Pony Express.
DHL.
West Post.
City Express
FedEx.
TNT.
UPS.
Major.
Другие, хорошо себя зарекомендовавшие (по отзывам ваших знакомых или компаньонов по бизнесу).

На заметку! Клиентами подобных курьерских компаний могут быть не только крупные коммерческие организации, но и частные лица, если у них возникла проблема, как быстро переслать документы в другой город.

Главные требования, предъявляемые к курьерским компаниям:

Скорость.
Гарантии сохранности и конфиденциальности документов. То есть, все бумаги должны быть доставлены в том виде, в каком их и отправляли.

Пункт экспресс-доставки на крупном вокзале

Каждую корреспонденцию курьеры передают из рук в руки, лично тому лицу, которое указал заказчик. Причем, курьера можно вызвать в офис или непосредственно домой.

На заметку! В случае отсутствия получателя по каким-либо причинам курьер действует строго в соответствии с распоряжениями, отданными отправителем.

Доставка документов может быть организована непосредственно в день отправления. График отправки и получения отличается гибкостью и точностью.

Почта России

Сервис предлагает доставку в пределах границ России корреспонденции с объявленной ценностью, то есть так называемых отправлений первого класса. Пересылку осуществляют в довольно сжатые сроки, используя технологичную систему сортировки писем.

Подобная доставка документов имеет ряд плюсов:

На заметку! В том же почтовом отделении вы можете получить уведомление о вручении корреспонденции, а также ее опись. Причем, эта услуга совершенно бесплатна.

От чего зависит стоимость пересылаемой корреспонденции

Исходя из вышеизложенного, стало понятно, как быстро доставить документы в другой город (а, самое главное безопасно). Теперь давайте разберемся со стоимостью пересылки, которая зависит от нескольких факторов:

насколько далеко находится пункт назначения;
размера пакета;
его веса;
вида транспорта (наземного или воздушного), с помощью которого осуществляют доставку.

Основные тарифы курьерских компаний

Экспресс-доставка с Московского вокзала:

Эконом-пересылка. Сроки пересылки корреспонденции уточняются по телефону. Стоит услуга порядка 270 рублей.
Экспресс-доставка. Сроки - до 1 дня. Стоимость - 320 рублей.
Супер-экспресс. Сроки - 1 день, стоимость повышается и составляет уже 600 рублей.

Тарифы курьерской компании DHL (доставляют корреспонденцию по всему миру):

Курьер из офиса. Срок доставки - 1 день. Стоимость - 1368 рублей.
Курьер онлайн. Документы будут доставлены в течение 1 дня и обойдется это вам в 1815 рублей.
Курьер по телефону. Сроки пересылки - в течение суток, а стоимость уже выше - 2511 рублей.

На заметку для тех, кто не ленится! Каждая уважающая себя курьерская компания имеет на своем сайте калькулятор. Вбив в него всю необходимую информацию, вы получите полную стоимость интересующей вас услуги.

Нотариальный документ в электронном виде

Существует еще один неплохой способ для тех, кто не знает, как быстро передать документы в другой город. Законодательство России позволяет нотариусам:

Удостоверять равнозначность документа в бумажном виде электронному документу.
Удостоверять равнозначность документа в электронном виде его бумажному эквиваленту.

То есть после того, как нотариус заверил документ в бумажном виде, он его сканирует (переводит в электронный вид), заверяет его своей электронной подписью и отправляет его нотариусу, находящемуся в другом городе. В свою очередь, второй юрист переводит документ в бумажный вид и заверяет его уже своей подписью. Быстро и безопасно.

Советы для быстрой отправки письма в другой город Почтой России

О скорости доставки писем и документов Почтой России

при наличии важных документов можно сформировать ценный конверт, содержимое которого будет застраховано, и в случае порчи или утери конверта почта будет платить;
получателя найдут в любом случае, при этом отправление будет доступно только ему;
даже за срочную услугу плата будет достаточно демократичной, что и привлекает большинство клиентов.

Быстро переслать документы в любой другой город можно с помощью посещения курьером непосредственного получателя, который обязательно должен предъявить документы и расписаться, засвидетельствовав получение. Как итог, обе стороны не тратят свое время на самостоятельную отправку или получение бумаг, всю работу делают курьеры, при этом точкой забора или выдачи может быть не только домашний адрес, но и офис, либо иной адрес, в зависимости от удобства клиента.

При важности документов отправку нужно оформить со страховкой и описью, для этого в присутствии сотрудника почты заполняются необходимые бумаги. Также необходимо вписать личные данные обеих сторон, обязательно указав контактные данные, чтобы курьер мог найти получателя и договориться с ним о встрече. Далее отправка регистрируется, а отправителю выдается квитанция об оплате и корешок, который нужно сохранять до прибытия.

Можно будет отслеживать движение отправления с помощью трек-номера, предоставляемого клиенту в отделении почты. Так, он сможет застраховаться от потери или порчи бумаг.

Ограничения на отправку

Ограничения, касающиеся отправляемых грузов, относятся в большинстве своем к весу, например, по России в экспресс-режиме можно пересылать до 31,5 килограмма. В большинство стран зарубежья – до 30 кг, в ряд стран, включая Англию, Австралию, Израиль, Испанию, Казахстан, Польшу, Украину и другие, – 20 килограммов. Меньше всего экспресс-способом можно доставить в Гамбию, Кубу, Теркс, Кайкос и Каймановы острова.

Длина и периметр самой большой стороны отправления не должны составлять более 300 см, а длина, ширина и высота – более 150 сантиметров каждая. Кроме того, существует перечень предметов, которые нельзя пересылать в любом случае:

оружие и боеприпасы, а также шокеры и комплектующие огнестрельного оружия;
наркотики, радиоактивные, взрывчатые и легковоспламеняемые вещества;
животные и растения, которые могут быть ядовитыми;
любые деньги;
продукты питания с маленьким сроком годности, а также напитки;
предметы, опасные для работников либо портящие другие отправления.

Стоимость экспресс-отправления

Цена на услугу экспресс-доставки по России зависит от дальности отправления, поскольку вся страна поделена на зоны, перевозка грузов между которыми тарифицируется по-разному. Более того, учитывая срочность, за это также нужно доплатить, а при выборе дополнительных услуг стоимость еще увеличится. К примеру, экспресс-письмо EMS из Москвы во Владивосток, то есть из одного конца страны в другой, при наличии в конверте пары листов бумаги обойдется в 760 рублей и придет в течение одного-двух дней.

При наличии описи вложений и оценки посылки стоимость может достигать 900 рублей, зато документы будут застрахованы и защищены от кражи или утери. Оценить можно будет в любом размере, но необходимо запомнить, что Почта России выплатит только сумму до 50 000 рублей, и то, если признает свою вину.

Как получить отправление

Получить срочное отправление может как непосредственный адресат, предоставив удостоверение личности, так и доверенное лицо, у которого есть официальная доверенность, подтвержденная нотариусом. В день доставки в город с человеком свяжется курьер, который также может оставить извещение в почтовом ящике, если дозвониться не удалось или получателя нет на месте.

Дополнительные услуги при экспресс-отправлении

Дополнительно клиент может выбрать такие услуги:

опись вложения – почтовый работник проверяет и подтверждает перечень предметов внутри отправления, подписывая документ;
наложенный платеж – для получения посылки адресат должен заплатить деньги, которые затем возвращаются отправителю;
объявленная ценность – отправителем устанавливается цена посылки, которую выплатят при ее повреждении или утере;
СМС-уведомление – когда отправление придет по назначению, об этом человека уведомят по телефону.

Протестируйте наш бесплатный сервис подбора самой выгодной или быстрой доставки по России !

Читайте также: