Как отправить документ в сэд на согласование

Обновлено: 07.07.2024

Если ваша компания уже перешла на ЭДО — электронный документооборот, из этой статьи вы ничего нового не узнаете. Она будет полезна, если вы только планируете перейти с бумажных документов на электронные. Разбираемся, как ЭДО помогает бизнесу упростить работу с документами и сделать процессы быстрее.

Что такое электронные документы и система электронного документооборота

Электронный документ — это файл, подписанный электронной подписью. Его не нужно распечатывать, так как электронные документы равносильны бумажным с собственноручной подписью. Перевести в электронный вид можно любой документ — например, счет-фактуру, акт или договор.

Электронными документами можно обмениваться внутри компании, с контрагентами или налоговой. Это удобно, потому что их не нужно распечатывать, быстрее и проще получить от контрагентов, сложнее потерять, подделать или перехватить.

Система электронного документооборота, или СЭД, — это сервис, с помощью которого компании обмениваются электронными документами. Сам процесс обмена называют электронным документооборотом, или ЭДО.

• внутренний — этот документооборот ведется между сотрудниками и руководством компании. Он не регулируется законодательством, поэтому в каждой компании могут быть установлены свои правила обмена;
• внешний — это обмен электронными документами с контрагентами. Тут уже при составлении документов нужно соблюдать определенные нормы, установленные законодательством;
• с государственными органами — это сдача отчетности и других документов в налоговую, пенсионный фонд, соцстрах, Росстат и другие ведомства.

Чтобы вести электронный документооборот, должны выполняться два условия:

1. Документы должны быть подписаны электронной подписью. Подойдет та, которой компания подписывает отчетность в налоговую.
2. Пересылать документы должен оператор электронного документооборота.

Оператор ЭДО — это компания, которая предоставляет юрлицам и ИП услугу обмена электронными документами, гарантирует юридическую значимость документов и безопасность передаваемой информации.

Электронный документооборот похож на обмен сканами документов по эл. почте, только быстрее

Откройте счет в Тинькофф Бизнесе за один день

• Обслуживание — от 0 ₽
• Деньги поступают на счет круглосуточно
• Бесплатный вывод до 500 000 ₽

Какая электронная подпись нужна для электронного документоборота

Электронная подпись может быть простой, неквалифицированной и квалифицированной.

При обмене документами с физическими лицами подойдет любая подпись. Важно учитывать, что простая подпись наименее защищена и ее могут подделать — например, если мошенники взломают эл. почту.

Для заверения внутренних документов подойдет любая подпись. Иногда в электронном документообороте организации используют несколько видов подписи.

При обмене документами между компаниями может быть две ситуации:

1. Если документы подписывают простой или усиленной неквалифицированной подписью, нужно договориться и подписать соглашение об обмене электронными документами.
2. Если квалифицированной — соглашение можно не подписывать, но нужно договориться с контрагентом о взаимном обмене электронными документами.

Для обмена первичными документами подойдет любая электронная подпись. А вот счета-фактуры можно подписывать только квалифицированной подписью, даже если есть соглашение об обмене электронными документами.

У компаний могут быть разные операторы. Но обычно удобнее, когда контрагенты подключены к одной и той же системе ЭДО: тогда не нужно настраивать роуминг между разными системами.

Чтобы начать обмениваться документами с партнером, нужно принять его приглашение в личном кабинете СЭД

При обмене документами с налоговой и фондами нужна квалифицированная электронная подпись. Через ЭДО компании и ИП могут отправлять в налоговую и фонды любые электронные документы

Для ведения бухгалтерской отчетности внутри компании подойдет любая электронная подпись. По закону в электронном виде можно вести первичные учетные документы, учетные регистры и финансовую отчетность.

В судебном документообороте используется усиленная квалифицированная подпись. В суд можно подать в электронном виде исковое заявление, заявление, жалобу или любые письменные доказательства.

Плюсы и минусы ЭДО

Плюсы ЭДО. Основное преимущество — сокращение расходов на бумагу, печать, доставку и хранение документов. Электронные документы можно бессрочно хранить на серверах оператора ЭДО.

Все документы можно сортировать по папкам

Еще ЭДО позволяет:

• упростить взаимодействие с госорганами — отправлять в ФНС и суды электронные документы;
• отправлять и получать документы прямо из своей учетной системы, например 1С;
• контролировать статус документа: доставлен, подписан, отказ в подписи;
• уменьшить частоту отказов налоговой. Например, предприниматели часто совершают ошибки, когда заполняют отчетность по НДС. Операторы ЭДО проверяют формат и оформление документов, а значит, налоговая будет принимать их с первого раза.

Минусы ЭДО. У системы электронного документооборота есть и недостатки:

• если ЭДО отсутствует у какого-либо контрагента, придется составлять документы и в электронном, и в бумажном виде;
• переход на ЭДО затратен: нужно подключить и купить СЭД, электронные подписи, а еще потратить время и деньги время на обучение сотрудников.

Лучше всего ЭДО подойдет, если компания работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у нее много филиалов, большое количество контрагентов из других регионов, много бумажных документов. Тогда ЭДО поможет организовать электронный архив, сократить время на пересылку бумажной почты, ускорит обмен документами. А вот для небольших компаний внедрять ЭДО может быть неоправданно дорого.

Рассчитать эффективность внедрения электронного документооборота можно с помощью специального калькулятора на сайте налоговой.

Что могут современные системы электронного документооборота

Создавать и отправлять документы. Документы можно добавить с компьютера, выгрузить из учетной системы или создать с нуля. Встроенный редактор подскажет, как правильно сформировать и заполнить документ. Перед отправкой система проверит счета-фактуры, акты и накладные — это исключит ошибки и гарантирует, что контрагенты и налоговая примут документы.

Хранить документы. Все документы хранятся на серверах в дата-центрах, поэтому информацию невозможно потерять. Это безопаснее, чем хранить на личном компьютере.

Распределять входящие документы. В СЭД можно настроить маршрутизацию — назначить подразделение, которое автоматически будет получать документы от определенного контрагента.

Согласовывать документы внутри компании. Отправлять документы на подпись можно как определенному сотруднику, так и всему подразделению. Получателям придет уведомление на эл. почту.

Отправлять документы в контролирующие органы. Если понадобится бумажная копия электронного документа, ее можно распечатать.

Автоматически сверять взаиморасчеты. Можно быстро сопоставить данные актов сверки. Например, бухгалтеру нужно сверить задолженность на конец года по расчетам с контрагентом, суммы у компаний разные. Чтобы найти ошибку, бухгалтер вручную сверяет два акта сверки — свой и контрагента. Если компании активно сотрудничали в течение года, то у них может быть более ста операций и ручная проверка займет много времени. Сервис это сделает автоматически: сформирует акт сверки, сравнит данные и выдаст отчет по расхождениям.

Как выбрать подходящую систему

Список аккредитованных операторов ЭДО можно найти на сайте налоговой. Компания может выбрать любого оператора из списка. Операторы почти не отличаются друг от друга, отличия могут быть в скорости обслуживания и в том, какую помощь они оказывают при интеграции ЭДО в бизнес.

Если у контрагентов будут разные операторы, это нормально. Главное, убедитесь, что оператор состоит в реестре, поддерживает роуминг с большинством других операторов и гарантирует безопасность данных.

Как перейти на ЭДО

Процесс подключения по шагам.

Шаг 1. Измените учетную политику. Пропишите в учетной политике, что организация работает с электронными документами, подписанными электронной подписью.

Шаг 2. Составьте схему электронного документооборота. Изучите схему бумажного документооборота компании: сколько сотрудников задействовано, кто может подписывать документы, этапы, где возникают задержки документов. Переведите эту схему в электронный формат так, чтобы исключить проблемы бумажной цепочки.

Например, есть проблема: менеджеры часто забывают передать документы в бухгалтерию, а потом их теряют. С помощью ЭДО бухгалтер будет видеть, когда и какой документ поступил к менеджеру и на каком этапе ведется работа с этим документом.

Шаг 3. Оформите электронную подпись для сотрудников. Электронная подпись понадобится тем сотрудникам, которые будут подписывать электронные документы. Если подписи еще нет, для руководителя или ИП ее выпустит налоговая, а остальные сотрудники могут приобрести подпись в аккредитованном удостоверяющем центре. Если квалифицированная подпись уже есть у бухгалтера или руководителя, они могут использовать ее.

Шаг 4. Выберите способ работы ЭДО. Определитесь с техническим решением:

• меньше 100 документов в месяц — подойдет онлайн-версия сервиса;
• большой объем документов — интеграция ЭДО в учетную систему компании.

Шаг 5. Выберите оператора. Можете спросить у контрагентов, с какими операторами они уже работают

Шаг 6. Подключите контрагентов. Отправьте контрагентам приглашения в сервисе. Когда компания примет приглашение, можно будет начать обмен электронными документами. Чем больше контрагентов будет подключено к ЭДО, тем ощутимее будет выгода от перехода на него.

Государственные структуры используют цифровые инструменты для передачи данных внутри ведомства, между собой или сторонним организациям. Для обмена сведениями используются федеральные и региональные системы электронного документооборота (СЭД).

В статье рассмотрим такие понятия, как МЭДО, СЭД, МСЭД, что это за системы, в каких случаях применяются и особенности их подключения.

Что такое СЭД

СЭД — это автоматизированная система документооборота и делопроизводства, включающая прикладное программное и системное обеспечение. Осуществляет передачу внутренних и внешних электронных документов в государственных организациях. Взаимодействие с помощью СЭД подразумевает передачу уведомлений, файлов, документов и их реквизитов.

СЭД создана для того, чтобы:

• автоматизировать процессы регистрации, хранения и обмена документов;
• выдавать и контролировать исполнение поручений по связанным с системой решениями;
• создавать электронный архив документации.

МСЭД: расшифровка и как начать с ней работу

МСЭД - это Межведомственная система электронного документооборота. Она реализована для государственных структур и исполнительных органов Московской области.

Чтобы подключить организацию к системе, необходимо выполнить три шага:

Организацию подключают в течение двух рабочих дней. Задержка регистрации может быть связана с некорректным заполнением заявки, в связи с чем срок увеличивается на время уточнения сведений.

Настройка МСЭД осуществляется путём установки VPN-клиента. Для уточнения информации по заявкам или установке системы можно обратиться в службу технической поддержки по телефону: 8 (498) 602-83-29.

Что такое МЭДО и для чего она нужна

МЭДО — это единая межведомственная система электронного документооборота, которая осуществляет взаимодействие между государственными органами.

Межведомственный электронный документооборот используется:

• администрацией Президента РФ;
• федеральными органами исполнительной власти;
• органами исполнительной власти субъектов РФ;
• в иных государственных органах и организациях.

Цель создания и использования МЭДО — повышение эффективности управления в органах государственной власти за счёт сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизации затрат на обработку и отправку документов, мониторинга хода рассмотрения и исполнения документов.

Организатором МЭДО является Федеральная служба охраны Российской Федерации (ФСО России). В этом качестве ФСО России реализует организационное и методическое обеспечение МЭДО; ведение адресных справочников МЭДО; создание и эксплуатацию технико-технологической инфраструктуры и обеспечивает информационную безопасность МЭДО.

Основной целью МЭДО является увеличение качественных показателей управления в госорганах, достигаемое благодаря снижению временных затрат на обмен, обработку и контроль документооборота среди госструктур, отделов и организаций. Главенствующую роль в реализации, внедрении и исполнении МСЭД в России играет Федеральная служба охраны Российской Федерации (далее ФСО России).

Базисные задачи по организации, внедрению и обеспечению работы МСЭД:

• Формирование и применение всех технических и технологических баз.
• Актуальная защита хранимой и передаваемой информации.
• Ведение адресных информационных баз данных.
• Координационная и организационная поддержка.
• Методическая помощь пользователям.

Архитектура МЭДО

Взаимодействие между СЭД государственных органов происходит с помощью специализированных шлюзов. Благодаря им участники межведомственного электронного документооборота передают информацию между госструктурами. Каждая СЭД имеет свой адаптер, который приводит отправленные сведения в единый XML-формат.

Данный формат утверждён ПП №754 от 16.03.2019 г. и Распоряжением №1403-р от 2.10.2009 г.

Технико-организационные решения и основы при реализации

Основной принцип МЭДО — связка СЭД-аккаунта с почтой с целью обмена информацией.

На что обратить внимание при разворачивании МЭДО:

• Соответствие параметров между разными МЭДО-аккаунтами.
• Их согласование с Минкомсвязи и ФСО.
• Проведение документооборота через специальные адаптеры (шлюзы), сохраняющие данные на время передачи.

Все аккаунты МЭДО имеют персонифицированные комплексы СЭД, входящие в общую сеть. Они:

• принимают и меняют формат МЭДО в формат СЭД;
• обрабатывают формат СЭД в формат МЭДО.

Технико-организационные решения и основы при реализации

Основной принцип МЭДО — связка СЭД-аккаунта с почтой с целью обмена информацией.

На что обратить внимание при разворачивании МЭДО:

• Соответствие параметров между разными МЭДО-аккаунтами.
• Их согласование с Минкомсвязи и ФСО.
• Проведение документооборота через специальные адаптеры (шлюзы), сохраняющие данные на время передачи.

Все аккаунты МЭДО имеют персонифицированные комплексы СЭД, входящие в общую сеть. Они:

• принимают и меняют формат МЭДО в формат СЭД;
• обрабатывают формат СЭД в формат МЭДО.

Технические и организационные возможности для организаций

Основным функциональным базисом МЭДО является информационная поддержка и взаимодействие, обеспечивающие непрерывный электронный документооборот, защищенный усиленными индивидуальными цифровыми подписями. Официальным форматом обмена является PDF/A.

Практическая реализация документооборота выглядит следующим образом

Для обмена официальной документацией необходимо:

• обзавестись личным идентификатором и индивидуальным адресом через заявление в ФСО РФ;
• иметь в наличии индивидуальную СЭД с сопутствующей технической инфраструктурой для дальнейшего подключения к МЭДО;
• обладать специальным адаптером для подключения к МЭДО.

В связи с ростом популярности электронного документооборота, многие организации начинают производить документооборот между ведомствами через интернет.

МЭДО является федеральной информационной системой, разработанной специально для обмена документами между различными госструктурами и их подразделениями (участниками СЭД).

Чтобы подключиться к МЭДО, необходимо оцифровать и интегрировать в общую систему документооборот организации. Все оцифрованные документы СЭД должны подтверждаться квалифицированными или усиленными цифровыми подписями (ЭЦП).

На первоначальном этапе объем работ достаточно значительный, но дальнейшее применение электронного документооборота значительно снижает трудоёмкость.

Подключение и базовое использование МЭДО

• Организационно-технический этап подключения.

Для входа в число участников МЭДО необходимо обратиться в ФСО. Организация попадает в базу системы, а подключение происходит через специальные каналы связи. Становясь частью единого информационного пространства, у организации появляются возможности для цифрового документооборота между всеми федеральными органами власти.

Также необходимо закупить необходимое оборудование, с помощью которого можно подключить СЭД к шлюзу МЭДО по специальному каналу с защитой.

Работу обычно выполняет технический руководитель или уполномоченный сотрудник организации, отвечающий за подключение. Возникновение трудностей на данном этапе практически невозможно.

• Создание модуля и адаптация к его работе.

Модуль (адаптер) предназначен для автоматизации и ускорения процесса обмена документами с участниками, подключенными к единой системе оборота документов с использованием СЭД.

При взаимодействии с МЭДО можно использовать простой интерфейс, а также обеспечить безопасность и надёжность документооборота. Основная задача — сохранить автоматизированные процессы, используемые в компании до введения электронного документооборота.

При интеграции и адаптации могут возникнуть определённые трудности. С ними столкнулись многие организации при начале работы на платформе Docsvision.

Оказалось, что не так просто получить готовый пакет документации по внедрению МЭДО, xml-описание и использовать их для дальнейшей работы в СЭД. Подготовка файлов, создание стандартного описания и отправка документы в МЭДО также не должна была вызывать трудностей, однако выяснилось много тонкостей при работе с полученными документами и их дальнейшей отправкой.

Особенности отправляемых документов

При отсутствии в организации таких специалистов стоит обратить внимание на рекомендации для выбора вида доставки документации в МЭДО.

Специальный код участника обмена также определяет возможность отправки документации по МЭДО. Данные коды должны быть внесены в справочник контрагентов СЭД организации.

Если адресат является участником обмена по МЭДО, в диалоговом окне отобразится оптимальный вид доставки документации.

Преимущества использования МЭДО

• полная автоматизация взаимодействия по единым государственным правилам;
• возможность проводить работу с СЭД удалённо, через интернет;
• возможность сохранения документации в архиве в электронном виде.

Оформление документов при работе в МЭДО

Для успешной отправки документов через системы электронного документооборота необходимо соблюсти ряд обязательных к исполнению правил. Они отображаются в информационном блоке и представляют собой пошаговое руководство к действию:

1. Согласовать документ. Для этого все отдельные правки требуется собрать в одном файле.
2. Не использовать в названии кириллицу и специальные символы. Разрешается использование букв от А до Z (строчные и прописные), цифр и нижнего подчёркивания.
3. Конвертировать файл в формат PDF/A-1.

Это одно из важнейших условий. Если файл будет изначально отправлен утверждающему лицу и подписан, к примеру, в формате DOCX, а после конвертирован в формат PDF, электронная подпись станет недействительной из-за смены структуры файла. Поэтому заранее установите на ваше рабочее место быстрый конвертер формата файлов.

1. Проверить главный файл при его отправке на соответствие формата. Методические рекомендации советуют для этого воспользоваться предустановленной утилитой veraPDF.
2. Нанести регистрационный штамп и отметки ЭП.

После того как документ подписан и утверждён руководителем, его необходимо зарегистрировать. Для этого специальный мастер нанесения штампов наносит на файл отметки о подписи и регистрирует файл в системе. По этому номеру документ можно будет легко идентифицировать в базе.

Штамп регистрации наносится на документ таким образом, чтобы не вносить изменения в главный файл. Система создаёт дополнительные PNG файлы с информацией и файлы визуализации электронного штампа. СЭД сохраняет место их размещения для дальнейшей идентификации.

После регистрации главного файла в системе и нанесения штампа на документ оформление считается законченным, файл готов к отправке.

Проверка УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписи)

Основное условие отправки документов через МЭДО 2.7 — наличие на главном файле действующей усиленной квалифицированной электронной подписи актуальной версии.

Существует три степени проверки легитимности подписи в СЭД:

Если все три ступени проверки УКЭП успешно пройдены, СЭД уведомит вас об отправке документа.

Как получить ЭЦП для МСЭД

Для системы МСЭД подходит Квалифицированная электронная подпись. Получить ее вы можете в нашем Сертифицированном Удостоверяющем центре "Калуга Астрал". Если вам требуется информация, как заказать ЭЦП МЭДО, обратитесь к нашим специалистам за помощью.

Электронный документооборот (ЭДО) — обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи через специального оператора. Еще недавно это казалось сложной технологией, на внедрение которой нужно затратить много ресурсов. Но практика показывает: ЭДО проще, удобнее и дешевле, чем бумажное делопроизводство. В настоящей статье специалисты системы электронного документооборота Контур.Диадок расскажут о том, как работает ЭДО, и в чем его выгода для бизнеса.

Про электронный документ и электронную подпись

Электронный документооборот (ЭДО) можно сравнить с электронной почтой. Одна организация отправляет контрагенту файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК.

Систему пересылки электронных документов организуют операторы ЭДО — коммерческие компании, у которых достаточно ресурсов, чтобы обеспечить безопасный документооборот.

СПРАВКА

Как это работает?

• сертификат электронной подписи: легитимность, срок действия;
• формат документов;
• соответствие данных в конкретном документе.

После того как документы подписали и поставщик, и покупатель, в него невозможно внести изменения. Если документ должен подписать только поставщик, например, счет-фактуру, то документооборот по нему считается завершенным после того, как покупатель получил его, а оператор ЭДО зафиксировал этот факт.

Плюсы и минусы ЭДО

Первый вопрос, который возникает: а зачем это? Закона о всеобщем переходе на электронный документооборот не существует, государство не обязывает бизнес отказываться от бумаги. Почему нужно это делать? Каковы плюсы и минусы перехода на электронный документооборот? Сравним его с бумажным.

Преимущества электронного документооборота

2. Обмен электронными счетами-фактурами. Согласно Налоговому кодексу, электронные счета-фактуры нужно передавать только через систему электронного документооборота, организованную компанией-оператором.

3. Юридическая значимость документов. В системе ЭДО контрагенты подписывают документы квалифицированной электронной подписью, которая по значимости приравнивается к собственноручной подписи. Электронные документы принимают налоговая, суды и другие госорганы.

4. Прозрачность документооборота. При работе по старинке отправитель не знает, что происходит с бумажным документом. Курьер может потерять его, адресат — забыть поставить подпись. С ЭДО документооборот становится прозрачным. Отправитель всегда знает, на какой стадии документ: получен или подписан. Все действия контрагентов сервис фиксирует в отдельном протоколе.

5. Безопасность документооборота. Злоумышленники могут взломать e-mail и перехватить письмо. В системе ЭДО это невозможно: передачу данных защищает шифрование.

6. Сокращение затрат. В крупных организациях затраты на печать и доставку бумаг составляют большую статью расходов. В среднем на пересылку пакета документов компания тратит 40–50 рублей. С ЭДО отправка обходится в 5–7 раз дешевле.

7. Освобождение времени для более серьезных задач. В организациях работники могут тратить до половины рабочего дня на подписание и отправку бумажных договоров, актов, УПД и счетов-фактур. Когда документооборот переведен в электронный вид, эти операции занимают минуты.

8. Удобное хранение документов. По закону хранить документы нужно не меньше пяти лет. Одни компании выделяют под хранение бумаг стеллаж, другие — целый кабинет или этаж. С электронными документами проще: они хранятся на серверах, а получить доступ к ним можно из любой точки мира.

Недостатки ЭДО — мифы и реальность

Некоторые налогоплательщики не переходят на электронный документооборот, поскольку уверены потому что видят в нем недостатки.

4. Госорганы не примут электронные документы. Законодательство уравнивает документы с ЭП и собственноручной подписью. Представить в суд или ФНС можно не только файлы в электронном виде, но и их визуальные образы со штампом подписи.

СПРАВКА

Если налоговый инспектор придет с проверкой и захочет познакомиться с оригиналами, налогоплательщик может скопировать необходимые документы на отдельный компьютер и предоставить для ознакомления проверяющему.

В личном кабинете EasyDocs в разделе Документы есть 4 папки, в которых отдельно хранятся входящие, исходящие, архивированные документы и шаблоны (они доступны только юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям и руководителям, функции шаблонов описаны в пункте 5 “Шаблоны”).

В папке Исходящие находятся документы, которым требуется подпись/ознакомление со стороны Вашего контрагента.

В папке Архив находятся документы, которые завершили маршрут документооборота (больше не требуется подпись/ознакомление).

Список документов в папке содержит следующую информацию:

• имя контрагента
• название документа
• дата создания документа
• наличие штампа в документе

Находясь в одной из папок, Вы можете:

• ознакомиться со списком документом в папке
• осуществлять поиск по списку
• перейти к созданию нового документа, нажав на кнопку Создать документ
• перейти в другую папку, нажав на нее

Создание документа

1 Способы создания документов

Для создания документа перейдите в раздел Документы и нажмите на кнопку Создать документ.

В меню создания документов доступно 3 вкладки:

1. Из файла – для создания документа из загруженного Вами файла

2. Финансовые – для создания счета или акта по шаблону EasyDocs

Выберите нужный Вам шаблон документа:

• Счет на оплату
• Акт выполненных работ
• Акт оказанных услуг

Выберите контрагента и нажмите на кнопку Создать документ.

3. Кадровые – для создания заявления/приказа на отпуск/командировку по шаблону от вашего работодателя или EasyDocs

Выберите нужный Вам шаблон документа.

Физическим лицам доступны следующие шаблоны:

• Различный шаблоны от вашего работодателя
• Заявление на простую электронную подпись
• Передача персональных данных
• Заявление на отпуск
• Заявление о переводе на удаленную работу
• Служебная записка на командировку
• Заявление о приеме на работу
• Заявление на увольнение
• Заявление на перенос отпуска

Юридическим лицам доступны следующие шаблоны:

• Приказ на отпуск
• Приказ на командировку

Введенные данные будут автоматически подставляться в соответствующие поля шаблонов заявлений.

2 Маршрут подписания

При создании документа из файла необходимо выбрать маршрут подписания.

3 Загрузка документа

При создании документа из файла необходимо загрузить файл с Вашим документом.

Для загрузки нажмите на значоки выберите нужный файл на компьютере/смартфоне.

Вы можете загрузить:

• документы *.pdf
• текстовые документы (*.doc, *.docx)
• картинки (*.jpg, *.jpg, *.jpg, *.bmp, *.jpg, *.svg)

4 Выбор контрагента

По нажатию на поле Выбрать контрагента откроется список Ваших контрагентов.

Если в списке нет нужного Вам контрагента, можете добавить его, нажав на ссылку .

После добавления контрагент появится в списке.

Подписание документа

Нажмите на кнопку Подписать.

Для подписания документа можно воспользоваться как облачной подписью EasyDocs, так и подписью на USB-носителе.

Подписание облачной подписью осуществляется при помощи приложения myDSS, на котором активирован Ваш сертификат. Дождитесь уведомления в приложении, подтвердите подписание – и Ваш документ в EasyDocs будет подписан.

Если Вы предполагаете использовать подпись на USB-носителе:

• убедитесь, что USB-носитель подключен к компьютеру
• убедитесь, что в операционной системе установлены соответствующие сертификаты
• убедитесь, что у Вас установлен КриптоПро CSP
• убедитесь, что у Вас установлен КриптоПро ЭЦП Browser plug-in

Для подписания с помощью USB-носителя во всплывающем окне нужно подтвердить операцию с сертификатом, после чего Ваш документ в EasyDocs будет подписан.

2 Как подтвердить второй фактор в myDSS

В личном кабинете EasyDocs Вы нажали на кнопку Подписать.

Если к личному кабинету привязана облачная электронная подпись, то должно появиться окно с таймером:

В приложении myDSS отобразится уведомление о том, что есть операции, требующие подтверждения. Для начала подтверждения операции нажмите на кнопку Подтвердить.

Если к ключу у Вас установлен способ защиты, ведите к нему пароль.

В приложении для ознакомления и подтверждения отобразиться документ и информация о подписываемом документе. Нажмите на кнопку Подтвердить.

Появится уведомление об успешном подтверждении операции. Для продолжения работы в приложении Вы можете нажать на кнопку Продолжить.

После этого в личном кабинете EasyDocs вместо окна с таймером появится уведомление об успешном подписании документа.

Редактирование и удаление документа

До момента подписания и отправки документа у Вас есть возможность отредактировать и удалить документ.

Для этого необходимо нажать на кнопку редактировать

После нажатия кнопки “Редактировать” откроется меню редактирования документа,где вы можете изменить название документа, номер и сам документ. Также Вы можете удалить этот документ нажав кнопку “Удалить” в нижней части экрана.

Получение и рассмотрение документов

Если рядом с документом есть значок штампа, то это значит, что документ уже подписан контрагентом и от Вас требуется подпись или ознакомление.

Для того, чтобы взаимодействовать с документом, откройте его.

Если под документом доступны кнопки Подписать и Отклонить, это значит, что документ требует Вашего подписания. Ознакомьтесь с его содержимым.

Если все в порядке, то выполните подписание документа. После подписания документ автоматически переместится в папку Архив и вернется контрагенту, который отправил Вам.

Если под документом доступна кнопка Ознакомился, это значит, что Ваша подпись не требуется. Нажмите на кнопку Ознакомился, и документ автоматически переместится в папку Архив.

Если Вы являетесь руководителем в компании и в Вашей компании включено согласование кадровых документов, то Вам могут приходить документы на согласование от Ваших сотрудников. Вы сможете согласовать эти документы или отклонить с причиной.

Если в документе все в порядке, то Вам необходимо нажать кнопку “Согласовать”. После того как документ был Вами согласован, он попадает к директору/специалист по кадровому делопроизводству, где его примут в работу.

Если документ Вас не устраивает, то необходимо ввести причину отклонения и нажать “Отклонить” и по аналогии с обычным подписанием документ вернется к отправителю.

Поиск документа

Поиск по списку документов осуществляется в пределах каждой папки. Поиск осуществляется по следующим параметрам:

• название контрагента
• название документа
• номер документа
• дата документа

В меню поиска введите интересующие Вас данные и нажмите на кнопку Поиск.

В списке останутся только строки, удовлетворяющие заданным параметрам. Выбранные параметры будут отображены в строке поиска, с помощью значка крестика Вы можете удалить один из параметров, после чего поиск автоматически обновится.

Комментарии

Справа от каждого документа находятся комментарии по нему, где отображается вся история документа и комментарии контрагентов.

В истории отображается: имя контрагента, действие с документом и дата, когда было произведено действие.

Также, если у компании включено согласование кадровых документ там будет отображаться действия этого руководителя

Если документ был отклонен руководителем, директором/специалист кадровой службы в комментариях будет отражена причина отклонения

Читайте также:

  
• Договор о ненападении между германией и финляндией
  
• Где получить справку о службе в мвд
  
• Какой документ от родителей законных представителей необходим при подаче если абитуриенту нет 18 лет
  
• Протокол об административном правонарушении это
  
• Какой нормативно правовой документ утверждает требования по безопасности значимых объектов кии рф