Как отменить протокол собрания учредителей

Обновлено: 16.05.2024

Первую часть материала, посвященного собранию участников ООО, читайте здесь.

Как провести годовое общее собрание участников ООО

Процедура проведения очередного общего собрания учредителей (участников) ООО включает в себя:

А) регистрацию участников;

Незарегистрировавшийся участник (либо его представитель) не вправе принимать участие в голосовании.

Учредители (участники) Общества вправе участвовать через своих законных представителей путем предъявления нотариально заверенной доверенности или иных документов, подтверждающих статус законного представителя. Представитель ООО может действовать без доверенности, если имеет на это право в соответствии с учредительными документами ООО либо на основании доверенности за подписью руководителя ООО или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами (п.1 ст.53, ст.185 ГК РФ, п.2 ст.37, п.3 ст.40 Закона № 14-ФЗ).

В уставе ООО может быть предусмотрено нотариальное удостоверение принятия решения общим собранием участников и состава участников, присутствующих при этом, тогда нотариус проверяет состав участников, присутствующих на собрании, и наличие кворума (пп.3 п.3 ст. 67.1 ГК РФ, п.5.4,5.5,5.7 Пособия из письма Федеральной нотариальной палаты от 01.09.2014 г. № 2405/03-16-3).

Б) открытие собрания и выбор председателя;

Собрание открывает лицо, осуществляющее функции единоличного исполнительного органа ООО (генеральный директор, президент и т.п.), или иное лицо, возглавляющее коллегиальный исполнительный орган (правлению, дирекцию и т.п.), — в случае, когда ООО руководит управляющий.

Исполнительный орган Общества организует ведение протокола общего собрания (п.3-6 ст.37, абз.4 п.1 ст.41 Закона № 14-ФЗ).

В) обсуждение повестки дня и принятие решений.

Общее собрание учредителей (участников) Общества вправе принимать решения только по вопросам повестки дня, сообщенным в уведомлении о проведении общего собрания, а также в уведомлении о внесении в повестку дня изменений в связи с предложениями учредителей (участников).

Исключение составляет ситуация, если в собрании участвуют все учредители (участники), тогда они вправе принимать решения по любым вопросам.

Решения общего собрания учредителей (участников) Общества принимаются открытым голосованием, если иной порядок принятия решений не установлен уставом ООО (например, тайное голосование).

Важно!

По общему правилу решения принимаются большинством голосов от общего числа голосов учредителей (участников) Общества, если необходимость большего числа голосов для принятия таких решений не установлена законодательством или уставом ООО.

Как документально оформить итоги проведенного собрания участников Общества?

Решения общего собрания учредителей (участников) ООО оформляются протоколом, составленным в письменном виде, который должен быть подписан лицом, председательствующим на собрании, а также секретарем собрания.

В протоколе о результатах очного голосования, как правило, указываются:

дата, время и место проведения собрания;
сведения о лицах, принявших участие в собрании;
результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
сведения о лицах, проводивших подсчет голосов;
сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол.

Протоколы всех общих собраний учредителей (участников) Общества подшиваются в книгу протоколов. Она должна в любое время предоставляться любому учредителю (участнику) для ознакомления.

По требованию учредителей (участников) Общества им должны быть выданы выписки из книги протоколов, удостоверенные исполнительным органом ООО. При этом Общество вправе, но не обязано предоставлять протокол общего собрания нотариусу, когда в уставе Общества предусмотрено нотариальное удостоверение принятия решения общим собранием участников и состава участников, присутствующих при этом (пп.3 п.3 ст.67.1, п.3, 4 ст.181.2, п.1 ст.181.4 ГК РФ, п.6 ст.37, ст.50 Закона № 14-ФЗ).

Последствия не созыва (уклонение от созыва) годового собрания, нарушения сроков и процедуры проведения общего собрания

За нарушение требований к подготовке и проведению собрания ООО и ее должностных лиц могут оштрафовать. Несоблюдение описанных выше требований к подготовке и проведению общего собрания участников может повлечь признание недействительным решения общего собрания участников ООО, а также наложение штрафа (ч.11 ст.15.23.1 КоАП РФ):

на ООО в размере от 500 тыс. до 700 тыс. рублей;
на должностных лиц — в размере от 20 тыс. до 30 тыс. рублей.

Привлечь к административной ответственности могут само общество, его директора, членов совета директоров или ревизионной комиссии.

Кроме того, решение общего собрания участников, принятое с нарушением норм закона или положений устава Общества может быть признано судом недействительным по иску участника, чьи права и интересы были нарушены в результате его принятия.

Собрание участников ООО устраивают каждый раз, когда компания должна принять важное решение. Если из-за чьего-то решения компания обанкротится, тех, кто голосовал за, могут привлечь к субсидиарной ответственности. Это когда участники общества расплачиваются за долги компании своими деньгами и имуществом.

Участникам ООО важно не только участвовать в собраниях, но и следить, чтобы все ходы были записаны в документах.

Когда проводится собрание участников ООО

Собрание участников ООО — это встреча всех участников общества. На ней обсуждают все важные вопросы: от крупных сделок до ликвидации компании.

Есть два вида собраний: очередные и внеочередные.

Очередные нужно проводить не реже раза в год, в любой день между 1 ноября и 30 апреля. На них обсуждают прибыль, дивиденды и планы компании на ближайший год.

Устав в ООО

Порядок проведения общего собрания участников ООО такой:

пригласить участников за 30 дней до собрания. В уставе компании можно прописать другой срок, но не меньше семи дней;
внести дополнительные вопросы на обсуждение, если у кого-то из участников они есть. Вопросы записывают по порядку, этот список называется повесткой дня;
зарегистрировать участников в листе регистрации. Для него есть отдельная форма, об этом ниже;
вести протокол собрания;
записать в протоколе решения по каждому вопросу с итогами голосования. Если у ООО один участник, вместо протокола будет решение единственного участника;
заверить протокол или решение у нотариуса, если решили увеличить или уменьшить уставный капитал.

Вместо участника общества может голосовать его представитель по доверенности.

Какие нужны документы для проведения собрания участников ООО

Для собрания с несколькими участниками нужно четыре документа: уведомление о собрании, лист регистрации, протокол и заявление в налоговую.

Если у ООО один учредитель, документов два: решение и заявление в налоговую.

Уведомление о собрании. Если в уставе не прописано, как и когда предупреждать участников, уведомление отправляют за 30 дней заказным письмом.

Лист регистрации участников собрания. Перед собранием участники записываются в лист регистрации. На это отводят 15-30 минут, в зависимости от количества человек.

Протокол собрания. В каждом протоколе обязательно должно быть три вопроса:

кто будет председателем и секретарем. Председатель ведет собрание, секретарь ведет протокол. Их выбирают из участников общества;
как будут подтверждать состав участников и итоговое решение. За каждое решение участники ООО голосуют за или против, а еще должно быть понятно, кто вообще был на собрании. Обычно состав и решение подтверждают, когда подписывают протокол собрания;
как будут подсчитывать голоса. Это делает секретарь или кто угодно из участников.

После этих трех вопросов в повестку дня добавляют тот, из-за которого все собрались. По каждому вопросу — отдельное голосование.

В протоколе участники собрания, повестка дня, результаты голосования, подписи председателя и секретаря собрания

После собрания документ подшивается в книгу протоколов, где хранятся протоколы всех собраний. Каждый участник в любой момент может посмотреть эту книгу и попросить из нее выписку.

Решение единственного участника ООО. Единственному участнику ООО на собрание звать некого, поэтому вместо протокола он пишет свое решение.

Заявление об изменениях для налоговой. Собрание кончилось, теперь нужно рассказать налоговой, что изменится в компании. На это есть три рабочих дня.

Вместе с заявлением налоговикам отдают копию протокола или решения единственного участника.

Общее собрание участников – это высший орган управления в ООО. В исключительную компетенцию общего собрания входят вопросы, перечисленные в статье 33 закона N 14-ФЗ от 08.02.1998.

Как оформляются протоколы и решения

Порядок оформления решений и протоколов участников общества предусмотрен статьей 181.2 ГК РФ. В письменный документ обязательно вносят следующие данные:

дата, время, место проведения собрания;
сведения об участниках собрания;
результаты голосования по каждому вопросу;
сведения о лицах, проводивших подсчёт голосов.

Кроме того, в протокол включают сведения о тех, кто голосовал против принятия решения по отдельным вопросам и потребовал внести запись об этом.

Решения единственного участника ООО по понятным причинам не содержат пунктов о голосовании по каждому вопросу. Однако из этого документа должно быть понятно – где и когда участник принял определённое решение и в чём его суть.

Нотариальное заверение протоколов и решений до 2020 года

До 1 сентября 2014 года протокол общего собрания участников ООО не требовал нотариального заверения. Однако законом от 05.05.2014 N 99-ФЗ Гражданский Кодекс РФ был пополнен новой нормой.

Сейчас статья 67.1 ГК РФ определяет, что текст протокола общего собрания участников должен быть заверен у нотариуса. Но нотариальное заверение решения собрания не потребуется, если общество предусмотрело альтернативный способ.

Это может быть подписание протокола всеми или частью участников, видео- или аудиозапись собрания, другие способы, не противоречащие закону. Альтернативный способ заверения протоколов должен быть зафиксирован в уставе ООО или решении общего собрания, принятого участниками единогласно.

Единственный вопрос, принятие которого в любом случае должно быть заверено нотариусом, это увеличение уставного капитала общества.

У нотариального заверения решений общего собрания участников ООО несколько целей:

удостоверение самого факта проведения собрания;
подтверждение реального присутствия лиц, указанных в протоколе;
снижение рисков корпоративных конфликтов.

Но, как мы уже отметили, если участники доверяют друг другу, они могут проводить собрания и без нотариуса, выбрав альтернативный способ заверения.

Решения единственного участника у нотариуса до 2020 года заверять не требовалось, ведь корпоративный конфликт в этом случае исключён. И в письме от 01.09.2014 N 2405/03-16-3 Федеральная нотариальная палата указывала, что на ООО, состоящее из одного участника, положения статьи 67.1 ГК РФ не распространяются. Такое же мнение высказала Федеральная налоговая служба в письме от 28.12.2016 N ГД-4-14/25209@.

Таким образом, до 2020 года налоговые органы не требовали заверять у нотариусов решения единственного участника. Что касается протоколов, то участники могли заранее указать альтернативный способ заверения в уставе или внести этот вопрос в повестку дня сразу при проведении общего собрания.

Нотариальное заверение протоколов и решений с 2021 года

Всё изменилось после того, как Президиум Верховного Суда выпустил Обзор судебной практики от 25 декабря 2019 года.

Суд высшей инстанции пришёл к следующим выводам:

нотариальное заверение решений (при отсутствии альтернативного способа) распространяется не только на общие собрания участников, но и на единственного участника;
альтернативный способ должен быть указан в уставе или принят нотариально удостоверенным решением.

В отношении второго пункта надо сказать особо. До выхода Обзора участники могли принять альтернативный способ заверения протокола (например, подписание всеми участниками) сразу на собрании, и он тут же начинал действовать. Но теперь надо сначала заверить у нотариуса протокол, где принято решение о выборе альтернативного способа, а действовать эта норма начнёт уже для следующих собраний.

Федеральная нотариальная палата оперативно отреагировала на Обзор и уже 15 января 2020 года выпустила письмо N 121/03-16-3. В письме ФНП согласилась с мнением Верховного суда и рекомендовала нотариусам заверять решения единственного участника.

Что касается ФНС, то от неё разъяснений по этому вопросу пока нет. Однако из последней практики нам известны случаи отказа в регистрации ООО даже в отношении не заверенного нотариально протокола собрания учредителей. Причём последние пока не имеют статуса участников, ведь организация признаётся созданной только после внесения сведений о ней в ЕГРЮЛ.

Как видно, хотя ФНС до сих пор не подтвердила письмом согласие с позицией Верховного Суда, фактически этот порядок применяется. То есть участники ООО, в том числе, единственные, должны заверять свои решения у нотариуса. Без нотариального заверения допускается оформление решений или протоколов, если участниками принят альтернативный способ.

Как указать альтернативный способ в уставе или решении

Итак, сначала участникам надо определиться с тем, какой способ заверения будет выбран в качестве альтернативы нотариусу. Наиболее распространённый вариант – подписание документа всеми участниками.

Это означает, что каждый протокол общего собрания подписывают не только председательствующий и секретарь собрания, но и все участники. Если же нет уверенности, что все партнеры смогут всегда присутствовать на общих собраниях, то можно указать необходимость подписания протокола только некоторыми из них. Такая возможность прямо предусмотрена статьей 67.1 ГК РФ.

Альтернативный способ можно сразу указать в уставе, который подаётся при регистрации ООО.

Такой же или подобный текст может быть внесён в уже действующий устав, если он не предусматривает альтернативного способа, а участники хотели бы избежать нотариального заверения решений. В этом случае надо зарегистрировать новую редакцию устава по форме Р13014, заплатив пошлину в 800 рублей. Кроме того, выбор альтернативного способа может быть оформлен в виде решения или протокола собрания, который надо заверить у нотариуса.

Бесплатное бухгалтерское обслуживание от 1С

Спасибо!

Ваша заявка успешно отправлена. Мы свяжемся с вами в ближайшее время.

Участник, обладающий корпоративным контролем в Обществе решил единолично произвести смену неугодного Генерального директора, для чего организовал внеочередное собрание участников, о котором никого не оповестил. Понимая, что такое решение будет легко оспорить, для подстраховки, недобросовестный участник провел подтверждающие собрания, на которых подтвердил первоначальное решение общего собрания.

Миноритарный участник и по совместительству, уволенный Генеральный директор обратился в АС Московской области с требованием о признании первого решения недействительным и применении последствия недействительности в виде восстановления в ЕГРЮЛ записи о нем, как о единоличном исполнительном органе. Суды согласились с Истцом и признали принятое решение ничтожным.

Требования в рамках дела А 41-13169/2020 были предъявлены к Обществу и ИФНС, который произвел регистрацию изменений.

Истец ссылался, на то, что не имел возможность принять участие в общем собрании участников, т. к. не был уведомлен о его проведении, уведомление о проведении собрания не получал.

При установлении судом факта отсутствия уведомления участника - Истца о проведении общего собрания, доказывание было сведено к вопросу оспоримости или ничтожности такого решения, с целью понимания возможности его подтверждения.

Однако, в рассматриваемом кейсе, до проверки соответствия закону последующих решений фактически дело не дошло, с учетом того, что суд согласился с позицией Истца в отношении ничтожности первоначального решения.

Краткая позиция Ответчика:

- владея 20% долей в уставном капитале, участник в любом случае не мог повлиять на принятие решения о досрочном прекращении его полномочий, как Генерального директора Общества, и на избрание нового Генерального директора Общества на общем собранием участников, даже если он голосовал бы против принимаемого решения, т. к. для принятия таких решений требуется простое большинство голосов участников, которым обладал участник инициирующий собрание (в соответствии с п. 4 ст. 181.4 ГК РФ решение собрания не может быть признано судом недействительным, если голосование лица, права которого затрагиваются оспариваемым решением, не могло повлиять на его принятие и решение собрания не влечет существенные неблагоприятные последствия для этого лица);

- принятое решение дважды подтверждено на последующих собраниях;

- допущенные нарушения (неуведомление других участников) в силу ст. 181.4 ГК РФ влекут оспоримость, а не ничтожность оспариваемого решения;

- удовлетворение исковых требований не приведет к восстановлению нарушенного права Истца как участника Общества и как Генерального директора, т. к. мажоритарный участник после восстановления предыдущего Генерального директора в правах, организует собрание и повторно произведет смену.

С одной стороны может показаться, что неуведомление участника о собрание в силу пп. 1 п. 1 ст. 181.4 ГК РФ (допущено существенное нарушение порядка созыва, подготовки и проведения собрания, влияющее на волеизъявление участников собрания) влечет оспоримость такого решения.

Однако суды при рассмотрении дела, согласившись с позицией Истца, удовлетворили требования на основании следующего:

- ненаправление участнику уведомления о времени и месте проведения общего собрания должно расцениваться в качестве существенного нарушения (Постановление Президиума ВАС РФ от 30.10.2007 № 7769/07 по делу № А40-43600/06-81-218);

- к ничтожным решениям собраний также относятся решения, ограничивающие права участников общества с ограниченной ответственностью присутствовать на общем собрании участников общества, принимать участие в обсуждении вопросов повестки дня и голосовать при принятии решений (пункт 107 Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 23.06.2015 №25);

- неуведомление участника о проведении собрания влечет к существенному нарушению закона и препятствует участнику присутствовать на общем собрании участников общества, а также принимать участие в обсуждении вопросов повестки дня, голосовать (т.е. препятствие осуществления прав участника общества), что говорит о ничтожности собрания;

- поскольку собрание признаётся судом ничтожным, ссылка Ответчика на последующие решения считается необоснованной.

Возможно, при данных фактических обстоятельствах суды даже могли пойти дальше и указать на принятие решения по вопросам не включенным в повестку дня (п. 1 ст. 181. 5 ГК РФ), с учетом того, что кроме одного участника о повестке никто уведомлен не был, не мог вносить в нее свои предложения, соотвественно, повестка отсутствовала.

Произвольное ограничение основных прав участников, таких как возможность участия в управлении делами общества и информированность о деятельности общества, со стороны других участников, является недопустимым, а решения, принятые на собраниях, организованных в условиях таких ограничений, должны рассматриваться исключительно в качестве не имеющих юридической силы с момента принятия.

Удостоверение факта принятия решения единственным участником хозяйственного общества

Напомним, что в соответствии с позицией ВС РФ требование о нотариальном удостоверении решения общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью распространяется и на решения единственного участника. На наш взгляд, данное правило обязательно и для акционерных обществ.

ФНП детализирует порядок такого удостоверения – решения единственного участника хозяйственного общества удостоверяются путем свидетельствования подлинности его подписи на таком решении.

Представляется, что это может быть позитивной новостью для лиц, находящихся за пределами России и являющихся единственными участниками в российских хозяйственных обществах, поскольку иностранные нотариусы совершают такое нотариальное действие как свидетельствование подлинности подписи, и такой порядок удостоверения решения собрания делает возможным нотариальное удостоверение решений единственных участников без необходимости их личного посещения России или уполномочивания третьего лица для встречи с российским нотариусом и совершения необходимых действий.

Вместе с тем, когда участниками (акционерами) хозяйственного общества являются два и более лица, находящихся за пределами России [1] , удостоверение факта принятия решения общим собранием представляется затруднительным, поскольку, как уже упоминалось в первом алерте, иностранные нотариусы не осуществляют такого действия как подтверждение факта принятия решения общим собранием и состава присутствовавших на нем участников, что влечет ничтожность таких решений. Разрешение сложившейся ситуации видится в выборе альтернативного способа удостоверения решения [2] либо выдаче доверенностей для лиц на территории России для участия и голосовании в общем собрании.

Неприменимость ранее принятых решений о выборе альтернативного способа подтверждения решения общего собрания

ФНП также высказывает позицию о том, что принятое до 25.12.2019 (включительно) решение общего собрания о выборе альтернативного способа удостоверения решения общего собрания должно быть подтверждено нотариально (либо иным способом, предусмотренным уставом). Таким образом, ФНП рекомендует нотариусам не выполнять какие-либо действия на основании решения общего собрания, принятие которого подтверждено альтернативным способом в соответствии с ранее (до указанной даты) принятым решением о подтверждении решения альтернативным способом.

Мнение ФНП, на наш взгляд, противоречит разъяснению ВС РФ [3] о том, что изложенные в Обзоре подходы применяются к решениям после 25.12.2019, что фактически означает признание легитимности всех решений, принятых ранее. Полагаем, что до подтверждения/опровержения позиции ФНП судами, компаниям стоит повторно принять решение о выборе альтернативного способа подтверждения (внести изменения в устав) и подтвердить такое решение нотариально дабы избежать практических сложностей взаимодействия с нотариусами, банками и иными лицами.

О чем подумать, что сделать

В связи с описанными изменениями, полезными могут быть следующие рекомендации:

Если в хозяйственном обществе имеется принятое до 25.12.2019 решение о выборе альтернативного способа подтверждения решений общего собрания, рекомендуется повторно принять такое решение и заверить его нотариально либо закрепить альтернативный способ подтверждения в уставе.
В случае, если в хозяйственном обществе не выбран альтернативный способ подтверждения решений и среди его участников (акционеров) имеются лица, обеспечить присутствие которых на территории России для участия в общем собрании на постоянной основе затруднительно, рекомендуем закрепить в уставе (либо установить решением общего собрания) альтернативный способ подтверждения решений. Обращаем внимание, что внесение таких изменений в устав либо принятия решения потребует нотариального удостоверения, что влечет необходимость однократного приезда участников (акционеров) в Россию к российскому нотариусу либо выдачу доверенности на участие и голосование в общем собрании лицам, находящихся на территории России.

Помощь консультантов

Мы готовы оказать правовую поддержку при проведении необходимых процедур и разработке корпоративных документов и будем рады предоставить консультацию по актуальным вопросам.

[1] Равно для случаев, когда участников (акционеров) несколько, но некоторые из них находятся вне пределов России.

[2] Посредством внесения изменений в устав либо принятия отдельного решения.

Читайте также: