Как оформляются результаты выверки технического распорядительного акта и приложений

Обновлено: 17.06.2024

Каждый организационно-нормативный документ нужно утверждать путем оформления соответствующего реквизита 16 – грифа утверждения документа. Такая процедура придает документу юридическую силу. Вводить в работу неутвержденный документ нельзя.

Сегодня поговорим о том, какие документы подлежат утверждению и чем оно отличается от согласования, а также подробно рассмотрим способы утверждения и оформления грифа утверждения документа.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ПОДЛЕЖАТ УТВЕРЖДЕНИЮ?

Перечень документов, нуждающихся в обязательном утверждении, должен содержаться во внутренних локальных нормативных актах (далее – ЛНА) конкретной организации. Например, таким документом может быть инструкция по делопроизводству. Если подобных ЛНА в вашей организации нет, то следует обратиться к специальной литературе по делопроизводству и общепринятой практике.

Если в ЛНА не установлено другое, то рекомендуется утверждать:

акты (проверок, ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования, экспертизы, приема-передачи дел, ликвидации и реорганизации организаций и т.д.);
технические задания на проектирование и разработку объектов, технических сооружений, объектов капитального строительства, проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских, технологических работ, разработку программного обеспечения и сайтов организаций и т.д.;
шаблоны и формы документов, используемых в деятельности организации;
методические инструкции и указания;
правила, в том числе внутреннего трудового распорядка;
инструкции по всем направлениям деятельности, в том числе должностные, по делопроизводству, охране труда, технике безопасности, пожарной безопасности и т.д.;
нормативы (трудовые и материальные);
отчеты о производственной деятельности, командировках, проведении научно-исследовательских работ и т.д.;
перечни должностей работников с ненормированным рабочим днем, типовых форм и материалов с указанием сроков хранения и т.д.;
планы строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ, работ коллегиальных органов (комиссий, комитетов, советов и т.д.), производственные, коммерческие и т.д.;
графики производственные, рабочие, оперативные, процессов, выполнения работ и т.д.;
расценки, тарифные ставки;
сметы расходов;
стандарты отраслевые, государственные;
технические условия и нормали предприятия;
структуру предприятия, штатное расписание, штатную численность;
уставы организаций и коллегиальных органов;
положения о подразделениях, о должностях;
регламенты бизнес-процессов.

Приведенный перечень – примерный. Каждая организация вправе утверждать любые документы, если в этом есть необходимость.

Для грамотного обоснования утверждения нужно внести перечень утверждаемых документов в инструкцию по делопроизводству. Кстати, этот документ также следует утверждать!

Если по каким-либо причинам внести перечень утверждаемых документов в инструкцию по делопроизводству невозможно или нецелесообразно, его можно утвердить и ввести в работу приказом организации.

В сфере делопроизводства нуждаются в утверждении:

план работ отдела на год;
положение о подразделении (канцелярии, документационном обеспечении управления, архиве и т.д.);
номенклатура дел;
акт приема-передачи дел;
инструкция по делопроизводству.

Чем отличается утверждение от согласования?

Утверждение – это способ введения документа в действие, придания ему законной силы и распространения его действия на определенный круг лиц или организаций. Утверждение производит, как правило, первое лицо организации – директор или генеральный директор. Утверждать документ следует только после его подписания.

Согласование – это процесс проверки качества проекта документа, его своевременности, целесообразности, реальности выполнения, соответствия действующему законодательству и ЛНА организации. Документы согласуют специалисты или руководители соответствующих структурных подразделений в рамках своей компетенции. Порядок согласования различных видов документов также закрепляют документально: как правило, в инструкции по делопроизводству или в регламентах, описывающих бизнес-процессы. Согласовывать документ следует перед его подписанием.

СПОСОБЫ УТВЕРЖДЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ГРИФА УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА

Существует три способа утверждения документа:

утверждение распорядительным документом (распоряжением, приказом, постановлением, решением);
утверждение коллегиальным органом;
утверждение должностным лицом без издания распорядительного документа об утверждении.

Рассмотрим эти способы.

Утверждение распорядительным документом

Этот способ чаще используют в случаях, когда нужно сопроводить утверждение документа дополнительными пояснениями или совершить какие-то действия по внедрению утверждаемого документа. Но утвердить документ приказом не запрещено и в том случае, когда никакие пояснения и действия не нужны.

Л.А. Назарова,
делопроизводитель

Приказы издаются во всех организациях. Как правило, это небольшие по объему документы. Однако правил делопроизводства, которым должен соответствовать каждый реквизит приказа, достаточно много. Давайте разберемся во всех нюансах делопроизводства, которые нужно учесть при оформлении приказа.

Единые правила для всех реквизитов приказа

При оформлении приказов необходимо следовать установленным правилам делопроизводства. Одни из них едины для всего текста приказа, другие уникальны для того или иного реквизита. В этом разделе рассмотрим несколько важных правил, которые являются общими. Они обязательны для всего текста приказа, то есть для всех его реквизитов.

Правило 1. Соблюдаем поля.

В программе для набора текста следует установить следующие значения для полей :

— правое — не менее 8 мм;

— верхнее и нижнее — не менее 20 мм.

Правило 2. Используем правильный шрифт.

Допустимо использовать только шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером не менее 13 пт .

Правило 3. Соблюдаем интервал между реквизитами.

Все реквизиты приказа следует отделять друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта . На компьютере это производится нажатием клавиши Enter.

Правило 4. Не делаем то, что прямо запрещено.

Итак, в приказе нельзя :

— выделять текст подчеркиванием, полужирным шрифтом или курсивом. Использовать полужирный шрифт или курсив допустимо только в справочно-информационных документах (актах, справках, сводках и пр.);

Внимание!
Если приказ содержит таблицу, то при необходимости в ней можно :
— переносить слова;
— уменьшать левое поле до 20 мм;
— уменьшать размер шрифта и межстрочный интервал до 11 пт.

Далее условно разобьем приказ на 3 части и подробно рассмотрим правила оформления реквизитов, которые они содержат.

Шапка приказа

Каждый приказ без исключения должен содержать реквизиты, составляющие так называемую шапку приказа (рисунок 1).

Все реквизиты шапки приказа печатаются :

— без абзацного отступа (т.е. от нулевого положения);

— без точки в конце;

— с максимальной длиной строки — 73 мм.

Напомним, что все приказы исходя из их содержания делятся на 3 вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам. Каждый вид приказа регистрируется отдельно. Более того, отдельно регистрируются приказы по личному составу в зависимости от срока их хранения (3 года или 75 лет) .

К порядковому номеру приказа по личному составу добавляется литера :

Также отдельно можно регистрировать приказы при их значительном объеме (например, приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании и др.). В данном случае порядковый номер дополняется идентифицирующим разновидность приказа буквенным или иным условным обозначением .

— должен четко передавать смысл текста, быть кратким и емким;

— нельзя заключать в кавычки и подчеркивать;

— нужно грамматически согласовать с названием документа. Например, приказ (о чем?) о приеме на работу;

Максимальная длина строки заголовка — не более 73 мм. Если заголовок необходимо напечатать в несколько строк, то интервал между ними устанавливается точно 14 пт. Если заголовок превысит 5 строк, то длину его строк можно увеличить до 120 мм .

Основная часть приказа

— распорядительной (рисунок 2).

Констатирующая часть. Может отсутствовать, если приказ не нуждается в обосновании. Здесь излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании (во исполнение) НПА, то в констатирующей части должна быть ссылка на него с указанием наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка .

Начало абзаца печатается с отступом 12,5 мм от границы левого поля, текст выравнивается по ширине листа. В конце констатирующей части точка не ставится .

После распорядительного слова излагается суть самого распоряжения. Если распоряжений несколько, текст приказа делится на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа. В конце каждого пункта ставится точка. Текст распорядительной части выравнивается по ширине листа .

Если в приказе используется перечисление, выделенное абзацами, то перед ними дефис или иной знак не ставится. После каждого перечисления ставится точка с запятой, а после последнего из них — точка .

Все пункты и абзацы распорядительной части печатаются с абзацным отступом — 12,5 мм от границы левого поля .

В конце распорядительной части ставится точка .

Распорядительная часть приказа по личному составу имеет свои дополнительные правила оформления :

— фамилии работников указываются прописными буквами (например, ИВАНОВА);

— если приказ состоит из нескольких пунктов, то они располагаются в логической последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.;

Основание:	1.	Заявление от 07.05.2020.
2.	Дополнительное соглашение от 07.05.2020 N 2 к трудовому договору от 14.11.2019.

Основание: докладная записка начальника службы доставки от 08.05.2020 N 3.

Заключительная часть приказа

Теперь рассмотрим правила оформления реквизитов, располагаемых в конце, после основного текста приказа (рисунок 3).

Некоторые из представленных выше реквизитов оформляются в обязательном порядке, а некоторые — при необходимости. Все они печатаются :

— без абзацного отступа (т.е. от нулевого положения);

— без точки в конце.

— расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

Итак, при единоличном согласовании в рассматриваемом реквизите указывается наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручная подпись, ее расшифровка и дата.

Если согласование документа производится коллегиально, то гриф согласования включает в себя название вида документа в именительном падеже, видовое или полное наименование организации (органа), дату документа и его регистрационный индекс .

Пример
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профсоюзного комитета
ДД.ММ.ГГГГ N 20

— наименование должности лица, визирующего проект приказа;

— его собственноручную подпись;

Пример
Начальник юридического отдела
Подпись Л.Л.Лосев
ДД.ММ.ГГГГ
С проектом не согласен.
Замечания прилагаются

— на лицевой стороне последнего листа приказа либо

— на оборотной стороне приказа.

Также ознакомление может оформляться на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к приказу. Как правило, такой способ применяется при большом количестве человек, которых следует ознакомить с приказом.

Читайте этот материал в ilex >>
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Задачи
Изучить назначение и содержание ТРА
станции
Изучить задачи и содержание
технологического процесса станции
3

Нормативный документ
Инструкция по составлению техническораспорядительных актов железнодорожных
станций ОАО "РЖД" (далее - Инструкция)
устанавливает порядок разработки,
согласования и утверждения техническораспорядительных актов станций (далее ТРА) и приложений к ним, а также их форму
и содержание, порядок внесения изменений и
дополнений, выверки, хранения и
ознакомления причастных работников.
5

Назначение техническо–распорядительного
акта станции (ТРА)
Является регламентирующим документом
станции, устанавливает порядок
использования технических средств
станции, обеспечивающий безопасный и
бесперебойный прием, отправление и
проследование поездов по ее путям, а также
безопасность внутристанционной
маневровой работы.
6

Приложения к ТРА
Перечень приложений к техническо-распорядительному акту:
1. Масштабный план станции;
2. Схематический план станции;
3. Продольные профили станционных путей;
4. Инструкция о порядке пользования устройствами СЦБ ДСП;
5. Ведомость железнодорожных путей необщего пользования;
6. Регламент выполнения операции по закреплению подвижного состава на путях
станции;
7. Регламент переговоров по радиосвязи при маневровой работе;
8. Инструкция о порядке работы с вагонами, загруженными опасными грузами класса
1 (ВМ);
9. Инструкция по охране труда для составителя поездов и другие инструкции
10

Порядок разработки и утверждения ТРА
ТРА станции разрабатывается начальником станции, проверяется
ревизором движения, согласовывается со всеми хозяйствами (путевое,
вагонное, локомотивное и т.д.) и утверждается:
-для крупных станций – Начальником Дирекции управления движением СП Центральной Дирекции управления движением - филиала ОАО "РЖД"
-для промежуточных станций – Начальником центра организации работы
ж.д. станций – СП дирекции управления движением - СП Центральной
Дирекции управления движением - филиала ОАО "РЖД"
11

Понятие о технологическом процессе станции
Технологическим процессом называется система
организации работы станции, основанная на применении
прогрессивных, ресурсосберегающих методов труда и
предусматривающая наиболее рациональное использование
технического комплекса железнодорожного транспорта,
целесообразный порядок и последовательность обработки
поездов и вагонов при соблюдении норм времени на
выполнение операций.
Технологический процесс разрабатывается только для крупных
станций, для промежуточных станций – технологические карты.
12

Содержание технологического процесса
Технологический процесс содержит:
-
13
технико-эксплуатационную характеристику станции;
структуру управления эксплуатационной работы станции и систему
организации труда;
порядок планирования поездной и грузовой работы;
организацию обработки поездной информации и перевозочных
документов,
работу станционного технологического центра (СТЦ);
технологию обработки транзитного вагонопотока;
руководство расформированием и формированием поездов;
организацию местной работы;
организацию контроля выполнения технологического процесса и
анализ работы станции;
организацию работы станции в зимних условиях.

Содержание технологического процесса
Кроме того, в технологический процесс включаются такие приложения,
как:
-
расчет продолжительности расформирования и формирования составов;
определение норм времени нахождения вагонов на станции;
перечень работников (должностей), имеющих право получения
информации из перевозочных документов на вагоны и т.д.
Технологический процесс работы станции разрабатывается на основе
графика движения и плана формирования поездов, с учетом объема и
характера вагонопотоков и маршрута их следования по станции.
14

Содержание технологического процесса
Пример
Обработка состава
транзитного поезда с
изменением массы и
длины, со сменой
локомотива
15

Порядок разработки технологического процесса
Разработка технологических процессов осуществляется главным
инженером (инженером) станции с учетом ее особенностей:
16
-
наличием локомотивного и вагонного депо,
-
дистанций пути,
-
сигнализации, связи и вычислительного центра,
-
участка электроснабжения,
-
механизированной дистанции погрузочно-разгрузочных работ.

Контрольные вопросы
17
1.
Кем осуществляется разработка технологического процесса станции?
2.
Кем утверждаются технологические процессы различных станций?
3.
Что устанавливает ТРА станции?
4.
Из каких разделов состоит ТРА?
5.
Что указывается в первом разделе ТРА?
6.
Что указывается во втором разделе ТРА?
7.
Что указывается в третьем разделе ТРА?
8.
Кто разрабатывает ТРА?
9.
Кто утверждает ТРА?

Читайте также: