Как оформить табель учета рабочего времени в период карантина

Обновлено: 14.05.2024

Одним из ключевых документов кадрового делооборота является табель учета рабочего времени.

Указанный бланк заполняется в отношении каждого рабочего или служащего предприятия, с которым официально оформлены трудовые отношения. В этом обзоре расскажем, как заполняют эту бумагу, и какие сведения должны быть в нее внесены.

Для чего нужен табель учета рабочего времени?

Этот документ является формализованным бланком. Каждый работодатель заполняет его по итогам календарного месяца. В число сведений, которые необходимо внести в табель, входят:

порядковый номер графы, заполняемой в отношении каждого сотрудника;
личные данные работника, его должность или специальность согласно штатному расписанию;
учетный номер;
отметка о присутствии или отсутствии сотрудника на рабочем месте по каждому числу календарного месяца;
суммарное количество дней и часов, отработанных гражданином за месяц и половину месяца.

На законодательном уровне Госкомстатом утверждены две формы табеля — № Т-12 и № Т-13. Они заполняются вручную или на компьютере.

Предприятие может самостоятельно разработать и утвердить бланк, отвечающий требованиям производственного процесса, однако на практике применяются указанные рекомендованные формы.

Документ составляют в следующих целях:

контроль за соблюдением нормы рабочего времени, регламентированного законодательством или трудовым договором;
получение сведений о фактически отработанном времени для начисления зарплаты и иных обязательных выплат;
формирование статистических данных о соблюдении трудовой дисциплины на предприятии.

Ежемесячный табель учета рабочего времени является важным доказательством при рассмотрении трудовых споров — о правильности расчета и начисления заработной платы, о применении мер дисциплинарного воздействия за прогулы и т.д. Если возникает необходимость, он может быть истребован по запросу суда для объективного рассмотрения трудовых споров.

Для учета сведений о рабочем времени и заполнения подобных документов на предприятии назначается ответственное лицо. Как правило, это входит в обязанности специалистов кадровых служб.

По решению руководителя ведение учетных форм может быть поручено и иным лицам (например, секретарь-делопроизводитель может оформлять табели на предприятиях малого бизнеса).

Документ также должны утвердить руководители структурных подразделений, если это предусмотрено локальными актами организации. Он является основанием для начисления выплат на каждого сотрудника.

Руководство не обязано ежемесячно представлять сотрудникам копии табеля, однако этот документ может быть получен по личному заявлению гражданина.

Организация табельного учета рабочего времени

Для правильного и объективного заполнения этой бумаги необходимо располагать первичной информацией о явке сотрудников на работу, о причинах и продолжительности пропуска, периодах нахождения на больничном и т.д.

Если на предприятии работает несколько десятков, сотен или тысяч сотрудников, специалисты кадровых служб не в состоянии отследить соблюдение нормы рабочего времени для каждого служащего.

Чтобы получить достоверную информацию о соблюдении трудовой дисциплины, необходима организация табельного учета. Она может осуществляться по следующим направлениям:

исходные сведения о явке или отсутствии сотрудников представляют начальники структурных подразделений;
на предприятии вводится система электронного учета времени прихода и ухода с работы, а регистрационные данные через определенные промежутки поступают в кадровую службу;
кадровые специалисты получают исходные данные из внутреннего документооборота — заявления работников, приказы начальства или руководителей структурных подразделений, объяснительные, листы нетрудоспособности и т.д.

Как правило, принципы учета рабочего времени фиксируются в локальных трудовых актах, что позволяет избежать возникновения спорных ситуаций.

Для своевременного получения сведений о рабочем времени каждого сотрудника в кадровую службу передаются все приказы по штату — о приеме на работу или расторжении трудовых договоров, о предоставлении ежегодных отпусков, о направлении в командировки, о предоставлении отгулов или неоплачиваемых периодов отдыха и т.д.

При выходе на рабочее место за пределами утвержденного графика каждый сотрудник пишет заявление, так как на основании табеля ему может начисляться повышенный размер заработной платы (например, за работу в выходные или праздничные дни). Если на предприятии предусмотрен сменный график работы, применяется специальный порядок отражения отработанных дней.

В настоящее время форма Т-12 (учет рабочего времени в ручном режиме) применяется редко, обычно компании используют форму Т-13.

Если в организации работают несколько человек, для учета отработанного времени достаточно заполнить один лист табеля в письменной форме. Однако ввиду удобства электронных учетных форм в большинстве случаев применяется электронный бланк Т-13.

Электронный табель учета рабочего времени

Для заполнения формы Т-13 достаточно иметь стандартную компьютерную технику, электронный табель учета рабочего времени оформляется в виде таблицы.

Для крупных предприятий целесообразно использование специальным программных продуктов (например, 1С), так как сведения заполненного документа будут автоматически применяться финансовым отделом и иными подразделениями компании.

Работа с электронным табелем учета рабочего времени позволяет вносить сведения в режиме реального времени, что существенно упрощает итоговое сведение отчетности. В этом случае данные о каждом приказе, изданном руководителем, ежедневно отражаются в электронном табеле.

По итогам календарного месяца электронный табель распечатывается и предоставляется начальнику предприятия для утверждения.

Хранение табелей осуществляется кадровой службой, а периодичность их сдачи в архив определяется внутренними актами организации.

Для заполнения электронной формы Т-13 учитываются следующие категории календарных дней:

С целью расчета заработка в табеле по форме Т-13 предусмотрены графы с указанием кода оплаты, количества дней и типа начислений. Например, используются следующие кодовые значения:

2000 – стандартный рабочий день;
2300 – время нахождения на больничном, за который выплачивается пособие по временной нетрудоспособности;
2012 – период нахождения в отпуске.

При заполнении формы Т-13 с использованием специализированного программного обеспечения указанные коды будут проставлены автоматически после учета рабочего времени по отдельным категориям.

Все сведения заполняются по состоянию на последний календарный день очередного месяца.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Порядок заполнения форм Т-12 и Т-13 отличается несущественно. Поэтому можно выделить основные обязательные моменты, которые должны учитывать сотрудники кадрового отдела:

в каждом табеле указывается основная информация о предприятии — наименование, организационно-правовая форма (например, ООО), код по ОКПО и т.д.;
для каждого табеля указываются его реквизиты — порядковый номер документа (как правило, по числу месяца), дата составления, отчетный период;
сведения о сотруднике (Ф.И.О., должность, структурное подразделение) должны соответствовать штатному расписанию;
несмотря на наличие рекомендованных граф в формах Т-12 и Т-13, предприятие может самостоятельно дополнять указанные таблицы, закон этого не запрещает.

Рекомендуем ознакомиться с образцом заполнения табеля учета рабочего времени.

Для правильного заполнения документа и внесения всех сведений стоит обратиться за консультацией к нашим специалистам.

Срок хранения табеля учета рабочего времени составляет не менее 5 лет, но предприятие может самостоятельно его продлить.

Для табелей учета в отношении вредных и опасных производств срок хранения составляет 75 лет, поскольку эти данные могут использоваться для подсчета специального стажа при выходе на пенсию.

Если у вас возник конфликт с руководителем вашей организации, урегулировать его до суда помогут наши юристы. Они проведут переговоры с начальством, выявят возможные варианты разрешения спорной ситуации, проверят данные в табеле учета, добьются внесения правок, составят мировое соглашение с учетом ваших интересов, защитят ваши права в трудовой инспекции.

Работник обратился с заявлением о выдаче ему копий табелей учета рабочего времени в период с января по ноябрь, ссылаясь на 62 статью Трудового кодекса Российской Федерации.

Вопрос: имею ли я право отказать работнику в выдаче копий табелей учета рабочего времени и на что я могу основываться при отказе?

Здравствуйте, Ахмед! Вы спрашиваете:

Как правильно ответить на заявление?
Работник обратился с заявлением о выдаче ему копий табелей учета рабочего времени в период с января по ноябрь, ссылаясь на 62 статью Трудового кодекса Российской Федерации.
имею ли я право отказать работнику в выдаче копий табелей учета рабочего времени и на что я могу основываться при отказе?

Статья 62 Трудового кодекса Российской Федерации.
Выдача документов, связанных с работой, и их копий

(в ред. Федерального закона от 21.07.2014 N 216-ФЗ)

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
(в ред. Федеральных законов от 30.06.2006 N 90-ФЗ, от 21.07.2014 N 216-ФЗ)

Части вторая — третья утратили силу. — Федеральный закон от 30.06.2006 N 90-ФЗ.

Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2021 году — это буквенные или цифровые символы, которые обозначают факт нахождения или отсутствия сотрудника на работе и причины отсутствия.

Если заработок сотрудников организации зависит от продолжительности отработанного времени, его необходимо фиксировать. Более того, статья 91 Трудового кодекса предписывает работодателю вести учет рабочего времени по каждому трудящемуся. Для этого предусмотрен специальный табель, и цифровые или буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени используются в целях оптимизации оформления документации. Это важный документ, по нему производится расчет длительности труда гражданина, который необходимо оплачивать.

Как выглядит документ

Согласно статье 9 Федерального закона №402-ФЗ от 06.12.2011, с 2014 года коммерческие организации сами выбирают формы первичной документации. В нашем случае это Т-12 и Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ №1от 05.01.2004. Первую ведут вручную, вторую — с применением средств автоматизации. Подробно об их заполнении мы уже рассказывали в отдельной статье о заполнении.

Бюджетные же учреждения должны использовать официально утвержденные регистры (о них подробнее узнайте из Приказа Минфина России от 30.03.2015 №52н).

Следует учесть, что условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2021 году отличаются в зависимости от того, является организация бюджетной или коммерческой. Это значит, что коды для Т-12 и Т-13 различаются.

В ячейках, соответствующих каждому дню месяца, ставятся буквы или цифры. Это код или обозначение в табеле учета рабочего времени Т-13 и Т-12 факта присутствия работника на рабочем месте или отсутствия (и его причины).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как правильно заполнить табель учета рабочего времени в 2021 году. Используйте эти инструкции бесплатно.

Буквенные обозначения учета рабочего времени

В упомянутом Постановлении Госкомстата приводится не только сама форма, но и рекомендации по ее заполнению, включая коды в табеле учета рабочего времени Т-13 и Т-12. Рассмотрим их по графам.

В графе 4 необходимо пояснить, присутствовал ли сотрудник на месте в тот или иной день.

Здесь возможны такие варианты:

Я (01) — явился и трудился в дневное время;
Н (02) — работал в ночное время;
РВ (03) — вышел в праздник или выходной;
С (04) — трудился сверхурочно.

Код РВ используется и в том случае, если сотрудник вышел на работу в дни, объявленные в стране нерабочими в связи с карантином по коронавирусу.

Если сотрудника на месте не было, то коды расскажут, по какой причине. Мы рассмотрим наиболее часто встречающиеся.

К (06) — в командировке;
ПК (07) или ПМ (08) — повышал квалификацию;
ОТ (09) или ОД (10) — в отпуске (основном или дополнительном);
ПР — прогул, в табеле обозначение указывается первоначально без указания причины, если она неизвестна;
У (11) или УВ (12) — в учебном отпуске;
ПК -— повышение квалификации, производимое с отрывом от производства;
Б (19) или Т (20) — болел;
ДО — обозначение отпуска за свой счет в табеле учета рабочего времени, этот период предоставляется работнику с разрешения работодателя, кроме исключительных случаев, указанных в законодательстве.

Код Б (19) используйте и в том случае, если работник вынужденно перешел в режим самоизоляции в связи с карантином по коронавирусу.

Вот расшифровка табеля учета рабочего времени 2021 года в виде таблицы из постановления Госкомстата:

Как обозначать декретный отпуск

Для обозначения такого отпуска используют коды Р, ОЖ в табеле, расшифровка их, как видно из таблицы, означает:

Р — отпуск по беременности и родам;
ОЖ — отпуск по уходу за ребенком.

Другие коды

В учетном документе применяются и другие коды: в графах 5 и 6 подсчитывают суммы отработанных часов — здесь никаких условных знаков нет. А вот графа 7 содержит коды оплаты.

Они аналогичны тем, что используют в справке 2-НДФЛ. Они указаны в Приказе Минфина от 10.09.2015 №ММВ-7-11/387@.

Обозначение в Т-13 охватывает следующие виды доходов:

2000 — основной отработанный период;
2012 — оплата отпуска;
2300 — больничное пособие.

Тут стоит пояснить. Нередко возникает вопрос: как обозначается отпуск без сохранения заработной платы или простой по вине работника. Очевидно, что графа 7 останется пустой. Если з/п не выплачивают, то и отражать в ней нечего.

А буквенные и цифровые символы отпуска без сохранения заработка — ДО (16) или ОЗ (17), в зависимости от основания предоставления. РП (31) означает простой по вине работодателя. Таким образом, коды ДО и РП в табеле учета рабочего времени ставятся обязательно. Это же правило актуально для обозначения прогула, отстранения и иных подобных случаев.

В графы 10 и 12 заносят коды неявки, а в 11 и 13 — суммируют пропущенные часы или дни.

Форма рассчитана на 31 день. Для месяца, где 30 или 28 дней, отсутствующие дни необходимо отметить крестиком.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как внести исправления в табель учета рабочего времени. Используйте эти инструкции бесплатно.

Коды для Т-13

Госучреждения пользуются документом по ОКУД 0504421, и к нему Приказом Минфина России №52н от 30.03.2015 утверждены иные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2021 году (форма 0504421): они отражены в таблице:

Работодатели обязаны вести учет рабочего времени своих сотрудников (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Для коммерческих организаций есть специальные унифицированные формы учетного табеля № Т-12 и Т-13, они утверждене постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

В табель записывают информацию о фактически отработанном времени, количестве неявок в течение месяца по каждому сотруднику. Табель — база для расчетов с работниками. На его основании:

ведут учет среднесписочной численности;
считают и начисляют зарплату;
рассчитывают средний заработок на период отпуска или командировки;
начисляют социальные пособия;
контролируют уплату НДФЛ и взносов;
формируют статистическую отчетность

Налоговая или трудовая инспекция могут запросить табель при проверке. Кроме того, работодатель обязан выдать его при увольнении сотрудника, если тот попросит.

Какую форму табеля выбрать

Вести одновременно Т-12 и Т-13 не нужно, достаточно выбрать одну из форм. Как правило, табелем Т-13 пользуются те, кто автоматизировал контроль рабочего времени сотрудников с помощью электронных систем доступа на предприятие, например установил турникеты или электронные замки. Те, кто заполняет табель вручную, пользуются формой Т-12.

Еще одно важное отличие форм в том, что учет расчетов по оплате труда предусмотрен в форме Т-12. А в Т-13 ведут только учет рабочего времени, при этом зарплату считают с помощью других инструментов, но на основании табеля.

Так что если вы работаете в учетной программе, которая совмещает учет расчетов и учет рабочего времени, используйте форму Т-12 и заполняйте ее полностью. Если учет рабочего времени и расчетов ведете отдельно, можно использовать или форму Т-13, или только первый раздел формы Т-12.

Для учета рабочего времени не обязательно использовать унифицированный табель. Компания имеет право скорректировать его или разработать свои формы, утвердить их внутренними нормативными актами и использовать вместо табеля.
Главное, доказать ведение учета на проверке трудовой инспекции.

Кто отвечает за ведение табеля

Работодатель сам решает, кому поручить учет рабочего времени. Как правило, этим занимаются бухгалтер или кадровик, в крупных компаниях обязанность передают штатному табельщику.

Самый удобный вариант — поручить вести табель руководителям подразделений. Так как в их прямые обязанности входит организация и контроль труда подчиненных. Руководители знают графики работы, осведомлены о плановых и внезапных невыходах, именно им работники в первую очередь сообщают о болезнях и семейных обстоятельствах.

Кадровик в свою очередь должен принять табель от руководителя и проверить правильность заполнения. Если все правильно, подписать и ввести в программу. Часто руководители поручают ведение табеля бухгалтеру по зарплате или главбуху, это тоже допустимо.

Ведите учет экспорта и импорта в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Простой учет, зарплата и отчетность в одном сервисе

Как вести табель

По закону работодатель имеет право выбрать один из способов:

сплошной — регистрация явок, неявок и любых отклонений от нормального режима труда, таких как работа в праздники, сверхурочные, командировки;
по отклонениям — регистрация только неявок, сверхурочных и других отклонений от стандартного трудового режима.

На практике все пользуются сплошным методом, а учет по отклонениям почти не применяют. Это связано с тем, что кадровый учет почти полностью автоматизирован, а электронная обработка форм Т-12 и Т-13 не разрешает оставлять пустые ячейки. Однако при суммированном учете рабочего времени, когда количество отработанных часов в разные смены может отличаться от нормы, следует применять сплошной метод. Это позволит увидеть возможные сверхурочные после окончания учетного периода и скорректировать дальнейшее привлечение сотрудника к работе.

Инструкция по заполнению и образец Т-13

Если у вас обычная пятидневка, табель можно печатать из бухгалтерской программе. Он формируется на последнее число месяца на базе производственного календаря, данных о больничных и отпусках, которые вы вводили в программу в течение месяца. Если программа не отражает командировки и неоплачиваемые отпуска автоматически, то их придется вводить вручную.

Если же вы заполняете табель сами, следуйте инструкции.

В шапке укажите наименование организации и структурное подразделение, по которому составлен табель. Проставьте код ОКПО, порядковый номер табеля и дату его составления — последний день месяца. Отчетный период по табелю один месяц, поэтому указываем его первое и последнее число.

В первой графе основного раздела проставьте порядковый номер сотрудника, во второй укажите фамилию, инициалы и должность, в третьей — табельный номер. Данные для второй и третьей графы есть в личной карточке сотрудника Т-2, ее нужно заводить на основании приказа о найме на работу.

В графе пять нужно указать число отработанных дней и часов за первые 15 дней месяца и оставшуюся часть. В графе 6 — общее число отработанных в течение месяца дней и часов. Дни записываем в верхнюю ячейку, часы — в нижнюю.

В графе 7 проставьте цифровой код вида дохода из приложения 1 к приказу ФНС от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@. В графе 8 укажите счет бухучета, с которого списаны затраты на оплату труда. В графе 9 поставьте количество отработанных дней по каждому виду оплаты труда — отдельно обычные рабочие дни, отдельно отпуск, отдельно командировку и т.п. Если все работники получали только зарплату или иной вид оплаты, код вида оплаты и номер счета можно указать сверху, а графы 7 и 8 оставить пустыми.

Далее в графах 10 и 11 нужно указать коды причин неявки и количество неотработанных дней или часов.

Готовую форму в конце месяца подписывают ответственное лицо, руководитель подразделения и кадровик.

Инструкция по заполнению и образец Т-12

Заполнение формы Т-12 отличается. Рассмотрим только первый раздел по учету рабочего времени.

Готовую форму в конце месяца подписывают ответственное лицо, руководитель подразделения и кадровик.

Ответы на частые вопросы

Какой датой закрыть табель? — Он должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно, сразу после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Например, 28 февраля 2021 года — выходной день. Табель можно закрыть 1 марта.

Сколько хранить табель? — Пять лет, начиная с 1 января года, следующего за тем, по которому составлен табель. Если сотрудники из табеля заняты во вредных или опасных условиях, храните табель 50 лет.

Что будет, если не вести учет рабочего времени? — Штраф до 50 тыс. рублей за нарушение трудового законодательства, штраф до 50 тыс. рублей за неподтверждение полной уплаты среднего заработка (ст. 5.27 КоАП РФ), от 20 до 40 % неуплаченной суммы налога за неподтверждение расхода документами (ст. 122 НК РФ).

Сервис Контур.Бухгалтерия помогает вести табель учета рабочего времени и автоматизировать выплаты работникам. А еще в системе удобно вести бухучет, платить налоги и отчитываться через интернет. Все новички получают бесплатный пробный период на 14 дней.

Каждый работодатель обязан вести учет рабочего времени (ч. 3 ст. 91 ТК РФ). Это нужно для расчетов с сотрудниками и налоговых целей. Для учета пользуются табелем. Расскажем, какую форму табеля выбрать, как его составить и хранить.

Легко ведите учёт и заводите первичку
Отправляйте отчётность через интернет
Сервис расчитает налоги и напомнит о платеже
Начисляйте зарплату, больничные, отпускные

На счете 62 организации учитывают расчеты с покупателями и заказчиками. На этом счете одновременно фиксируют задолженность покупателей перед компанией, иными словами — дебиторку, и долги перед покупателями по полученным авансам.

Если организация собирается передать материалы, спецоснастку, спецодежду и другие материальные ценности своим подразделениям или сторонним организациям, она составляет накладную на отпуск материалов. Форма такой накладной М-15 рекомендована, но не обязательна. Компания может разработать свою форму и утвердить ее в учетной политике.

В октябре и ноябре 2021 г. опять объявлены нерабочие дни в связи с распространением коронавируса. И опять множество вопросов по оплате и учету этих дней в 1С. Ситуация осложняется тем, что помимо федеральных нерабочих дней в конкретном регионе могут быть объявлены региональные нерабочие дни, которые учитываются в 1С иначе. Кроме того типовая методика 1С подойдет не для всех, поэтому в статье рассмотрим также альтернативные варианты учета.

Законодательная база для учета нерабочих дней в октябре-ноябре 2021

Предоставление нерабочих дней в октябре-ноябре 2021 года установлено Указом Президента от 20.10.2021 N 595. Основные тезисы документа:

На период нерабочих дней за сотрудниками необходимо сохранить заработную плату в полном размере. При этом если сотрудники не работали в период нерабочих дней, сами дни и заработок, начисленный за это время, нужно исключить из расчета среднего — Письмо Минтруда от 18.05.2020 N 14-1-В-585.

Типовая методика учета нерабочих дней в 1С ЗУП 3.1

Для сотрудников, которые в нерабочие дни работают, никаких особенностей по учету и оплате труда нет. Учет времени ведется по обычным видам времени Я , Н и т.п. Оплата производится в обычном порядке, как если бы нерабочие дни и не вводились. Если при этом работа будет производиться в праздничный день (4 ноября) или в выходной день по графику работника, то оплата за работу в праздники и выходные также производится без особенностей, в двойном размере, либо в одинарном с предоставлением отгула

Далее в статье рассматриваются особенности и настройки именно для случая, когда сотрудники в нерабочие дни не работают.

Подключить типовой функционал учета нерабочих дней можно в Настройках расчета зарплаты ( Настройка – Расчет зарплаты ) с помощью флажка Нерабочие дни в связи с коронавирусом оплачивать как отработанные по графику работы сотрудника . При этом, если хотим исключить дни ОН и оплату за них из среднего, флажок Учитывать оплачиваемое нерабочее время и суммы в среднем заработке оставляем сброшенным.

автоматически, если в ЗУП 3.1 подключена Интернет-поддержка
вручную, если Интернет-поддержка не подключена – Обновление Производственного календаря в ЗУП 3

После включения возможности учета нерабочих дней в Графиках работы сотрудников ( Настройка – Графики работы сотрудников ), Индивидуальных графиках ( Зарплата – Учет времени – Индивидуальные графики ) и документе Табель ( Зарплата – Учет времени – Табели ) можно выбрать вид времени Оплачиваемые нерабочие дни (ОН) .

Для сотрудников со сменным графиком, у которых 30.10.2021 г. и 31.10.2021 г. рабочие по графику, дни ОН могут приходиться и на октябрь.

При расчете зарплаты сотруднику будут начислены его обычные начисления, как за рабочие дни, так и за дни ОН . Расчет будет выполнен в одну строку.

Например, если сотрудник на окладе с графиком Пятидневка и отработал период с 08.11.2021 г. по 30.11.2021 г., он получит свой полный оклад. В колонке Отработано (оплачено) количество часов будет учитывать и часы Явки , и часы ОН : 136 часов Явки + 23 часов ОН = 159 часов.

Однако в Табеле учета рабочего времени ( Зарплата – Отчеты по зарплате) дни ОН не будут увеличивать отработанное время. Дни и часы работы за месяц посчитаются только с учетом Явки : 17 дней и 136 часов в ноябре.

Оплачиваемый нерабочий день в Табеле в 1С

В учете среднего нерабочие дни и сумма оплаты за них также будут исключены из расчета среднего.

75 000 (начислено за ноябрь) / 20 (норма дней) * 17 (рабочих дней) = 63 750 руб.

Альтернативные варианты учета нерабочих дней в 1С ЗУП 3.1

Можно выделить два альтернативных способа учесть нерабочие дни в 1С 8.3 ЗУП 3.1:

Вариант 1. Оплатить нерабочие дни как отработанные по графику сотрудника, но по отдельному виду начисления. Суть метода:

назначить сотрудникам График работы с видом времени ОН или отразить дни ОН в Табеле ;
настроить новые Начисления ( Настройка – Начисления ) для оплаты за нерабочие дни;
назначить сотрудникам в плановом порядке новые виды начислений на период нерабочих дней, обычные начисления на это время отменить.

Вариант 2. Учесть и оплатить нерабочие дни как неявку:

настроить новые Начисления для оплаты за нерабочие дни, учитываемые как неявка;
зарегистрировать неявку на период нерабочих дней.

Вариант 1. Оплата нерабочих дней как отработанных по графику

Скопируем типовое начисление, которое используем при расчете зарплаты сотрудников, и поменяем следующие настройки

или проверяем остальные настройки и при необходимости возвращаем для них прежнее значение,
или меняем Назначение не в форме настроек начисления, а с помощью обработки Группового изменения реквизитов ( Администрирование – Обслуживание – Корректировка данных ).

Назначим сотрудникам Оплату по окладу (за нерабочие дни) и отменим обычное начисление Оплата по окладу . Массово по сотрудникам эти операции удобнее провести документом Изменение плановых начислений ( Кадры – Изменение оплаты сотрудников ).

Чтобы назначить новое начисление всем сотрудникам используем команду Начисления… – Добавить начисление всем сотрудникам .

Для отмены обычной Оплаты по окладу воспользуемся командой Начисления… – Удалить начисление у всех сотрудников .

При расчете зарплаты начисление оплаты за нерабочие дни будет выделено отдельной строкой.

В средний заработок нерабочие дни и оплата за них не будут включены. В расчет среднего за ноябрь 2021 войдут 17 дней фактической работы и оплата по окладу за отработанные дни в размере 63 750 руб.

Вариант 2. Оплата нерабочих дней как неявки

Скопируем типовое начисление, которое используем при расчете зарплаты сотрудников, и поменяем следующие настройки:

При этом на вкладке Средний заработок начисление будет автоматически исключено из среднего.

А на вкладке Приоритет автоматически заполнятся списки вытеснения. Оплата по окладу присутствует в списке начислений, которые будут вытесняться Оплатой по окладу (за нерабочие дни) неявка .

Зарегистрировать период нерабочих дней сразу для нескольких сотрудников удобно с помощью документа Отсутствие с сохранением оплаты списком ( Кадры – Все отсутствия сотрудников ). После заполнения табличной части списком сотрудников, укажем период отсутствия по команде Заполнить период . Это позволит не вносить даты вручную в каждой строке таблицы.

По команде Оформить отсутствия создадим для всех сотрудников в табличной части индивидуальные документы Отсутствие с сохранением оплаты .

Оплата за нерабочие дни рассчитается в документе Отсутствие с сохранением оплаты .

При расчете зарплаты за ноябрь сотруднику рассчитается Оплата по окладу за 17 отработанных дней в размере 63 750 руб. Эти показатели войдут в расчет среднего.

Оплата нерабочих дней сотрудникам на сдельной оплате

Типовая методика учета нерабочих дней в 1С 8.3 ЗУП 3.1 не подходит для сотрудников со сдельной системой оплаты труда. Применение типовой методики ОН предусматривает использование обычных начислений. Но у сотрудников со сдельной оплатой за нерабочие дни отсутствуют данные о выработке. Даже если формула расчета сдельной оплаты включает сравнение Сдельного заработка с оплатой по часовой ставке, сравнение будет происходить за месяц в целом. Выделить период нерабочих дней и начислить за него сдельщикам оплату по ЧТС при использовании типовой методики не получится.

Настроить оплату нерабочих дней сотрудникам со сдельной формой оплаты труда можно одним из альтернативных вариантов учета, разобранных выше:

оплата нерабочих дней как отработанных по графику сотрудника,
оплата нерабочих дней, как неявка.

Формула расчета оплаты будет зависеть от порядка расчета, установленного внутренними документами организации.

Часть сотрудников работали в нерабочие дни, а часть — нет

Если часть сотрудников работали с 30.10.2021 г. по 07.11.2021 г., а часть – нет, необходимо:

Для работавших сотрудников обозначить нерабочие как обычные рабочие дни с Явками , Ночными и т.д.
Для не работавших – как Оплачиваемые нерабочие дни (ОН) .

Разделить учет времени для работавших и не работавших сотрудников можно одним из способов:

перевести часть работников на другие Графики работы сотрудников ,
создать для части сотрудников на октябрь-ноябрь 2021 г. Индивидуальные графики .

Если часть периода нерабочих дней сотрудники привлекались к работе, то в учете времени:

рабочие дни для них обозначаем Явкой ( Ночными и т.д.),
нерабочие дни, когда сотрудники не работали – кодом ОН .

Обеспечить такой учет можно одним из двух методов:

перевести работников на другой График работы сотрудников ,
создать для сотрудников на октябрь-ноябрь 2021 г. Индивидуальные графики .

Перенос сроков уплаты НДФЛ в связи с нерабочими днями

Согласно п. 7 ст. 6.1 НК РФ срок перечисления НДФЛ переносится на нерабочие дни, введенные законодательством РФ или актом Президента РФ.

После обновления Производственного календаря с учетом нового периода нерабочих дней (с 30 октября по 7 ноября) в программе срок уплаты НДФЛ будет переноситься:

для отпускных и больничных, выплаченных в октябре — с 31.10.2021 на 08.11.2021 г.;
для других доходов, выплаченных в период с 29.10.2021 г. по 07.11.2021 г. — также на 08.11.2021 г.

Для обновления срока уплаты НДФЛ по отпускным и больничным, выплаченным в октябре, потребуется перепровести Ведомости .

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Карточка публикации

(13 оценок, среднее: 4,69 из 5)

Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>

Все комментарии (5)

Данный ответ дан по ссылке .

Добрый вечер. Спасибо за полезную информацию.

Добавить комментарий Отменить ответ

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Вы можете задать еще вопросов

Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8

Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>

Читайте также: