Как оформить папку с документами на предоставления услуг предприятием

Обновлено: 28.06.2024

Закон не обязывает коммерческие компании вести личное дело на каждого сотрудника, однако на практике такой документ оказывается довольно полезным. Связано это с необходимостью периодического доступа к детализированным сведениям о сотруднике и его трудовой деятельности. Вместе с тем, утвержденных правила оформления личных дел в настоящее время нет, поэтому большинству компаний приходится ориентироваться на традиции делового оборота и практику, как оформить образец личного дела работника.

Понятие и основы ведения личных дел

Любое личное дело сотрудника – это комплекс документов, содержащих информацию о нем, а также его профессиональной деятельности в конкретной организации. Получается своего рода досье на трудящегося, в которое подбирают оригиналы и дубликаты документов с разными периодами хранения и содержанием, характеризующие его как члена трудового коллектива, а также дающие представление о его профессиональных и личных качествах.

Ни один нормативный документ не регламентирует, как правильно оформить личное дело работающего на предприятии частной формы собственности. Для госкомпаний упомянута обязанность составления такого комплекта документов – в ч. 3 ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ. Вместе с тем, и в этом нормативном акте нет четких указаний на то, как оформить личное дело госслужащего.

Поэтому организации коммерческого сектора необходимо с учетом требований законодательства разработать самостоятельную методику ведения личных дел и закрепить ее своем локальном акте. В таком документе необходимо указать:

  • требования к процедуре того, как и по какой форме проходит оформление личного дела работника;
  • список категорий трудящихся, на которых ведут дела;
  • методику добавления документов в дело после его открытия, а также процедуру его закрытия при увольнении трудящегося;
  • перечень лиц, имеющих доступ к просмотру и ведению досье, ответственных за сохранность конфиденциальной информации.

В качестве нормативных документов, на которые следует опираться при разработке процедуры оформления личных дел, можно использовать:

    Основных Правила работы архивов организаций (одобр. решением коллегии Росархива от 06.02.2002). Несмотря на то, что этот документ ныне не действует, описанная в нем последовательность действий при оформлении личного дела вполне можно взять за основу внутреннего регламента; приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Процедура создания и ведения личного дела трудящегося

Поскольку методы, приемы и особенности того, как создают и ведут личное дело работника, законодательно не установлены, компании придется самостоятельно определять всю последовательность действий.


Оформление и подшивку всех необходимых документов производят только уполномоченные на это должностные лица.

Как оформить титульный лист папки с личным делом

Как правило, для создания дел работников используют картонные/пластмассовые папки различного размера, снабженные системами подшивки документов. Оформляя личное дело в делопроизводстве персонала, необходимо обеспечить быструю идентификацию их принадлежности определенному лицу. Для этого оформляют титульный лист с необходимыми данными.

Нормативно требования к форме личного дела работника и его обложке не определены. Поэтому компания может сама установить перечень достаточной для идентификации и поиска сведений информации и порядок ее размещения на первой странице.

На практике целесообразно воспользоваться бланком согласно Приложению № 28 к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. При необходимости можно дополнить его нужными реквизитами.

Как правило, на титульном листе указывают:

  • название компании;
  • Ф.И.О сотрудника, на которого ведут досье;
  • период сбора документов;
  • срок хранения;
  • данные о месте размещения в архиве.

Ниже приведен заполненный титульный лист, который можно использовать как образец в личное дело работника.

Что и как помещать в папку с личным делом

Полного регламентированного перечня того, что следует помещать в личное дело сотрудника, нет. Компания сама определяет для себя необходимый и достаточный список документов. На практике в него входят как документы с личными данными сотрудника, предъявляемые им при поступлении на работу, так и создаваемые впоследствии внутри компании и непосредственно связанные с его деятельностью.


Документы подшивают в папку в обратно-хронологическом порядке: то есть, сначала документы об увольнении, а в самом конце документы по приему. Иными словами, как только поступил документ, его кладут в папку поверх уже собранных.

Однако при закрытии и сдаче личного дела в архив их перекладывают в прямом хронологическом порядке – то есть от приема до увольнения.

Опись документов всегда располагают в начале папки. Более того, возможно ее размещение на оборотной стороне титульного листа.

В итоге, окончательная очередность расположения документов при закрытии личного дела следующая:

  1. Анкета или автобиография, резюме. Здесь же могут быть и другие личные данные работника.
  2. Документы, подтверждающие квалификацию работника: диплом, сертификат, рекомендации.
  3. Далее идут все документы, связанные с трудовой деятельности – в последовательности от приема до увольнения. Между ними могут проходить также повышения, переводы, награждения.

Каждый лист при оформлении личного дела сотрудника должен быть пронумерован. Количество страниц должно соответствовать их количеству в описи.

Ниже приведен примерный макет личного дела рядового сотрудника.

Персональные данные и личное дело

Большая часть документов, попадающих в папки с личными делами работников организации, содержит персональные данные. В связи с этим, обязательно получение письменного согласия работника на их сбор, обработку и хранение. Его составляют в произвольной форме. Оно должно содержать:

  • идентификационные данные лица, дающего разрешение;
  • цель обработки личной информации;
  • идентификационную информацию о работодателе, который будет обрабатывать данные;
  • разрешенные виды действий с персональными данными, а также способы их осуществления;
  • список информации, с которой позволено работать нанимателю;
  • срок действия разрешения, а также подпись трудящегося.

Разрешение тоже подшивают в личное дело.

Что делать с личным делом после увольнения сотрудника

Проблема того, как правильно оформить личное дело сотрудника, не ограничена только периодом его составления и сбора документов. Не менее важные этапы – завершение ведения дела и правильная организация его хранения.

Пока гражданин состоит в трудовых отношениях с компанией, она должна обеспечить ограниченный доступ к его личному делу. Для этого их хранят в металлически запираемых картотеках или сейфах. После оформления увольнения дела сдают в архив.

Перед окончательной подшивкой и сдачей на хранение проверяют:

  • наличие и комплектность всех документов;
  • их количество тому, что указано в описи.

После этого составляют лист-заверитель, в котором указывают общее количество листов в деле, а также дают характеристики физического состояния носителей информации. После этого дело окончательно переплетают для архива.

На титульном листе ставят:

  • конечную дату;
  • общее количество листов;
  • предполагаемый срок хранения дела.

Для корректного составления листа-заверителя ниже приведен образец его оформления для личного дела сотрудника компании.

Сроки хранения дел, законченных после 01.01.2003 – 50 лет, а завершенных до этой даты – 75 лет (ст. 445 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).



Деятельность


Государственные услуги и функции


Предоставление сведений ЕГРН


Необходимые документы

Необходимые документы

Сведения, содержащиеся в ЕГРН, предоставляются по запросам о предоставлении сведений, содержащихся в ЕГРН. Рекомендуемые образцы форм приведены в приложениях № 1-4 к Приказу Росреестра от 08 апреля 2021 г. № П/0149.

Согласно Приказу № П/0149:

  • в случае представления запроса при личном обращении такой запрос представляется в любой орган регистрации прав независимо от места нахождения объекта недвижимости или территории, в отношении которых представляется такой запрос, или многофункциональный центр, с которым органом регистрации прав заключено соглашение о взаимодействии. Перечень адресов органов регистрации прав, многофункциональных центров, по которым осуществляется прием запросов при личном обращении, размещается на официальных сайтах;
  • в случае представления запроса почтовым отправлением или в электронной форме такой запрос представляется в органы регистрации прав, перечень которых, включая почтовые адреса, по которым осуществляется прием запросов, размещен на официальных сайтах;
  • в случае представления запроса при личном обращении должен быть предъявлен документ, удостоверяющий личность заявителя, если запрос представляется заявителем, или документ, удостоверяющий личность представителя заявителя, если запрос представляется его представителем;
  • при представлении запроса представителем заявителя, действующим на основании доверенности, к такому запросу прилагается доверенность, оформленная в соответствии с требованиями гражданского законодательства Российской Федерации;
  • если запрос представляется в электронном виде, доверенность должна быть представлена в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица, выдавшего (подписавшего) доверенность, или усиленной квалифицированной электронной подписью удостоверившего доверенность нотариуса;

К запросу о предоставлении сведений ограниченного доступа прилагаются следующие документы:

- копия документа, подтверждающего полномочия подписавшего запрос о предоставлении сведений лица действовать от имени юридического лица без доверенности, если эти сведения отсутствуют в едином государственном реестре юридических лиц или в данном реестре указаны сведения о другом лице либо если полномочия лица, подписавшего данный запрос, подтверждаются доверенностью, - оригинал доверенности или ее копия (для заявителя - представителя юридического лица, являющегося правообладателем, залогодержателем, лицом, имеющим право на наследование имущества правообладателя по завещанию, лицом, получившим доверенность от правообладателя или его законного представителя);

- копия вступившего в законную силу определения арбитражного суда об утверждении арбитражного управляющего, внешнего управляющего, конкурсного управляющего, надлежащим образом заверенная копия решения контрольного органа о назначении временной администрации финансовой организации (для заявителя - арбитражного управляющего, внешнего управляющего, конкурсного управляющего, руководителя временной администрации финансовой организации);

- копия документа, подтверждающего полномочия законного представителя правообладателя: для родителей - свидетельства о рождении правообладателя, для иных законных представителей - документа, выданного в соответствии с законодательством Российской Федерации (для заявителя - законного представителя правообладателя - физического лица);

- оригинал доверенности (либо ее копия), выданной правообладателем или его законным представителем, а также указанная в настоящем пункте копия документа, подтверждающего полномочия законного представителя правообладателя, выдавшего доверенность (для заявителя - лица, получившего доверенность от правообладателя, его законного представителя);

- оригинал документа, выданного нотариусом, в том числе заверенного им своей подписью и оттиском личной печати, и подтверждающего право лица на наследование имущества правообладателя по завещанию или по закону (для заявителя - лица, имеющего право на наследование имущества правообладателя по завещанию или по закону);

В целях предоставления сведений ограниченного доступа орган регистрации прав в случае, если заявителем является представитель юридического лица, запрашивает в федеральном органе исполнительной власти, осуществляющем государственную регистрацию юридических лиц, выписку из единого государственного реестра юридических лиц (сведения, содержащиеся в ней) в отношении таких лиц, если такая выписка не была представлена заявителем по собственной инициативе.

Если запрос представляется в электронном виде, указанные выше документы должны быть представлены в форме электронных документов (электронных образов документов), удостоверенных усиленной квалифицированной электронной подписью лица, подписавшего документ, уполномоченного лица органа, выдавшего документ, или усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса.

Если запрос о предоставлении сведений ограниченного доступа представлен почтовым отправлением, подлинность подписи заявителя должна быть засвидетельствована в нотариальном порядке.

По запросу о предоставлении сведений ограниченного доступа, направленному в виде электронного документа, заявитель вправе одновременно с подачей запроса представить выписку из единого государственного реестра юридических лиц также в виде электронного документа.

Если запрос о предоставлении сведений ограниченного доступа представлен в электронной форме, электронный документ (электронный образ документа), подтверждающий полномочия заявителя действовать от имени юридического лица без доверенности, а также копия вступившего в законную силу определения арбитражного суда об утверждении арбитражного управляющего, конкурсного управляющего, решение контрольного органа о назначении временной администрации финансовой организации не прилагаются при условии включения сведений об указанных выше документах, а также о содержащихся в них сведениях о заявителе в сертификат ключа проверки усиленной квалифицированной электронной подписи.

В соответствии с пунктами 69-71 Приказа № П/0149:

- при представлении запроса в бумажном виде при личном обращении (в том числе при личном обращении в многофункциональный центр) заявителю в момент подачи запроса выдается уникальный идентификатор начисления для осуществления оплаты за предоставление сведений, содержащихся в ЕГРН (далее - оплата);

- в случае если запрос представляется путем отправки по почте, к нему не приложен (по инициативе заявителя) документ, подтверждающий внесение платы, и в орган регистрации прав не поступили сведения о произведенной оплате, орган регистрации прав не позднее рабочего дня, следующего за днем получения запроса, направляет заявителю уникальный идентификатор начисления по адресу электронной почты, указанному заявителем в запросе.

Внесение платы должно быть осуществлено не позднее семи календарных дней с даты получения уникального идентификатора начисления.

Согласно пункту 51 Приказа № П/0149:

- документ, подтверждающий право заявителя на безвозмездное получение сведений, либо копия такого документа, заверенная в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации;

- документ, подтверждающий полномочия представителя заявителя (если запрос представляется представителем заявителя).

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.


Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Продукты и услуги Информационно-правовое обеспечение ПРАЙМ Документы ленты ПРАЙМ Постановление Правительства РФ от 18 марта 2015 г. № 250 "Об утверждении требований к составлению и выдаче заявителям документов на бумажном носителе, подтверждающих содержание электронных документов, направленных в многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг по результатам предоставления государственных и муниципальных услуг органами, предоставляющими государственные услуги, и органами, предоставляющими муниципальные услуги, и к выдаче заявителям на основании информации из информационных систем органов, предоставляющих государственные услуги, и органов, предоставляющих муниципальные услуги, .


Обзор документа

Постановление Правительства РФ от 18 марта 2015 г. № 250 "Об утверждении требований к составлению и выдаче заявителям документов на бумажном носителе, подтверждающих содержание электронных документов, направленных в многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг по результатам предоставления государственных и муниципальных услуг органами, предоставляющими государственные услуги, и органами, предоставляющими муниципальные услуги, и к выдаче заявителям на основании информации из информационных систем органов, предоставляющих государственные услуги, и органов, предоставляющих муниципальные услуги, .

В соответствии с пунктами 6.1 и 7 части 1 статьи 16 Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" Правительство Российской Федерации постановляет:

Утвердить прилагаемые требования к составлению и выдаче заявителям документов на бумажном носителе, подтверждающих содержание электронных документов, направленных в многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг по результатам предоставления государственных и муниципальных услуг органами, предоставляющими государственные услуги, и органами, предоставляющими муниципальные услуги, и к выдаче заявителям на основании информации из информационных систем органов, предоставляющих государственные услуги, и органов, предоставляющих муниципальные услуги, в том числе с использованием информационно-технологической и коммуникационной инфраструктуры, документов, включая составление на бумажном носителе и заверение выписок из указанных информационных систем.

Председатель Правительства
Российской Федерации		 Д. Медведев

Требования
к составлению и выдаче заявителям документов на бумажном носителе, подтверждающих содержание электронных документов, направленных в многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг по результатам предоставления государственных и муниципальных услуг органами, предоставляющими государственные услуги, и органами, предоставляющими муниципальные услуги, и к выдаче заявителям на основании информации из информационных систем органов, предоставляющих государственные услуги, и органов, предоставляющих муниципальные услуги, в том числе с использованием информационно-технологической и коммуникационной инфраструктуры, документов, включая составление на бумажном носителе и заверение выписок из указанных информационных систем
(утв. постановлением Правительства РФ от 18 марта 2015 г. № 250)

1. В целях составления и выдачи заявителям документов на бумажном носителе, подтверждающих содержание электронных документов, направленных в многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (далее - многофункциональный центр) по результатам предоставления государственных и муниципальных услуг органами, предоставляющими государственные услуги, и органами, предоставляющими муниципальные услуги (далее - органы, предоставляющие услуги), а также составления и выдачи документов, включая составление на бумажном носителе и заверение выписок из информационных систем органов, предоставляющих услуги, многофункциональный центр определяет сотрудников, уполномоченных на составление, заверение и выдачу указанных документов и выписок (далее - уполномоченные сотрудники).

2. Документы на бумажном носителе, составленные многофункциональным центром и подтверждающие содержание электронных документов, направленных в многофункциональный центр по результатам предоставления государственных и муниципальных услуг органами, предоставляющими услуги, признаются экземпляром такого электронного документа на бумажном носителе.

3. По требованию заявителя вместе с экземпляром электронного документа на бумажном носителе ему предоставляется экземпляр электронного документа путем его записи на съемный носитель информации или направления экземпляра электронного документа по электронной почте в адрес заявителя. При записи на съемный носитель информации или направлении экземпляра электронного документа, на основе которого составлен экземпляр электронного документа на бумажном носителе, по электронной почте идентичность такого экземпляра электронного документа экземпляру электронного документа на бумажном носителе заверяется уполномоченным сотрудником с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

4. Плата за составление, заверение и выдачу заявителям выписок на бумажном носителе из информационных систем органов, предоставляющих услуги, в дополнение к плате, установленной законодательством Российской Федерации, многофункциональным центром не взимается.

5. Составление и выдача заявителям экземпляра электронного документа на бумажном носителе, а также составление и выдача выписки из информационной системы органов, предоставляющих услуги, осуществляется на основании запроса о предоставлении государственной или муниципальной услуги.

Результат предоставления государственной или муниципальной услуги и выписка из информационной системы органов, предоставляющих услуги, предоставляется заявителю соответственно в форме экземпляра электронного документа на бумажном носителе или выписки на бумажном носителе, если иное не указано заявителем в соответствующем запросе на предоставление государственной или муниципальной услуги.

6. Взаимодействие многофункциональных центров в электронной форме с федеральными органами исполнительной власти, органами государственных внебюджетных фондов, исполнительными органами государственной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления осуществляется с использованием инфраструктуры, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме.

7. Уполномоченные сотрудники несут персональную ответственность:

а) за идентичность сведений, содержащихся в экземпляре электронного документа на бумажном носителе, сведениям, содержащимся в электронном документе, на основе которого составлен экземпляр электронного документа на бумажном носителе, а также за идентичность сведений, содержащихся в экземпляре электронного документа, записанного на съемный носитель или направленного по электронной почте в адрес заявителя, сведениям, содержащимся в экземпляре электронного документа на бумажном носителе;

б) за проверку действительности электронной подписи лица, подписавшего электронный документ, полученный многофункциональным центром по результатам предоставления государственных и муниципальных услуг органами, предоставляющими услуги, при составлении экземпляра электронного документа на бумажном носителе;

в) за идентичность сведений, содержащихся в выписке из информационной системы, сведениям, полученным из соответствующей информационной системы.

8. Многофункциональный центр при подготовке экземпляра электронного документа на бумажном носителе, направленного по результатам предоставления государственных и муниципальных услуг органами, предоставляющими услуги, обеспечивает:

а) проверку действительности электронной подписи лица, подписавшего электронный документ, полученный многофункциональным центром по результатам предоставления государственных и муниципальных услуг органами, предоставляющими услуги;

б) заверение экземпляра электронного документа на бумажном носителе с использованием печати многофункционального центра
(в предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации случаях - печати с изображением Государственного герба Российской Федерации);

в) учет выдачи экземпляров электронных документов на бумажном носителе, осуществляемый в соответствии с правилами делопроизводства.

9. Допускается брошюрование листов многостраничных экземпляров электронного документа на бумажном носителе.

10. На экземпляре электронного документа на бумажном носителе, составленном многофункциональным центром, указывается:

а) наименование и место нахождения многофункционального центра, составившего экземпляр электронного документа на бумажном носителе;

б) фамилия, имя, отчество уполномоченного сотрудника;

в) дата и время составления экземпляра электронного документа на бумажном носителе;

г) реквизиты сертификата ключа проверки электронной подписи (серийный номер сертификата ключа проверки электронной подписи, срок его действия, кому выдан) лица, подписавшего электронный документ, полученный многофункциональным центром по результатам предоставления государственных и муниципальных услуг органами, предоставляющими услуги.

11. Экземпляр электронного документа на бумажном носителе составляется в соответствии с требованиями к содержанию и форме такого документа в случаях, если нормативными правовыми актами Российской Федерации установлены требования к содержанию и форме документа, являющегося результатом оказания государственных и муниципальных услуг.

12. Выписки из информационных систем органов, предоставляющих услуги, составляются в соответствии с требованиями к содержанию и формату таких выписок, установленными соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами, а также с требованиями, которые предусмотрены соглашениями о взаимодействии, заключенными федеральными органами исполнительной власти, органами государственных внебюджетных фондов, исполнительными органами государственной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления с уполномоченными многофункциональными центрами.

13. Многофункциональный центр осуществляет подготовку выписки на бумажном носителе на основе выписки, полученной в электронном виде из информационных систем органов, предоставляющих услуги. При подготовке выписки на бумажном носителе многофункциональный центр обеспечивает:

а) неизменность информации, полученной из соответствующей информационной системы;

б) заверение выписки из соответствующей информационной системы с использованием печати многофункционального центра (в предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации случаях - печати с изображением Государственного герба Российской Федерации);

в) учет выдачи выписок из соответствующих информационных систем, осуществляемый в соответствии с правилами делопроизводства.

14. На выписке из информационной системы органа, предоставляющего услуги, составленной на бумажном носителе, указывается:

а) наименование информационной системы органа, предоставляющего услуги, из которой получены сведения;

б) реквизиты сертификата ключа проверки электронной подписи (серийный номер сертификата ключа проверки электронной подписи, срок его действия, кому выдан) лица, подписавшего выписку из информационной системы в органе, предоставляющем услуги;

в) наименование и место нахождения многофункционального центра, выдавшего соответствующую выписку из информационной системы;

г) фамилия, имя, отчество уполномоченного сотрудника;

д) дата и время составления выписки из информационной системы.

Обзор документа

В частности, многофункциональный центр государственных (муниципальных) услуг составляет и выдает заявителям бумажные документы, подтверждающие содержание электронных документов, которые были направлены в центр по результатам предоставления услуг. Также он выдает заявителям документы на основании данных из информсистем, предоставляющих услуги органов, составляет бумажные выписки из таких систем и заверяет их.

Установлено, как проводятся перечисленные процедуры.

Так, центр определяет сотрудников, уполномоченных составлять, заверять и выдавать указанные документы и выписки.

Бумажный документ, подтверждающий содержание электронного, признается экземпляром последнего на бумажном носителе. При этом заявитель вправе потребовать вместе с ним экземпляр электронного документа. В таком случае документ записывается на съемный носитель или направляется по электронной почте. При этом используется усиленная квалифицированная электронная подпись.

Выписки составляются, заверяются и выдаются без доплаты.

Документы и выписки составляются и выдаются на основании запроса о предоставлении услуги. Ее результат и выписка выдаются заявителю в форме экземпляра электронного документа на бумажном носителе или бумажной выписки соответственно.

Определено, за что уполномоченные сотрудники несут ответственность.

Установлены требования к оформлению экземпляра электронного документа на бумажном носителе и выписки из информсистемы.

Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ:

На начало 2020 года материал полностью актуален.

Составить список абсолютно всех документов, которые могут оказаться обязательными в тех или иных ситуациях, – невозможно. Но перечислить основные документы вполне реально, и, думаю, такой список подойдет для большинства компаний.

Корпоративные документы

Документы, подтверждающие адрес организации

Если помещение принадлежит самой организации

  1. Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится организация
  2. Правоустанавливающие документы на помещение

Если помещение арендуется

Если помещение является местом жительства руководителя

Документы по основной деятельности

Кадровые документы

Обязательные документы по кадрам – это те документы, которые упомянуты в Трудовом кодексе и других законах, поэтому их отсутствие влечет наложение административного штрафа или приостановления деятельности по статье 5.27.КоАП, а повторное привлечение должностного лица по этой статье влечет дисквалификацию на срок до 3 лет.

Документы, которые являются обязательными всегда

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:

  1. Коллективный договор
    Обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить.
  2. Положение об оплате труда и премировании
    Обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не урегулированы ни в одном другом документе (ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании, ни в правилах внутреннего трудового распорядка). Вообще, если премии выплачиваются, лучше положение о премировании издать.
  3. Должностные инструкции
    Обязательны, если не все должностные обязанности работников указаны в трудовых договорах.
  4. Договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности
  5. Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы
    Обязательно, если работодателем проводится аттестация работников.
  6. График сменности
    Обязателен при наличии сменной работы.
  7. Положение о коммерческой тайне
    Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять. Положение должно четко описывать круг сведений входящих в коммерческую тайну и обязательно устанавливать правила, обеспечивающие сохранность такой тайны.
  8. Списки несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей; лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работников, подлежащих периодическим медицинским осмотрам
    Обязательны при наличии в штате соответственно несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работников, подлежащих периодическим медицинским осмотрам. Кстати, имейте в виду, что к работникам, подлежащим периодическим медицинским осмотрам относятся, в том числе, водители и сотрудники, работающие на компьютере .
  9. Документы, необходимые для привлечения иностранных работников
    При наличии таких работников – обязательны.

Кроме того есть большое количество документов, которые ведутся и хранятся в бухгалтерии, но их перечень слишком сложен и многообразен для включения в эту статью. Поэтому по поводу бухгалтерских документов, думаю, лучше сразу обратиться к бухгалтеру.

UPD от 1 августа
Вместе с Натулёк разобрались с актуальностью Пречней документов. Сейчас всё-таки действует Перечень, принятый Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Он официально вступил в силу 30 сентября 2011 года. В этом Перечне Вы можете узнать сроки хранения всех документов, упомянутых в этой статье, и многих других.

Вместо заключения

И, кстати, если я всё-таки не учла всего разнообразия жизни, и забыла о каком-то важном документе – прошу Вас дополнить меня в комментариях!

Читайте также: