Как нотариально заверить перевод документа

Обновлено: 28.04.2024

Нотариальное заверение переводов – услуга, которой почему-то не придают часто должного значения. На самом же деле неправильно заверенный перевод может перечеркнуть все старания и лишить документы их юридической силы. Данные о нем вносятся в единый реестр, поэтому даже в случае потери или кражи бумаг, они остаются доступными.

Для чего нужно нотариальное заверение переводов

Заверение перевода нотариуса – это соответствие подлинности и предоставление юридической силы копии на определенном языке, сделанной с оригинала на другом языке. Также заверка происходит подписью того лица, которое выполняло перевод.

Нотариально заверенный перевод нужен для предоставления в различные инстанции. Чаще всего его просят, если подаются в государственную инстанцию документы, но выданные в другой стране, то есть написанные на другом языке. Это могут быть:

Налоговая инспекция;
ЗАГС;
Судебная инстанция.

Какие документы подлежат заверению

Заверенный нотариусом перевод может понадобится как частным лицам, так и компаниям, организациям. В каждом случае будут собственные нюансы выполнения процедуры.

Пакет документов, которые требуется заверять, довольно широкий. Сюда включаются:

Бумаги, подтверждающие получение среднего, средне-технического, высшего образования, а также прохождения курсов, различные сертификаты – дипломы и аттестаты, бумаги, подтверждающие получение степени в науки, справки, студенческие билеты и тому подобное;
Различные документы, регулирующие правоотношения физического лица – справка из ЗАГСа о заключении брака или его расторжении, согласия на сделки, справки о рождении детей или их усыновлении, договоры, заключение о смерти, доверенности;
Документы, подтверждающие личность – паспорт, заграничный паспорт, военный билет, удостоверение водителя;
Документы подтверждающие профессию и стаж – трудовая книга, характеристика, автобиография с места работы, трудовой стаж;
Медицинские справки – карточка из поликлиники, история болезни;
Справки различного характера – о несудимости или снятии судимости, погашении долга или кредита, об оплате налогов, для оформления визы в другую страну;
Различные бумаги, которые предоставляют посольства и консульства другой страны;
Разрешение второго супруга ребенку на выезд из страны;
Издержки из суда и многое другое.

Каждый случай индивидуальный, но есть возможность сделать перевод документа и заверить его нотариально независимо от назначения.

В тоже время подобные услуги юриста могут понадобится и организациям. Обычно они обращаются, когда требуется заверение нотариусом:

Документы на права владения и распределение обязанностей;
Справки и повестки;
Информация о сотрудниках;
Договоры с другими фирмами;
Инструкции и сертификаты.

Юристы проводят заверку различного рода документации. Однако, за надежность предоставленных в ней данных отмечает сам заявитель.

Процедура нотариального заверения

Если нотариус обладает должными знаниями в языке текста, с которого он переводит, то допустимо проставить свою печать как заверение процедуры. При этом, естественно, юрист берет на себя всю ответственность, касаемо содержания, толкования приводимых данных в тексте. Если были допущены ошибки, которые привели к тому, что заказчик испытал убытки, то юрист обязуется выплатить сумму компенсации.

Но обычно в повседневной практике нотариус не занимается такими вещами самостоятельно, а отдает их переводчикам. На бланках расписывается именно это ответственное лицо. Ставя подпись на документах, переводчик гарантирует то, что перевод полный, соответствует предложенному оригиналу.

Подпись же нотариуса означает, что именно он ответственен за работу последнего. Его подпись говорит о том, что перевод сделан человеком, который разбирается в нюансах языка, что у него есть подтверждающие это документы об образовании и получении квалификации. Таким образом, получается, что подпись нотариуса гарантирует ответственность переводчика за работу.

Сама же процедура оформления нотариально заверенного перевода документов не вызывает трудностей. Алгоритм примерно такой:

Сначала обращаются к нотариусу;
Он занимается переводом и проверкой;
Ставится нотариальное заверение перевода, подтверждающее его правильность.

Важно! Переводы, написанные теми, кто к нотариусу не имеет никакого отношения, он, конечно же, не заверит. Это понятно – если перевод неверный, то на его плечи ложится вся ответственность по возможному возмещению убытков.

В юридической практике у каждого нотариуса, предоставляющего подобные услуги, есть бюро переводов, в которым он сотрудничает. Он доверяет эти людям, у них есть заключённое соглашение о формальностях.

Проверяет ли нотариус правильность перевода

Для того, чтоб понять, какое отношение нотариус имеет к правильности перевода текста, нужно уяснить правила взаимодействия нотариуса и переводчика. Так:

сначала переводчик делает текст;
прикрепляет его к оригиналу документации;
нотариус проверяет бумаги на наличие опечаток, исправлений и других дефектов, которые могут послужить поводом к тому, что текст воспримут неправильно;
переводчик предъявляет нотариусу документы, которые подтверждают его достаточную квалификацию на осуществление такой деятельности, а также паспорт для идентификации личности;
происходит заверение нотариусом.

Теперь понятно, что нотариус не занимается проверкой перевода текста. Он лишь вычитывает на исправления явные ошибки, несоответствие смыслу и тому подобным вещам.

Именно поэтому вопрос о том, насколько перевод будут качественным, рассматривается только самим заказчиком. Это он ищет переводчика и заботиться об его образовании. Часто случается так, что, выбрав некачественного специалиста, и заверив, человек обнаруживает, что его документы не принимают, или они вовсе приносят убыток. Допускать этого не стоит, ведь такое безалаберное отношение может грозить различными санкциями.

Многие юридические конторы сотрудничают с агентствами, занимающимися переводами. Можно сразу обратиться к ним со всем пакетом документов. А в таком случае есть большая гарантия того, что перевод и нотариальное заверение будет качественным. Обращение к профессиональному юристу служит гарантией того, что бумаги примут в любой иностранной фирме.

Правила оформления перевода

Установлены определённые правила перевода, которые обязательны к соблюдению. Обратить внимание следует на такие нюансы:

Оформляется перевод в максимально похожем к оригиналу виде;
Программы, которые распознают текст, не используются;
Рисунки и другие детали также переносятся в документацию;
Форматирование, в том числе и подчеркивание, жирный, курсив и тому подобное не замещаются, если это не приводит к изменению смысловой нагрузки текста;
Ориентация книжная или альбомная должна сохранится в тексте.

Важно! Если в тексте по каким-то причинам встречаются ошибки или опечатки, то они в документ не переносятся. Исключение составляют лишь случаи, когда неправильный вид слова необходим для выражения какой-то конкретной мысли. Тогда это слово или фраза помечают, а далее делается сноска насчет распознавания смысла.

Заключение

Нотариальный перевод документов – ответственное дело. В результате неверно оформленных бумаг могут случится неприятные казусы. Поэтому важно не только выбирать проверенного юриста, но и хорошего переводчика.

Полезное видео

Дополнительная информация по теме в видеоролике:

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Продукты и услуги Информационно-правовое обеспечение ПРАЙМ Документы ленты ПРАЙМ Письмо Федеральной налоговой службы от 14 сентября 2018 г. № БС-4-11/17934@ О нотариальном заверении перевода на русский язык документов, подтверждающих соблюдение условий для освобождения от НДФЛ дохода, полученного при ликвидации КИК

Обзор документа

Письмо Федеральной налоговой службы от 14 сентября 2018 г. № БС-4-11/17934@ О нотариальном заверении перевода на русский язык документов, подтверждающих соблюдение условий для освобождения от НДФЛ дохода, полученного при ликвидации КИК

Вопрос: О нотариальном заверении перевода на русский язык документов, подтверждающих соблюдение условий для освобождения от НДФЛ дохода, полученного при ликвидации КИК.

Федеральная налоговая служба в связи с письмом от 03.09.2018 в отношении необходимости перевода на русский язык подтверждающих документов, оформленных на иностранном языке, сообщает следующее.

Положениями пункта 60 статьи 217 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) установлено, что доходы налогоплательщика в денежной и (или) натуральной формах, полученные при ликвидации контролируемой иностранной компании, освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц при одновременном соблюдении условий, установленных пунктом 60 статьи 217 Кодекса, в том числе при представлении налогоплательщиком в налоговый орган одновременно с налоговой декларацией заявления об освобождении от налогообложения таких доходов с приложением соответствующих подтверждающих документов.

В соответствии с подпунктом 6 пункта 1 статьи 3 Федерального закона № 53-ФЗ государственный язык Российской Федерации подлежит обязательному использованию во взаимоотношениях федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций всех форм собственности и граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, общественных объединений.

При этом в соответствии с пунктом 6 статьи 35 и пунктом 7 статьи 38 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утвержденных Постановлением Верховного Совета Российской Федерации от 11.02.1993 № 4462-1 (далее - Основы законодательства Российской Федерации о нотариате), верность перевода документов с одного языка на другой может быть засвидетельствована как нотариусами, так и должностными лицами консульских учреждений Российской Федерации.

При этом в соответствии со статьей 81 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате нотариус свидетельствует верность перевода с одного языка на другой, если нотариус владеет соответствующими языками. Если нотариус не владеет соответствующими языками, перевод может быть сделан переводчиком, подлинность подписи которого свидетельствует нотариус.

Таким образом, по мнению ФНС России, ко всем подтверждающим документам, в том числе подтверждающим соблюдение условий для освобождения от налогообложения дохода, полученного при ликвидации контролируемой иностранной компании, оформленным на иностранном языке, должен прилагаться нотариально заверенный перевод на русский язык.

Действительный государственный советник РФ
2-го класса

С.Л. Бондарчук

Обзор документа

Для освобождения от НДФЛ дохода, полученного при ликвидации контролируемой иностранной компании, подтверждающие документы на иностранном языке должны иметь заверенный нотариусом перевод.

Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ:

1. Зачем переводить паспорт, если вся информация и так на русском языке?

Для подачи документов в государственные учреждения требуется нотариально заверенный перевод всех страниц паспорта.

Любой документ, выданный не на территории Российской Федерации, подлежит полному нотариальному переводу перед подачей в официальные органы для дальнейшего делопроизводства.

Согласно статье 81 главы XIII Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, нотариус свидетельствует подлинность подписи переводчика либо верность перевода. Это означает, что перевод должен быть верным, точным и полным, что все штампы и записи оригинала документа должны быть отражены в переводе. Информация на русском языке полностью перепечатывается.

2. Можно ли перевести только первую страницу паспорта с основной информацией?

Можно перевести любую страницу паспорта, но нотариус не заверит такой перевод, а значит, его не примут в официальных органах. Каждый штамп и каждая отметка паспорта несёт в себе какую-либо важную информацию – о предыдущей или нынешней прописке, визах других государств, о смене фамилии в результате заключения брака, о наличии детей. Поэтому перевод паспорта следует выполнять полностью. Даже если нет ни одной отметки после страницы с фотографией, всё равно необходимо нотариально подтвердить, что данные страницы пусты.

3. Если я уже делал перевод ранее, но при подаче в УФМС оригинал перевода забрали, а сейчас требуют вторую копию, могу ли я получить его повторно?

Паспорт является основным документом, удостоверяющим личность гражданина, поэтому согласно политике конфиденциальности в нашем Бюро не сохраняются переводы паспортов. К тому же, технические работы по изготовлению ксерокопий, прошивке, нумерации страниц и подготовке перевода к нотариальному заверению каждый раз проводятся заново. Но перевод паспортов осуществляется крайне быстро, принесите оригинал в наш офис, мы выполним перевод и отправим Вас к нотариусу или сами сходим к нему.

4. У меня в паспорте нет записей, неужели нужно переводить все страницы?

Да, нужно, так как нотариусам, а вслед за ними и отделам УФМС, ЗАГС, ПФР и прочим органам необходимо официальное подтверждение того, что страницы пусты, не содержат ни впечатанных, ни рукописных отметок, ни испорченных штампов, и что ксерокопия с паспорта полностью совпадает с переводом. Когда в Ваш документ будут внесены любые новые штампы, отметки и записи, перевод необходимо будет сделать и заверить заново.

5. В миграционной карте на пункте КПП мою фамилию написали неверно, что делать в таком случае? Как вы укажете в переводе?

Написание фамилий, имён и отчеств в переводе паспорта должно совпадать с написанием их в миграционных картах. Даже если Ваши данные там указаны неверно, лучше повторить данную неточность в переводе, чем обрекать себя на долгие и безрезультатные споры с теми инстанциями, куда Вы будете подавать готовые переводы.

6. Есть ли скидки при переводе паспорта в 2х и более экземплярах?

При переводе 2х – 9ти экземпляров одного и того же паспорта предусматриваются скидки в 150-500 рублей за каждый готовый нотариально заверенный экземпляр после первого, в зависимости от государства, в котором выдан паспорт.

7. В паспорте плохо пропечатался штамп регистрации, а в переводе он обязательно должен быть впечатан, сможете ли вы указать его полностью?

Да, мы обладаем огромным опытом перевода паспортов с различными географическими названиями и всегда можем уточнить хотя бы по половине штампа, как именно следует записать тот или иной орган выдачи/населённый пункт/улицу, район, квартал.

8. В заграничном паспорте гражданина Украины, с которым я проживаю в России уже 1,5 года, нет отчества, а в отделе ЗАГС у меня требуют документ, именно паспорт, где должно быть указано полное ФИО. Внутренний паспорт находится в Украине. Что делать в таком случае? Возможен ли перевод по ксерокопии?

Да, нам от Вас нужна будет только ксерокопия паспорта. Для этого необходимо сделать копию всех его страниц, при этом информация должна размещаться на верхних половинах листов А4, так как на нижних половинах листов будет наш перевод.

9. Я делала перевод паспорта на Родине, в Харькове, но в УФМС у меня отказываются его принимать, подскажите, что делать в таком случае?! Имею ли я право предоставить свой перевод, ведь это нотариальный перевод на русский, только сделанный в Харькове!

Отделы УФМС, ЗАГС, ПФР и другие официальные органы Российской Федерации принимают только такие переводы, которые заверены российскими нотариусами. Согласно статье 68 Конституции РФ, государственным языком Российской Федерации на всей её территории является русский. А Ваш перевод, заверенный в Харькове, в любом случае будет содержать хотя бы одну запись на украинском – печать нотариуса. Вам придётся сделать новый перевод в РФ, зато Вы точно будете спокойны, что в УФМС и других органах его примут без вопросов.

10. При подаче документов в УФМС выяснилось, что во внутреннем паспорте указано неверно моё имя (вместо Наталья- НаталИя), но во всех документах я НаталЬя, что делать в таком случае? Имеете ли вы право перевести моё имя верно на русский?

11. Штамп РВП поставлен неправильно (вверх тормашками) повлияет ли это на нотариальное заверение?

Наши сотрудники постоянно работают с такими паспортами из разных государств, на заверение перевода данная неточность не влияет, так как в переводе всё будет оформлено верно.

12. Я не понимаю, зачем переводить Белорусский паспорт, там ВСЕ записи на русском есть! Можно ли просто снять копию и сдать? Или это просто прихоть сотрудника УФМС?!

Так как Ваш паспорт выдан не на территории России, пусть даже на территории соседнего дружественного государства, по всем нотариальным правилам он должен быть переведён. Нет юридической возможности просто снять с него нотариальную копию в России и сдать её в УФМС. Ваш паспорт всё равно содержит записи на белорусском языке на странице с фотографией, по правилам они подлежат нотариальному переводу. Записи на русском языке также будут отображены в переводе.

13. У меня не приняли перевод паспорта, т.к. фамилия не совпадает с новой миграционной карточкой, которую выдали, когда я пересекал границу.

Основным документом, на который переводчики ориентируются при написании имён и фамилий, является миграционная карточка. Перевод паспорта следует сделать заново, все технические работы по изготовлению ксерокопий с оригинала Вашего паспорта также будут произведены повторно.

14. После перевода, который у меня на руках, в паспорте добавился штамп о пересечении границы, в УФМС отказываются принимать перевод, почему?

Так как в Ваш паспорт добавили штамп, оригинал теперь отличается от ксерокопии, сделанной нами для перевода в предыдущий раз. Расклеивать и расшивать готовый паспорт, вкладывая только одну новую страницу, нельзя, это порча готового заверенного нотариусом документа. Необходимо заново производить все технические работы с оригиналом – ксерокопировать каждую страницу, включая страницу с изменениями. В новом переводе обязательно будет указано, что на этой странице есть отметки контрольно-пропускного пункта.

15. Есть ли льготы беженцам?

Да, стоимость перевода документов для граждан Украины снизилась на 35 % по сравнению с ценами до 2014ого года. Также у нас регулярно проходят акции, при которых стоимость перевода становится ещё ниже на 30-50%

16. Требуется ли перевод паспорта гражданина Казахстана? Я читала, что у нас двухстороннее соглашение и документы могут быть приняты без какой-либо легализации!

Согласно статье 68 Конституции РФ, государственным языком Российской Федерации на всей её территории является русский. Если документ выдан не на территории Российской Федерации, он подлежит обязательному переводу. Затем нотариус свидетельствует подлинность подписи переводчика и ставит на прошитом переводе свою печать. Только после этого можно будет подавать такой перевод в официальные инстанции.

17. Переводите ли вы копию паспорта гражданина Израиля, снятую и удостоверенную Канадским Нотариусом? Нам предоставлять в ЗАГС для регистрации брака.

Да, Ваш документ полностью подлежит переводу. Все записи, содержащиеся в нём, должны быть переведены на русский язык с иврита и английского, включая те, которые относятся к нотариусу Канады. Затем готовый перевод на русский пришивается нитками прямо к Вашему документу или же к его ксерокопии (согласно Вашему желанию или требованиям принимающих инстанций). После этого наши нотариусы проставляют на переводе свои печати, и Вы можете подавать такой документ в ЗАГС.

18. У меня гражданство Узбекистана, но у меня есть РВП, а в банке, для получения обычной карты, у меня требуют перевод паспорта! Имею ли я право отказаться от перевода и предоставить только моё РВП?!

Паспорт является основным документом, удостоверяющим личность гражданина. Если паспорт выдан на территории другого государства и содержит записи на иностранных языках, то он в обязательном порядке должен быть полностью переведён, все страницы должны быть отксерокопированы и прошиты. Только такой перевод может заверить нотариус, а без нотариального заверения у Вас в банке перевод не примут.

19. Я буду находиться в Краснодаре один день, успеете ли вы сделать перевод паспорта и заверить его нотариусом до 15:00 буднего дня?

Да, успеем, в таком случае лучше всего принести паспорт в 9.00-9.30 утра. Мы выполним перевод в течение часа и отправим Вас к нотариусу, чтобы Вы не ждали общую очередь до вечера.

20. Возможно ли сделать перевод паспорта в воскресенье?

Без нотариального заверения перевод паспорта практически нигде не примут. Поэтому лучше всего сдавать документы на перевод в будние дни, так как у нотариусов пять рабочих дней в неделю. В крайнем случае, Вы можете просто отдать документ сотрудникам бюро в субботу или воскресенье (по предварительной записи), но перевод всё равно будет готов только в понедельник, Вам придётся приезжать в Бюро два раза вместо одного.

21. Я делал перевод паспорта в Ростове-на-Дону, и Нотариус заверил перевод за 350 рублей, почему у вас нотариальное заверение стоит 450 рублей?!

Цены на нотариальные услуги не должны различаться и являются едиными по всей России. Поэтому, удостовертесь, что перевод, выполненный ранее не является документом 2016-2017 или более раннего года, т.к. госпошлины повышаются с каждым годом.

22. При регистрации филиала существующей компании возник вопрос: один из учредителей – грек, запросили перевод его паспорта, сделаете ли вы специализированный перевод для ФНС?

Мы выполняем переводы паспортов по всем правилам, принятым у нотариуса и в таких учреждениях, как ФНС, ЗАГС, ФМС и прочих. С каждой страницы паспорта будет снята обычная ксерокопия, и на каждой такой копии будет соответствующий ей перевод. Затем все эти страницы сшиваются вместе и подписываются переводчиком, проставляются печати. Финальная стадия – заверение перевода нотариусом.

23. Я по образованию переводчик с английского, Диплом Киевского национального лингвистического университета, почему мой перевод отказываются принимать в УФМС? И можно ли у вас произвести только нотариальное заверение?

24. Нам требуется НЕ нотариальный перевод страницы паспорта с информацией о владельце, возможно ли это?

Да, если Вы точно уверены, что Вам не понадобится нотариальное заверение перевода, мы можем выполнить перевод любой части паспорта, даже одной печати или одного штампа. В этом случае перевод может быть заверен печатью нашей организации, подписями переводчика и директора.

25. Если мы проживаем в пригороде Краснодара, возможно ли осуществить перевод в кратчайшие сроки, чтобы не ездить несколько раз?

26. В армянском паспорте страница с информацией о владельце двуязычная: одна на армянском, вторая на английском языках. Требуется ли перевод обеих сторон? Или достаточно только английской?

Информация на страницах с английскими и армянскими записями несколько различается, к примеру, на странице с записями на армянском языке практически всегда указывается отчество гражданина/гражданки. К тому же, как указывалось в ответе на 1ый вопрос, согласно статье 81 главы XIII Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, нотариус свидетельствует подлинность подписи переводчика либо верность перевода. Это означает, что перевод должен быть верным, точным и полным, что все штампы и записи оригинала документа должны быть отражены в переводе.

27. Во внутреннем Украинском паспорте отклеилась фотография владельца, возможно ли сделать перевод для дальнейшего предоставления в УФМС? И насколько это может повлиять на приём документов?

Как Бюро переводов, мы имеем право принимать в работу любые документы, в каком бы виде они ни были на момент приёма. Мы несём ответственность за перевод и его нотариальное заверение, и для нас отклеенная часть документа, дополнительные приписки или зачёркнутые слова не имеют значения, проблем с переводом как таковым у Вас не возникнет. Но операционисты ФМС могут и потребовать у Вас заменить паспорт/устранить какую-либо проблему, связанную с ним.

Все электронные документы, переданные через систему ЭДО Диадок и подписанные действующей КЭП, по умолчанию равнозначны бумажным, поэтому нет необходимости дублировать их.

Однако некоторые документы могут быть созданы исключительно на бумажном носителе. Кроме того, бывают случаи, когда готовый бумажный документ необходимо перевести в электронный вид. При этих обстоятельствах потребуется удостоверить равнозначность документа у нотариуса.

Что означает удостоверение равнозначности

Нотариальное удостоверение равнозначности документа бывает двух видов:

удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе;
удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу.

Суть данной процедуры — это подтверждение тождественности содержания изготовленного нотариусом электронного документа содержанию документа, представленного нотариусу на бумажном носителе.

Процедура удостоверения равнозначности бумажного документа электронному означает, что нотариус подтверждает тождественность созданного цифрового экземпляра его физической версии. То есть цифровая копия становится юридически равнозначна бумажной.

Как заверить равнозначность документов

Разберем конкретный пример. Нужно продать недвижимость в Екатеринбурге. Продавец живет в Новосибирске и не может быстро приехать на завершение сделки. Он обращается к нотариусу в своем городе и оформляет доверенность на родственника из Екатеринбурга.

Далее нотариус продавца в Новосибирске подготовит нотариально удостоверенную доверенность и ее электронный образ. После документ подписывается квалифицированной электронной подписью нотариуса продавца. Теперь цифровая версия равна бумажной.

Доверенность в электронном виде отправляется нотариусу родственника в Екатеринбурге. Специалист переводит ее обратно из электронной формы на бумажный носитель, удостоверяет и выдает доверенному лицу.

То же касается и других документов физических лиц: согласие на совершение супругом сделки с недвижимостью, разрешение на выезд детей за границу и т. д.

Применительно к юридическим лицам таким способом допускается удостоверить лист записи ЕГРЮЛ, полученный от ФНС в цифровом формате. Нотариус распечатает документы и удостоверит их равнозначность электронному листу записи.

Основные этапы процедуры

Клиент обращается к нотариусу. С собой приносит документы (список будет ниже).
Специалист создает цифровой экземпляр и подписывает его своей КЭП.
Заверенную версию записывают на проверенный съемный носитель или передают онлайн (через электронную почту, облачные сервисы).

Если дополнительно необходимо перевести документ из электронного вида в бумажный, далее происходит следующее:

Удостоверенный экземпляр передается другому нотариусу.
Специалист переводит документ из электронного в бумажный и удостоверяет их равнозначность.
Удостоверенный документ передается второй стороне.

Какие документы нужны для удостоверения

Список зависит от того, кто обращается за нотариальными услугами.

Для физического лица

Паспорт.
Гражданам из другой страны: нотариально заверенный перевод паспорта и подтверждение права пребывания в РФ (виза, вид на жительство, разрешение на временное проживание).

Копия устава.
Документы, подтверждающие полномочия руководителя (протокол собрания, приказ и т. д.).
Лист записи ЕГРЮЛ, свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН).
Свидетельство о присвоении идентификационного номера налогоплательщика.
Документ, подтверждающий личность руководителя.

Если от организации выступает сотрудник по доверенности, потребуется его паспорт и оригинал доверенности. Доверенность может быть выдана юридическим лицом или заверена нотариусом.

Список документов для иностранной организации

Устав.
Документы, подтверждающие полномочия руководителя.
Выписка из реестра государства, где производилась регистрация организации.
Документ, подтверждающий личность лица, обратившегося за услугой.

Кроме того, документы для иностранной компании подают вместе с нотариально заверенным переводом на русский язык.

Исчерпывающий перечень уточняйте у нотариуса.

В каких случаях может понадобиться удостоверение

Обменивайтесь документами по сделке. Отправляйте УПД, счета-фактуры, акты и другие документы в Диадоке.

Исключения

Нельзя удостоверить равнозначность:

паспорта, свидетельства о рождении или другого документа такого же типа;
сделок, совершаемых в простой письменной форме, то есть не удостоверенных нотариально.

Документы из списка подаются только в оригинале.

Вопрос-ответ

Кто подписывает электронную версию документа?

Как сказано выше, нотариус подписывает своей КЭП электронный образ документа. Однако если его содержание и форма предполагают подпись заявителя, последний также использует электронную подпись.

Что такое тождественность документа?

Это удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе. Созданный специалистом электронный документ по закону обладает той же силой, что и бумажный оригинал, равнозначность которому удостоверена нотариусом.

Как перевести цифровой документ в бумажный формат?

Обратная процедура — удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу. Процесс аналогичный: специалист подтверждает тождественность документов.

Если документ подписан КЭП клиента, нотариус сначала проверит подпись на достоверность, а после проведет процедуру.

Проверяет ли нотариус содержание и подлинность документов?

Нет, специалист, к которому обратились за указанной услугой, не занимается проверкой. Специалист исключительно свидетельствует о тождественности электронной и бумажной версий.

Какой формат?

Когда клиент планирует перевести электронную версию в бумажную, лучше заранее уточнить требования к документу: формат, способ отправки, вес и т. д. Чаще это файлы с расширением PDF или TIFF.

Сколько стоит?

Расценки на услугу зависят от региона и конкретного специалиста, но в среднем колеблются от 50 до 70 рублей за страницу.

Читайте также: