Как называется поиск документов по контексту в справочно правовой системе

Обновлено: 02.07.2024

Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику

Лекция 2.Основы работы пользователя с СПС.

В предисловии к данной книге авторами были высказаны конкретные пожелания к уровню подготовки читателей, необходимого для более успешного освоения приемов работы с СПС.Главное из этих пожеланиий сводилось к следующему: очень желательно, просто необходимо, чтобы читатель(пользователь ПК) имел хотя бы небольшой опыт работы на ПК c программами и приложениями (например, в операционной среде MS - DOS , еще лучше, если в MS Windows ).Имея за плечами опыт такой работы, вы, несомненно, быстрее вспомните и усвоите те простейшие процедуры сортировки, поиска, фильтрации и т.д., с которыми неоднократно сталкивались ранее, но просто на это не обращали внимание.

Действительно, сегодня просто трудно назвать какую-либо популярную программу,систему или приложение, в которой не использовались бы, указанные выше, процедуры.

1) операционные оболочки NORTON COMMANDER (NC) или Volkov Commander (VC).

Пример 2 - 1. Рассортировать файлы в левой панели по имени и по размеру.

А) Сортировка по имени

Действия пользователя . Нажмите клавишу ( F 9) на клавиатуре.

Действия программы. Выведет на экран монитора окно с верхним меню.

Действия пользователя . Установите рамку курсора верхнего меню на пункте ПРАВ.(Right) или ЛЕВ.(Left), как в нашем случае. При этом используйте клавиши со стрелками или мышь. И нажмите клавишу Enter.

Действия программы. Выведет на экран монитора окно подменю ЛЕВ.(Left) или ПРАВ.(Right)панели. Наример, ЛЕВ.(Left) панели.

Действия пользователя. Выберите параметр Имя(Name) в подменю пункта ПРАВ.(Right) или ЛЕВ.(Left), как в нашем случае. С тем, чтобы в левой панели произвести сортировку файлов по имени. При этом используйте клавиши со стрелками или мышь. И нажмите клавишу Enter.

Действия программы. Выведет на экран монитора окно левой панели, вид которого показан на рисунке 2.1, в котором отображен список файлов, расположенных по алфавиту (Лат.), т.е. отсортированных по имени (кроме системных файлов).

Б) Сортировка по размеру.

Действия пользователя . Нажмите клавишу ( F 9) на клавиатуре.

Действия программы. Выведет на экран монитора окно с верхним меню.

Действия программы. Выведет на экран монитора окно подменю ЛЕВ.(Left) или ПРАВ.(Right) панели. Например, окно ЛЕВ.(Left) панели.

Действия пользователя. Выберите параметр Разм.( Size ) в подменю пункта ПРАВ.(Right) или ЛЕВ.(Left), как в нашем случае. С тем, чтобы в левой панели произвести сортировку файлов по размеру. При этом используйте клавиши со стрелками или мышь. И нажмите клавишу Enter.

Действия программы. Выведет на экран монитора окно левой панели, вид которого показан на рисунке 2.2, в котором отображен список файлов, отсортированных по размеру (самые большие файлы вверху, самые маленькие – внизу).

Остальные режимы сортировки и работы с фильтрами в среде операционных оболочек можете опробовать самостоятельно!

2) программа НАЙТИ в операционных системах семейства MS Windows 95, 98, МЕ, ХР .

Пример 2 - 2. Осуществить поиск файлов с расширением . doc на жестком диске С: вашего ПК с помощью возможностей операционной системы MS Windows 95, 98, МЕ, ХР.

Действия пользователя . Войдите в Главное меню операционной системы и выберите пункт Найти, а затем Файлы и папки.

Действия программы. Выведет на экран монитора окно Найти: Все файлы.

Действия пользователя. Установите в этом окне во вкладке Имя и местоположение "галочку" у пункта Включая вложенные папки, а в поля Где искать: и Имя: выберем диск С: и введем *. doc соответственно (как показано на рисунке 2.3). И нажмите клавишу Найти.

Действия программы. Выведет на экран монитора окно Найти: Файлы типа "Документ Microsoft Word " (смотрите рисунок 2.4), в нижней части которого сформирован именной список файлов с расширениями . doc . Всего 549 файлов.

3) программа Проводник (Обзор) в операционных системах семейства MS Windows 95, 98, МЕ, ХР.

Пример 2 - 3. Рассортировать файлы папки "Мои документы"в правой панели программы по имени и размеру.

А) Сортировка по имени

Действия пользователя . Удобным для Вас способом откройте окно программы Проводник (Обзор).

Действия программы. Выведет на экран монитора окно этой программы.

Действия пользователя . Выберите в меню Вид Главного меню программы пункт Таблица и щелкните по нему мышью.

Действия программы. Выведет на экран монитора окно программы, в правой части (панели) которого файлы и папки будут представлены в виде таблицы.

Действия пользователя. В окне Адрес в нисходящем меню выберите папку Мои документы и нажмите клавишу Enter.Вернитесь в меню Вид и выберите в нем команду Упорядочить значки, а затем, по имени.

Действия программы. Выведет на экран монитора окно правой панели, в котором отображен список файлов папки Мои документы (смотрите рисунок 2.5), расположенных по алфавиту ( Ru ), т.е. отсортированных по имени.

Рис.2.5. Рис.2.6.

Б) Сортировка по размеру.

Действия пользователя . Открыть окно программы Проводник (Обзор).

Действия программы. Выведет на экран монитора окно программы.

Действия пользователя . Выберите папку Мои документы, установите в меню Вид представление файлов и папок в виде таблицы и дайте команду Упорядочить значки, а затем, по размеру.

Действия программы. Выведет на экран монитора окно правой панели программы, вид которого показан на рисунке 2.6, в котором отображен список файлов, отсортированных по размеру (самые большие файлы внизу, самые маленькие – вверху).

- программа Проводник (Обзор) в операционных системах семейства MS Windows 95, 98, МЕ, ХР.

4) Приложение текстовый редактор MS Word .

Пример 2 - 3. Осуществить поиск фрагмента текста с помощью возможностей текстового редактора MS Word .

Действия пользователя. Откройте окно текстового редактора MS Word и создайте файл с

В зависимости от юридической силы в каждой стране, а точнее - в каждой правовой системе устанавливается строгая иерархия, то есть строгая система расположения, соподчиненности нормативно-правовых актов."

и в подпункте Правка Главного меню приложения выберите пункт Найти.

Действия программы. Выведет на экран монитора окно Найти и заменить.

Действия программы. В указанном фрагменте текста при каждом нажатии кнопки Найти далее программа выделит в тесте заданную для поиска фразу "Юридическая сила " . Всего в данной фразе 3 таких выделения (4го выделения в тексте не произошло,так как заданная для поиска фраза имеет именительный падеж).

Таким образом, пользователь, имеющий хотя бы небольшие практические навыки по работе с подобными программами, скорее всего, уже сталкивался с простейшими процедурами сортировки и поиска. Такими, как, в рассмотреных выше,примерах 2 -1 - 2 - 4 , и подготовлен к восприятию дальнейшей информации, касающейся рассмотрения аналогичных возможностей современных СПС, но уже на более высоком технологическом и системном уровнях.

Замечание

В главе 1 мы уже сталкивались с Вами с ситуацией (смотрите пункт 3 заключения главы 1) , когда разные фирмы - разработчики правовых систем и комплексов (прежде всего, фирм "Гарант", "Кодекс", "КонсультантПлюс" и др.) ,в рамках разрабатываемых ими программных продуктов, вводят свою терминологию и понятийный аппарат, касающийся многих аспектов применения СПС. Так обстоит дело и с видами поиска документов, когда один и тот же вид поиска у разных фирм имеет свое название: например, "поиск по реквизитам"(фирма "Гарант"),"атрибутный поиск"(фирма "Кодекс"), "поиск по реквизитам документа"(фирма "КонсультантПлюс") и т.п. Поэтому, в дальнейшем, говоря о тех или иных возможностях программных оболочек (модулей) таких СПС мы будем придерживаться и соответствующей терминологии или классификации.Все это создает определенные трудности для освоения приемов работы с такими системами как для авторов книги, так и для читателей.

На рисунке 1.2 в главе 1 показан вариант структуры СПС, из которой видно, что в основном, работа пользователя с такими системами сводится:

- к составлению запроса на поиск документа или группы документов и их поиск;

- к использованию процедур сортировки и фильтрации, ранее найденных, документов;

- к применению механизма гиперссылок, поиска и создания папок и закладок при работе с текстом документа;

- к возможности редактирования, печати, сохранения текста документа или его фрагмента в файл или экспорта в текстовый редактор MS WORD или в табличный редактор MS Excel .

2.1.Поиск документов в системе. Назначение и описание различных видов поиска.

И так, любая серьезная работа с СПС начинается с организации поиска документа или списка документов, т.е. сводится к составлению пользователем запроса на поиск. Простейшие ситуации, связанные с составлением такого запроса и ведением соответствующих процедур поиска, показаны в виде отдельных блоков 1 - 3 на рисунке 2.8.

Общеизвестно, что объем правовой информации постоянно возрастает. 10 лет назад главным было, чтобы необходимый документ или материал просто БЫЛ в справочной правовой системе (далее СПС) и его можно было бы найти с помощью простейших поисковых средств. Сейчас главное - БЫСТРО найти документ в СПС. Ведь установленная на компьютере система может содержать от нескольких тысяч до нескольких миллионов документов.

Объем информации растет, а значит, могут увеличиваться время и усилия, затрачиваемые на поиск необходимых материалов. Например, при запросе по тексту вы можете получить несколько тысяч документов, и анализ такого количества документов, выбор среди них того, что действительно необходимо, займут много времени.

Сегодня востребован поиск, который позволяет:

быстро получать необходимые документы;
работать с небольшим списком документов, чтобы сразу найти нужный документ;
быстро вводить поисковое задание, по примеру поисковиков в интернете.

Быстрый поиск в системе КонсультантПлюс отвечает всем этим требованиям. Он позволяет легко ввести запрос в одну строку и сразу получить результаты поиска в коротком списке документов (не более 50 документов).

Давайте посмотрим, как выглядит и как работает Быстрый поиск.

Быстрый поиск представляет собой строку для ввода запроса (как в интернет-поисковиках).

Вы можете начать поиск сразу после запуска КонсультантПлюс, уже со Стартовой страницы, не тратя времени на выбор необходимого раздела системы и полей Карточки поиска. Достаточно щелкнуть по ссылке на Быстрый поиск на Стартовой странице. В новой Технологии ПРОФ 2012 вести Быстрый поиск можно не только по всем документам системы, но и по отдельным видам информации (законодательство, судебная практика, консультации, формы документов).

Быстрый поиск легко доступен из любого места программы благодаря Панели быстрого доступа (см. раздел "Улучшенная навигация") - нужно просто нажать на кнопку Быстрого поиска в верхней части рабочего окна.

Вы можете получить историю запросов по Быстрому поиску, нажав специальную "стрелку" в конце строки ввода.

Как работать с Быстрым поиском?

Работать с Быстрым поиском очень просто. Достаточно ввести свой запрос в строку Быстрого поиска и нажать кнопку "Найти" - как при работе с интернет-поисковиком.

В одной поисковой строке можно задать любые известные вам сведения о документе, который хотите найти, или же слова (фразу), описывающие вопрос, по которому надо найти информацию. Запрос вводите простым языком, можно использовать общепринятые сокращения и профессионализмы.

Быстрый поиск удобен и эффективен для поиска:

конкретного документа
фрагмента документа
в целом информации по интересующему вопросу

Как устроен Быстрый поиск?

Особенностью Быстрого поиска является его интеграция с Правовым навигатором.

Работает это следующим образом. По вашему запросу система не только найдет документы по проблеме, но и отберет соответствующие ключевые понятия Правового навигатора (если такие существуют).

В результате вы имеете выбор: начать работу со списком документов или ознакомиться с рядом отобранных ключевых понятий Правового навигатора (расположены справа от списка в окне с результатами поиска).

Список документов по результатам Быстрого поиска

В результате Быстрого поиска система выдает список документов, наиболее соответствующих вашему поисковому запросу. Будут найдены документы разных типов: нормативные акты, Путеводители, комментарии, консультации, судебные решения и другие материалы. Список компактен - содержит не более 50 документов. В отдельной вкладке представлены Путеводители, найденные по запросу.

В начале списка располагаются документы, в которых наиболее полно раскрывается запрос. Чаще всего ответ на вопрос содержится в первом или одном из первых документов списка.

Чтобы подробнее разобраться в вопросе, вы можете построить полный список документов, структурированный по разделам и информационным банкам (дерево-список), - для этого нажмите кнопку "Построить полный список".

Справочно-правовые системы (информационно-правовые системы) – класс компьютерных баз данных, содержащих тексты законов, указов, постановлений, решений различных государственных органов и т.д. Подкрепленные нормативными документами, они также содержат консультации специалистов по праву, бухгалтерскому и налоговому учёту, судебные решения, типовые формы деловых документов и др.

Актуальность проблемы изучения и развития современных СПС (ИПС) обусловливается тем, что они существенно повышают производительность труда юристов, бухгалтеров, аудиторов, руководителей организаций и представителей многих иных видов деятельности при решении правовых вопросов.

Компьютерные справочно-правовые системы появились еще во второй половине 60-х годов ХХ века по мере развития современных технологий и систем телекоммуникаций. Так, первой электронной картотекой для компьютерного поиска правовой информации стала бельгийская система, заработавшая в 1967 году [7]. Система была создана совместными усилиями университетов Бельгии и Бельгийского союза адвокатов и нотариусов.

Разработка первой справочной правовой системы – Lexis (сейчас LexisNexis) началась в том же 1967 году с соглашения между Коллегией адвокатов штата Огайо и фирмой Mead Data Central. В отличие от электронного каталога CREDOC американская система была полнотекстовой, то есть позволяла не только находить необходимые документы среди сотен тысяч других, но и работать с самими текстами, а также предоставляла дополнительную информацию к ним, более того, стал возможен поиск по контексту и датам [5].

Начало созданию справочно-правовых систем в СССР было положено в 1975 году, когда было принято решение о создании первой информационной базы нормативных документов [1].

– документы международного, федерального и регионального законодательства;

– документы органов судебной власти;

– комментарии, статьи и консультации по вопросам применения законодательства;

– справочную информацию: курсы валют, нормативы и цифровые показатели, регулируемые законодательством (МРОТ, ставки рефинансирования, ставки налогов и т.д.);

– образцы и формы документов.

– Проф-компонент законодательства России;

– Проекты нормативных актов;

– Практика высших судебных органов РФ;

– Законодательство в вопросах и ответах;

– Образцы правовых и деловых документов;

– Все формы отчетности;

– Словарь терминов Российского законодательства;

– Проекты нормативных актов;

– Практика высших судебных органов РФ (урезанная);

– Законодательство в вопросах и ответах;

– Образцы правовых и деловых документов;

– Все формы отчетности;

– Справочник юриста строительной организации;

– Практика разрешения споров по вопросам строительства;

– Словарь строительных терминов;

– Комментарии, статьи, консультации по вопросам строительства.

Виды поиска документов: интеллектуальный, атрибутный, быстрый

– Поиск по атрибутам;

Разберем каждый из них подробнее.

Интеллектуальный поиск – мощное поисковое средство, которое может быть востребовано в следующих случаях:

– когда неизвестны точные атрибуты документов, но пользователь может сформулировать фразу, которой характеризуется интересующая его проблема;

– при поиске документов по номеру или дате принятия документа (например, Положение по бухгалтерскому учету от 30.03.2001 – ПБУ 6/01);

– когда пользователь хочет получить в результате поиска как можно больше документов (материалов), пусть даже отдаленно относящихся к интересующей его проблеме.

Порядок интеллектуального поиска таков [3].

По результатам поиска система отсортирует найденные документы по степени их близости к контексту заданного запроса. В верхней части страницы со списком отобранных документов будет приведена статистика найденных слов.

При просмотре документов слова из списка термины, которые входили в поисковый запрос, будут выделены в тексте цветом. Слева и справа от термина будут расположены ссылки (" >") соответственно на предыдущее и следующее вхождение термина в тексте документа.

Поиск по атрибутам так называется потому, что при задании условий известны и используются атрибуты документа или материала. Атрибутами являются, например, дата, принявший орган, актуальность.

Результаты поиска сортируются по дате принятия.

Поиск по атрибутам позволяет искать документы по общим или специализированным атрибутам.

Общие атрибуты – это такие атрибуты, которые присущи большинству видов информации. К ним относятся: наименование, вид документа/материала, принявший орган/источник, номер, дата принятия, действие/актуальность, по тексту.

Карточка поиска по атрибутам состоит из: панели для выбора вида информации и перехода к результатам после поиска и полей для ввода атрибутов.

– по дате принятия;

– по номеру документа;

– по правовому рубрикатору;

– по судебному округу, инстанции и конкретному суду;

– по участникам спора: по виду участника (например, "Налоговые органы") и по названию фирмы;

– по виду судебного акта;

– по результату рассмотрения дела;

Нет и достаточных возможностей для расширенного поиска. Интеллектуальный поиск может дать 2 нужных слова в разных частях документа, и они не будут взаимосвязаны.

Историческое сочинение по периоду истории с 1019-1054 г.: Все эти процессы связаны с деятельностью таких личностей, как.

Конфликтные ситуации в медицинской практике: Наиболее ярким примером конфликта врача и пациента является.

поиск документа, если известны его реквизиты;

поиск документа по приблизительным сведениям, в том числе по контексту;

составление подборки документов;

поиск информации по конкретному правовому вопросу;

поиск справочной информации;

ознакомление с обзорами правовой информации и новостями законодательства.

Одно из центральных новшеств Технологии ПРОФ — Быстрый поиск , который представлен в виде единой поисковой строки (как в Интернете) сразу в стартовом окне системы. Достаточно ввести в единую поисковую строку известную информацию о документе или описать своими словами интересующий вопрос.

Поиск документов можно осуществлять несколькими способами.

Карточка поиска и ее элементы

Карточка поиска позволяет осуществлять поиск документов по их реквизитам, по контексту (по словам и словосочетаниям, входящим в текст документа), а также в соответствии с их тематической направленностью.

Карточка поиска представляет собой таблицу с поисковыми полями (рис. 4.4 ). Для каждого поискового поля в системе предусмотрен словарь, автоматически заполняемый и корректируемый по мере поступления документов в ЕИМ.

При вводе в систему нового документа его реквизиты заносятся в соответствующий словарь. Таким образом, каждому элементу любого словаря соответствует хотя бы один документ из Единого информационного массива. Поэтому в словари входят все имеющиеся реквизиты, и нет ни одного лишнего.

При заполнении любого поля Карточки поиска в нижней части окна немедленно актуализируется информация о том, сколько документов в каждом из доступных в данный момент для поиска информационных банков соответствует составленному запросу, а также указывается, с использованием каких полей Карточки поиска будет осуществляться поиск документов.

Поиск конкретных документов с известными реквизитами

Если набрано значение, которого нет в словаре, то оно в строке поиска изменит цвет на красный.

Если название документа известно только приблизительно, указывайте те слова, которые отражают его суть и точно в нем присутствуют.

По умолчанию введенные слова будут найдены во всех формах согласно правилам русского языка, например, по введенному слову налог будут найдены документы с текстом налоги , налоговый , о налогах и т.д.

Слова для поиска следует вводить полностью, например: недвижимое имущество ; основные средства и т.п.

Существенное отличие состоит в следующем: если задать несколько слов через пробел, то будут найдены документы, в текстах которых встречаются все заданные слова , но на ограниченном расстоянии друг от друга (оно определяется оптимальным образом самой системой в рамках алгоритма основного поиска). Т.е. пробел имеет смысл логического оператора РЯДОМ .

Поскольку система отбирает документы, в текстах которых встречаются все заданные таким образом слова, то при построении поисковых выражений следует выбирать те слова, которые наверняка должны содержаться в тексте. Следует избегать длинных фраз: в этом случае увеличивается вероятность того, что одно из слов такой фразы может отсутствовать в тексте документа.

Слова для поиска следует вводить полностью, например: учебный отпуск ; авансовые платежи и т.п.

Вместо полных названий терминов можно задавать их общепринятые сокращения и аббревиатуры, например, бухучет , вуз . Система найдет документы, в тексте которых встречаются как полные названия соответствующих терминов, так и их сокращения или аббревиатуры.

При составлении запроса часто приходится использовать другие (отличные от пробела) логические операторы (задающие соответствующие логические условия), в первую очередь, оператор ИЛИ . С его помощью можно учесть возможные синонимы, которые могли использовать авторы документа для того или иного термина: например, налог на добавленную стоимость ИЛИ ндс; автомобили ИЛИ транспортные средства, ипотека ИЛИ залог недвижимости и т.д.

Логические операторы можно использовать как в основном, так и в расширенном поиске.

Самый распространенный оператор — символ пробела . Как уже было сказано, несколько набранных в запросе слов, разделенных пробелами, означают, что все они должны встречаться в данном документе, причем на ограниченном расстоянии друг от друга. Расстояние либо автоматически определяется системой (основной поиск), либо задается пользователем (расширенный поиск). Слова, связанные пробелом, образуют группу слов. Оператор РЯДОМ (+) аналогичен символу пробела.

Как отдельные слова, так и группы слов могут быть связаны другими логическими операторами.

Оператор ИЛИ (|) позволяет искать документы, в которых встречается или одно слово (группа слов), или другое слово (группа слов). Этот оператор полезно использовать, если нет уверенности, какое из выражений-синонимов употребляется в тексте документов. Более сло жный запрос с использованием оператора ИЛИ может быть, например, таким: место реализации (НДС ИЛИ налог на добавленную стоимость). Или таким: (место реализации НДС) ИЛИ (место реализации налог на добавленную стоимость). С точки зрения поиска оба этих запроса абсолютно одинаковы, т.е. списки найденных документов будут совпадать.

Оператор КРОМЕ (!) позволяет отсекать при поиске документы, содержащие указанное слово (группу слов). При поиске по тексту документа этот оператор используется редко.

Из Стартового окна и из Карточки поиска можно перейти в различные часто используемые разделы: Кодексы, Правой навигатор, Справочная информация, Пресса и книги .

Расширенный поиск позволяет более точно формулировать запрос, указывая порядок слов, словосочетания и т.п.

Перечислите и охарактеризуйте основные возможности поиска документа по известным реквизитам, а также в случае, когда реквизиты документа неизвестны или известны лишь приблизительно.

Читайте также: