Как написать протокол звонка

Обновлено: 02.07.2024

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы составляются на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседание.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Заголовком протокола служит название вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание и т.д.) и название органа, деятельность которого протоколируется (протокол заседания аттестационной комиссии. ; протокол общего собрания акционеров. ).

Текст полного протокола состоит из двух частей:

В вводной части указываются:

ФИО председателя (председательствующего),

ФИО присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.

Например: 16 – 17.06.2010 или 16.06.2010 – 17.06.2010.

Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.

Государственное бюджетное общеобразовательное учреждение

(ГБОУ СОШ Школа №9999)

Заседания педагогического совета

Председатель – Антонов А.А.

Секретарь – Борисова Б.Б.

Присутствовали: Васильева В.В., Глебова Г.Г., Денисов Д.Д.,

Егорова Е.Е., Ильина И.И., Константинова К.К.,

Леонидов Л.Л., Максимова М.М., Николаева Н.Н.,

Петрова П.П., Романова Р.Р., Сергеев С.С.

Об основных положениях ФГОС ООО. Доклад зам. директора по УВР Егоровой Е.Е.

Об организации работы в школе по подготовке к введению ФГОС ООО в 2014-2015 учебном году. Доклад директора ГБОУ СОШ Школа №9999 Антонова А.А.

Егорову Е.Е. – текст доклада прилагается.

Леонидов Л.Л. – поддержал предложение Егоровой Е.Е.

Принять к сведению информацию зам.директора по УВР Егоровой Е.Е. об основных положениях ФГОС ООО.

Продолжить самостоятельное изучение ФГОС.

Антонова А.А. – текст доклада прилагается.

Леонидов Л.Л. – поддержал предложение Антонова А.А.

Создать координационный совет и творческие группы по введению ФГОС ООО в марте 2014 года.

Председатель А.А. Антонов

Секретарь Б.Б. Борисова

Использованный источник: Делопроизводство (документационное обеспечение управления): методическое пособие для студентов. – М.: 2004.

В настоящее время имеется устойчивая тенденция к ужесточению административной ответственности, проще говоря, размер штрафов за различные административные проступки постоянно растет. Например, многие статьи Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ), устанавливающие ответственность в области предпринимательской деятельности, дополнены примечаниями, указывающими, что индивидуальные предприниматели несут ответственность как юридические лица. Это увеличило сумму штрафа для предпринимателей в десятки раз.

Ранее многие считали, что даже если с наказанием и вообще фактом совершения нарушения они не согласны, то все же проще, быстрее и дешевле заплатить штраф в 500-1000 рублей, чем заниматься его оспариванием. Теперь же, когда размер штрафа вырос многократно, ситуация, согласитесь, уже иная, имеет смысл пытаться оспорить постановление о назначении наказания. Кроме того, любой из нас не застрахован от необоснованного привлечения к административной ответственности во всех сферах жизнедеятельности — от дорожного движения до отдыха и рыбалки.

В этой связи каждому полезно знать базовые правила поведения при составлении протокола об административном правонарушении.

Протокол — это документ, который составляет должностное лицо (сотрудник полиции или иного контролирующего или надзорного органа), после выявления (обнаружения) административного правонарушения. С момента составления протокола, в подавляющем большинстве случаев, и начинается собственно производство по делу об административном правонарушении. Здесь важно понимать, что протокол — это документ, который только фиксирует событие правонарушения, наказание за проступок (штраф или иное) при его составлении не назначаются. Протокол и иные доказательства будут в дальнейшем рассматриваться судьей или иным уполномоченным административным органом и по итогам этого рассмотрения и принимается документ — постановление по делу об административном правонарушении (в арбитражном суде — решение суда), которым может быть или назначено наказание или прекращено производство по делу.

В большинстве случаев протокол составляется сразу — там, где имело место событие правонарушения (на месте ДТП, на рабочем месте, дома и т.п. — в зависимости от существа нарушения). Однако нередки и ситуации, когда нарушителя вызывают на другой день и в другое место для составления протокола, а сразу после обнаружения нарушения вручают лично или направляют по почте (иным образом) только уведомление о времени и месте составления протокола (это характерно для нарушений выявленных позже, чем их фактически совершили, в рамках контрольных или надзорных мероприятий и при длящихся нарушениях — например, вы не подали декларацию). Закон разрешает отложить составление протокола до 2 суток с момента выявления административного проступка, однако несоблюдение этого срока, на практике случается часто и не считается грубым нарушением (не позволит вам ответственности избежать).

Из изложенной общей схемы, есть несколько исключений:

— в некоторых случаях допускается проведение административного расследования, о чем выносится определение (прокурором опять же — постановление), а протокол составляется только после окончания такого расследования. Это допустимо по категориям правонарушений, перечисленных в ст. 28.7 КоАП РФ в случаях, когда необходимо проведение экспертиз или иных процессуальных действий, требующих временных затрат. По фактам побоев (ст. 6.1.1 КоАП РФ) и мелкого хищения (ст. 7.27 КоАП РФ) расследование проводится обязательно

— иногда стадия составления протокола отсутствует в принципе, сразу выносится постановление с назначением наказания. Это возможно, если лицо, выявившее нарушение, имеет полномочия и на рассмотрение дела, а наказание назначается в виде предупреждения или штрафа. Если лицо, привлекаемое к ответственности, оспаривает событие нарушения или не согласно с наказанием, то составляется и протокол.

— не составляется протокол и в случае выявления правонарушений в области дорожного движения (глава 12 КоАП РФ), зафиксированных с применением работающих в автоматическом режиме специальных технических средств

Протокол, согласно КоАП, является доказательством по делу (иногда даже единственным), все что там записано, может использоваться против вас.

С другой стороны, грубые нарушения, допущенные должностным лицом при составлении протокола, могут являться основанием для прекращения дела судом или иным органом административной юрисдикции, даже если административное правонарушение вы совершали.

Таким образом, понятно — в зависимости от того, что и как отражено в протоколе, как проходила процедура его составления, во многом и решится дальнейшая судьба всего вашего дела, и именно поэтому важно знать, как правильно действовать.

Итак, что важно помнить, если вы находитесь в ситуации составления в отношении вас протокола об административном правонарушении.

1. Не имеет никакого смысла отказываться от подписания протокола или не являться по вызову для его составления (если протокол составляется не сразу). Административный орган прекрасно обойдется без вашей подписи и явки (в КоАП есть соответствующие процедуры) и никаких особых сложностей вы не создаете и себе ничем не помогаете.

3. Основные моменты процедуры такие — составление протокола должностным лицом, ваше ознакомление с протоколом, подписание вами протокола, внесение вами замечаний по его содержанию и письменных объяснений. Именно в такой последовательности. Вы должны быть последним лицом, которое знакомится с протоколом и что-то в нем пишет. Если вам передают протокол для ознакомления и подписания, то прочитав его, задайте вопрос: будут ли вносится в протокол еще какие-либо сведения (изменения) составившим его лицом. Если да — верните, пусть сначала все заполнит, если нет — смело во всех незаполненных местах бланка протокола (пока — кроме разделов с вашими замечаниями и пояснениями) ставьте Z. Это нужно для того, чтобы после вашего ознакомления с протоколом там ничего нового не появилось.

5. Вы имеете право сделать замечания по содержанию протокола. Помимо уже упоминавшейся пометки о том, что права вам не разъяснили или не указали ваших свидетелей, здесь можно и нужно отметить все иные недостатки протокола. Он должен содержать указание на место его составления, должность, фамилию и инициалы лица, составившего протокол, сведения о вас, место, время совершения и событие правонарушения, статью закона, предусматривающую административную ответственность за данное административное правонарушение. Укажите, если есть ошибки в описании события нарушения (неправильное место, время, иные обстоятельства — количество, продолжительность чего-либо и т.п.). Если такие ошибки есть, а вы подпишите без замечаний – значит вы согласились с написанным. Опровержение будет возможно только с помощью других достоверных доказательств. Также отметьте отсутствие нужных сведений, непонятный почерк, наличие исправлений. Если замечаний у вас нет или осталось свободное место — ставьте Z.

Также вы должны знать, что лицо, привлекаемое к административной ответственности, вправе пользоваться юридической помощью защитника (адвоката или иного лица по доверенности). Такая помощь может оказываться не только при рассмотрении дела по существу, но и на стадии составления протокола. По нашему опыту явка для составления протокола об административном правонарушении с адвокатом способна существенно поменять позицию административного органа. Явка с адвокатом означает, что лицо будет отстаивать свою позицию и скорее всего — в дальнейшем обжаловать постановление по делу. В случае проигрыша дела расходы на адвоката будут взысканы с административного органа, и этот факт заставляет соответствующих должностных лиц в сомнительных случаях прекращать производство.

Надеемся, что эти несложные правила помогут вам выйти из ситуации с административными наказаниями с наименьшими потерями и, как минимум, не навредить самим себе.

Эта статья о том, как писать письма до и после встреч с клиентами, но основные идеи применимы и для совещаний.

Follow-up (фоллоу-ап) – письмо с итогами встречи

Agenda (адженда) – повестка встречи

  1. Выяснить, кто ещё будет присутствовать на встрече. Попросить у клиента их email-адреса.
  2. Сформулировать адженду.
  3. Создать мероприятие в календаре и пригласить участников.
  • Тема: сформулируйте в двух словах, о чём вы будете говорить.
    Плохо : "встреча с маркетингом". Хорошо : "Новогодние подарки партнёрам HR-службы"
  • Приветствие: если участников немного, потрудитесь вспомнить их имена.
    Плохо : "Доброго времени суток!". Хорошо : "Алексей, Ирина, добрый день."

Любителей "доброго времени суток", "приветствую", "извиняюсь" и верениц восклицательных знаков в аду ждёт коуч личностного роста и тренинг по холодным звонкам.

  • Вводные слова: напомните, почему Вы решили, что состоится встреча.
    Плохо : "В целях обеспечения бесшовной миграции на microsoft office. ". Хорошо : "Мы договорились о встрече по microsoft office в пятницу в 14:00 в офисе %название компании%".
  • План встречи: список вопросов, которые нужно решить + тайминг по каждому вопросу, если их больше двух.
    Плохо : "На встрече обсудим судьбу нашего проекта". Хорошо : у нас три вопроса: %первый%, %второй% и %третий%, по каждому мы должны уложиться в 20 минут."
  • Ожидаемый результат встречи: если выше у вас был список, то в конце хорошо бы признаться, к чему эта встреча должна привести.
    Плохо : "Надеюсь, мы успеем обо всём договориться". Хорошо : "В результате мы должны сформировать пошаговый алгоритм согласования и проведения рекламной кампании"
  • Имя и контакты: в приглашениях используйте сокращённую форму имя-телефон-компания-должность
  • Сверьтесь с планом и убедитесь, что ничего не упустили
  • Вслух подведите итоги

После встречи (максимум через сутки, но лучше в течение 2 часов) отправляем участникам фоллоу-ап.

  1. Приветствие (даже если виделись полчаса назад)
  2. Вводные слова (дата, тема и участники встречи)
  3. Что проговорили, какие решения приняли
  4. Следующие шаги (даты, ответственные)
  5. Контакты

Добрый день, коллеги.

Сегодня в 15:00 мы обсуждали внедрение CRM в вашей компании.

Я услышал следующее (поправьте меня, если не так услышал):

  • Проектом по внедрению с Вашей стороны будет управлять Алексей Кортнев
  • К ноябрю 2019 отдел продаж должен полностью перейти из старой CRM в новую
  • К моменту миграции необходимо подготовить регламенты по работе с системой
  • В первом квартале будем прорабатывать визуализацию результатов отдела
  • 12 августа на совете директоров будет принято итоговое решение о сроках и условиях запуска проекта

Наши следующие шаги:

  • Выбрать поля, необходимые в карточке сделки – Алексей, к 07.08 (список возможных полей я прикрепил к этому письму)
  • Прислать пример отчёта менеджера по продажам – Евгений, к 06.08
  • Подготовить скриншоты будущей карточки контрагента для презентации на СД – я, к 08.08
  • Подготовить предложение по автоматизации отчётности – я, к 09.08
  • Назначить встречу по теме визуализации данных – я, 14.01

Спасибо за конструктивную встречу! Если появятся вопросы до, во время или после совета директоров, я с удовольствием отвечу.

С уважением, Подрыв Устоев | ООО Далее Неразборчиво | 88120001234

Составляя любое письмо, особенно письмо клиенту, важно помнить:

  • Письмо могут переслать без комментариев, и тогда получатель должен понять, о чём речь
  • Письмо может пригодиться через полгода, и любой участник беседы должен по нему вспомнить, что там происходило

Если эта шпаргалка кажется вам полезной, помогите мне выбрать, о чём писать дальше.


Значение протокола совещания

Компании, которые со всей серьезностью относятся к стратегии будущего развития, протоколируют все заседания. Наличие такого документа позволяет зафиксировать следующее:

— количество присутствующих

— количество выступавших

— вопросы и предложения, звучавшие в ходе собрания

— принятые решения относительно обсуждаемых проблем

Фактически, на бумаге должно отображаться все то, что происходило во время проведения сборов, особое внимание уделяется двум вышеупомянутым элементам. Тем не менее, такой метод применяется не всегда: назначение протоколиста – прерогатива высшего руководства.

Порядок проведения совещания

Редко подобные сборы проводятся спонтанно, обычно о месте и времени их проведения известно заранее. Для этого есть ответственный сотрудник, назначенный непосредственно начальником фирмы (зачастую это секретарь), который занимается организацией и сопутствующими вопросами:

— выбором места и удобного времени для проведения

— приглашением участников (заранее отмечая тех, кто по уважительной причине не сможет присутствовать)

— подготовкой необходимых документов

— подготовкой тем для обсуждения или конкретных вопросов, требуемых незамедлительного решения


Все вопросы рассматриваются поочередно, за этим следит председатель собрания. Обычно эту роль исполняется руководитель компании, хотя он вправе передать эту функцию любому подчиненному. Все его слова (а иногда и жесты) должны быть зафиксированы в образце протокола совещаний, как и выступления других участников. Часто процесс протоколирования включает в себя фото- или видеосъемку, если запрет на данные действия не был оговорен с начальством заранее.

Кто составляет протокол

Обычно занимается протоколированием тот же человек, на чьи плечи была возложена и организационная миссия – секретарь. Если же он по каким-то причинам отсутствовал, то директор выбирает из числа подчиненных того, кто хотя бы немного знаком с азами оформления примера протокола совещания.

Правила оформления протокола

Документ не имеет строгих требований касательно оформления, но обычно разбивается на две части – вводную и основную. Информация на бумаге может быть отображена в одной из трех форм:


В первом случае основное внимание уделяется вопросам на повестке дня и принятым в итоге решениям. В полной форме записи подлежат все события, происходившее во время сборов: поочередность выступлений, аннотация тезисов каждого выступающего, вопросы от других присутствующих. Важный момент – записи должны отображать хронологический ход событий.

Стенографическая форма применяется не очень часто, ведь являет собой трудоемкий процесс – дословную фиксацию происходящего, соответственно и объем документа значительно увеличивается. Но независимо от выбранной формы, в конечном итоге протокол должны подписать минимум двое – руководитель и секретарь. Зачастую же легитимность документа должны засвидетельствовать и все остальные присутствующие. Если необходимо – изготавливается несколько копий документа, но оригинал должен остаться в руководителя учреждения.

Какие данные должны быть в протоколе

Вводная часть включает в себя несколько элементов. Обычно в самом верху листа должно быть название фирмы , а под ним чаще всего указывают и название протокола. Дальше в произвольном порядке указывают дату и место составления, а также номер документа. Завершает вводную часть список присутствовавших:

— председатель

— секретарь

— остальные участники совещания (иногда подается отдельным списком как приложение)

СЛУШАЛИ – идет запись слов выступающего

ВЫСТУПИЛИ – записывается информация, которая была озвучена кем-либо из присутствующих в ответ на выступление докладчика

РЕШИЛИ – фиксируется принятое коллегиальное решение

Хранения документа

Протоколы совещаний должны отображаться во внутреннем документообороте предприятия, поэтому хранятся как и остальные официальные бумаги. По истечению срока актуальности, документ может быть направлен в архив на неопределенное время, но его утилизация должна производиться по строго установленным законом правилам.


Образец составления протокола

На нашем сайте доступен для скачивания готовый пример оформленного документа:

Читайте также: