К какой группе документов относятся докладные и объяснительные записки

Обновлено: 14.05.2024

Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику

Профессиональное образовательное учреждение

СТРУКТУРА, НАЗНАЧЕНИЕ И ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ДОКЛАДНЫХ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК.

МДК 01.05 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И РЕЖИМ СЕКРЕТНОСТИ

40.02.02 Правоохранительная деятельность

Макшанова Ирина Андреевна

Варлакова Наталья Ивановна

На первый взгляд кажется, что между докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению – все они носят информационный характер. Тем не менее, это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.

1 ДОКЛАДНАЯ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Содержание докладной и объяснительной записки

Докладная записка – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения. [ с сылка ]

Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

Объяснительная записка – это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. [ ссылка ]

Содержание докладной записки подразделяется:

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

Существует несколько видов объяснительных записок, поэтому давайте разберемся, в каких случаях применяется та или иная форма этого документа.

Объяснительные записки можно условно классифицировать на следующие группы:

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п. [ссылка]

1.2Виды докладной и объяснительной записки

Объяснительные записки можно разделить на две группы.

К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения и подписываются руководителем.

Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Часто это документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.

Структура объяснительной записки: реквизит адресата, наименования вида документа (объяснительная записка), дата документа, заголовок к тексту, начинающийся с предлога " О " (" ОБ ") и собственно текст.

Текст объяснительной записки должен объективно отражать события и конкретные факты, давать четкие разъяснения. Объяснительная записка подписывается составителем. [ ссылка ]

В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:

Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

заголовок к тексту;

фамилию исполнителя, номер его телефона.

К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

наименование структурного подразделения;

наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

регистрационный (исходящий номер);

заголовок к тексту;

отметка о наличии приложения (если есть);

подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Подписывает внутреннюю докладную записку составитель (с указанием должности, инициалов, фамилии). [ссылка ]

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту , раскрывающий её содержание.

Одной из функций делопроизводственной службы организации является обеспечение оперативного поиска нужной информации, связанной с продвижением переданных документов к исполнителю. Для более удобного поиска этих данных используются различные регистрационные формы.

Докладные, служебные, объяснительные записки по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации. Поскольку изложенный в записке вопрос требует письменного оформления решения в виде резолюции руководителя организации или иного полномочного должностного лица, документы необходимо регистрировать.

Напомним, что существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная. Организация вправе выбрать наиболее эффективную и подходящую ей форму регистрации.

Карточная форма регистрации по сравнению с журнальной является более удобной и адаптированной. Создаваемые регистрационно-контрольные карточки документов при поиске в классификаторе дают возможность оптимизировать процесс поиска документа и сократить время процесса регистрации. Очевидное преимущество карточной регистрации заключается в том, что регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

Автоматизированная (электронная) форма регистрации предполагает использование специального программного обеспечения. Сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Одновременно с регистрацией может происходить печать регистрационно-контрольной карточки.

Обычно докладные и объяснительные записки имеют сложный регистрационный индекс, который формулируется так же, как индекс исходящего документа. Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел (включая индекс, структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел этого подразделения) и порядкового номера документа в пределах календарного года .

В конце главы можно сделать следующие выводы:

2 ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ДОКЛАДНОЙ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ

2.1 Оформление докладной и объяснительной записки

Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно, анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, является основанием для принятия каких-то решений, издания документов, проведения мероприятий.

Рассмотрим структуру докладной записки вне зависимости от ее вида. Любая докладная записка состоит из 3 частей.

1 часть — включает в себя причины написания докладной, факты и события.

2 часть — анализ произошедшей ситуации, варианты решения проблемы.

3 часть — предлагаются наиболее подходящие по мнению автора действия, делаются выводы.

Оформление внутренней докладной

Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:

название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;

получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;

название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);

ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;

короткая суть докладной;

содержание тремя обособленными блоками;

на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.

Особенности оформления внешней докладной.

Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:

сведения об организации-отправителе;

присвоенный документу номер;

город, в котором составлена докладная;

Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.

Оформление объяснительной записки

Объяснительная записка, по сути, является документом, объясняющим вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения поручения, факт нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст объяснительной записки должен объективно отражать события и конкретные факты, давать четкие разъяснения. Объяснительная записка подписывается составителем.

В этом случае объяснительная записка поясняет содержание отдельных положений основного документа, в этом случае записка оформляется на общем бланке организации.

Если объяснительные записки, отражают какие-либо происшествия, сложившуюся ситуацию, то они оформляются на стандартном листе бумаге и адресуются конкретному вышестоящему должностному лицу. В случае отправки записки по горизонтали используются служебные записки.

Обязательными реквизитами объяснительной записки являются:

Данные получателя записки, с указанием ФИО должностного лица;

Само наименования - "Объяснительная записка";

Непосредственно текст пояснения.

Составитель и подпись.

2.2 Сходство и отличие докладных и объяснительных записок

Отличается от внешней записки тем, что для внутренней не требуется указание индекса, места заключения документа, а также получение подписи от руководителя. В остальном данные, которые должны присутствовать в записке, совпадают с вышеперечисленными данными для внешней записки .

По содержанию объяснительные записки подразделяются:

на составляемые для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);

составляемые при возникновении штатных ситуаций, нарушениях дисциплины, проступках и т.д.

Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации. Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены.

Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.

Записка как доказательство

Работодатель, требуя от работника объяснительную записку, написанную от руки, тем самым защищает себя от неправомерных действий со стороны работника при трудовом споре. Он исключает подмену исходного документа.

Если в компании применяются шаблонные формы, то в конце текста можно сделать пометку: Объяснение составлено лично с использованием персонального компьютера. Дата. Подпись.

2.3 Образец докладной и объяснительной записки.

Образец объяснительной записки начальнику на работу об опоздании или прогуле

С правилами разобрались, теперь расскажем конкретно, как писать объяснительную записку ( образец ) на работу. Допустим, вы порядком опоздали или даже вообще не вышли на работу. Как написать объяснительную записку начальнику в этом случае?

Вот так выглядит образец объяснительной записки. Далее она передается на рассмотрение руководителю (уполномоченному должностному лицу), где он проставляет свою резолюцию относительно дальнейших действий в отношении работника. В случае если руководитель принимает решение о применении в отношении работника мер дисциплинарного взыскания, поданная объяснительная записка прикладывается к делу в качестве доказательства.

Теперь вы знаете, как писать объяснительную на работе, и приведенный выше пример объяснительной записки поможет вам при необходимости правильно составить этот документ.

Как писать объяснительную записку в школу (пример)

Объяснительная записка в школу мало чем отличается от той, которую мы привели выше. Отличие заключается только в адресате, которым может быть одно из следующих должностных лиц:

Как правильно написать объяснительную в этом случае?

В основной части излагаются обстоятельства, которые требуют пояснения. Важно: если объяснительная подается родителем, то в основной части должно присутствовать соответствующее пояснение.

Как видите, никаких глобальных отличий между двумя видами объяснительных записок нет. Главное, не забывать, что перед тем как написать объяснительную, сначала нужно разобраться, на чье имя она пишется. При несерьезных нарушениях внутреннего школьного распорядка общение между родителями и школой обычно протекает через классного руководителя.

Образец докладной записки на сотрудника

Главное правило служебки — четко описать, что произошло и кто в этом виноват. Если нарушена техника безопасности, руководству надо сообщить, кто это допустил, когда это случилось, к каким последствиям привело или может привести. Если сотрудник плохо справляется со своими обязанностями, аналогично: кто именно работает, не соблюдая должностную инструкцию, к чему это приводит. Никаких рассуждений, оценок и других личных моментов в обращении быть не должно.

Как же должна выглядеть докладная записка? Образец по ГОСТу, к сожалению, предоставить невозможно, поскольку отдельного свода правил для нее нет. Существует ГОСТ Р 7.0.97-2016 , который регламентирует оформление организационно-распорядительных документов компании, его можно взять на вооружение. Если применять установленные в нем принципы, будет составлена грамотная докладная записка, образец по ГОСТу, однако, в данном документе не дан, его необходимо разработать самостоятельно.

Но поскольку служебная записка — это официальный документ, на основании которого руководство принимает определенные решения, он должен содержать все элементы, присущие официальным бумагам:

по возможности оформляется на фирменном бланке либо на обычном листе формата А4;

справа в углу указывается должность и Ф.И.О. руководителя в дательном падеже (кому адресуется);

в середине — название документа;

информация, которую надо донести, с указанием конкретных дат, должностей и имен сотрудников, которые нарушают дисциплину или не выполняют своих служебных обязательств;

в конце обязательно ставится дата и подпись автора документа, желательно с расшифровкой и указанием занимаемой должности.

В конце главы можно сделать следующие выводы:

При написании данной работы ставилось целью рассмотрение докладной и объяснительной записок. Поставленные цели в работе отображены полностью. По работе можно сделать следующие выводы:

Докладная записка – документ, адресованный руководителю вышестоящей организации, руководителю подразделения или организации и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения.

Докладная записка может быть внешней или внутренней.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;

в третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись.

документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);

Объяснительные записки, сопровождающие основной документ (план, отчет), поясняющие содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке организации.

Объяснительные записки, отражающие какие-либо происшествия, сложившиеся ситуации, оформляются на стандартном листе бумаге и адресуются конкретному должностному лицу.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Отличие объяснительной записки от докладной записки заключается в отсутствии смысловой части, в которой излагаются выводы и предложения.

Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Практически вся внутренняя переписка в компании осуществляется через записки: служебные, докладные, объяснительные, аналитические и пр. Все они пишутся при определенных обстоятельствах и с соблюдением правил делопроизводства, иначе при возникновении какого-либо спора будет трудно счесть такой документ доказательством. О том, как правильно составлять записки и в каких случаях они необходимы, вы узнаете, прочитав статью.

В Общероссийском классификаторе управленческой документации (далее - ОКУД) некоторые виды записок унифицированы и имеют свой код (например, докладная или объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины), хотя по сути имеют вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации. Ведь записка носит информационный характер, она не обязательно инициирует какое-либо управленческое решение, а может быть просто принятой к сведению. То есть сама записка (хоть служебная, хоть докладная) не содержит каких-либо распоряжений и ни к чему не обязывает.

Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299.

Записки необходимы во внутреннем документообороте компании, так как они обеспечивают информационный обмен между:

подразделениями организации, в том числе между филиалами (представительствами) и головной организацией;
подведомственными предприятиями и вышестоящей организацией;
компанией и любыми другими заинтересованными пользователями бухгалтерской отчетности (налоговые органы, статистика, банки и др.) - когда речь идет о пояснительной записке к бухгалтерской отчетности.

Итак, поскольку на основании записки могут быть приняты важные решения и изданы внутренние распорядительные или организационно-правовые документы, нужно знать правила ее оформления.

Докладная записка

Как отмечалось выше, упоминание о докладной содержится лишь в ОКУД, и то по вопросу нарушения трудовой дисциплины. Однако докладные используются не только для этого: цель такой записки - информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и побудить к принятию определенного решения. Впрочем, иногда она носит чисто информативный характер (например, если необходимо уведомить работодателя о ходе выполнения работ).

Все докладные записки можно поделить на внутренние (направляются внутри организации руководителю структурного подразделения или главе компании) и внешние (направляются в другие организации, например из дочерней компании в головную). В любом случае они обеспечивают связь между вертикалью управленцев и направляются от нижестоящего должностного лица к вышестоящему.

В зависимости от типа докладной записки автор может просто изложить факты либо дополнительно сформулировать выводы (например, за отмеченные успехи предложить наградить работника ценным подарком).

Итак, сначала необходимо изложить причины, факты и обстоятельства, послужившие поводом к написанию докладной записки, затем указать мнение, просьбу или обозначить выводы с предложениями конкретных действий. Конечно, можно вкратце проанализировать ситуацию, привести несколько вариантов решения проблемы, но вовсе не обязательно.

Особое внимание нужно уделить оформлению записки. Обратимся к ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" . В соответствии с данным Стандартом к обязательным реквизитам докладной записки относят:

наименование организации или структурного подразделения;
наименование вида документа (пишется прописными буквами и может располагаться по центру или от границы левого поля в зависимости от выбранного варианта оформления реквизитов);
дата документа (оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами);
регистрационный номер документа (состоит из порядкового номера данного документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.);
адресат (в качестве адресата могут быть названы организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже);
текст документа (составляют на русском языке или на государственных языках субъектов РФ; текст может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур);
отметка о наличии приложения (например: "Приложение: на 5 л. в 2 экз."). Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют;
подпись (в состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают).

Уважаемый Олег Дмитриевич!

Во исполнение приказа о соблюдении техники безопасности при проведении строительных работ от 10.05.2011 необходимо вокруг строительной площадки выставить ограждения. До настоящего момента ограждения не установлены.

Прошу вас срочно принять меры по установке ограждений в местах проведения строительных работ.

Отметим, что докладная записка может иметь еще один реквизит - заголовок к тексту, в котором кратко раскрывается содержание документа. Данный реквизит обычно выглядит примерно так: "О командировании специалиста. " или "О назначении. " - и размещается под наименованием документа.

Внешняя докладная записка оформляется на бланке организации, а подписать ее должен руководитель.

Примечание. Данный документ может оформляться на бланке как формата А4 (210 x 297 мм), так и формата А5 (148 x 210 мм). Для составления докладной записки используют шрифт Times New Roman, размер 12 - 14, через 1 - 1,5 межстрочных интервала. Текст печатается без помарок и исправлений.

Служебная записка

Такой вид записок не упоминается в ОКУД, однако их составление достаточно распространено. В частности, ими пользуются для обеспечения связи внутри организации. Обычно служебную записку составляет работник или руководитель структурного подразделения на имя руководителя организации или специалиста другого структурного подразделения по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения. Оформляется служебная записка аналогично докладной. Подписывает ее составитель. Приведем пример оформления.

В субботу 11.06.2011 в бизнес-центре "Портал" будут проводиться работы, связанные с сервисным обслуживанием системы кондиционирования воздуха офисных помещений.

Прошу вас разрешить доступ в офисные помещения N N 125, 126 и 128 следующим работникам ООО "ВентСервис":

Иванову Роману Игоревичу;
Петрову Олегу Ивановичу.

Объяснительная записка

Объяснительная записка - это документ, в котором составитель поясняет какие-либо действия, факты или происшествие. Обычно такая записка представляется вышестоящему должностному лицу. Об объяснительной записке, как и о докладной, есть упоминание в ОКУД. В частности, там названа объяснительная записка по поводу нарушения трудовой дисциплины. И действительно, это единственный документ, который должен истребовать работодатель у работника после обнаружения дисциплинарного проступка.

К сведению. В силу ст. 192 ТК РФ под дисциплинарным проступком понимается неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.

Статья 193 ТК РФ устанавливает порядок применения дисциплинарных взысканий, в соответствии с которым объяснительная записка является обязательной частью документирования данного процесса. При принятии решения о применении меры дисциплинарной ответственности работодатель должен учитывать тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен работником, и объяснительная записка необходима как раз для того, чтобы работодатель мог правильно и своевременно оценить произошедшее нарушение дисциплины и принять соответствующие меры.

Как правило, объяснительная состоит из двух частей: в первой называются факты, послужившие поводом к ее написанию, а во второй - излагаются причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. В отличие от докладных записок, объяснительная не содержит выводов и предложений.

При оформлении объяснительной желательно руководствоваться теми же правилами оформления, что предусмотрены для докладной записки, однако чаще всего такие документы работники пишут от руки в свободной форме.

Группы коммерческих изданий

Об опоздании на работу

Я опоздал на работу 07.06.2011 на 2 часа по причине того, что я стал свидетелем ДТП, произошедшего на б-ре Мира, д. 63, примерно в 8.20, и дожидался приезда сотрудников ГИБДД для дачи пояснений.

Аналитическая записка

Такие записки содержат обобщенный материал о каких-либо исследованиях. Обычно целью их написания является формулирование проблемы или концепции, а также выводов, при этом обязательно должны быть предложены варианты решения проблемы, которые базируются на доступной информации.

Требований к структуре или объему аналитической записке нет. Однако все же в начале нужно изложить проблему (то есть четко сформулированную цель, причины и основания исследования, круг вопросов, подлежащих рассмотрению). Далее последовательно анализируются и излагаются исследуемые вопросы темы. Завершается записка выводами, прогнозами и предложениями. К аналитической записке могут быть приложены различные таблицы, графики, математические расчеты, а также иная информация. Общий размер аналитической записки без приложения должен составлять не более 12 страниц.

Аналитическая записка должна быть тщательно выверена ответственным исполнителем и подписана им, а затем передана на проверку, согласование, коррекцию руководителю подразделения, который внимательно изучает данный документ, вносит изменения. После корректировки руководитель подразделения передает подготовленный документ на рассмотрение вышестоящему руководителю.

Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень) в основном предусмотрены сроки хранения докладных записок, которые различаются в зависимости от раздела Перечня и отношений, которые эти записки затрагивают. Для наглядности представим таблицу.

Утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

Для удобства написания различных видов записок рекомендуем работодателю разработать и утвердить локальный нормативный акт, в котором определить:

виды записок, составляемых в организации;
порядок составления (бумажный или электронный носитель);
обязательные реквизиты различных видов записок;
порядок регистрации;
сроки хранения.

Таким актом может стать инструкция по делопроизводству.

Вопрос о необходимости регистрации записок в компании возникает редко. Однако если вопрос, изложенный в записке, требует от адресата принятия каких-либо управленческих решений, мы все-таки рекомендовали бы ее зарегистрировать. Для этого можно завести журнал регистрации - для входящих, исходящих и внутренних документов отдельно. Графы журналов могут быть такими: дата, номер, краткое содержание, кем подписан, кому направлен, отметка об исполнении.

В заключение

Подводя итог всему вышесказанному, отметим, что записки являются важной частью не только внутренней переписки компании, но и внешней, так как помогают быстро разрешить определенные ситуации. Поэтому рекомендуем не пренебрегать правилами составления, оформления и хранения записок во избежание негативных последствий, связанных с их утратой или неверным толкованием их смысла.

Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности. --> Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности.

На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению – все они носят информационный характер. Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.

В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладная записка (код 0286041 по ОКУД*) – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

Виды докладных записок

По содержанию докладные записки подразделяются:

на инициативные;
информационные;
отчетные.

Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:

наименование организации;
наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
дату;
индекс;
место составления;
адресата;
заголовок к тексту;
текст;
подпись руководителя;
фамилию исполнителя, номер его телефона.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).

Пример 1

Внешняя докладная записка

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
10.02.2014 № 12/05-14
О привлечении дополнительных
трудовых ресурсов

Уважаемый Андрей Васильевич!

В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г. Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.04.2014. Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.04.2014.

Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014.

Начальник отдела кадров Семенов В.О. Семенов

К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

наименование структурного подразделения;
наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
дата;
регистрационный (исходящий номер);
заголовок к тексту;
текст;
отметка о наличии приложения (если есть);
адресат;
подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Пример 2

Внутренняя докладная записка

Директору ООО «Ромашка
И.И. Сидорову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
07.04.2014 № 6
О прогуле, совершенном менеджером
отдела продаж

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2014, менеджер по продажам Петрова Валентина Ивановна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут.

Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было.

В связи с допущенным нарушением предлагаю уволить Петрову В.И. за прогул.

Начальник отдела продаж Игнатьев О.А. Игнатьев

Наш совет

Чтобы сотрудники не допускали ошибок при составлении докладной записки, рекомендуем разработать и утвердить шаблон, который они смогут использовать в дальнейшей работе.

Оформление реквизитов докладной записки

При оформлении докладной записки используют как угловое (Пример 3), так и продольное расположение реквизитов заголовочной части (Пример 4).

Пример 3

Угловое расположение реквизитов в докладной записке

Наименование
структурного подразделения Адресат

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Пример 4

Продольное расположение реквизитов в докладной записке

Наименование структурного подразделения

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля.

Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (21.04.2014) или буквенно-числовым способом (21 апреля 2014 г.).

Обратите внимание

Датой внешней докладной записки является дата ее визирования и отправки адресату, датой внутренней докладной записки – дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения – в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации.

В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования, а после принятия решения –резолюция руководителя.

Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Обратите внимание

Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.

Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например О прогуле Лазаренко О.О.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

в первой – констатирующей части – излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
во второй – анализирующей части – содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;
в третьей – резюмирующей части – содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Если у докладной записки есть приложение, отметка о приложении делается до оформления подписи.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.

Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Обратите внимание

Если докладная записка оформлена на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Кстати

Служебная записка – документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен.

Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели этого документа включают:

Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки. Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п. Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.

Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.

Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5 .

Пример 5

Служебная записка

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Начальнику отдела кадров
И.И. Сидорову

Начальник АХО Свиридов Н.Н. Свиридов

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Согласно части первой ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о применении к сотруднику дисциплинарного взыскания. Кроме того, этот документ является одним из оснований для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

Виды объяснительных записок и их особенности

По содержанию объяснительные записки подразделяются:

на составляемые для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);
составляемые при возникновении штатных ситуаций, нарушениях дисциплины, проступках и т.д.

Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.

Записка как доказательство

Если в компании применяются шаблонные формы, то в конце текста можно сделать пометку: Объяснение составлено лично с использованием персонального компьютера. Дата. Подпись.

Оформление отдельных реквизитов докладной записки

В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку следует составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003.

Датой объяснительной записки является дата ее составления.

Текст объяснительной записки должен содержать:

• описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;

• аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию.

Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства.

По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений (Пример 6).

Обратите внимание

Если в компании разработаны и утверждены типовые формы объяснительных записок, применяемых в различных ситуациях, это не означает, что работники должны оформлять записки по утвержденным формам. Документ, составленный не по форме, также может быть действительным.

Пример 6

Объяснительная записка

Считать причины неуважительными.
Применить дисциплинарное взыскание
в виде выговора Александровой И.И.

Отделу кадров издать приказ.
Смолкин 17.04.2014

Об отсутствии на рабочем месте

Я, Александрова Ирина Игоревна, бухгалтер, отсутствовала на рабочем месте 14.04.2013 с 9 часов 00 минут до 15 часов 30 минут по личным обстоятельствам.

Оправдательных документов не имею.

Бухгалтер Александрова И.И. Александрова

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКЛАДНЫХ, СЛУЖЕБНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК

Пример 7

Фрагмент журнала регистрации докладных и объяснительных записок

Деятельность любой организации, независимо от формы собственности, масштабов и сферы производства, не обходится без деловой документации.
Полномочия собственника или первого руководителя определены трудовым законодательством. Однако, в силу объективных обстоятельств, работодатель не в состоянии самостоятельно контролировать работу каждого из подчиненных персонально. Одной из форм донесения до сведения руководителя тех или иных фактов, является докладная записка.
Остановимся подробнее, отвечая на вопросы, касающиеся содержания докладных, требований к форме документа.

Что такое докладная записка?

По сути, докладная записка является письменным обращением к руководителю с донесением каких-либо сведений и информации, касающейся рабочего процесса.

Лицо, докладывающее о тех или иных фактах, связанных с производством или, например, о нарушениях трудовой дисциплины, высказывает свое мнение о необходимости принятия конкретных мер.

Так, начальник структурного подразделения вправе довести до сведения работодателя:

о недобросовестном отношении к выполнению трудовых обязанностей сотрудников, находящихся в непосредственном его подчинении, с целью привлечения к ответственности;
доложить о необходимости приобретения материалов, сырья, необходимых для выполнения работ;
сообщить о выходе из строя оборудования для планирования проведения ремонтных работ;
и так далее.

Приходим к выводу, что докладная записка – письменно доложенная информация вышестоящему должностному лицу, полномочному принять конкретные меры для разрешения сложившейся ситуации.

Докладная записка всегда адресуется вышестоящему лицу

Назначение докладных записок

Доводя до сведения работодателю или руководителю определенную информацию, предполагают принятия конкретных действенных мер, решений.

Например, начальник отдела, может лишь сделать замечание опаздывающему на работу подчиненному, не имея полномочий привлечь к дисциплинарной ответственности.

Подав первому руководителю докладную записку о нарушении дисциплины труда, он вправе инициировать объявить выговор или, при грубых нарушениях, нахождении в нетрезвом состоянии на рабочем месте – принять более строгие меры наказания, вплоть до увольнения.

В зависимости от желаемого результата доведения информации, касающейся производства, трудовых правоотношений, соблюдения дисциплины, докладные могут иметь разные функции:

для урегулирования проблем производственного или административно-хозяйственного характера;
предлагать введение рационализаторских предложений, способствующих улучшению производственной деятельности;
предоставлять отчетные сведения о выполненных работах;
информировать о происшествиях, ставших причиной нанесения материального ущерба или несчастных случаях, связанных с производством;
доводить до сведения руководителя о необходимости принятия конкретных мер для устранения нарушений, выявленных в ходе контрольных мероприятий органами государственного надзора;
выделять положительные моменты, для поощрения добросовестных сотрудников.

Докладная записка, пример, когда подана после плановой проверки и выданного предписания об устранении нарушений:

Докладная записка

Довожу до Вашего сведения, что для выполнения п. 3 Предписания № 181-06/ 12-2019, выданного по итогам плановой проверки, проведенной территориальной инспекцией труда с 01. 12.2019 по 05.12.2019, необходимо провести обучение и проверку знаний лиц, обслуживающих паровые стерилизаторы.

Прошу выделить средства для заключения договора с учебным центром для обучения 5 человек.

Инженер по охране труда (подпись) И. И.Тимофеева

Отличительные особенности докладной записки от служебной и объяснительной

Внутренний обмен деловой информацией предполагает помимо докладных, возможность подачи:

служебных записок;
обязательных при определенных обстоятельствах письменных объяснений.

Служебную записку по существу можно определить как одну из разновидностей докладной.

Применяется такого рода документ для внутреннего пользования, обмена информацией между сотрудниками, не подчиняющимися друг другу.

Как правило, служебные записки, в отличие от докладных, поданных вышестоящему руководству, адресованы коллегам, занимающим равное должностное положение.

Подают служебные записки для получения необходимой информации, либо сообщая сведения, касающиеся производства другому отделу. Например, подготовив служебную записку, главный бухгалтер предприятия информирует структурные подразделения о смене банковских реквизитов.

Согласно трудовому законодательству, для принятия руководителем решения о выборе меры привлечения к дисциплинарной или в предусмотренных законом ситуациях, материальной ответственности, должны быть соблюдены процессуальные требования.

С виновного подчиненного берут письменные объяснения, помогающие разобраться в причинах совершенного проступка, принять объективное решение. При отказе писать объяснительную, составляется соответствующий акт.

Отсутствие объяснительной записки или акта, подтверждающего отказ дать объяснения содеянному, чревато признанием приказа о наложении взыскания незаконным.

Например, при обжаловании увольнения в надзорные органы или суд, руководителю придется не только восстановить с нарушением уволенного сотрудника в прежней должности, но и выплатить компенсацию среднего заработка за время вынужденного прогула.

Цель объяснительной – дать пояснения нарушения дисциплины, невыполнение своевременно задания, и тому подобное.

Должность руководителя,
фамилия, инициалы имени, отчества
полностью фамилия, имя, отчество сотрудника,
структурное подразделение, являющееся основным местом работы,
занимаемая должность (профессия)

Объяснительная записка

Дата подпись инициалы имени, отчества, фамилия.

Образец служебной записки:

Служебная записка

Для проезда к месту выполнения поручения и обратно был использован личный автомобиль марки ВАЗ 2106, номер государственной регистрации М346РО 123.

Во время пребывания в командировке проживала у родственников.

Отбыла 25.11.2019 в 7ч 00 мин.

Прибыла 25.12.2019 в 19ч 00 мин.

кассовый чек на заправку в г. Ростове 25.11.2019;
кассовый чек на заправку в г. Шахты, Ростовской области от 25.12.2019;
отчет о проделанной работе.

27.12.2019 г. подпись Н.В. Федонюк

Для наглядности отличий разного рода письменных обращений, используемых в делопроизводстве, приведем таблицу:

Вид записки	Цель	Кому адресуют	Суть содержания	Примеры
Докладная	Информируют о конкретной ситуации, факте, выполнении работы. Обосновывают выводы, вносят предложения.	Вышестоящему должностному лицу.	1 часть – причины и мотивы, послужившие для написания 2 часть – информирование, анализ ситуации 3 часть – выводы, предложения, просьбы.	Предложение о премировании, повышении сотрудника и так далее.
Служебная	Оперативно передают в письменном виде информацию между отделами, получают ответы на запросы, уточняют данные поручения.	Лицу, состоящему на одном уровне управления с составителем записки. Адресат и составитель не подчиняются друг другу.		Заявка на пропуск сотрудников в выходной день, оповещение о ремонтных работах в офисе, прочее.
Объяснительная	Объяснить причины совершения проступка, что стало основанием конкретных действий.	Собственнику или первому руководителю, непосредственному начальнику.	Описываются причины и мотивы написания записки, их объяснение. Не содержит выводов и просьб.	Объяснение прогула, невыполнения задания, перерасхода средств компании и тому подобное.

Классификация докладных записок

внешними – когда информируют вышестоящие организации;
внутренними – поданными на имя руководителя организации.

Возможно разделение видов докладных записок, по сути содержания:

Образец докладной записки

Главному врачу
Центральной городской больницы г. Калуга
Малышеву И. И.
инженер по охране труда
Волков Н.И.

по охране труда на рабочих местах;
соблюдения правил пожарной и электробезопасности;
техники безопасности эксплуатации сосудов, работающих под давлением;
организации и производства работ повышенной опасности.

По результатам проверок прошу поощрить лучших работников и подразделения почетными грамотами:

Инженер по охране труда (подпись) О.Н. Малышева

Кто может написать докладную и куда ее подавать?

Законодательные и правовые акты не ограничивают право работников в зависимости от занимаемой должности, профессии, обращаться к руководству с докладной запиской.

На практике, решение вопросов, связанных с трудовыми правоотношениями, происходит в порядке подчиненности. Сотрудники пишут заявления, служебные записки, объяснительные своему непосредственному начальнику. Далее информация доводится до сведения первому руководителю.

В то же самое время, например, с жалобой на директора каждый работник вправе написать докладную в вышестоящую организацию.

В каких случаях пишется докладная?

Докладная записка является одной из обязательных составляющих при оформлении документации дисциплинарных взысканий, согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации № 299, действующему в редакции от 17.07.2019.

Помимо этого, докладные используются для информирования вышестоящего руководства, имеющего полномочия принимать действенные меры для решения производственных задач, стимулирования, поощрения подчиненных.

Содержание и правила составления докладной записки

Унифицированных бланков для заполнения при необходимости донести до сведения руководителя определенную информацию не существует. Локальными правовыми актами может быть утверждена типовая форма докладных.

Несколько рекомендаций о том, как написать докладную, имеющую силу юридического документа:

Оформление внутренней докладной

Образец, как можно написать докладную записку

Документ можно подготовить, написав от руки или распечатать современными средствами оргтехники. Стиль изложения должен быть деловой, без лишних эмоций, объяснять суть и четко выражать желаемый результат.

По результатам проверки с 01.12.2019 по 10.12.2019 пожарно-технической комиссией состояния внутреннего противопожарного водоснабжения, было выявлено, что пожарные краны:

не подключены к центральному водоснабжению;
не имеют полной комплектации.

Прошу принять меры для устранения неполадок.

11.12.2019 г. подпись А.И. Михалев

Оформления внешней докладной

Никаких особых требований к составлению докладной, направленной в вышестоящие организации (внешней), нет.

Поскольку докладная записка играет роль исходящего документа, она должна быть оформлена на фирменном бланке с указанием:

полного названия предприятия, выступающего юридическим лицом;
адреса регистрации и местонахождения;
номеров контактных телефонов, факса, адреса электронной почты.

Докладная, направленная от имени администрации, регистрируется в соответствующем журнале с присвоением исходящего номера.

В конце документ подписывается с уточнением должности лица, направляющего докладную, фамилии, инициалов имени, отчества.

Особенности написания докладной

Как и любое деловое письмо, докладную готовят, соблюдая основные правила, указав:

кому направлен документ;
кто его заявитель;
суть проблем, требующих решения.

В отличие от служебной, объяснительной записки, резолютивная часть докладной содержит мнение лица, обращающегося к вышестоящему по должности, просьбу принять соответствующее решение.

Результат рассмотрения докладной

Изучив изложенные документально факты, руководитель принимает решение, сделав письменную резолюцию.

Так, если до сведения директора доведена информация о прогулах подчиненного, приложен акт об отказе давать письменные объяснения, руководитель отписывает поданную докладную инспектору кадровой службы для подготовки приказа об увольнении.

Образцы докладных записок

Докладная на сотрудника может быть подана его непосредственным руководителем или коллегами по работе.

Приведем примеры текстовой части при разных обстоятельствах, ставших причиной для обращения.

При некорректном поведении

«Довожу до вашего сведения, что 15.12.2019 г. водителем Петровым Николаем Ивановичем были допущены некорректные высказывания в адрес медицинской сестры Лихачевой Лидии Петровны при освидетельствовании перед выездом на линию.

Нарушая рабочую обстановку, этику поведения, Петров Н.И. постоянно делает нетактичные замечания, касающиеся внешнего вида других водителей, применяя нецензурные выражения, провоцирует конфликт.

Прошу привлечь Петрова Н.И. к дисциплинарной ответственности.

При нарушении трудовой дисциплины

«Довожу до вашего сведения, что 17.12.2019 г. медсестра доврачебного кабинета Леонтьева Наталья Петровна не вернулась на рабочее место после обеденного перерыва, отсутствовала с 13.00 до 16.00 часов.

18.12.2019 года никаких оправдательных документов, подтверждающих обоснованность причин ее отсутствия, предоставлено не было.

Письменные объяснения давать отказалась, о чем составлен соответствующий акт.

Прошу привлечь в установленном порядке Леонтьеву Н. П. к дисциплинарной ответственности в виде выговора.

При невыполнении профессиональных обязанностей

Обычно докладная записка начинается со слов “Довожу до Вашего сведения”, но это необязательное требование

Читайте также: