Из каких последовательных подпроцессов состоит согласование проекта договора

Обновлено: 28.06.2024

Мы в Рунетлексе ежедневно согласуем различные договоры для клиентов. Разумеется, у нас есть ряд правил и советов по тому, как делать согласование наиболее эффективным.

Я решил наконец-то формализовать их в письменном виде. Возможно, вы найдете здесь для себя что-то полезное. Буду рад, если поделитесь своими наблюдениями в комментариях.

Зачем вообще нужна скорость?

Задача юриста - защита бизнеса от различных козней контрагентов, сотрудников, государства. Некоторые юристы при этом считают, что сроки не имеют какого-либо значения. Это не так.

Неоправданное затягивание согласования – прямое вредительство для бизнеса.

Показывайте правки

Если вы делаете изменения в текст, то их стоит наглядно показать. В идеале для этого существует специальный инструмент в Ворде. Но если вам он не нравится или вы его не смогли освоить – не беда. Подчеркните их цветом, выделите жирным, да как угодно, главное - покажите.

Во-первых, вы позаботились о другой стороне, с которой совместно работаете над документом.

Поясните правки

Недостаточно просто внести изменения и дополнения. Нужно объяснить, почему вы это сделали. Человек на другой стороне должен понять ваши мотивы, ваши тревоги, ваши опасения. Только тогда он сможет или согласиться с вами, или развеять ваши опасения, или предложить какую-то альтернативную версию. Пока стороны друг друга не поймут, согласование может длиться бесконечно.

А еще молчаливое изменение попахивает снобизмом, который бесит.

Не делайте правки ради правок. Не занимайтесь украшательством

Да, некоторые договоры могут выглядеть не так, как вы привыкли. Немного не те формулировки, не тот шрифт, некрасивые междустрочные интервалы.

Да, это ужасно, у составителя нет вкуса. Да, наверняка он получал тройки по русскому языку. Но если это никак не влияет на риски – какая разница?

Соотнесите риски

Как-то на заре своей карьеры я начал согласовывать договор после отпуска. Сил было много, душа пела, взгляд не был замутнен рутиной. Несчастный договор на музыкальное сопровождение мероприятия, цена которому была 15 000 рублей, превратился в красный полностью. Я был весьма доволен проделанной работой.

Хорошо, что менеджер-постановщик задачи был опытный парень. Он ничего не сказал, просто организовал подписание договора без изменений. Потому что правки никак не были соразмерны сумме сделки и рискам. Ну и при случае мне об этом вежливо намекнул. Урок был усвоен)

В общем, не увлекайтесь без надобности.

Укрощайте свою важность. Уважайте коллег

В итоге согласование превратится в бесконечный пинг-понг в знаниях законодательства, практики и умениях побольнее поддеть оппонента.

Возможно, это неплохое развлечение, но совершенно не конструктивно.

Правки больше 2 кругов – звоните

У меня нет какого-либо научного подтверждения этому совету, но есть богатый опыт наблюдений. Если договор не согласован после 2 кругов правок – у сторон есть какое-то недопонимание. Возможно из-за того, что письменная речь не передает всех нюансов, которые можно выразить голосом.

Живое общение решает бОльшую часть оставшихся вопросов. Просто позвоните юристу и спросите, что его беспокоит. Очеловечивание переговоров творит чудеса. Люди видят, что на другой стороне – не коварный обезличенный монстр, а такой же коллега – юрист.

А уж личная встреча просто сворачивает горы. Ну это крайний случай, конечно.

Не можете договориться – поднимайте вопрос выше

Обратитесь к постановщику задачи. Объясните, что вы с другим юристом не можете прийти к единому мнению по некоторым вопросам. Объясните, в чем конкретно вы видите риски. Пускай постановщик задач (или его руководитель) с учетом вашего мнения о рисках, суммы сделки, отношений сторон и прочих факторов принимает управленческое решение – согласовывать договор в таком виде, отказаться от сделки, позвонить руководству контрагента и пр.

И не забывайте – мы не принимаем решение за постановщика задачи. Мы только помогаем ему принять решение.

Напоследок важная оговорка. Все советы следует применять, используя здравый смысл, собственный опыт и ориентируясь на конкретные обстоятельства. Слепое применение может сделать только хуже. Работаем головой.

Буду рад обратной связи. Больше приемов по составлению и согласованию договоров - в моем телеграм-канале.

Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.

Оперативные консультации по 1С:Документооборот без предоплаты. Первая консультация бесплатно.

Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.

Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С

Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.

Одна из самых важных задач для компании любого масштаба – правильная организация договорной работы. Этот процесс включает в себя согласование и подписание договоров, внесение в них изменений, контроль соблюдения сроков и нормативов, хранение сопровождающих договорных документов, а также реализация быстрого поиска и просмотра истории работы. Сделать это быстро, правильно и удобно можно в системе электронного документооборота 1С:Документооборот.

Для начала автоматизации договорной деятельности необходимо определить основные требования к договорным документам, и классифицировать их по видам.

Рис.1 Виды документов

Не стоит делать очень детальную классификацию, поскольку в большом числе видов документов легко запутаться. Для повседневной работы обычно бывает достаточно выделить не более 10 видов договорных документов. Виды документов должны отличаться друг от друга настройками, составом реквизитов, а возможно и нумераторами, иначе выделять отдельный вид документа не следует.

Также необходимо разработать и настроить структуру папок хранение внутренних документов.

Рис.2 Структура папок хранения документов

При настройке папок сразу же нужно разработать и настроить матрицу разграничения доступа по папкам.

Рис.3 Права доступа к папкам

Рис.4 Установка признака документа

Рис.5 Установка флагов для разграничения прав

Рис.6 Настройка нумераторов

Рис.7 Присвоение номера документа

Рис.8 Вкладка Нумераторы

Настройка нумератора для документов производится с помощью удобного конструктора номеров с возможностью использования множества динамических предопределенных элементов.

Рис.9 Настройка нумератора

Для каждого нумератора можно указать виды документов, для которых он будет использоваться, причем и в разрезе множества аналитик.

Рис.10 Указание вида документа

Для нумератора необходимо установить его периодичность, а также определить, по каким аналитикам вести независимую нумерацию.

Рис.11 Периодичность нумератора

Настроив автоматическую нумерацию договорных документов, можно значительно повысить эффективность работы с документами, четко систематизировать их для контроля и быстрого поиска.

Следующим необходимым шагом в подготовке работы с договорными документами является настройка шаблонов по каждому виду документа.

Рис.12 Настройка шаблона нумератора

Для каждого вида документа можно определить несколько шаблонов с различными настройками реквизитов и шаблонами файлов.

Рис.13 Назначение шаблонов для документов

Настройки шаблона документа включают в себя определение ограничений для документов, подготовленных по этому шаблону, а также доступность шаблона для пользователей системы.

Рис.14 Определение ограничений для документов

На следующей вкладке настраиваются предопределенные для данного шаблона реквизиты документа.

Рис.15 Настройка реквизитов документов

Название документов можно формировать из конструктора предопределенных реквизитов документа, что также вносит весомый вклад в систематизацию и упорядочение договорной деятельности компании.

Рис.16 Название документа

Рис.17 Формирование наименования документа

Теперь можно не сомневаться, что все доходные договоры будут называться строго по определенным правилам.

Рис.18 Добавление шаблонов документа

Также в шаблоне документа можно предопределить список согласующих и обязательный состав рабочей группы документа для строгого разграничения прав доступа к документу.

Рис.19 Список согласующих

Рис.20 Рабочая группа документа

Рис.21 Настройка доступности по состоянию

Рис.22 Настройка доступности по состоянию

Рис.23 Редактирование настройки доступности по состоянию

В этой настройке устанавливается доступность полей в зависимости от состояния документа.

Рис.24 Установка доступности полей

Далее – для кого установлены данные настройки…

Рис.25 Выбор пользователей для настройки доступности

…и на какие виды документов они распространяются.

Рис.26 Определение видов документов для доступа

В результате установки всех необходимых настроек у нас получился готовый к работе шаблон договорного документа.

Рис.27 Готовый шаблон договорного документа

Рис.28 Реквизиты договора

Рис.29 Добавление контрагента

Рис.30 Вкладка договора с реквизитами

Все предустановленные нами в шаблоне договора реквизиты автоматически заполнились в новом договоре, соответственно, время на их заполнение тратить больше не нужно. Также из шаблона создан файл договора, заполнились обязательные данные о согласовании договора и рабочей группе.

Рис.31 Общая сводка по документу

После создания договора или иного документа он может быть направлен на согласование.

В программе предусмотрено несколько способов направления документа на согласование:

Получение уведомления об участии в согласовании

Открыть договор для согласования можно непосредственно из всплывающего уведомления или через список задач в журнале задач.

Ознакомление с файлами документа и вынесение резолюции

Ознакомившись с содержанием договора, согласующее лицо может согласовать или отклонить договор, указав причину своего решения.

Для согласования достаточно нажать на кнопку Согласовать.

Согласовать документ можно в программе на стационарном компьютере или в мобильном приложении на Android и iOS.

При наличии прав, согласующее лицо может открыть файл договора и внести необходимые правки и комментарии, в том числе в режиме рецензирования.

Внесение комментария по результатам согласования

Ознакомление с результатами согласования

В программе приводятся результаты согласования договора всеми согласующими лицами.

Перед подписанием договора руководитель может ознакомиться с выводами и комментариями согласующих лиц.

Подготовка листа согласования

Все внесенные замечания и предложения по договору хранятся в программе и могут быть распечатаны и представлены руководителю в виде листа согласования вместе с договором для ознакомления перед его подписанием.

Настройка маршрута согласования договора

определенным сотрудникам
по заранее настроенному маршруту согласования договора

Может быть создано несколько собственных маршрутов согласования договоров. При движении договора по маршруту инициатор согласования будет получать уведомления о результатах согласования договора. При создании маршрута согласования договора может быть указан:

контретный сотрудник (например, Иванов Иван Иванович)
роль, должность сотрудника (например, начальник юридического отдела, бухгалтер по расчетам с покупателями и т.д.)

На движение документа по маршруту может влиять сумма договора. Например, договоры до определенной суммы могут проходить процедуру согласования в упрощенном порядке.

Конструктор маршрутов согласования договоров в программе IT Audit позволяет создать необходимый вариант движения документа:

Влияние на движение документа результата согласования

При создании маршрута согласования договора также можно учесть результаты согласования его участников. Например, можно предусмотреть, что договор будет направлен следующему участнику согласования, если документ согласован предыдущим участником.

Повторное согласование договора

Согласование договоров снижает правовой риск

Правовой риск является одним из основных элементов риск-менеджмента. Правовой риск - риск понесения убытков в результате несоблюдения требований законодательства, заключенных договоров, допускаемых правовых ошибок, несовершенства правовой системы, нарушения контрагентами законодательства, а также условий заключенных договоров.

Снижение правового риска в части организации договорной работы могут обеспечить следующие мероприятия:

использование шаблонов договоров, разработанных юридической службой организации. Перед подписанием договора, подготовленного на основании разработанного шаблона договора, порой достаточно проверить представленный проект договора на соответствие типовому и ознакомиться с правоустанавливающими документами контрагента
согласование договоров или отдельных условий договоров, разработанных на индивидуальных условиях

В зависимости от организационной структуры, каждая организация самостоятельно определяет список согласующих лиц. В программе IT Audit список участников согласования договора настраивается в зависимости от вида заключаемого договора (договор поставки, аренды, трудовой договор и т.д.). Как правило, согласующими лицами являются:

юрисконсульт
финансовый директор
главный бухгалтер
куратор договора

Сроки согласования договора могут быть определены в локальном нормативном акте (например, Положение о договорной работе).

Обзор возможностей программы регистрации договоров: журнал договоров, создание договоров, поиск договоров

Составление листа согласования договора происходит перед заключением договора. Это отдельный бланк, в котором прописываются все корректировки и пожелания к документу, регулирующему взаимоотношения между сторонами или их отсутствие, а также фиксируются подписи ответственных за содержание договора лиц.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Зачем нужен лист согласования

Как известно, в любой сделке всегда участвуют минимум две стороны. Обычно письменный договор, по которому предстоит работать, предоставляет исполнитель и договор этот, как правило, типовой. Понятно, что он не всегда может устраивать вторую сторону в полном объеме, причем спорные моменты могут касаться самых разных аспектов: сроков изготовления, формы оплаты, нюансов производства или поставки продукции и т.д.

Лист согласования в таких случаях – документ незаменимый. Представитель каждого отдела, куда договор поступает на согласование, ставит в нем свои замечания и предложения, которые отвечают требованиям предприятия в том или ином вопросе договорной политики фирмы. Все эти отметки направлены на то, чтобы учесть интересы организации и минимизировать ее риски.

Типы листа согласования

Данный документ может быть:

универсальным, т.е. имеющий одинаковую структуру и перечень согласовывающих лиц для всех договоров, заключаемых на предприятии;
индивидуальным (в этом случае каждый раз формируется отдельный бланк со списком только тех специалистов, которые должны согласовывать тот или иной тип договора).

Порядок заполнения листа согласования

При поступлении к контрагенту договор проходит все необходимые ступени служебной лестницы, причем как в горизонтальном, так и в вертикальном направлении.
С договором знакомятся:

руководитель структурного подразделения, которого договор касается напрямую,
юрисконсульт
представитель отдела бухгалтерии
сотрудник службы безопасности
заместитель директора и т.д.

При этом следует учесть, что есть всего два лица, которые договор должны согласовывать всегда и везде – это юрист и бухгалтер.

После согласования со всеми уполномоченными сотрудниками, ответственный за ведение и заключение договора работник вносит в него все необходимые правки и при достижении соответствующего соглашения со второй стороной, документ подписывается руководителем предприятия, регистрируется и исполняется.

Сроки согласования

Период согласования договора в каждом случае индивидуален. Зависит он обычно от возможностей организации и устанавливается в специальном документе — Регламенте по договорной работе, который действует во всех крупных предприятиях.

На практике этот срок обычно не превышает одного месяца.

Кто составляет документ

Документ, как правило, оформляет специалист юридического отдела, т.е. тот сотрудник, в должностные обязанности которого входит контроль за составлением и согласованием договоров.
Если в организации должность юриста или юрисконсульта отсутствует, то формированием и заполнением листа согласования может заниматься любой другой работник, в чьи должностные обязанности включена данная функция или назначенный на это отдельным приказом директора.

К формированию документа следует относиться очень внимательно, поскольку предварительное согласование договора – очень важная задача, которая зачастую, при должном исполнении, позволяет избежать разногласий, споров и конфликтных ситуаций в будущем.

На что обратить внимание при составлении листа

На сегодняшний день унифицированного образца листа согласования договора нет, так что представители предприятий и организаций могут формировать его в произвольном виде или по шаблону, действующему внутри фирмы. При его составлении в плане структуры и содержания важно придерживаться стандартов делопроизводства и правил русского языка.

Вначале документа пишется наименование отдела, в который поступил договор и внутренний номер документа.
Затем идет основная часть:

сюда вписывается название компании-контрагента, т.е. той организации, с которой заключается договор, проходящий согласование;
коротко обозначается смысл договора.

Следующий раздел обычно состоит в виде таблицы, куда заносятся:

порядковый номер и наименование структурного подразделения, в которое поступает договор вместе с листом согласования для ознакомления;
должность, фамилия-имя-отчество и подпись ответственного лица;
дата согласования;
замечания и предложения.

Эта часть документа может быть различной по объему, в зависимости от того, насколько широк круг ответственных за заключаемые договоры лиц.

Под таблицей пишется общая сумма договора, фамилия-имя-отчество представителя контрагента, который ведет договор с той стороны, а также его контактный номер телефона (на случай возникновения различных вопросов).

В завершении следует отметить работника, который ответственен за подписание договора со стороны согласовывающей организации, вписав в лист его должность и ФИО.

Основные нюансы при оформлении листа

Как к содержанию листа согласования, так и к его оформлению, никаких особенных критериев не предъявляется. Формировать его можно вручную или на компьютере, на обыкновенном листе бумаги или на фирменном бланке предприятия. Главное, что нужно соблюсти: чтобы все подписи были в наличии и в оригинальном виде.

Недопустимо пропускать кого-либо из ответственных сотрудников, а тем более подделывать их автографы.

Удостоверять бланк листа согласования при помощи печати или штампа организации не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица имеют право пользоваться штемпельными изделиями только в том случае, если это правило закреплено во внутренних нормативно-правовых актах фирмы.

Лист обычно формируется в единственном экземпляре, но при необходимости к нему могут быть сделаны и дополнительные копии, заверенные ответственным сотрудником.

Сколько времени и как хранить бланк

Лист согласования договора необходимо хранить в отдельной папке вместе с договором, к которому он относится, на протяжении периода, установленного для сохранения такого рода документации законодательством РФ или локальными актами организации (как правило, не менее пяти лет), затем его можно утилизировать (также в строго определенном порядке).

Читайте также: