Хранение кассовых документов оформленных на бумажном носителе или в электронном виде организуется

Обновлено: 18.05.2024

Вопрос

Внутренний документооборот организации регулируется локальными актами организации, электронный документооборот с контрагентами регулируется соглашением между сторонами. Если электронный документооборот организуется с государственными (контролирующими) органами, то необходимо действовать в соответствии с порядком электронного документооборота, принятым для конкретной сферы.
Какие же установлены правила для внедрения электронного документооборота?

Ответ

Электронный документооборот представляет собой способ обмена и работы с документами, оригиналы которых формируются в электронном виде.

Особенности электронного документооборота состоят в том, что электронные документы подписываются электронной подписью.

Несмотря на актуальность и эффективность применения электронного документооборота в современной финансово-хозяйственной деятельности как организаций, так и государственных органов единый нормативный акт, регулирующий внедрение электронного документооборота, отсутствует.

Информационное взаимодействие федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов РФ, государственных внебюджетных фондов посредством обмена документами в электронном виде осуществляется в порядке, установленном Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 25.12.2014 № 1494.

Электронные документы, образующиеся в деятельности организации, составляют документальный фонд.

Требования к правилам хранения электронных документов, их учету и порядку комплектования архива электронными документами установлены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (п. п. 2.1, 2.30—2.33, 2.35, 2.39—2.41, 2.47, 3.3, 3.4, 4.13, 4.15, 4.19, 4.26, 4.31, 4.34 Приложения к Приказу Минкультуры России № 526).

Применение электронной подписи

Для того чтобы электронный документ был юридически значимым, он должен не только соответствовать утвержденным форматам и иметь обязательные реквизиты, но и быть подписан электронной подписью.

Электронная подпись используется для определения лица, подписывающего информацию, и призвана служить аналогом собственноручной подписи лица в электронной среде.

Электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается информация в электронной форме, подписанная (ч. 1 и 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ):

• квалифицированной электронной подписью, кроме случая, когда требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе установлено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами;
• простой или неквалифицированной электронной подписью в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Если согласно НПА или обычаям делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.

При этом законодательством или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью (ч. 3 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

Электронный документооборот между организациями

Электронный документооборот между организациями ведется по соглашению сторон об обмене электронными документами (ст. 3 Закона № 63-ФЗ). Для осуществления электронного документооборота необходимо заключить договор с оператором электронного документооборота, установить специальное программное обеспечение, разработать порядок электронного документооборота, назначить ответственных лиц, установить порядок создания, передачи и хранения электронных документов.

При организации электронного документооборота между хозяйствующими субъектами могут применяться виды электронных подписей в соответствии с Законом № 63-ФЗ (Письмо ФНС России от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372).

Электронный документооборот с ФНС России

На сегодня электронный документооборот достаточно распространен во многих сферах.

Так, электронный документооборот предусмотрен в налоговом законодательстве, в частности, при подаче налоговых деклараций (расчетов), отчетности по страховым взносам или НДФЛ, пояснений к отчетности, в рамках налогового контроля и т. д. При этом форматы и порядок представления налоговых деклараций (расчетов) и прилагаемых к ним документов в соответствии с НК РФ в электронной форме утверждаются ФНС России по согласованию с Минфином России (п. п. 4, 7 ст. 80 НК РФ).

Аналогичный порядок предусмотрен и в представлении истребуемых документов по конкретным сделкам (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Порядок направления требования о представлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи определены Приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.

Электронный документооборот в бухгалтерском учете

Электронный документооборот принят также и в бухгалтерском учете.
Так, первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета (п. 4 ч. 3 ст. 21 Закона № 402-ФЗ). До настоящего момента соответствующий стандарт не утвержден.

Минфин России в Письме от 05.05.2015 № 07-01-06/25701 разъясняет, что до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Законом № 63-ФЗ вид электронной подписи.

Те же правила применяются и в отношении регистров бухгалтерского учета (ч. 6 ст. 10 Закона № 402-ФЗ).

Электронный документооборот в судопроизводстве

Электронный документооборот применяется и в судопроизводстве.

Исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы могут быть поданы в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством РФ, посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (ст. 4 АПК РФ, ст. 3 ГПК РФ).

Документы, полученные посредством мобильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием Интернета, а также документы, подписанные ЭП в порядке, установленном законодательством РФ, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые предусмотрены АПК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором (ст. 75 АПК РФ, ст. 71 ГПК РФ).

Указанные положения процессуального законодательства соотносятся с нормами материального права — п. 2 ст. 434 ГК РФ, в соответствии с которым в качестве письменной формы договора допускается, в частности, обмен электронными документами, передаваемыми по каналам связи.

Но при этом должен быть достоверный способ подтверждения того, что адресант такого документа — сторона договора. Электронная подпись как раз выступает одним из таких способов подтверждения.

Таким образом, на сегодня единый закон, регулирующий внедрение электронного документооборота, отсутствует.

Внутренний документооборот организации регулируется локальными актами организации, электронный документооборот с контрагентами регулируется соглашением между сторонами, а если электронный документооборот организуется с государственными (контролирующими) органами, то необходимо действовать в соответствии с порядком электронного документооборота, принятым для конкретной сферы.

С этих документов начинается, можно сказать, новый этап в развитии управления электронными документами в кредитных организациях России, поскольку нормативно закрепляется не только возможность работы с документами в электронном виде, но и порядок их хранения.

Ответственность за организацию хранения документов

Более подробно описана процедура передачи на архивное хранение документов кредитной организации.

Распечатываем документы со сроком хранения свыше 10 лет

Кроме того, установлено, что лицевые счета и бухгалтерские документы со сроком хранения свыше 10 лет подлежат хранению только на бумажных носителях.

2.1. …Лицевые счета, по которым были проведены операции (была проведена операция), и документы, которые имеют срок хранения свыше десяти лет, подлежат, по мере совершения операций, распечатыванию и хранению на бумажных носителях, при этом распечатывается тот лицевой счет, по которому документы хранятся свыше десяти лет.

4.2. …Бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, нормативный срок хранения которых составляет свыше десяти лет, подлежат распечатыванию и хранению на бумажном носителе. Распечатывание указанных документов осуществляется в день совершения операции.

Правила, однако, не говорят, как поступать в достаточно часто встречающихся ситуациях, когда документы, которым, согласно законодательству, установлен небольшой срок хранения, в интересах самой организации нужно хранить дольше. Конечно, можно продолжить хранить эти документы в электронном виде, но в данный момент такой подход существенно повышает риски кредитной организации.

Можно предложить следующий вариант действий: если выявляются электронные документы, срок хранения которых необходимо увеличить, то соответствующее решение принимает экспертная комиссия (ЭК) организации и она же устанавливает, в каком виде (бумажном или электронном) они будут храниться. На основании решения ЭК документы могут быть переведены на бумажные носители. Процедура этой операции и порядок ее документирования должны быть регламентированы во внутренних нормативных документах организации.

Как исправлять ошибочные записи?

Разрешение ведения документации в электронном виде поставило перед Банком России еще один интересный вопрос: как исправлять выявленные ошибочные записи? В бумажном делопроизводстве эта процедура хорошо отлажена, а вот в электронном ее еще предстоит освоить и кредитным организациям, и Банку России. В правила ведения бухгалтерского учета включены, на мой взгляд, достаточно спорные положения:

1. …При хранении регистров бухгалтерского учета, в том числе в электронном виде, должна обеспечиваться их защита от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

3.4.2. …Если лицевые счета, содержащие ошибочные записи, хранятся в электронном виде, внесение в них изменений не допускается. Информация о внесенных впоследствии исправлениях, по письменному распоряжению, подписанному главным бухгалтером или его заместителем, фиксируется службой, обеспечивающей хранение в электронном виде лицевых счетов.

Более подробно порядок внесения изменений в электронные документы описан в Указании Банка России от 25.11.2009 № 2346-У.

2.7. При выполнении по указанию главного бухгалтера кредитной организации исправительных бухгалтерских записей формируется ДЭВ [документ в электронном виде – ред.], содержащий лицевой счет за день, в котором обнаружена ошибочная запись, с информацией о мемориальном исправительном ордере, которым внесено исправление. ДЭВ об исправительных записях записываются на отдельных ЕХ [единицах хранения – ред.]. Хранение ЕХ организуется способом, обеспечивающим возможность установления связи между ЕХ, на которых хранятся ДЭВ об исправительных записях, и ЕХ, на которых хранятся ДЭВ с ошибочной записью. Периодичность формирования ЕХ с ДЭВ об исправительных записях и передачи ЕХ в фонд ЕХ определяется кредитной организацией.

Базы данных – вне закона?

Кроме того, изменен и п. 4.8, который раньше разрешал хранение электронных документов в виде баз данных. Теперь этой возможности у кредитных организаций не будет. Они, однако, могут вести такие базы данных для справочно-информационных целей.

Новая редакция:

4.8. Кредитная организация вправе формировать с использованием средств вычислительной техники справочно-информационные базы данных в целях оперативного получения и представления учетно-операционной информации (данных) с предоставлением доступа к этим данным в порядке, установленном руководителем кредитной организации.

Старая редакция:

4.8. Кредитная организация вправе организовать хранение бухгалтерских документов в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), сформированных с использованием средств вычислительной техники.

Таким образом, начиная с 1 января 2010 года, в кредитных организациях на совершенно законных основаниях можно перевести основную часть наиболее массовых бухгалтерских документов в электронный вид.

Порядок хранения электронных документов

Надо отметить, что Банк России подошел к вопросу об использовании бухгалтерских документов в электронном виде очень ответственно, одновременно с подготовкой изменений в Правила ведения бухгалтерского учета разработав и порядок их хранения (см. указание Банка России от 25.11.2009 № 2346-У).

Прежде всего стоит отметить, что хранение в электронном виде право, а не обязанность кредитной организации (п. 1.1). Кредитные организации самостоятельно могут решить, в каком объеме и какие виды документов они будут хранить в электронном виде – из числа тех, что перечислены в приложении 1 к Указаниям.

Достаточно важным, с моей точки зрения, является и требование о том, что в случае необходимости представления электронного документа на бумажном носителе должна быть возможность вывести его в соответствии с требованиями, которые действовали на момент составления документа, т.е. в той же форме и с тем же содержанием (п. 1.2).

Можно выделить следующие основные требования к организации хранения:

Предложенная технология хранения не предусматривает возможность конверсии (миграции) электронных документов. А для документов, хранящихся более 5–7 лет, это важно. Ведь этот срок уже грозит устареванию технических средств и программного обеспечения, на которых первоначально был создан документ. И по прошествии этих лет появляется угроза, что в организации не останется такой техники и программного обеспечения, которые бы позволили прочитать документ. И что же –зря его хранили?

Что касается форматов документов, то в Указаниях сказано, что на носителях документы сохраняются в готовом для просмотра формате TXT, DOC, RTF, PDF, TIFF, JPG, BMP, XLS, XML и допускается возможность использования архиваторов ZIP, ARJ, RAR, TAR (п. 2.4). Получается, что нельзя использовать новые офисные форматы Microsoft (DOCX, XLSX) или форматы семейства ODF.

Важным моментом, который отражен в указаниях, является вопрос об организации регулярной проверки состояния носителей информации.

2.19. Проверка состояния ЕХ проводится не реже 1 раза в год и должна затрагивать не менее 10% общего количества ЕХ в фонде ЕХ, сформированных за период после предыдущей проверки.

Проверка состояния ЕХ осуществляется посредством проверки значения функции хэширования, вычисленной на ЕХ, со значением, отраженным на ярлыке к ЕХ.

С моей точки зрения, пункт 2.19 написан технически не совсем верно.

Во-первых, наибольшая вероятность выхода из строя будет у носителей, дольше всего хранящихся в фонде, в то время как формулировка п. 2.19 фактически ориентирует кредитные организации на проверку вновь поступивших носителей.

Во-вторых, когда имеет место несовпадение хэш-функции, это уже крайняя ситуация, до которой лучше дело не доводить. За рубежом (например, в США) при проверке используется доступное программное обеспечение, замеряющее уровень ошибок ввода-вывода при работе с носителем. При превышении порогового значения носитель (к этому моменту еще вполне читаемый) заменяется. Национальные Архивы США также рекомендуют отслеживать статистику ошибок по партиям закупленных носителей и в случае большого числа ошибок перезаписывать все носители из подозрительной партии.

Многие электронные архивы также рекомендуют сочетать проверку носителей по графику и случайную выборку по всему фонду.

Кредитные организации при желании могут предусмотреть такого рода дополнительные работы по проверке состояния электронных носителей информации в своих внутренних регламентах.

Хочется обратить внимание еще на один интересный момент: в новых положениях вообще не упоминается ЭЦП, хотя по правилам бухгалтерского учета все документы должны, как минимум, иметь подпись исполнителя. В Правилах ведения бухгалтерского учета уже давно есть интересный пункт по поводу подписи на документах, в том числе и электронных:

1. В дальнейшем под подписью понимается как собственноручная подпись, так и ее аналоги, применяемые в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Все это означает, что Банк Росси довольно элегантно ушел от непростой проблемы организации хранения документов, подписанных ЭЦП, полностью переложив эту головную боль на кредитные организации.

В нормативных актах Банка Росси не сказано ни слова о том, чтобы обеспечивать при организации архивного хранения электронных документов возможность перепроверять ЭЦП. Если такую возможность реализовывать, то потребуется сохранять дополнительные документы (сертификаты открытых ключей, списки отозванных сертификатов и т.д.) и хранить их в течение как минимум того же периода времени, что и подписанный электронным образом документ. Кроме того, для подтверждения правильности тех ЭЦП, для которых уже истек срок действия сертификата открытого ключа, придется закупать или разрабатывать специальное программное обеспечение.

Установлены сроки хранения для электронных документов и носителей информации. Уничтожение носителей информации должно оформляться актом об уничтожении (п. 2.15).

1.1. ДЭВ хранятся в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

2.14. Кредитная организация должна хранить ЕХ не менее наибольшего из обязательных минимальных сроков хранения содержащихся в ней ДЭВ. Кредитная организация вправе увеличивать сроки хранения ЕХ. В течение срока хранения ЕХ кредитная организация обязана обеспечить возможность повторного формирования (восстановления) вышедших из строя ЕХ.

Разрешена свобода творчества в разумных пределах

Предусмотрено, что данный документ должен определять:

какие виды документов будут храниться в электронном виде и их сроки хранения;
как будут создаваться, маркироваться и учитываться носители однократной записи;
правила оформления ярлыков и описей;
правила ведения описей электронных носителей;
порядок предоставления информации, хранящейся на электронных носителях;
порядок хранения резервных копий;
порядок проверки наличия и состояния единиц хранения, организация проведения проверок и оформление их результатов;
процедура замены единиц хранения и порядок восстановления утерянных (испорченных) единиц хранения;
процедура рассмотрения случаев утери (порчи) документов в электронном виде и единиц хранения;
порядок уничтожения единиц хранения и оформления акта об уничтожении единиц хранения;
порядок обеспечения информационной безопасности фонда единиц хранения.

Кредитным организациям, которые будут налаживать электронное хранение документов на съемных носителях, можно дополнительно порекомендовать применять такие носители однократной записи, которые производитель снабжает уникальными серийными номерами. Это может существенно облегчить идентификацию и учет носителей, поскольку такой уникальный номер можно будет включать во все учетные документы и регистры архива. Использование подобного номера также затруднит подмену носителей.

Во внутреннем регламенте стоит предусмотреть и вопрос о том, какие действия кредитная организация должна предпринять в тех случаях, когда она по каким-либо причинам не в состоянии выполнить определенные требования. Например, что она должна делать в случае неисполнения ею (например, по техническим причинам) требований п. 2.2 о записи документов за каждый операционный день не позднее рабочего дня, следующего за этим операционным днем? Возможно, в этом случае стоит предусмотреть составление акта о нарушении, утвержденного руководителем организации.

Выводы

Возможность хранения основного массива бухгалтерской документации в электронном виде – это большой и своевременный шаг вперед, который можно только приветствовать. Банк России еще раз наглядно продемонстрировал, что он является одним из самых передовых российских ведомств в области современного управления документами.

Понятно, что от кредитных организаций, которые захотят организовать хранение документов в электронном виде, потребуется существенная перестройка всей системы работы с бухгалтерской документацией и значительная переработка внутренней нормативной документации.

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

Большинство современных организаций перешло на электронную форму документов, и они также должны как-то храниться. Как обеспечить надежное хранение? Нужно ли распечатывать электронные документы? Нет. Для их хранения создается электронный архив. К нему предъявляются определенные нормы и требования.

Требования к хранению документов в электронной форме

Читабельность. По отношению к электронным бумагам рассматриваемый принцип остается актуальным. Компьютерное оборудование может устареть, что приведет к утрате читабельности.
Регулярное перезаписывание. Перезапись необходима для того, чтобы документ можно было прочитать при появлении новой техники. То есть информация переносится с устаревшего на новый носитель.
Наличие обозначений для идентификации. Идентификаторы нужны для того, чтобы быстро отыскать нужный документ.
Логическая связь между бумаги. К примеру, есть документ и приложение к нему. Эти две бумаги важно связать друг с другом, так как текст приложения не будет понятен без основного соглашения.

Второй документ, регулирующий электронные архивы, – это Рекомендации по учету и организации хранения. В них указано, что компания должна сформировать внутренние акты по хранению ЭД.

Внутренняя опись электронных документов

Как обычные, так и электронные документы направляются в архив в соответствии с определенным порядком:

Организация ежегодной экспертизы ценностей.
По итогам экспертизы уничтожаются бумаги с истекшими сроками хранения.
Актуальные ЭД включаются в опись и направляются в архив.

Опись ЭД заменяет акт приема-передачи. Заполнять ее нужно в структурном подразделении.

Особенности составления описи

Компания должна правильно организовать опись:

Рекомендуется включить в опись число и тип электронных носителей, которые направляются в архив.

Особенности передачи ЭД в архив

Рассмотрим порядок направления ЭД в архив:

Подразделение подготавливает ЭД к передаче в архив, сохраняет их в требуемых форматах.
ЭД нужно записать на электронные носители с оформленными обложками.
ЭД с большим сроком хранения нужно включить в описи.
Опись и приложения к ней направляются в архив в бумажном формате.
Архивариус должен просканировать предоставленные носители антивирусной программой.
Каждый из файлов проверяется на читабельность.
В опись включается запись о приеме-передаче.
Документ должен быть подписан архивариусом и сотрудником, который занимался передачей ЭД.

Архивариус должен уметь работать с ЭД, пользоваться антивирусными программами.

Требования к документам, отправляемым в архив

Как подготовить ЭД к отправке в архив? Нужно помнить об этих рекомендациях:

При направлении ЭД в архив нужно конвертировать их в специальный формат. В частности, это формат PDF/A-1.
Учетной единицей считается контейнер ЭД. Контейнер – это zip-архив, в котором содержится как документ, так и его метаданные.
Бумаги систематизируются в дела, а затем направляются в контейнеры. Все это выполняется в структурном подразделении.
Контейнеры направляются в архив через интернет или на специальном носителе.
Учитываться должны все электронные документы.
В рамках учета выполняется присвоение контейнерам учетных номеров. Они включаются в архивном шифре. Если ЭД содержатся на обособленном носителе, шифр нужно отобразить на его футляре. Если документ хранится в информационной системе, шифр должен быть включен в метаданные.

Архивный шифр на ЭД схож с шифром для бумажных документов. Однако в первый нужно включить статус бумаг: основная или рабочая.

Особенности хранения ЭД в архиве

В архив нужно сдавать 2 экземпляра ЭД. Они должны быть размещены на разных носителях.
В архиве должны быть все требуемые программы и технические устройства, нужные для чтения, копирования и перезаписи.
Сотрудники должны сделать все, чтобы предупредить утрату ЭД, несанкционированное распространение документов, уничтожение и искажение сведений.

ВАЖНО! Для организации архива обязательно нужно два носителя. Связано это с необходимостью наличия двух экземпляров документов.

Выдача документов

При выдаче ЭД документ нужно скопировать. Достоверность файла устанавливается отсоединенной электронной программой. Выдача бумаги отражается в специальном журнале. Нужные ЭД могут направляться по локальной сети фирмы. В подобной ситуации требуется внести запись в электронный журнал. В нем отражается эта информация:

Дата предоставления документа.
Фамилия и инициалы сотрудника, который запросил бумаги.
Наименование структурного подразделения.
Учетный номер предоставленного ЭД.

Выдача документов должна контролироваться для того, чтобы отслеживать движение всех бумаг.

Особенности уничтожения ЭД

Уничтожение ЭД выполняется в стандартном порядке. Уничтожаемые бумаги указываются в соответствующем акте. В учетной документации проставляются пометки. В целом процесс уничтожения ЭД практически аналогичен уничтожению документов на бумажном носителе. Процедура должна проводиться таким образом, чтобы файлы нельзя было восстановить в дальнейшем. К примеру, можно поместить диск в печь или шредер.

Преимущества и недостатки электронных архивов

Далеко не все фирмы пользуются электронными архивами. Стоит ли на них переходить? Рассмотрим преимущества этой формы хранения:

С ЭД легко работать. Документы можно распечатать, переслать, копировать.
Поиск нужного документа не требует много времени.
Рабочим файлом является копия документа, а не его оригинал. Это позволяет предупредить уничтожение и порчу файла.
Резервирование позволит сохранить ЭД даже в условиях ЧП.

С электронными документами очень просто работать, однако у подобных архивов есть минусы:

Нужно приобретать технические средства и официальные программы для прочтения и хранения ЭД.
Нужно озаботиться защитой данных от несанкционированных изменений.
Существует риск потери данных, особенно в том случае, если пользователи не создают копии файлов.

Переход на электронную систему неизбежен, потому фирмы должны подготовиться к этому переходу.

В соответствии с последними изменениями в инструкции по отчетности учреждения бюджетной сферы должны формировать и хранить отчетность в виде электронного документа. И теперь учреждениям необходимо выбрать способ хранения отчетности и закрепить его в своих локальных актах.

Весенние изменения

В апреле вступили в силу приказы Минфина России от 28.02.2019:

№ 31н о внесении изменений в Инструкцию по бюджетной отчетности, утвержденную приказом Минфина России от 28.12.2010 № 191н[1];
№ 32н о внесении изменений в Инструкцию по бухгалтерской отчетности бюджетных и автономных учреждений, утвержденную приказом Минфина России от 25.03.2011 № 33н[2].

Основные изменения в указанные инструкции по отчетности связаны с требованием об обязательном ее представлении в электронном виде. В связи с этим бухгалтерская отчетность учреждением должна формироваться:

в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью,
либо на электронных носителях или путем передачи по телекоммуникационным каналам.

При этом сроки сдачи отчетности по-прежнему устанавливаются учредителем.

Поэтому Минфин России предполагает, что учреждения, у которых отсутствуют организационно-технические возможности формирования и хранения бухгалтерской отчетности в виде электронного документа, могут продолжать формировать свою отчетность на бумажном носителе с одновременным представлением ее электронной копии на электронных носителях или путем передачи по телекоммуникационным каналам связи. Такая же возможность сохраняется у учреждений и в том случае, когда законодательством РФ установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.

Обратите внимание! Согласно последним изменениям в инструкции по отчетности теперь днем представления бухгалтерской отчетности считается дата ее отправки по телекоммуникационным каналам связи либо дата фактической передачи бухгалтерской отчетности на бумажном носителе по принадлежности. При этом, если дата представления бухгалтерской отчетности учреждения, установленная учредителем, совпадает с праздничным (выходным) днем, то бухгалтерская отчетность представляется учреждением не позднее первого рабочего дня, следующего за установленным днем представления.

Электронный вид

В настоящее время немало программных продуктов предоставляют бухгалтерам возможность работать с электронными документами. Так, в типовом программном продукте для бухгалтерии учреждения уже сейчас реализована возможность подписывать электронной подписью регистры бухгалтерского учета и сохранять их в архиве (рис. 1).

Рис. 1. Подписание регистра учета электронной подписью

При этом возможно формирование регистров бухгалтерского учета, которые сохраняются в файл с определенным форматом (рис. 2).

Рис. 2. Сохранение регистра учета в формате pdf

Сохранение документов в формате pdf важно для их последующего хранения, но об этом будет сказано далее.

Однако для форм отчетности пока не предусмотрено подписание их электронной подписью. Но можно предположить, что до конца текущего года бухгалтеры получат такую возможность и в отношении отчетности.

Кроме того, использование электронной подписи предусматривается и в типовых программных продуктах по документообороту: сформированные файлы можно подгрузить и подписать электронной цифровой подписью (рис. 3).

Рис. 3. Подписание электронной подписью документов

К сожалению, на этом возможности большинства типовых программных продуктов по работе с электронными документами заканчиваются. И причина тому не только в том, что прежде отсутствовали соответствующие требования нормативных документов, но и в ограниченных организационно-технических возможностях бухгалтерий учреждений бюджетной сферы. При этом основные организационные и технические решения в работе с электронными документами связаны с условиями их хранения.

Условия и возможности

До настоящего времени вся бухгалтерская отчетность в учреждениях еще хранится в бумажном виде. Как правило, непременным атрибутом в кабинете главного бухгалтера является шкаф, где на полках стоят папки годовых и квартальных отчетов за последние несколько лет. При этом, если у главбуха возникает необходимость посмотреть какой-то показатель в формах отчетности, он берет нужную папку с полки, листает ее, находит показатель и ставит папку на место. Вся операция занимает несколько минут.

С бумажной отчетностью удобно работать и другим пользователям – тем же ревизорам и проверяющим. Для этого не требуется никаких дополнительных затрат электроэнергии и специальных устройств – только свободный стол и стул.

В случае перевода отчетности в формат электронного документа отпадает необходимость в существовании шкафов в кабинете главного бухгалтера. Однако возникает потребность в обеспечении условий для надежного сохранения электронных документов на соответствующем носителе, а также в наличии соответствующего программного обеспечения и гаджетов. И тогда, чтобы посмотреть какой-то показатель в отчетности прошлых лет, бухгалтеру потребуется, например, взять носитель, присоединить его к компьютеру, открыть соответствующее программное обеспечение, найти нужную информацию, а затем все проделать в обратном порядке. Это не займет много времени, но требует необходимых навыков для работы с электронными документами и программным обеспечением. При этом возникает несколько рисков:

выход из строя носителя;
необходимость постоянного обновления программного обеспечения;
отключение электроэнергии и т.д.

Кроме того, в бухгалтерию учреждения могут прийти ревизоры и потребовать бумажный вариант форм отчетности. Но на момент их прихода может закончиться краска в принтере, сломаться принтер, отсутствовать нужное количество бумаги и т.д. И такие обстоятельства вряд ли будут расценены ревизорами позитивно.

Очевидно, что одним разом все новые требования инструкций по отчетности не решить в этом году. На их реализацию может потребоваться несколько лет. Особенно трудно будет выполнить эти требования небольшим муниципальным учреждениям, у которых финансовые ресурсы весьма ограничены.

А пока в условиях такой неопределенности учреждения могут сослаться на временное отсутствие у них организационно-технической возможности и еще некоторое время продолжать хранение отчетности в традиционном бумажном варианте, но чтобы избежать замечаний со стороны контролирующих органов, отсутствие такой возможности целесообразно зафиксировать в учетной политике учреждения, например, таким образом:

Учетная политика НА 2019 ГОД

1. До создания необходимых организационно-технических возможностей хранение бухгалтерской (бюджетной) отчетности осуществляется на бумажном носителе.

2. Организационно-технические возможности хранения отчетности в электронном виде обеспечиваются в результате:

- выбора способа хранения документов в электронном виде;

- выделения помещения и его оборудования;

- обеспечения передачи в архив документов в электронном виде.

Создание условий

Но и это еще не все! У учреждения должна быть возможность хранения отчетности, подписанной квалифицированной электронной подписью, на электронных носителях с учетом требований российского законодательства, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах.

В настоящее время законодательная и нормативная база в части применения электронных подписей только формируется. И для хранения отчетности в течение длительного времени (то есть в течение 5 лет, как это предусмотрено Проектом № 256н) требуется, в частности, электронная подпись с длительным сроком действия. Возможно, что в ближайшее время будут разработаны и приняты соответствующие нормативные документы. А пока рекомендуем изучить положения следующих документов:

Положения этих документов помогут руководителям и бухгалтерам подготовиться к созданию организационно-технических возможностей по хранению документов бухгалтерского учета и отчетности в виде электронного документа.

Цена вопроса

Во-первых, учреждению потребуется изыскать помещение, которое будет соответствовать определенным требованиям: наличие вентиляции, соблюдение температурного режима, уровня влажности, надежной проводки и, что очень важно, наличие ограниченного доступа.

Во-вторых, для хранения в течение достаточно длительного времени документов в электронном виде потребуется специальное оборудование и программное обеспечение. Стоимость такого оборудования в настоящее время, как правило, выражается в сотнях тысяч рублей и более. Кроме того, для обслуживания такого оборудования нужен специалист с определенными навыками.

Для организации отдельного сервера, где будет расположен архив электронных документов, при работе 20–30 человек рекомендации следующие:

процессор от 2400 МГц, кэш от 8 МБ, минимум 4 ядра;
оперативная память от 16 Гб;
размер жесткого диска от 160 Гб;
дисковая подсистема RAID10 из дисков SAS 10/15к или SAS SSD.

При использовании служб удаленного рабочего стола следует увеличить размер оперативной памяти из расчета 500 Мб на каждого удаленного пользователя.

Для обеспечения комфортной работы с архивом электронных документов рекомендуем следующие характеристики одного рабочего места:

процессор от 3000 МГц, кэш от 4 МБ, минимум 2 ядра;
оперативная память: для 32-битной системы 4 Гб, для 64-битной системы – 8 Гб;
размер жесткого диска от 100 Гб;
жесткий диск: скоростью 7200 кэш от 64 Гб, SSD.

А минимальный набор программного обеспечения может быть такой:

- Microsoft Windows – от Windows XP. Для Windows XP необходим установленный SP3 (пакет обновлений 3);

- Microsoft Windows Server – от Windows Server 2003 для сервера;

- Аstra Linux Special Edition от версии 1.4;

- CentOS от версии 6;

- Debian от версии 8;

- Mint от версии 18

- Red Hat Enteprise Linux от версии 6;

- Ubuntu от версии 14.04 LTS;

- Mac OS X 10.8 и выше;

- пакет Microsoft Оffice, включая средства для работы с файлами формата pdf;

- дополнительное криптографическое программное обеспечение;

- сертификат электронной подписи.

А для работы с базой данных дополнительно потребуются следующие ПО:

Microsoft SQL Server от версии 2005 (для 2005 требуется установка пакета обновлений 3, для 2008 требуется установка пакета обновлений 1);
PostgreSQL от версии 8.1.5;
Oracle Database от версии 10gR2 (Версия 10.2.0.4).

Кроме того, для исключения несанкционированного изменения информации желательно приобрести пакет специального лицензионного программного обеспечения.

Заключение

Переход на формирование и хранение отчетности в виде электронного документа является неизбежным результатом научно-технического прогресса. Однако реализация требований нормативных документов потребует от учреждений бюджетной сферы ощутимых финансовых сложений, а руководителям и бухгалтерам придется приобрести новые профессиональные навыки и знания.

Читайте также: