Обновлено: 18.04.2024

Документы, регламентирующие работу менеджера

Безусловно, внедрение административных регламентов в деятельность федеральных и муниципальных органов исполнительной власти – огромный шаг в направлении демократизации общества, создания прозрачных механизмов принятия решений, снижения административных барьеров. Административный регламент является основным инструментом административной реформы, цели и задачи которой изложены в Концепции административной реформы и сводятся к созданию сервисно-ориентированного государства.

В российских коммерческих организациях разработка пакета регламентирующих документов в массовом порядке пока не проводится, исключение составляют крупные компании, стремящиеся к выходу на международный рынок, а также к привлечению иностранных инвесторов, для которых соответствие международным нормам, в частности стандартам ИСО, является одним из факторов, повышающих инвестиционную привлекательность.

В противоположность российским, западные компании с конца ХХ в. широко применяют в своей деятельности положения системы менеджмента качества, в том числе регламентацию деятельности своих сотрудников. При открытии представительств и филиалов на территории РФ действующие нормы и правила распространяются и на них.

В данной статье будет рассмотрен порядок регламентации труда менеджера одной из международных логистических компаний, имеющей представительство на территории России с 2002 г. Деятельность данной компании вызвала интерес у автора большим количеством регламентирующих документов, по сравнению с российскими компаниями, в которых автору довелось работать, и где единственными регламентирующим документами являлись должностная инструкция и положение о структурном подразделении, носившими формальный характер и не способствовавшими повышению качества труда сотрудников, не помогающими в выполнении должностных обязанностей.

Рассматриваемая компания занимается грузоперевозками. Мировой грузопоток стремительно растет, требования национальных таможенных органов ужесточаются, соответственно, растет количество создаваемых и обрабатываемых документов в процессе движения груза. В таких условиях особое значение приобретает доступность четких инструкций для сотрудника, которыми он всегда сможет воспользоваться, регламентация каждого этапа работы с информацией и документами. При наличии подробных и актуальных инструкций сотруднику не придется тратить время на поиск и трактовку информации. Так организована деятельность в рассматриваемой компании.

В компании используется процессная модель организации деятельности, которая определяется стандартами ИСО, как один из принципов системы менеджмента качества. Ее особенностью является высокий уровень детализации порядка выполнения работ. Поэтому особое значение в компании уделяется регламентации бизнес-процессов, но не просто созданию одного или нескольких документов, а формированию системы взаимосвязанных регламентирующих документов.

Вся деятельность компании разбита на процессы, которые объединены в три большие группы: процессы управления, основные процессы и поддерживающие процессы. К процессам первой группы относятся бизнес-планирование, управление кадровыми ресурсами, внутренний аудит, юридическое сопровождение, т. е. процессы, нацеленные на управление компанией. Основными процессами являются оперативная деятельность, продажи, снабжение – процессы, создающие услугу, являющиеся основными источниками прибыли. К последней группе относятся финансы, офис-менеджмент, информационные технологии и др. Эти процессы обеспечивают функционирование инфраструктуры компании.

Под процессом в компании понимается последовательность различных, но связанных между собой операций, ведущих к определенному результату и выполняемых разными структурными подразделениями. Это определение закреплено во внутренних документах, сведенных в единую систему и посвященных действующей в компании системе управления. Данная система представлена в электронном виде и доступна для всех сотрудников. В ней отражен полный комплект действующих документов по качеству: руководство по качеству, описание процессов, описание процедур и описание форм (образцы документов, используемые при осуществлении процессов и процедур).

Первый уровень: руководство по качеству, документированная политика в области качества.
Второй уровень: описания процессов.
Третий уровень: детализированная рабочая документация, инструкции по контролю, отчеты, рабочие инструкции по качеству, инструкции по охране труда, нормативно-техническая документация.
Четвертый уровень: первичные носители записей по качеству (документы, содержащие достигнутые результаты и свидетельства осуществленной деятельности).

Как уже было сказано выше, в рассматриваемой нами логистической компании выделено четыре уровня документов: руководство по качеству, описание процессов, описание процедур и описание форм. Рассмотрим каждый из этих документов подробнее, особое внимание уделив документам, которые непосредственно регламентируют деятельность рядового сотрудника.

Первый уровень. Руководство по качеству содержит в себе информацию о границах применения действующей системы управления, ее целях и задачах, ответственности, общем порядке внесения изменений, а также определяет основные требования к системе управления.

Второй уровень. Описание бизнес-процессов. В качестве регламентирующего документа компании описание процесса содержит его определение, ответственность, основные требования к структуре процесса и его содержанию. Здесь же приведен перечень всех процессов, даны ссылки на них. Все документы и описания процессов представлены на английском языке, в некоторых случаях существуют два варианта описания – на русском и английском.

Третий уровень регламентирующих документов – описание процедур. Стандартные оперативные процедуры всегда привязаны к процессу и содержат детальное описание одного вида деятельности в рамках одного процесса. Описание процедур выполняет функции рабочей инструкции.

Рассмотрим подробнее один из основных видов регламентирующих документов – описание бизнес-процесса.

Понимание комплекса процессов.

Таким образом, документированный процесс становится инструментом управления, с его помощью можно измерить результат деятельности, соотнести его с запланированными показателями, выявить слабые места и оптимизировать, поэтому утвержденный процесс представляет собой самый оптимальный на данном этапе развития организации путь к достижению поставленных целей. Описанием процессов и их пересмотром в компании занимается специально созданный отдел бизнес-процессов и качества.

Стандарт процесса имеет похожую структуру: общее, сфера применения, ответственность, но дополнен перечнем всех процессов, процедур и документов, применяемых в данном процессе. Стандарт формулируется не в головном офисе, а в региональных представительствах, но на основании глобального руководства, отражая особенности каждого конкретного региона.

Двухуровневая структура документа, состоящая из требований глобального уровня и регионального стандарта, унифицирует все регламентирующие документы, созданные во всех филиалах и представительствах компании, и отражает особенности деятельности в каждой стране.
Непосредственно описание бизнес-процесса представлено в виде блок-схем. Они четко очерчивают структуру и границы процесса и позволяют наглядно продемонстрировать связи, последовательность действий, входы и выходы процесса. Блок-схема состоит из трех столбцов: в первом столбце схематично изображена последовательность действий, во втором приведены комментарии, сроки выполнения каждого этапа, третий столбец содержит ссылки на взаимосвязанные процессы.

Каждое действие процесса описано в одной ячейке (рис. 1).

Рис. 1. Ячейка блок-схемы

Как мы видим, ячейка разбита на три области: в верхней области указан исполнитель действия, в средней – непосредственно действие, нижняя предназначена для указания инструментов, используемых при осуществлении действия (в данном случае получение и проверка входящих счетов происходит вручную). Это наиболее удобный способ отразить наглядно и схематично всю необходимую информацию для сотрудника.
Верхний колонтитул в блок-схеме бизнес-процесса содержит следующую информацию:
− название процесса;
− владелец процесса;
− уровень применения (корпоративный или региональный);
− дата внедрения;
− количество страниц (рис. 2).

Рис. 2. Верхний колонтитул блок-схемы
В нижнем колонтитуле содержится указание на автора, номер версии и идентификационный номер процесса (рис. 3).

Рис. 3. Нижний колонтитул блок-схемы
Начало и окончание процесса обозначаются простой черной линией (рис. 4), ячейки связаны между собой вертикальными линиями, отражающими последовательность действий (рис. 5).

Рис. 4. Обозначение начала процесса

Рис. 5. Отражение последовательности действий

Основной язык описания процессов – английский. Допускается перевод на национальный язык, но английская версия должна быть доступна постоянно.
Все процессы публикуются в электронном виде. Директор по качеству является ответственным за рассылку по электронной почте информации о создании новой версии процесса. С этого момента сотрудники компании несут ответственность за использование актуальной версии.

Вторым регламентирующим документом, которым регулярно пользуются сотрудники рассматриваемой компании в своей деятельности, являются документированные процедуры или рабочие инструкции.

Здесь мы видим, что документирование преследует уже другие цели – документированная процедура становится уже не инструментом управления, а инструкцией для пользователя, т. е. на первый план выходит фиксация и передача информации. За внедрение, развитие и документирование процедуры в компании ответственен владелец процесса, к которому данная процедура относится. Описание процедуры представляет собой текстовый документ с метаданными, к которым относятся: название процедуры, идентификационный номер, номер версии, дата создания документа, автор документа и исполнитель. Эти метаданные обязательны для всех документированных процедур.

В завершении процедуры приведены нормативные сроки выполнения действий.
Действующие процедуры пересматриваются в случае существенного изменения описанных условий. Устаревшие версии архивируются, что позволяет проследить историю изменений каждой процедуры.

Деятельность менеджера по работе с клиентами состоит из ряда однотипных, повторяющихся процедур – это получение заявки на перевозку груза от поставщика, ее подтверждение с получателем, выбор подрядчика для осуществления данной перевозки, информирование получателя груза об этапах его движения, выдача груза получателю при соблюдении последним ряда условий, оговоренных договором между компанией и клиентом. При анализе деятельности отделом бизнес-процессов и качества были выделены четыре бизнес-процесса и 10 ключевых процедур, которые и были описаны.
В качестве бизнес-процессов были выделены такие обязанности сотрудника, как собственно организация перевозки груза, организация перевозки опасного груза и др.

С помощью описания процедурами регламентированы такие вопросы деятельности, как передача нового клиента, действия при получении извещения о возврате загрязненного контейнера, организация перевозки груза через Гамбург и пр., т. е. описаны конкретные ситуации, которые периодически происходят в оперативной деятельности.

Наблюдая за работой специалистов рассматриваемой компании, хочется отметить, что на практике описание бизнес-процессов и описание процедур используются постоянно. Сотрудники обращаются к документам в спорных ситуациях, для ознакомления с новыми должностными обязанностями. Часто со стороны сотрудников по оперативной деятельности поступают предложения по изменению действующих регламентирующих документов в случае существенного изменения ряда ключевых условий, или создании новых документов, регламентирующих новые процедуры (например, появление нового крупного клиента практически всегда требует описания новой процедуры, отражающей особенности работы именно с данным клиентом и его требования). Таким образом, сотрудники заинтересованы в регламентации своей деятельности, понимая все преимущества такого подхода к организации деятельности. Доступность документов позволяет избежать потери времени на поиск нужной информации. Кроме того, в описании бизнес-процессов и описании процедур закреплен передовой опыт работы, следовательно, исключены ошибки и неточности, которые могут возникнуть при обращении за помощью к другим сотрудникам.

На примере компании мы видим все преимущества подробного регламентирования порядка работы сотрудника. С одной стороны, сотрудник компании всегда имеет под рукой всю необходимую информацию для качественного выполнения своих обязанностей. При этом он, как сотрудник по оперативной деятельности, первым сталкиваясь с изменениями внешних или внутренних условий, может инициировать создание новых, необходимых в работе регламентирующих документов. На практике такое случается достаточно регулярно, например, за прошедший год сотрудниками только одного отдела было инициировано описание трех новых процедур.

С другой стороны, руководство компании благодаря регламентирующим документам (описаниям бизнес-процессов и описаниям процедур) имеет четкое представление о том, как организована работа, какие процессы, отражающие внутренние и внешние условия, протекают в организации. На основе этой информации руководством принимаются управленческие решения, связанные с планированием, мониторингом, оптимизацией деятельности, что позволяет постоянно повышать качество труда и эффективность деятельности и достигать целей, поставленных руководством компании.

Должностная инструкция – это локальный документ распорядительного характера, фиксирующий обязанности трудящихся. Перечень этот зависит от множества факторов: особенности производственного процесса, требования к должности, степень ответственности сотрудников.

Функции

ДИ характеризуется этими функциями:

• Определение требований к квалификации, к конкретной должности. В числе этих требований может быть образование, необходимость в специальной подготовке, опыт работы на той же должности.
• Установление обязанностей. В числе обязанностей может быть перечень исполняемых работ, объем работы, степень ответственности сотрудника.

Цели формирования инструкции:

• Документ является основанием для отказа в приеме на должность. В частности, работодатель может отказать соискателю, если тот не отвечает квалификационным требованиям.
• Распределение профессиональных функций между штатом сотрудников.
• Оценка качества деятельности работника на протяжении испытательного срока.
• Оценка качества исполнения сотрудником своей работы.
• Установление несоответствия сотрудника занимаемой им должности.

На основании положений должностной инструкции работодатель может накладывать на сотрудника дисциплинарное взыскание. Основание для его наложения – невыполнение или ненадлежащее выполнение своих рабочих функций.

Формы должностной инструкции

Существует 2 формы должностных инструкций:

• Типовая. Касается определенной должности. Такая инструкция является универсальной. То есть, она относится ко всем сотрудникам, работающим на одной и той же должности. С документом нужно ознакомить работников под роспись. Должностные обязанности в инструкции и трудовом договоре должны совпадать.
• Отдельная. Оформляется отдельным документом. В нем прописываются должностные инструкции, особенности взаимодействия, подчиненность. Бумага является приложением к трудовому соглашению. В этом соглашении также указываются обязанности сотрудника. Но они должны быть прописаны со ссылкой на должностную инструкцию.

Типовая форма более удобна. Позволяет уменьшить документооборот.

Разделы инструкции

Инструкция подразделяется на различные разделы. Рассмотрим их особенности.

Общие положения

В этом разделе прописывается основная информация:

• Должность сотрудника.
• Наименование подразделения.
• Подчиненность сотрудника.
• Порядок назначения на должность и отстранения от нее.
• Особенности замещения основного сотрудника временным.
• Требования к подготовке и знаниям: образование, опыт.

Необходимо также указать перечень нормативных актов, на основании которых работает сотрудник (ТК, внутренние акты, приказы и прочее).

Задачи

В этом разделе фиксируются задачи сотрудника, работающего на определенной должности. Указывается участок работы.

Обязанности

Указываются обязанности работника на определенной должности. Они могут быть специфическими и типовыми, универсальными. Рассмотрим универсальные обязанности:

• Соблюдение сроков подготовки документации.
• Следование правилам взаимодействия в коллективе.
• Соблюдение внутреннего распорядка.

Для некоторых должностей принципиальным является обязанность по соблюдению конфиденциальности информации.

Права

Здесь перечисляются права сотрудника, необходимые для исполнения должностных обязанностей. К примеру, это могут быть следующие права:

• Принятие решений в установленных рамках полномочий.
• Получение конфиденциальных сведений, если они нужны для исполнения должностных функций.
• Согласование и утверждение документации.

В этом разделе имеет смысл зафиксировать порядок реализации этих прав.

Ответственность

Здесь фиксируются формы ответственности сотрудника за неисполнение должностных требований и положений. На работника могут накладываться различные виды ответственности: материальная, административная и прочее.

Взаимодействие

Здесь фиксируется порядок взаимодействия сотрудника с подразделениями/ руководством.

Утверждение

Инструкции обычно создаются кадровым отделом. На документе ставится подпись руководителя отдела. Рекомендуется согласовать его с руководителями подразделений, где работает сотрудник, для которого формируется инструкция. Документ утверждается руководителем компании.

После того, как инструкция утверждена, нужно ознакомить с ней сотрудника под роспись. Работник ставит свою роспись в одном из следующих мест:

• Отдельный лист под роспись.
• Специальный журнал.
• Графа в самой инструкции.

Ознакомление может подтверждаться и иными способами, если они не противоречат закону.

ОТРАСЛЕВОЙ РУКОВОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ

ПОЛОЖЕНИЯ О СТРУКТУРНЫХ ЕДИНИЦАХ И СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ ОБЪЕДИНЕНИЯ, ПРЕДПРИЯТИЯ

Содержание, оформление, порядок разработки и введения в действие

Дата введения 1990-06-01

1. УТВЕРЖДЕН ГНТУ МРП

2. ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ директивным письмом ГНТУ от 02.11.89 N 017-107/К/2539.

3. ИСПОЛНИТЕЛИ: В.Н.БАРАНОВ (руководитель разработки)

5. Срок первой проверки - 1993 г.

Периодичность проверки - 5 лет.

6. Введен взамен ОСТ 4Г 0.091.044, ред.2-80.

7. Ключевые слова: положения, структура, структурная единица, структурное подразделение, самостоятельность, задачи, функции, права, ответственность.

Отраслевой руководящий документ РД 107.12.009-89 разработан в целях обеспечения единого подхода на предприятиях отрасли к разработке положений о структурных единицах объединений, филиалах промышленных предприятий, филиалах НИИ (КБ), подразделениях промышленных предприятий и НИИ (КБ). Приведены примеры оформления различного рода положений.

В РД приведены основные требования, регламентирующие содержание, порядок разработки и введения в действие положений.

Настоящий руководящий документ (РД) распространяется на производственные и научно-производственные объединения (далее - объединения), промышленные предприятия (заводы), научно-исследовательские институты (НИИ), конструкторские и конструкторско-технологические бюро (далее - КБ), филиалы заводов, филиалы НИИ и КБ (далее - филиалы).

Настоящий РД устанавливает требования к построению, оформлению, содержанию, порядку разработки, согласования, утверждения и введения в действие положений о структурных единицах объединений, положений о филиалах, положений о структурных подразделениях предприятий.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Структурные единицы объединений, филиалы, структурные подразделения предприятий действуют на основании положений.

1.2. Положения представляют собой нормативные документы, определяющие юридический статус структурных единиц, филиалов, структурных подразделений, их место в системе объединения, предприятия, внутреннюю организацию, закрепление за ними функций объединения, предприятия.

1.3. Положения разрабатывают о:

структурных единицах объединений;

структурных подразделениях самостоятельных заводов, самостоятельных НИИ, КБ;

структурных подразделениях структурных единиц объединений;

структурных подразделениях филиалов.

К числу структурных подразделений, для которых разрабатывают положения, относятся:

производства (в том числе опытные), функционирующие в качестве структурных подразделений;

цехи основного и вспомогательного производства;

отделения в НИИ, КБ, являющиеся, единой планируемой и отчетной единицей;

отделы (в том числе тематические в НИИ, КБ);

отделы и лаборатории в составе отделений;

бюро в составе производств и цехов.

1.4. Положения не разрабатывают о:

заводах, НИИ, КБ, имеющих права юридического лица;

1. Заводы, НИИ, КБ, имеющие права юридического лица, действуют на основании "Закона о государственном предприятии (объединении)" и Устава.

2. Секторы, несамостоятельные лаборатории, бюро и участки действуют на основании положений о структурных подразделениях, в состав которых они входят.

1.5. Положения также не разрабатывают об отделениях, в которых планируемой и отчетной единицей является не само отделение в целом, а входящие в его состав отделы и лаборатории.

В таких отделениях начальник выступает в роли руководителя научного направления, а работы по этому направлению выполняют отделы (лаборатории) со своим планированием и отчетностью.

В этом случае разрабатывают должностное положение о начальнике отделения, как руководителе тематического направления, а также положения об отделах (лабораториях), входящих в отделение.

1.6. Положения следует разрабатывать в соответствии с:

действующими организационно-распорядительными, нормативными и методическими документами по направлениям деятельности структурной единицы объединения (филиала, структурного подразделения).

При изменении этих документов необходимо вносить соответствующие корректировки или полностью перерабатывать положения.

Примечание. Организационно-распорядительные, нормативные и методические документы, относящиеся к деятельности структурной единицы, филиала, структурного подразделения, выпущенные после утверждения положения об этой структурной единице (филиале, структурном подразделении), действуют наряду с этим положением.

1.7. Содержание положения, количество и наименование разделов зависит от характера объекта (структурная единица, филиал, структурное подразделение), для которого разрабатывают положение, а также от условий, в которых функционирует структурная единица, филиал, структурное подразделение.

В настоящем РД изложение содержания положений производится по следующим группам:

положения о структурных единицах объединений и филиалах;

положение об отделении в НИИ, КБ;

положения о производствах (в том числе опытных), о цехах основного и вспомогательного производства, о самостоятельных участках;

положения об отделах (в том числе тематических в НИИ, КБ), об отделах и лабораториях в составе отделений; о самостоятельных лабораториях и самостоятельных бюро; о бюро в составе производств и цехов.

Общим для положений каждой группы является количество и наименования разделов в них.

1.8. К каждому положению прилагают "Схему подчиненности структурных звеньев" структурной единицы, филиала, структурного подразделения.

Примечание. Структурные звенья - это самостоятельные и несамостоятельные подразделения, должностные лица и исполнители (отдельные работники) предприятия, структурное звено низшего уровня управления - исполнитель (работник).

2. СОДЕРЖАНИЕ ПОЛОЖЕНИЙ

2.1. Положения о структурных единицах объединений и филиалах

2.1.1. Положения о структурных единицах объединений и филиалах должны включать в себя следующие разделы:

1) общие положения;

2) основные задачи;

3) имущество и средства;

4) производственно-хозяйственная деятельность (для заводов - структурных единиц объединений и для филиалов заводов);

научная, научно-техническая и хозяйственная деятельность (для НИИ и КБ - структурных единиц объединений и филиалов НИИ и КБ);

8) ревизия деятельности, реорганизация и ликвидация.

Примечание. Организационную структуру структурной единицы (филиала) разрабатывают и утверждают отдельно.

2.1.2. Раздел "Общие положения" содержит:

полное наименование и административную непосредственную подчиненность структурной единицы (филиала);

уровень хозяйственной самостоятельности структурной единицы (филиала);

правовые, организационно-распорядительные и нормативно-технические документы (НТД), которыми руководствуются в своей работе структурная единица (филиал);

должность руководителя, возглавляющего структурную единицу (филиал);

порядок назначения, утверждения на должность и освобождения от должности руководителя структурной единицы (филиала);

порядок разработки, согласования и утверждения положения о структурной единице (филиале), ее организационной структуры и штатного расписания.

В разделе необходимо также указать, что:

деятельность структурной единицы (филиала) строится на основе плана экономического и социального развития объединения (предприятия);

объединение (предприятие) обеспечивает соблюдение прав структурной единицы (филиала) и осуществляет контроль за выполнением структурной единицей (филиалом) своих обязательств;

структурная единица (филиал) имеет печати с указанием своего наименования и ведет переписку через закрепленное за ним почтовое отделение.

Допускается введение и других необходимых пунктов, конкретизирующих и уточняющих статус структурной единицы (филиала), если эти пункты по своему содержанию не могут быть внесены в другие разделы положения.

2.1.3. В разделе "Основные задачи" приводят перечень основных задач, характеризующих целевое назначение и основные направления деятельности структурной единицы (филиала).

Раздел следует строить таким образом, чтобы каждой основной задаче соответствовала определенная группа функций из раздела "Производственно-хозяйственная деятельность" ("Научная, научно-техническая и хозяйственная деятельность").

Формулировка основных задач должна раскрывать то, ради чего создана и осуществляет свою деятельность структурная единица (филиал).

2.1.4. В разделе "Имущества и средства" следует указать, какие основные фонды и оборотные средства, а также другие материальные ценности и финансовые ресурсы закреплены за структурной единицей (филиалом).

Кроме того, в разделе необходимо указать, какие фонды (материального поощрения, социального развития и др.) формирует структурная единица (филиал).

Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику

Понятие организационно-правовой документации и его виды

Список использованной литературы

Понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и контролировать. В составе организационной функции выделяются подфункции, например создание организации, установление структуры и штатной численности, распределение обязанностей между руководством, регламентация деятельности подразделений и работников, установление системы оплаты труда, режима работы и др. Содержанием организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов – регламентировать деятельность организации во всех ее аспектах.

Значение работы с организационно-правовой документацией предприятия заключается в том, что она позволяет системно рассмотреть структуру предприятия, изучить его функции, понять цели которое оно стремится достичь.

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Понятие организационно-правовой документации и его виды

Организационные правовые документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Цель разработки организационных документов - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками. Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами (приказом или распоряжением руководителя). В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационно-правовые документы и их утверждение. Организационные документы определяют:

- организационно-правовую форму организации, структуру управления;

- штатную численность, состав (номенклатуру) должностей — руководителей, специалистов, технических исполнителей;

- полномочия, обязанности и ответственность структурных подразделений и работников;

- правомочия совещательных органов управления организации;

- регламент деятельности аппарата управления организации;

- режим работы и системы охраны;

- организацию и оценку труда работников;

- правила реорганизации организации;

- порядок ликвидации организации.

Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным направлениям.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Документам организационно – правовой группы присущи некоторые общие характерные черты. Помимо того, что именно через них в рамках акционерного общества осуществляется реализация норм административного права, можно также отметить следующее:

1. Подготовка организационно – правовых документов всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура их проектирования, разработки, уточнения и согласования.

2. Ведение организационно – правовых документов в действие всегда осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем.

3. Организационно – правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены (введения в действие новых взамен устаревших). Практика показывает, что при нормальном режиме работы акционерных обществ большинство организационно – правовых документов подвергается переработке примерно 1 раз в 4-6 лет. Значительно чаще (среднем 1 раз в год) содержание рассматриваемых документов уточняется.

4. Организационно – правовые документы – документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов.

5. Для абсолютного большинства организационно – правовых документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания.

6. Общие требования к оформлению организационно – правовых документов остаются едиными для всех документов данной группы (обязательные реквизиты и порядок их размещения, использование обычной стандартной бумаги, листы которой отвечают всем установленным требованиям, определенных шрифтов и тому подобное).

Деятельность любого предприятия первоначально регулируют организационно – правовые документы, к которым относятся: Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Устав - это сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Устав входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста.

Требования к составлению устава даны в Гражданском Кодексе РФ.
Устав должен содержать следующие реквизиты:

· Наименование вида документа;

· Место составления или издания документа;

· Гриф утверждения документа;

· Подпись лица, утверждающего документ.

Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. (Например, Общее положение о министерствах, Положение о бухгалтерском учете и т.д.) Положения также входят в состав унифицированной системы и имеют установленную структуру текста.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений.

Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается с юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия.

Положение оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:

· Наименование структурного подразделения;

· Наименование вида документа;

· Гриф утверждения документа.

Положение является сложным документом. Структура и содержание Положения определяются, как правило, организацией-разработчиком.
Текст Положения включает следующие разделы:

Инструкция - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц. Заголовок инструкции должен содержать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. (Например, Инструкция по делопроизводству) Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).

Текст инструкции носит указующий характер и содержит распорядительные слова: должен, следует, необходимо, и т.д.

Инструкция содержит следующие реквизиты:

· наименование вида документа;

· заголовок к тексту;

На каждого работника предприятия составляется должностная инструкция - документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.
Основные разделы текста должностной инструкции:

В 1 разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы.

Во 2 разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом.

В 3 разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.

В 4 разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист. Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.
Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, с указанием перечня должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладов, и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание содержит следующие реквизиты:

· наименование вида документа;

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя, согласовывается с гл.бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью организации.
Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия.

Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. (составляется и подписывается также как и штатное расписание).

Правила внутреннего трудового распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

· организация работы предприятия;

· взаимные обязанности работников и администрации;

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируется юристом и утверждается руководителем предприятия.

учет разработка регламент организационный документ

Организационно-правовые документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации. Организационные документы содержат положения, обязательные для исполнения.

К организационно-правовым документам относят:

Организационно-правовые документы оформляются на общем бланке организации или стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Датой организационно-правовых документов является дата утверждения. Организационные документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого документа. Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа. Организационно-правовые документы имеют сложную структуру текста и проходят установленный в организации порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству.

Правильное оформление организационно-правовой документации упрощает работу фирмы и делает ее более устойчивой. Организационно-правовые документы обеспечивают исполнение задач и функций предприятия, организацию его работы. Без грамотной организации организационно-правовой документации продолжительное существование фирмы невозможно.

Список использованной литературы

1. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие. – М., – 2008

2. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. 2-е изд. - СПб.: Питер, 2007

3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: Интел-Синтез, 2003.

4. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М. ВНИИДАД, 2000.

5. Москалев В.А. Современное делопроизводство. - М.: Инфра–М, 2000

Если Вы считаете, что материал нарушает авторские права либо по каким-то другим причинам должен быть удален с сайта, Вы можете оставить жалобу на материал.

Читайте также:

  
• Брачный договор как институт семейного права рб
  
• Подписание туркманчайского мирного договора начало проведения денежной реформы канкрина
  
• Как служба занятости проверяет справки о доходах
  
• Как написать заявление о незаконном увольнении образец
  
• Возмещение по акту проверки