Документы архивного фонда рф в законодательно определенном порядке хранятся постоянно в

Обновлено: 07.07.2024

По окончании года мы стараемся подвести его итоги. В этой статье практик рассказывает об опыте крупного производственного предприятия по организации централизованного учета архивного фонда, который хранится децентрализованно: в двух специализированных архивах, еще в некоторых структурных подразделениях без их передачи в архив (внутри головного офиса) и филиалами. Вы узнаете: как организации регламентировать подобную конструкцию и что считать архивными документами юрлица, какие учетные документы надо вести всем этим подразделениям и как можно ежегодно собирать с них информацию о накопившихся архивных документах.

Договоримся о понятиях

Н ам важно понять, что мы будем считать архивным фондом компании, учет которого нам надо организовать. Потому начнем с терминологии.

93 документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности организации…

109 архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

110 Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526)

2.1. Документы, образующиеся в деятельности организации, составляют документальный фонд…

2.3. Часть документального фонда, включающая документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива, составляет архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве организации.

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению…

2.6. Архивные документы организации составляют один (единый) архивный фонд:

до и после реорганизации, а также изменения структуры, штатов, если указанные мероприятия не повлекли за собой изменения целей и предмета деятельности организации;

до и после изменения территориальных границ деятельности организации;

в случае смены учредителя.

В случае изменения собственника имущества организации архивные документы организации должны включаться в разные архивные фонды.

На стадии делопроизводства документация, входящая в документальный фонд организации, формируется в дела в соответствии с номенклатурой дел. И только те документы, которые переданы на архивное хранение (со сроком хранения свыше 10 лет, в т.ч. постоянно, и по личному составу), считаются архивным фондом организации. Это классика жанра, основанная на нормативных правовых актах.

Другие подразделения наоборот – хотят передавать в архив документы с меньшим сроком хранения, чем 10 лет. Такие документы мы тоже принимаем в архив по согласованию с его руководителем на так называемое депозитарное хранение. При этом допускается их передача в архив по сдаточным описям, без внесения сведений в обычные учетные документы архива. Такие документы, даже находясь в архивохранилище, не входят в архивный фонд организации.

Учет архивных документов организации

К задачам архива, планируемым на конец года, кроме согласования сводной номенклатуры дел и составления графика передачи документов на хранение в архив, мы относим также централизованный учет документов архивного фонда организации. Хотя данную последнюю задачу можно решать и по окончании года в самом начале следующего года.

На мой взгляд, учет архивных документов – это одна из наиболее важных задач архива. Независимо от того, хранятся архивные документы в архиве или в структурных подразделениях, которые их же и выпускают, учесть нужно все!

Порядок ведения первичных учетных документов полно и в доступной форме приведен в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила).

3.1. Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, включая документы по личному составу, копии документов фонда пользования (при наличии) и описи дел, документов…

3.6. В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят:

книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение № 11);

список фондов (приложение № 12);

лист фонда (приложение № 13);

опись дел, документов (приложения № 14, 15, 16, 17, 18);

реестр описей (приложение № 19).

в книгу учета поступления и выбытия дел, документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления (выбытия) дел, документов;
в список фондов вносятся все фонды организации, если их более 1;
лист фонда составляется на каждый архивный фонд, в нем учитываются все описи дел, документов фонда;
в описи дел, документов учитываются все единицы хранения в соответствии с принятой систематизацией;
реестр описей ведется при наличии в архиве организации 2 и более описей дел, документов.

К вспомогательным учетным документам мы добавили журнал выдачи архивных дел, документов во временное пользование (Пример 4), в который последовательно вносится каждая выдача во временное пользование и возврат дел, документов.

Если рассматривать вопрос о необходимости ведения основных учетных документов для архивов и подразделений, которые осуществляют самостоятельное архивное хранение выпущенной документации, то мы пошли следующим путем:

Таблица 1. Какие учетные документы ведут подразделения, осуществляющие архивное хранение

Перечисленное в Таблице 1 относится к внутреннему учету архивных документов.

Если ваша организация является источником комплектования государственного, районного или городского архивов и поэтому обязана в соответствии с Регламентом государственного учета.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Документы архивного фонда рф в законодательно определенном порядке хранятся постоянно в

Договоримся о понятиях

Учет архивных документов организации

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Рекомендовано для вас

Выдача пользователям документов из архива организации

Как указывать должности работников в приказе филиала