Документ в котором указана причитающаяся за что либо денежная сумма это

Обновлено: 18.05.2024

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА

Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются.

На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация.

Документ – это совокупность сведений, расположенных на материальном носителе и имеющих правовую основу.

Составной частью управления любой организационной системой является делопроизводство.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Делопроизводство – сфера деятельности, связанная с процессом создания документов и организацией работы с ними.

Цель делопроизводства – информационное обеспечение процесса управления.

Основные задачи делопроизводства:

- создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе;

- передача документов для их последующего исполнения или принятия решений

- регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;

- систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.

Формы организации делопроизводства:

Централизованная форма характеризуется тем, что все операции по обработке документов сосредотачиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Эта форма характерна для мелких учреждений.

Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Используется редко.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (хранение документов, формирование дел). Характерна для средних и крупных учреждений.

Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.

Документирование – это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.

Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. Они делятся на:

-простые средства (ручки, карандаши)

-механические и электромеханические средства (пишущие машинки, магнитофоны, фото-, кино- и видео техника)

-автоматизированные средства (компьютерная техника).

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установ- ленным порядком оформления.

Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).

Формуляр документа – это набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.

Система документации – совокупность документов, связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.

Документооборот учреждения – это процесс движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.

Продвижение документа происходит:

В пространстве: внутри предприятия и за его пределами.
Во времени: от момента создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранение.

Организация документооборота на предприятии

Различают внешний и внутренний контуры документооборота.

Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение. Заканчивается внешний контур регистрацией исходящих документов.

Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.

1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА

Документ – это совокупность сведений, расположенных на материальном носителе и имеющих правовую основу.

Составной частью управления любой организационной системой является делопроизводство.

Цель делопроизводства – информационное обеспечение процесса управления.

Основные задачи делопроизводства:

- создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе;

- передача документов для их последующего исполнения или принятия решений

- регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;

- систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.

Формы организации делопроизводства:

Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.

Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. Они делятся на:

-простые средства (ручки, карандаши)

-механические и электромеханические средства (пишущие машинки, магнитофоны, фото-, кино- и видео техника)

-автоматизированные средства (компьютерная техника).

Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).

Продвижение документа происходит:

В пространстве: внутри предприятия и за его пределами.
Во времени: от момента создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранение.

Организация документооборота на предприятии

Различают внешний и внутренний контуры документооборота.

Что такое расчетный листок по зарплате

Это документ, в котором приводится полная расшифровка начислений в пользу работника и удержаний из заработной платы. Правовым основанием для составления и выдачи расчетного листка является статья 136 ТК РФ. Она гласит, что при выплате зарплаты работодатель должен известить сотрудника: о ее составных частях; о размерах иных начисленных сумм (в т.ч. компенсации за нарушение сроков выплат сумм, причитающихся работнику); об удержаниях и об общей сумме, подлежащей выплате. А ниже в статье 136 ТК РФ сказано, что форма расчетного листка утверждается работодателем.

Таким образом, извещать работников о начислениях и удержаниях нужно с помощью расчетного листка.

Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб‑сервисе Попробовать бесплатно

Для кого нужно сделать расчетный лист

Кто составляет расчетный лист

В Трудовом кодексе и других нормативных актах не сказано, кто именно составляет и выдает расчетные листки от имени работодателя. Соответственно, компания вправе самостоятельно назначить ответственных лиц. Это могут быть как сотрудники бухгалтерии, так и работники кадровой или иной службы. При этом допустимо разделение функций. Так, составлять зарплатные квитки может одно подразделение (например, бухгалтерия), а выдавать или рассылать — другие подразделения или лица (ИТ-служба, кассир, непосредственный руководитель и проч.).

Законодательство не требует заверять расчетные листки подписью лица, ответственного за их выдачу, либо руководителя организации, а также ставить на них печать. В то же время работодатель вправе утвердить форму листка, которая содержит такие обязательные реквизиты, как подпись и (или) печать. Это не является нарушением.

Составляйте кадровые документы в веб‑сервисе по готовым шаблонам Составить бесплатно

Образец расчетного листка по зарплате

Как уже упоминалось, форму зарплатного квитка утверждает работодатель (ст. 136 ТК РФ). Для этого нужно издать приказ или распоряжение. Применение неутвержденной формы является нарушением трудового законодательства. Работодатель, допустивший такое нарушение, может быть оштрафован на основании части 1 статьи 5.27 КоАП РФ (см. постановление Верховного суда РФ от 23.12.10 № 75-АД10-3).

Образец расчетного листка

Структурное подразделение, должность _________________________________

Работник ____________________ Табельный номер __________

Период начисления __________________(указывается месяц)

Всего начислено: _________________ руб.

в том числе (по видам выплат):

в том числе (по видам удержаний):

Общая сумма, подлежащая выплате за (указывается месяц): ____________________руб.

Всего выплачено ____________________ руб.,

по расчетной ведомости

от _________ № __

по расчетной ведомости

от _________ № __

в натуральной форме

Правила формирования расчетного листка

Согласно части 1 статьи 136 ТК РФ, в расчетном листке указывается следующая информация:

о составных частях заработной платы работника за соответствующий период;
о размерах иных начисленных сумм. К ним, в частности, относится денежная компенсация за нарушение работодателем установленного срока выплаты зарплаты, оплаты отпуска, выплат при увольнении и др.;
о размерах и основаниях произведенных удержаний;
об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Даже если зарплата всегда выдается вовремя, расчетный листок должен содержать реквизит, поле или место для указания информации о сумме начисленной компенсации за нарушение работодателем срока выплаты. Ведь эта информация включается в листок в силу прямого указания статьи 136 ТК РФ. Если в утвержденной форме расчетного листка нет такого реквизита (поля, места), это обстоятельство может стать основанием для применения штрафа, предусмотренного частью 1 статьи 5.27.1 КоАП (постановление Верховного суда от 03.08.17 № 73-АД17-2).

Как передать расчетный лист работнику

Срок выдачи зарплатных квитков

Однако Минтруд в письме от 24.05.18 № 14-1/ООГ-4375 разъяснил следующее: при применении систем оплаты труда, в которых работникам устанавливаются оклады или месячные тарифные ставки, допустимо оформлять расчетные листки с указанием начисленной месячной заработной платы. Другими словами, таким работникам квиток с расшифровкой начислений и удержаний можно выдавать один раз в месяц. Аналогичный вывод содержится в письме Роструда от 17.09.21 № ПГ/26944-6-1.

А вот при выплате отпускных составлять расчетные листки не нужно. Это связано с тем, что отпуск оплачиваются исходя из среднего заработка. А значит, такая оплата не является выплатой зарплаты. Поэтому нет и оснований выдавать квитки с расшифровкой зарплаты при перечислении отпускных (письмо Роструда от 24.12.07 № 5277-6-1).

Подтверждение выдачи расчетных листков

Как уже говорилось, Трудовой кодекс не регулирует порядок передачи работникам листков с расшифровкой зарплаты. В том числе, не регламентирован вопрос о необходимости подтверждения факта выдачи этого документа. Но поскольку за его невыдачу установлена ответственность, все же целесообразно иметь такое подтверждение.

Понятно, что если зарплатные квитки направляются работникам в электронной форме, то соответствующий факт будет зафиксирован самой системой рассылки (в электронной почте, логах корпоративного портала).

Если нет подтверждающих документов, факт выдачи зарплатных листков можно подтвердить свидетельскими показаниями работников (решение Интинского городского суда Республики Коми от 10.04.18 № 2-166/2018).

Ответственность работодателя

Невыдача расчетных листков может стать поводом для привлечения виновных к административной ответственности за нарушение трудового законодательства. На основании части 1 статьи 5.27 КоАП РФ штраф на юрлиц составит от 30 000 до 50 000 руб., на ИП и должностных лиц компании — от 1 000 до 5 000 руб.

Вместо штрафа малому или среднему предприятию могут вынести предупреждение. Эта льгота действует, если нарушение совершено впервые и отсутствует имущественный ущерб (ст. 4.1.1 КоАП РФ).

При повторном нарушении штрафы вырастут и составят: для организаций — от 50 000 до 70 000 руб.; для ИП и должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб. (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ). Вместо штрафа руководителя компании, допустившего повторное нарушение, могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет.

1. При отсутствии какого-либо документа или несоответствии документов по внешним признакам инкассовому поручению исполняющий банк обязан немедленно известить об этом лицо, от которого было получено инкассовое поручение. В случае неустранения указанных недостатков банк вправе возвратить документы без исполнения.

2. Документы представляются плательщику в той форме, в которой они получены, за исключением отметок и надписей банков, необходимых для оформления инкассовой операции.

3. Если документы подлежат оплате по предъявлении, исполняющий банк должен сделать представление к платежу немедленно по получении инкассового поручения.

Если документы подлежат оплате в иной срок, исполняющий банк должен для получения акцепта плательщика представить документы к акцепту немедленно по получении инкассового поручения, а требование платежа должно быть сделано не позднее дня наступления указанного в документе срока платежа.

4. Частичные платежи могут быть приняты в случаях, когда это установлено банковскими правилами, либо при наличии специального разрешения в инкассовом поручении.

5. Полученные (инкассированные) суммы должны быть перечислены исполняющим банком банку-эмитенту, который обязан зачислить эти суммы на банковский счет клиента. Исполняющий банк вправе удержать из инкассированных сумм причитающиеся ему вознаграждение и возмещение расходов.

Комментарий к ст. 875 ГК РФ

1. Термин "инкассовое поручение" в наименовании данной статьи принято рассматривать как распоряжение клиента банку о получении от плательщика платежа, которое может оформляться в виде разных расчетных документов: как инкассовых поручений, так и платежных требований. Тем не менее содержание норм ГК, регулирующих сходные отношения об исполнении платежных поручений (ст. 864 ГК) и аккредитива (ст. 870 ГК), дает основания полагать, что в них речь идет именно о расчетных документах, а не о распоряжениях клиентов банку.

2. Исполнение инкассового поручения означает списание денежных средств со счета плательщика и перечисление их на счет получателя.

Получатель представляет в банк расчетные и иные документы при реестре расчетных документов, переданных на инкассо. В реестр могут включаться по усмотрению получателя инкассовые поручения и платежные требования.

Исполнение осуществляется исполняющим банком по получении им документов и реестра. Принятие документов на инкассо осуществляется банком-эмитентом, поскольку именно он обслуживает получателя средств на основании договора банковского счета.

Получив инкассовое поручение, банк-эмитент должен проверить его на соответствие по внешним признакам требованиям закона. Ответственный исполнитель банка-эмитента осуществляет проверку соответствия документа установленной форме бланка, полноты заполнения реквизитов, соответствия подписей и печати получателя (взыскателя) средств образцам, указанным в карточке с образцами, а также идентичности всех экземпляров расчетных документов. Также проверяется соответствие реквизитов расчетного документа реквизитам исполнительного документа. Но наименования "получатель" и "взыскатель" могут не совпадать в случае взыскания денежных средств судебным приставом-исполнителем на депозитный счет службы судебных приставов (п. 8.4 Положения ЦБ РФ N 2-П).

В соответствии с п. 12.6 Положения ЦБ РФ N 2-П банки не принимают к исполнению инкассовое поручение, если прилагаемый к нему исполнительный документ предъявлен по истечении срока, предусмотренного законодательством.

Не принятые к исполнению расчетные документы вычеркиваются из реестра переданных на инкассо документов и возвращаются получателю.

В соответствии с п. 6 ст. 70 Закона об исполнительном производстве в случае обоснованных сомнений в подлинности исполнительного документа, полученного непосредственно от взыскателя, банк имеет право задержать исполнение для проверки подлинности исполнительного документа и достоверности сведений, но не более чем на семь дней.

3. Если банк-эмитент принимает документы на инкассо, этим он принимает на себя обязательство доставить их по назначению. Данное обязательство, а также порядок и сроки возмещения затрат по доставке отражаются в договоре банковского счета с клиентом. Банк организует доставку документов своих клиентов самостоятельно.

Исполняющий банк, получивший документы, также должен проверить их на соответствие по внешним признакам требованиям закона. Ответственный исполнитель банка осуществляет проверку соответствия документа установленной форме бланка, полноты заполнения реквизитов, идентичности всех экземпляров расчетных документов, наличия штампа банка-эмитента и подписи ответственного исполнителя. Также проверяется соответствие реквизитов расчетного документа реквизитам исполнительного документа.

Если полученный документ не отвечает предъявляемым к инкассовым поручениям требованиям, исполняющий банк обязан немедленно известить об этом лицо, от которого документ был получен (получателя или банк-эмитент), с указанием конкретных недостатков документа. Получатель имеет право устранить выявленные недостатки и представить документы в банк повторно. Срок для устранения недостатков не установлен, но это не означает, что он может быть сколь угодно долгим. Разумность срока определяется исходя из времени, необходимого для доставки извещения получателю, исправления им документов и доставки исправленных документов исполняющему банку.

Такие же последствия наступают, если отсутствует какой-либо документ, который должен быть подан вместе с инкассовым поручением (например, исполнительный документ).

4. Исполняющий банк и банк-эмитент, получающие инкассовые поручения, делают на нем отметки и надписи, необходимые для оформления инкассовой операции. К таким отметкам, например, относятся штамп банка-эмитента, дата приема и подпись ответственного исполнителя.

В той форме, в какой инкассовое поручение было получено, с необходимыми отметками документы представляются плательщику.

5. Инкассовое поручение может содержать срок платежа - по предъявлении или иной срок.

Срок по предъявлении означает, что исполняющий банк должен сделать представление к платежу немедленно по получении инкассового поручения. Термин "немедленно" в данном случае не имеет однозначной трактовки. Его буквальное толкование позволяет заключить, что оплата инкассового поручения должна быть осуществлена в тот же день, когда инкассовое поручение было получено. Но оно не находит подтверждения в законодательстве. Так, согласно п. 8.12 Положения ЦБ РФ N 2-П исполняющий банк должен исполнить поручение получателя средств не позже рабочего дня, следующего за днем получения соответствующего документа от получателя (взыскателя) средств, если иной срок не предусмотрен договором банковского счета. В соответствии с п. 5 ст. 70 Закона об исполнительном производстве банк исполняет требование исполнительного документа о взыскании денежных средств со счета должника в течение трех дней с момента получения исполнительного документа от взыскателя или судебного пристава.

При ином сроке платежа исполняющий банк должен представить документы немедленно по получении инкассового поручения к акцепту, а до истечения срока, указанного в инкассовом поручении, - к платежу.

6. Исполнение инкассовых поручений означает списание денежных средств со счетов плательщиков в бесспорном порядке. Банки не рассматривают по существу возражения плательщиков против списания средств с их счетов.

Если на счете плательщика есть денежные средства, они списываются на основании полученных инкассовых поручений (в некоторых случаях - с приложенными исполнительными документами) в бесспорном порядке. В соответствии с п. 12.10 Положения ЦБ РФ N 2-П банки приостанавливают списание в бесспорном порядке в следующих случаях: по решению органа, осуществляющего контрольные функции; при наличии судебного акта о приостановлении взыскания; по иным основаниям, предусмотренным законом. При возобновлении списания группа очередности и календарная очередность поступления документов сохраняются.

При отсутствии или недостаточности денежных средств для удовлетворения требований взыскателя на счете плательщика (если договором банковского счета не предусмотрено кредитование счета плательщика) инкассовые поручения помещаются в картотеку по внебалансовому счету N 90902 "Расчетные документы, не оплаченные в срок" с указанием даты помещения в картотеку. Оплата документов в картотеке осуществляется по мере поступления денежных средств на счет плательщика в очередности, предусмотренной законом.

7. Исполнение инкассового поручения осуществляется в полном объеме. Частичная оплата инкассового поручения допускается в случаях, предусмотренных банковскими правилами, либо при наличии специального разрешения на это в инкассовом поручении.

В соответствии с п. 8.10 Положения ЦБ РФ N 2-П допускается частичная оплата инкассовых поручений, находящихся в картотеке N 90902 "Расчетные документы, не оплаченные в срок", в порядке, аналогичном порядку частичной оплаты платежных поручений.

8. Денежная сумма, списанная со счета плательщика, должна быть немедленно передана исполняющим банком в распоряжение банка-эмитента. Такая передача осуществляется путем зачисления денежных средств на корреспондентский счет банка-эмитента при наличии между ними корреспондентских отношений, либо денежные средства зачисляются на корреспондентский счет банка-эмитента в ЦБ РФ. Сроки осуществления банковских операций должны соответствовать срокам, предусмотренным законом (ст. 849 ГК).

Общие сроки всех операций, необходимых для расчетов по инкассо, определяются с учетом особенностей проведения инкассовых операций. Так, при определении срока, в пределах которого банк-эмитент обязан обеспечить зачисление денежных средств на счет получателя, принимаются во внимание сроки совершения операций по счетам (ст. 849 ГК), сроки пробега документов, направляемых в исполняющий банк, а также сроки, установленные банковскими правилами для акцепта этих документов плательщиком. Нерабочие дни не засчитываются в течение срока (п. 16 письма ВАС N 39). Поэтому такой срок может превышать общий срок безналичных расчетов, установленный ст. 80 Закона о ЦБ РФ.

Исполнительный документ, взыскание по которому произведено, возвращается в суд или в другой выдавший документ орган.

Исполняющий банк имеет право удержать из инкассированной суммы причитающиеся ему вознаграждение и возмещение расходов, так как инкассирование является банковской услугой и производится за счет клиента. Поскольку предъявление документов к платежу не всегда заканчивается перечислением денежных средств, а исполняющий банк до получения отказа совершает определенные действия и несет расходы, банки часто заключают соглашение об оплате услуг исполняющего банка за счет банка-эмитента. Последний, в свою очередь, может взыскать свои расходы с плательщика на основании п. 1 ст. 874 ГК.

9. Исполнение платежных требований осуществляется по аналогии закона по правилам, установленным для исполнения инкассовых поручений, если они не противоречат особенностям осуществления расчетов по платежным требованиям.

Правила об исполнении инкассовых поручений применяются по аналогии при предъявлении к оплате инкассированных чеков (ч. 2 п. 1 ст. 882 ГК).

К отношениям по оплате инкассированных векселей коммент. правила применяться не могут, так как вексель не является расчетным документом и для осуществления перечислений денежных средств со счета на счет предъявления векселя в банк плательщика недостаточно. Списание средств со счета плательщика может производиться только на основании расчетного документа (например, плательщик, готовый оплатить предъявленный в его банк вексель, может выдать банку платежное поручение либо оплата векселя может быть предусмотрена условиями аккредитива).

Читайте также: