Документ фиксирующий ход обсуждения какого либо вопроса это а докладная записка б приказ в протокол

Обновлено: 17.05.2024

К справочно-информационным документам относятся: акт, протокол, справка, докладная записка, объяснительная записка, служебное письмо, телекс, факсограмма, телефонограмма.

Акт –это документ, фиксирующий фактическое состояние дел.

В процессе повседневной деятельности предприятия возникает необходимость в оформлении самых разнообразных актов: передачи дел, материальных ценностей и т.п.

Для подготовки перечисленных документов следует использовать формы установленного образца.

Текст акта в общем случае состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого фиксируется факт (событие, действие и т.п.), в подготовке акта.

В именительном падеже указываются:

1. наименование их должностей;

2. наименование представляемых ими предприятий (организаций, учреждений);

3. фамилии и инициалы.

Если акт подготовлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии, затем при наличии заместитель (заместители) председателя, а после этого (в алфавитном порядке) члены комиссии. Последнем в списке указывается секретарь комиссии. В необходимых случаях в акте допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия должностных лиц, участвующих в подготовке акта.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, характер проделанной работы, установленные факты, выводы и заключения.

В конце акта указываются сведения о количестве экземпляров акта и месте их хранения (количество экземпляров акта определяется в соответствии с нормативными документами, регламентирующими составление акта).

Протокол –это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях.

В соответствии с инструкцией протокол составляется на основании:

1. записей, произведенных в время совещания (заседания);

2. представленных тезисов докладов и выступлений;

4. проектов решений;

5. других документов и материалов протокольного мероприятия.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей вводной и основной.

Во вводной части протокола оформляются следующие реквизиты:

1. председатель или председательствующий;

3. присутствовали (список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших);

5. докладчики по каждому пункту повестки дня.

Справка – документ, содержащий ответ на запрошенную информацию, или подтверждение тех или иных фактов и событий. Могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

Докладная записка – адресованный руководителю документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, отражающего производственную деятельность организации, с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги.

Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внутренней и внешней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации.

Объяснительная записка - документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка оформляется рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Телекс – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи – по абонентской телексной сети. Иначе, говоря, телекс – это телеграмма, посланная по телетайпу (аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи).

Факсограмма (телефакс, факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Тестовые задания дают возможность в наиболее короткий срок одновременно проверить усвоение учебного материала всеми студентами группы, определить направления для индивидуальной работы с каждым.

Группы 2 курса и группа 3 курса специальности 100112 изучают предмет с начала второго семестра. За это время пройдено 7 тем.

Задания включают в себя материал по ключевым темам курса:

Тема 4. Организационные документы.

Тема 5. Распорядительные документы.

Тема 6. Организационно-справочная документация.

Ответы на тестовые вопросы по предложенным темам позволят определить степень усвоения теоретического материала – знания видов документов, используемых в организации и порядка их оформления.

Для обеспечения большей самостоятельности в выполнении контрольной работы предлагается три варианта проверочных заданий.

Однородность работ, выполняемых студентами, позволяет предъявлять ко всем одинаковые требования, обеспечивает объективность оценки результатов обучения

Количество заданий в одном варианте выбрано из расчета времени (по 1,5 минуты на каждое задание), а также потому, что 25 заданий наиболее полно охватывают изученный материал. Задания выбраны наиболее важные, дающие возможность выявить, как изучен программный материал.

1. Документ, где закрепляется должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы:

а) штатное расписание;

г) структура и штатная численность.

2. Какому виду документации относится устав:

г) документ по личному составу.

3. Нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы предприятия или структурного подразделения, это:

г) правила внутреннего трудового распорядка.

4. Основанием для внесения изменений в должностную инструкцию является:

5. Какой из документов относят к организационным?

6. Какому виду документации относится приказ:

7. Правовой акт, принимаемый коллегией министерства или ведомства, научным советом и т.д. это:

8.Какого реквизита нет в выписке из приказа?

а) название организации;

б) название вида документа;

г) ссылка на регистрационный номер и дату документа.

9. Часть текста приказа, где отражаются цели и задачи, предписываемых действий, причины издания приказа:

10. Документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов, это:

а) организационные документы;

б) документы по личному составу;

11. Правовой акт, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а так же по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов, это:

12. Часть текста распорядительного документа, которая содержит предписываемые действия, Ф. И. О. должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения:

13. Распорядительный документ, по которому оформляется прием на работу, перемещение по служебной лестнице, увольнение, предоставление отпусков:

а) приказ по основной деятельности;

б) приказ по личному составу;

14. Какие реквизиты входят в состав формуляра-образца приказа?

а) наименование организации;

б) название вида документа;

в) дата, регистрационный номер;

15. Важнейший правовой распорядительный документ, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач, это:

16. Документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов, это:

г) служебная записка.

17. Акт подписывается:

а) руководителем предприятия;

б) председателем и секретарем;

в) председателем комиссии;

г) всеми членами комиссии.

18. Документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя, это:

а) докладная записка;

б) объяснительная записка;

19. Текст акта должен заканчиваться …

а) рассылкой по экземплярам;

в) отметкой о приложении к документу;

20. В какой последовательности оформляется вводная часть протокола?

а) председатель секретарь, присутствовали, повестка дня;

б) повестка дня, присутствовали, председатель, секретарь;

в) повестка дня, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ;

г) СЛУШАЛИ, ПОСТАНОВИЛИ.

21. Не входит в состав реквизитов протокола следующий реквизит:

г) наименование вида документа.

22. Какие реквизиты НЕ входят в состав реквизитов акта?

а) наименование организации (подразделения), составившей акт;

б) название вида документа;

в) место составления;

г) справочные данные об организации.

23. Какого реквизита нет в докладной (служебной) записке?

а) наименование вида документа;

б) место составления;

24. С какой целью составляется объяснительная записка?

а) объяснить причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, пояснить содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета и т.д.);

б) описать изменения личных данных в документах;

в) зафиксировать имевшие место факты;

г) закрепить правовое положение организации.

25. Выберите правильный вариант реквизитов протокола?

а) наименование организации (структурного подразделения), название вида документа, дата заседания, номер, заголовок текста, текст, подписи;

б) наименование организации (структурного подразделения), справочные данные об организации, название вида документа, дата заседания, номер, заголовок текста, текст, подписи;

в) наименование организации, дата заседания, номер, заголовок текста, текст, подписи;

д) наименование организации (структурного подразделения), справочные данные об организации, название вида документа, дата заседания, номер, заголовок текста, текст, подписи, адресат.

1. Выберите список, содержащий только организационные документы:

а) приказы, устав, штатное расписание, должностные инструкции;

б) устав, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, должностные инструкции;

в) устав, приказы, акты, протоколы;

г) устав, учредительный договор, акт, протокол, бухгалтерские отчеты.

2. Что такое устав организации?

а) свод правил, регулирующих взаимоотношения организации с государственными органами власти;

б) нормативный документ, регулирующий деятельность сотрудников предприятия;

в) основной учредительный документ, определяющий правовой статус организации, необходимый, согласно закону, для ее государственной регистрации;

г) распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления; министерствами, ведомствами, организациями по вопросам организационно-методического характера, вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов.

3. Какие реквизиты НЕ входят в состав инструкции?

а) название организации-автора документа;

в) виза согласования;

4. Какие реквизиты НЕ входят в состав положения?

а) справочные данные об организации;

б) название организации;

в) гриф утверждения;

г) наименование вида документа.

5. Какие положения НЕ закреплены в штатном расписании организации?

а) должностной и численный состав предприятия;

б) перечень должностей;

в) функциональные обязанности;

г) количество штатных единиц.

6. Приказы по личному составу регистрируются:

а) совместно с распорядительными документами;

б) строго отдельно от других видов документации;

в) совместно с приказами по основной деятельности;

г) нет верного ответа.

7. Распорядительный документ вступает в силу:

а) с момента отправки;

б) с момента получения;

в) с момента подписания;

г) нет правильного ответа.

8. Какой из документов относят к распорядительным?

г) докладная записка.

9. Какой реквизит не входит в состав реквизитов приказа по основной деятельности:

а) название организации;

б) вид документа;

в) место издания;

10. Приказы по основной деятельности:

а) регистрируются в обязательном порядке;

б) регистрируются наиболее важные;

в) регистрируются по указанию руководителя

г) не регистрируются.

11. В водной части распорядительного документа содержаться …

а) цели и причины создания документа;

б) основные направления деятельности учреждения;

в) распоряжения руководителя;

г) сроки исполнения распоряжения.

12. Какое слово используется, соединяя констатирующую и распорядительную части текста приказа:

13. В каком варианте правильно названы реквизиты бланка приказа?

г) государственный герб, наименование организации, ссылка на регистрационный номер и дату документа.

14. Какие документы являются распорядительными:

а) должностная инструкция, приказ, решение, указание, учредительный договор (контракт);

б) приказ, решение, указание, постановление, распоряжение;

в) решение, договор (контракт), указание, приказ, протокол, распоряжение

г) должностная инструкция, приказ, учредительный договор (контракт).

15. Какие распорядительные документы принимаются коллегиальными органами:

16. Протокол подписывает:

а) все члены заседания;

в) председатель и секретарь;

г) все ответы верны.

17. Документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события, это:

18. Организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, это:

а) докладная записка;

б) объяснительная записка;

20. Основная часть протокола строится по схеме:

21. Текст акта состоит из:

а) вводной и констатирующей;

б) вводной, констатирующей и распорядительной;

в) вводной и постановляющей;

в) констатирующей и постановляющей.

22. К протоколу в качестве приложения должен быть оформлен список присутствующих:

а) если присутствующих более 5 человек;

б) если присутствующих более 10 человек;

в) если присутствующих более 15 человек;

г) если на совещании присутствуют приглашенные из других учреждений.

23. Какие реквизиты НЕ входят в состав реквизитов протокола?

а) наименование организации (структурного подразделения);

б) название вида документа;

в) дата заседания, номер;

г) справочные данные об организации;

24. Выберите правильный состав реквизитов акта?

а) наименование организации (подразделения), составившей акт, название вида документа, место составления, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подписи;

б) наименование организации (подразделения), составившей акт, справочные данные об организации, название вида документа, место составления, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подписи;

в) наименование организации (подразделения), составившей акт, название вида документа, место составления, дата, номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа, заголовок к тексту, текст, подписи;

г) наименование организации, место составления, дата, номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа, заголовок к тексту, текст, подписи.

25. Укажите информационно-справочный документ:

б) Должностная инструкция

в) Докладная записка

г) Постановление коллегии

1. Какой из документов относят к организационным?

2. Выберите список, содержащий только организационные документы:

а) протокол, устав, штатное расписание, должностные инструкции;

в) справки, приказы, акты, протоколы;

г) устав, учредительный договор, акт, протокол, бухгалтерские отчеты.

3. Какие реквизиты НЕ входят в состав инструкции?

б) название организации-автора документа;

4. Какие реквизиты НЕ входят в состав положения?

а) справочные данные об организации;

г) наименование вида документа.

5. Какие положения НЕ закреплены в штатном расписании организации?

а) функциональные обязанности;

б) должностные оклады;

г) количество штатных единиц.

6. Какая часть приказа является обязательной:

7. Основание издания приказа по основной деятельности содержится:

б) в констатирующей части текста;

г) в прилагаемых документах.

8. Из каких частей состоит решение?

а) заголовочная часть, констатирующая часть;

б) распорядительная часть, постановляющая часть;

в) заголовочная часть, указывающая часть;

г) констатирующая часть, распорядительная часть.

9. Укажите реквизиты, НЕ входящие в состав распоряжения:

а) наименование организации;

б) наименование вида документа;

г) гриф утверждения.

10. Укажите схему составления распорядительного пункта:

а) исполнитель – действие – срок;

б) действие – исполнитель – срок;

в) срок – действие – исполнитель;

г) действие – срок.

11. Что такое указание?

а) акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано;

б) распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления; министерствами, ведомствами, организациями по вопросам организационно-методического характера, вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов;

в) правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами;

г) комплексный нормативный правовой акт, регулирующий правовое положение той или иной организации (органа) либо определенную сферу государственной деятельности.

12. Какие реквизиты НЕ входят в состав указания?

а) наименование организации;

б) название вида документа;

г) ссылка на регистрационный номер и дату документа .

13. Какому виду документации относятся распоряжение, указание и решение:

в) документы по личному составу;

14. Какое слово используется, соединяя констатирующую и распорядительную части текста приказа:

15. Правовой акт, издаваемый руководителями предприятий, учреждений, организаций, действующими на основе единоначалия это:

16. К какому виду документации относится протокол:

в) документ по личному составу;

17. Часть текста акта, где указывается наименование документа, на основании которого проводится проверка, ревизия, или событие, факт, послужившие основанием для составления акта:

19. К какому виду документации относится докладная записка:

в) документ по личному составу;

20. Часть текста акта, где излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы называется:

21. К какой группе документов относятся акт и должностная записка?

б) к справочно-информационным;

в) к распорядительным;

г) к организационным.

22. Какие справочно-информационные документы составляются для подтверждения установленных фактов и событий:

23. Укажите цель создания актов:

а) подтвердить состав комиссии;

б) документально подтвердить установленные факты;

в) списать израсходованные материалы;

г) уволить работника.

24. Какие реквизиты НЕ входят в состав реквизитов акта?

а) наименование организации (подразделения), составившей акт;

б) название вида документа;

г) справочные данные об организации.

25. С какой целью составляется докладная (служебная) записка?

а) информировать руководителя о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, информировать руководителя о выводах и предложениях составителя по конкретному вопросу;

1. В Древнерусском государстве центрами ведения документации и ее хранения были:

а) монастыри; б) архивы; в) княжеские палаты; г) царский дворец.

2. Как назывались первые государственные учреждения?

а) департаменты; б) княжества; в) приказы; г) монастыри.

3. Какие реквизиты относятся к юридически значимым?

а) дата, регистрационный номер документа;

б) заголовок к тексту, отметка об исполнителе;

в) резолюция, отметка о наличии приложений.

4. Делопроизводство — это:

а) движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения;

б) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;

в) запись информации на различных носителях по установленным правилам.

5. По способу документирования различают документы:

б) рукописные письменные;

6. Для чего проводится унификация документов?

а) для документирования управленческой деятельности;

б) для организации работы с документами;

в) для снижения количества применяемых документов, снижения трудоемкости их обработки.

7. Расположение реквизитов на бланке документа определяется:

а) составителем документа;

б) правилами унификации документов;

в) государственным стандартом.

8. Реквизит документа — это:

а) стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено определенное место для переменной;

б) совокупность расположенных в определенной последовательности записей, присущих определенным видам документов;

в) обязательный элемент официального документа.

а) позволяет судить о назначение документа, определяет состав реквизитов и структуру текста;

б) позволяет судить о названии организации — автора документа;

в) придает содержанию документа нормативный или правовой характер.

10. Регистрационный номер документа — это:

а) дата его подписания или утверждения;

б) условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации;

в) отметка для автоматического поиска документа (может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ).

а) Директору школы № 269

Ивановой Тамаре Петровне

б) Директору школы № 269

в) 129128, Москва, ул. Ростокинская, 7

Директору школы № 269 г-же Ивановой Т. П.

г) Директору Московской школы № 269

Т. П. Ивановой

Решение педагогического совета

от 12.08.2006 г. № 14

б) УТВЕРЖДЕН

Решением педагогического совета

от 12.08.2006 № 14

Решением педагогического совета

от 12.08.2006 г. № 14

а) отражает краткое содержание документа;

б) позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста;

в) необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ.

б) в верхнем правом углу первого листа документа;

в) в нижнем правом углу первого листа документа.

а) СОГЛАСОВАНО

Протоколом заседания

от 21.06.2006 № 10

б) ________________Н. И. Орлов

в) Начальник юридического отдела

а) служит для оформления внешнего согласования с конкретным должностным лицом или коллегиальным органом;

б) придает содержанию официального документа нормативный или правовой характер;

в) используется для внутреннего согласования проектов документов и при ознакомлении с каким-либо документом как письменное подтверждение факта ознакомления.

17. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются:

а) ниже подписи руководителя, подписавшего документ;

б) в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа;

г) на оборотной стороне первого листа документа.

а) Приложение:

1. Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз.;

2. Отзыв по проекту на 2 л. в 1 экз.

б) Приложение: на 6 л. в 1 экз.

а) необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ;

б) является одним из основных способов удостоверения документа;

в) фиксирует указания руководителя по поводу исполнения документа.

а) Ректор академии В. А. Петрова

б) Ректор академии Петрова В. А.

в) Ректор Сибирской академии

государственной службы В. А. Петрова

21. В отсутствие руководителя А. И. Петрова документ подписал его заместитель Сидоров, исполняющий обязанности руководителя. Укажите правильный вариант:

а) За Директор ____________________________ А. И. Петров

б) Директор ______________________________ А. И. Петров

в) И. о. директора ________________________ Г. В. Сидоров

(подпись Сидорова)

22. Датой протокола является:

а) дата подписания протокола;

б) дата проведения заседания;

в) дата регистрации протокола.

23. Приказ создается для:

а) подтверждения установленных фактов, событий, действий;

б) решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом;

в) отражения условий трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией.

Инспектор отдела кадров Подпись И. И. Петрова

25. Виза юриста на приказе:

а) означает внутреннее согласование, подтверждающее, что приказ не противоречит закону;

б) это обязательный реквизит приказа, придающий ему юридическую силу.

26. Когда управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, то пункты распорядительной части приказа должны начинаться:

а) с указания фамилии и инициалов исполнителя;

б) с указания поручения;

в) с указания должности и фамилии с инициалами исполнителя.

27. Протокол — это:

а) письменное соглашение сторон, определяющее условия каких-либо отношений;

б) документ, подтверждающий факты, события, действия;

в) документ, содержащий описание производственной деятельности организации;

г) документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собрании, заседании.

28. Протоколы нумеруются порядковыми номерами:

а) в пределах всего времени существования организации;

б) в пределах календарного года;

в) в пределах пяти лет.

29. Вопросы повестки дня располагаются:

а) по времени, которое предполагается затратить на обсуждение каждого вопроса;

б) в любом порядке;

в) по степени важности обсуждаемых вопросов.

30. Документы, составляемые комиссией, подписываются:

а) руководителем организации;

б) председателем комиссии;

в) председателем и членами комиссии;

г) председателем комиссии и секретарем.

а) документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации;

б) документ, адресованный руководителю организации и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место факте;

в) документ, подтверждающий факты, события, действия.

32. Текст акта делится на две части:

а) вводную и основную

б) вводную и констатирующую, содержащую выводы;

в) начальную и заключительную, содержащую выводы.

33. Информационная справка — это:

а) документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и подтверждение каких-либо фактов, событий;

б) документ, адресованный руководителю учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя;

в) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

34. Какой реквизит не входит в состав формуляра-образца справки?

а) наименование организации;

б) наименование вида документа;

в) дата документа;

г) регистрационный номер документа;

д) гриф утверждения документа;

35. Справки, подтверждающие сведения биографического или служебного характера подписываются:

а) руководителем (и заверяются печатью);

в) начальником отдела кадров.

36. Докладная (служебная) записка — это:

а) документ, адресованный руководителю учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя;

б) документ, подтверждающий факты, события, действия;

в) предложение фирме или конкретному лицу заключить деловое соглашение.

37. Датой докладной записки считается:

а) дата излагаемого события;

б) дата подписания докладной записки;

в) дата принятия резолюции.

38. Гарантийное письмо:

а) подтверждает факт отправки адресату каких-либо документов или других материальных ценностей;

б) подтверждает определенные обязательства, обещания организации;

в) содержит ответ на письмо-просьбу.

39. Сколько реквизитов включает деловое письмо международного образца?

а) 30; б) 15; в) 12.

40. Кадровая документация ведется в соответствии:

а) с Трудовым кодексом Российской Федерации;

б) с Кодексом законов о труде РФ.

41. Текст приказа по личному составу обязательно заканчивают:

а) назначением ответственного за исполнение приказа;

б) указанием сроков действия приказа;

в) ссылкой на документ, послуживший основанием для издания приказа.

42. Приказы о приеме на работу и увольнении хранятся:

а) 5 лет; б) 10 лет; в) 50 лет; г) 75 лет; д) 100 лет.

43. В течение какого срока заводится трудовая книжка на лиц, впервые поступивших на работу?

а) в первый день работы;

б) не позднее недельного срока после начала работы;

в) не позднее месяца с начала работы.

44. Делается ли соответствующая запись в трудовой книжке при смене названия предприятия?

а) да; б) нет.

45. Закончите начатое предложение: Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания до:

а) передачи на исполнение;

б) подшивки в дело;

в) завершения исполнения или отправки.

46. В какой срок должна производится обработка документов и передача их исполнителям?

а) в день поступления документов в организацию;

б) в трехдневный срок после поступления документов в организацию;

в) в недельный срок после поступления документов в организацию.

47. Какие этапы проходят исходящие документы?

а) составление проекта документа;

б) регистрация;

в) прием и первичная обработка;

г) контроль за исполнением.

48. Регистрационно-контрольные карточки используются:

а) для контроля движения внутренних документов;

б) для записи информации;

в) для регистрации входящих, исходящих, внутренних документов.

49. В каких случаях удобнее использовать журнальную форму регистрации документов?

а) при большом документообороте;

б) при малом документообороте.

Устав – это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хо- зяйственной деятельности.

В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты:

-наименование организации (министерства, ведомства) – автора документа;

Структура текста и его содержание определяются разработчиками Устава.

Положение – это организационно-правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.

В оформлении положений должны присутствовать следующие реквизиты:

-наименование организации (ведомства, структурного подразделения) – автора документа;

-заголовок к тексту

Должностная инструкция – это организационно-правовой документ, устанавливающий для работников организации (подразделении) конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Разработка должностной инструкции вменяется в обязанности руководителя подразделения и отдела управления персоналом, согласовывается с юрисконсуль- тантом и затем утверждается руководителем организации.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия для выполнения производственных задач.

приказы по основной деятельности
приказы по личному составу

Проекты приказов подготавливаются специалистами предприятия, согласовываются с главными, ведущими специалистами, юристом, главным бухгалтером и подписываются директором предприятия. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в его тексте не указано другого срока.

Приказы по основной деятельности формируются на бланке предприятия и содержат следующие реквизиты:

-наименование вида документа;

-код организации (ОКПО);

-заголовок к тексту;

-отметка о контроле;

-отметка об исполнении документа;

-отметка о переносе данных на машинный носитель. Текст приказа состоит из двух частей:

констатирующей, в которой отражаются цели и задач предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послу- живший основанием для подготовки приказа.
распорядительной, в которой содержатся предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения.

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом

Распорядительная часть приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт начинается с указания конкретного действия, выражаемого глаголом в неопределенной форме. Далее в пункте указываются исполнители и срок исполнения. Последний пункт приказа может содержать указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом.

В практике нередко возникает потребность подготовить выписку из приказа по основной деятельности.

Выписка из приказа – документ, содержащий копию той части текста приказа, которая нужна конкретному исполнителю для работы.

В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распорядитель- ной части. Из распорядительной части берется только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае. Выписка заверяется проставлением отметки о заверении копии.

Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления. Текст решения также состоит из констатирующей и распорядительной частей. Констатирующая (вводная) часть решения оформляется по форме:

В связи (на основании) /причины издания документа/ /название распоряди- тельного органа/

Распорядительная часть содержит текст решения, который оформляется в виде пунктов.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации и его заместителями.

Распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого лица должностных лиц.

Состав реквизитов распоряжения аналогичен составу реквизитов в приказе, однако зачастую не содержит констатирующей части. В таких случаях текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, излагающих распорядительные действия с указанием срока исполнителя и срока исполнения.

2. ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ И ДРУГИХ ОПЕРАТИВНЫХ И СПРАВОЧНЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Докладные и служебные записки — это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам.

Докладная записка составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и

внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Внутренняя докладная записка

наименование структурного подразделения;

вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

заголовок к тексту;

подпись составителя (с указанием должности).

Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:

Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения — автора документа.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2006 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения — резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения.Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки.Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном варианте или их сочетании.

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи.

Внешняя докладная записка

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.

Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне,то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.Служебные записки— это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение.Служебные записки оформляютсятак же, как и докладные.

Информационные докладные записки часто заменяют таким документом, как справка, и наоборот, что является неправомерным. Справка — это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя.

В зависимости от целей составления справки могут быть:

Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц).Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй — анализ ситуации или вопроса, в третьей — выводы и предложения.

Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка об объеме документооборота предприятия в 2006 г.

Справки, в зависимости от адресата, могут быть:

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.

Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.

Читайте также: