Договор об электронном обмене данными

Обновлено: 16.06.2024

Заключить соглашение между участниками электронного взаимодействия и оформить простую электронную подпись можно в помещениях Единых приемных, расположенных по адресу:

Москва, Мясницкая ул., 20

Москва, Покровский б-р, 11

Актуальную версию соглашения между участниками электронного взаимодействия можно скачать по ссылке

Предыдущая версия соглашения об электронном взаимодействии с работниками НИУ ВШЭ размещена по ссылке.

Если вы планируете подписать гражданско-правовой договор в электронном виде с применением простой электронной подписи, вам необходимо заключить Соглашение между участниками электронного взаимодействия с НИУ ВШЭ.

Варианты заключения Соглашения:

1. Самостоятельно скачиваете бланк Соглашения, заполняете, распечатываете, подписываете и приносите 2 экземпляра Соглашения в Единую приемную НИУ ВШЭ.

2. Лично приходите в Единую приемную для подписания Соглашения.

Соглашение заключается в 2-х экземплярах. При себе необходимо иметь паспорт.

Часы работы: понедельник-пятница с 9.30 до 18.00. Обед с 13.30 до 14.00.

СОГЛАШЕНИЕ
МЕЖДУ УЧАСТНИКАМИ ЭЛЕКТРОННОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ

1. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

1.1. Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

1.2. Электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией, и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

1.3. Простая электронная подпись – электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. В качестве средства, подтверждающего факт формирования простой электронной подписи определенным лицом, признается ключ простой электронной подписи, используемый в информационной системе Университета.

1.4. Ключ простой электронной подписи (далее – ключ ПЭП) – совокупность набора данных, входящих в состав открытого ключа и закрытого ключа. Набор данных открытого ключа в обязательном порядке включает в себя Логин Гражданина в информационной системе Университета и может включать дополнительные компоненты, указывающие на принадлежность ключа ПЭП Гражданину. Набор данных закрытого ключа в обязательном порядке включает в себя Пароль Гражданина в информационной системе Университета и может включать дополнительные компоненты, направляемые Гражданину Университетом посредством технических средств.

1.5. Усиленная электронная подпись – электронная подпись, которая получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи, позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ и обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания.

1.6. Квалифицированная электронная подпись – вид усиленной электронной подписи, ключ проверки которой указан в квалифицированном сертификате, выданном аккредитованным удостоверяющим центром.

1.7. Электронный документооборот – процесс обмена Электронными документами, подписанными Электронной подписью, между Сторонами.

1.8. Личный кабинет Гражданина (Личный кабинет) – элемент информационной системы Университета, содержащий персонифицированную информацию и индивидуально доступный Гражданину функционал информационной системы в соответствии с предоставленными Университетом правами доступа. В Личном кабинете могут быть предоставлены права доступа на создание, обработку, согласование, подписание Электронных документов и совершение других юридически значимых действий с использованием Простой электронной подписи. Личный кабинет может быть представлен в одной или нескольких информационных системах Университета.

1.9. Информационная система Университета – информационная(ые) система(ы), используемая(ые) Сторонами в целях осуществления электронного взаимодействия.

1.10. Электронное взаимодействие – обмен данными и документами в электронной форме с применением информационно-коммуникационных технологий.

1.11. Документ – общее название для документов, которыми обмениваются Стороны.

1.12. Логин –указанная Гражданином в разделе 7 Соглашения уникальная последовательность символов, которая позволяет однозначно идентифицировать Гражданина.

1.13. Первичный пароль – создаваемая Университетом в момент регистрации Гражданина в Личном кабинете последовательность символов для первого входа Гражданина в Личный кабинет. Первичный пароль состоит из букв, цифр или иных символов, набранных в определенной последовательности.

1.14. Пароль – известная только Гражданину последовательность символов, созданная Гражданином для входа в Личный кабинет взамен Первичного пароля.

1.15. Компрометация Простой электронной подписи – факт доступа (или подозрения на доступ) постороннего лица к закрытому ключу простой электронной подписи, а также утеря Пароля от информационной системы Университета, а равно его оставление в открытом доступе (пересылка по электронной почте в открытом виде, оставление в месте, доступном третьим лицам) или передача третьим лицам, в том числе вследствие заражения используемого оборудования (компьютер, мобильное устройство) программными (компьютерными) вирусами.

2. ПРЕДМЕТ СОГЛАШЕНИЯ

2.1. Стороны договорились об использовании Электронных документов (в том числе об обмене Электронными документами), подписанных Простой электронной подписью Гражданина, и совершении Гражданином юридически значимых действий, определенных в соответствии с пунктом 2.3 Соглашения, с использованием Гражданином Простой электронной подписи, и признают, что документы, подписанные Простой электронной подписью в Информационной системе Университета, считаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью Гражданина.

2.2. Одной Электронной подписью могут быть подписаны несколько Электронных документов, определенных в соответствии с пунктом 2.3 Соглашения (пакет Электронных документов). При подписании Электронной подписью пакета Электронных документов каждый из Электронных документов, входящих в этот пакет, считается подписанным Электронной подписью.

2.3. Стороны договорились, что в рамках электронного взаимодействия Гражданин может подписать с использованием Простой электронной подписи любой документ/ совершить любое юридически значимое действие (при наличии такой возможности в Личном кабинете), кроме тех, подписание/ осуществление которых с использованием Простой электронной подписи не соответствует законодательству Российской Федерации.
Во избежание сомнения, к документам/ юридически значимым действиям, которые могут быть подписаны/ осуществлены Гражданином с использованием Простой электронной подписи, относятся:

2.3.1. Договоры, в том числе на выполнение работ, оказание услуг, об отчуждении исключительного права, лицензионные договоры, договоры об образовании и иные договоры, соглашения, дополнительные соглашения, приложения, задания, технические задания к договорам, заключаемым между Гражданином и Университетом;

2.3.3. Документы об исполнении договоров, в том числе акты (акты приема-передачи, иные), отчеты по договорам, иная отчетная документация и отчетные материалы;

2.3.4. Документы, связанные с работой Гражданина в НИУ ВШЭ, кроме тех, подписание которых с использованием Простой электронной подписи на момент их подписания не соответствует законодательству Российской Федерации;

2.3.5. Документы, связанные с образовательным процессом, включая заявления, ведомости, протоколы, объяснения;

2.3.6. Отметки на документах, в том числе о получении документов, об ознакомлении с документами НИУ ВШЭ и исходящими от НИУ ВШЭ, в том числе ознакомление с приказами, графиками, заявками, заданиями, учредительными документами, об отказе от ознакомления с документами, о согласии, о заверении;

2.3.7. Иные документы и юридически значимые действия.

2.4. Электронный документ, подписанный Простой электронной подписью, может использоваться в качестве доказательства в судебных разбирательствах, предоставляться в государственные органы по запросам последних.

2.5. Электронный документ считается подписанным Простой электронной подписью, если Ключ ПЭП сформирован в соответствии с требованиями настоящего Соглашения, а в созданном и (или) отправленном Гражданином Электронном документе содержится информация, указывающая на Гражданина как на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен Электронный документ.

2.6. Электронный документ может иметь неограниченное количество экземпляров, в том числе выполненных на машиночитаемых носителях различного типа. Для создания дополнительного экземпляра существующего Электронного документа осуществляется воспроизведение информации, содержащейся в Документе, вместе с Электронной подписью.
Гражданин должен предпринять все усилия для исключения неконтролируемого распространения подписанных в электронном виде документов.

3. ПРАВИЛА ОПРЕДЕЛЕНИЯ ЛИЦА, ПОДПИСЫВАЮЩЕГО ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ,
ПО ЕГО ПРОСТОЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ

3.1. Применение Гражданином Простой электронной подписи для подписания Документов, определенных в соответствии с пунктом 2.3 Соглашения, и совершение с использованием Простой электронной подписи юридически значимых действий возможно в рамках использования Информационных систем Университета.

3.3. Гражданин совершает вход в Личный кабинет с применением Логина и Первичного пароля, направляемого Гражданину Университетом. В дальнейшем Гражданин обязан сменить Первичный̆ пароль на Пароль.

3.4. Подписание Электронных документов Простой электронной подписью осуществляется с использованием кода, направляемого Гражданину на мобильное устройство, после успешной авторизации Гражданина в Личном кабинете, производимой путем ввода Логина и Пароля.

3.5. Простая электронная подпись формируется в Информационной системе путем записи атрибутов Простой электронной подписи (логин, дата и время подписания, иное) в специализированный реестр Информационной системы Университета в момент подписания.

3.6. Определение лица, подписавшего Электронный документ или совершившего юридически значимое действие в Личном кабинете с применением Простой электронной подписи, производится путем проверки соответствия (сопоставления) атрибутов Простой электронной подписи информации, указанной Гражданином в разделе 7 Соглашения, и Ключу ПЭП, принадлежащему Гражданину.

3.7. Университет размещает Электронные документы в Информационной системе Университета, что является необходимым и достаточным условием, позволяющим установить, что Электронный документ исходит от Университета.

3.8. Университет гарантирует, что используемое в рамках систем Электронного документооборота программное обеспечение, оборудование и средства, имеющиеся у Университета, достаточны для защиты информации и Электронных документов от несанкционированного доступа, внесения изменений, подтверждения подлинности и авторства Электронных документов.

4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ

4.1. Стороны обязуются:

4.1.1. Соблюдать конфиденциальность ключей Простой электронной подписи;

4.1.2. Информировать друг друга о невозможности обмена Документами в электронном виде, подписанными Простой электронной подписью, в случае технического сбоя внутренних систем Сторон. В этом случае на период действия такого сбоя Стороны производят обмен Документами на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью.

4.2. Гражданин обязуется:

4.2.1. Соблюдать конфиденциальность сведений, информации и данных, признаваемых его Простой электронной подписью, в том числе Первичного пароля, Логина и Пароля; с необходимой степенью заботливости и осмотрительности хранить Пароль и не передавать его третьим лицам, включая представителей Университета;

Гражданин несет риски, связанные с использованием своей Простой электронной подписи в нарушение условий Соглашения, и отвечает за ее корректное использование. В случае если Гражданин не уведомил Университет о Компрометации Простой электронной подписи, все Электронные документы, поданные и подписанные от имени Гражданина посредством компрометированных аналогов собственноручной подписи, считаются подписанными Электронной подписью указанного Гражданина, а совершенные Университетом на основании таких Электронных документов операции, действия и договоры считаются совершенными (заключенными) в соответствии с волеизъявлением указанного Гражданина;

4.2.3. Обеспечивать исключающий Компрометацию Простой электронной подписи уровень информационной безопасности и антивирусной защиты на оборудовании (компьютер, мобильное устройство), подключенном к сети Интернет и используемом при применении Простой электронной подписи;

4.2.4. Использовать лицензионное программное обеспечение при применении Простой электронной подписи при подписании электронных документов, а также Логина и Пароля при использовании Информационных систем Университета;

4.2.5. Немедленно прекратить использование Простой электронной подписи в случае ее Компрометации;

4.2.7. Сообщать Университету об изменении своих контактных данных, указанных в разделе 7 Соглашения, в срок не позднее 7 (семи) рабочих дней с момента возникновения таких изменений;

4.2.8. Осуществлять регулярное ознакомление с информацией, поступающей от Университета в Личный кабинет Гражданина.

4.3. Университет обязуется:

4.3.1. Принимать Электронные документы, подписанные Простой электронной подписью Гражданина, при условии надлежащего оформления Электронного документа, корректности Простой электронной подписи;

4.3.2. Осуществлять информирование Гражданина об обстоятельствах, имеющих значение для целей исполнения Соглашения, в том числе с использованием Информационных систем Университета;

4.3.3. Обеспечивать безопасность Информационных систем и использовать программное обеспечение, оборудование и средства, достаточные для защиты информации и Электронных документов от несанкционированного доступа, внесения изменений, подтверждения подлинности и авторства Электронных документов.

4.4. Гражданин в соответствии со статьей 431.2 Гражданского кодекса Российской Федерации заверяет Университет, что он будет тщательным образом проверять содержание и данные, указанные в подписываемых Простой электронной подписью Документах. Подписание Гражданином Простой электронной подписью Документа свидетельствует о его осведомленности и согласии с содержанием соответствующего Документа.

4.5. Университет имеет право в случае выявления признаков нарушения безопасности или мошенничества при использовании Простой электронной подписи Гражданина, по своему усмотрению, временно прекратить прием и исполнение Электронных документов, подписанных Простой электронной подписью Гражданина.

5. ДЕЙСТВИЕ СОГЛАШЕНИЯ И ПОРЯДОК ЕГО ИЗМЕНЕНИЯ

5.1. Соглашение заключено Сторонами на неопределенный срок, вступает в силу с даты его подписания Сторонами.

5.2. Гражданин имеет право в любое время в одностороннем порядке отказаться от Соглашения, письменно уведомив об этом Университет не позднее, чем за 30 календарных дней до предполагаемой даты отказа от Соглашения. Данное уведомление направляется Гражданином одним из следующих способов по своему выбору:

5.2.1. Посредством вручения Университету письменного уведомления на бумажном носителе в Единой приемной Университета по адресу г. Москва, ул. Мясницкая, д. 20 или г. Москва, Покровский бульвар, д. 11, под отметку о его получении Университетом;

5.2.2. Посредством направления письменного уведомления на бумажном носителе по почте по месту нахождения Университета (заказным письмом с уведомлением о вручении);

5.2.3. Посредством использования Личного кабинета и Простой электронной подписи при наличии технической возможности в Информационных системах НИУ ВШЭ.

5.3. Университет имеет право в любое время в одностороннем порядке отказаться от Соглашения, уведомив об этом Гражданина не позднее, чем за 30 календарных дней до предполагаемой даты отказа от Соглашения одним из следующих способов по своему усмотрению:

5.3.2. Посредством направления уведомления в Личный кабинет Гражданина в соответствующей Информационной системе Университета, к которой Гражданину был предоставлен доступ и где применялась Простая электронная подпись. Датой уведомления в указанном случае будет считаться дата направления уведомления в Личный кабинет Гражданина;

5.3.3. Путем личного вручения уполномоченным представителем Университета письменного уведомления Гражданину под подпись. Датой уведомления в указанном случае будет считаться дата вручения уведомления указанному Гражданину.

5.4. Соглашение может быть изменено Университетом в одностороннем порядке.

Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента его подписания Гражданином собственноручно на бумажном носителе или в Личном кабинете с использованием Простой электронной подписи (при наличии технической возможности). В этом случае Соглашение продолжает действовать в новой редакции.

В случае несогласия Гражданина с новой редакцией Соглашения Гражданин вправе отказаться от Соглашения в соответствии с пунктом 5.2 Соглашения.

5.5. С даты прекращения Соглашения Университет вправе отказать в принятии и исполнении Документов, подписанных Простой электронной подписью Гражданина.

5.6. Прекращение Соглашения не освобождает Стороны от исполнения ими своих обязательств, возникших до момента расторжения Соглашения, а также не влечет расторжение или прекращение договоров, соглашений или прекращения действия документов, подписанных Простой электронной подписью Гражданина. Все документы, подписанные в порядке, предусмотренном Соглашением или иными договорами и соглашениями, являются действующими.

6. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ

6.1. Гражданин обязуется обеспечивать точность и актуальность указанных данных в течение всего срока их обработки Университетом.

6.5. Соглашение составлено в 2 (двух) экземплярах, по одному для каждой из Сторон.

7. РЕКВИЗИТЫ И ПОДПИСИ СТОРОН

Место нахождения: Россия 101000,
г. Москва, ул. Мясницкая, д. 20
ИНН 7714030726
КПП 770101001

Юрист рассказывает, какие условия важно предусмотреть в договоре с контрагентом, чтобы сослаться на электронную переписку в случае возникновения судебного спора.

На что смотрят суды

Несомненным преимуществом электронной переписки является оперативность, поэтому в современных условиях энергично развивающегося бизнеса переписка при помощи электронных средств(электронная почта, смс и мессенджеры) является основным средством достижения договоренностей между контрагентами. В том числе, с помощью электронной переписки ведется преддоговорная работа (переговоры по поводу заключения договора), претензионная переписка, оформляются отдельные заказы на оказание определенной услуги или выполнение работы и др.

Несмотря на то что электронная переписка уже давно существующий способ связи, суды не выработали единого подхода к её оценке, разъяснения высших судов по использованию электронной переписки тоже отсутствуют.

В связи с этим рассмотрим основные рекомендации по закреплению юридической силы переписки между контрагентами, которые необходимо учесть в заключаемом контракте.

В связи с этим, чтобы суд принял электронную переписку допустимым доказательством, необходимо придать ей юридическую силу путем включения в договор условия об электронной переписке с обязательным указанием электронных адресов, с которых будет осуществляться переписка.

Что предусмотреть в договоре

Вместе с тем, при отсутствии в договоре условия об электронной переписке между сторонами в суде можно сослаться на практику предшествующих спору взаимоотношений сторон. Если стороны договора регулярно взаимодействовали с помощью электронной почты по поводу заключения договора, обменивались документами и др., суд отклонит ссылку контрагента на отсутствие условия об электронной переписке в договоре.

Пример формулировки в договоре условия об электронной переписке:

Стороны допускают обмен экземплярами настоящего договора, приложений и дополнительных соглашений к нему, подписанных одной стороной, сканированных и направленных другой стороне по адресам электронной почты, указанным в разделе __ настоящего договора, признавая тем самым юридическую силу названных документов. Стороны также признают юридическую силу всех прочих документов уведомлений, претензий, направленных друг другу в электронном виде во исполнение настоящего договора по указанным адресам электронной почты.

Лица, уполномоченные на ведение переписки по указанным адресам электронной почты: со стороны покупателя (заказчика, арендодателя и т.п.) - ____________, со стороны поставщика (подрядчика, арендатора, исполнителя и т.п.) - ______________.

Каждая из сторон несет риск не извещения второй стороны об изменении своего адреса электронной почты. В случае уклонения стороны от получения уведомления, направленного второй стороной, уведомление считается полученным по истечении 6 календарных дней с момента его направления.

Чтобы доказать принадлежность электронной почты другой стороне договора, предлагается использовать следующие доводы:

спорный адрес электронной почты есть в других договорах с тем же самым контрагентом;
принадлежность электронной почты определенному лицу была подтверждена решением суда по другому делу;
если переписка велась с корпоративного домена, поможет ссылка на владельца доменного имени, так как только он может предоставлять почту со своим доменом;
сторона указала этот адрес электронной почты в процессуальных документах, направленных в суд;
адрес электронной почты указан в качестве контакта на официальном сайте контрагента.

Ссылка в суде сторонами спора на смс-переписку и переписку в мессенджерах встречается гораздо реже, так как отсутствует практика применения такой переписки в договорных отношениях. Однако, если включить в договор отдельное условие, придающее юридическую силу такой переписке между сторонами, то её применение возможно.

Вместе тем, доказать принадлежность мобильного телефона сложнее, чем принадлежность электронной почты, поэтому могут возникнуть трудности подтверждения того, с кем на самом деле велась соответствующая переписка.

В заключение следует сказать, что у судов отсутствует единая позиция по порядку предоставления электронной переписки в качестве доказательства по делу. Суды принимают электронную переписку, заверенную подписью представителя. Однако встречаются ситуации, когда суды считают, что электронная переписка должна быть удостоверена нотариусом путем составления нотариального протокола осмотра почтового ящика, с которого одна из сторон осуществляла переписку с контрагентом.

АКЦИЯ ГОДА

По закону отчитываться перед Пенсионным фоном в электронном виде должны организации и предприниматели, у которых работает 25 и более человек. Другие могут делать это по собственной инициативе. По данным Пенсионного фонда уже более 80% компаний и ИП направляют персонифицированные сведения по интернету. Соглашение об электронном документообороте с ПФР нужно тем, кто будет отчитываться по телекоммуникационным каналам связи. Расскажем, как подключиться к электронному документообороту.

Что нужно для электронного документооборота

Чтобы обмениваться с Пенсионным фондом электронными документами, страхователю понадобится:

Внимание!

Как заключить соглашение с Пенсионным фондом об электронном документообороте

Что нужно сделать, чтобы ПФР мог принимать у страхователя отчетность, направленную по телекоммуникационным каналам связи (ТКС)? Существует два основных варианта действий.

Первый вариант — оформить два бумажных документа: заявление и соглашение об электронном документообороте с ПФР. Заявление заполняют в одном экземпляре и подают в региональное отделение фонда. Соглашение — в двух экземплярах и подают в территориальное управление ПФР по месту регистрации. Передать бумаги нужно при личном посещении подразделения фонда.

Заявление о подключении к электронному документообороту ПФР

Порядок электронного документооборота между страхователями и Пенсионным фондом утвержден постановлением Правления ПФР от 11.03.20 № 178п. В нем говорится, что страхователь должен составить заявление на подключение .

В заявлении, в числе прочего, нужно указать следующую информацию:

сведения о страхователе: регистрационный номер и наименование (либо ФИО); страховой номер индивидуального лицевого счета; ИНН и КПП; данные о представителе (если он будет сдавать отчеты);
сведения об операторе ЭДО: регистрационный номер и наименование; адрес; телефон и email.

В течение двух рабочих дней фонд пришлет страхователю уведомление об удовлетворении заявления (или об отказе, если указаны неполные или ошибочные данные).

Важно

Прежде чем сдать отчетность по ТКС, страхователь должен сделать еще один шаг. А именно передать в фонд регистрационную информацию (сертификат для подписи документов в ПФР, код управления Пенсионного фонда и проч.). Система запомнит данные и станет сверять их с теми, что указаны в отчетах.

Особенности составления соглашения на ЭДО

Как мы упоминали выше, соглашение оформляется в бумажном виде. Оно необходимо, когда заявление на подключение тоже подано на бумаге. Если заявление направлено по ТКС, заполнять соглашение не нужно.

Чья подпись должна стоять на соглашении? Человека, который вправе подписывать отчетность в Пенсионный фонд, и на чье имя выпущен сертификат УКЭП. Чаще всего это руководитель компании. Иногда отчеты подписывает по доверенности другой сотрудник, например, главбух. В этом случае доверенность следует приложить к соглашению на ЭДО.

Добавим, что в некоторых регионах введены свои особенности. Иногда нужно заключить допсоглашение, либо использовать бланк, разработанный специально для данного субъекта РФ, могут попросить заполнить несколько экземпляров соглашения и проч.

Плюсы сдачи отчетности в ПФР через интернет

Перечислим основные преимущества:

Как видим, заключить соглашение об электронном документообороте с Пенсионным фондом нужно не только тем, у кого численность застрахованных лиц составляет 25 и более человек. Организации и ИП с меньшим штатом сотрудников тоже выиграют благодаря ЭДО. Ведь они смогут дистанционно, без лишних хлопот, отправлять в фонд все необходимые отчеты. В частности, СЗВ-ТД, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.

Электронный документооборот между организациями - как это работает? Какими документами можно обмениваться электронно, как составить соглашение с контрагентом для налаживания электронного взаимодействия и что прописать в регламенте? Об этом речь пойдет в нашем материале.

Электронный документооборот: от дискеты до цивилизованного взаимодействия

Обмен электронными документами между организациями — это один из современных способов взаимодействия контрагентов, бизнес-партнеров и иных заинтересованных лиц. Времена бумажных технологий постепенно уходят. На смену им уже пришли новые, законодательно закрепленные и технически подкрепленные технологии.

Первыми на электронный документооборот перешли не отдельные компании или ИП. Система электронного документооборота в ее современном виде затронула большинство бизнесменов десяток лет назад, когда налоговые органы и внебюджетные фонды стали вдруг требовать от налогоплательщиков и страхователей представлять не бумажную отчетность, а ее электронные образы.

С тех пор мы стали постигать все премудрости работы с электронными документами. Постепенно знакомились со спецпрограммами, позволявшими формировать электронные отчеты. Многократно посещали инспекции с одним электронным отчетом из-за невозможности самостоятельно выявить ошибки на стадии его подготовки (контроль происходил только непосредственно в программе контролирующего органа).

Но этот процесс еще нельзя было назвать полноценным документооборотом. Мы только готовили отчеты в электронном виде и на дискетах приносили контролерам. Происходило одностороннее взаимодействие. Сейчас этот процесс значительно прогрессировал и система документооборота заработала практически в полную силу.

Преимуществами электронного документооборота компании стали пользоваться не только при взаимодействии с контролирующими органами, но и внутри бизнес-сообщества между собой.

Далее подробнее поговорим о технологии обмена документами в электронном виде между организациями.

Что такое электронный обмен документами между предприятиями

Что такое электронный документооборот между предприятиями на современном этапе?

Это система работы с документами, когда их оригиналы формируются сразу в электронном виде в режиме безбумажной технологии. И обмен документами происходит тоже электронно.

Такая система эффективна и жизнеспособна только в том случае, если обе стороны электронного документооборота согласовали свои действия и технически готовы обмениваться электронными документами.

Станут ли трудовые книжки электронными, узнайте из этой публикации .

Важный элемент любого электронного документооборота — электронный документ. Чтобы придать созданному в электронной форме документу юридически значимую силу обеим сторонам электронного документооборота необходимо обеспечить ему 3 важных свойства. Электронный документ должен:

Обладать обязательными реквизитами.
Соответствовать утвержденному формату.
Удостоверяться подписью ответственного лица.

Если вы и ваш контрагент организовали на своих предприятиях формирование электронных документов по установленным форматам, необходимо технически обеспечить ваше с ним электронное взаимодействие. Как это сделать?

Как перейти на электронный документооборот с контрагентами

Чтобы 2 отдельно взятые системы взаимно и эффективно обменивались документами, нужно прописать все нюансы документооборота в специальном регламенте.

В первую очередь необходимо разобраться, какие электронные документы должны быть подписаны простой электронной подписью, а какие — усиленной. Законодательно допускаемые виды электронных подписей указаны на рисунке.

В электронном документообороте с контрагентами могут участвовать документы разной степени значимости и конфиденциальности. Например, наиболее жесткие требования предъявляются к электронным счетам-фактурам: их нужно подписывать исключительно УКЭП и отправлять через оператора ЭДО (приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н). А для внутренних документов компании применение УКЭП не является обязательным. Поэтому компания сама решает, какой подписью будет подписан тот или иной внутренний документ.

В регламенте об электронном документообороте необходимо закрепить порядок подписания электронных документов и очертить круг ответственных лиц, которые вправе их подписывать.

После решения всех регламентных вопросов с контрагентами необходимо выбрать оператора ЭДО, через которого вы будете обмениваться электронными документами, и заключить с ним договор. Кроме того, потребуется решить и иные задачи:

Организовать электронный архив полученных и отправленных электронных документов.
Внести дополнения в учетную политику в части перехода на электронный документооборот.
Обеспечить ответственных лиц электронными подписями.
Решить иные организационные и технические вопросы, необходимые для эффективной работы системы.

Обмен документами в виде скан-образов: как и когда это возможно

Электронный обмен между контрагентами документами в виде их скан-образов практикуется в компаниях давно — со времен появления разнообразных почтовых интернет-сервисов. Для этого не нужно каких-то специальных программ или подключения к операторам ЭДО. Однако простота использования такого способа обмена документами имеет ряд существенных недостатков:

Невозможность обеспечения гарантированной безопасности информации.
Значительные затраты времени и трудовых ресурсов на перевод бумажного документа в электронный скан-образ.
Необходимость в последующей распечатке документа.
Невозможность быстрого обмена согласованными документами.
Иные недостатки (отсутствие возможности отследить документ, задержки согласования по иерархии в компании и т. д.).

Это приводит к сужению сферы применения подобного способа обмена документами в электронном виде между организациями. Обмен скан-образами используется в основном для тех видов документов, которые не являются для компании юридически значимыми. И высылаются они электронно контрагенту только для ускорения взаимодействия (исполнения условий договоров или решения текущих хозяйственных задач). При этом параллельно бумажный оригинал отправляется по почте или курьерской службой.

Когда нужно заявление о подключении к электронному документообороту

Иногда в целях внешнего взаимодействия с заинтересованными лицами компании требуется оформить по специальной форме заявление о подключении к электронному документообороту и ряд других документов. Большинство компаний сталкиваются с необходимостью оформления такого заявления при сдаче электронной отчетности в ПФР.

В этом случае участниками электронного документооборота будут не партнеры по бизнесу, а компания и внебюджетный фонд. Заявление нельзя написать в произвольной форме — его готовый шаблон можно найти на сайте ПФР. Оно должно содержать следующие данные:

Читайте также: