Договор и соглашение в чем разница 1с
Обновлено: 15.05.2024
Ожидается, что к 2024 году большинство первичных документов (например, 95% счетов-фактур и 70% накладных) станут электронными — такие планы поставлены в Концепции, принятой ФНС. Ждать выхода законов и тянуть до конца с подключением к ЭДО не стоит. Это проверено на маркировке. Сотрудникам нужно время, чтобы научиться работать по-новому, нужно согласовать переход с контрагентами, отрегулировать внутренние регламенты. Мы расскажем, как подключить ЭДО с пользой для бизнеса, а вы — действуйте.
Преимущества перехода на электронный документооборот
Только на первый взгляд между бумажным и электронным документооборотом одна разница — в первом случае документы создаются на бумаге, а во втором — в цифровом виде.
Но если мы начнем рассматривать этот вопрос более детально, то обнаружится, что ЭДО:
Сложите все плюсы в единую картину, и станет очевидно, насколько электронный документооборот упрощает жизнь современному бизнесу.
Подробнее на тему, почему стоит перейти на ЭДО, читайте здесь.
Как можно внедрить ЭДО: способы реализации
Итак, в целом возможны два варианта:
1. Обмен электронными документами напрямую с контрагентами.
Можно обойтись без посредников, например, просто отправлять все документы по e-mail поставщикам и клиентам. Однако такой способ взаимодействия требует большой самоорганизации.
Потребуется организовать электронный архив, обеспечивать достаточно места для виртуального хранения, самостоятельно систематизировать, проверять, сохранять документы. В общем, о полной автоматизации процесса речи не идет.
Кроме того, если вы собираетесь передавать таким способом документы, подписанные неквалифицированной подписью, то с каждым из участников нужно подписать соглашение, регламентирующее порядок и условия ЭДО.
2. Обмен через оператора электронного документооборота.
Все функции по электронному документообороту с контрагентами, взаимодействию с госорганами (ЕГАИС, Честный ЗНАК), хранению большого объема документов оператор полностью берет на себя. У таких сервисов уже есть все возможности (правовые, технические, кадровые) для обеспечения обмена ЭДО любого типа.
Для работы с 1С-ЭДО не нужно ничего платить — подключение к сервису бесплатное, входящие документы можно тоже получать бесплатно. Оплачиваются исходящие документы, исходя из количества отправленных пакетов.
Для подписчиков ИТС и пользователей версии ПРОФ доступно 100 пакетов исходящих документов в месяц бесплатно, а для пользователей ТЕХНО — 50 пакетов.
Как выбрать надежного оператора ЭДО
На что следует обратить внимание при выборе оператора ЭДО
1. Интеграция.
Удобно, когда у оператора есть готовое интеграционное решение.
Так, у продукта 1С-ЭДО от Калуга Астрал модуль электронного документооборота уже встроен в систему 1С. Вам не потребуется покупать, устанавливать, настраивать дополнительное ПО или расширения, а также следить за их обновлениями.
2. Удобство использования.
Большое преимущество — когда интерфейс программы интуитивно понятен, тогда пользователю не нужно тратить дополнительное время, чтобы разобраться и освоить ПО.
Обратите внимание , есть ли автоматическое создание документов в учетной системе на основе входящих электронных файлов. Это значительно уменьшает риск ошибок, чем при ручном вводе.
3. Роуминг с другими операторами ЭДО.
Убедитесь, что партнер предоставляет вам бесплатный доступ для отправки и приема документов от контрагентов, которые подключены к другим операторам ЭДО.
4. Безопасность.
Еще один немаловажный критерий, когда речь идет о коммерческой и юридической документации. Данные пользователей и информация из документов должны быть надежно защищены как при передаче, так и при хранении. Серьезные операторы, как правило, проходят независимую экспертизу безопасности своих продуктов.
Как подключить электронный документооборот на своем предприятии
1. Определите потребности вашего бизнеса.
2. Обсудите возможность перехода на ЭДО с контрагентами.
Важно, чтобы все участники оборота были подключены к системе. Но не обязательно работать через одного оператора. Как правило, крупные сервисы поддерживают и развивают технологию роуминга.
3. Внесите изменения в учетную политику компании.
В ней должно быть прописано, что организация имеет право составлять и использовать документы в электронном формате, которые подписываются ЭЦП.
4. Выберете оператора ЭДО.
Выше мы рекомендовали, на какие критерии обратить внимание.
5. Выберите продукт у вашего оператора.
Многие современные компании предлагают сразу несколько продуктов для ведения электронного документооборота, которые отличаются по наполнению, возможностям для разных сфер бизнеса, стоимостью и т. д.
Например, Калуга Астрал предлагает своим клиентам сразу два продукта: 1С-ЭДО: сервис для организации электронного документооборота из 1С и Астрал.ЭДО : онлайн-сервис оборота документации с контрагентами, который используется в различных сферах: от общепита и до финансового сектора.
6. Заключите договор с оператором ЭДО и получите электронную подпись (КЭП).
Напомним, что квалифицированная электронная подпись выдается только в Удостоверяющих центрах, которые прошли аккредитацию в Минкомсвязи РФ. По этой ссылке вы найдете перечень действующих в 2021-2022 г. УДЦ.
Как правило, операторы ЭДО аккредитованы и на выдачу КЭП. Уточните это у партнера, с которым собираетесь сотрудничать.
7. Определите способ работы с ЭДО.
Возможны два варианта: либо работа будет организована через интерфейс отдельного сервиса (как, например, в Астрал.ЭДО ), либо через специальный, встроенный в 1С, программный модуль ( 1С-ЭДО ). Решите сами, какой формат более удобен для вашей компании.
Подведем итог
Для подключения предприятия к системе электронного документооборота необходимо:
- обсудить этот вопрос со своими контрагентами (готовы ли они к такому формату работы);
- выбрать надежного оператора ЭДО из списка, рекомендованного на сайте ФНС, подобрать подходящий для себя программный продукт;
- получить КЭП;
- заключить с оператором договор на обслуживание и начать обмен.
А дальше ответственность за соблюдение сроков отправки документов, сохранность информации, полную автоматизацию процесса несет специализированная организация — оператор ЭДО.
Читайте также: