Что значит подлинная справка

Обновлено: 16.05.2024

Зачем заверять копии

Организации заверяют копии в следующих ситуациях:

для предоставления контрактов, накладных, учредительных документов, свидетельства о праве собственности и др. сторонним компаниям и государственным органам;
для обмена кадровой документацией внутри подразделений или филиалов компании;
для предоставления справок и выписок сотрудникам в связи с их трудовой деятельностью.

Сотрудники компании (в том числе и бывшие) вправе написать запрос о выдаче любых ксерокопий бумаг, связанных с их работой (трудовых книжек, распоряжений о приеме на работу, о переводе, увольнении, справок и выписок и т.д.). Работодатель обязан бесплатно выдать их в течение 3 рабочих дней ( статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 ).

Заверенные дубликаты требуют и различные учреждения:

налоговые инспекции;
Пенсионный фонд;
Фонд социального страхования;
банки и микрофинансовые организации;
надзорные органы (Гостехнадзор, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Трудовая инспекция и т.д.);
судебные инстанции.

Кто вправе заверять документы

В исключительных случаях дубликаты заверяют у нотариуса. Конкретные ситуации предусмотрены законодательством. Например, доверенность для совершения зарубежных сделок, вступление в наследство, свидетельства о собственности, корректировка учредительных документов организаций и т.д. Но каждый раз при создании копий и выписок из кадровой документации идти к нотариусу нецелесообразно. В большинстве ситуаций работодатель вправе самостоятельно удостоверить их.

Эту процедуру вправе осуществлять ограниченный круг лиц:

руководитель (или индивидуальный предприниматель);
главный бухгалтер;
начальник или специалист кадровой службы;
иные уполномоченные должностные лица, входящие в штат организации.

Без дополнительных актов заверить ксерокопии важных бумаг позволительно только главе компании или индивидуальному предпринимателю. Для остальных сотрудников понадобится дополнительная бумага, наделяющая их такими полномочиями, — например, отметка в должностной инструкции или доверенность. Глава компании издает распоряжение, где отмечает, кто и на основании чего проводит эту процедуру.

Ксерокопию заверяет только тот человек, который ее подготовил или сравнил с подлинником. Нельзя брать на себя ответственность проставлять отметку о заверении, если вы не видели оригинала.

Юридические лица вправе удостоверить только дубликаты собственных протоколов и актов. Копирование чужих бумаг допустимо, только если есть разрешение этих организаций. Оно не требуется, если бумаги нужны для трудоустройства граждан или касаются личных дел действующих работников компании.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заверить копии документов для налоговой инспекции. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какими НПА руководствоваться

Не существует единого нормативного акта, регулирующего порядок копирования документов. В большинстве случаев ориентируются на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступивший в силу с 1 июля 2018 года. Но он используется в качестве рекомендаций. И становится обязательным, если утвержден во внутренней нормативной документации предприятия.

При разработке правил заверения копий документов внутри компании следует ориентироваться на судебную практику, распоряжения, письма государственных ведомств и на следующие нормативные акты:

Процедура заверения в организации

При изготовлении дубликатов важных бумаг необходимо руководствоваться порядком заверения копий документов, установленным законодательством по ГОСТу Р 7.0.97-2016. В него входят обязательные шаги:

Если в дубликате несколько страниц, то существуют два способа:

Обычно заверенный документ действителен 30 дней. Хотя в законодательстве этот срок не указан, госорганы и банковские учреждения не принимают акты, изготовленные раньше. В банках этот срок часто еще меньше — от нескольких дней до двух недель.

Вот принципы, как заверить копии документов по новым правилам с помощью оттиска:

штамп проставляют в конце текста под всеми подписями;
ставят в свободном месте, обычно в нижнем правом углу;
запрещено перекрывать им текст;
применять его допустимо при согласовании с органами, в которые направляете акты (не все госорганы это позволяют).

Вот пример, как это выглядит:

Начальник отдела кадров

Степанов

Степанов С.С.

27 июля 2021 года

Образец

Можно ли заверить документ надписью от руки

Вот пример, как заверить ксерокопию приказа от руки.

Как заверить электронный документ

Пленум Верховного Суда Российской Федерации разъяснил некоторые вопросы судебной практики по делам о преступлениях по ст. 324 – ст. 327.1 Уголовного кодекса, а именно, о подделке документов, приобретении или сбыте официальных документов и госнаград, похищении или повреждении документов, штампов, печатей, похищение акцизных марок, незаконном завладении госзнака ТС и т. п. (постановление Пленума ВС РФ от 17 декабря № 43).

ВС РФ напомнил, что под официальными документами, предоставляющими права или освобождающими от обязанностей, в ст. 324 и ч. 1 ст. 325 УК РФ понимаются и электронные документы, которые создаются, выдаются либо заверяются в установленном законом или иным нормативным актом порядке федеральными органами госвласти, органами госвласти субъектов РФ, органами местного самоуправления либо уполномоченными организациями или лицами, и удостоверяют юридически значимые факты.

Также ВС РФ указал, что, признавая официальный документ важным личным, суды должны принимать во внимание характер удостоверяемого этим документом факта, последствия для гражданина, связанные с его похищением, и другие обстоятельства. К предмету преступлений, предусмотренных ст. 324 и ст. 325 УК РФ, относятся только подлинники официальных документов, в том числе их дубликаты, а также подлинные государственные награды РФ, РСФСР, СССР, штампы, печати, акцизные марки, специальные марки или знаки соответствия, защищенные от подделок.

Поясняется, что предметом незаконных действий, предусмотренных ч. 1 – ч. 4 ст. 327 УК РФ, являются поддельные паспорт гражданина, а также удостоверение и иные официальные документы, относящиеся к предоставляющим права или освобождающим от обязанностей. А к заведомо подложным документам относятся любые поддельные документы, удостоверяющие юридически значимые факты, за исключением поддельных паспорта гражданина, удостоверения или иного официального документа, предоставляющего права или освобождающего от обязанностей (например, подложные гражданско-правовой договор, диагностическая карта транспортного средства).

Отмечено, что ответственность за похищение у гражданина паспорта или другого важного личного документа установлена в ч. 2 ст. 325 УК РФ. В этой связи похищение, а равно уничтожение, повреждение или сокрытие паспорта или другого важного личного документа не могут квалифицироваться по ч. 1 ст. 325 УК РФ.

Разъяснены вопросы применения ст. 326 УК РФ, в частности, уточняется, что признается под подделкой государственного регистрационного знака. Под такое определение подпадает и искажение символов знака путем выдавливания, механического удаления символа (символов), подчистки, подкраски, допускающих иное прочтение государственного регистрационного знака.

Подделкой официального документа и подделкой паспорта гражданина или удостоверения, предоставляющего права или освобождающего от обязанностей, в ч. 1 и ч. 2 ст. 327 УК РФ соответственно признаются как незаконное изменение отдельных частей такого подлинного официального документа путем подчистки, дописки, замены элементов и др., искажающее его действительное содержание, так и изготовление нового официального документа, содержащего заведомо ложные сведения, в том числе с использованием подлинных бланка, печати, штампа.

Для признания лица виновным по ч. 3 ст. 327 УК РФ суду следует установить, какие именно права мог предоставить этому лицу или иным лицам или предоставил данный поддельный документ либо от каких обязанностей мог освободить или освободил. Например, предъявление поддельного диплома об образовании, медицинской книжки для трудоустройства, предъявление поддельного водительского удостоверения инспектору ДПС для подтверждения права управления ТС и освобождения от административной ответственности и т. д.

Под использованием заведомо поддельного (подложного) документа понимается его представление (а в случае электронного документа представление его через Интернет) по собственной инициативе или по требованию уполномоченных лиц и органов в соответствующее учреждение либо должностному лицу, иным уполномоченным лицам в качестве подлинного в целях получения или подтверждения права, а равно освобождения от обязанности.

Обращено внимание, что не образует состава преступления, предусмотренного ч. 5 ст. 327 УК РФ использование лицом:

своего подлинного документа, являющегося недействительным (например, с истекшим сроком действия);
либо подлинного документа, принадлежащего другому лицу;
или предъявление вместо надлежащего документа схожего с ним подлинного документа.

Поясняются положения закона о том, когда следует считать преступление, предусмотренное ч. 3 и ч. 5 ст. 327 УК РФ, оконченным. Такое преступление признается оконченным с момента представления заведомо поддельного (подложного) документа с целью получения прав или освобождения от обязанностей независимо от достижения данной цели. Если такой заведомо поддельный документ и в дальнейшем использовался для получения прав или освобождения от обязанностей в течение определенного периода (например, при трудоустройстве и в период последующей работы), то сроки давности следует исчислять с момента фактического прекращения использования поддельного (подложного) документа, в том числе в результате пресечения деяния.

В постановлении приведены иные разъяснения по квалификации деяний при совокупности действий, а также об оценке действий при наличии признаков их малозначительности.

Это единый государственный реестр юридических лиц. База данных, содержащая исчерпывающую информацию о юр.лицах, ведущих деятельность в России. Ресурс ведется территориальными органами ФНС.

Данные, внесенные в ЕГРЮЛ используются для разных целей, в частности для проверки контрагентов и достоверности сведений о руководителях, учредителях, адресах и состоянии компаний.

На РБК Компании доступны ключевые сведения о юридических лицах, взятые из государственного реестра. Поиск возможен по названию компании или основным реквизитам — ОГРН или ИНН.

Для чего нужен ЕГРЮЛ?

В реестре отражается статус ЮЛ — создание, реорганизация или ликвидация организации. Ресурс содержит только актуальные и достоверные сведения, подтвержденные учредительными документами. Сведения из реестра — открытые и общедоступные, за исключением персональных данных физических лиц. Обычную, расширенную, официальную или электронную выписку из ЕГРЮЛ получают:

при нотариальных процедурах;
для проверки контрагента;
для взаимодействия с гос.органами, таможней и т.д;
при оформлении внутренней документации;
для отдела кадров и безопасности;
для бухгалтерии компании;
для оформления юр.документов;
при рассмотрении заявок на кредит;
для определения контактных и регистрационных данных.

Ресурс содержит следующую информацию о юридических лицах:

состояние и адрес организации;
дату регистрации;
уставный капитал;
данные о руководителе и учредителях;
коды ОКВЭД;
лицензии (при наличии);
сведения о филиалах;
другие общедоступные данные.

Единый гос.реестр оптимизирует работу налоговых инспекций и всех заинтересованных лиц. Выписка является официальным документом и используется в разных целях.

Какие сведения содержатся в ЕГРЮЛ?

Сведения, содержащиеся в ЕГРЮЛ вносятся в реестр на основании документации заявителя. На ЮЛ лежит ответственность за достоверность предоставляемой информации. Заявители и юр.лица также несут ответственность, установленную законодательством РФ, за предоставление недостоверных данных. Ведением гос.ресурса занимаются территориальные органы ФНС.

Данные в Едином государственном реестре юридических лиц проверяются при проведении мероприятий налогового контроля или при обращении в ФНС. Недостоверные материалы — причина привлечения должностного лица к административной ответственности.

Какие данные можно получить из выписки ЕГРЮЛ?

В ЕГРЮЛ вносятся сведения о:

документах, представленных при регистрации ЮЛ;
изменении данных;
госрегистрации и всех изменениях в документации учредителей;
создании, ликвидации или реорганизации юр.лиц.

Все записи вносятся в ресурс последовательно и хранятся в систематизированном виде. Записям присваивается ГРН. Информация из ЕГРЮЛ считается общедоступной, кроме личных данных физ.лиц.

Заинтересованное лицо вправе запросить выписку из гос.реестра, копии документов или справку о том, что данные отсутствуют. Запрос осуществляется формально и выполняется в течение пяти дней с момента его получения. Информация предоставляется в бумажном или электронном формате.

Какие данные можно найти в ЕГРЮЛ о юридическом лице?

В официальном государственном реестре есть сведения о наименовании компании (полном и сокращенном), организационно-правовой форме субъекта, юр.адресе (местонахождении), способе формирования ЮЛ, уставном капитале, реквизитах (ИНН, КПП, ОГРН), кодах деятельности ОКВЭД.

В ЕГРЮЛ также можно найти данные об учредителях, правопреемстве, информацию о доверенных лицах, адресах филиалов, дате регистрации изменений в документах. Отражены полученные лицензии, расчетные счета, подлинные документы или заверенные нотариусом копии, номера и даты регистрации в Фонде соцстрахования РФ и Фонде обязательного медицинского страхования.

В государственном информационном ресурсе равным образом отображается информация о способе ликвидации, процессе реорганизации или ликвидации ЮЛ.

Официальная выписка имеет юридическую силу и применяется для ведения деятельности организации. Выступает в роли обязательного документа при открытии расчетного счета, участии в тендерах и торгах, заключении сделок и контрактов.

Нашли свою организацию в каталоге?

Получите возможность размещать дополнительную информацию в профиле своей компании

Необходимость и важность респираторной защиты (СИЗОД) Основные категории опасностей для органов дыхания: аэрозоли газы и пары недостаток кислорода 29 декабря 2021

Новый вектор защиты авторских прав. 2 часть. Как клиенты iR… Подводя итоги года, расскажем об историях успеха наших клиентов и их достижениях. А так же расскажем о новых запущенных сервисах и трендах на будущий 2022. 29 декабря 2021

Как клиенты iReg развивали свой бизнес за счет интеллектуал… В 2021 мы помогали компаниям расти за счет интеллектуальной собственности. Подводя итоги года, расскажем об историях успеха наших клиентов и их достижениях. 29 декабря 2021

Одна из адвокатов отметила, что в проекте фигурирует новое понимание официального документа, которое учитывает подход, выработанный в судебной практике и уголовно-правовой доктрине. Другой не согласен с позицией разработчиков о квалификации при совокупности преступлений. А третий считает, что Суд должен скорректировать разъяснение о моменте окончания использования заведомо подложного документа.

Указанные составы относятся к преступлениям против порядка управления:

ст. 324 УК устанавливает ответственность за незаконное приобретение и сбыт официальных документов и государственных наград;

ст. 325 – за похищение и повреждение документов, штампов, печатей и похищение акцизных марок, специальных марок и знаков соответствия;

ст. 325.1 – за неправомерное завладение государственным регистрационным знаком транспортного средства;

ст. 326 – за подделку и уничтожение идентификационного номера транспортного средства;

ст. 327 – за подделку, изготовление и оборот поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей и бланков;

ст. 327.1 – за изготовление, сбыт и использование поддельных акцизных марок, специальных марок и знаков соответствия.

В п. 1 проекта отмечается, что под официальными документами, предоставляющими права или освобождающими от обязанностей, в ст. 324 УК и официальными документами в ч. 1 ст. 325 УК РФ понимаются такие документы, в том числе и электронные, которые создаются, выдаются либо заверяются в установленном законом или иным нормативным актом порядке федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления либо уполномоченными организациями или лицами и удостоверяют юридически значимые факты.

При этом, подчеркивают разработчики, предметом незаконного приобретения и сбыта официальных документов (ст. 324 УК) могут быть только официальные документы, способные повлечь юридические последствия – предоставление или лишение прав, возложение обязанностей или освобождение от них, изменение объема прав и обязанностей. В качестве примеров таких документов приведены листок нетрудоспособности и медицинское заключение об отсутствии противопоказаний к управлению транспортными средствами.

Часть 2 ст. 325 УК устанавливает ответственность за похищение у гражданина паспорта или другого важного личного документа. Из п. 2 проекта следует, что под паспортом необходимо понимать также заграничный, дипломатический и служебный паспорта. Там же даны ориентиры для судов при решении вопроса о том, является ли личный документ важным: необходимо учитывать как минимум характер удостоверяемого факта и последствия похищения документа для гражданина. Так, важными личными документами могут быть вид на жительство, военный билет, водительское и пенсионное удостоверение, аттестат и диплом об образовании.

В п. 3 проекта отмечается, что предметом преступлений, предусмотренных ст. 324 и 325 УК могут быть только подлинные официальные документы, государственные награды РФ, РСФСР и СССР, штампы, печати, акцизные и специальные марки, а также знаки соответствия.

Предметом подделки и поддельными в ч. 1–4 ст. 327 УК выступают паспорт и только такие другие официальные документы, которые предоставляют права или освобождают от обязанностей (п. 4 проекта). Это правило относится и к удостоверениям. При этом подчеркивается, что по смыслу ч. 5 ст. 327 УК об ответственности за использование заведомо подложных документов к таким документам относятся любые, удостоверяющие юридически значимые факты, кроме тех, что указаны в ч. 3 той же статьи. Например, поддельные гражданско-правовой договор или решение общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме.

Под подделкой государственного регистрационного знака в ст. 326 УК предлагается понимать как его изготовление с нарушением установленного порядка, так и внесение в правомерно изготовленный знак изменений, которые допускают иное прочтение – удаление символов, подчистку и подкраску (п. 7 проекта).

В п. 9 отмечается, что, признавая лицо виновным в использовании заведомо поддельного удостоверения или иного предоставляющего права или освобождающего от обязанностей официального документа, суд должен выяснить, какие именно права мог предоставить или от каких обязанностей мог освободить такой поддельный документ. Верную квалификацию разработчики проекта иллюстрируют ссылками на предъявление поддельного диплома при трудоустройстве и поддельного водительского удостоверения инспектору ДПС.

Адвокат не согласен с предлагаемым пониманием совокупности

Ряд разъяснений посвящен квалификации преступлений при совокупности. Так, в п. 5 проекта подчеркивается, что похищение государственных наград является одним из способов их незаконного приобретения и квалифицируется по ст. 324 УК РФ. Однако если похищение наград сопряжено с применением насилия, то такие действия образуют совокупность преступлений, предусмотренных ст. 324 УК и соответствующей статьей Кодекса об ответственности за преступление против жизни и здоровья.

Эксперты критикуют и подход к определению момента окончания преступления

Разработчики обратили внимание на возможность применить малозначительность

Читайте также: