Чем обоснована необходимость применения единой системы оформления документов

Обновлено: 16.06.2024

Стоит заметить, что редакция Федерального закона № 377 от 22.11.2021 существенно изменилась с момента начала его рассмотрения в Государственной Думе. В статье мы рассмотрим основные вопросы, которые касаются применения ЭДО именно в рамках принятого закона.

Что такое ЭДО в трудовых отношениях?

Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

К каким документам может применяться ЭДО?

ЭДО применяется к документам, в отношении которых трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под роспись.

Иными словами, если в Трудовом кодексе РФ или в ином нормативном акте указано, что какой-либо документ должен быть оформлен на бумаге или с каким-либо документом работник должен быть ознакомлен под подпись, такой документ можно перевести в электронный вид.

К каким документам нельзя применить ЭДО?

ЭДО не применяется в отношении:

• трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников;
• акта о несчастном случае на производстве по установленной форме;
• приказа (распоряжения) об увольнении работника;
• документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

С помощью каких информационных систем можно применить ЭДО в компании?

ЭДО может осуществляться посредством следующих информационных систем:

Является ли ЭДО обязательным?

Нет, работодатель сам принимает решение о применении ЭДО. Организация может продолжать вести документы на бумажном носителе без каких-либо санкций.

На основании какого документа в организации вводится ЭДО?

ЭДО вводится работодателем на основании локального нормативного акта, который принимается им с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Локальный акт должен содержать:

• сведения об информационной системе (информационных системах), с использованием которой работодатель будет осуществлять электронный документооборот;
• порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
• перечень электронных документов и категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
• срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, а также сведения о дате введения электронного документооборота, устанавливаемой не ранее дня истечения срока указанного уведомления.

Также необходимо будет определить порядок осуществления ЭДО (локальным актом). В нем рекомендуется предусмотреть:

• сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
• порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости);
• исключительные случаи, при которых допускается оформление отдельных документов на бумаге;
• процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Как и кого нужно уведомить о переходе на ЭДО?

Работодатель уведомляет каждого работника в срок, установленный локальным нормативным актом (указанным выше), о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО и праве работника дать согласие на указанное взаимодействие. Также компания обязана проинформировать об осуществлении электронного документооборота лиц, принимаемых на работу.

Переход на взаимодействие с работодателем с помощью ЭДО осуществляется с письменного согласия работника. Отсутствие согласия признается отказом сотрудника от такого взаимодействия. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в будущем. Таким образом, предполагается, что в случае отказа от перехода на ЭДО в отношении данного работника нужно продолжить оформлять документы на бумажном носителе.

Согласие на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО не требуется от лиц, которые приняты (принимаются) на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж.

Работодатель обязан безвозмездно предоставлять работникам, которые не дали согласия на взаимодействие посредством ЭДО, документы, связанные с их работой в организации, на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

Кто оплачивает оформление электронных подписей для работников?

Если у работника на момент перехода на ЭДО нет ранее оформленной электронной подписи, работодатель несет расходы на ее получение и использование им.

Если у работника или лица, принимаемого на работу, уже есть ранее оформленная электронная подпись, то они могут использовать ее.

Какую электронную подпись может использовать работодатель?

Вид подписи будет зависеть от электронного документа, который нужно подписать, а также от вида используемой информационной системы.

Так, при заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, а также при подписании приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания, уведомлении об изменении определенных сторонами условий трудового договора посредством информационной системы работодателя используется усиленная квалифицированная электронная подпись.

При подписании иных электронных документов посредством информационной системы работодателя в компании может использоваться:

Какую электронную подпись может использовать работник?

Вид электронной подписи работника также будет зависеть от электронного документа, который нужно подписать, а также от вида используемой информационной системы.

При заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, при подписании согласия на перевод, заявления об увольнении, отзыве заявления об увольнении, а также при ознакомлении с уведомлением об изменении определенных сторонами условий трудового договора, приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания посредством информационной системы работодателя работником могут использоваться:

При подписании иных электронных документов посредством информационной системы работодателя работником могут использоваться:

• усиленная квалифицированная электронная подпись;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства;
• простая электронная подпись в случае, если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи.

• усиленная квалифицированная электронная подпись;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства;
• простая электронная подпись, ключ которой получен при личной явке в соответствии с установленными Правительством РФ правилами использования простой электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

Как работник может получить копии документов?

При подаче работником такого заявления работодатель обязан безвозмездно предоставить ему в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления требуемые документы или их заверенные надлежащим образом копии на бумажном носителе. Либо, если в отношении этих документов осуществляется электронный документооборот, предоставить электронные документы способом, указанным в заявлении работника:

Как обеспечивается доступ работника к электронным документам?

По заявлению работника работодатель обеспечивает ему доступ к документам, подписанным простой электронной подписью работника в информационной системе работодателя, путем направления электронного документа в личный кабинет работника (при наличии) на едином портале государственных и муниципальных услуг.

Что изменилось в процедуре приема на работу?

В соответствии с принятым законопроектом, прием на работу оформляется трудовым договором. Работодатель вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Таким образом, приказ о приеме на работу переходит из разряда обязательных документов в разряд возможных. При желании работодатель может отказаться от оформления приказа о приеме на работу. В таком случае документом-основанием, подтверждающим факт приема на работу, будет трудовой договор (его нужно будет указывать в качестве основания при внесении в трудовую книжку записей о приеме на работу и при подаче сведений в Пенсионный фонд РФ).

Рекомендуется ознакомиться с полным текстом принятого Федерального закона.

Наша рубрика с материалами экспертов по кадровому делопроизводству пополняется еженедельно. Чтобы не пропустить самое важное, подпишитесь на наш Телеграм-канал.

Общие требования к текстовым документам ГОСТ 2.105-95 и ГОСТ Р 2.105-2019 — это свод правил, призванный стандартизировать форму заполнения конструкторской документации. Они содержат нормы, которым должны подчиняться структура и состав текстов в сфере строительства, приборостроения и машиностроения.

Общие моменты

С 1 июля 2020 года вступит в силу приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 29.04.2019 № 175-ст, которым предусмотрено два нововведения:

ГОСТ 2.105-95 утрачивает силу в качестве национального стандарта, но сохраняет действие в качестве межгосударственного;
ГОСТ Р 2.105-2019 признают национальным.

Дополнительно в этой сфере приняты:

На практике при выполнении работы применяются те стандарты, которые выставляет заказчик, поскольку требования ЕСКД (единых систем конструкторской документации) и в целом ГОСТы в РФ считаются добровольными. Если документация оформляется для российского рынка, используйте правила оформления из национального свода. Если вы готовите бумаги для партнеров из ЕАЭС, стоит продолжать работу по ГОСТ 2.105-95. В ситуациях, когда документами пользуются компании и из России, и из других стран, укажите наименование стандарта, который использован при их подготовке.

Способы оформления

Разрешается заполнять документацию:

машинописным способом в соответствии с ГОСТ 13.1.002-2003. Межгосударственный стандарт. Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26.02.2004 № 63-ст);
рукописным методом, используя положения ГОСТ 2.304-81. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Шрифты чертежные (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 28.03.1981 № 1562);
применяя ЭВМ, согласно ГОСТ 2.004-88. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 28.11.1988 № 3843);
на электронных носителях информации.

Дополнительно в новом национальном стандарте предусмотрены правила подготовки текстовых документов электронных (ТДЭ). Их допускается готовить с использованием стандартизованных информационных моделей программ. Данные либо самостоятельно набираются, либо автоматически генерируются с помощью специализированных программных средств из заранее подготовленных фрагментов.

Техническое оформление: общие требования

Формулировки основных правил ГОСТ оформления текстовых документов несколько отличаются в зависимости от того, как утвержден стандарт. Таблица покажет, в чем разница и сходство редакций:

Межгосударственный стандарт ГОСТ 2.105-95

Национальный стандарт ГОСТ Р 2.105-2019

Высота символов — не менее 2,5 мм

· шрифт Times New Roman или Arial размером 14 для основного текста и размером 12 для приложений, примечаний, сносок и примеров;

· допускается использование шрифта размером 13 и 11 для основного текста и размером 12 и 10 для приложений, примечаний, сносок и примеров соответственно.

Расстояние между боковыми линиями формы и текстом должно составлять минимум 3 мм

Абзац начинается с красной строки, минимальный отступ — 15 — 17 мм

Абзацы начинается с отступа, равного 12,5 — 17 мм

От нижней и верхней границ следует отступать не менее 10 мм

Интервал между строками — не менее 8 мм

· текст оформляют с использованием полуторного межстрочного интервала;

· допускается использование двойного межстрочного интервала.

· расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом равно 3, 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — 15 мм;

· расстояние между заголовками раздела и подраздела — 2 интервала, при выполнении рукописным способом — 8 мм.

· расстояние между заголовком и текстом, между заголовками раздела и подраздела — не менее 4 высот шрифта, которым набран основной текст. Расстояние между строками заголовков подразделов и пунктов принимают таким же, как в тексте;

· при выполнении машинописным способом интервал равен 3 или 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — не менее 15 мм.

При переносе части таблицы на ту же или другие страницы наименование помещают только над первой частью таблицы.

Относительно копий в ГОСТ 2.105-95 заявлено, что их (здесь и далее приведены выдержки из текста):

выполняют одним из следующих способов:

типографским — в соответствии с требованиями, предъявляемыми к изданиям, изготовляемым типографским способом;
ксерокопированием — рекомендуется размножать способом двустороннего копирования;
светокопированием;
микрофильмированием;
на электронных носителях данных.

В национальном стандарте на этот счет добавлены способы изготовления электронных копий:

сканированием исходного бумажного документа;
конвертированием или трансформированием ТДЭ из одного формата в другой или из одной схемы данных в другую;
цифровым копированием.

Отдельно следует выделить установленные стандартами требования к текстовым документам, касающиеся структуры последних. Они могут состоять из:

частей с присвоенным наименованием и обозначением. За исключением первой, каждой из них присваивается порядковый номер;
книг, у которых тоже есть номера и наименования;
разделов. Обязательно проставляется номер каждого, отделенный точкой от основного названия. Точка в конце названия не используется, перенос слов не допускается. Начало каждого раздела оформляется на новом листе;
подразделов. Первая цифра обозначает принадлежность к конкретному разделу, вторая — порядковый номер конкретного подраздела.

Что касается нумерации, ЕСКД при оформлении документов позволяет сделать ее как сквозной, так и отдельной для каждого раздела.

Чего делать нельзя

Внимательно посмотрите требования ЕСКД к содержанию и оформлению документации. В документах содержится исчерпывающий список того, что нельзя употреблять в тексте. Так, недопустимо:

применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;
применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;
применять произвольные словообразования;
применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами, а также в данном документе;
сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в заголовках и боковиках таблиц и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки.

Помимо этого, требования ЕСКД 2020 года запрещают:

ставить знак минус для обозначения отрицательных чисел;
перечеркивать круг в качестве обозначения диаметра;
писать математические знаки без числового сопровождения;
указывать индексы стандартов без обозначения присвоенного им регистрационного номера.

Любой элемент текста следует оформлять в соответствии с правилами, отклонение от обязательных требований не допускается.

Пример выполнения текстового документа

НДС – 2022

Лучший спикер в налоговой тематике Эльвира Митюкова 14 января подготовит вас к сдаче декларации и расскажет обо всех изменениях по НДС. На курсе повышения квалификации осталось 10 мест из 40. Поток ограничен, так как будет живое общение с преподавателем в прямом эфире. Успейте попасть в группу. Записаться>>>

Читайте также: