Аналитическая справка отличие от отчета

Обновлено: 18.05.2024

Аналитическая записка составляется в тех случаях, когда руководству предприятия или организации требуется анализ какой-либо нестандартной, сложной или даже кризисной ситуации. От аналитического отчета этот вид документации отличается тем, что в нем не только описывается сложившаяся проблема и анализируются ее причины, но и приводятся варианты развития событий, а также предлагаются пути решения.

Для чего нужна аналитическая записка

Обычно цель создания записки –

предотвращение аналогичных проблемных ситуаций,
грамотное планирование расходов компании в будущем,
повышение производительности труда,
улучшение контроля за теми или иными направлениями бизнеса.

Документ может служить большим подспорьем при определении дальнейшего курса развития компании.

Иногда аналитические записки используются при проведений презентаций, семинаров, совещаний и пр. внутрикорпоративных мероприятий.

В некоторых случаях данный документ может стать доказательством при судебных разбирательствах, поэтому относится к его составлению необходимо крайне внимательно и со всей ответственностью.

Кто составляет аналитическую записку

Обычно обязанность по составлению аналитической записки входит в компетенцию сотрудников специализированного отдела аналитики или специалиста структурного подразделения, осведомленного о проблеме. В любом случае, лицо, составляющее аналитическую записку должно быть компетентным и в полной мере владеть всей необходимой информацией по рассматриваемой в записке проблеме. Не лишним является и привлечение к ее разработке сотрудников других отделов и структурных подразделений, которые могут дополнить аналитику какими-то своими немаловажными данными.

Правила составления аналитической записки

Стандартного, унифицированного образца документа нет, поэтому написана записка может быть в произвольной форме. Некоторые организации, особенно достаточно крупные, разрабатывают собственный шаблон документа, исходя из своих потребностей, хотя чаще всего все же используется свободная подача. Однако независимо от того, какой вариант применяется, структура аналитической записки всегда примерно одинакова.

В начале документа указывается

его номер по внутреннему документообороту,
дата составления,
адресат: это обычно руководитель организации,
а также автор записки, занимавшийся проведением анализа.

Затем идет описательная часть, в которую включаются

суть проблемы,
ее причины и последствия,
рекомендации для предотвращения подобных ситуаций в дальнейшем,
делаются выводы.

Все сведения должны быть аргументированы и доказательны, детали, имеющие значения для подведения итогов нужно также обязательно указывать в документе.

Как правило, в записке анализируется одна проблема, но если она сложная, то ее можно разделить на несколько параграфов или пунктов, каждый из которых проанализировать по отдельности, а в конце подвести общий результат.

При составлении текста записки следует избегать специальной терминологии, понятной лишь узкому кругу специалистов, при необходимости надо стараться подбирать к таким словам и выражениям общепринятые синонимы и понятия. В крайнем случае, к терминам следует делать специальные разъясняющие их значение сноски.

Если к аналитической записке прикладываются дополнительные документы (фотографии, акты, договоры, накладные, счета, расчеты и т.д.), это необходимо также отразить в ее содержании.

В конце аналитическая записка обязательно должна быть подписана составителем.

Правила оформления и регистрации аналитической записки

Записка составляется в двух экземплярах, один из которых передается руководителю для ознакомления с проблемой и принятий решений по дальнейшим действиям, а второй остается в структурном подразделении (на всякий случай).

Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант в настоящее время используется крайне редко, чаще всего записки оформляются в печатном виде. Во многом это связано еще и с тем, что часто при оставлении записки используются различные таблицы, графики, схемы, диаграммы и чертежи – в специальных компьютерных программах рисовать их гораздо удобнее и быстрее (их, кстати, для наглядности и более выраженного эффекта, лучше всего оформлять в цвете).

Объем аналитической записки никак не ограничен – иногда он может достигать нескольких страниц, но считается, что их количество не должно превышать 6-7 листов. При этом, если документ многостраничный, его надо скреплять специальным образом при помощи крепкой нити, помещать в плотную обложку или заказывать переплет в типографии.

Регистрировать аналитическую записку не обязательно, но если в компании ведется контроль за движением внутренних документов (служебных, докладных записок, актов и т.д.), то, конечно, зарегистрировать ее стоит.

Документ может носить как единичный характер, так и применяться на регулярной основе (например, при формировании ежеквартальной или ежегодной отчетности).

Нужно ли заверять аналитическую записку

Обычно после составления записка передается руководителю структурного подразделения или другому сотруднику, способному на уровне эксперта оценить работу, выявить ошибки и дать профессиональные комментарии к ней. Только после его утверждения документ уходит на ознакомление высшему должностному лицу предприятия для передачи картины по проблеме и формирования дальнейших перспектив.

Если в записке найдены ошибки и неточности

Случается, что иногда после составления записки обнаруживаются новые сведения, которые могут кардинально поменять информацию и выводы, приведенные в ней. В этом случае нужно

по возможности внести в электронную версию записки все необходимые исправления и изменения и распечатать документ уже с ними
или пометить неточности в тексте специальными значками и дать к ним комментарии и разъяснения в отдельном приложении.

Аналитическая справка – это документ, в котором кратко отражаются результаты проведенных исследований на заявленную тему, интересующую руководителя предприятия, ИП, государственный орган или частное лицо. Справка составляется в произвольной форме. Готовые образцы документа представлены в статье.

Что дает аналитическая справка

Справка чаще всего составляется учителями в образовательных учреждениях в рамках обязательных программ исследования школьных коллективов, уровня успеваемости отдельных учащихся. Такой документ прилагается в портфолио педагога и в дальнейшем учитывается при повышении категории, проведении аттестации на соответствие, премировании и т.п.

Заказать проведение того или иного исследования может практически любая компания. Чаще всего изучаются потребности клиентов, рыночная конъюнктура в той или иной сфере, на основе чего формулируются бизнес-стратегии развития на ближайшее время. Исследования проводятся маркетологами, социологами, психологами и другими экспертами. Они выступают исполнителями задания.

В качестве заказчиков могут быть:

частные компании;
федеральные и местные органы власти;
предприниматели.

Задачи, ход исследования и его результаты оформляются в виде довольно большого документа, содержащего теоретическую и практическую часть. Поэтому для удобства восприятия информации создается специальная аналитическая справка, которая содержит краткие выдержки, отвечающие на конкретные вопросы.

Структура документа: 6 разделов

Как правило, справка состоит из нескольких страниц. Структура документа и его форма могут быть любыми; обычно справка состоит из таких разделов:

Аналитическая справка оформляется в соответствии с общими требованиями к деловой документации (в печатном виде только на одной стороне листа А4), без исправлений и зачеркиваний. Стиль изложения – научный с элементами официально-делового. Все выводы конкретные, по возможности содержат не только качественные, но и количественные оценки. Количество страниц в среднем 7-10 (иногда всю информацию можно разместить на 1-2 листах).

Образцы аналитических справок

Документ может быть составлен на обычных листах либо на фирменном бланке организации, проводившей исследование по заказу другой компании.

Часто аналитические справки составляют учителя и другие педагогические работники. Они проводят изучение уровня успеваемости учащихся, развития их навыков, компетенций и многие другие. Если исследование небольшое, его результаты помещаются буквально на 1 страницу.

Также аналитическая справка составляется в кратком виде для предоставления отчета руководителю, которого интересуют конкретные ответы на несколько вопросов, а не все исследование целиком. В таких случаях она содержит простой перечень выводов по исследованию, а также предложение об улучшении ситуации путем принятия конкретных мер.

Нередко документ составляется подобно отчету руководителю: анализируется проблема, предоставляются данные по текущему состоянию и варианты решения ситуации.

Аналитические справки нередко составляются и школьными психологами, которые оценивают уровень развития личности, степень готовности к обучению и другие важные показатели.

Аналитическая справка и записка

Эти два документа довольно сильно отличаются друг от друга по назначению и содержанию, поэтому не стоит путать их друг с другом. Аналитическая справка содержит описание проведенного исследования с конкретными выводами, подтвержденными доказательными материалами – расчетами, документами, графиками и т.п.

Что касается записки, чаще это документ теоретического содержания, который содержит обобщенные сведения по какой-либо проблеме, описание ее причин и возможных последствий. Для составления записки обычно привлекается 1 эксперт, который дает свой комментарий для решения возникшей проблемы (снижение клиентского потока, ухудшение качества производимой продукции, экологическая проблема и т.п.).

Записка имеет стандартную структуру, во многом похожую на заявление. Как правило, весь текст размещается на 1-2 страницах.

Большинство отраслей, занимающихся разными видами деятельности, нуждаются в составлении специальных документов, характеризующих эффективность работы и его показателей. Аналитическая справка: пример написания можно всегда посмотреть на сайте ведомства, к ведению которого она относится.

Понятие и структура справки

Аналитической справкой называют документальный отчет с внесением показателей различных исследований, которые специалисты проводят в любой сфере занятости. Справка обосновывает и формулирует,на основе доступной информации по различным областям, появившиеся проблемы, для решения которых всегда предлагается несколько вариантов. Документ фиксирует на бумаге результаты такого анализа.

Данные вносят поэтапно, используя логическую последовательность, обоснование, прогнозы, советы, выводы и точность в сведениях. Применяются собственные и дополнительные источники.

Бланк необходим для ведения экономической и финансовой деятельности предприятий всех форм собственности, при прохождении обязательной аттестации на повышение квалификации сотрудников, в учебных заведениях и студентам высших учебных заведений. Для каждой сферы требуют свой бумажный анализ.

С образцами разных видов справок можно ознакомиться здесь.

Титульным листом (шапкой).
Аннотацией (введением).
Содержанием.
Основной частью.
Заключением.
Визами.
Приложением.

В шапке указывается предмет исследования, автор, город и дата. Аннотация повествует о целевом назначении документа,и может идти в виде заголовка. Здесь подразумеваются причины, методы, обстоятельства, целевые задачи и результаты работы конкретного объекта. Содержание документа состоит из перечней и номеров страниц, дополнений и рекомендаций. В качестве основы при этом берется изложенная информация.

В заключении пишут выводы и рекомендации. Визируется справка подписями участников, проводивших аналитический анализ и составлявших бланк. К приложению прилагают схематические таблицы, графики и другие дополнительные источники, если они необходимы для раскрытия темы.

Важно! Общего стандарта по составлению аналитической справки нет, даже несмотря на предлагаемые положения ГОСТа. Вышеуказанную структуру считают ориентировочной (примерной).

Требования к справке (цели)

Образец документа на специальном бланке (в виде примера), без внесения каких-либо данных и цифр находится в экономическом или другом отделе любого предприятия (организации) или на его официальном сайте. Данные отражают деятельность конкретной сферы занятости (педагогики, бизнеса, учреждений, предприятий), в соответствии с его методическими предписаниями.

Анализ деятельности имеет значение для обобщения показателей за определенный период времени (например, за 1 год). Весь документ делается в виде разделов, каждый из которых должен начинаться с новой страницы. Справка принимает вид брошюры только после того, как изучена и подписана руководителем ведомства.

К требованиям по оформлению аналитического документа относят:

стандарты ГОСТа к официально-деловой информации;
четкость построения и нацеленность на результат;
логичность и последовательная подача информации (предварительно можно сделать запрос);
аргументы (методики, сопоставления, факты);
наличие оценки.

К требованиям ГОСТа относят: шрифт 12; расположение текста только на одной стороне; распечатку с помощью листов А4; соблюдение полей:3 см слева, 1,5 см справа и по 2 см вверху и внизу. Левое большое поле нужно, чтобы потом подшить справку в папку.

Аналитическая справка (пример написания):

Важно! Объем ее, согласно принятым правилам, составляет не менее 7 страниц. После утверждения документа в некоторых компаниях проводят его презентацию.

Области применения

Аналитической справкой пользуются преподаватели и студенты ВУЗов при обобщении исследуемой литературы по любому материалу. Документ применяют на предприятиях для изучения объемов продукции: выпущенной, реализованной, бракованной, просроченной и т.д.

Например, если компания собирается выходить на рынок, то справка с анализом будет нужна, чтобы оценить свои перспективы на развитие в будущем. Кроме того, составляется полный перечень состояния в отрасли и на самом рынке продаж. Подается информация о появлении новых тенденций и сегментов. Объектом исследования бывает не только сама отрасль, но и партнеры по бизнесу. Посмотреть образец можно здесь.

Документ может использоваться в статистических органах, медицинских учреждениях, экологических компаниях, Министерствах и ведомствах. По структуре документ может быть различным, но некоторые разделы, утверждаемые руководством, будут обязательными. Справкой пользуются маркетологи, методисты, студенты.

В конце анализа обязательно делается прогнозирование на основании данных за несколько лет и вывод о деятельности предприятия (ведомства) и целесообразности применяемых при профессиональной деятельности рабочих методов.

Важно! Основным назначением аналитической справки является фиксация на бумаге результатов проведенного анализа.

Аналитические справки: примеры написания и рекомендации

На основании данных примеров, и пользуясь методическими указаниями соответствующей отрасли и требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 можно начать заполнение. Рекомендации оформления просты:

в самом вверху пишут название документа;
затем указывают все реквизиты предприятия (адрес, почту, телефоны);
раздел начинают с новой страницы, с использованием нумерации и разделения по параграфам для логичности структуры;
описывают развитие предприятия или отдельной специальности, производимую продукцию или сферу деятельности, рассказывают о номенклатуре, эффективности деятельности, делают вывод, гипотезы и обоснования;
ссылки на источники (в том числе и сайты) оформляют по всем полагающимся стандартам;
литературу к прилагаемой справке в виде приложения всегда составляют отдельно;
документ не может быть больше 12 страниц;
в конце документ подписывается, нумеруется и сшивается.

В тексте справки не рекомендуется рассуждать на отвлеченные проблемы, все должно быть по теме и четко, в отношении цели исследования. Прогноз и все факты указываются в обязательном порядке. Разрешается использовать дополнительные источники, которые повысят ценность справки.

Важно! При коротких текстах аналитической справки допускается использование бланков формата А5. На таких листах располагают трафаретный текст и вписывают имя сотрудника, который получает справку, а также название ведомства.

Вывод

Аналитическая справка является востребованным документом, который должен быть составлен грамотно.

Чтобы документально оформить краткое описание проведенных работ или исследования определенного вопроса, составляется аналитическая справка. Причем используется данный тип документа во всех направлениях работ начиная от производства и заканчивая ДОУ. Поэтому желание понять, как написать аналитическую справку (образец), знакомо всем специалистам.

Особенности аналитической справки

Целью специалиста, составляющего аналитическую справку, является фиксация результатов его исследования. Предметом изучения может быть определенный сегмент рынка или образовательный процесс в конкретном классе или даже исторические события. Студенты, маркетологи, преподаватели – всем знакомы ситуации с необходимостью составления подобного документа.

Ключевым преимуществом документа является концентрированная информация, визуализирующая только конечный результат объемной работы. То есть, можно донести информацию до целевой аудитории, опуская утомительные подробности и обращаясь к ним только в случае необходимости каких-либо уточнений.

Структура аналитической справки

Естественно, в зависимости от профиля исследователя и предмета изучения, аналитическая справка будет иметь разное наполнение. При этом общие ориентиры, применяемые к структуре документа, останутся неизменными:

оглавление на титульном листе или в шапке первой страницы;
краткое описание целей и предмета изучения (аннотация);
содержание документа с указанием номеров страниц, занимаемых каждой частью;
смысловая часть (большая часть документа);
заключение, основанное на аргументах смысловой части;
инициалы исследователей и их подписи;
приложения с графиками и дополнительными материалами.

По желанию составителя или требованию целевой аудитории структура может меняться, расширяясь или сокращаясь. В оглавление включается название документа, объект изучения, автор исследования и дата его проведения/оформления. При желании, если документ получается объемным, шапка может дублироваться на каждой странице в колонтитуле. Заключение же должно содержать не только вывод на текущий момент и прогнозы, а также рекомендации по улучшению ситуации.

Как оформить документ

В том, что касается непосредственного оформления справки, стоит ориентироваться на стандартный набор правил, установленных ГОСТ по делопроизводству. Это значит, что документ должен печататься на листах формата А4. Текст должен размещаться только на одной стороне листа, иметь читабельный размер шрифта и отступы. Причем левый отступ стоит сделать не менее 3 см, для того, чтобы подшивка справки в папку не скрыла часть информации.

Помимо этого, стоит учитывать несколько важных правил, касающихся наполнения документа. Важно четко разделять все части справки, лучше – начинать каждую часть с новой страницы, а для облегчения понимания материала и его визуального упрощения стоит использовать нумерацию глав и параграфы. Не пускаться в пространные рассуждения об истории или параллельных отраслях, когда нужно четко следовать выбранной теме исследования. При этом стоит избегать чрезмерной сухости. Каждый факт должен быть объяснен. Таким образом, получается, что оптимальный размер справки колеблется от 5 до 12 страниц.

Образцы, как написать аналитическую справку

При написании аналитической справки важно понимание особенностей отрасли, о которой идет речь. Например, если речь идет об оформлении данного типа документа по ФГОС или для воспитателя в ДОУ, в него должны включаться такие критерии оценки работы с детьми, как:

забота о сохранении и укреплении физического здоровья;
помощь в личностном росте;
проведение игрового досуга;
умственное развитие.

Описывая, какими технологиями в своей работе пользуется определенный воспитатель, и какой результат они дают, можно сделать вывод об эффективности работы. Похожие принципы используются в других случаях (работа методиста, успеваемость в школе). При составлении справки об успеваемости определенных классов в школе идет сбор информации в разрезе по четвертям, по предметам, по программам преподавания.

Результаты аттестации у психолога должны отображаться в справке в следующем порядке: информация о причине приема, затем результат индивидуальных и комплексных занятий. В качестве заключения – итоговое состояние на определенный период.

Корректно составленная справка должна полностью отвечать на изначально поставленные вопросы целевой аудитории. Помимо этого, важны рекомендации, которые может дать исследователь по результатам изучения.

В отличие от распорядительных документов информационно-справочные документы (справки, акты, письма, объяснительные, служебные записки и др.) зачастую не требуют исполнения. Однако, в ряде случаев они могут стать основанием для принятия каких-либо решений, в т.ч. подготовки распорядительных документов.

Наиболее распространенным видом из информационно-справочных документов, которые приходится готовить специалисту МОУО, являются справки.

Справка — это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий, отражающий основную деятельность организации или подтверждающий сведения служебного характера. Например, об итогах ЕГЭ, о состояние и перспективах развития образования в территории, о работе образовательных учреждений и т.д.

Справки могут быть внешними и внутренними . Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки — для представления руководству МОУО или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки подписываются руководителем МОУО или его заместителем. Справка, содержащая сведения финансового характера, подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации и содержат следующие реквизиты:

наименование учреждения;
наименование вида документа (СПРАВКА);
заголовок к тексту (при оформлении на листе бумаги формата А4);
текст документа;
подпись;
дата документа;
регистрационный номер документа;
приложения (при наличии).

Реквизиты внутренней справки:

наименование структурного подразделения – автора документа;
наименование вида документа (СПРАВКА);
дата документа;
регистрационный номер документа;
заголовок к тексту (при оформлении на листе бумаги формата А4);
текст документа;
подпись (подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем, при этом указывается должность в сокращенном варианте – без наименования организации);
приложения (при наличии).

В зависимости от целей составления справки могут быть: аналитическими, отчетными или информационными.

Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения. Например,отчет об охвате детей летним отдыхом, отчет о готовности ОО к началу учебного года.

Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о переходе на ФГОС НОО в образовательных организациях района (города), Справка о состоянии профилактики правонарушений среди несовершеннолетних в ОО в первом полугодии 2013-2014 учебного года. Такие справки составляются, как правило, к установленному сроку (по плану) или по запросу.

Текст информационной справки состоит из двух частей:

изложение фактов, послуживших причиной её составления;
изложение конкретных сведений, отражающих существо вопроса, а также выводы и предложения организации или должностного лица.

Текст информационной справки может состоять только из одной (второй) части.

Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.
Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов.

Значительное место в работе специалиста занимает подготовка справок аналитического характера.

Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующих решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (внешние — до 3-х страниц, внутренние – до 10 страниц).

Текст аналитической справки состоит из трех частей:

основания для составления справки (план, приказ, обращения граждан, распоряжение, нормативный акт и др.);
анализ ситуации или вопроса (факты, следствия, причины);
выводы, предложения, рекомендации (конкретно).

Хотя жестких требований к структуре или объему аналитической справки не предъявляется, все же следует придерживаться определённой логики. Она, например, может быть такой:

введение;
основная часть;
заключение;
подпись;
приложения.

Во введении кратко излагаются основания (постановка проблемы), причины, обстоятельства, цели и задачи, состав экспертов, круг вопросов, подлежащих рассмотрению (программа), использованные методы (методики), источники информации, методика, использованная при обработке информации и др.
В основной части излагается суть полученных результатов (факты, результаты), Изложение ведется в логической последовательности в соответствии с утвержденной программой (регламентом) с поэтапным анализом и обобщениями (причины, следствия). Необходимые таблицы, графики, расчеты, сведения могут быть даны в Приложениях, чтобы не загромождать основной текст, а в тексте делается только ссылка.
В заключительной части даются выводы, предложения (рекомендации), построенные на основе результатов анализа материалов, приведенных в основной части.

При подготовке выводов, предложений, рекомендаций необходимо обратить внимание на следующее.

а) Выводы и предложения должны:

не противоречивость основному тексту и иметь с ним жесткую логическую взаимосвязь;
не содержать прямых повторений текста;
не содержать заключений, не обоснованных текстом;
характеризовать рассматриваемый период или явление;
подводить общий итог;
быть конкретными и проверяемыми.

б) Предложения, рекомендации, мероприятия или их варианты должны исходить из сделанных выводов, не противоречить им и быть нацелены на устранение допущенных недостатков, следствий того или иного события, на устранение и предотвращение причин, их породивших, нацеливать на перспективное развитие организации.

в) Текст выводов должен быть кратким и не превышать объёма одной страницы.

Приложения могут содержать различные подробные таблицы, графики, условные обозначения, глоссарий, математические формулы и расчеты, а также иную второстепенную информацию, дополняющая основную часть документа.

Текст справки должен быть тщательно выверен исполнителем и завизирован им, а затем передан руководителю отдела (заместителю). В случае выявления каких-либо неточностей, ошибок и т.п. в документе исполнитель вносит изменения, визирует справку у заместителя и передает её в двух экземплярах на подпись руководителю (заместителю руководителя) МОУО.

В ряде случаев возможна презентация справки, над которой также придется поработать исполнителю.

Советы практика

Для того, чтобы подготовить качественную аналитическую справку, ее составителю следует прилично потрудиться.

1. Быть в проблеме . Для чего:

2. Овладеть (в теории и на практике) методами сбора и обработки информации.

3. Овладеть (в теории и на практике) методами анализа, в т.ч. педагогического.

4.Потребовать от экспертов, участвующих в работе, подготовки качественных материалов. Для чего:

можно предложить им разработать и согласовать с составителем программу исследования, содержание представляемого материала, разъяснить, что от них конкретно требуется;
рекомендовать экспертам, чтобы в представляемых материалах (собранной информации) помимо описания фактов, явлений, результатов, содержались анализ их с указанием причин, наличие предложений по решению выявленных проблем. Иначе придется додумывать составителю самому, что может привести к ошибкам;
лично побеседовать с теми, кто представляет информацию (экспертом), ибо не всегда все можно изложить на бумаге.

5. Когда вся необходимая информация собрана, следует внимательно (может быть несколько раз) изучить ее и составить план проекта справки.

6.Потом начинается самое трудное – обобщение. Не просто переписывание (верстка) представленных материалов (характерно для начинающих), а выявление общих тенденций на основе частных явлений (от частного к общему). Одновременно по ходу можно готовить проект выводов и рекомендаций по отдельным разделам (это целесообразней).

Данный алгоритм поможет старшим воспитателям и методистам в написании аналитической справки по итогам работы, или какой либо деятельности.

Вложение	Размер
algoritm-sostavleniya-spravki.doc	108 КБ

Предварительный просмотр:

Сбор и обработка аналитической информации для написания аналитической справки

Аналитическая справка - итоговый документ, отражающий результаты аналитической деятельности управленца. Она содержит систематизированные, обобщенные и критически оцениваемые сведения по отдельным аспектам состояния образовательного процесса (системы).

Для грамотного написания аналитической справки необходимо знать:

Зачем мы анализируем?

Чтобы найти лучшее состояние для управляемого объекта и перевести его в это состояние.

Предмет, цель, задачи, состав и структура функции анализа

Педагогическим анализом называется функция управления школой (образовательной системой), направленная на изучение состояния, тенденций развития, объективную оценку результатов педагогического процесса и выработку на этой основе рекомендаций по упорядочению системы и переводу её в более высокое качественное состояние.

1. Предмет педагогического анализа – педагогический процесс

2. Цель педагогического анализа – обеспечение широты и глубины познавательной стороны управления школой (образовательной системой) как важнейшего фактора эффективности процесса управления.

3. Признаки, определяющие основания для классификации видов анали за:

объект (что?) ;
субъект (кем?) ;
цели (для чего?) ;
содержание (характер) ;

повторяемость (как часто ?)

В общем плане педагогический анализ должен преследовать чисто практическую цель – содействовать улучшению работы образовательного подразделения (ОУ), служить основой для планового (перспективного) и оперативного управления деятельностью, стимулировать повышение качества образования.

Педагогический анализ как функцию управления:

как и любой анализ, педагогический анализ как управленческая функция обеспечивает познавательную сторону процесса управления . Целью познания здесь является вскрытие причин положительных или отрицательных явлений учебно-воспитательного процесса для того, чтобы их развить или нейтрализовать, подготовив данные для принятия соответствующего управленческого решения;

на результат педагогического анализа необходима моментальная управленческая реакция, т.е. он сразу используется практикой;

в педагогическом анализе сроки его проведения ограничены ритмом и развитием учебно-воспитательного процесса, результаты не требуют такой тщательности и многогранной проверки как при научном исследовании.

При написании аналитической справки важно учитывать вид педагогического анализа, который Вы осуществляли. Существует классификация педагогического анализа по ряду признаков (Ю.Конаржевский):

При сборе аналитической информации необходимо помнить об основных принципах, которой она должна соответствовать принципам :

1. Принцип объективности – аналитику необходимо знать объективное содержание научного знания, чтобы определить истинное положение дел.

Принцип объективности предусматривает :

отчленение существенных черт анализируемого объекта от несущественных, обусловленных временными, преходящими факторами развития педагогического явления, фиксацию внутренне и внешне присущих черт данному явлению, установление закономерностей в педагогическом процессе, учет как количественных, так и качественных характеристик для более полного понимания явления;
признание всей сложности и противоречий в развитии педагогических явлений и процессов;
исследование источника противоречий, логики их движения, учет их связи с противоречиями, обусловленными общими социальными закономерностями, с конкретными обстоятельствами возникновения и развития данного педагогического явления;
выявление причинно-следственных связей, являющихся основой для распознания наиболее существенных сторон педагогического процесса;
изучение руководителем школы каждого отдельного явления; признание субъектом анализа диалектического единства объективного и субъективного при первичности объективного.

2. Принцип детерминизма – утверждает причинную обусловленность всех педагогических явлений, является основой построения причинно-следственных связей

3. Принцип развития

Принцип развития можно сформулировать следующим образом: предметом анализа является ряд последовательных качественных и количественных изменений (предмета, явления), обладающих единой, общей и внутренней для них тенденцией к достижению определенного конечного результата. Иными словами, рассматривать предмет анализа следует в процессе возникновения, становления, изменения и развития.

Таким образом, принцип развития как методологический предъявляет к построению процесса педагогического анализа определенные требования. Они заключаются в необходимости :

рассматривать предмет анализа в становлении и развитии ;
вскрывать его противоречивый характер ;
учитывать количественные и качественные изменения, переходы из одного состояния в другое;
определять связь между прошлым, настоящим и будущим предмета анализа.

4. Принцип системного подхода – видение объекта как целостного образования, как системы, с ее компонентами и связями между ними.

Для этого принципа характерно стремление рассматривать школу как:

определенное целостное образование, имеющее многообразие связей, относительно сложную структуру;
выявление в этой системе элементов, ее составляющих, их качественную и количественную характеристики;

вычленение элементов системы с целью установления и классификации связей данного множества;

учет влияния внешней среды на учебно-воспитательный процесс;

выделение среди огромного количества внутренних связей таких, которые обеспечивают жизнедеятельность анализируемого объекта или процесса как системы, устанавливая, сохраняя и поддерживая определенную упорядоченность ее элементов, понимание школы как иерархической системы (конкретной формой реализации взаимосвязи между различными уровнями системы как раз и является управление);

Таким образом, принцип системного подхода в педагогическом анализе предусматривает исследование школы как динамичной, целостной системы, взаимодействующей со средой, характеризующейся целесообразностью своей деятельности и наличием совокупности внутренних и внешних связей, среди которых управленческие играют основную роль.

5. Принцип главного звена – не фиксировать все увиденное, а найти главное, что существенно влияет на анализируемое явление. Определив его, можно нейтрализовать действие других факторов

Изучение главного воздействующего фактора, причин его возникновения дает возможность управленцу выработать меры по регулированию процесса и тем самым нейтрализовать действие других факторов, менее существенных или случайных. Поэтому любая программа анализа должна строиться на основе главного звена, или, как его ещё называют, принцип исключения.

Чтобы выделить основное звено, нужно знать его признаки, которые заключаются в следующем:

главному звену сопутствуют такие условия, максимальное использование которых превращает возможность в действительность (использование этих условий дает возможность достичь цели кратчайшим путём);

главное звено – это тот элемент системы, на который можно эффективно воздействовать (влиять надо на него в первую очередь, ибо без этого невозможно достичь цели, так как главное звено связано с другими звеньями необходимыми связями).

В процессе управления главные звенья могут меняться местами по мере разрешения тех или иных проблем. В том и состоит искусство управления, чтобы всегда находить такое звено и организовывать работу по разрешению основной для данного момента задачи.

Основывая свою деятельность на принципе главного звена, нельзя забывать о его связи с другими. В целом принцип главного звена помогает лучше ориентироваться в переплетении разнообразных проблем и задач, учит классифицировать, отделять главное от несущественного.

6. Принцип единства анализа и синтеза – анализ предполагает не только расчленение и дифференциацию содержания изучения объектов, но и их синтез и обобщение, показав единство и взаимную обусловленность

Последовательность действий, осуществляемая аналитиком при анализе (эта же логика сохраняется и при изложении материала в справке) можно представить в виде следующей таблицы:

Последовательность действий при анализе :

Этап предварительной ориентации

Дает возможность определить тенденцию развития явления или процесса, дав им положит. или отрицат.оценку, наметить направление, в котором должен развертываться весь будущий анализ

Сбор материала, закладка фундамента будущего анализа. Производится оценка обстановки, уяснение ситуации. Определение факторов, повлиявших положительно или отрицательно на анализируемый предмет и разбивка их на две группы:

-факторы, сопровождающие данное явление

-факторы, предшествующие его возникновению

Аналитик должн должен ответить себе на вопросы:

Этап раскрытия содержания предмета анализа (анализ субстанции)

Позволяет выделить факторы-условия, сопровождавшие анализируемое явление, изучать силу влияния каждого из них на объект анализа и определить ведущие факторы-условия, ускорившие развитие этого процесса

Осуществляется путем декомпозиции, расчленения сложного на более простые составные части – подсистемы по принципу от простого к сложному, но более конкретному

Структурное описание предмета анализа (выявление причины)

Надо решить триединую задачу:

Во-первых, разобраться во внутреннем способе связи его элементов и подсистем, в совокупности свойств его ведущих элементов, в характере их взаимодействия.

Во-вторых, рассмотреть взаимосвязь объекта с внешней средой.

В-третьих, рассмотреть взаимосвязь объекта с причинными факторами, ему предшествующими

Позволяет через разработку конкретных предложений улучшить работу или состояние анализируемого объекта

Формулируются окончательные выводы, к которым предъявляются следующие требования:

Это – общая схема анализа. Ее необходимо придерживаться как при сборе информации, так и при подготовке итогового доклада (справки).

Упрощенно можно определить следующую логику изложения имеющегося материала:

- вы определяете тезис (через цели и задачи анализа)

- раскрываете содержательный аспект этого тезиса

- находите положительное и отрицательное в разрешении данного вопроса

Рекомендации к составлению аналитической справки

1 часть – вводная (опорные вопросы: Что? Кем? Когда? Зачем?)

2 часть – аналитическая (Что и по каким причинам?)

3 часть – заключительная (Что рекомендуется?)

предмет изучения
сроки изучения
тема проверки
цель и программа проверки
кто проверяет
объем проделанной работы

общая характеристика изучаемого вопроса в ходе проверки;
достоинства и недостатки его решения;
факторы или условия, а также причины появления положительных или отрицательных сторон анализируемого объекта или явления. Установление причинно-следственных связей, обеспечивающих получение результатов. Т.о., в этой части справки необходимо ответить на каждый вопрос программы проверки, дать оценку достоинств в решении каждого из вопросов программы.

3. Заключительная часть :

обобщить результаты анализа, сделать выводы;
определить конкретные рекомендации с указанием сроков исполнения;
указать сроки и формы подведения итогов.

4. Подпись составителя справки, дата составления справки .

Справка может содержать приложение:

результаты анкетирования ;
результаты контрольных срезов ;
содержание контрольных работ, тестов ;
учебно-методический комплекс по предмету;
указатель литературы и др.

Более правильному написанию справки поможет программа проверки, которая должна содержать:

- характеристику предмета проверки .

Справка заслушивается, обсуждается, по ней готовится приказ.

Справка должна быть представлена в двухнедельный срок после проведения проверки.

Справка предварительно зачитывается руководителям проверяемых ОУ с целью уточнения выводов, а затем представляется на коллектив.

Читайте также: