Администрирование договоров что это

Обновлено: 30.06.2024

Договорная работа – достаточно ответственная деятельность для большинства компаний, которые выступают заказчиками услуг, поставщиками, работают с контрагентами для достижения различных целей бизнеса. Как правило, для того чтобы система работы с договорами была налажена правильно и безопасно, необходимо доверять ее компетентному специалисту. Кто такой специалист по договорной работе, чем конкретно он занимается и где его найти, расскажем в данной статье.

Чем занимается специалист по договорной работе в штате

Специалист по договорной работе должен иметь юридическое образование. Существуют два вида специалистов по договорной работе: штатный специалист, работающий непосредственно в компании и сторонний юрист, осуществляющий услуги по договорам на аутсорсинге. Каждая конкретно взятая компания зачастую самостоятельно определяет функциональные обязанности такого специалиста в штате. То есть в компании такому работнику могут поручить сопровождение договоров, другому исполнение, а третьему договорную и претензионную работу. Поэтому деятельность штатного сотрудника определяется в зависимости от целей и задач компании в данном направлении деятельности и закрепляется должностной инструкцией. В некоторых организациях при большом количестве работы с договорами формируется целый договорной отдел.

Услуги юриста по договорной работе на аутсорсинге

Юридическое направление в договорной работе основано исключительно на правовом сопровождении данного процесса. При незначительном объеме, она может выполняться в рамках текущей деятельности юридического отдела. Если же вам нужно оформление и составление договора, но у вас нет такого сотрудника, можно обратиться в стороннюю юридическую компанию, которая займется договорной работой вашего бизнеса.

Услуги юриста по договорной работе будут включать в себя проверку данных, заключение договоров и минимизацию рисков их неисполнения, а именно:

анализ соглашения на соответствие законов РФ, на соблюдение прав и интересов заказчика;

выявление возможных дополнительных условий для осуществления сделки;

создание шаблонов договоров для компании при повторяющихся сделках.

Почему нужен специалист по договорной работе

Без грамотно налаженной работы с договорами может возникнуть ряд ситуаций, когда бизнес понесет разного роды убытки. Столкнуться с ними может практически каждая компания. Задача грамотного юриста предотвратить такие сделки и избежать возможных последствий.

Результатами некомпетентно заключенных сделок могут стать:

Неправильно составленные документы. Во многих случаях неправильно оформленные договоры могут привести к негативным последствиям, таким как ущемление прав одной из сторон соглашения;

Сотрудничество с недобросовестным контрагентом, который использует мошеннические схемы;

Признание договора недействительным.

Преимущества заказа услуг по договорной работе в юридической компании

Сторонняя юридическая организация сможет оказать более компетентную помощь при составлении договоров и документов, которые необходимы для сотрудничества с партнерами. Во-первых, юридическая компания имеет в штате узкоспециализированных сотрудников, которые работают только по договорной работе. Во-вторых, компания обладает гораздо большим опытом в таких делах, сможет предусмотреть возможные нюансы при составлении документов, тем самым обезопасить своего клиента. В-третьих, аутсорсинговые услуги специалистов сторонней юридической фирмы, как правило, гораздо дешевле содержания в штате юриста.

Договорная работа в компании – очень важная деятельность, поэтому необходимо грамотно подходить к выбору сотрудника, который будет ей заниматься вне зависимости от того, работает он в штате или на аутсорсинге.

В 1С:Управление холдингом реализована комплексная подсистема управления договорными отношениями, которая включает в себя большой круг задач. В данной статье рассмотрим возможности функционала управления договорами применительно к объектам системы: ключевые настройки, справочники, документы и отчетность, используемая в процессе Управления договорами.

Общие настройки управления договорными отношениями

Рисунок 1 Учет по договорам в 1С: УХ

Оформление карточки документа договора

В системе предусмотрена классификация договоров по виду посредством дополнительного справочника, наполненного предопределенными значениями. Каждый вид договора определяет основные его параметры (Рисунок 2), а также набор реквизитов, предусмотренных для заполнения карточки документа договора данного вида.

Рисунок 2 Виды договоров в 1С: УХ

Также в системе Управление холдингом имеется разделение договоров по видам соглашений:

Основные реквизиты карточки договора

Рисунок 3 Основные реквизиты договора в 1С:УХ

Рисунок 4 Заполнение условий договоров в 1С:УХ

Рисунок 5 Планирование и учет договоров в 1С:УХ

Рисунок 6 График поставок в 1С:УХ

При оформлении заказа поставщику по договору выполняется контроль договоренности относительно цен и количества каждой позиции номенклатуры, прописанной в табличной части.

Рисунок 7 Отражение учета по МСФО в 1С:УХ

Рисунок 8 Заполнение прочих реквизитов договоров в 1С:УХ

Дополнительные реквизиты карточки договора (характерные некоторым видам договора)

В зависимости от вида договора на форме выводятся дополнительные реквизиты, присущие исключительно данному виду.

Рисунок 9 Договоры с расчетом комиссионного вознаграждения в 1С:УХ

Рисунок 10 Договор с организацией-платежным агентом в 1С:УХ

Рисунок 13 Параметры для расчета комиссии аккредитива выданного в 1С:УХ

Рисунок 14 Дополнительные параметры учета по МСФО в 1С:УХ

Рисунок 15 Классификации по видам гарантии в 1С:УХ

Рисунок 16 Уплата комиссии за выдачу гарантии в 1С:УХ

Рисунок 17 Договор залога и поручительства по МСФО в 1С:УХ

Рисунок 18 Вид договора страхование в 1С:УХ

Рисунок 19 Вид договора факторинг в 1С:УХ

Рисунок 20 Договора с финансовыми инструментами по привлечению средств в 1С:УХ

Рисунок 21 Счета учета документа в 1С:УХ

Рисунок 22 Создание депозита в 1С:УХ

Параметры финансовых сделок и правил расчета процентов – это отдельная большая тема, в данной статье подробно на этом останавливаться не будем.

Рисунок 23 Внутригрупповой договор в 1С:УХ

Печатная форма договора и внешние файлы

Рисунок 24 Дополнение договора переменными реквизитами в 1С:УХ

Рисунок 25 Формирование печатной формы договора в 1С:УХ

Графики расчетов и платежи

В системе Управление холдингом большинство видов договоров формируют графики расчетов и платежей. Способ формирования платежей задается пользователем в карточке документа договора. Для коммерческих договоров предусмотрены три способа: Вручную, График, Процесс (Рисунок 4, п. 14).

Плановый график взаиморасчетов формируется с разделением по видам задолженности: основной, проценты, комиссии, штрафы. Плановые операции содержат начисления и оплаты с указанием даты, суммы, бюджетных аналитик; вместе они формируют плановую задолженность.

График расчетов и платежей может быть заполнен автоматически по условиям договора, вручную, либо загружен табличной частью.

Рисунок 29 Дополнительные настройки планирования и учета в 1С:УХ

Рисунок 30 Заявка до плановой даты платежа в 1С:УХ

Рисунок 31 Автоматическая актуализация заявок по графикам в 1С:УХ

Рисунок 32 Актуализация плана в 1С:УХ

Версионность договоров

В системе 1С:Управление холдингом 8 предусмотрена версионность договоров. Изменения всех реквизитов договора, включая графики, могут быть записаны в новой версии соглашения. При первоначальном заполнении карточки договора создается первая версия договора. При открытии карточки договора все реквизиты закрыты для редактирования, открываются только на просмотр.

Информация о действующей версии отображается на основной вкладке договора. При редактировании или создании новой версии эта информация доступна для редактирования (Рисунок 26).

Рисунок 26 Информация о новой версии договора в 1С:УХ

Рисунок 27 Согласование договоров в 1С:УХ

Выполнить согласование (1), отменить ход согласования (2) просмотреть как выполняется согласование договора (3) либо просмотреть историю согласования (4) можно по командным кнопкам, указанным на рисунке (Рисунок 28). Здесь же выводится текущий статус договора.

Рисунок 28 Команды по согласованию договоров в 1С:УХ

Анализ дебиторской задолженности организации и лимитирование

Для выполнения анализа дебиторской задолженности организации в системе Управление холдингом 8 предусмотрена возможность установки произвольного набора интервалов задолженности (Рисунок 33).

Рисунок 33 Установка произвольного набора интервалов задолженности в 1С:УХ

Рисунок 34 Отчет о дебиторской задолженности в виде графика в 1С:УХ

В системе реализована возможность планирования взаиморасчетов (путем создания графика расчетов), а также выполняется контроль соблюдения допустимой задолженности по договору. Существуют три вида контроля (Рисунок 35), для каждого из которых выбирается режим контроля: Не использовать, Информировать, Блокировать проведение документов.

Рисунок 35 Вид контроля документов в 1С:УХ

Аналогично работает контроль общей задолженности контрагента, который анализирует всю задолженность, по всем договорам.

Претензионно-исковая работа

Рисунок 37 Договоры и проекты в 1С:УХ

При возникновении претензии оформляется одноименный документ, в котором фиксируются суть претензии, позиции сторон договора. Также заполняются основные параметры (Рисунок 38): направление (исходящая/входящая) (1); признак возникновения денежных потоков по результатам претензии (2); валюта (3) и процент (4) ожидаемого возврата долга в случае наличия денежных потоков; Этап претензии (5) с выбором из справочника этапов и дата текущего этапа (6); следующий этап претензионно-исковой работы (7) и его плановая дата (8)

Рисунок 38 Параметры претензии в 1С:УХ

Рисунок 39 Аналитика бюджетирования в 1С:УХ

Рисунок 40 Папка Суд в 1С:УХ

Рисунок 41 Изменение вида претензий в 1С:УХ

Рисунок 42 Открытые претензии в 1С:УХ

Дополнительно регламентными заданиями реализована система напоминаний пользователю о приближении сроков оплаты по претензии, а также о приближении сроков наступления следующего этапа по претензии. Также можно настроить периодическую проверку выполнения обязательств по договорам и автоматическое создание прретензий в случае нарушения сроков погашения дебиторской задолженности.

В данной статье представлен обзор возможностей системы 1С:Управление Холдингом в части управления договорной деятельностью. Рассмотрены объекты системы, которые используются для этого, а также ключевые параметры и настройки (по примеру возможности версии 3.1).

В завершение выделим следующие основные возможности системы:

Таким образом, мы видим, что подсистема Управление договорами в 1С:Управление холдингом не только решает вопросы документооборота и учета, но участвует также в управлении оборотными средствами, автоматизации оперативного планирования и управления денежными потоками компаний.

Читайте также: