Возмещение гсм по договору аренды автомобиля без экипажа

Обновлено: 27.04.2024

В современном мире трудно представить себе компанию, деятельность которой может обходиться без автомобиля. Однако далеко не каждое предприятие может себе позволить содержать собственный автопарк. В этом случае хорошим выходом из ситуации является аренда авто у сотрудника. Это вполне реальный и выгодный вариант для обеих сторон, но следует учесть все нюансы правильного составления и оформления договора аренды в соответствии действующему Налоговому кодексу Российской Федерации.

Какие документы нужны для оформления

В первую очередь сотруднику, собственнику автотранспорта, следует предоставить организации-арендатору пакет необходимых документов для оформления соглашения.

Знаете ли вы? Самые высокие автомобильные налоги в Дании. Там они могут достигать 180% от цены автомобиля.

В частности понадобятся:

правоустанавливающие документы на транспортное средство; документы владельца автомобиля; корректно составленный Акт приёма-передачи ТС; путевой лист.

Без и с экипажем

Законодательством предусмотрено оформление договора аренды как с экипажем, то есть кроме своей машины владелец предоставляет услуги водителя на временно ставшим служебным авто, так и без экипажа. В случае, если транспортное средство арендуется с экипажем, это предусматривает удержание всех налогов и страховых платежей с заработной платы водителя и начисление налога на прибыль на сумму ежемесячной компенсации за аренду машины.

В случае же, если автомобиль берётся в аренду без экипажа, арендная плата также рассматривается как прибыль, получаемая владельцам авто и облагается НДФЛ.

Договор на аренду автомобиля

Важно! При использовании прокатного автотранспорта предприятие обязано сообщить об этом в Росприроднадзор, где ему установят размер платы за загрязнение окружающей среды.

В частности в договоре должны обязательно присутствовать следующие сведения:

наименование договора;полное наименование компании, от имени которой составлено соглашение; расшифровка хозяйственной операции; срок действия соглашения;строго оговоренный размер арендной платы;график выплат ежемесячной компенсации за использование ТС;порядок обслуживания авто;ответственность сторон за ремонт машины;действия участников договора при возникновении форс-мажорных ситуаций;список лиц, ответственных за соблюдение правил документа;действия сторон в случае несоблюдения условий соглашения; подписи сторон;дату заключения.

Кроме того, следует оговорить возможность автоматической пролонгации контракта в случае, если ни одна из сторон не составит письменного заявления о его расторжении.

Неотъемлемой частью договора проката машины является Акт приёма-передачи автотранспортного средства, в котором кроме реквизитов сторон необходимо прописать:

марку и модель авто; vin-код год ТС;год выпуска; номер шасси и двигателя; номер кузова ТС;объём двигателя; номер и дату паспорта транспортного средства; показания одометра;описание скрытых и явных дефектов автомобиля.

В случае, если документ составляется на срок более 12 месяцев, он подлежит обязательной государственной регистрации. Целевое использование транспортного средства для осуществления деятельности предприятия подтверждается соответствующими путевыми листами.

Эти документы могут быть составлены на срок от одного до тридцати дней и должны содержать следующие данные:

показания одометра транспортного средства на начальную дату использования машины; маршрут следования автомобиля; данные работника, использующего транспортное средство; номер водительского удостоверения водителя;стоимость горюче-смазочных материалов, приобретённых в производственных нуждах; подпись работника, эксплуатирующего транспортное средство.

Как правильно рассчитать налоги при аренде авто у сотрудника

Так как аренда автомобиля у сотрудника является сделкой, предполагающей получение прибыли, закон строго следит за соблюдением бухгалтерией предприятия правил налогообложения. Кроме того, Министерством транспорта Российской Федерации регламентированы определённые нормы расхода ГСМ, которые предприятие имеет право списывать на арендованный автомобиль.

Рекомендуем для прочтения:

Аренда авто для поездки за границу

Оформление договора найма транспортного средства с водителем

Оформление договора аренды авто с последующим выкупом

Образцы договоров аренды автомобиля без экипажа

Однако Минфин допускает некоторые самостоятельные коррективы нормы в зависимости от особенностей использования транспортного средства. Но это могут делать лишь компании, которые не являются автотранспортными. Нормы расходования топлива устанавливают Приказом по предприятию и должны быть подтверждены документально в первую очередь чеками с автозаправочных станций, приложенными к путевым листам.

При аренде транспортного средства у собственника без экипажа с размера арендной платы будет удерживаться налог на доходы физических лиц. Размер его составляет 13% для резидентов Российской Федерации. Для нерезидентов страны эта сумма возрастает до 30% от размера полученной прибыли. Если автомобиль арендуется с экипажем, то с заработной платы водителя также будет удержан НДФЛ.

Страховые взносы начисляются лишь в случае аренды транспортного средства с экипажем. Речь идёт о страховых выплатах в Фонд обязательного медицинского страхования, Пенсионный фонд и Фонд социального страхования.

Знаете ли вы? В некоторых европейских странах не существует понятия ежегодного транспортного налога. Так, во Франции налоги платят при покупке авто, а размер их зависит от мощности ТС. В Австралии же при покупке легкового авто необходимо выплатить в казну 10% от его стоимости.

На сегодняшний день размер этих отчислений составляет:

ПФР: 22%;ФСС: 2,9%;ФОМС: 5,1%.

По правилам бухучёта эти виды сборов удерживаются лишь с заработной платы водителя-собственника ТС. На сумму арендной платы эти вычеты не распространяются.

Налог на прибыль

При расчёте налога на прибыль за базу берётся сумма аренды, прописанная в договоре. Днём даты получения прибыли считается день, когда сумма платы за прокат машины была перечислена на расчётный счёт собственника авто либо выдана ему на руки наличными. Налог должен быть уплачен не позднее следующих суток после дня получения прибыли.

Снизить базу для налогообложения возможно, включив расходы на технический осмотр и ремонт автомобиля в том случае, если арендодатель подтвердит эти траты, и соответствующий пункт будет прописан в условия договора.

Что касается налога на добавленную стоимость, то в соответствии с Налоговым кодексом России доход от сдачи в аренду ТС им не облагается. Но это касается лишь договора проката авто без экипажа. В случае, если компания нанимает автомобиль с экипажем, и ремонт автомобиля оплачивает арендатор, то такие выплаты считаются прибылью собственника авто. В такой ситуации НДС начисляется на суммы, потраченные на ремонт транспортного средства.

Если говорить о транспортном налоге, то в любом случае обязанность по его уплате полностью остаётся на собственнике авто. Законодательством запрещено прописывать обязательства по уплате этого вида государственного сбора за компанией-арендатором. Единственный вариант, при котором собственник может удержать размер транспортного налога с предприятия, — повысить арендную плата на соответствующую сумму.

Важно! Капитальный ремонт транспортного средства производится только за счёт арендодателя, тогда как расходы на текущий ремонт чаще всего берёт на себя арендатор авто.

Налог на имущество

До 2013 года налог на имущество начислялся на прокатное авто в случае, если предприятие брало транспортное средство в аренду с последующим выкупом. Однако в настоящий момент предприятия, арендующие ТС у сотрудника, освобождены от уплаты налога на имущество.

Начисления не производятся ни в случае последующего выкупа машины, ни при обычном использовании по договору аренды. Это аргументировано тем, что машина находится за балансом компании, использующей её.

Узнайте, как арендовать авто под такси с правом выкупа в РФ.

Если предприятие-арендатор применяет ЕНВД, то оно не может уменьшать базу для начисления налогов, включая в неё расходы на содержание и использование прокатного авто. В таком случае налоговые платежи уплачиваются из размера вменённого дохода. Но в любой ситуации предприятие обязано подтверждать траты документально. При выборе ЕНВД не обязательно составление путевых листов, однако лучше всё же составлять документы, чтобы максимально подробно подтвердить целевое использование ТС.

Общая система + ЕНВД

Бывают ситуации, когда компания на системе ЕНВД использует арендуемую машину в сфере деятельности, подлежащей общей системе налогообложения. В таком случае необходимо корректно распределить траты на использование ТС и правильно отразить их в бухгалтерской отчётности.

При использовании общей системы налогообложения арендная плата учитывается в расходной части на дату, последнюю в отчётном промежутке. Затраты же на приобретение топлива, мойку автомобиля, ремонт, парковку и прочее учитываются на дату документов, подтверждающих операцию.

Процесс оформления аренды авто у сотрудника организации

Для того чтобы избежать возможных разбирательств между сторонами при использовании автомобиля компанией, следует корректно оформить сделку. Недопустимо предоставление арендодателем копий правоустанавливающих документов на объект аренды, при составлении соглашения во внимание принимаются лишь оригиналы. Также в договоре необходимо разделить понятия капитального и текущего ремонта машины.

Также в документе должны быть прописаны обязательства по страхованию автомобиля. В случае проката ТС с экипажем, необходимо составить Приказ по предприятию о закреплении за владельцем авто ответственности за содержание и использование автотранспортного средства.

Аренда автомобиля у сотрудника предприятия — безусловно комфортный механизм для решения проблем, связанных с транспортным обеспечением компании. Однако при заключении договора и арендатору, и арендодателю следует тщательно продумать все условия сделки, предусмотреть форс-мажорные обстоятельства, а также возможность дальнейшего сотрудничества.

По договору аренды транспортного средства (ТС) без экипажа арендодатель предоставляет арендатору ТС за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации. Расходы на содержание арендованного транспортного средства, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, по общему правилу несет арендатор. Однако в договоре аренды стороны могут предусмотреть иные правила .

Как правило, в баке транспортного средства при его передаче арендатору находится некоторое количество топлива. Зачастую у сторон возникают затруднения с тем, как оформить такую передачу, как ее классифицировать и отразить в учете. Выразить свою позицию по таким вопросам мы попросили экспертов — лидеров мнений:

— Статкевича Виктора, аудитора, советника по налоговым и финансовым вопросам юридической компании REVERA, члена экспертного совета Ассоциации налогоплательщиков, автора многочисленных публикаций в печатных изданиях и электронных базах данных;

Участникам опроса было предложено высказать мнение по следующим вопросам.

Вопрос 1. Нужно ли в договоре указывать, что автомобиль передается с топливом, а также прописывать его конкретное количество и стоимость:

— при передаче транспортного средства арендатору;

— его возврате арендодателю?

Зависит ли это от того, кто несет расходы на эксплуатацию переданного в аренду транспортного средства?

Ответ лидеров мнений

Все эксперты сошлись во мнении, что факт нахождения в баке топлива необходимо документально фиксировать. Где конкретно — есть разные позиции: в договоре, в приложениях к нему, документах на передачу автомобиля. Мнения, надо ли указывать количество и стоимость топлива, тоже разошлись.

Дмитрий Жилевский отмечает, что гражданское законодательство не обязывает фиксировать количество и (или) стоимость топлива в баке ТС на момент его передачи (возврата) в аренду. Однако сторонам целесообразно при передаче ТС в аренду и при его возврате фиксировать остатки топлива в баке, включая его конкретное количество и стоимость в договоре и (или) акте приема-передачи ТС, вне зависимости от того, кто несет расходы на эксплуатацию переданного в аренду ТС.

Рациональность отражения в документах такой информации эксперт обосновывает ее важностью для целей бухучета и определения нормируемых затрат при налогообложении прибыли .

Леонид Фридкин согласен с тем, что сведения о наличии топлива в баке ТС должны указываться в договоре. Эксперт отмечает, что отсутствие указания на наличие, количество и стоимость топлива в баке, а также условия о том, кто несет расходы за топливо, не позволят сторонам договора аренды достоверно отразить бухгалтерские и налоговые последствия хозяйственных операций.

Виктор Статкевич поддерживает позицию о том, что информация о движении топлива (его наличие, количество, вид, стоимость и т.п.), находящегося в баке ТС на момент его передачи в аренду и при его возврате, должна быть документально зафиксирована. Это можно делать в договоре. Однако, по мнению эксперта, данную информацию целесообразно отражать не в договоре аренды, а в документах, которым непосредственно оформлена передача автомобиля (например, акте приема-передачи). Это связано с тем, что заключение договора и передача ТС могут осуществляться не одновременно. Соответственно, указать точное количество топлива на момент его передачи непосредственно в договоре будет затруднительно или вообще невозможно.

Эксперт считает, что в договоре аренды можно просто указать факт того, что автомобиль, возможно, будет передан с топливом в баке, количество и стоимость которого определяется сторонами на момент передачи и указывается в акте.

Виталий Раковец рекомендует указывать информацию о том, что при передаче ТС в аренду в его баке находится топливо, поскольку фактически имеет место передача ТМЦ от одной организации в пользу другой организации. По мнению эксперта, указывать данную информацию следует в договоре и (или) в приложениях к нему (в спецификациях) независимо от того, кто несет расходы по эксплуатации ТС.

Необходимость указания стоимости топлива зависит от того, какие правоотношения возникают при его передаче. Например, при продаже топлива в договоре нужно указать его стоимость, а при его передаче в качестве своего рода принадлежности ТС, когда топливо указано в спецификации, — нет.

Анна Свентицкая считает, что топливо, находящееся в баке автомобиля, является одной из характеристик объекта аренды в силу ч. 1 п. 2 ст. 582 ГК. Поэтому обязанность арендодателя по передаче в аренду автомобиля с топливом в баке должна быть отражена в договоре аренды. Конкретную марку топлива и его количество можно отразить в договоре и в акте приема-передачи ТС либо только в акте. Что касается стоимости топлива, то его не надо отражать, если по условиям договора аренды она учтена при формировании размера арендного платежа.

Налогообложение аренды автомобиля у сотрудника в 2020-2021 годах остается актуальным вопросом. В данной статье рассмотрим возможные варианты этой сделки, а также выберем наиболее выгодный с финансовой точки зрения случай.

Аренда авто у сотрудника предприятия без экипажа

Рассмотрим налогообложение аренды авто у сотрудника предприятия. Этому посвящена ст. 642 ГК РФ. С сотрудником необходимо заключить договор аренды транспортного средства (далее —ТС) в письменном виде. Согласно ст. 644–645 ГК РФ арендатор обязан своими силами обеспечивать сохранность, ремонт и управление транспортным средством. Договором аренды можно предусмотреть, кто будет оплачивать страховку и ГСМ, а также текущие расходы, например парковку. К договору должен быть составлен акт приема-передачи авто.

В указанном случае арендатор-организация выступает в качестве налогового агента по НДФЛ, поэтому не позднее следующего дня после дня выплаты арендной платы физическому лицу она обязана перечислить сумму НДФЛ в бюджет (п. 1 и 6 ст. 226 НК РФ).

Страховые медицинские и пенсионные взносы, а также взносы на социальное страхование по договору аренды авто платить не нужно (п. 4 ст. 420 НК РФ).

Предприятия на ОСНО могут включать арендную плату в состав расходов (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Также можно учесть все экономически оправданные и документально подтвержденные расходы на страхование, ремонт, управление и бензин, если стороной, несущей указанные затраты, является арендатор согласно договору аренды.

Применение онлайн-касс при аренде авто

Исключение, действовавшее до 01.07.2019, — если оплата произведена в банке через кассира-операциониста (п. 4 ст. 4 закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ). Однако стоит сделать ремарку о том, что трактовка положений закона 54-ФЗ разнообразна. До сих пор эксперты и специалисты ФНС и Минфина не пришли к единому мнению о необходимости пробивать чек по договорам ГПХ. На данный момент безопаснее пробить чек, особенно если предприятие уже применяет онлайн-кассы.

Договор на аренду транспортного средства с экипажем

Бывает договор аренды транспортного средства с экипажем - налогообложение в этом случае будет несколько отличаться. Этот вид договора описан в ст. 632 ГК РФ. Согласно ст. 634 ГК РФ затраты на содержание и ремонт ТС несет арендодатель. Остальное должно быть прописано в договоре. Оплата состоит из двух частей: плата за аренду ТС и плата за оказание услуг по управлению ТС.

При заключении с сотрудником договора аренды ТС с экипажем предприятие является налоговым агентом по НДФЛ по тем же основаниям, что и при аренде без экипажа. Поэтому на всю сумму договора необходимо начислить НДФЛ и перечислить его в бюджет.

Взносы начисляются по-другому. Если в договоре четко выделена плата за аренду, то на эту сумму можно не начислять страховые взносы (п. 4 ст. 420 НК РФ), а плата за оказание услуг по управлению ТС взносами облагается (п. 2 ст. 420 НК РФ). Поэтому лучше прописать в договоре указанные затраты раздельно, а не единой суммой. Иначе вполне вероятно доначисление страховых взносов на всю сумму договора.

Расходы на коммерческую эксплуатацию ТС можно учесть в расходах при ОСНО. Надо четко прописать в договоре обязанности арендодателя и арендатора. Если в договоре указано, что определенные затраты ложатся на арендатора, то он их учитывает в расходах при условии, что они подтверждены документами. При УСН не все расходы могут быть учтены для расчета налога (например, расходы на парковку или КАСКО нельзя учесть). Полный список принимаемых расходов при УСН приведен в ст. 346.16 НК РФ.

Аренда авто с экипажем у ИП

Расходы по аренде авто у ИП организация-арендатор признает в том же порядке, что и по аренде авто у физического лица.

Аренда авто у ИП без экипажа

При аренде авто у ИП без экипажа налогообложение следующее: налог с дохода и страховые взносы уплачивает сам ИП в рамках своей предпринимательской деятельности.

То же самое относится и к вопросу признания затрат на аренду у арендатора: ситуация аналогична предыдущим рассмотренным случаям. Можно признать экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, а при УСН — входящие в список разрешенных затрат.

Стоит отдельно проговорить момент онлайн-касс. Согласно закону 54-ФЗ чек необходимо пробивать при расчетах между юридическими лицами и ИП в случае расчетов наличными деньгами или банковской картой. Таким образом, при оплате аренды авто предпринимателю наличными или переводом с карты на карту необходимо пробить кассовый чек. Если есть желание избежать использования кассовой техники, необходимо оплачивать аренду безналом — переводом денежных средств с расчетного счета организации-арендатора на расчетный счет предпринимателя-арендодателя.

Компенсация за использование личного имущества

Еще одним видом оплаты пользования автомобилем сотрудника является компенсация за аренду автомобиля у сотрудника - налогообложение опишем далее. Выплата компенсации регулируется ст. 188 ТК РФ. Для ее правомочности надо заключить письменное соглашение между работником и работодателем в виде дополнительного соглашения к трудовому договору. Компенсация может выплачиваться лишь работнику — собственнику авто, в чьи должностные обязанности входит перемещение транспортом.

Директор издает приказ о выплате компенсации, где указан ее размер. Под компенсацией подразумевается материальное возмещение износа машины и расходов, связанных с эксплуатацией авто. Размер компенсации законодательством не ограничен, но, назначая сумму, стоит исходить из соображений здравого смысла: учитывать степень износа транспорта и частоту его использования. Компенсацию можно выплачивать только при документальном подтверждении того факта, что авто использовалось в служебных целях, а не в личных. Таким подтверждением может служить путевой лист.

Компенсация за использование личного транспорта не облагается НДФЛ и страховыми взносами (письмо Минфина РФ от 23.01.2018 № 03-04-05/3235).

Компенсацию можно включить в расходы по ОСНО и УСН (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) в пределах, установленных законодательно: в зависимости от объема двигателя норма будет 1200 рублей в месяц (меньше 2000 куб. см) и 1500 рублей в месяц (свыше 2000 куб. см). Компенсация сверх указанных лимитов в расходах по налогу на прибыль и УСН не учитывается.

Кто платит транспортный налог при аренде авто

Транспортный налог является региональным налогом, поэтому ставки и порядок сдачи отчетности определяются регионами в рамках, установленных НК РФ. Индивидуальные предприниматели платят этот налог как физические лица, то есть сами его не рассчитывают и отчетность по нему не сдают.

Сдача в аренду машины индивидуальным предпринимателем

Налогообложение сдачи в аренду автомобиля у ИП происходит следующим образом: предприниматель платит налог с дохода (НДФЛ или налог при УСН) от сдачи автомобиля в аренду согласно своей системе налогообложения (если он применяет ОСНО, то необходимо еще заплатить НДС), а также фиксированные страховые взносы за себя.

Если же заключен договор аренды автомобиля с экипажем - налогообложение меняется лишь при наличии работников. То есть, если водителем выступает сам ИП, выплаты аналогичны выплатам при аренде без экипажа. Если же водителем является работник ИП, то с заработной платы, начисляемой этому работнику, ИП платит все социальные страховые взносы и НДФЛ как работодатель. При этом фиксированные страховые взносы за себя ИП также уплачивает.

В зависимости от обязанностей, прописанных в договоре аренды, ИП-арендодатель может учесть у себя в расходах документально подтвержденные затраты в соответствии со своей системой налогообложения.

Аренда личного автомобиля генерального директора

Можно заключить договор аренды личного автомобиля с директором ООО - налогообложение в этом случае не будет иметь каких-либо особенностей, так как директор является таким же сотрудником.

Стоит обратить внимание: для того чтобы избежать излишнего внимания налоговых органов к этой сделке, арендная плата должна соответствовать рыночной. Если ООО имеет несколько учредителей, то на одобрение заинтересованной сделки потребуется протокол общего собрания участников. Если генеральный директор является единственным учредителем, то препятствий для заключения договора аренды не будет, так как подписывать этот договор будет хоть и один человек с обеих сторон, но со стороны ООО он будет действовать от имени организации, а со своей — от себя лично.

Сравнительная таблица налоговых последствий аренды авто для организации:

Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость. Многие сотрудники имеют разъездной характер работы - менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов, директор может использовать свой личный автомобиль для поездок в командировки. Результат их труда во многом будет зависеть от степени мобильности. Все больше компаний практикуют использование личных автомобилей сотрудников в служебных целях. Как это правильно оформить?

01. Что является личным авто и служебной необходимостью

Использование личного авто в служебных целях необходимо компенсировать, это Закон.

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

Служебные цели - это деятельность оформленного в штат сотрудника организации, нацеленная на выполнение целей организации или исполнение своих должностных обязанностей.

В результате использования личного автомобиля в служебных целях возникает вопрос как это оформить. Есть два варианта возместить сотруднику использование личного автомобиля в служебных целях:

выплачивать компенсацию за использование личного авто в служебных целях;
заключить договор аренды транспортного средства.
На самом деле, есть еще вариант безвозмездного использования авто, но он не укладывается в экономическую целесообразность и личные интересы сотрудника. Не принимаем его в расчет.

02. Компенсация за использование личного транспорта

2.1 Чем регулируется

ст. 264 НК РФ, (постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92) .

2.2 Как оформить

Компенсация-это не заработная плата, а отдельный вид выплат, который устанавливается приказом по предприятию. Порядок оформления и работы может быть таким:

Разрабатываем Положение об использовании личного автомобиля в служебных целях - порядок, нормы,
Вносим Изменения в трудовой договор,
Устанавливаем Приказом размер компенсации конкретному сотруднику или списку лиц.
Каждую служебную поездку оформляем Путевым листом, либо записью в специальном журнале,
Все расходы на содержание автомобиля (покупка топлива, масла, посещение СТО) подтверждаем документально и вместе с Заявлением сдаем в бухгалтерию,
Бухгалтер проверяет документы и осуществляет выплату. Работодатель вправе отказать сотруднику в компенсационных выплатах, если они осуществлялись не для служебных целей.

2.3. НДФЛ и страховые взносы с компенсации на авто

Компенсация на использование личного авто в служебных целях не облагаются:

НДФЛ в пределах сумм, установленных Соглашением сторон трудового договора (ст. 217 НК РФ),
Страховыми взносами в пределах сумм, определяемых Соглашением (ст. 422 НК РФ)

2.4 Налог на прибыль

При расчёте налога на прибыль сумму компенсации включаем в прочие расходы, тем самым уменьшая налогооблагаемую базу в пределах норм (ст. 264 НК РФ).

Нормы компенсации зависят от объема двигателя:

1200 руб. – для легковушек с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно;
1500 руб., если объем двигателя больше 2000 куб. см;

С оставшейся суммы компенсации придется заплатить налог на прибыль.

Все расходы должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными.

Использование транспортного средства должно быть связано с исполнение трудовых обязанностей работника организации (разъездной характер работы, служебные цели). Если вы выплатили компенсацию за использование личного автомобиля, но при этом:

Автомобиль не использовался или использовался не в служебных целях (нет подтверждающих документов);
Сотрудник находился в отпуске или болел;
У вас нет подтверждающих документов.

- то будьте готовы заплатить с этой суммы НДФЛ, страховые взносы и включить эту сумму в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Пример: Как правильно списать на расходы компенсацию (в пределах нормы)

2.5 Транспортный налог

03. Аренда личного автомобиля

3.1 Чем регулируется

3.2 Как оформить

Заключаем Договор аренды транспортного средства. При заключении договора можно и нужно ориентироваться на средний уровень стоимости аренды в регионе. Установите в договоре аренды личного авто в служебных целях не фиксированную плату, а в привязке ее ко времени работы, пробегу или количеству выездов.

Что нужно прописать в договоре:

на какой срок будет арендовано авто,
кто сможет еще пользоваться машиной,
за какую плату будет происходить сделка,
как будут возмещаться расходы – с их расчетом или определенной суммой ежемесячно,
какие права останутся у владельца на транспорт, какие будут у арендодателя,
в каких целях будет использоваться транспорт – для перевозки пассажиров, для транспортировки документации, для перевозки руководителя организации,
на какое расстояние будет ездить водитель

При заключении договора аренды стоит обратить внимание сотрудник является собственником автомобиля или управляет им по доверенности. Договор оформляйте на собственника (права и обязательства возникают у него), а подпишет соглашение сотрудник. Арендная плата будет доходом собственника, а не сотрудника.

Основные виды аренды:

С экипажем. Автомобиль содержит его владелец. Он же оплачивает ремонт, запчасти и другие принадлежности. Можно ли заключить договор аренды транспортного средства с экипажем с сотрудником организации? Да, но только если сотрудник – индивидуальный предприниматель и у него есть шофер и механик. (ст. 635 ГК РФ) .Если данные условия не соблюдаются - договор будет недействительный (ст. 168 ГК РФ). Если все же решили заключить данный вид договора то советуем разбить его на два - договор аренды транспортного средства и договор оказания услуг, связанных с управлением и технической эксплуатации транспортного средства;
Без экипажа. Работник только предоставляет машину без каких-либо услуг. Управлять автомобилем может как сам владелец машины, так и любой сотрудник организации. При аренде автомобиля без экипажа все расходы на содержание автомобиля несет организация-арендатор. Арендатор автомобиля без экипажа обязан: страховать переданный ему автомобиль, проводить его текущий и капитальный ремонт, вернуть автомобиль арендодателю в том состоянии, в котором арендатор его получил. А вот страховую выплату в случае повреждения автомобиля в аварии вправе получить только собственник автомобиля.

3.3 Налогообложение

С арендной платы удерживаем НДФЛ:

13%-с резидента РФ ,
30%-с нерезидента РФ.

Страховые взносы НЕ начисляются, если заключен договор аренды без экипажа (ст. 420 НК РФ, ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 № 125-ФЗ).

При аренде ТС с экипажем начисляйте страховые взносы только со стоимости услуг по управлению автомобилем, оплату за аренду взносами не облагайте. В данном случае необходимо начислить страховые взносы на пенсионное и медицинское страхование. Взносы на обязательное социальное страхование начислять не нужно. Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний платить нужно только в том случае, если в договоре аренды автомобиля с экипажем прописана такая обязанность.

3.4 Учет расходов

Арендную плату могут полностью учесть в налоговых расходах как компании на ОСН, так и компании на УСН. При расчете налога на прибыль при заключении договора аренды без экипажа учитываем всю сумму фактических затрат - бензин, ТО, ремонт, страховка, мойка, парковка, ГСМ, ремонт и другие расходы.

Компании на УСН «доходы минус расходы - включают в состав затрат (ст. 346.16 НК);:

суммы арендной платы;
затраты на ГСМ и другие расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля.

Все затраты должны быть обоснованными и подтверждены документами. Если вы все же решили упростить себе задачу - не заключать договор аренды и не оформить должным образом выплату компенсации, а просто выплачиваете сотруднику суммы его затрат по чекам ГСМ, то будьте готовы к тому что налоговики признают данные выплаты экономически необоснованными и вам придется заплатить все полагающие налоги с этих сумм.

Пример. Аренда авто в служебных целях - как отнести на расходы

Нет. Налоговики могут признать данный договор фиктивным, так как нет экономического обоснования использования личного автомобиля в служебных целях (заполненных путевых листов нет, журнала регистрации поездок - нет,чеков на ГСМ - тоже нет). Налоговые инспектора признают данные выплаты компенсацией, а именно заплатить НДФЛ и страховые взносы со всей суммы, включить в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

04. Что лучше - выплата компенсации за авто или сдать в аренду?

Сравнительная таблица двух вариантов.

Что сравниваем	Компенсация за использование авто в личных целях	Аренда авто у физлица
Кто получает	Только работник организации	Любое лицо
Что получает	Компенсацию по ТК	Арендную плату по ГК
Как оформляется	Доп. соглашением к трудовому договору	Договором аренды
НДФЛ	Освобождается	Облагается. Арендатор является налоговым агентом
Страховые взносы	Не подлежит обложению	Страховыми взносами облагается только договор аренды с экипажем со стоимости услуг по управлению ТС
Включение в расходы	Включить в расходы можно в пределах норм. Сверх норм - есть отличия ОСН и УСН.	Включить в расходы можно всю сумму

Чаще всего эти варианты сравнивают с точки зрения налогов, всё остальное практически одинаково. Выплачивать же работникам компенсацию за использование ими своего автотранспорта в служебных целях выгодно, только когда сумма не превышает нормы. А это бывает очень редко, практически никогда. По нашему мнению выгоднее заключать договор аренды автомобиля сотрудника вместо выплаты им компенсаций.

Фирммейкер, март 2021
Ирина Воробьева, Ольга Круглова (Усс)
При использовании материала ссылка обязательна

Читайте также: