Распределение обязанностей в машине

Обновлено: 18.04.2024

Персональный (личный) водитель — это человек, который поможет вам сэкономить время. К нему предъявляется немало требований, но претендентов на такую вакансию много.

Чтобы работать шофером, не нужно специальное образование, достаточно хорошо водить машину, отлично знать город и круглосуточно быть на связи. Мы расскажем, что должен делать персональный шофер и дадим должностную инструкцию для ознакомления.

Какие умения требуются от личного водителя для руководителя

У каждого руководителя свои требования к рабочему персоналу. Водитель должен уметь:

безопасно управлять транспортным средством с соблюдением правил дорожного движения;
пользоваться картами, навигатором и другими навигационными системами;
грамотно реагировать на внештатные ситуации;
вежливо общаться с полицией и участниками дорожного движения;
обеспечивать безопасную посадку и высадку пассажиров;
плавно трогаться с места, выбирая безопасную траекторию движения и способы маневрирования;
контролировать эмоции в отношении других участников движения и пассажиров;
осуществлять ремонт автомобиля в случае поломки;
следовать правилам делового этикета.

Обязанности персонального водителя руководителя определяются должностной инструкцией. Перед приемом на работу соискатель должен внимательно ознакомиться с правилами перевозки людей и подтвердить свое согласие личной подписью.

Обязанности семейного водителя

Семейный водитель выполняет обязанности не только шофера, но и личного помощника. Его нанимают для развоза всех членов семьи, включая детей.

Работать водитель может на личном автомобиле или на машине работодателя. Если он пользуется семейной машиной, то стороны сразу согласовывают, может ли шофер пользоваться авто для личных целей либо транспорт в конце смены паркуется на стоянке.

Должность личного водителя практически не имеет ограничений по обязательствам. В них могут входить:

развоз взрослых на работу, детей на учебу;
встреча детей со школы, детского сада, кружков;
доставка животных до ветеринарной клиники, груминга;
выгул собак;
покупка и доставка продуктов;
помощь по дому и прочее.

Перечень работ определяется при найме сотрудника и может быть увеличен по усмотрению сторон. Часто обязанности водителя для детей выполняет няня-мужчина.

Работать семейным помощником интересно, но придется свыкнуться с ненормированным графиком. Поездки могут потребоваться в любое время суток, поэтому исключаются алкогольные вечеринки, длительные поездки на дальнее расстояние в рабочие дни.

Почему стоит нанять персонального водителя

Если позволяет бюджет, поездкам на такси стоит предпочесть найм персонального водителя. И вот почему.

В отличие от таксиста, личный шофер — это помощник. Он выполнит за вас часть дел, которые вы не успеваете сделать. Например, заберет вещи из химчистки. Он встретит вашу маму на вокзале, поможет донести чемоданы.

Вы знаете, за что платите. Обязанности прописываются в должностной инструкции, которую шофер должен соблюдать. Таксист вам ничего не должен, даже если это лучший сервис в городе.

Хорошее отношение. Длительная работа с человеком формирует доверительные отношения. После тяжелого трудового дня вы сможете поговорить, выслушать советы. С таксистом откровенничать захочет не каждый.

Качественный сервис. Главной задачей помощника является безопасный развоз работодателя или его семьи. Он следит за техническим состоянием машины, своевременно напомнит о необходимости пройти техосмотр или заехать в автосервис. Вы будете садиться в чистую машину, с опрятным водителем, знающим правила дорожного движения.

Доступный бизнес-класс. Персональный водитель обходится дешевле, чем нанимать такси бизнес-класса.

Уверенность за безопасность семьи. Вы будете знать, с кем уехали ваши дети из школы и что их встретят с кружков поздно вечером.

Круглосуточная подача. Водитель доступен в любое время суток, заберет вас с вечеринки, а в случае неприятного казуса отправит автомобиль в химчистку.

Работая на солидной должности, обойтись без личного шофера нельзя. Самостоятельно находиться за рулем непрестижно даже на дорогом автомобиле. Особенно удобно иметь помощника в крупных городах, где из-за плотного автомобильного потока и неудобных парковок невозможно найти место у нужного здания.

Как выглядит идеальный личный водитель

Если вам нужен личный водитель, обязанности работника определяют требуемые личные качества. Перед наймом составьте список задач, которые вы планируете ставить своему шоферу.

Стандартно соискатель должен быть пунктуальным, вежливым, воспитанным. Обязательны идеальные знания ПДД, норм делового этикета. Хороший вкус в одежде — приятный бонус.

Бережное обращение с вещами, чистоплотность — еще одни качества идеального водителя. Обязательно поддержание салона и машины в чистоте, своевременное посещение автомойки и химчистки.

Если личный водитель становится помощником, то огромным плюсом будет любовь к детям и животным. Соискатель, имеющий педагогическое или психологическое образование, должен иметь приоритет. С таким работником будет комфортно вашим детям.

Учитывайте возраст и стаж вождения. С опытным водителем безопаснее, но учитывайте перспективу расстаться с помощником в ближайшее время, если он предпенсионного или пенсионного возраста.

Примерный образ идеального водителя:

возраст — 30-45 лет;
стаж вождения — от 10 лет;
опыт работы водителем от 3 лет;
разбирается в автомобилях;
без вредных привычек;
приятной внешности;
стрессоустойчивый;
без уголовного прошлого.

Чтобы на должность персонального водителя приходили ответственные люди, просите предоставить резюме. В нем указывается опыт работы водителем и рекомендации работодателей. Но не стоит опираться только на стандарты. Разговаривайте с соискателями, беседуйте на разные темы, чтобы подобрать помощника, который будет вам приятен как человек.

Скачайте должностную инструкцию личного водителя здесь, чтобы после найма помощника не тратить время на составление документа. Вы можете дополнить ее своими требованиями, скорректировать на свое усмотрение.

Отправление и следование подразделений (команд)

246. В служебные командировки направляются подразделения, как правило, во главе со своими командирами. При отправлении в командировку солдат и сержантов разных подразделений из них создается команда и назначается начальник команды из числа сержантов, прапорщиков или офицеров. Командиру подразделения (начальнику команды) в полку выдаются командировочное удостоверение и список личного состава подразделения (команды) с указанием вида и номера оружия, количества выданных боеприпасов, заверенные подписью начальника штаба полка и гербовой печатью воинской части. Кроме того, указываются порядок следования и питания в пути, к какому времени, куда и в чье распоряжение направляется подразделение (команда), требования безопасности, правила хранения и применения оружия, а также даются другие указания, связанные с выполнением подразделением (командой) поставленной задачи.

247. Подготовкой подразделения (команды) для следования в служебную командировку руководит командир того подразделения, от которого оно выделяется.

В установленное время подразделение (команда) под руководством назначенного командира подразделения (начальника команды) прибывает к дежурному по полку. Дежурный по полку проверяет состав и обеспеченность подразделения (команды) и докладывает о его готовности начальнику штаба или командиру полка.

Начальник штаба или командир полка осматривает подразделение (команду), проверяет его готовность, инструктирует командира подразделения (начальника команды), а при необходимости и весь личный состав, направляемый в служебную командировку, обеспечивает своевременную отправку подразделения (команды), выделяя в необходимых случаях транспортные средства.

248. Командир подразделения (начальник команды) отвечает за своевременное выполнение задачи личным составом, соблюдение воинской дисциплины и требований безопасности, а также за сохранность оружия, боеприпасов и другого военного имущества.

По прибытии к месту назначения командир подразделения (начальник команды) докладывает лицу, в распоряжение которого назначено подразделение (команда), а по возвращении - начальнику штаба полка.

249. При перевозке людей и опасных грузов как в составе колонны, так и одиночными машинами на каждую машину назначается старший машины. При направлении в рейс двух и более машин назначается начальник колонны. При следовании на машинах командиры подразделений (начальники команд) исполняют обязанности начальника колонны (старшего машины). В других случаях старшие машин назначаются при необходимости по решению командира полка.

Начальник колонны (старший машины) назначается из числа офицеров, прапорщиков или сержантов, знающих правила дорожного движения. Он отвечает за выполнение поставленной задачи, правильное использование машин (машины) и соблюдение требований безопасности.

Начальник колонны (старший машины) обязан:

перед началом движения машин (машины) проверять соблюдение норм посадки людей и погрузки груза;

контролировать порядок посадки (погрузки), высадки (выгрузки) и размещения личного состава (груза) на машинах (машине);

во время движения машин (машины) следить за соблюдением водителями (водителем) маршрута, установленной скорости движения, правил дорожного движения, а также за соблюдением личным составом, находящимся в машинах (машине), воинской дисциплины и требований безопасности.

Начальнику колонны (старшему машины) запрещается самому управлять машиной или принуждать водителя передавать кому бы то ни было управление машиной; отдавать команды, принуждающие водителя (водителей) нарушать правила дорожного движения и превышать установленную скорость.

Перевозка личного состава на необорудованных, а в зимнее время на открытых машинах запрещается.

Должностные лица, организующие данную перевозку, или их прямые начальники инструктируют начальников колонн (старших машин) и водителей о цели, порядке, сроках выполнения задания и требованиях безопасности движения. Командиры подразделений, кроме того, инструктируют водителей машин о соблюдении правил эксплуатации машин, правил дорожного движения и поведения во время рейса. Водителям категорически запрещается передавать управление машиной кому бы то ни было.

При следовании подразделения (команды) железнодорожным, водным и воздушным транспортом необходимо руководствоваться указаниями, изложенными в главе 12 настоящего Устава.

250. Военнослужащие роты, проходящие военную службу по призыву, направляющиеся для выполнения служебных заданий, а также для коллективного посещения культурно-досуговых учреждений и мест отдыха, следуют в составе команды во главе со старшим, назначенным командиром роты из числа офицеров, прапорщиков или сержантов.

Старший из числа офицеров или прапорщиков собирает личный состав команды, выстраивает и осматривает его, составляет список команды и докладывает о ее готовности командиру роты или лицу, его замещающему.

Старший из числа сержантов строит команду, представляет ее на осмотр старшине роты или лицу, его замещающему, и получает от него список команды за подписью командира роты. Кроме того, старший из числа сержантов, проходящих военную службу по призыву, получает для себя увольнительную записку, в которой указывается общее число военнослужащих команды, следующих с ним.

Получив разрешение, старший представляет команду дежурному по полку и ведет ее к месту назначения.

251. При убытии из подразделения двух и более военнослужащих из их числа всегда назначается старший. Команды следуют к месту назначения в пешем порядке строем (кроме следования в общественные учреждения для отдыха) под руководством старшего.

Во избежание несчастных случаев команды, следующие в пешем порядке строем, должны иметь в ночное время сигнальные фонари в голове и хвосте колонны, а в дневное время - сигнальные флажки.

Ситуация, когда компания предоставляет своим сотрудникам, которые не являются водителями, в пользование служебные машины, достаточно распространенная. Автомобиль может быть передан, например, руководителю или работникам, чья работа носит разъездной характер (торговому представителю, менеджеру по закупкам).

Казалось бы, имея водительское удостоверение, свидетельство о госрегистрации транспортного средства, полис ОСАГО и приказ о передаче в пользование служебного автомобиля, работник может смело садиться за руль . Однако не все так просто. Может, за управление автомобилем работнику необходима доплата? А как быть с предрейсовыми медосмотрами? Давайте разберемся.

Разбираемся с доплатой за совмещение

Необходимость доплаты работнику за управление служебным автомобилем зависит от того, действительно ли он выполняет работу водителя, то есть перевозит грузы или людей.

Это можно выяснить из содержания трудового договора работника и должностной инструкции, если она является частью этого договора .

Если работник выполняет, помимо своих основных обязанностей, предусмотренных трудовым договором или должностной инструкцией, дополнительные обязанности водителя, которые в трудовом договоре не указаны, то имеет место совмещение профессий (должностей), за которое работнику положена доплата .

Когда доплата не положена

Если директор или другой работник, которому предоставлен служебный автомобиль, не возит грузы или людей, а катает только себя, это не может рассматриваться как совмещение должностей, ведь предоставление автомобиля:

- не меняет его трудовую функцию (новая трудовая функция не возникает);

- может рассматриваться как вид социальной гарантии для определенных работников.

А раз нет совмещения, значит, и доплата работнику за управление автомобилем не положена.

Однако даже если работник возит какие-то грузы (торговый представитель - образцы), но в трудовом договоре предусмотрено, что он исполняет свои обязанности с использованием автомобиля, тогда совмещение должностей отсутствует, а значит, требование о доплате неправомерно. В этом случае управление автомобилем выполняется в рамках заключенного трудового договора и предусмотренной им трудовой функции, что не подразумевает каких-либо доплат. Такой вывод косвенно подтверждают Минздравсоцразвития и Роструд .

Если работник на служебном автомобиле возит грузы или людей, при этом ни в трудовом договоре, ни в должностной инструкции про управление автомобилем ничего не сказано, то ему положена доплата за совмещение.

Эту же точку зрения поддерживают и суды, отказывая в доплате за совмещение профессий (должностей), в частности, если:

профессии инженера и водителя не совмещались, так как инженер не исполнял обязанностей по должности водителя, а в соответствии с должностной инструкцией был лишь допущен к управлению автомобилем для проезда к месту работ на удаленных объектах ;

работник был принят на должность водителя-охранника, оплата труда производилась по тарифной ставке, установленной штатным расписанием и трудовым договором для должности водителя-охранника, следовательно, он не совмещал должности водителя и охранника и доплата ему не положена .

Когда придется доплачивать

Суды признают факт совмещения профессий и право работника на доплату в случаях, когда:

в должностные обязанности работника по основной должности не входили обязанности, которые он выполнял дополнительно по другой должности, для которой в организации была предусмотрена единица в штатном расписании, а также своя должностная инструкция ;

работник выполнял работу, которая отсутствовала в его должностных обязанностях и не была предусмотрена трудовым договором, но при этом фактически было достигнуто соглашение об оплате за совмещение (работник обратился с заявлением, в котором отказался от исполнения ряда обязанностей, а директор письменно просил учредителя доплачивать работнику за совмещение) ;

работник с должности водителя был переведен на должность водителя-экспедитора и выполнял, помимо обязанностей водителя, обязанности экспедитора без доплаты за совмещение. Суд решил, что профессии водителя и экспедитора, согласно Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, являются двумя самостоятельными должностями с различными трудовыми функциями, а также самостоятельно аттестованы как рабочие места у работодателя ;

положения трудового договора свидетельствовали о том, что фактически выполнявшиеся работником действия, связанные с вождением автомобиля и поддержанием его в исправном состоянии, выходили за пределы обычных должностных обязанностей работника как начальника отдела .

Как видим, доказать факт совмещения работникам удается только на основании документов. И если такие документы имеются, то работодателю проще доплатить работнику за совмещение, не доводя дело до суда.

Предрейсовые медосмотры только для водителей

За отсутствие предрейсовых медосмотров водителей (которые работодатель проводит за свой счет ) инспектор ДПС может оштрафовать организацию на 30 000 руб. Также организацию может наказать и трудовая инспекция - привлечь к ответственности по ст. 5.27 КоАП .

Вместе с тем медицинские осмотры проводятся в отношении лиц, принятых на работу в качестве водителя . Поэтому если сотрудник ездит на служебном авто, но при этом в качестве водителя не оформлен, то проходить обязательные медосмотры, в том числе предрейсовые, он не должен.

А вот каково мнение представителя Роструда по этим вопросам.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ШКЛОВЕЦ ИВАН ИВАНОВИЧ - Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

"Требование проводить медосмотры относится к транспортным компаниям, в штате которых есть водители. Если компания не ведет деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, и должности водителей штатным расписанием не предусмотрены, то нет оснований и для медосмотров.

Что касается доплат работникам, которым предоставлен служебный транспорт, то ситуация такая. Если в трудовом договоре (должностной инструкции) сказано, что работник использует автомобиль для выполнения своей трудовой функции, то дополнительная оплата за это ему не положена. Ведь, подписав договор, работник тем самым подтвердил, что согласен с его условиями.

Если про использование автомобиля ни в трудовом договоре, ни в должностной инструкции ничего не сказано, то управление автомобилем следует расценивать как дополнительную работу, за которую полагается доплата".

Итак, если работнику положена доплата за совмещение, а ваша организация ее не платит, это может привести к весьма неблагоприятным последствиям. Это не только штраф от трудинспекции (для организации - от 30 000 до 50 000 руб., а для ее руководителя - от 1000 до 5000 руб. ), но и претензии со стороны работников, что может оказаться гораздо хуже. Ведь тогда работодателю придется раскошелиться еще и на денежную компенсацию за задержку доплаты, а также на возмещение морального ущерба и судебных издержек .

п. 2 ст. 209 ГК РФ; п. 2.1.1 Правил дорожного движения, утв. Постановлением Правительства от 23.10.93 N 1090

ст. 57, ч. 3 ст. 68 ТК РФ

ч. 1, 2 ст. 60.2, ст. 151 ТК РФ

Письма Минздравсоцразвития от 12.03.2012 N 22-2-897; Роструда от 24.05.2011 N 1412-6-1

Определение Мосгорсуда от 12.10.2010 N 33-29136

Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 08.02.2013 N 33-771/2013

Апелляционное определение Омского облсуда от 06.11.2013 N 33-7293/13

Апелляционное определение ВC Республики Хакасия от 21.05.2013 N 33-1251/2013

Определение Приморского краевого суда от 15.12.2010 N 33-10823

Апелляционное определение Калининградского облсуда от 11.07.2012 N 33-2925/2012

Учет автотранспорта с точки зрения бизнес-процессов: 6 самых важных проблем

Зачастую организации приходится решать такие проблемы при учете автотранспорта.

Проблемы компании при попытках контролировать работу автотранспорта

1.Машины часто ломаются

Сотрудники автопарка плохо следят за техническим состоянием автомобилей, вовремя не устраняют неполадки, не отправляют на техобслуживание. Причины могут быть разные: халатное отношение к ежедневном техосмотру, неудобства при ведении и отслеживании журнала техосмотра, неравномерное распределение заявок между автомобилями. Появляются задолженности по штрафам Своевременно не продлевается страховка на автомобили, так как информация об этом забывается и теряется в бумагах и письмах.

2.Cложно следить за водителями

Водители устраивают махинации по хищению топлива, потому что их не отслеживают и не штрафуют. В течение дня не выходят на связь и ездят на служебной машине по своим делам.

3.Бумажная работа отнимает все время

На ведение многочисленных журналов и составление отчетов по работе транспорта компании уходит много времени. Скорее всего, система ведения устарела, либо сотрудники неправильно распределяет рабочее время.

4.Контроль и учет автотранспорта не осуществляется в бухучете

Бухгалтерия жалуется, что в документации по автопарку они находят ошибки и неточности. Неверное заполнение документов на автомобиль на этапе совершения покупки может вызывать подозрения у налоговой. Низкая скорость взаимодействия отделов и сотрудников Чтобы получить любые данные по машинам, его сотрудники обычно долго ищут их в журналах, актах, инструкциях, рассылках, письмах, созваниваются друг с другом, с водителями и сотрудниками компании.

5.Низкая скорость взаимодействия сотрудников

Чтобы получить данные по автопарку, сотрудники долго ищут их в журналах, актах, инструкциях, рассылках, письмах. Созваниваются друг с другом, с водителями и сотрудниками компании, отрывают их от работы и снижают эффективность автопарка.

6.Не осуществляется учет простоев автотранспорта

Из-за этого одни машины могут быть загружены полностью, а другие — не выезжать на заказы. Иногда при подсчете времени простоя оказывается, что имеющуюся работу могут выполнить меньше автомобилей. Если от них отказаться и оптимизировать работу, компания сэкономит деньги на обслуживании.

Все эти проблемы выливаются в дополнительные расходы компании на обслуживание автопарка. Организовать грамотный учет автотранспорта — это первое, с чего стоит начать наводить порядок в работе автопарка.

Учет транспорта с точки зрения бухгалтерии: 7 главных проблем

Что необходимо сделать бухгалтеру при постановке на учет автотранспортного средства

1.Неверная оценка состояния транспортного средства

Это ведет к неверному указанию срока амортизации. Так по документам автомобиль еще на ходу, а по факту возникают неоднократные поломки из-за того, что срок амортизации истек.

2.Не точно указан эксплуатационный срок

Организация составляет внутренний документ, в котором прописывают планируемый срок эксплуатации автомобиля. В нем важно поставить реальный или максимальный срок из возможного, так как не преднамеренное занижение суммы налога на имущество влечет за собой серьезные последствия.

3.Постановка на учет автотранспорта может быть неправильно задокументирована

Набор заполняемых документов и правила постановки на учет отличаются при приобретении в собственность, покупке в лизинг, покупке в кредит и аренде. Важно правильно собрать и составить эти документы.

4.Неправильное распределение в амортизационную группу

Важно верно указать вид транспортного средства, потому что это влияет на амортизацию и способ списания. А также сделать это с учетом вида налогообложения, в котором находится компания.

5.Неправильно заложенная первоначальная стоимость

Приводит к проблемам с приобретением, ошибкам при подсчете налогов и штрафам при налоговой проверке.

6.Учет автомобильного транспорта не ведется в программе

Если правила бухучета меняются, их важно актуализировать и вовремя менять настройки в программе. А также отслеживать, насколько верно были внесены изменения. Например, верно ли выбран метод распределения расходов в настройках по принятию к учету основных средств, каким образом будет происходить амортизация транспорта на предприятии.

7.Неполный пакет документов

Список необходимых документов прописан законом в правилах бухучета. Важно своевременно собрать и заполнить список необходимых документов, принятый на момент заключения сделки.

Дорогостоящие средства в собственности подлежат тотальному контролю, поэтому нужно обращать внимание на детали при покупке и оформлении. Так вы в дальнейшем избежите проблем при эксплуатации.

Учет автотранспорта на предприятии: программа поможет решить все эти проблемы

Решить эти вопросы поможет программа по контролю и учету автотранспорта. Компания один раз вносит все данные о транспортном парке в программу и впоследствии получает их в один клик: данные по заявкам, местоположении машин, загрузке водителей, об их расписании, информацию о необходимости оплатить штрафы, продлить страховки, провести ТО, необходимую документацию и отчеты. Программа обеспечивает прозрачность и контроль всех происходящих в этом направлении процессов.

Программа учета работы автотранспорта помогает контролировать работу

Что делать после устранения проблем с учетом автопарка: ваш второй шаг на пути к эффективному управлению

После того, как компания наладила учет автотранспорта, она по-прежнему может сталкиваться с такими проблемами как:

Организация неправильно распределяет свои денежные средства и теряет в деньгах из-за неоправданных затрат на содержание авто.
Передвижение автомобилей и их загруженность сложно контролировать. Бывает, что поездка срывается, потому что нет свободных машин.
Сотрудники компании должны заранее планировать свои поездки, учитывая свои рабочие задачи. Совершение внеплановых поездок часто ставится под вопрос. Это сказывается на качестве их работы.
Оператор распределяет заказы неравномерно: одни автомобили ездят часто и приходят в негодность быстрее, другие — простаивают без дела.
Ряд автомобилей закреплены за руководителем компании и топ-менеджерами. Только они могут ими пользоваться. Рядовым сотрудникам не хватает свободных машин и приходится добираться до нужного места на такси или общественном транспорте.
Водители и сотрудники злоупотребляют положением и используют автомобили в личных целях. Это увеличивает пробег автомобиля и вероятность его быстрой поломки.

Чтобы решить эти проблемы, следует переходить ко второму шагу на пути к эффективному управлению — цифровизации поездок на автомобилях корпоративного автопарка.

Цифровизация поездок — это организация перевозок сотрудников на автотранспорте организации, при которой все процессы строятся на цифровых данных о текущих заявках, местоположении машин, загрузке водителей, об их расписании. Если организация располагает этими данными, то она может сопоставить и объединить их для более грамотного использования машин, что полностью изменит подход к управлению автопарком.

1. Быстрое и удобное оформление заявки на автомобиль
Обычно сотрудники заранее планируют график поездок и оставляют заявки на поездки оператору. Заявки копятся на столе, иногда теряются. Если сотруднику внезапно пришлось куда-то поехать, то на поиск свободной машины уходит много времени.

После внедрения программы оператор сможет быстрее оформить заявку в карточке заказа: внести все данные сразу, как поступит заявка. Также сотрудник сможет самостоятельно оформить заявку через мобильное приложение. Это упростит заказ автомобиля и сократит ожидание. А программа уже сама подберет свободный автомобиль.

2. Равномерное распределение заявок между автомобилями и водителями
Обычно оператор сам распределяет заказы, выбирает автомобиль. Могло получиться так, что один автомобиль выполнит в два раза больше заказов в день, чем другой. Такой автомобиль выходит из строя быстрее. Также и с водителями: одни водители работают больше, чем другие, и быстрее устают. Это сказывается на их сосредоточенности и внимании во время поездки.

Программа, наоборот, подберет свободный автомобиль с учетом нагрузки между машинами. Заявки будут распределены равномерно. В техническом плане это означает, что у машин будут равномерные пробеги и затраты на техобслуживание выравняются. Водители же будут не так уставать и внимательно следить за дорогой.

3. Контроль работы водителей и сотрудников
Чтобы узнать местоположение и статус водителя, обычно оператор должен созвониться или списаться с ним. По-другому получить эту информацию нельзя. Поэтому водитель или любой другой сотрудник компании мог ездить и решать свои личные дела на служебном автомобиле.

После внедрения программы работа водителей становится прозрачной. Все данные о водителе можно отследить в программе: cколько рабочего времени затратил водитель, когда начал и закончил смену, его местоположение, откуда и куда ездил, сколько поездок в день, месяц, год совершил, какая у них была средняя длина. Это позволяет исключить холостые пробеги автомобилей и поездки сотрудников по личным нуждам.

4. Сокращение количества неиспользуемых автомобилей
Без программы компании сложно оценить действительную загруженность авто— какие-то машины простаивают, другие ездят без перерыва. Программа позволит проанализировать реальную загруженность корпоративных автомобилей. Компания сможет оценить их необходимость и отказаться от ненужных без ущерба продуктивности.

5. Переиспользование машин
В некоторых компаниях определенное количество машин закреплены за директорами или отделами. В распоряжении рядовых сотрудников остается мало машин, и они всегда заняты, потому что востребованы. Директора, наоборот, ездят не так много, машины простаивают.

Программа позволяет оптимизировать использование корпоративного автотранспорта: создать пул общих автомобилей и распределить использование этих машин между всеми сотрудниками равномерно. Каждый автомобиль будет совершать несколько поездок в день, перевозя разных сотрудников.

6. Совместное использование корпоративного автотранспорта
Кроме того, что один автомобиль может развозить разных сотрудников, этот же автомобиль может перевозить сразу нескольких сотрудников. Программа сама формирует составные заказы и подбирает удобный автомобиль.

Например, обычно из аэропорта сотрудников с одного рейса забирают отдельные машины, хотя поездки можно совершить на одном автомобиле. Или, когда несколько точек назначения находятся недалеко друг от друга, эти заявки может также вывезти один автомобиль.

Многократное использование машин, увеличение числа поездок, сокращение холостого пробега и времени ожидания — вот основные и важные эффекты от цифровизации, которые позволяют оптимизировать процессы перевозок и снизить затраты на его содержание.

Распределение обязанностей - один из самых сложных навыков для собственника или управленца. Некоторые не могут научиться этому никогда. Они вникают во все подробности и рано сходят в могилу. Другие на словах соглашаются, но на самом деле за все хватаются сами.

На маленьких предприятиях довольно трудно поручить кому-то работу, ответственность и власть, ведь это означает, что этот будет решать, как тратить хозяйские деньги. Нужно отдать такую долю власти, чтобы дело шло, помощники проявляли инициативу, и предприятие работало в ваше отсутствие.

Теоретически, принципы распределения работы одинаковы, будь у вас 25 рабочих и один управляющий, или 200 служащих и несколько менеджеров. Но воплотить эти принципы в жизнь довольно сложно.

Распределение обязанностей - это, наверное, самое сложное, что приходится изучать владельцу предприятия. Некоторые не могут научиться этому никогда. Они вникают во все подробности и рано сходят в могилу. Другие на словах соглашаются, но на самом деле за все хватаются сами. Они охотно передают менеджерам ответственность, но не дают никакой власти.

Сколько власти?

Власть - это горючее, на котором едет машина, когда вы передаете работу и обязанности. Встает вопрос: .

На этот вопрос нелегко ответить. Иногда владелец предприятия должен решать его в рабочем порядке, как это пришлось сделать Тому Бразеру. Он так гордился тем, что он самый главный, что никак не мог отдать другому часть своих обязанностей. Он пробовал, но, к своему разочарованию, обнаружил, что результат его не удовлетворяет.

Однажды, вернувшись из короткой командировки, Том прошел в свой кабинет, но тут же выскочил оттуда, потрясая пачкой ведомостей. , - кричал он. , - ответил начальник производственного отдела.

Увидев, что все головы повернулись на крик, Том снизил тон разговора. Он повел начальника производственного отдела в кабинет.

- Вы посмели утвердить сверхурочные. Это пока еще моя компания, и я решаю, какие сверхурочные платить, а какие - нет! Вы отлично знаете, что в цену сверхурочные не входят.

- Да, но вы сказали, что я полностью отвечаю за производство. Вы сказали, чтобы я ни за что не срывал поставки.

- Верно. Действительно, я припоминаю, что писал вам о нескольких заказах перед тем, как уехать из города.

- Хорошо, что вспомнили. А с одним из них, с тем, большим, мы задерживались, поэтому я и подписал сверхурочные.

- Да, я бы, наверное, поступил так же. Но на будущее давайте договоримся сразу. С этого момента все сверхурочные утверждаю я.

После этого Том собрал начальников остальных отделов, в том числе агента по закупкам и зав. канцелярией. Он рассказал им, что произошло, и объяснил, что они не должны принимать решения, связанные с увеличением накладных расходов. Такие решения утверждает только он, подчеркнул Том. Это его компания, и именно он разорится, если издержки съедят прибыль.

И все-таки, даже если вы успешно управляетесь со своей компанией, вам все равно придется передавать кому-то часть обязанностей. Какую часть, это определяется в каждом конкретном случае.

дело шло;
помощники проявляли инициативу;
и предприятие работало в ваше отсутствие.

Кому передать?

Распределить ответственность - не значит просто сказать помощникам: . Те, кому вы передаете власть и ответственность, должны разбираться в технических подробностях того дела, которое вы им доверяете. Но техническая подготовка это еще не все.

Кроме этого, человек, приходящий на ответственную должность, должен или быть менеджером, или иметь соответствующую квалификацию. Основные обязанности менеджера заключаются в том, чтобы планировать, управлять и координировать работу других.

Менеджер должен обладать тремя - инициативой, интересом и изобретательностью. Начальник отдела должен быть достаточно самостоятельным, чтобы начать работу и поддерживать ее нормальный ход. Менеджеру не нужно, например, указывать, чтобы все его подчиненные приходили на работу вовремя.

Необходимо принимать во внимание и личные качества. Руководитель должен обладать сильной волей, чтобы, если придется, преодолеть сопротивление. Он также должен быть достаточно самолюбив, чтобы быть на хорошем счету. Но не настолько, чтобы вызвать неприязнь других сотрудников.

Объясните распределение обязанностей

Разумные люди обычно хотят знать, за что они будут отвечать. На примере Чарльза Вилей посмотрим, как владелец предприятия это им объясняет. Он начал с того, что создал иерархическую структуру. Он разделил свою маленькую фирму на отделы - производственный отдел, отдел сбыта и административную часть.

Менеджер производственного отдела отвечал за рекламу, прием заказов и обслуживание клиентов. Г-н Вилей считал административную часть штабом, вспомогательным по отношению к остальным двум отделам. Менеджер административной части отвечал за кадры, закупки и бухгалтерию.

Кроме того, г-н Вилей разработал со своими помощниками порядок прохождения заказов. Начальники отделов помогли найти области, в которых обязанности перекрывались или . После этого составили подробный перечень обязанностей на бумаге. Таким образом, каждый начальник отдела точно знал свои обязанности и пределы своей компетенции.

В уставе был и список мер, которые начальники отделов могли предпринимать по собственной инициативе, и список действий, которые требовали утверждения головной конторы - самого г-на Вилей, или, в его отсутствие, помощника генерального менеджера.

Г-н Вилей продумал ситуацию, когда его может не быть на заводе. Чтобы быть уверенным, что все будет нормально, он назначил начальника производственного отдела помощником генерального менеджера, и уполномочил его решать все текущие вопросы в отсутствие самого г-на Вилей.

Думая об отлучках, г-н Вилей пошел еще дальше - он распорядился, чтобы начальник каждого отдела подготовил себе заместителя, способного управлять отделом, в случае если это понадобится.

Когда вы распределяете обязанности, убедитесь, что работа отделов скоординирована. Рассмотрим опыт владельца другого небольшого предприятия, Энн Джонс. Она думала, что у нее все в порядке, пока начальник цеха не доложил ей, что его завалили срочными заказами.

Энн решила проблему, приказав начальникам отделов в дальнейшем согласовывать все сроки. Когда определяете каждому менеджеру его обязанности и ответственность, убедитесь, что работа отделов согласована. Только так вы уменьшите риск запутаться в сроках и будете знать, кто отвечает за ту или иную работу. При таком распределении обязанностей каждый менеджер знает, что делать, пока ситуация не вышла из-под контроля.

Не теряйте управления

Если вы руководите компанией через посредников, вы не должны терять контроль над обстановкой. Для этого вы определяете, кто отвечает за каждое конкретное дело, и проверяете его/ее работу.

Управляя помощниками, нужно придерживаться середины. Не надо вникать в их действия настолько, чтобы мешать работе, но и нельзя слишком отдаляться, чтобы не потерять представление, что же происходит в вашей собственной компании.

Вам нужна обратная связь, чтобы быть в курсе дела. Отчеты позволяют получить нужную информацию в нужный момент. Они могут быть ежедневными, еженедельными или ежемесячными, в зависимости оттого, какая информация вам нужна. Каждый начальник отдела может отчитываться о своих успехах или их отсутствии, в наиболее удобных для него единицах измерения, например, ящиках, готовых к отправке, контрактах на территории, или рабочих часах на одного сотрудника.

Другой способ получить информацию - рабочие собрания. На них начальники отделов могут сами рассказать о своей работе, успехах и трудностях.

Работайте с кадрами

Для владельца предприятия распределение ответственности не заканчивается с налаживанием контроля за деятельностью менеджеров. Предприятие должно развиваться, а навыки управления не приходят сами собой. Вы должны научить своих менеджеров.

Хорошая методика обучения - это рассказывать менеджерам, как бы поступили вы, если бы были на их месте. Кроме того, вы должны следить, чтобы они получали информацию, которая им нужна для правильной оценки ситуации.

Во время обучения вы должны убедиться, что довели свою мысль до слушателя. Иногда слова не точно передают мысли. Задавайте вопросы, чтобы быть уверенным - менеджер вас понял, и понял правильно. Другими словами, распределение обязанностей даст эффект только если у вас налажен хороший контакт с менеджером.

И, самое главное, слушайте. Бывает, что владелец предприятия так увлечется своей речью, или тем, что он собирается сказать, что совершенно не слушает собеседника. Если вы хотите, чтобы ваш ученик продвигался вперед, нужно объяснить, почему вы его этому учите. Если человек знает цель своей деятельности, он сможет более толково руководить.

Давайте своим сотрудникам возможность работать

Иногда вы замечаете, что увязли в массе мелких дел, хотя вы сделали все, чтобы распределить обязанности и передать часть ответственности своим менеджерам. Но вместо того, чтобы определить пределы компетенции для каждого менеджера, расписать все обязанности, следить за их исполнением и учить новому, вы никак не можете выбраться из рутинной работы. Почему?

Если вам приходится передавать полномочия, вы должны дать менеджерам и возможность работать так, как им удобно. Вы поставите компанию в сложное положение, если попробуете оценивать менеджеров по тому, способны ли они выполнить конкретное задание точно так же, как это сделали бы вы. Нужно судить по результатам, но не по способу их достижения.

Любые два человека по-разному реагируют в одной и той же ситуации. Будьте готовы к тому, что что-то будет сделано не так, как это делаете вы. Конечно, если менеджер слишком далеко отходит от основных принципов деятельности предприятия, его/ее нужно вернуть в требуемое русло. Вы не можете себе позволить иметь непредсказуемого дублера.

Читайте также: